ElectronicSignature-Package

Allgemeines

Mit dem ElectronicSignature-Package kann in Verbindung mit Unterschrift-Pads eine elektronische Unterschrift erfasst und gespeichert werden.

Dazu integrieren wir die Software eSignatureOffice© von StepOver© und unterstützen die Unterschriften-Pads von StepOver©.

Die Unterschrift wird nicht nur einfach als Grafik in die PDF-Datei übertragen sondern als Signierung. Die PDF-Datei bekommt dabei eine verschlüsselte Signierung, um sie vor Manipulationen zu schützen bzw. Manipulationen nachzuweisen.

Anwendungs-Beispiele

AGB's, Zustimmung zur Datenspeicherung

• Eine Hochschule leiht technisches Equipment an Studierende und Projektleiter aus.

Dazu müssen die Daten dieser Personen gespeichert werden.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schreibt vor, dass diese Personen der Speicherung ihrer Daten schriftlich zustimmen müssen.

• Diese Zustimmung in Form von AGB's (Allgemeinen Geschäftsbedingungen) könnte man ausdrucken und unterschreiben lassen.

Diese Papierflut müsste man ablegen, bei Bedarf ein Dokument heraussuchen und nach einer gewissen Frist vernichten.

Das wäre ein großer Aufwand!

• Deshalb erfolgen die Unterschriften elektronisch. Dazu wird ein Signatur-Pad verwendet.
• Es wurde ein AGB-Formular (Report mit FastReport ©) entwickelt, in dessen PDF-Ausgabe die Personen direkt über das Pad signieren können.
  • Wichtig: Der Dateiname des Reports muss den Text "_AGB_" (incl. Unterstreichstriche!) enthalten!

Das ist für das Programm das Kennzeichen, dass es sich bei dem signierten Dokument um die AGB handelt und dass das Programm das AGB-Kennzeichen und AGB-Datum bei der Adresse einträgt!

Bei anderen Formularen wird dieses Kennzeichen und das Datum nicht gesetzt!

• Die signierte PDF-Datei wird abgespeichert und eine spezielle Verknüpfung zu den Adress-Daten der jeweiligen Person hergestellt.

Die Person erhält automatisch eine E-Mail mit dem signierten Dokument als Anhang.

Dadurch kann kann man per Mausklick das unterschriebene Dokument finden!

Wenn man das GEVITAS-ElectronicSignature-Package verwendet, kann man dieses und die anderen verknüpften Dokumente nach einem bestimmten Zeitraum löschen lassen, um der Löschpflicht lt. DSGVO nachzukommen.

Unterschriften für besuchte Fortbildungskurse

• Die Hochschule stellt den Studierenden bestimmte Kurse zur Verfügung

Die Absolvierung eines solchen Kurses soll schriftlich per Unterschrift bestätigt werden.

Dazu wurden Reports in Form von Urkunden erstellt, die von den Studierenden nach Abschluss des Kurses elektronisch signiert werden.

Diese Dokumente werden mit der jeweiligen Adresse verknüpft und können per Klick abgerufen werden.

Die Person erhält automatisch eine EMail mit dem signierten Dokument als Anhang.

• Zusätzlich wird automatisch ein bestimmtes Kennzeichen im Adressen-Stamm eingetragen.

Das Kennzeichen ermittelt die Software über den Dateinamen des Reports.

Unterschriften für erhaltenes Equipment

• Die Hochschule stellt den Studierenden Equipment Verfügung

Nach dem Erhalt signiert die Person einen Leihschein elektronisch.

Diese Dokumente werden mit der jeweiligen Adresse verknüpft und können per Klick abgerufen werden.

Die Person erhält automatisch eine EMail mit dem signierten Dokument als Anhang.

Funktionsweise

Es wird automatisch eine PDF-Datei erzeugt.

Diese wird am PC und auf dem Signature-Pad angezeigt.

Der/Die Empfänger/in kann das Dokument auf dem Pad anschauen (auch durchblättern) und direkt dort elektronisch unterschreiben.

Danach wird die Unterschrift in die PDF-Datei rechtssicher eingefügt und verschlüsselt.

Der/Die Empfänger/in bekommt optional eine E-Mail mit der PDF-Datei im Anhang.

Am Rechner

Auf dem Rechner befindet sich die GEVITAS-Software REFLEX oder GEVAS-Professional und eSignatureOffice©, die Software für das Pad.

Am Rechner per USB angeschlossen ist das Unterschriften-Pad. Das dient der Datenübertragung und der Stromversorgung des Pads. Eine externe Stromversorgung wird nicht benötigt!

Drucken-Fenster

Im Drucken-Fenster in REFLEX bzw. GEVAS-Professional (= das Modul "GevitasFormPrint") gibt es den Button ElectronicSignature.

Per Mausklick wird eine PDF-Datei erzeugt und an eSignatureOffice© übergeben.

Das Fenster am Rechner geht auf und zeigt die Vorschau der PDF-Datei.

Auf dem Pad wird das PDF-Dokument ebenfalls angezeigt (bei kleinen Pads nur ein Ausschnitt).

Das Unterschriften-Feld wird automatisch erkannt und blau markiert.

Die Unterschrift erfolgt mit dem Spezial-Stift.

Wenn die Unterschrift geleistet wurde, wird das PDF-Dokument signiert und gespeichert.

Danach erhält die unterzeichnende Person eine E-Mail mit der PDF-Datei im Anhang.

Zusätzlich werden nach dem Signieren neue Buttons angezeigt:

Voraussetzungen

Um die elektronische Unterschrift verwenden zu können, müssen diese Voraussetzungen erfüllt sein:

Lizenz für ElectronicSignature-Package

Sie müssen eine Lizenz für das ElectronicSignature-Package erworben haben. Diese gibt es bei GEVITAS zu kaufen.

Die Lizenz beinhaltet die Software eSignatureOffice© (Standard-Lizenz) von StepOver©.

Die Lizenzen der Software sind arbeitsplatz-bezogen.

eSignatureOffice©

muss installiert und eingerichtet sein, d.h. die Hardware (das Pad) muss eventuell eingerichtet werden.

Das Unterschriften-Pad

muss per USB angeschlossen werden und eingerichtet werden. Das geht über eSignatureOffice©.

Vorbereitungen

In GevitasFormPrint müssen die ElectronicSignature Einstellungen eingerichtet werden.

Im Report müssen die Unterschriften-Felder festgelegt werden.

Beachten Sie die Hinweise im Artikel Checkliste zum Einrichten ElectronicSignature.

Weitere Informationen

• ElectronicSignature Einstellungen

• eSignatureOffice Installation und Einrichtung

• Festlegen des Unterschriften-Feldes im Report

• StepOver Unterschriften Pads

• Checkliste zum Einrichten ElectronicSignature

Links

• REFLEX
• GEVAS-Professional
• GevitasFormPrint zum Drucken von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen, Rechnungen, Bestellungen usw.
• Erstellen eines Reports mit FastReport
• StepOver eSignatureOffice