GEVAS-Professional Auftragspositionen
Inhaltsverzeichnis
1 Allgemeines
Das Fenster der Positionen besteht aus dem Eingabeteil (oben) und der Tabelle mit den gespeicherten Positionen des Auftrags.
2 Kapitel
Damit ein Auftrag eine geordnete Struktur erhält, können Sie die Positionen in Kapitel und Positionen unterteilen. Die Kapitel können dabei den Artikelgruppen entsprechen, Sie können jedoch auch beliebige Überschriften für die Kapitel angeben.
Durch diese Kapitelstruktur setzt sich die Nummer einer Position aus der Kapitelnummer und einer darin fortlaufenden Nummer zusammen.
Beispiel:
1. Beleuchtung 1.1 Tageslichtleuchte HMI 1600 1.2 Scheinwerfer HELL 12 1.3 Vorschaltgerät XYZ 12 2. Beschallung 2.1 Aktivboxen ABASS 200 2.2 Verstärker KAWUMM 2000 3. Personal 3.1 Aufbauhelfer 3.2 Beleuchtungsmeister 3.3 Tonmeister 3.4 Fahrer 4. Sonstiges 4.1 Kaffee 4.2 Fahrtkosten 4.3 Verbrauchsmaterial
Alle hier fett gedruckten Kapitelüberschriften sind “normale” Auftragspositionen, die aber keine Artikel beinhalten, sondern lediglich als Kapitelüberschriften dienen. Die Kapitelüberschriften können Sie dabei selbst bestimmen. Außerdem können Sie unter die Überschriften einen Einleitungstext eingeben (Registerseite Text). Dieser Text ist der "normale" Positionstext, der jeder Kapitel‑ oder Artikelposition mitgegeben werden kann.
3 Erfassen einer neuen Position
Wenn Sie eine neue Position erfassen wollen, gehen Sie wie folgt vor:
3.1 Kapitel anlegen
Wenn Sie noch kein Kapitel angelegt haben, sollten Sie zuerst ein neues Kapitel erzeugen mit der Schaltfläche Neues Kap. oder mit der Taste F6. Es öffnet sich ein Fenster mit der Anzeige der vorhandenen Artikelgruppen. Sie können nun eine Artikelgruppe auswählen, um die Kapitelüberschrift vor den nachfolgenden Positionen zu erhalten.
Mit der Taste ENTER oder OK können Sie die Gruppe auswählen.
Wenn Sie keine der vorgefertigten Gruppenüberschriften benutzen wollen, geben Sie im Eingabefeld einfach den gewünschten Text ein.
Sie können die Kapitelüberschrift in dem Eingabefeld des Fensters noch verändern/ ergänzen.
Mit OK wird die Überschrift im neuen Kapitel (z.B. 1.0) gespeichert.
Sie können nun gleich eine Position neu anlegen und einen Artikel für diese Position auswählen.
3.2 Position anlegen
Wenn Sie eine neue Positionsnummer anlegen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Pos. oder drücken die Taste F5. Die nächste freie Nummer innerhalb des Kapitels wird dann automatisch vergeben. Anschließend können Sie den Artikel für diese Position bestimmen.
Artikel bestimmen:
Nach dem Anlegen einer neuen Position öffnet sich das Artikel-Auswahl-Fenster. Es werden die gespeicherten Artikel angezeigt. Wählen Sie einen Artikel aus und übernehmen ihn in die Eingabemaske mit Doppelklick auf den Artikel oder mit ENTER.
Suchen und sortieren
Sie können das zum Suchen benutzte Feld (z.B. die Artikelnummer oder die Bezeichnung) auswählen, indem Sie auf die Überschrift mit der linken Maustaste klicken. Nach diesem Feld wird die Anzeige sortiert. In diesem Feld können Sie nun den Suchbegriff eingeben.
Sie können einen Suchbegriff in das Feld “Suchen:” eingeben. Die Anzeige der Daten wird dann auf die Artikel eingegrenzt, die dem Suchbegriff entsprechen. Standardmäßig sucht das Programm dabei den Suchbegriff stellengenau von links nach rechts. Das Zeichen “*” können Sie als “Joker” einsetzen.
Einzelheiten zum Suchen werden im Kapitel Suchen von Informationen beschrieben.
Artikel übernehmen Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK oder durch das Drücken der Taste ENTER werden die Daten in die Auftragspositionen übernommen.
- Sie können jederzeit direkt aus der Auftragserfassung heraus zur Artikelverwaltung umschalten, um z.B. einen neuen Artikel einzugeben. Klicken Sie dazu einfach auf das Ordner-Öffnen-Symbol Öffnen über der Positionstabelle. Das Fenster der Artikel-Stammdaten öffnet sich, der aktuell ausgewählte Artikel steht schon da.
3.3 Menge
Nach der Auswahl eines Artikels springt der Eingabecursor automatisch in das Feld “Menge”. Geben Sie nun die gewünschte Menge der Position ein.
