REFLEX Bedienungsanleitung Kassenbuch: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 1. März 2013, 23:41 Uhr

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1 Einleitung

1.1 Was ist das REFLEX-Kassenbuch?

Mit dem REFLEX-Kassenbuch kann man ein Kassenbuch führen, das in die REFLEX-Datenbankumgebung eingebunden ist. Ein Kassenbuch ist im Grunde genommen nichts anderes als eine Tabelle, in der alle Buchungen (Ausgaben und Einnahmen) verzeichnet werden. Aber es gibt bestimmte Regeln, die einem Kassenbuch zugrunde liegen, z.B.

• Eine Buchung besteht immer aus einem Konto (das ist die Kasse) und einem Gegenkonto.
• Ein Gegenkonto kann sein:
  • Ein Sachkonto (z.B. Spesen wurden ausbezahlt)
  • Ein Debitoren-Konto (ein Kunde hat eine Rechnung bar bezahlt)
  • Ein Kreditoren-Konto (Sie haben eine Lieferanten-/Eingangsrechnung bar bezahlt) sein.
• Es gibt immer nur Ausgaben oder Einnahmen. Bei jeder Kassenbuchung muss man das festlegen, das Programm versucht allerdings, wo es nur geht dieses Kennzeichen für Sie zu setzen!
• Die Kasse kann niemals ins Minus gehen! Schließlich können Sie nicht mehr Geld ausgeben, als in der Kasse ist (das geht nur in der Politik, und auch da nicht für immer…).
• Für jede Buchung müssen Sie einen Grund angeben (Buchungstext) und optional eine Belegnummer (z.B. eine Rechnungsnummer einer Ein- oder Ausgangsrechnung).
• Jede Buchung bekommt eine fortlaufende Nummer, die sog. Buchungsnummer. Optional wird diese innerhalb eines Jahres oder einer Periode geführt, fängt dann wieder bei 1 an.

Das REFLEX-Kassenbuch hat einige Vorteile:

• Das Kassenbuch wird in der REFLEX-Datenbank gespeichert

• Einfache und schnelle Bedienung

• Beliebig viele Kassen (Konten) können benutzt werden.

• Anhand der eingegebene Gegenkonto-Nummer erkennt das REFLEX-Kassenbuch die Buchungsart:
  • Buchung auf Aufwandskonto
  • Buchung auf Debitoren-Konto (Ausgangsrechnung wird bezahlt)
  • Buchung auf Kreditoren-Konto (Eingangsrechnung wird erstellt und bezahlt)

• Automatische Verbuchung in der REFLEX-Datenbank bei Erfassung von Zahlung auf Eingangsrechnungen, d.h. eine Zahlung kann direkt im Kassenbuch verbucht werden und man muss nicht mehr in REFLEX, um sie zu verbuchen.

• Automatische Verbuchung in der REFLEX-Datenbank bei Erfassung von Zahlung auf Ausgangsrechnungen

• Storno-Funktion zum einfachen Stornieren von Buchungen. Die Original-Buchung bleibt dabei natürlich unangetastet.

• Druck Kassenbeleg und Journal

• Makros für immer wiederkehrende Buchungen erleichtern die Erfassung

• Auswertungen und Statistiken über Reports (Crystal Reports-Integration)

• Suchfunktion nach Buchungstext, Belegnummer, Betrag, Gegen-Konto

• Zugriffsrechte auf das Kassenbuch kann man in REFLEX einstellen.

REFLEX-Kassenbuch beachtet die GoB (Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung). So ist z.B. das Löschen oder Ändern von gebuchten Daten nicht mehr möglich!

1.2 Begriffe

Im Artikel in dem Artikel REFLEX Bedienungsanleitung Kassenbuch Begriffe werden die Begriffe beschrieben, die in der Bedienungsanleitung verwendet werden.

1.3 Technische Voraussetzungen

• PC mit Windows XP®, Vista®, Windows 7® oder Windows 8®
• Netzwerk-Anschluss für den Zugriff auf die Datenbank
• Datenbank-Server mit REFLEX-Datenbank
• Microsoft .Net-Framework 3.5SP1 (wird mit installiert, Internet-Anschluss wird vorausgesetzt)
• Das Zugriffrecht „Kassenbuch“ muss in REFLEX eingerichtet worden sein
  • Lesen: Sie dürfen nur Buchen anzeigen lassen und drucken, aber keine Buchungen durchführen.
  • Schreiben: Sie dürfen Buchungen durchführen und einer Kasse als Kassenführer/in zugewiesen werden. Wenn bei einer Kasse ein(e) Kassenführer(in) angegeben ist, kann nur diese Person Buchungen auf diese Kasse durchführen!
  • Im Regelfall hat nur eine Person das Buchungsrecht auf eine Kasse, weil sie ja auch die Verantwortung für den Kassenbestand trägt.

1.4 Installation - Starten

Sie Installation wird in dem Artikel REFLEX Bedienungsanleitung Kassenbuch Installation und Administration beschrieben.

Starten Sie das Programm über Windows-Start Start -> Programme -> REFLEX-Kassenbuch. Unter Windows 8© tippen Sie auf die entsprechende Kachel des Startbildschirms.

1.5 Anmelden

1.6 Das erste Mal

2 Erste Schritte

2.1 Wie funktioniert REFLEX-Kassenbuch?

2.1.1 Das Prinzip

2.2 Das Hauptmenü

3 Einstellungen

3.1 Kassen/Konten

3.2 Makros

3.3 Einstellungen Reports/Listen

3.4 Einstellungen Buchen

3.5 Arbeiten mit REFLEX-Kassenbuch

3.6 Buchen

Auf dieser Seite Buchen werden die Buchungsvorgänge durchgeführt. Hier wählen Sie das Gegenkonto, geben die Beleg-Nummer und -Betrag ein usw. Dann speichern Sie die Buchung. Klicken Sie hier für die Einzelheiten:

REFLEX Bedienungsanleitung Kassenbuch Buchen

3.7 Abschluss einer Periode

3.8 Suchen von Buchungen

3.8.1 Beschreibung des Fensters

3.8.2 Vorgehensweise

4 Listen und Auswertungen

4.1 Allgemeines

4.2 Anwendung

5 Export

5.1 Allgemeines

5.2 Anwendung

6 Tabellenaufbau ändern

6.1 Wie wird die Änderung aktiviert?

6.2 Position einer Spalte ändern

6.3 Breite oder Titel einer Spalte ändern

6.4 Neue Spalte anlegen

6.5 Eingaben speichern

7 Links

• REFLEX Online Bedienungsanleitung

• REFLEX Bedienungsanleitung Kassenbuch Installation und Administration