GEVAS-Professional Stammdaten Artikel-Felder
Inhaltsverzeichnis
1 Allgemeines
In den Artikel-Stammdaten gibt es viele Eingabefelder und Optionsfelder. In dieser Dokumentation werden die einzelnen Felder ausführlich beschrieben. Manche dieser Felder sind sehr wichtig, andere nicht. Die wichtigsten Eingabefelder sind:
- Artikelnummer
- Artikel-Art
- Bereich, Gruppe, Untergruppe
- Type und Bezeichnung
- Option Einzelteile
Wenn Sie Artikel anlegen wollen, sollten Sie die Informationen zu diesen Feldern auf jeden Fall vorher lesen.
2 Beschreibung der Felder
2.1 Artikelnummer
Die Artikelnummer kennzeichnet einen Artikel eindeutig, d.h. eine Artikelnummer bestimmt einen einzigen, bestimmten Artikel.
- Obwohl der Name "Artikelnummer" heißt, kann die Artikelnummer auch Buchstaben beinhalten!
- Jeder Artikel wird über eine Artikelnummer verwaltet. Die Artikelnummer ist sozusagen eine Typen-Nummer, weil ein Artikel ja einen Artikel-Typ repräsentiert.
- Die Artikelnummer hat nichts zu tun mit der Barcode-Nummer (=Inventarnummer)! Einer Artikelnummer können mehrere Inventarnummern zugeordnet sein. Eine Inventarnummer gehört aber immer zu einem bestimmten Artikel!
- Maximal 20 Zeichen sind möglich.
- Wichtig: In der Artikelnummer dürfen keine Sonderzeichen wie
" ' . , ; : / - _ usw.
- enthalten sein! Die speziellen Anführungszeichen
“ ” ´ `
- sind erlaubt, aber nicht empfehlenswert!
Die Artikelnummer kann entweder von Ihnen selbst manuell oder automatisch vom Programm aus vergeben werden. Beachten Sie dazu die Hinweise unter Sortierkennzeichen in den Artikelgruppen.
2.1.1 Automatische Vergabe der Artikelnummer
- Beim Neu-Anlegen eines Artikels in den Artikelstammdaten (mit Neu oder F5) ist die Artikelnummer erst einmal leer. Lassen Sie dieses Feld auch leer, weil es vom Programm ausgefüllt wird, wenn der oben beschriebene Parameter gesetzt ist.
- Geben Sie nun den Bereich, die Gruppe und Untergruppe an, in die der neue Artikel gehören soll.
- Sobald Sie das Feld “Untergruppe” verlassen, holt sich das Programm aus dem Bereich, der Gruppe und der Untergruppe das jeweilige Sortierkennzeichen und verkettet diese Angabe. Beispielsweise wird aus dem Bereichs-Sortierschlüssel “1100" und dem Gruppen-Sortierschlüssel “20" und und dem Untergruppen-Sortierschlüssel “15" die Artikelnummer “11002015" gemacht.
- Danach holt sich das Programm die nächste freie fortlaufende Nummer für diese Artikelnummer. Wenn schon 3 Geräte dieses Artikels gespeichert wurden, wird nun also z.B. die laufende Nummer “0004" erzeugt.
Daraus ergibt sich nun die gesamte Artikelnummer
1100 02 15 0004
also “110002150004".
- Laufende Nummern werden vierstellig vergeben, wenn der Standard nicht geändert wurde.
Achtung:
Wenn eine Artikelnummer einmal auf diese Art und Weise vergeben wurde, so bleibt sie auch dann noch so gespeichert, wenn Sie nachträglich die Sortierschlüssel der Artikelgruppen verändern! Mit anderen Worten: Das Ändern eines Sortierschlüssels ändert nicht automatisch alle Artikelnummern, die früher einmal mit der alten Version des Schlüssels gespeichert wurden! Wenn Sie nachträgliche Strukturänderungen vornehmen, gibt es ein Tool, mit dem Sie alle Artikelnummern neu vergeben lassen können.
2.2 Artikel-Art
Mit diesem Listenfeld können Sie wählen, um welche Artikelart es sich bei dem ausgewählten Artikel handelt. Dieses Kennzeichen steuert die Verarbeitungsform dieses Artikels in der Erfassung von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen oder Rechnungen sowie der Disposition.
Folgende Artikelarten gibt es:
| Artikelart | Beschreibung |
|---|---|
| Miete | Artikel, die zum Mietpreis vermietet und wieder zurückgenommen werden. |
| Verbr.Material/Verkauf | Ware, die verkauft wird und dementsprechend zu einem Verkaufspreis berechnet und nicht mehr zurückgenommen wird. |
| Dienstleistung | Pauschale Beträge, die nicht an eine bestimmte Arbeitszeit gebunden sind. Für diese Artikel kann kein Rabatt vergeben werden. |
| Arbeitszeit | Reine Arbeitszeit, die nach Arbeitseinheiten (z.B. Stunden, Tage) abgerechnet werden. Für diese "Artikel" kann kein Rabatt vergeben werden. |
| Text | Textartikel, die z.B. für Textbausteine ohne Menge und Preis benutzt werden. Diese Artikelart sollten Sie nur für Texte benutzen, nicht wenn Sie Preise eintragen wollen! |
2.3 Typ
Technisches Lager:
- Das Feld "Typ" ist recht eindeutig, da man hier wohl meistens die vom Hersteller vorgegebene Typ-Bezeichnung übernimmt.
Kostüm-Fundus:
- Hier eignet sich das Feld für Angaben über Farbe, Größe, Stil usw. in Kurzform, vor allem für das Suchen eines bestimmten Artikels.
Da das Feld ein Suchfeld ist, kann es für das Suchen/Sortieren verwendet werden.
Für die Disposition, Reservierung, Suche nach Artikeln usw. ist dieses Feld sehr wichtig. Daher ist bei der Erfassung streng auf eine einheitliche Schreibweise zu achten. Bei Artikeln sollte möglichst die vom Hersteller verwendete Typen¬bezeichnung eingetragen werden. Achten Sie besonders auf die einheitliche Verwendung von Bindestrichen, Schrägstrichen, Leerschritten usw., da der Typ "KM/84" für das Programm ein anderer ist als z.B. "KM-84" oder "KM 84"!
Das Feld kann vom Systembetreuer als “Nur-Lesen” und “Automatisch Füllen” definiert werden. In diesem Fall wird der Typ automatisch vom Programm aus den Angaben “Hauptgruppe + Untergruppe + Kennzeichen 1-5” erstellt. Wenn das Typ-Feld so eingestellt ist, wird es nicht in der Standardfarbe (weiß) dargestellt, sondern in der Hintergrundfarbe (meistens grau). Außerdem springt der Eingabecursor über das Feld hinweg.
2.4 Bezeichnung
Hier wird die Klartextbezeichnung des Artikels eingetragen, im Normalfall die vom Hersteller vorgegebene Bezeichnung. Da dieses Feld auch für das Drucken benutzt werden kann, sollten Sie auch hier auf eine einheitliche Eingabe achten. Bei zusammengesetzten Begriffen sollten Sie z.B. immer die gleiche Reihenfolge einhalten. Dieses Feld ist ein mehrzeiliges Textfeld, so dass Sie auch Zeilenschaltungen im Text unterbringen können.
Wichtig: Eine Zeilenschaltung innerhalb dieses Feldes machen Sie mit der Tastenkombination "Strg + Enter" (bzw. "Ctrl + Enter").
Die Artikel-Bezeichnung sollte so gewählt werden, dass Sie möglichst eindeutig und aussagekräftig ist, da sie einerseits zum Suchen eines Artikels im Bestand und andererseits zum Drucken auf dem Lieferschein/Leihschein benutzt wird.
Auf Angeboten oder Aufträgen kann man (optional) anstelle oder zusätzlich zu der Artikelbezeichnung einen Textbaustein ausdrucken. Dieser Textbaustein kann in bis zu 4 Sprachen variiert werden.
2.5 Hersteller
Hier wählen Sie aus den Adressen einen Hersteller aus.
