GEVAS-Professional Stammdaten Artikel-Felder

Inhaltsverzeichnis

1 Allgemeines
2 Beschreibung der Felder
3 Weitere Beschreibungen
4 Links

1 Allgemeines

In den Artikel-Stammdaten gibt es viele Eingabefelder und Optionsfelder. In dieser Dokumentation werden die einzelnen Felder ausführlich beschrieben. Manche dieser Felder sind sehr wichtig, andere nicht. Die wichtigsten Eingabefelder sind:

Artikelnummer
Artikel-Art
Bereich, Gruppe, Untergruppe
Type und Bezeichnung
Option Einzelteile

Wenn Sie Artikel anlegen wollen, sollten Sie die Informationen zu diesen Feldern auf jeden Fall vorher lesen.

2 Beschreibung der Felder

2.1 Artikelnummer

Die Artikelnummer kennzeichnet einen Artikel eindeutig, d.h. eine Artikelnummer bestimmt einen einzigen, bestimmten Artikel.

Obwohl der Name "Artikelnummer" heißt, kann die Artikelnummer auch Buchstaben beinhalten!

Jeder Artikel wird über eine Artikelnummer verwaltet. Die Artikelnummer ist sozusagen eine Typen-Nummer, weil ein Artikel ja einen Artikel-Typ repräsentiert.

Die Artikelnummer hat nichts zu tun mit der Barcode-Nummer (=Inventarnummer)! Einer Artikelnummer können mehrere Inventarnummern zugeordnet sein. Eine Inventarnummer gehört aber immer zu einem bestimmten Artikel!

Maximal 20 Zeichen sind möglich.

Wichtig: In der Artikelnummer dürfen keine Sonderzeichen wie

    " ' . , ; : / - _ usw.

enthalten sein! Die speziellen Anführungszeichen

   “ ” ´ `

sind erlaubt, aber nicht empfehlenswert!

Die Artikelnummer kann entweder von Ihnen selbst manuell oder automatisch vom Programm aus vergeben werden. Beachten Sie dazu die Hinweise unter Sortierkennzeichen in den Artikelgruppen.

2.1.1 Automatische Vergabe der Artikelnummer

In den Programm-Parametern kann der Admin festlegen, dass die Artikelnummer anhand der Sortierkennzeichen in den Artikegruppen automatisch vergeben wird.

Wenn der entsprechende Parameter gesetzt ist:

Beim Anlegen eines neuen Artikels in den Artikelstammdaten (mit Neu oder F5) ist die Artikelnummer erst einmal leer.

Lassen Sie dieses Feld auch leer, weil es vom Programm ausgefüllt wird, wenn der Artikel gespeichert wird.

Geben Sie nun den Bereich, die Gruppe und Untergruppe an, in die der neue Artikel gehören soll.

Sobald Sie den Artikel speichern, holt sich das Programm aus dem Bereich, der Gruppe und der Untergruppe das jeweilige Sortierkennzeichen und verkettet diese Angabe.

Beispielsweise wird aus dem Bereichs-Sortierschlüssel “1100" und dem Gruppen-Sortierschlüssel “20" und und dem Untergruppen-Sortierschlüssel “15" die Artikelnummer “11002015" gemacht.

Danach holt sich das Programm die nächste freie fortlaufende Nummer für diese Artikelnummer. Wenn schon 3 Geräte dieses Artikels gespeichert wurden, wird nun also z.B. die laufende Nummer “0004" erzeugt.

Daraus ergibt sich nun die gesamte Artikelnummer

1100 02 15 0004

also “110002150004".

Laufende Nummern werden vierstellig vergeben, wenn der Standard nicht geändert wurde.

