Artikel-Listen und Reports mit REFLEX und GEVAS-Professional

Inhaltsverzeichnis

1 Allgemeines
2 Das Prinzip
3 Vorlagen
4 Eingabe der Filterdaten
5 Report und Drucker
- 5.1 Im Report auch die Einzel-Artikel aufführen
6 Auswahl-Filter
7 Sortierung
8 Ausführen des Reports
9 Links

1 Allgemeines

Dieser Artikel beschreibt, wie man mit REFLEX oder GEVAS-Professional Artikel-Listen und Reports benutzt.

Der Artikel bezieht sich auf die Verwendung von Reports mit FastReport.

2 Das Prinzip

Egal in welchem Programmteil Sie sich befinden: Fast immer kann man mit den dort gespeicherten Daten etwas ausdrucken bzw. eine Liste erzeugen. Dieser Druckvorgang wird in REFLEX und GEVAS-Professional mit Hilfe eines universellen Dialog-Moduls ("GevitasListPrint") durchgeführt.

Öffnen Sie die Artikel-Stammdaten und klicken in der Übersicht auf "Artikel-Liste".

Es öffnet sich das Dialog-Fenster zum Drucken von Listen.

Zugriffsrechte: Je nachdem, welche Zugriffsrechte Sie haben, kann das Fenster etwas anders aussehen.

Standard-Anwender*in

Wenn Sie ein "normaler" Anwender / eine "normale" Anwenderin sind, fehlen die Button "Löschen" und "Designer".

Erweiterte Rechte

Wenn Sie das Recht zum Ändern von Reports haben, wird der Button "Designer" oben angezeigt. Mit diesem Button können Sie Reports ändern oder neu erstellen.

Auf der linken Seite des Fensters gibt es Buttons für die Vorlagen-Verwaltung.

3 Vorlagen

Die Angaben über die Sortierung und Filterung der Daten, des verwendeten Reports usw. werden unter einem von Ihnen angegebenen Namen in einer Vorlagentabelle in der Datenbank gespeichert, damit Sie später wieder einfach darauf zurückgreifen können.

In einer Vorlage sind alle Angaben enthalten, die zum Ausdruck der Liste erforderlich sind, also z.B.

Den Auswahl-Filter festlegen:

Welche Daten aus der Datenbank sollen überhaupt erscheinen!

Der Vorlagen- und Report-Name.

Der Report legt das Design fest, also welche Felder im Report erscheinen sollen.

Den Report können Sie (wenn Sie das Zugriffsrecht "ReportDesigner" haben), selbst ändern und an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Den Drucker kann jede/r Benutzer/in für sich ändern.

Die Sortierung

Legt die Reihenfolge fest, in der die Daten im Report aufgerührt werden.

Eingabe Auswahl-Filter

Auf der ersten Seite des Fensters kann man Filter-Werte eingeben.

Diese Seite steht allen Benutzern zur Verfügung.

Beispiel

Sie können sich also z.B. eine Vorlage für "Werbeschreiben an alle Adressen in Bayern (Postleitzahl 8xxxx oder 9xxxx) sortiert nach “Ort" unter einem Vorlagen-Namen abspeichern und später darauf zurückgreifen, ohne dass Sie die Angaben nochmals angeben müssen.

Eine Vorlage können Sie nur anlegen oder bearbeiten, wenn Sie das Zugriffsrecht ("ReportDesigner") haben. Dieses Recht wird in der Zugriffsverwaltung festgelegt.

Auswahl

Eine Vorlage wählen Sie mit einem Klick (blaue Markierung) aus der Vorlagen-Tabelle aus.

Das Dialogfenster im unteren Teil besteht aus 4 Registerseiten, die erscheinen, wenn Sie das entsprechende Zugriffsrecht dazu haben.

4 Eingabe der Filterdaten

Hier wird eingegeben, nach welchen Daten die Liste gefiltert werden soll. Diese Eingaben beeinflussen also den Inhalt der Liste, also die Daten, die im Report stehen.

