GEVAS-Professional Auftragspositionen
1 Allgemeines
Das Fenster der Positionen besteht aus dem Eingabeteil (oben) und der Tabelle mit den gespeicherten Positionen des Auftrags.
2 Kapitel
Damit ein Auftrag eine geordnete Struktur erhält, können Sie die Positionen in Kapitel und Positionen unterteilen. Die Kapitel können dabei den Artikelgruppen entsprechen, Sie können jedoch auch beliebige Überschriften für die Kapitel angeben.
Durch diese Kapitelstruktur setzt sich die Nummer einer Position aus der Kapitelnummer und einer darin fortlaufenden Nummer zusammen.
Beispiel:
1. Beleuchtung 1.1 Tageslichtleuchte HMI 1600 1.2 Scheinwerfer HELL 12 1.3 Vorschaltgerät XYZ 12 2. Beschallung 2.1 Aktivboxen ABASS 200 2.2 Verstärker KAWUMM 2000 3. Personal 3.1 Aufbauhelfer 3.2 Beleuchtungsmeister 3.3 Tonmeister 3.4 Fahrer 4. Sonstiges 4.1 Kaffee 4.2 Fahrtkosten 4.3 Verbrauchsmaterial
Alle hier 'fett gedruckten Kapitelüberschriften sind “normale” Auftragspositionen, die aber keine Artikel beinhalten, sondern lediglich als Kapitelüberschriften dienen. Die Kapitelüberschriften können Sie dabei selbst bestimmen. Außerdem können Sie unter die Überschriften einen Einleitungstext eingeben (Registerseite Text). Dieser Text ist der "normale" Positionstext, der jeder Kapitel‑ oder Artikelposition mitgegeben werden kann.
Erfassen einer neuen Position
Wenn Sie eine neue Position erfassen wollen, gehen Sie wie folgt vor:
Kapitel anlegen:
Wenn Sie noch kein Kapitel angelegt haben, sollten Sie zuerst ein neues Kapitel erzeugen mit der Schaltfläche [F6 Neues Kapitel] oder mit der Taste F6. Es öffnet sich ein Fenster mit der Anzeige der vorhandenen Artikelgruppen. Sie können nun eine Artikelgruppe auswählen, um die Kapitelüberschrift vor den nachfolgenden Positionen zu erhalten.
Beispiel:
Mit der Taste ENTER oder [OK] können Sie die Gruppe auswählen.
Wenn Sie keine der vorgefertigten Gruppenüberschriften benutzen wollen, klicken Sie auf [Abbruch].
Sie können die Kapitelüberschrift in dem Eingabefeld des Fensters noch verändern/ ergänzen.
Mit [OK] wird die Überschrift im neuen Kapitel (z.B. 1.0) gespeichert und sofort die erste Position für das Kapitel angelegt (z.B. 1.1).
Hinweis: Innerhalb eines Auftrags müssen die Kapitel fortlaufend sein. Es darf also keine Lücken in der Nummerierung geben, da sonst das Programm die Positionsnummer nicht vergeben kann.
Sie können nun gleich eine Position neu anlegen und einen Artikel für diese Position auswählen.
Position anlegen:
Wenn Sie eine neue Positionsnummer anlegen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche [F5 Neu Pos.] oder drücken die Taste F5. Die nächste freie Nummer innerhalb des Kapitels wird dann automatisch von GEVITAS Professional vergeben. Anschließend können Sie den Artikel für diese Position bestimmen.
Achtung: Sie müssen eine Artikelnummer in einer Auftragsposition angeben! Ohne Artikelnummer wird die entsprechende Artikelposition wie eine Textposition behandelt und das Programm kann die Umsatzerlöse der Artikel nicht verbuchen, da eine Berechnung nicht erfolgen konnte!
Artikel bestimmen:
Bitte geben Sie die gewünschte Artikelnummer im entsprechenden Feld der Eingabemaske ein. Nach Drücken der ENTER-Taste werden die entsprechenden Artikeldaten abgerufen und angezeigt. Bei Eingabe einer nicht gespeicherten Artikelnummer + ENTER gelangen Sie automatisch in die Artikeldatei. Es werden die gespeicherten Artikel angezeigt; jetzt können Sie einen Artikel auswählen und in die Eingabemaske mit Doppelklick auf den Artikel oder mit ENTER übernehmen.