Achtung: Nachträgliche Änderung der Strukturen!; Wenn eine Artikelnummer einmal auf diese Art und Weise vergeben wurde, so bleibt sie auch dann noch so gespeichert, wenn Sie nachträglich die Sortierschlüssel der Artikelgruppen verändern!; Mit anderen Worten: Das Ändern eines Sortierschlüssels ändert nicht automatisch alle Artikelnummern, die früher einmal mit der alten Version des Schlüssels gespeichert wurden!

Wenn Sie nachträgliche Artikelnummern-/Gruppen-Strukturänderungen vornehmen, gibt es ein Tool für den Admin, mit dem man alle Artikelnummern neu vergeben lassen kann.

Achtung: Manuelle Vergabe der Artikelnummer!; Theoretisch können Sie auch manuell Artikelnummern vergeben, es ist jedoch nicht empfehlenswert!; Verwenden Sie in diesem Fall auf keinen Fall Buchstaben in der Artikelnummer! Das kann die automatische Artikelnummern-Vergabe stören!

2.2 Artikel-Art

Mit diesem Listenfeld können Sie wählen, um welche Artikelart es sich bei dem ausgewählten Artikel handelt. Dieses Kennzeichen steuert die Verarbeitungsform dieses Artikels in der Erfassung von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen oder Rechnungen sowie der Disposition.

Folgende Artikelarten gibt es:

Artikelart	Beschreibung
Miete	Artikel, die zum Mietpreis vermietet und wieder zurückgenommen werden.
Verbr.Material/Verkauf	Ware, die verkauft wird und dementsprechend zu einem Verkaufspreis berechnet und nicht mehr zurückgenommen wird.
Dienstleistung	Pauschale Beträge, die nicht an eine bestimmte Arbeitszeit gebunden sind. Für diese Artikel kann kein Rabatt vergeben werden.
Arbeitszeit	Reine Arbeitszeit, die nach Arbeitseinheiten (z.B. Stunden, Tage) abgerechnet werden. Für diese "Artikel" kann kein Rabatt vergeben werden.
Text	Textartikel, die z.B. für Textbausteine ohne Menge und Preis benutzt werden. Diese Artikelart sollten Sie nur für Texte benutzen, nicht wenn Sie Preise eintragen wollen!

Weitere Einzelheiten zur Artikel-Art werden hier beschrieben.

2.3 Typ

Technisches Lager:

Das Feld "Typ" ist recht eindeutig, da man hier wohl meistens die vom Hersteller vorgegebene Typ-Bezeichnung übernimmt. Bei Artikeln sollte möglichst die vom Hersteller verwendete Typenbezeichnung eingetragen werden. Achten Sie besonders auf die einheitliche Verwendung von Bindestrichen, Schrägstrichen, Leerschritten usw., da der Typ "KM/84" für das Programm ein anderer ist als z.B. "KM-84" oder "KM 84"!

Kostüm-Fundus:

Hier eignet sich das Feld für Angaben über Farbe, Größe, Stil usw. in Kurzform, vor allem für das Suchen eines bestimmten Artikels.

Da das Feld ein Suchfeld ist, kann es für das Suchen/Sortieren verwendet werden. Für Suche nach Artikeln usw. ist dieses Feld sehr wichtig. Daher ist bei der Erfassung streng auf eine einheitliche Schreibweise zu achten!

Das Feld kann vom Systembetreuer als “Nur-Lesen” und “Automatisch Füllen” definiert werden. In diesem Fall wird der Typ automatisch vom Programm aus den Angaben “Bereich + Gruppe + Untergruppe + Kennzeichen 1-5” erstellt. Wenn das Typ-Feld so eingestellt ist, wird es nicht in der Standardfarbe (weiß) dargestellt, sondern in der Hintergrundfarbe (meistens grau). Außerdem springt der Eingabecursor über das Feld hinweg.

2.4 Bezeichnung

Hier wird die Klartextbezeichnung des Artikels eingetragen, im Normalfall die vom Hersteller vorgegebene Bezeichnung. Da dieses Feld auch für das Drucken benutzt werden kann, sollten Sie auch hier auf eine einheitliche Eingabe achten. Bei zusammengesetzten Begriffen sollten Sie z.B. immer die gleiche Reihenfolge einhalten. Dieses Feld ist ein mehrzeiliges Textfeld, so dass Sie auch Zeilenschaltungen im Text unterbringen können.

Wichtig: Eine Zeilenschaltung innerhalb dieses Feldes machen Sie mit der Tastenkombination "Strg + Enter" (bzw. "Ctrl + Enter").

Die Artikel-Bezeichnung sollte so gewählt werden, dass Sie möglichst eindeutig und aussagekräftig ist, da sie einerseits zum Suchen eines Artikels im Bestand und andererseits zum Drucken auf dem Lieferschein/Leihschein benutzt wird.

Auf Angeboten oder Aufträgen kann man (optional) anstelle oder zusätzlich zu der Artikelbezeichnung einen Textbaustein ausdrucken. Dieser Textbaustein kann in bis zu 4 Sprachen variiert werden.

2.5 Hersteller

Hier wählen Sie aus den Adressen einen Hersteller aus.

2.6 Optionen

2.6.1 Einzelartikel

Vor dem Anlegen eines Artikels sollten Sie sich überlegen, ob Sie zusätzlich zu den Artikeln auch die Einzelartikeldaten (z. B. Seriennummern, Einlaufsdatum und -Preis) anlegen wollen und ob Sie die Einzelartikel im Lager einzeln verwalten wollen:

Mengenartikel:	Die Artikel werden nur mengenmäßig erfasst und verwaltet. Alle Bewegungen (Ausgabe, Rücknahme usw.) finden nur in Mengen statt, ohne Registrierung der einzelnen Serien-nummern (bzw. Inventarnummern).
Einzelartikel:	Die Artikel werden über Seriennummern und Inventarnummern (für den Barcode) erfasst und verwaltet. Alle Bewegungen (Ausgabe, Rücknahme usw.) finden für diese bestimmten Einzelartikel mit der Registrierung der einzelnen Seriennummern (bzw. Inventarnummern) statt. Die Reservierung/Disposition erfolgt aber trotzdem mengenmäßig!

Wenn Sie einen Artikel mit Einzelartikeln verwenden wollen, schalten Sie diese Option ein!

2.6.1.1 Mengenartikel

Wenn Sie einen Artikel ohne Einzelartikel verwenden wollen, schalten Sie diese Option aus!

2.6.1.2 Mischartikel

Ein sog. „Mischartikel“ ist ein Miet-Artikel…

Der als Mengenartikel gekennzeichnet ist, wo also das Häkchen bei der Option ☑ Einzelartikel nicht gesetzt ist.
Bei dem die Anzahl der Einzelartikel-Einträge mit dem Gesamt-Bestand übereinstimmt.

Bei der Lagerausgabe und –Rücknahme werden Mischartikel wie Mengenartikel behandelt, es werden also keine Seriennummern/Inventarnummern gebucht, sondern nur Mengen!

Bei der Reparatur-Erfassung und beim Umlagern werden jedoch Einzelartikel beachtet/verbucht!

2.6.2 Best.führung

Im Feld “Bestandsführung” kann durch Setzen eines Häkchens bestimmt werden, ob eine Lagerbestandsführung für Verbrauchsmaterial vorgenommen werden soll. Bei manchen Mengenartikeln wie z. B. Batterien ist dies u.U. nicht sinnvoll, da diese Artikel in der Regel nicht gezählt werden.

Durch Setzen des Häkchens wird die Lagerbestandsführung aktiviert.

