REFLEX Programm-Parameter Automatische E-Mail

Aus GEVITAS
Wechseln zu: Navigation, Suche

1 Allgemeines

REFLEX kann bei bestimmten Ereignissen (s.u.) automatisch ein E-Mail senden.

  • Zum Versenden eines E-Mails wird der E-Mail-Client verwendet, der auf dem Rechner installiert ist, z.B. Microsoft Outlook©.
  • Wenn es keinen E-Mail-Client auf dem Rechner gibt (z.B. auf einem Terminal-Server), so kann man auch E-Mails mit dem Microsoft-SQL-Server verwenden. Diese geht jedoch nur mit dem Microsoft©SQL-Server©!.
  • Ab REFLEX 11 kann man Mails auch über das SMTP-Protokoll versenden. Siehe auch E-Mails mit SMTP.


2 Vorgänge

Folgende Vorgänge gibt es, die ein AutoMail erzeugen können:


Nr. Bei Beschreibung Mail-Empfänger
1 Lagerausgabe Lagerausgabe wurde begonnen: Es wird eine E-Mail geschickt sobald mit der Lagerausgabe begonnen wird, also die erste Position ausgegeben wird. Auftrags-Bearbeiter (und ggf. Kopie an Techn./Prod.leiter). Mail-Adresse aus Stammdaten-Personen/Ressourcen.
2 Lagerausgabe Lieferschein gedruckt: Wenn ein Lieferschein gedruckt wird, ist dies normalerweise das Ende der Ausgabe für diesen Auftrag. Auftrags-Bearbeiter (und ggf. Kopie an Techn./Prod.leiter). Mail-Adresse aus Stammdaten-Personen/Ressourcen.
3 Rücknahme Auftrag durch Rüchnahme abgeschlossen Auftrags-Bearbeiter (und ggf. Kopie an Techn./Prod.leiter). Mail-Adresse aus Stammdaten-Personen/Ressourcen.
4 Rücknahme Rücknahme-Beginn: Wenn die erste Position des Auftrags zurückgenommen wird. Auftrags-Bearbeiter. Mail-Adresse aus Stammdaten-Personen/Ressourcen.
5 Auftragsverwaltung Auftrag mit Fremdmengen storniert. Alle Positionen des Auftrags mit Fremdmenge werden ins Mail geschrieben. In diesem Fall sollte man prüfen, inwieweit Bestellungen auch storniert werden müssen. Auftrags-Bearbeiter. Mail-Adresse aus Stammdaten-Personen/Ressourcen.
6 Auftragsverwaltung Auftrag mit Ausgabemenge nachträglich geändert, ist von AUSG auf TEIL gegangen Die in den Programmparametern angegebene E-Mail-Adresse des Lagers. (Parameter 'AUTOEMAIL'/'WAREHOUSE')
7 Auftragsverwaltung Status eines Auftrags auf "Auftrag" geändert Die in den Programmparametern angegebene E-Mail-Adresse des Lagers. (Parameter 'AUTOEMAIL'/'WAREHOUSE')
8 Auftragsverwaltung Fixierter Auftrag geändert und fertig mit Änderungen Die in den Programmparametern angegebene E-Mail-Adresse des Lagers. (Parameter 'AUTOEMAIL'/'WAREHOUSE')
9 Auftrag mit Transport-Modul Auftrag mit Transportauftragspositionen storniert ***
10 Auftragsbearbeitung/Bestellungen Status ANG --> AUFT oder AUFT --> STO, wenn Bestellungen da sind. Alle Bearbeiter der Bestellung(en)
11 Lagerausgabe Mindestbestand von Artikel erreicht/unterschritten An eine bestimmte E-Mail-Adresse, siehe "E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen"
12 Auftragsverwaltung Status ANG --> AUFT, aber nur bei bestimmtem Adress-Kennzeichen, an eine bestimmte E-Mail-Adresse (entspricht sonst der 7)

bei bestimmten Adressen mit AdresskennzeichenHiermit kann man festlegen, dass ein automatische E-Mail erzeugt wird, wenn:

- Der Auftragsstatus auf AUFTR geändert wird.
- Der Auftrag zu einem bestimmten Kundenkreis gehört.

Dazu müssen 3 Einstellungen gemacht werden:

- Der Parameter muss eingeschaltet werden.
- Die E-Mail-Adresse muss angegeben werden.
- Der Kundenkreis wird über ein Adress-Kennzeichen festgelegt.
*** » E-Mail-Adresse dazu: Hiermit kann man festlegen, dass ein automatische E-Mail erzeugt wird, wenn:

- Der Auftragsstatus auf AUFTR geändert wird.
- Der Auftrag zu einem bestimmten Kundenkreis gehört.

Dazu müssen 3 Einstellungen gemacht werden:

- Der Parameter muss eingeschaltet werden.
- Die E-Mail-Adresse muss angegeben werden.
- Der Kundenkreis wird über ein Adress-Kennzeichen festgelegt.

