GEVAS-Professional FAQ

1 Wie lange dauert die Einführung des Programms?

Anhand unserer langjährigen Erfahrung können wir als Richtwert eine Einführungszeit von 8 bis 12 Wochen ansetzen. In dieser Zeit muss folgendes erledigt werden:

• Überprüfung der Hardware auf die technischen Anforderungen.
• Ersetzen oder Aufrüsten von PCs oder Servern.
• Ersetzen von alten Betriebssystemen (z.B. Windows Server 2003/XP®).
• Einrichten der Hardware, des Servers, des Netzwerks.
• Wenn MobiFlex eingesetzt werden soll: Aufbau eines sicheren W-LAN.
• Ausarbeiten der Formulare für Angebote, Lieferscheine usw.
• Festlegen der organisatorischen Änderungen; bedingt durch den Einsatz der Software.
• Festlegen der Formalismen über Artikelgruppen, Artikelnummern, Adressen.
• Erstmalige Übernahme von Alt-Daten aus einer bestehenden Software.
• Nachbearbeiten der Daten
• Zweite (endgültige) Übernahme der Alt-Daten
• Drucken von Barcode-Etiketten und (vor allem) das Anbringen der Etiketten auf den Artikeln.
• Schulung der Mitarbeiter/innen.
• Zeit für die Mitarbeiter/innen einplanen, damit diese sich mit dem Programm vertraut machen können (Übungsphase). Bedenken Sie, dass Sie und Ihre Mitarbeiter/innen in dieser Zeit auch noch Ihr “normales” Tagesgeschäft erledigen und viele der oben beschriebenen Arbeiten sozusagen “nebenher” bewältigt werden müssen.

2 Kann man Daten aus einem anderen Programm übernehmen?

Am einfachsten ist die Datenübernahme aus Excel^(R), weil GEVAS-Professional dafür eine spezielle Import-Funktion hat. Allerdings müssen die Excel-Daten auch die notwendigen Informationen beinhalten.

2.1 Artikel:

Beispiel einer Artikel-Tabelle: Eindeutige Artikelnummer, Bezeichnung usw. Bei Einzelartikeln: Artikelnummer, Laufende Nummer, Seriennummer, Inventarnummer

ArtNr.	Typ	Bezeichnung	LfdNr.	Inventarnr.	Seriennummer
1000	KM 84	Mikrofon	1	12340	6516516655
1000	KM 84	Mikrofon	2	12341	1651616165
1000	KM 84	Mikrofon	3	12342	6514651132
1001	KM 86	Mikrofon	1	12343	3203265566
1001	KM 86	Mikrofon	2	12344	6498489488

• Aus den ersten drei Spalten kann man die Artikeldaten importieren.
• Aus den Spalten dahinter kann man die Einzelartikeldaten importieren und den jeweiligen Artikeln zuordnen.
• Die Artikelnummer wiederholt sich also bei Einzelartikeln sooft, wie es Einzelartikel eines bestimmten Artikels gibt!

2.2 Kontakte:

Eindeutige Adressnummer, Name, Strasse, PLZ, ORT, Kundennummer, Lieferantennummer Bei Ansprechpartnern: Adressnummer, Name, Vorname, Telefon usw.

2.3 Spezielle Software:

Die Datenübernahme aus anderen Programmen ist prinzipiell möglich, wenn die bisherige Software eine Exportfunktion in Text- oder Excel-Dateien beinhaltet oder wenn es sich bei Ihren Daten um ein gängiges Datenformat handelt:

• DBase, Paradox, Access, Excel, ASCII/ANSI mit Trennzeichen, MS-SQL, Oracle

Dabei ist u.U. jedoch ein gewisser Programmieraufwand notwendig.

• Eine andere Frage ist es jedoch, ob die Datenstruktur des alten Programms mit der GEVAS-Professional-Struktur zusammenpasst, z.B.:

• Passen die Datenbankfelder zusammen?
  • Beispiel: GEVAS-Professional hat drei getrennte Felder für Land, PLZ und Ort.
  • Ihr bisheriges Programm hat diese Informationen u.U. in einem einzigen Feld gespeichert.