Sie können einen Artikel auch suchen, indem Sie auf die Schaltfläche [...] neben der Artikelnummer klicken oder die Taste F4 drücken, wenn der Eingabecursor im Feld “Artikelnummer” steht.
Artikel suchen:
Zum Suchen eines Artikel steht Ihnen ein eigenes Dialogfenster mit vielfältigen Suchmöglichkeiten zur Verfügung.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die gewünschten Suchbegriffe angeben können.
Beispiel:
Das Artikelsuchfenster ist ein sehr leistungsfähiger Programmteil, mit dem Sie sehr schnell und einfach den gewünschten Artikel finden können.
Dazu können Sie...
... ein zum Suchen benutztes Feld (z.B. die Artikelnummer) auswählen, indem Sie auf die Überschrift mit der linken Maustaste klicken. Nach diesem Feld wird die Anzeige sortiert. In diesem Feld können Sie nun den Suchbegriff eingeben.
... einen Suchbegriff in das Feld “Suchen:” eingeben. Die Anzeige der Daten wird dann auf die Artikel eingegrenzt, die dem Suchbegriff entsprechen. Standardmäßig sucht das Programm dabei den Suchbegriff Stellengenau von links nach rechts. Das Zeichen “%” können Sie als “Joker” einsetzen (siehe Seite 7). Beispiel: 16Spur%
Mit einem Klick auf die Schaltfläche [Auswahl] oder durch das Drücken der Taste ENTER werden die Daten in die Auftragspositionen übernommen.
Sie können jederzeit direkt aus der Auftragserfassung heraus zur Artikelverwaltung umschalten, um einen neuen Artikel einzugeben. Klicken Sie dazu einfach auf das Artikelsymbol auf der Symbol-Leiste. Das Fenster der Artikel-Stammdaten öffnet sich: alle Funktionen der Stammdatenverwaltung stehen Ihnen nun zur Verfügung.
Aus den Stammdaten wird auch der Einzelpreis des Artikels geholt, und zwar je nach Artikel entweder der Mietpreis (bei Mietartikeln) oder der Verkaufspreis (bei Verkaufsware, Dienstleistung oder Arbeitszeit). Diesen Preis können Sie in der Auftragsposition bei Bedarf überschreiben, d.h. Sie können einen Individualpreis für diesen Kunden pro Auftrag eingeben.
Wenn Sie einen Artikel ausgewählt haben, können die weiteren Felder bearbeitet werden:
Eingabefelder Typ, Bezeichnung, usw.
Diese Felder werden nur angezeigt und sind an dieser Stelle nicht veränderbar. Wenn Sie zusätzlichen Text zur Position eintragen wollen, so klicken Sie im Positionsbereich auf das Register "Text" und geben den Text dort ein. Dieser Text wird dann unterhalb des jeweiligen Positionstextes gedruckt.
Menge eingeben:
Nach der Auswahl eines Artikels springt der Eingabecursor automatisch in das Feld “Menge”. Geben Sie nun die gewünschte Menge der Position ein.
Hinweis: Wenn es von dem ausgewählten Artikel nur 1 Stück gibt, wird automatisch die Menge “1" eingetragen und der Cursor überspringt die Mengeneingabe!
Eingabefeld Preis:
Wenn ein Preis in der Artikel-Stammdatei hinterlegt ist, wird er beim Abrufen des Artikels in die Position eingefügt. Der Preis kann je Auftrag abgeändert werden, bleibt jedoch in der Artikel-Stammdatei ursprünglich erhalten.
Mietpreis:
Der Mietpreis errechnet sich aus dem im Auftragskopf angegebenen Mietzeitraum und der dort angegebenen Mieteinheit (Tage, Wochen, Monate). Außerdem wird die Mietpreisstaffelung aus den Stammdaten (Mietpreisstaffeln) mit berücksichtigt, sofern diese angelegt wurde.
Sie können den Mietzeitraum einer Position manuell ändern, indem Sie in die entsprechenden Felder klicken und die Daten dort überschreiben.
Verkaufspreis:
Der Verkaufspreis wird aus dem Feld VK der Stammdaten geholt (siehe Artikelpreise).