Eingetragene E-Mail-Adresse
13 Filial-Modul Status ANG --> AUFT, aber an E-Mail-Adresse aus Filialen (entspricht sonst der 7) s.o.
14 Rücknahme Rücknahme erfolgt früher als geplant! Es öffnet sich ein Dialogfenster zur Auswahl der Person.
15 Werkstatt-Auftrag Gerät eines Auftrags ist in Reparatur Auftrags-Bearbeiter. Mail-Adresse aus Stammdaten-Personen/Ressourcen.
16 Auftragsverwaltung Änderung Auftragsstatus ANG --> AUFT oder AUFT --> STO an die Personal-Disposition Als "Disposition" hinterlegte Mail-Adresse.
17 Bestellung Freigabe einer Bestellung an den Auftragsbearbeiter An die Lager-Mail-Adresse und auch an den Bearbeiter des Auftrags, der zu der Bestellung gehört.
18 Bestellungen Freigabe-Anfrage einer Bestellung an den Bestell-Controller Bestell-Freigabe-Anfrage an den Bestell-Controller, hinterlegte Mail-Adresse!
19 Auftragsverwaltung Bei einem fixierten Auftrag wurden die Liefer-/Rückhol-Daten geändert. E-Mail das Lager/die Logistik
20 Lagerausgabe Bei der Lagerausgabe konnte die Packliste nicht gedruckt werden. Geht an Auftragsbearbeiter
21 Werkstatt-Auftrag Bei der Reparaturerfassung wurde eine Unterdeckung erzeugt. Geht an Auftragsbearbeiter.


3 In den Programmparametern Automatische E-Mail bei

Parameter Beschreibung
• Lagerausgabe: Es wird eine E-Mail geschickt an den Auftragsbearbeiter (und ggf. Kopie an Techn./Prod.leiter), sobald mit der Lagerausgabe begonnen wird, also die erste Position ausgegeben wird.
• Lieferschein-Druck: Es wird eine E-Mail geschickt an den Auftragsbearbeiter (und ggf. Kopie an Techn./Prod.leiter), wenn ein Lieferschein gedruckt wird. Dies ist normalerweise das Ende der Ausgabe.
• Beginn der Rückgabe im Lager: Es wird eine E-Mail geschickt an den Auftragsbearbeiter (und ggf. Kopie an Techn./Prod.leiter), wenn die erste Position des Auftrags zurückgenommen wird.
• Abschliessen eines Auftrags durch die Rückgabe im Lager: Es wird eine E-Mail geschickt an den Auftragsbearbeiter (und ggf. Kopie an Techn./Prod.leiter), wenn der Auftrag durch die Rückgabe des letzten Artikels abgeschlossen wird.
• Stornieren eines Auftrags mit Fremdmengen an die Auftragsbearbeiter: Es wird eine E-Mail geschickt an den Auftragsbearbeiter (und ggf. Kopie an Techn./Prod.leiter), wenn ein Auftrag storniert wird, in dem Fremdmengen enthalten sind. In diesem Fall sollte man prüfen, inwieweit Bestellungen auch storniert werden müssen.
• Ändern von Auftragsmengen bei AUSG-Positionen an das LAGER: Es wird eine E-Mail an das Lager geschickt, wenn eine Position geändert wurde, die schon ausgegebene wurde.
• Änderung Auftragsstatus auf AUFTR an das LAGER: Es wird eine E-Mail an das Lager geschickt, wenn ein Auftrag bestätigt wurde.
E-Mail-Adresse des Lagers Hier die E-Mail-Adresse für das Lager festgelegt. Es kann hier auch der Namen einer Mail-Gruppe angegeben werden. (für Auto-EMail z.B. bei nachträglichen Mengenänderungen).
• Änderung Auftragsstatus auf AUFTR an Filialen: Automatisches E-Mail, wenn sich ein Auftrasstaus auf AUFT oder STOR ändert. Mail-Adresse abhängig von Filiale, werden in den Filiale-Stammdaten gespeichert!
 » E-Mail-Adressen dazu
• Änderung Auftragsstatus auf AUFTR: bei bestimmten Adressen mit AdresskennzeichenHiermit kann man festlegen, dass ein automatische E-Mail erzeugt wird, wenn:

- Der Auftragsstatus auf AUFTR geändert wird.
- Der Auftrag zu einem bestimmten Kundenkreis gehört.

Dazu müssen 3 Einstellungen gemacht werden:

- Der Parameter muss eingeschaltet werden.
- Die E-Mail-Adresse muss angegeben werden.
- Der Kundenkreis

wird über ein Adress-Kennzeichen festgelegt.
*** » E-Mail-Adresse dazu: Hiermit kann man festlegen, dass ein automatische E-Mail erzeugt wird, wenn:

- Der Auftragsstatus auf AUFTR geändert wird.
- Der Auftrag zu einem bestimmten Kundenkreis gehört.