• Passen die Datenbank-Tabellenstrukturen?
  • Beispiel: In GEVAS-Professional sind die Informationen über Artikel (Bezeichnung, Typ...) und Einzelartikel (Ser.Nr., EK-Preis...) in getrennten, miteinander verbundenen Tabellen untergebracht.
  • In Ihrer Software ist u.U. alles in einer einzigen Tabelle.

• Ist eine Datenübernahme überhaupt sinnvoll?
  • Manchmal ist es besser, sich von alten, überholten Daten (Stichwort: „Kartei-Leichen“) zu trennen!

2.4 Crossgrade von GEVAS-Programmen

Das Crossgrade von GEVAS-Business oder GEVAS-Rent ist mit etwas Aufwand verbunden, weil diese Programme etwas andere Konfigurationen und im Fall von GEVAS-Rent sogar einen anderen Datenbanktyp (Paradox) verwenden als GEVAS-Professional. Dennoch liegt die Quote der Datenübernahme bei diesen Systemen bei bis zu 90%.

2.5 Upgrade von GEVAS-Business

2.5.1 Datenbank

GEVAS-Business benutzt wie GEVAS-Professional eine SQL-Datenbank, i.d.R. eine MSQL-Server-Datenbank oder eine ORACLE-Datenbank. Da die Struktur der beiden Datenbanken ähnlich aufgebaut ist, ist der Konvertierungsaufwand überschaubar.

2.5.2 Formulare und Reports

Prinzipiell sind die Reports und Formulare von GEVAS-Professional zu 90 % kompatibel zu GEVAS-Business. Wenn Sie jedoch die zusätzlichen Felder von GEVAS-Professional nutzen wollen, müssen Sie die Reports anpassen (lassen). Da GEVAS-Professional jedoch in der Auftragsverwaltung eine neue Funktion „Kapitel-Pauschalpreis“ beinhaltet, müssen Angebots- und Auftragsformulare immer überarbeitet werden.

2.6 Upgrade von GEVAS-Rent

Das Upgrade wird einer speziellen Dokumentation beschrieben. Da es ein aufwändiges Verfahren ist, die Paradox-Daten von GEVAS-Rent in GEVAS-Professional zu konvertieren, empfehlen wir Ihnen, diese Arbeit von einem Fachmann durchführen zu lassen.

3 Was sind Formularanpassungen?

Bei der Benutzung des Programms werden verschiedene Druckformulare benötigt, mit denen die Daten in möglichst optimaler Form aufs Papier (oder den Bildschirm oder in eine PDF-Datei) gebracht werden. Druckformulare in diesem Sinn sind Dateien, in denen festgelegt wurde, an welcher Stelle welche Daten mit welcher Schriftart, Schriftgröße usw. stehen sollen.

3.1 Formulardateien

werden auch Report-Dateien genannt. Sie legen das Layout der Formular fest.

Oft beinhalten Reports auch eine "Intelligenz", mit der dynamisch bestimmte Bereich ein- oder ausgeblendet werden. Dies wird über eine Report-interne Programmiersprache erreicht.

3.1.1 Ab Version 7: FastReport

Reports werden seit Version 7 mit der intergierten Software FastReport® erstellt. FastReports ist im Standard-Lieferumfang des Programms enthalten!

Informationen zu FastReport:

Erstellen eines Reports mit FastReport

REFLEX Ladeliste Styles mit Beispiel-Layouts (bezieht sich auch auf GEVAS-Professional)

Etikettendruck Allgemeines

3.1.2 Vor Version 7: Crystal-Reports

Reports werden mit der Software Crystal-Reports® erstellt und geändert. Crystal-Reports ist nicht im Standard-Lieferumfang des Programms enthalten, sondern muss extra erworben werden, wenn man die Formularanpassungen selbst durchführen will! Wenn Sie die Anpassungen durch uns durchführen lassen, benötigen Sie Crystal-Reports nicht!

Auch die Version kann man mit Crystal-Reports® verwenden! Allerdings empfehlen wir, auf FastReport® umzustellen:

• Im Lieferumfang enthalten, keine Zusatzkosten
• Einfachere Installation
• Keine Treiber notwendig, kein ODBC-Treiber notwendig
• Alle gängigen Barcodes und QR-Codes können gedruckt werden

3.2 Standardformulare

Mit GEVAS-Professional werden mehrere Standardformulare mitgeliefert, in denen man die Inhalte für Ihren Briefkopf (Firmierung, Adresse, USt-IDNummer usw.) selbst festlegen kann.

