ElectronicSignature Einstellungen

Inhaltsverzeichnis

1 Allgemeines
2 Die Einstellungen
3 Einstellungen in eSignatureOffice
4 Technische Informationen
5 E-Mail-Einstellungen in GEVAS-Professional bzw. REFLEX
6 Weitere Informationen

1 Allgemeines

Um die Einstellungen in GevitasFormPrint für die ElectronicSignature vorzunehmen, gehen Sie wie folgt vor:

In GEVAS-Professional bzw. REFLEX als Programm-Admin: anmelden, in der Lagerausgabe einen Vorgang aussuchen und auf Drucken klicken.

Im Druckfenster von GevitasFormPrint: auf den Admin-Button klicken:

und aus dem Menü Einstellungen für die ElectronicSignature klicken.

Wenn Sie die Option AGB-Signatur-Überwachung verwenden, können Sie im Signatur-Fenster auch den Button Optionen klicken.

2 Die Einstellungen

eSignatureOffice-Programm: Wählen Sie hier ggf. die Programmdatei von eSignatureOffice aus.; Standardmäßig ist die richtige Exe schon ausgewählt.

Signaturfeld: Text linke obere Ecke und rechte untere Ecke; Diese Text-Angaben bestimmen, wo das Unterschriften-Feld beginnt und endet.; Dieser Text muss im Report angegeben werden!

Beispiel:

Im Report (FastReport©) werden "normale" Textfelder (Memo's) eingefügt und in diese der hier angegebene Text für den Anfang und das Ende des Unterschriften-Feldes eingegeben:

ElectronicSignature Unterschriftenfeld 01.png

Damit die Textfelder nicht stören, kann man sie auch in der Textfarbe "Weiß" festlegen!

Somit sind sie nicht sichtbar, werden von der Software aber erkannt!

In der Auswahlliste der Eingabefelder sind Vorschläge für Texte, man aber auch einen beliebigen anderen Text verwenden!
Der Text muss so gewählt werden, dass er im Report (bzw. der PDF-Datei) sonst nicht vorkommt!
Siehe Festlegen des Unterschriften-Feldes im Report

Dokument: Dieser Text muss im Dokument enthalten sein.; Nur wenn dieser Text im Dokument enthalten ist, wird die elektronische Unterschrift abgefragt!; Man kann z.B. den Text "Unterschrift" festlegen und diesen im Report unterhalb des Unterschriften-Felds als Textfeld (Memo) anlegen.; Wenn Sie das nicht benötigen, lassen Sie den Text leer.

Stempel: Dieser Text wird für den elektronischen Stempel verwendet.

Pad

Zoomstufe auf dem Pad:

Seitenanzeige
Seitenbreite
Größte Zoomstufe

3 Einstellungen in eSignatureOffice

Bestätigung der Signatur ausschalten: Standardmäßig wird nach dem elektronischen Unterschrieben auf dem Pad und am PC ein Dialog-Fenster zur Bestätigung der Unterschrift ("Hash-Code") angezeigt.; Wenn das nicht gewünscht wird:; Ändern Sie die den Settings in „Administration | Sicherheit und Schlüsselverwaltung“ – setzen Sie hier den Haken „Dialogfeld zur Unterschriftsbestätigung auf Signaturpad ausblenden (unterdrückt digitale Signatur auf Pad“.

4 Technische Informationen

Das Programm erstellt eine sog. "Signatur-Datei", in der die Einstellungen gespeichert werden. Der Name der Datei lautet "gevitas.sss".

Diese Datei wird im Ordner "C:\Users\Public\Documents\Gevitas" angelegt und bei der Ausführung der Signatur an eSignatureOffice© übergeben.

Hinweis: eSignatureOffice© selbst verwendet Signurdateien im Ordner "C:\Users\[User]\Documents\StepOver\SignatureSets", also benutzer-spezifisch.; Will man die Signurdatei in eSignatureOffice© ändern, muss man sie in diesen Ordner kopieren, anpassen und dann zurück kopieren!

5 E-Mail-Einstellungen in GEVAS-Professional bzw. REFLEX

In Verbindung mit GEVAS-Professional oder REFLEX kann GevitasFormPrint automatisch eine E-Mail senden, wenn das Dokument elektronisch signiert wurde. Im Anhang dieser Mail befindet sich die signierte PDF-Datei mit der Unterschrift.

