REFLEX Bedienungsanleitung Stammdaten Veranstaltungsorte

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1 Allgemeines

Im Menü "Stammdaten" ⇒ "Veranstaltungsorte" können Sie die Örtlichkeiten, technischen Gegebenheiten usw. der einzelnen Veranstaltungsorte hinterlegen. Um diese Informationen nicht jedes Mal neu ermitteln zu müssen, können Sie über diesen Programmteil wichtige Informationen (Raumbeschreibungen, Strom, Parkmöglichkeiten, Routen usw.) abspeichern.

Wenn Sie diese Programmdatei auswählen, erscheint zuerst ein Suchen-Fenster.

REFELX Stammdaten Verantstaltungsorte.jpg

Wenn Sie einen Veranstaltungsort auswählen stehen Ihnen mehrere Registerseiten im oberen Bildschirmbereich zur Verfügung: Adresse, Strecke, Parken, Telefon, Veranstaltungen.

REFELX Stammdaten Verantstaltungsorte Auswahl.jpg

2 Funktionen

Sie können bereits gespeicherte Veranstaltungsorte auswählen und bearbeiten oder neue Veranstaltungsorte anlegen:

Datensatz bearbeiten
Drücken/Klicken Sie auf [F2] oder [Bearbeiten].Es öffnet sich der angeklickte Datensatz zu Bearbeitung.
Datensatz speichern
Drücken/Klicken Sie auf [F3] oder [Speichern]
Datensatz suchen
Drücken/Klicken Sie auf [F4] oder [Suchen]. Sie können durch Anklicken der Feldbezeichnungen den Suchbegriff auswählen. Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, sich diese Daten auf- oder absteigend anzeigen zu lassen. Der rote Pfeil in der Überschriftenzeile zeigt dann nach unten bzw. nach oben.

3 Registerseiten

3.1 Adresse

Eingabefeld Kurzname
Tragen Sie hier den Kurznamen der Halle/Veranstaltung ein. Nach dem Kurznamen können Sie auch Suchen/Sortieren. Verwenden Sie daher einen „sprechenden“ Namen.
Eingabefeld Name
Eingabe der Halle/des Veranstaltungsortes
Eingabefeld Straße
Eingabe der Straße
Eingabefeld L/PLZ/Ort
Eingabe des Länderkennzeichens/der Postleitzahl/der Stadt
Kategorie 
Telefon
Eingabe der Telefon-Nummer
Telefax
Eingabe der Telefax-Nummer
Bem.
Fahrtzeit
Eingabe der Fahrtzeit
Entfernung
Eingabe der Entfernung
Strecke
Eingabe der Fahrstrecke
VOrt-Nr.
das Programm vergibt automatisch eine Nummer für die Adresse des Veranstaltungsortes
Adr.-Nr.

REFELX Stammdaten Verantstaltungsorte Auswahl.jpg

3.2 Parken

Hier können Sie alle notwendigen Informationen zu den Parkgegebenheiten hinterlegen.

Parkmöglichkeiten
Tragfähigkeit
Rampe außen
Ist ein Rampe vorhanden, wird ein Haken gesetzt
Parkgenehmigung erteilt
Tel. 
Pol.Abs.erford.
Ist eine polizeiliche Absperrung erforderlich, muss hier ein Haken gesetzt werden.
Tel. 

REFLEX Stammdaten Veranstaltungsorte Parken.jpg

3.3 Telefon

Hier können Telefon-Nummern von Ansprechpartner der Veranstaltungsorte hinterlegt werden.

Name
Eingabe des Names des Ansprechpartners
Abteilung
Eingabe der Abteilung
Pers.Anrede
Telefon
Eingabe der Telefon-Nummer
Bemerkung

REFLEX Stammdaten Veranstaltungsorte Telefon.jpg

3.4 Veranstaltungen

Hier werden die Veranstaltungen vermerkt, die bereits an diesem Veranstaltungsort durchgeführt wurden.

Rechn.-Nr.
Eingabe der Rechnungs-Nummer
VA-Name
Eingabe der Veranstaltungsnamen
VA-Kunde
Eingabe des Veranstaltungskunden

3.5 Räume

Für jeden Veranstaltungsort kann man beliebig viele Räume anlegen.

⇒ Der Raum-Name muss eindeutig sein!

Jeder Raum kann folgende Informationen haben: Raum-Maße, Akustik, Bühne

REFLEX Stammdaten Veranstaltungsorte Räume.jpg

3.6 Projektion

REFLES Stammdaten Veranstaltungsorte Projektion.jpg

3.7 Strom

REFLEX Stammdaten Veranstaltungsorte Strom.jpg

3.8 Dokumente

In den Veranstaltungsorten kann man auch Dokumente verknüpfen, wie bei den Artikel, Kontakten usw.

Dabei gibt es zwei Verknüpfungsmöglichkeiten:

  1. Dokumente für den ganzen Veranstaltungsort
  2. Dokumente für einen bestimmten Raum

REFLEX Stammdaten Veranstaltungsorte Verknüpfungen.jpg

In jeder Registerseite gibt es eine Leiste mit Schaltflächen zum Bearbeiten der Dokumentenverknüpfungen:

Über die Schaltfläche [Bild laden] kann man eine Bilddatei direkt in der Datenbank speichern. Im Gegensatz zu einer Verknüpfung sind die Bilddaten dann direkt in der Datenbank enthalten. Das ermöglicht es, das Bild in einem Report direkt einzubinden. Auf diese Art und Weise können jedoch nur JPG-Dateien eingebunden werden!

4 Technische Hinweise

Es wird bereits bestehende, aber unbenutzte Tabelle VORTDOK verwendet, die durch das Update ergänzt wird. Sie beinhaltet folgende Felder:


VORTNR
Verbindung zum VA-Ort.
RAUM
Verbindung zu einem Raum, wenn es sich um eine Verknüpfung zu einem Raum handelt. Wenn es eine Verknüpfung zum VA-Ort ist, ist dieses Feld leer (Neues Feld!).
DATEINAME
PFADNAME
BILD_IN_DB
Dieses Integer-Kennzeichenfeld beinhaltet 0, wenn kein Bild in der Datenbank gespeichert ist und 1, wenn ein Bild direkt in die Datenbank gespeichert wurde (s.u.).
BILD
Gespeichertes Bild (JPG), das direkt in der Datenbank abgelegt wurde.

5 Links