Download der Standard-Formulare hier.

3.3 Welche Formulare gibt es?

Hauptsächlich werden folgende Formulare verwendet:

• Angebot
• Auftragsbestätigung
• Ladeliste für das Lager
• Lieferschein für den Kunden
• Bestellung an den Lieferanten
• Rechnung/Gutschrift
• Mahnung

4 Kann/Muss man mit Barcode arbeiten?

Der Barcode erleichtert und beschleunigt die Erfassung der Materialbewegungen. Wenn man die Bewegungen seriennummerngenau erfassen will, ist die Verwendung von Barcode äußerst sinnvoll.

Bei kleineren Stückzahlen oder bei Verwendung von Mengenartikeln ist der Barcode nicht unbedingt erforderlich.

Grundsätzlich ist der Barcode in GEVAS-Professional kein MUSS, sondern ein KANN (allerdings ein empfehlenswertes Extra).

5 Schulung der Anwender

5.1 Voraussetzungen?

Grundsätzlich sollte eine Schulung vor Ort in einem Raum mit viel Ruhe und wenig Störungen stattfinden! Optimal: Je Anwender/in ein PC. Wenn Sie in Ihrem Betrieb einen solchen Raum zur Verfügung haben, kann die Schulung bei Ihnen durchgeführt werden. Unsere Mitarbeiter besuchen Sie gerne.

Die Schulungen sollten nach Einsatzgebiet getrennt stattfinden. Es macht z.B. keinen Sinn, die Lagerbewegungen zu schulen, wenn die Buchhaltung dabei sitzt und gelangweilt ist.

5.2 Wie sollte die Schulung der Anwender aufgebaut sein?

Die Schulung sollte in mehreren Phasen durchgeführt werden:

5.2.1 Erstschulung Stammdaten

Wenn die Stammdaten (Artikel, Artikelgruppen, Adressen) neu erfasst oder stark nachgepflegt werden müssen, so sollten zuerst nur die Mitarbeiter geschult werden, die mit dieser Tätigkeit zu tun haben. Anwender, die erst nach Wochen mit anderen Teilbereichen des Programms arbeiten, sollten erst nach der Stammdaten-Erfassung geschult werden, damit alles “noch frisch” ist.

Parallel dazu müssen ggf. Schulungen von Administratoren durchgeführt werden, die die Datenbank und den Server einrichten und betreuen (müssen).

5.2.2 Erstschulung Anwendung

Wenn die Stammdaten vorhanden sind, sollte man die Anwender schulen, die mit der Auftragsverwaltung, dem Lager usw. zu tun haben. Danach sollten die Anwender die Möglichkeit haben, mit dem Programm zu üben und möglichst mit realen Daten einen Probebetrieb oder gar einen Parallelbetrieb durchführen. Dabei sollte man sich normalerweise auf die anfallenden Standard-Anforderungen des Tagesgeschäftes beschränken.

5.2.3 Formulare

Zum Zeitpunkt der ersten Anwenderschulung sollten die grundlegenden Formulare (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung) verfügbar sein.

• Wenn die Formularanpassungen von einem Mitarbeiter Ihres Hauses durchgeführt werden, so müssen hier u.U. ebenfalls Schulungen eingeplant werden.

• Wenn die Formularanpassungen von uns durchgeführt werden sollen, müssen wir gemeinsam mit Ihnen einen Zeitplan dafür aufstellen.

5.2.4 Zweitschulung Anwendung

Wenn die nötigen grundlegenden "Handgriffe" im Umgang mit dem Programm "sitzen", sollte die Nachschulung erfolgen. Hier haben die Anwender konkrete Fragen und auch eine konkrete Vorstellung davon, wie die Abläufe mit dem Programm funktionieren.

5.2.5 Consulting

Ideal ist ein Consulting nach einigen Monaten, in dem die nun erfahrenen Anwender in die Tiefen des Programms gehen können.

