GEVAS-Professional Auftragskopf
Inhaltsverzeichnis
1 Allgemeines
Im Auftragskopf stehen die Angaben zum Kunden (Empfänger), zur Produktion (Name, Ort usw.), optional Kostenstelle und Kostenträger sowie der Mietzeitraum. Außerdem kann man hier einen ausführlichen Text angeben, der z.B. konkrete Angaben zum Auftrag beinhalten kann.
2 Bereiche des Auftragskopfes
2.1 Auftragsnummer
Die Auftragsnummer ist eine fortlaufende Nummer, die vom Programm automatisch vergeben wird, wenn Sie einen neuen Auftrag anlegen.
- In den Programm-Parametern kann man den gewünschten Nummernkreis einstellen. Mehr Info unter GEVAS-Professional Programmparameter und Einstellungen.
3 Status
Der Auftrags-Status gibt den Status an, in dem sich der Auftrag befindet.
der zu Beginn des neuen Angebots ausgewählt wurde. Erfasst am: / Geändert am: diese Felder werden vom Programm mit dem entsprechenden Datum ausgefüllt. Ebenso das Feld Von: hier schreibt das Programm den Anmeldenamen des Anwenders.
4 Empfänger =
Hier werden die Kundendaten aus den Stammdaten eingelesen sowie Produktionsinformationen usw. eingegeben.
Druckdatum hingegen wird vom Anwender selbst ausgefüllt. Das Datum wird manuell angegeben.
Empfänger gibt die zu Beginn ausgewählte Adresse mit den zugehörigen Daten aus den Stammdaten an.
Person
Wenn bei der gewählten Adresse mehrere Ansprechpartner/Personen hinterlegt sind, so können Sie über das Aufklapp-Menü den gewünschten Ansprechpartner/Person heraussuchen.
Wenn es bei der Adresse keine Ansprechpartner gibt, wird der Hauptansprechpartner aus der Adresse benutzt oder das Listenfeld ist leer.
Sie können jederzeit direkt aus der Auftragserfassung heraus zur Adressverwaltung umschalten, um eine neue Adresse oder einen neuen Ansprechpartner einzugeben. Klicken Sie dazu einfach auf das Adressensymbol auf der Symbol-Leiste oder wählen Sie die Adressverwaltung aus dem Stammdatenmenü aus. Das Fenster der Adress-Stammdaten öffnet sich; alle Funktionen der Adressverwaltung stehen Ihnen nun zur Verfügung.
Hinweis: Sie können mit GEVITAS Professional mehrere Fenster gleichzeitig öffnen, da GEVITAS Professional ein echtes Windows-Programm mit der sog. MDI-Schnittstelle ist (MDI=Multiple Document Interface). Die Anzahl der Fenster ist dabei nur durch den Speicher Ihres PC’s und die vorhandenen Systemressourcen begrenzt! Wenn Sie sich über die derzeit geöffneten Fenster informieren oder zu einem anderen Fenster umschalten wollen, so wählen Sie aus dem Menü "Fenster" das gewünschte Fenster an!
Wenn Sie die Adresse gewählt haben, können Sie im Feld Abholer den betreffenden Namen eingeben, sofern der Name nicht aus dem Adressstamm verwendet werden soll.
Miet‑Zeitraum
Die Felder in dieser Gruppe sind dazu da, den tatsächlichen Mietzeitraum (Dispositionszeitraum) festzulegen. Außerdem wird hier angegeben, welche Anzahl an Mieteinheiten (Tage, Wochen, Monate) berechnet werden sollen.
Der Miet‑Zeitraum besteht aus Datum und Uhrzeit der Zeitpunkte, zu denen das Material das Lager verlassen bzw. wieder zurückkommen soll. Diese Angabe wird im Positionsteil für die Disposition verwendet (kann dort aber pro Position noch geändert werden). Standardmäßig wird von GEVITAS Professional das aktuelle Tagesdatum vorgegeben. Die Uhrzeitvorgabe wird aus der Angabe in der Parametertabelle geholt.
(Datei\Optionen\Programm-Parameter-Tabelle Einträge: VAZeitVon / Bis und ZeitMorg. usw.) Sie können im Halbstunden-Rhythmus disponieren.
Tage/Wochen/Monate
Diese Angaben werden automatisch von GEVITAS Professional errechnet. Dabei gelten folgende Regeln: ‑ Wenn Beginn und Ende im gleichen Tag liegen, wird dies als 1 Tag gerechnet. ‑ Es werden nur vollständige Wochen bzw. Monate ausgewiesen. Diese Werte werden standardmäßig in das Feld “Berechnen” übernommen und können dort ggf. überschrieben werden.
Im Feld “Berechnen” wird angegeben, wieviele Mieteinheiten (Tage, Wochen, Monate) berechnet werden sollen. Sie können diesen Vorschlag von GEVITAS Professional jederzeit überschreiben! Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste auf das Feld und geben Sie die gewünschte Tagesanzahl ein. Diese Angabe wird dann in die Positionen des Auftrags übernommen.
1.2.5 Produktionsname/Veranst.Ort Hier können Sie den Namen und den Ort der Produktion (Veranstaltung) angeben. Diese Angaben sind für den Ausdruck und zum Suchen von Aufträgen wichtig.
Bearbeiter
Geben Sie hier den Sachbearbeiter für den Auftrag an. Standardmäßig wird von GEVITAS Professional der angemeldete Anwender eingetragen.
Versandart
Optional können Sie nun die Versandart für den Auftrag auswählen. Mit dem
3-Punkte-Button an dem Feld können Sie eine in den Stammdaten gespeicherte Versandart auswählen. Im Feld “Versand-Text” können Sie einen freien Text zum Versand eingeben.
Bemerkung
Raum für eine kurze, interne Bemerkung. Texte, die an den Kunden gerichtet sind, können Sie später noch eingeben. Hinweise über die Veranstaltung wie Aufbau, Probe, Abbau usw. können im Termin-Fenster noch zu einem späteren Zeitpunkt angegeben werden.
Text
Im Textfeld am unteren Rand des Fensters können Sie bis zu ca. 16 A4-Seiten Text zu diesem Auftrag schreiben.
Wenn Sie die gewünschten Felder ausgefüllt haben, gelangen Sie mit der Schaltfläche [F2], der Taste F2 oder direkt mit einem Klick auf den Registerreiter zum nächsten Eingabefenster "Auftragspositionen".