3.4 Preis
Aus den Stammdaten wird auch der Einzelpreis des Artikels geholt, und zwar je nach Artikel entweder der Mietpreis bei Mietartikeln oder der Verkaufspreis bei Verbrauchsmaterial (Verkaufsware), Dienstleistung oder Arbeitszeit). Diesen Preis können Sie in der Auftragsposition bei Bedarf überschreiben, d.h. Sie können einen Individualpreis für diesen Kunden pro Auftrag eingeben.
- Wenn ein Preis in der Artikel-Stammdatei hinterlegt ist, wird er beim Abrufen des Artikels in die Position eingefügt. Der Preis kann je Auftrag abgeändert werden, bleibt jedoch in der Artikel-Stammdatei ursprünglich erhalten.
- Mietpreis
- Der Mietpreis errechnet sich aus dem im Auftragskopf angegebenen Mietzeitraum und der dort angegebenen Mieteinheit (Tage, Wochen, Monate). Außerdem wird die Mietpreisstaffelung aus den Stammdaten (Mietpreisstaffeln) mit berücksichtigt, sofern diese angelegt wurde. Sie können den Mietzeitraum einer Position manuell ändern, indem Sie in die entsprechenden Felder klicken und die Daten dort überschreiben.
- Verkaufspreis
- Der Verkaufspreis wird aus dem Feld VK der Stammdaten geholt (siehe Artikelpreise). Den gespeicherten Preis können Sie jederzeit überschreiben, wenn Sie Ihrem Kunden einen anderen Preis einräumen wollen.
- Rabatt
- Hier können Sie einen Rabatt‑Prozentsatz eingeben, der sich nur auf diese Position bezieht. Sie können jeder Position einen eigenen Rabatt geben. Nach der kompletten Erfassung des Auftrags können Sie auch vom Programm automatisch einen Positions-Rabatt oder einen Pauschalpreis errechnen lassen.
- Der Rabattbetrag wird automatisch aus dem angegebenen Rabatt-Prozentsatz errechnet. Die Eingabe eines Rabattbetrages ist nicht möglich.
3.5 Weitere Felder
Wenn Sie einen Artikel ausgewählt haben, können die weiteren Felder bearbeitet werden:
- Typ, Bezeichnung
- Diese können manuell überschrieben werden.
- Text
- Wenn Sie zusätzlichen Text zur Position eintragen wollen, so klicken Sie im Positionsbereich auf das Register "Text" und geben den Text dort ein. Dieser Text wird normalerweise unterhalb des jeweiligen Positionstextes gedruckt.
4 Position speichern
Die Position wird automatisch gespeichert, wenn Sie die Menge bestätigt haben. Sie können die Position gezielt speichern mit der Taste F3 speichern.
5 Positionen mit der Materialliste eingeben
Mit der Materialliste F10 Mat.Liste haben Sie die Möglichkeit, mehrere Artikel gleichzeitig in einen Auftrag einzufügen.
Nach dem Drücken der Taste F10 öffnet sich das Fenster zur Artikelauswahl. Per Doppelklick wird ein Artikel markiert und mit der Menge 1 versehen. Wenn Sie eine größere Menge einfügen wollen, können Sie noch einmal einen Doppelklick auf die betreffende Zeile machen oder das Mengenfeld manuell überschreiben.
6 Verfügbarkeit überprüfen
Wenn Sie die Verfügbarkeit des Gerätes überprüfen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche F9 Dispo oder drücken Sie Alt+F9. Es öffnet sich das Fenster des Dispo-Services.
7 Neues Kapitel anfügen
Wenn Sie ein neues Kapitel an die bestehenden anfügen wollen, klicken Sie zuerst auf eine Position des letzten Kapitels. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche F6 Neues Kapitel. Die nächste freie Kapitel-Nummer wird dann automatisch vergeben.
8 Neue Position
Wenn Sie innerhalb eines bestehenden Kapitels eine neue Position einfügen wollen, so klicken Sie auf die Kapitelüberschrift oder irgendeine Position des Kapitels. Durch F5 Neue Position legen Sie die nächste Position am Ende des Kapitels an.
9 Sets einfügen
Wenn Sie ein Set in den Auftrag einfügen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Set (Alt+F8). Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie das gewünschte Set auswählen können.
10 Text
Beinhaltet ein großes Textfeld, in das ein Memo-Text für die gerade ausgewählte Auftragsposition eingegeben werden kann. Zu jeder einzelnen Auftragsposition kann solch ein Text gespeichert werden.
11 Dispo-Übersicht
Zeigt eine Tabelle mit der Verfügbarkeit der Artikel zu diesem Auftrag an und ggf. werden Unterdeckungen durch Terminkollisionen angezeigt.
12 Weiter zum Fußbereich
Wenn Sie die Positionserfassung beenden wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche F2 Weiter oder drücken Sie die Taste F2, um zum Fußteil umzuschalten.
Mit der Taste Esc kommen Sie jeweils eine Registerseite zurück.