5.2.6 Sind Schulungen überhaupt notwendig?

Vielleicht werden Sie sagen, dass Sie und ihre Kollegen sich in Windows-Programmen ja gut auskennen und deshalb keine spezielle Schulung für das neue Programm benötigen. Im Prinzip haben Sie damit auch Recht: GEVAS-Professional ist ein Programm, das auf der gewohnten Windows-Oberfläche basiert. Die Bedienung entspricht also dem Standard. Aber: Die Schulungen beziehen sich nicht so sehr darauf, zu erklären, wie man die Schaltflächen anklickt oder die Tabellen mit der Maus verschiebt. Vielmehr wird geschult...

• wie man sinnvoll die Daten anlegt, z.B. welcher Vor-/Nachteil hat der Einsatz von Einzelartikeln mit Seriennummern.
• wie man die verschiedenen Programm-Funktionen nutzen kann und ob es in Ihrem Betrieb überhaupt sinnvoll ist, bestimmte Programmteile einzusetzen (Aufwand-Nutzen-Abwägung).
• welche unterschiedlichen Möglichkeiten es gibt, das Programm zu nutzen; z.B. Welche Vor-/Nachteile hat es, eine strukturierte Artikelnummer zu verwenden, wie sollte die Inventarnummer (=Barcode-Nummer) aufgebaut sein usw.

Außerdem sollte man bedenken, dass der Zeitaufwand, sich selbst in ein so leistungsfähiges Programm wie GEVAS-Professional einzuarbeiten, in keinem Verhältnis steht zu den Kosten einer Schulung. Nur geschulte und dadurch motivierte Mitarbeiter/innen sind eine lohnende Investition in die Zukunft Ihres Betriebes!

5.2.7 Welche Voraussetzungen sollten die Anwender haben?

Ein “normaler” Anwender sollte sich in der Benutzung von Windows auskennen. Weitergehende Kenntnisse sind nicht erforderlich.

Ein Anwender, der Formularanpassungen durchführen soll, muss zusätzlich Grundkenntnisse von Datenbanken haben. Erfahrungen im Umgang mit Programmen wie Access, Excel o.ä. sind von Vorteil.

6 Welche Datenbanken kann man verwenden?

GEVAS-Professional unterstützt derzeit die Datenbank-Programme Microsoft MS-SQL-Server oder ORACLE. Im Standard-Lieferumfang von GEVAS-Professional ist Microsoft-SQL-Server® Express Edition enthalten.

Empfehlung: Wir empfehlen SQL-Express für kleinere Anwendungen (bis zu 5 Anwender) bzw. den Microsoft-SQL-Server® Standard Edition für mittlere bis größere Anwendungen. Grund: Der SQL-Server ist ein ausgereiftes, sicheres und professionelles System, das sich nahtlos in eine Windows-Server-Umgebung einfügt. Die Unterstützung von Windows-Domänen ist vorbildlich. Datensicherung ist integriert und sehr sicher.

7 Welches Server-Betriebssystem kann man verwenden?

Das ist abhängig vom verwendeten SQL-Datenbank-Programm. MS-SQL-Server läuft nur unter Windows, ORACLE ist für Windows, UNIX und LINUX verfügbar.

Wir empfehlen derzeit Windows 2019-Server® mit Microsoft-SQL-Server. Zur Installation von SQL-Server/SQL-Express müssen alle aktuellen Service-Packs und Patches installiert worden sein!

Veraltet

Microsoft Small Business Server®

Der Microsoft Small Business Server® (SBS) kann prinzipiell auch verwendet werden. Er ist eine preiswertere Alternative zu der Kombination aus Windows Server® + SQL-Server® + Exchange®. Allerdings ist die Installation und Administration von SBS aufwändiger. Es muss z.B. eine neue Instanz von SQL-Server installiert werden, es ist nicht empfehlenswert, die GEVAS-Professional-Datenbank in die SBS-SQL-Umgebung zu installieren!

Aktueller Stand

Wir empfehlen den SBS nicht!

8 Welches Client-Betriebssystem kann man verwenden?

Wir empfehlen derzeit Windows 7® oder Windows XP® Professional SP2. Auf Windows 8® läuft GEVAS-Professional zwar auch, derzeit (2012) liegen jedoch noch zu wenig Erfahrungen mit diesem Betriebssystem vor. Die Windows-Home-Editions sind für Windows-Domänen nicht geeignet.

9 Links

• GEVAS-Professional Übersicht