Hinweis: Damit das Erfassen einer Lagerausgabe gewährleistet ist, kann der Lagerbestand bei der Lagerausgabe auch ins MINUS gebucht werden! Dies kann der Fall sein, wenn z. B. Artikel ans Lager zurückgegeben wurden, jedoch der eigentliche Lagerzugang noch nicht am System gebucht wurde und somit auch in der Lagerbestandsführung momentan noch nicht zugebucht wurden. Da der Artikel aber faktisch vorhanden ist und der Artikel aufgrund einer noch fehlenden Rückbuchung trotzdem wieder ausgegeben werden soll, geht der Lagerbestand erst einmal ins Minus. Das System meldet diesen Minusbestand per Warnhinweis. Der Anwender entscheidet nun, ob die Ware trotz fehlender Rückbuchung trotzdem wieder ausgegeben werden soll.

2.6.3 Dispo-Check

Nur für Mietartikel relevant: Man kann die automatische Dispo-Prüfung in der Auftragserfassung hiermit ausschalten, z.B. bei einem Artikel, den man selbst nicht besitzt und immer fremd-anmietet.

2.6.4 VDE-Prüfung

Dieses Kennzeichen steuert, ob der jeweilige Artikel VDE-geprüft werden muss und ob das Programm diese Prüfung bei der Lagerausgabe kontrolliert. Wird dabei festgestellt, dass der angegebene Prüfungszeitraum überschritten wurde (oder noch gar keine VDE-Prüfung durchgeführt wurde), wird eine entsprechende Meldung angezeigt:

ACHTUNG!!!

Der Artikel 4711 (Artikeltyp)
ist für die VDE-Prüfung vorgesehen.

Die letzte VDE-Prüfung war am 12.12.2013!

Die VDE-Prüfung ist nach der letzten Rücknahme am 11.11.2013
NICHT durchgeführt worden!

Trotzdem ausgegeben?

Wenn der Artikel trotz dieser Warnung ausgegeben wird, wird das mit Datum, Uhrzeit und Benutzer/in-Name in der Datenbank protokolliert!

Siehe auch VDE-Prüfung.

2.6.5 Inaktiv

Markiert: Der Artikel wird in den Suchen-Fenstern nicht mehr aufgeführt und ist somit nicht mehr vermiet- oder verkaufbar. Diese Option stellt eine Alternative zum Löschen eines nicht mehr benötigten Artikels dar.

2.7 Lagerbestand

In diesem Teil der Eingabemaske werden die Lagerbestände angezeigt. Eingegeben werden die Bestände über den Programmteil "Lager Zugang/Abgang".

DisponBestand: Der disponierbare Bestand für diesen Artikel wird im Feld Dispon. Bestand angezeigt. Dies muss nicht der aktuelle Bestand sein, da es auch Artikel gibt, die nicht zur Disposition stehen (siehe nächstes Anzeigefeld “Nicht Dispon.”)

NichtDispon: Der nicht disponierbare Bestand für diesen Artikel wird in dem Feld Nicht Disp. angezeigt. Diese Artikel sind zwar grundsätzlich da, sind aber z.B. fest eingebaut oder bei Langzeitmieten und können daher nicht disponiert werden (aber im Notfall ausgegeben werden!). Bei Mengenartikeln wird dieser Bestand über den Programmteil "Lager Zugang/Abgang" festgelegt. Bei Einzelartikeln wird dieser Bestand automatisch errechnet, wenn es eine Änderung/Neuanlage eines Einzelartikels gibt.

Bei Einzelartikeln gibt es pro Einzelartikel eine Option Disponierbar. Aus der Anzahl der vorhandenen disponierbaren/nicht disponierbaren Einzelartikel kann das Programm diese Bestände automatisch errechnen!

GesamtBestand: Der Gesamt-Bestand errechnet sich aus dem disponierbaren Bestand und dem nicht disponierbaren Bestand für diesen Artikel und wird hier angezeigt.

AktLagerbestand: Der im Moment aktuelle Lagerbestand wird hier angezeigt ausgewiesen. Dieser Lagerbestand hat nichts mit der Disposition zu tun und kann sich jederzeit ändern, wenn z.B. an einem anderen Rechner eine Lagerausgabe durchgeführt wird.