Diese Einstellungen werden als Programm-Admin unter Datei ⇒ Admin-Optionen ⇒ Programm-Parameter vorgenommen:

5.1 Methode für das Senden einer automatischen Mail nach dem elektronischen Signieren

Nach dem elektronischen Signieren eines Dokuments kann eine automatischen Mail an den Unterzeichnenden gesendet werden, die als Anhang das signierte PDF-Dokument enthält.

In den Programm-Parametern (Menü Datei ⇒ Admion-Optionen ⇒ Programm-Parameter und Einstellungen)kann man die Methode für das Senden einer automatischen Mail festlegen:

In GEVAS-Professional

In REFLEX

Outlook: Steuert direkt Outlook© an, das dazu natürlich auf dem Rechner installiert und eingerichtet sein muss.

MAPI: Benutzt MAPI (Messaging Application Programming Interface), um den installierten E-Mail-Client aufzurufen und diesem die Aufgabe überträgt, die Mail zu senden.; Der Standard-E-Mail-Client wird in der Windows-Systemsteuerung festgelegt.; Wenn Sie Mozilla Thunderbird© verwenden, müssen Sie u.U. trotzdem Outlook© installieren, weil die Mozilla Thunderbird©-MAPI-Schnittstelle nur eingeschränkte Funktionen beinhaltet.

SMTP (Empfohlen): Funktioniert auch ohne E-Mail-Client auf dem Rechner.; Die Konto-Zugangsdaten (Mail-Server, User, Passwort usw.) müssen eingegeben werden.; Schreibt die gesendeten Mails nicht in den "Gesendet"-Ordner, das muss der Mail-Server machen!

Kein automatisches Mail nach dem Signieren: Es wird keine Bestätigungsmail gesendet.

5.2 E-Mail-Text

Hier kann man den Text angeben, der in dem automatisch erzeugten E-Mail stehen soll:

In GEVAS-Professional

In REFLEX

In dem Text kann man HTML-Steuerzeichen unterbringen, um die Formatierung des Textes zu verbessern.

Ob die verwendete Methode (s.o.) HTML-Code zulässt, muss Ihnen ihr Admin mitteilen.

Ausserdem kann man Variablen verwenden, die vom Programm durch die Daten aus der Datenbank ersetzt werden.

Es gibt folgende Variablen (die spitzen Klammern müssen angegeben werden!):

Variable	Beschreibung
<PERSANREDE>	Persönliche Anrede des Lieferungs-Empfängers aus den Adress-Stammdaten.
<DOKUMENT>	Name des PDF-Dokuments (ohne Pfad-Angeben zum tatsächlichen Speicherort!)
<VORNAME>	Vorname des Bearbeiters, den die Lagerausgabe durchgeführt hat (also am Programm angemeldet ist).
<NACHNAME>	Nachname des Bearbeiters, den die Lagerausgabe durchgeführt hat (also am Programm angemeldet ist).
<TELEFON>	Telefon des Bearbeiters, den die Lagerausgabe durchgeführt hat (also am Programm angemeldet ist).
<MOBIL>	Mobilfunk-Numer des Bearbeiters, den die Lagerausgabe durchgeführt hat (also am Programm angemeldet ist).
<TELEFAX>	Fax-Nummer des Bearbeiters, den die Lagerausgabe durchgeführt hat (also am Programm angemeldet ist).
<EMAIL>	E-Mail-Adresse des Bearbeiters, den die Lagerausgabe durchgeführt hat (also am Programm angemeldet ist).

Beispiel:

<FONT FACE="Arial" SIZE="2">
<PERSANREDE>,<br>
<br>
anbei erhalten Sie das soeben von Ihnen elektronisch unterzeichnete Dokument<br>
<br>
<b><DOKUMENT></b><br>
<br>
<br>
Mit freundlichen Grüßen<br>
<br>
<b><VORNAME> <NACHNAME></b><br>
Tel.: <TELEFON><br>
Mobil: <MOBIL><br>
Fax: <TELEFAX><br>
Mail: <EMAIL><br>
</FONT>

5.3 Host/Server-Einstellungen

Hier werden die Angaben zum Mail-Server eingetragen, wenn man SMTP für die automatischen E-Mails verwendet:

5.4 Absender-Einstellungen

Hier werden die Absender-Daten eingetragen, wenn man SMTP für die automatischen E-Mails verwendet:

In GEVAS-Professional

In REFLEX

Wenn man ein Office365-Konto verwendet, muss die Absender-Angabe identisch sein mit den Konto-Namen! Wenn Absender-Name/-Mail unterschiedlich zu dem Konto-Namen sind führt das zu einer Fehlermeldung!