Dazu müssen 3 Einstellungen gemacht werden:

- Der Parameter muss eingeschaltet werden.
- Die E-Mail-Adresse muss angegeben werden.
- Der Kundenkreis wird über ein Adress-Kennzeichen festgelegt.

» Adresskennzeichen dazu: Hiermit kann man festlegen, dass ein automatische E-Mail erzeugt wird, wenn:

- Der Auftragsstatus auf AUFTR geändert wird.
- Der Auftrag zu einem bestimmten Kundenkreis gehört.

Dazu müssen 3 Einstellungen gemacht werden:

- Der Parameter muss eingeschaltet werden.
- Die E-Mail-Adresse muss angegeben werden.
- Der Kundenkreis wird über ein Adress-Kennzeichen festgelegt.
• Änderung Auftragsstatus ANG-->AUFTR oder AUFT--> STO an die Auftragsbearbeiter... wenn Bestellungen vorhanden sind, und zwar an alle Bearbeiter der Bestellungen
» E-Mail-Adresse für Benachrichtigung bei stornieren eines Auftrags mit Transportaufträgen z.B. Mindestbestands-E-Mail, Transportaufträge usw.
• Mindestbestand von Artikeln erreicht/unterschritten... an eine bestimmte E-Mail-Adresse, siehe "E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen"
• Freigabe einer Bestellung an den Auftragsbearbeiter... Wenn die Funktion "Bestellung freigeben" verwendet wird, kann man hier festlegen, dass dieser Vorgang eine E-Mail an den Auftragsbearbeiter auslöst.

Siehe auch REFLEX Bestellungen freigeben und fixieren.

» E-Mail-Adresse für Mindestbestands-E-Mail
Beim Senden des automatischen E-Mails Dialogfenster anzeigen/direkt senden: Festlegen, ob beim Senden des automatischen E-Mails das E-Mail-Dialogfenster geöffnet werden soll oder sofort die Mail versendet werden soll.
Für das Senden von automatischen E-Mails den Microsoft-SQL-Server verwenden: Alternativ zu MAPI kann auch der SQL-Server zum Senden von automatischen E-Mails verwendet werden. Dazu muss im Server die E-Mail-Funktion eingeschaltet und konfiguriert werden (Menü "Verwaltung"). Siehe E-Mails mit dem Microsoft-SQL-Server.
Für das Senden von automatischen E-Mails SMTP verwenden: Alternativ zu MAPI kann auch SMTP zum Senden von automatischen E-Mails verwendet werden. Dazu muss der SMTP-Versand eingeschaltet und konfiguriert werden. Siehe E-Mails mit SMTP.


4 Sonstiges

4.1 Mail-Adresse des Bestell-Controllers

Die Mail-Adresse zur Freigabe einer Bestellung durch den/die Controller/in wird hier festegelgt:

REFLEX ProgParam BestellungController.png


Hinweis
Das Recht zur Freigabe von Transport-Bestellungen wird hier vergeben:

FreigabeTransportBestellung.png

5 Programm-Parameter

5.1 Stammdaten

REFLEX Programm-Parameter für Stammdaten Artikel

REFLEX Programm-Parameter für Stammdaten Kontakte/Adressen

REFLEX Programm-Parameter für Stammdaten Bearbeiter/Ressourcen

5.2 Programmteile

REFLEX Programm-Parameter für Auftrag

REFLEX Programm-Parameter für Projekt

REFLEX Programm-Parameter für Lager

REFLEX Programm-Parameter für Faktura

REFLEX Programm-Parameter für Mwst.Sätze

REFLEX Programm-Parameter für Währungen

REFLEX Programm-Parameter für Bestellungen

REFLEX Programm-Parameter für Eingangsrechnungen

REFLEX Programm-Parameter für Werkstatt

REFLEX Programm-Parameter für Fertigung

REFLEX Programm-Parameter für Transporte

REFLEX Programm-Parameter für Kalender, Termine

REFLEX Programm-Parameter für Zeit-/Aktivitäten-Erfassung

5.3 Verwaltung

REFLEX Programm-Parameter Nummernkreise

REFLEX Programm-Parameter Verzeichnisse, Dateinamen, Dokumente, Dokumenten-Archivierung

REFLEX Programm-Parameter Standard-Schrift

REFLEX Programm-Parameter Standard-Sprache

REFLEX Programm-Parameter Formular-Texte

5.4 E-Mail, Kommunikation

REFLEX Programm-Parameter Automatische E-Mail*

REFLEX Programm-Parameter E-Mail-Einstellungen, Telefonie, SMS

5.5 Administrator

REFLEX Programm-Parameter Admin-Funktionen


6 Links