Den gespeicherten Preis können Sie jederzeit überschreiben, wenn Sie Ihrem Kunden einen anderen Preis einräumen wollen.
Rabatt:
Hier können Sie einen Rabatt‑Prozentsatz eingeben, der sich nur auf diese Position bezieht. Sie können jeder Position einen eigenen Rabatt geben. Nach der kompletten Erfassung des Angebots können Sie auch von GEVITAS Professional automatisch einen Rabatt errechnen lassen: 1. Automatische Positionsrabatte,
2. Pauschalpreis-Eingabe. Dazu später mehr.
Der Rabattbetrag wird automatisch aus dem angegebenen Rabatt-Prozentsatz errechnet. Die Eingabe eines Rabattbetrages ist nicht möglich.
Position speichern:
Die Position wird automatisch gespeichert, wenn Sie den Rabattbetrag bestätigt haben. Der Eingabecursor springt dann automatisch in das Feld “Positionsnummer“ zurück.
Sie können nun weitere Positionen (wie vorher beschrieben) anlegen.
Positionen mit der Materialliste eingeben
Mit der Materialliste [F10] haben Sie die Möglichkeit, mehrere Artikel gleichzeitig in einen Auftrag einzufügen. Nach dem Drücken der Taste F10 öffnet sich das Fenster zur Artikelauswahl. Per Doppelklick wird ein Artikel markiert und mit der Menge 1 versehen, wenn Sie eine größere Menge einfügen wollen, können Sie noch einmal einen Doppelklick auf die betreffende Zeile machen oder das Mengenfeld manuell überschreiben.
Verfügbarkeit überprüfen:
Wenn Sie die Verfügbarkeit des Gerätes überprüfen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [F9 Dispo] oder drücken Sie [Alt]+[F9]. Es öffnet sich das Fenster des Dispo-Services. Einzelheiten dazu finden Sie in Kapitel 4. Sie können auch das Register “Dispo-Übersicht” anklicken.
Neues Kapitel anfügen:
Wenn Sie ein neues Kapitel an die bestehenden anfügen wollen, klicken Sie zuerst auf eine Position des letzten Kapitels. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche
[F6 Neues Kapitel]. Die nächste freie Kapitel-Nummer wird dann automatisch von GEVITAS Professional vergeben.
Neue Position:
Wenn Sie innerhalb eines bestehenden Kapitels eine neue Position einfügen wollen, so klicken Sie auf die Kapitelüberschrift oder irgendeine Position des Kapitels. Durch [F5 Neue Position] oder durch Drücken der Taste F5 legen Sie die nächste Position an.
Stücklisten oder Zubehör einmischen:
Wenn Sie eine Stückliste in den Auftrag einmischen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Set [Alt + F8]. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie auswählen können:
- Stückliste einmischen
- Zubehör der aktuellen Position einfügen
- Zubehör von allen Positionen einfügen
Stücklisten:
Anschließend wird eine Liste mit den gespeicherten Stücklisten angezeigt. Wählen Sie eine Stückliste aus und klicken auf [Übernehmen]. Danach werden Sie gefragt, ob Sie für die Stückliste ein neues Kapitel anlegen wollen. Danach werden die Stücklistenpositionen in den Auftrag eingemischt.
Im Anschluss daran werden Sie noch gefragt, ob Sie den pauschalen Stücklistenpreis als neuen Auftrags-Pauschalpreis verwenden wollen. Wenn Sie mit "Ja" antworten, so wird der Stücklistenpreis als Pauschalpreis für das komplette Angebot übernommen.
Text: Beinhaltet ein großes Textfeld, in das ein Memo-Text für die gerade ausgewählte Auftragsposition eingegeben werden kann. Zu jeder einzelnen Auftragsposition kann solch ein Text gespeichert werden.
Dispo-Übersicht: Zeigt eine Tabelle mit der Verfügbarkeit der Artikel zu diesem Auftrag an und ggf. werden Unterdeckungen durch Terminkollisionen angezeigt.
Weiter zum Fußbereich
Wenn Sie die Positionserfassung beenden wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [F2] oder drücken Sie die Taste F2, um zum Fußteil umzuschalten.
Mit der Taste [Esc] kommen Sie jeweils eine Registerseite zurück.
