REFLEX Auto-Auftrag Ablauf
Inhaltsverzeichnis
1 Allgemeines
Für das Umbuchen gibt es eine optionale Variante, die sich Auto-Auftrag nennt (Zusatz-Modul).
Das Erstellen eines Auto-Auftrags bedeutet, dass man Artikel aus einem Miet-Auftrag automatisch in einen neuen Auftrag umbuchen kann, den sog. "Auto-Auftrag". Dabei werden die Artikel des Original-Auftrags zuerst an das Lager zurückgebucht und dann automatisch in einen neuen Auftrag ausgegeben.
Das Von-Datum des Auto-Auftrags ist das aktuell Tagesdatum, das Bis-Datum ist das aktuelle Datum plus eine Anzahl von Tagen, die in den Programm-Parametern festgelegt werden.
1.1 Sinn der Sache
Sinn der Sache ist, nicht zurückgekommenes Material automatisch in einen neuen Auftrag zu buchen, den Auto-Auftrag. Damit wird der Original-Auftrag abgeschlossen und dem Kunden die Gelegenheit gegeben, das Material in einem gewissen Zeitraum zurückzubringen. Der Zeitraum dafür kann in den Programm-Parametern festgelegt werden.
- Als Admin sollten Sie die Hinweise in REFLEX Auto-Auftrag einrichten beachten.
Wenn das Material innerhalb des "Toleranz-Zeitraums" zurückgegeben wird, wird der Auto-Auftrag als "STO" (Storno) gekennzeichnet und die Sache ist erledigt.
1.2 Auto-Auftrag erstellen
Der Auto-Auftrag wird vom Lager erstellt. Das Lager öffnet dazu das gewohnte Lager-Programm und wählt den Punkt "Überfällige Rücknahmen" an. Es werden alle Aufträge angezeigt, bei denen das Rückgabedatum überschritten wurde.
Dann öffnet man einen der Aufträge. Mit dem Button "Auto-Auftrag" kann man nun den Auto-Auftrag erstellen.
Dabei wird vom Programm automatisch folgendes gemacht:
- Der Auto-Auftrag wird vollständig zurückgebucht, so als ob das Material tatsächlich gekommen wäre.
- Der Auto-Auftrag wird abgeschlossen mit dem Status "STO" (storniert).
- Der Miet-Lagerbestand der betroffenen Artikel wird entsprechend reduziert.
1.3 Erinnerung
Der Bearbeiter des Auftrags bekommt eine Erinnerung, dass nun ein Auto-Auftrag für seinen Kunden vorliegt und er sich darum kümmern soll. Wenn der Sachbearbeiter nicht innerhalb einer bestimmten Frist von X Stunden (einstellbar in den Programm-Parametern) auf die Erinnerung reagiert, wird automatisch eine Erinnerung an den Abteilungsleiter (Programm-Parameter) erzeugt. Wenn auch der nicht reagiert, wird die Erinnerung an eine weitere Person weiter geleitet.
Wenn der Bearbeiter die Erinnerung bestätigt, wird automatisch der zugehörige Auftrag geöffnet. Hier sollte man nun die Auftragsbestätigung drucken. Der Kunde muss schließlich darüber informiert werden, dass er nun eine Verkaufsrechnung bekommen soll.
1.4 Material kommt nicht zurück: Der Kulanz-Vorschlag
Wenn das Material nicht innerhalb des "Toleranz-Zeitraums" zurückgegeben wird, kann man den Auto-Auftrag zu einen "Kulanz-Vorschlag" machen. Der Kulanz-Vorschlag ist die Vorbereitung darauf, dass das fehlende Material dem Kunden zum Verkaufspreis in Rechnung gestellt werden kann. Allerdings soll das nicht sofort geschehen, weil man innerhalb der Firma klären sollte, ob wirklich eine Verkaufsrechnung an den Kunden gestellt werden soll. Bei manchen Kunden ist das sinnvoll, bei anderen nicht! Deshalb kann man bestimmten Personen das Recht einräumen, den Kulanz-Vorschlag abzulehnen oder zu befürworten (=Kulanz-Antrag erstellen).
1.4.1 Der neue Kulanz-Vorschlag
- Ein neuer Auftrag wird erstellt als "Mietartikel verkaufen"
- Die Artikel in dem neuen Auftrag werden zum Verkaufspreis berechnet (Welcher VK benutzt wird, ist einstellbar in den Programm-Parametern).
- Der neue Auftrag bekommt den Status "KUVO" (Kulanz-Vorschlag). Dieser ist die Basis für eine eventuelle spätere Berechnung an den Kunden.
- Der Sachbearbeiter/Abteilungsleiter kann nun...
- die Kulanz ablehnen. In diesem Fall wird der Kulanz-Vorschlag abgeschlossen (Status "ABG") und die Buchhaltung erstellt eine Rechnung.
- die Kulanz beantragen. In diesem Fall wird der Kulanz-Antrag auf den Status "KUAN" gesetzt. Dies ist das Zeichen dafür, dass ein Admin die beantragte Kulanz bestätigen oder ablehnen kann. Deshalb bekommt der Admin nun eine Erinnerung dafür.
- Der Admin kann nun...
- der beantragten Kulanz zustimmen. In diesem Fall wird der Kulanz-Antrag storniert und nichts weiteres passiert.
- die beantragten Kulanz ablehnen. In diesem Fall wird der Kulanz-Antrag abgeschlossen (Status "ABG") und die Buchhaltung erstellt eine Rechnung.
2 Die Lagerbestands-Veränderungen
Die Veränderung der Miet-Lagerbestände in einem Beispiel (10 Artikel werden verwendet):
Akt.Lagerbestand Ausgegeben Werkstatt Disponierbar Gesamt
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Anfangsbestand 235 24 0 259 259
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Ausgabe Orig.Auftr. 225 34 0 259 259
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Auto-Auftrag erzeugt 225 34 0 259 259
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Kulanz-Auftrag erzeugt 225 24 0 249 249
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Nach dem Erzeugen des Kulanz-Auftrags hat man in diesem Beispiel also 10 Mietartikel weniger.
3 Schaubild
