GEVAS-Professional Faktura Allgemein
Inhaltsverzeichnis
1 Allgemeines
Die Faktura wird zur Erstellung und Verwaltung von Rechnungen und Gutschriften verwendet. Sie besteht aus den folgenden Hauptbestandteilen:
- Rechnung/Gutschrift erstellen oder bearbeiten
- Ein Rechnung wird aus einem Auftrag erstellt oder manuell eingegeben. Außerdem kann man Rechnungen kopieren, um daraus eine neue Rechnung oder eine Gutschrift zu erstellen.
- Sammel-Rechnung drucken
- Aus mehreren zuvor erstellten Einzel-Rechnungen kann man einen Ausdruck einer Sammel-Rechnung erstellen.
- Rechnungslisten drucken
- Drucken/Anzeigen von Umsatzsatzlisten, OP-Listen usw.
2 Rechnungsnummer
Jeder Beleg (Rechnung/Gutschrift) erhält vom Programm automatisch eine fortlaufende Rechnungsnummer. Mit dieser Nummer wird der Beleg intern verwaltet. Die Rechnungsnummer bleibt immer gleich und kann nicht nachträglich verändert werden!
- Die Nummernkreise der Belege können Sie selbst festlegen. Öffnen Sie dazu im Menü "Datei-->Admin-Optionen-->Programmparameter” das Register “Einstellungen”, per Doppelklick auf den Eintrag “Nummernkreise-->Nächste Rechnungsnummer" öffnet sich das Fenster zur Eingabe der nächsten gewünschten Nummer.
Die Rechnungsnummer ist der direkteste Weg zu einem Beleg, weil diese Nummer eindeutig auf einen bestimmten Vorgang zeigt. Zum Finden eines Belegs können Sie aber neben der Nummer auch den Kundennamen, die Bezeichnung und andere Einträge benutzen. Dies wird unter “ Rechnung suchen” beschrieben.
3 Rechnung suchen
Wenn Sie das Faktura-Fenster öffnen (entweder über das Menü "Faktura" oder durch Klicken auf das Symbol in der Symbol_Leiste), erscheint die Übersicht der Faktura.
3.1 Suchen
Wenn Sie einen oder mehrere Belege suchen wollen, so bestimmen Sie zuerst, nach welchem Feld der Tabelle Sie suchen wollen. Klicken Sie dazu einfach auf die gewünschte Spalte in der Tabelle. Sie können nach jeder Spalte der Tabelle suchen!
Anschließend geben Sie im Feld “Suchen” einfach die ersten Buchstaben des gesuchten Begriffs ein, z.B. den Anfangsbuchstaben des gesuchten Kunden. Nach jeder Eingabe eines Zeichens springt die Anzeige in der Tabelle näher an einen gefundenen Datensatz heran. Es werden dann nur die Datensätze gezeigt, die dem angegebenen Such¬begriff entsprechen.
Wenn Sie keinen Joker angeben (s. u.), so werden in der Spalte alle Suchbegriffe angezeigt, die mit Ihrer Eingabe im Suchen-Feld beginnen. Diese Suche ist vor allem sinnvoll, wenn Sie wissen, wie Ihr Suchbegriff beginnt.
Suche mit dem Joker:
Eine “mächtige” Hilfe beim Suchen ist die sog. Joker-Suche mit dem *-Zeichen. Das “*” steht dabei für einen beliebigen Inhalt innerhalb des Suchen-Feldes. Beispiel:
| Der Suchbegriff im Kunden-Kurznamen... | Zeigt diese Rechnungen an: |
|---|---|
| Mei | Meier, Meirhofer, Meibach |
| *mei | Obermeier, Untermeier, Meier, Meirhofer, Meibach |
| *mei*of* | Meirhofer |
Wenn Sie nur “*” eingeben bedeutet das, dass Sie alle Daten sehen wollen. Je nach Datenvolumen kann diese Suche jedoch einige Zeit in Anspruch nehmen, weil ja alle Daten vom Server zu Ihrem PC übertragen werden müssen!
Hinweis: Alternativ zum * kann auch das %-Zeichen benutzt werden!
Die Suche mit dem Joker funktioniert nur bei Textfeldern. Bei Zahlenfeldern (wie z. B. die Auftragsnummer) funktioniert die Jokersuche je nach verwendetem Datenbank-Server nicht.
3.2 Filter
Im Filter "Anzeigen" können Sie die Auswahl der angezeigten Belege vorselektieren. Zum Beispiel haben Sie die Möglichkeit, sich nur die unbezahlten Rechnungen anzeigen zu lassen. Klicken Sie dazu einfach auf den entsprechenden Eintrag.
4 Bereiche einer Rechnung
Innerhalb einer Rechnung/Gutschrift gibt es sehr viele Datenfelder. Daher ist die Eingabemaske in verschiedene Bereiche unterteilt, die wir "Seiten" nennen:
- Rechnungskopf
- Hier stehen die Angaben zum Kunden, Informationen zur Produktion, wie z.B. der Zeitraum. Außerdem kann man hier einen ausführlichen Kopf-Text angeben, der z.B. Angaben zum Auftrag beinhalten kann.
- Rechnungspositionen
- Auf der Seite "Positionen" werden die Rechnungspositionen eingegeben und korrigiert. Außerdem können Sie sich hier eine tabellarische Übersicht über die Positionen anzeigen lassen. Die Positionen bestehen aus den Artikelangaben, Menge, Preis usw. und einem variablen Textfeld, in das beliebiger Text zu jeder einzelnen Position angegeben werden kann.
- Rechnungsfuß
- Auf dieser Seite stehen die Summen, u.U. ein Gesamt-Rabatt oder Pauschalpreis, Zahlungskonditionen usw. Außerdem kann man hier einen ausführlichen Text angeben
Umschalten zu den einzelnen Seiten:
Zu den einzelnen Seiten können Sie umschalten, indem Sie mit den Tasten F7/F8 navigieren oder direkt auf die Registerreiter Übersicht, Kopfteil, Positionen oder Fuss klicken.
5 Neue Rechnung erfassen
Zum Erfassen einer neuen Rechnung drückt/klickt man in der Seite Rechnungsübersicht oder im Rechnungskopf die Taste [F5 Neu]. Danach hat man die Auswahl, ob man die Rechnung aus einem bestehenden Auftrag oder manuell erstellen will.
- Wenn Sie einen bereits berechneten Auftrag noch mal berechnen wollen, müssen Sie die Option „Bereits berechnete Aufträge auch anzeigen!“ aktivieren. Ansonsten werden berechnete Aufträge nicht angezeigt.
5.1 Weiter, die Rechnung erstellen
Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Danach werden die zu berechnenden Positionen angezeigt.
Sie können hier die zu berechnenden Mengen ändern, bevor die Rechnung erzeugt wird. Wenn Sie in Berechnen Menge "0" (null) eingeben, wird die Auftragsposition nicht in die Rechnung übernommen.
6 Rechnung bearbeiten
Wenn man die Rechnung erstellt hat, kann man sie noch bearbeiten (also Positionen ändern, hinzufügen, löschen, Preise überschreiben usw.) und schließlich drucken.
- Eine gedruckte Rechnung kann man nicht mehr bearbeiten! Änderungen an gedruckten Belegen sind nach den Finanzvorschriften nicht zulässig (in Deutschland „GOB“, Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung). Sie müssen den Beleg stornieren. Danach kopieren Sie die stornierte Rechnung, ändern sie entsprechend ab und drucken sie neu.
6.1 Erfassen von Positionen einer Rechnung
Im Positionsfenster werden die Rechnungspositionen angezeigt oder geändert.
Das wichtigste:
- Neue Position (F5)
- Legt eine neue Position im aktuellen Kapitel an
- Position löschen (Umsch.-F5)
- Löscht eine Position aus der Rechnung
- Neues Kapitel
- Legt ein neues Kapitel an.
7 Rechnungsfuss
Im Rechnungsfuss gibt es hauptsächlich diese Bereiche:
- Kalkulationssumme
- Die unrabattierte Summe der Positionen
- Positionsrabatt
- Wenn vorhanden, der angegebene pauschale Positionsrabatt.
- Summen
- Nettobetrag, getrennt nach Miete und Verkauf.
- Positionsbetrag
- Die errechnete Summe (bzw. der angegebene pauschale Betrag) der Positionen.
- Mehrwertsteuer
- Durch Auswahl eines MwSt. Schlüssels wird die Mehrwertsteuer festgelegt. Standardmäßig wird der MwSt. Schlüssel aus den Kundenstammdaten geholt.
- Zahlungskonditionen
- Standardmäßig werden die Zahlungskonditionen aus den Kundenstammdaten geholt, Sie können jedoch eine andere auswählen.
- Text
- Optionaler Text für den Rechnungsfuss.
8 Rechnung drucken
Wenn Sie die Rechnung drucken wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken oder drücken Sie die Taste F12. Das Druckfenster wird angezeigt.
Bei jedem Ausdruck können Sie das Formular wählen, mit dem gedruckt werden soll. Das Formular bestimmt das Layout des Ausdrucks.
Außerdem ermöglicht es Ihnen dieses Fenster, den jeweiligen Drucker auszuwählen.
Die zuletzt verwendeten Einstellungen in diesem Fenster werden in Ihrem Benutzerprofil gespeichert und beim nächsten Druck voreingestellt.
Die angegebene Anzahl der Kopien bezieht das Original mit ein, die Angabe 1 heißt also, einen Ausdruck zu erzeugen, 2 heißt zwei Exemplare auszudrucken usw. Diese Angabe hat nur beim Drucken Einfluss, nicht bei der Vorschau, beim Email oder Fax!
Sie können...
- den Beleg drucken
- den Beleg zuerst in der Vorschau betrachten
- den Beleg in eine Datei exportieren
- den Beleg direkt per E-Mail senden, wobei der Druck als Anlage zum E-Mail im PDF-Format angehängt wird.
- beim Drucken das Dokument automatisch als PDF-Datei in die Dokumententabelle des Beleg eintragen lassen, d.h. das Programm erzeugt eine PDF-Datei und verknüpft diese mit der Rechnung.
8.1 Drucken
Hiermit wird der Ausdruck des Belegs auf dem Drucker gestartet, den Sie im Feld „Benutzter Drucker“ angegeben haben. Wenn Sie hier keinen Drucker gewählt haben, wird der Windows-Standarddrucker verwendet.
Sie können den Ausdruck mit der Schaltfläche Drucken oder der Taste F12 starten.
8.2 Dokumentenverknüpfung
Wenn Sie die Option „Beim Druck Dokument als PDF speichern“ gewählt haben, wird automatisch eine PDF-Datei und eine Dokumentenverknüpfung dazu erzeugt! Beim Drucken mit einer Dokumentenverknüpfung als PDF wird der Betreff der Verknüpfung vorgegeben und in die Verknüpfung geschrieben.
8.3 Vorschau
Die Vorschau zeigt den Ausdruck des Auftrags so an, wie er beim Drucken gedruckt werden würde (WYSIWYG).
9 Rechnung bezahlt
Wenn eine Rechnung bezahlt wurde, können Sie dies in der Rechnung vermerken. Suchen/Öffnen Sie dazu die Rechnung und gehen in den Rechnungskopf. Dann klicken Sie auf das Optionsfeld Bezahlt oben rechts.