Das Design des Report wird im Report-Designer festgelegt.

Beispiele: Es kann hier festgelegt werden, dass nur Adressen aus einem bestimmten Postleitzahlengebiet auf einer Adressliste erscheinen; Auf einer Artikelliste sollen nur bestimmte Artikelgruppen gedruckt werden sollen

usw.

Die möglichen Eingaben auf dieser Seite werden auf der Seite Auswahl-Filter festlegen festgelegt. Es ist also möglich und meist auch nötig, mit dem gleichen Report mehrere Vorlagen mit verschiedenen Filtereinstellungen zu speichern.

Beispiel: Sie haben einen Report „Adressliste_1_0“. Dieser beinhaltet alle wichtigen Informationen (Felder) über die Kontakte. Nun legen Sie eine Vorlage „Adressen Bayern“ an, die nach dem PLZ-Gebiet „8xxxx“ selektiert und weisen dieser Vorlage den Report zu. Dann legen Sie eine weitere Vorlage „Adressen NRW“ mit dem PLZ-Gebiet „5xxxx“. Auch dieser Vorlage weisen Sie den Report zu.

Die letzte Eingabe wird automatisch gespeichert, wenn man Drucken, Vorschau oder Export anwählt.

Hinweis: Um versehentliche Eingaben zu verhindern, kann man auf der Seite "Auswahl-Filter festlegen" in der Spalte Beschreibung ein Minus-Zeichen am Anfang angeben. Die Eingabefelder sind dann versteckt.

5 Report und Drucker

Hier kann der Report ausgewählt werden, der das Layout der Liste bestimmt.

Das Layout der Listen kann über den Button Designer an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.

5.1 Im Report auch die Einzel-Artikel aufführen

Die Option Im Report auch die Einzel-Artikel aufführen hat folgende Auswirkung:

Eingeschaltet: Wenn die Option eingeschaltet ist, werden zu dem Haupt-Datensatz (z.B. Artikel) auch alle Positions-Datensätze (z.B. Einzelartikel) in den Report geschrieben. Beispielsweise kann man so einen Report erzeugen, in dem Artikel aufgelistet werden und zu jedem Artikel die zugehörigen Einzelartikel.; Ein Datensatz (Zeile) beinhaltet dabei sowohl die Artikel- also auch die Einzelartikel-Daten. Im oben angesprochenen Report muss man eine Gruppe einfügen, die z.B. nach der Artikel-Nummer gruppiert. Im Gruppenkopf stehen dann die Artikel-Daten, in den Details die Einzelartikel.

Ausgeschaltet: Wenn die Option ausgeschaltet ist, werden nur die Haupt-Datensätze (z.B. Artikel) in den Report geschrieben, die Positions-Datensätze (z.B. Einzelartikel) nicht. Beispielsweise kann man so einen Report erzeugen, in dem Artikel mit den Bestandsfeldern aufgelistet werden ohne die Einzelartikel. Das kann den Report deutlich beschleunigen.

6 Auswahl-Filter

Auf dieser Seite können Sie (wenn Sie das Zugriffsrecht dazu haben) den Auswahl-Filter festlegen.

Auf der Seite Eingabe Auswahl-Filter kann man dann die Filter-Werte festlegen, also z.B. nach welcher Postleitzahl gefiltert werden soll.

6.1 Feldname

Suchen aus dem Auswahlfeld das Datenbank-Feld aus, auf das sich der Filter beziehen soll.

Die Auswahl-Liste zeigt die Felder, die für die ausgewählte Liste vorhanden ist.

Bei manchen Listen kommen die Felder aus mehreren Datenbank-Tabellen.

Beispiele:

Bei einer Kontakt-Liste gibt es Felder aus der Tabelle "Adressen" und "Ansprechpartner".

Bei einer Artikel-Liste gibt es Felder aus der Tabelle "Artikel" und "Einzelartikel".

Wenn Sie im Report auch die Einzelartikel aufführen wollen, müssen Sie die Option "Im Report auch die Einzel-Artikel aufführen" auf der Seite "Vorlage, Report und Drucker" einschalten. Schalten Sie diese Option nur ein, wenn wirklich die Einzelartikel aufgeführt werden sollen, weil das die Verarbeitungsgeschwindigkeit verlangsamen kann.

6.2 Verknüpfung mit und/oder

Hier können Sie festlegen, ob diese Zeile des Filters mit der vorherigen mit und oder oder verknüpft werden soll.

Durch setzen einer Klammer (auf und zu!) können Sie logische Verknüpfungen herstellen.

6.3 Filter-Methode

Es gibt diese Filter-Methoden:

Leer: Das Feld hat keinen Inhalt.

Nicht leer: Das Feld hat einen Inhalt.

Gleich: Das Feld entspricht genau dem später eingegebenen Wert. Im Gegensatz zu "Beinhaltet" kann man hier kein Jokerzeichen verwenden!

Ungleich: Das Feld entspricht nicht dem später eingegebenen Wert.

Größer als: Das Feld ist größer als der später eingegebene Wert.

Kleiner als: Das Feld ist kleiner als der später eingegebene Wert.

Größer gleich: Das Feld ist größer oder gleich als der später eingegebene Wert.

Kleiner gleich: Das Feld ist kleiner oder gleich als der später eingegebene Wert.

Beinhaltet: Das Feld beinhaltet den eingegebenen Wert. Hierbei kann man das Jokerzeichen * verwenden.; Im Gegensatz zu "Gleich" kann man hier das Jokerzeichen (*) verwenden!; Beispiele:

PLZ "81*" führt alle PLZ aus, die mit "81" beginnen.
PLZ "*81*" führt alle PLZ aus, die irgendwo "81" beinhalten.

6.4 Beschreibung für die Eingabe-Seite

Geben Sie hier an, welcher Text für die Eingabe-Seite verwendet werden soll. Standardmäßig schlägt das Programm den Feld-Namen vor.

Verstecken einer Zeile: Wenn Sie ein Zeile des Auswahl-Filters verstecken wollen, so setzen Sie an den Anfang der Beschreibung ein Minus-Zeichen.

Beispiel:

-Kundennummer größer als:

Die Zeile ist dann für die Anwender/innen unsichtbar und diese können auch keine (ungewollten) Eingaben hier machen.

6.5 Klammern

Hiermit können Sie logische Abfragen zusammenstellen.

Beispiel:

Der Auswahl-Filter:

Die Eingabe-Seite:

In diesem Beispiel sollen die Aufträge aufgeführt werden, die:

einen bestimmten Kunden betreffen, * bedeutet alle'
ab einem bestimmten Datum (einschließlich) erfasst wurden.
bis zu einem bestimmten Datum (einschließlich) erfasst wurden.
den Status 2 (Auftrag) oder 3 (Angebot) haben. Alle anderen angegebenen Filter-Kriterien müssen jedoch auch zutreffen, da sie mit und verknüpft sind.
die Positionsnummer größer als 0 haben, also Positionen ohne die Kapitel-Überschrift

Die Abfrage an den SQL-Server lautet:

where MAUFKO.ADRKURZNAME like '%'
and MAUFKO.ERFDAT >= '01.01.2015'
and MAUFKO.ERFDAT <= '31.12.2015'
and (MAUFKO.STATUSNR = 2 or MAUFKO.STATUSNR = 3)
and MAUFPO.UNTPOSNR > 0

also

Alle Aufträge, egal welcher Kunde
wo das Erfassungsdatum größer oder gleich '01.01.2015'
und das Erfassungsdatum kleiner oder gleich '31.12.2015'
und der Auftragsstatus 2 oder 3 ist
und keine Kapitel-Position dabei ist