GEVAS-Professional Auftragskopf
Inhaltsverzeichnis
1 Allgemeines
Im Auftragskopf stehen die Angaben zum Kunden (Empfänger), zur Produktion (Name, Ort usw.), optional Kostenstelle und Kostenträger sowie der Mietzeitraum. Außerdem kann man hier einen ausführlichen Text angeben, der z.B. konkrete Angaben zum Auftrag beinhalten kann.
2 Bereiche des Auftragskopfes
2.1 Auftragsnummer
Die Auftragsnummer ist eine fortlaufende Nummer, die vom Programm automatisch vergeben wird, wenn Sie einen neuen Auftrag anlegen.
- In den Programm-Parametern kann man den gewünschten Nummernkreis einstellen. Mehr Info unter GEVAS-Professional Programmparameter und Einstellungen.
2.2 Status
Der Auftrags-Status gibt den Status an, in dem sich der Auftrag befindet, z.B. "Angebot", "Auftrag", "Ausgegeben" oder "Abgeschlossen".
2.3 Empfänger
Hier werden die Kundendaten angegeben, also wer die Artikel bekommen soll. Das kann entweder eine Person sein, eine Abteilung oder eine Firma. Die Empfänger-Daten werden aus den Adress-Stammdaten eingelesen.
- Jeder, der Waren erhält, muss in den Adress-Stammdaten eingetragen sein! Dort können Sie jedoch auch eine "Sammel-Adresse" speichern und die Adressdaten manuell eintragen.
- Unabhängig vom angegebenen Empfänger kann man eine Abholer manuell eintragen. Das ist auch auch später bei der Lagerausgabe nöglich.
Der Ansprechpartner kann aus den Stammdaten ausgewählt oder von Hand eingegeben werden. Wenn bei der gewählten Adresse mehrere Ansprechpartner/Personen hinterlegt sind, so können Sie über das Aufklapp-Menü den gewünschten Ansprechpartner/Person heraussuchen. Wenn es bei der Adresse keine Ansprechpartner gibt, wird der Hauptansprechpartner aus der Adresse benutzt oder das Feld ist leer.
- Sie können jederzeit direkt aus der Auftragserfassung heraus zur Adressverwaltung umschalten, um eine neue Adresse oder einen neuen Ansprechpartner einzugeben. Klicken Sie dazu einfach auf das Ordner-Öffnen-Symbol rechts neben dem Empfänger-Namen. Das Fenster der Adress-Stammdaten öffnet sich, die ausgewählte Adresse steht schon da.
- Hinweis
- Sie können mit GEVAS-Professional mehrere Fenster gleichzeitig öffnen, da GEVAS-Professional ein Programm mit der sog. MDI-Schnittstelle ist (MDI=Multiple Document Interface). Die Anzahl der Fenster ist dabei nur durch den Speicher Ihres PC’s und die vorhandenen Systemressourcen begrenzt! Zwischen den Fenstern können Sie über die Taskleiste ganz einfach wechseln.
2.4 Miet‑Zeitraum
Die Felder in dieser Gruppe sind dazu da, den tatsächlichen Mietzeitraum (Dispositionszeitraum) festzulegen. Außerdem wird hier angegeben, welche Anzahl an Mieteinheiten (Tage, Wochen, Monate) berechnet werden sollen.
Der Miet‑Zeitraum besteht aus Datum und Uhrzeit der Zeitpunkte, zu denen das Material das Lager verlassen bzw. wieder zurückkommen soll. Diese Angabe wird im Positionsteil für die Disposition verwendet (kann dort aber pro Position noch geändert werden).
Standardmäßig wird von GEVAS-Professional das aktuelle Tagesdatum vorgegeben. Die Uhrzeitvorgabe wird aus der Angabe in den Programm-Parametern geholt. Sie können diese Vorgaben jederzeit überschreiben.
2.5 Tage/Wochen/Monate
Diese Angaben werden automatisch vom Programm errechnet. Dabei gelten folgende Regeln:
- Wenn Beginn und Ende im gleichen Tag liegen, wird dies als 1 Tag gerechnet.
- Es werden nur vollständige Wochen bzw. Monate ausgewiesen. Diese Werte werden standardmäßig in das Feld “Berechnen” übernommen und können dort ggf. überschrieben werden.
- Diese Felder sind rein informativ und haben keinen Einfluss auf die Disposition oder Berechnung.
2.6 Berechnen
Im Feld “Berechnen” wird angegeben, wieviele Mieteinheiten (Tage, Wochen, Monate) berechnet werden sollen. Sie können diesen Vorschlag des Programms jederzeit überschreiben! Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste auf das Feld und geben Sie die gewünschte Tagesanzahl ein. Diese Angabe wird dann in die Positionen des Auftrags übernommen.
2.7 Produktionsname/Ort
Hier können Sie den Namen und den Ort der Produktion (Veranstaltung) angeben. Diese Angaben sind für den Ausdruck und zum Suchen von Aufträgen wichtig.
2.8 Bearbeiter
Geben Sie hier den Sachbearbeiter für den Auftrag an. Standardmäßig wird der angemeldete Anwender eingetragen.
2.9 Versandart
Optional können Sie nun die Versandart für den Auftrag auswählen. Mit dem Button an dem Feld können Sie eine in den Stammdaten gespeicherte Versandart auswählen. Im Feld “Versand-Text” können Sie einen freien Text zum Versand eingeben.
2.10 Bemerkung
Raum für eine kurze, interne Bemerkung. Texte, die an den Kunden gerichtet sind, können Sie später noch eingeben. Hinweise über die Veranstaltung wie Aufbau, Probe, Abbau usw. können im Termin-Fenster noch zu einem späteren Zeitpunkt angegeben werden.
2.11 Text
Im Textfeld am unteren Rand des Fensters können Sie bis zu ca. 16 A4-Seiten Text zu diesem Auftrag schreiben.
2.12 Erfasst/Geändert
Diese Felder werden vom Programm mit dem entsprechenden Datum ausgefüllt. Im Feld Von schreibt das Programm den Anmeldenamen des Anwenders.
3 Weiter
Wenn Sie die gewünschten Felder ausgefüllt haben, gelangen Sie mit der Schaltfläche --> Weiter, der Taste F2 oder direkt mit einem Klick auf den Registerreiter zum nächsten Eingabefenster "Auftragspositionen".
