REFLEX Kreditlimit-Handling
Inhaltsverzeichnis
1 Allgemeines
Dieser und die folgenden Artikel beschreibt eine Möglichkeit, mit REFLEX die Werkzeuge zum Kunden-Kreditlimit effektiv zu nutzen.
Einige dieser Funktionen sind an die Lizenz gebunden und funktionieren in Ihrem System u.U. anders!
1.1 Kreditlimit in den Kontakt-/Kunden-Stammdaten
In den Kunden-Stammdaten kann man eintragen:
1.2 Eingabefeld "Kreditlimit"
- Kreditlimit
- Diese "absolute Kreditlimit" gibt an, welcher maximale Kredit der Kunde bekommen soll, also wieviele offene Posten (unbezahlte Rechnungen) vorhanden sein dürfen, bevor das System eingreift.
Die Überwachung erfolgt durch:
- Summe aller offenen Rechnungen (bzw. die unbezahlten Restbeträge davon), also alle Rechnungen, bei denen das Fälligkeitsdatum überschritten wurde.
- An manchen Stellen (z.B. dem Drucken der Packliste) wird die Summe des aktuellen Auftrags zu dieser Summe dazu addiert!
1.2.1 Beispiel
Der Kunde hat ein Kreditlimit von 11.000. Die Summe der offenen Posten beträgt 10.400 €. Nun wird ein Auftrag über 1.000 € erfasst. Beim Drucken dieses Auftrags in der Auftragserfassung wird dieser Hinweis angezeigt:
Beim Drucken der Packliste im Lager jedoch wird eine Meldung angezeigt und das Drucken wird verweigert:
Als Admin kann man nun diesen Auftrag bis zu einer gewissen Grenze freigeben:
Diese Freigabe gilt nur für diesen Auftrag und nur bis zu den angegebenen Grenze!
- Die Menüpunkte für die Freigabe/Sperre steht nur zur Verfügung, wenn der/die Benutzer/in das Admin-Recht in REFLEX hat!
1.3 Eingabefelder "Toleranz-Kreditlimit" und "Fälligkeits-Toleranz" (Tage)
Gibt an, welcher maximale Kredit der Kunde unter Berücksichtigung der Toleranz-Tage und der daraus resultierenden unbezahlten, überfälligen Rechnungen hat.
Die Überwachung erfolgt durch:
- Summe aller offenen Rechnungen (bzw. die unbezahlten Restbeträge davon), bei denen das Rechnung-Fällig-Datum + Toleranz-Tage überschritten ist.
1.3.1 Beispiel
Der Kunde hat ein Toleranz-Kreditlimit von 2.500 € und 23 Kulanz-Tage. Das Zahlungsziel beträgt jeweils 8 Tage. Seine offenen Posten:
Betrag Datum Fällig am Toleranz bis zum 1.000,00 01.06.2016 09.06.2015 02.07.2015 2.000,00 11.06.2016 19.06.2015 12.07.2015
Wenn das Kreditlimit bis zum 12.07.2015 abgefragt wird, ist alles (noch) unkritisch.
Wird das Kreditlimit jedoch am dem 13.07.2015 abgefragt, sind nun 3.000,00 außerhalb des Toleranz-Bereichs und das System schlägt Alarm!
1.4 Auftragsverwaltung
In der Auftragserfassung wird beim Drucken/Mailen eines Auftrags eine Überwachung der Kreditlimits durchgeführt, allerdings erfolgt hier nur eine Warnmeldung!
1.5 Auftrags-Controlling
Das Auftrags-Controlling führt alle anstehenden Aufträge (Status „AUFT“) auf, die bis zu dem angegebenen Datum beginnen (Dispo-Von-Datum) ausgegeben werden sollen.
Es listet Aufträge (Kunden) auf:
- bei denen das absolute Limit überschritten werden würde, wenn Limit + Auftragssumme überschritten werden würde
oder
- wenn das Toleranz-Limit derzeit überschritten ist.
Optional kann man nur die Aufträge eines bestimmten Bearbeiters auflisten lassen.
1.5.1 Farbige Darstellung
- Roter Hintergrund
- Die Rechnung ist außerhalb des Toleranz-Bereichs
- Blaue Schrift
- Der Auftrag zu der Rechnung wurde freigegeben. Die Summe dieser Rechnung ist der OP-Summe nicht enthalten!
1.6 Lager
Vor dem Drucken der Packliste wird das aktuelle Kreditlimit überwacht.
Wenn das absolute Kreditlimit oder das Kulanz-Limit überschritten ist, kann die Packliste nicht gedruckt werden.
- Als Admin hat man die Möglichkeit, einen Auftrag gezielt bis zu einem bestimmten Betrag freizugeben. Wenn die Auftags-Gesamtsumme innerhalb der Freigabe-Grenze liegt, kann die Packliste gedruckt werden.
- Die Buchhaltung hat die Möglichkeit, einen bestimmten Auftrag als Bezahlt zu kennzeichnen, auch wenn noch keine Rechnung geschrieben wurde! Dass ist z.B. dann sinnvoll, wenn der Kunde die Auftragssumme im Voraus avisiert.
- Dazu gibt es im Auftragskopf einen entsprechenden Button. Wenn der Auftrag schon das Kennzeichen "Bezahlt" hat, kann man es hiermit wieder auf "Unbezahlt" setzen. Das Setzen/Entfernen dieses Kennzeichens wird im Kulanz-Kredit-Protokoll festgehalten.
- Es ist dazu das Zugriffsrecht "Zahlungseingang erfassen" notwendig! Ohne dieses Recht erscheint der Button nicht.
