GEVAS-Professional Auftragsgenehmigungen

Inhaltsverzeichnis

1 Allgemeines
2 Sinn der Sache
- 2.1 Im Auftragskopf
- 2.2 Genehmiger festlegen
3 Genehmigung per Mail anfragen
4 GEVAS ScanGen
5 Texte, Signaturen
- 5.1 E-Mail Text für Genehmigung
- 5.2 Signatur für automatische Rückgabeerinnerung
6 Links

1 Allgemeines

In GEVAS-Professional ist ein Genehmigungssystem integriert, das z.B. für Hochschulen sehr interessant sein kann.

Dazu hat ein angelegter Auftrag ein zusätzliches Genehmigungsfeld, das folgende Zustände haben kann:

Muss nicht genehmigt werden
Muss genehmigt werden
Genehmigt
Abgelehnt

Zusätzlich kann man im Adressen-Stamm festlegen, wer Aufträge genehmigen/ablehnen kann.

2 Sinn der Sache

In einer Hochschule müssen Aufträge von Studierenden z.B. vom Professor genehmigt werden.

Mit GEVAS-Professional kann man das vollkommen papierlos durchführen.

Dazu kann man automatische E-Mails an den jeweiligen Studierenden und Professor senden lassen mit einem Formular, in dem die Genehmigung angefordert wird.

In der Mail sind zwei Links enthalten:

Genehmigt
Abgelehnt

Der Genehmiger kann einen des Links als Antwort klicken, worauf ein entsprechende Mail an eine bestimmte (vorher angelegte) Mail-Adresse gesendet wird.

2.1 Im Auftragskopf

Wer Genehmiger ist, wird über ein Kennzeichen in den Adress-Stammdaten festgelegt.

Über den Button "Genehmigen" kann man manuell einen Auftrag genehmigen. Allerdings sollte die Genehmigung über den Link in den automatischen Mail besser automatisiert erteilt werden (s.u.).

Die lange Zahlenreihe rechts ist eine eindeutige ID, die für die Sicherheit beim Senden/Empfangen von Mails sorgt.

2.2 Genehmiger festlegen

3 Genehmigung per Mail anfragen

Über das Druckfenster...

...kann man eine Anfrage zur Genehmigung mailen. In der Mail sind per HTML-Code Antwort-Links enthalten. Diese schicken Mails zurück und lösen si die Genehmigung oder Ablehnung aus:

Beispiel: