REFLEX Bedienungsanleitung Eingangsrechungen
Inhaltsverzeichnis
1 Allgemeines
Über die Eingangsrechnungen können Sie die Rechnungen, die Sie von Ihren Lieferanten erhalten, erfassen, die Zahlungen überwachen und sich einen Überblick über Ihre Lieferantenverbindlichkeiten verschaffen. Eine Eingangsrechnung besteht immer aus der Hauptrechnung und optional aus sog. „Splitbuchungen“.
Splitbuchungen teilen eine Eingangsrechnung auf verschiedene Kostenstellen, Aufträge usw. auf. Das ist dann wichtig, wenn sich eine Eingangsrechnung auf verschiedene Aufträge, Kostenstellen usw. bezieht.
Jede erfasste Eingangsrechnung erhält eine eindeutige Nummer, die vom Programm automatisch fortlaufend vergeben wird, die sog. Buchungsnummer (BuchNr).
Zusätzlich gibt es ein Feld „Laufende Nummer“ (BuchLfdNr), die auch vom Programm vergeben wird.
Bei Splitbuchungen (s. u.) erhalten alle Buchungen, die sich auf eine Eingangsrechnung beziehen, dieselbe Buchungsnummer, unterschieden durch die laufende Nummer.
Beispiel:
| ID* | Rechnungsnummer | Buchungsnummer | Lfd.Nr. | Hinweis |
|---|---|---|---|---|
| 1011 | AB10020 | 123 | 0 | Rechnungsbuchungssatz mit dem Gesamtbetrag der Eingangsrechnung. Splitbuchungen dazu folgen. |
| 1012 | AB10020 | 123 | 1 | Rechnungsbuchungssatz mit dem 1. Teilbetrag der Eingangsrechnung, z.B. für Auftrag 4711. |
| 1013 | AB10020 | 123 | 2 | Rechnungsbuchungssatz mit dem 2. Teilbetrag der Eingangsrechnung, z.B. für Auftrag 4712. |
| 1014 | 345540020 | 124 | 0 | Rechnungsbuchungssatz mit dem Gesamtbetrag der Eingangsrechnung. Keine Splitbuchungen vorhanden. |
| 1015 | 456456 | 125 | 0 | Rechnungsbuchungssatz mit dem Gesamtbetrag der Eingangsrechnung. Splitbuchungen dazu folgen. |
| 1016 | 456456 | 125 | 1 | Rechnungsbuchungssatz mit dem 1. Teilbetrag der Eingangsrechnung, z.B. für Kostenstelle 1452. |
| 1017 | 456456 | 125 | 2 | Rechnungsbuchungssatz mit dem 2. Teilbetrag der Eingangsrechnung, z.B. für Kostenstelle 1800. |
| 1018 | 456456 | 125 | 3 | Rechnungsbuchungssatz mit dem 3. Teilbetrag der Eingangsrechnung, z.B. für Kostenstelle 2000. |
* Die Buchungs-Laufende-Nummer hat nichts mit der sog. ID-Nummer zu tun! Die ID ist eine Nummer, die vom SQL-Server vergeben wird und jeden einzelnen Buchungssatz eindeutig kennzeichnet. Wenn Sie die Eingangsrechnungen nach dem Update zum ersten Mal öffnen, bemerkt das Programm, dass es noch keine Buchungsnummern gibt und fragt Sie:
Sie sollten „Ja“ auswählen, damit die Buchungsnummern vergeben werden.
2 Eingangsrechnungen öffnen
Das Fenster zum Bearbeiten der Eingangsrechnungen können Sie über das Menü „Faktura“ oder die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste starten. Es öffnet sich das Fenster mit der Übersicht der gespeicherten Eingangsrechnungen, dem sog. „Suchenfenster“. Beispiel:
3 Suchen
Im Suchenfenster gibt es viele Möglichkeiten, eine bestimmte Eingangsrechnung zu suchen (und zu finden!) oder sich einen Überblick über die vorhandenen Rechnungen zu verschaffen
3.1 Suchen über eine beliebige Spalte der Tabelle
Mit den allgemeinen Suchfunktionen des Programms können Sie eine bestimmte Rechnung finden, indem Sie zuerst die gewünschte Spalte in der Überschrift der Tabelle anklicken und danach im Feld „Suchen“ einen Suchbegriff eingeben.
3.2 Suchen aller Rechnungen eines bestimmten Lieferanten
Wenn Sie alle Rechnungen eines bestimmten Lieferanten anzeigen wollen, so klicken Sie mit der Maus in das Feld „Nur Lieferant“ und wählen dort den gewünschten Lieferanten aus, indem Sie einfach die Anfangsbuchstaben des Lieferanten eingeben. Bei der Eingabe öffnet sich ein Listenfeld, in dem die gespeicherten Lieferanten (alphabetisch sortiert nach dem Kontakt-Kurznamen) aufgeführt werden. Mit jeder Eingabe eines Buchstabens kommen Sie näher an den gewünschten Lieferanten heran.
- Lieferant im Sinne des Programms ist ein Kontakt, in dem eine Lieferantennummer steht!
Wenn Sie den gewünschten Lieferanten gefunden haben, drücken Sie [ENTER]. Sobald Sie eine Eingabe in dieses Feld machen, wird das Häkchen rechts neben dem Eingabefeld gesetzt. Dieses Häkchen zeigt an, dass nach einem Lieferanten gesucht werden soll. Wenn Sie dieses Häkchen mit einem Mausklick wieder entfernen, wird die Suche nach einem Lieferant wieder aufgehoben!
3.3 Suchen aller Rechnungen ab einem bestimmten Rechnungsdatum
Wenn Sie alle Rechnungen ab einem bestimmten Rechnungsdatum anzeigen wollen, so klicken Sie mit der Maus in das Feld „Nur ab dem“ und wählen dort das gewünschte Datum, indem Sie einfach das Datum eingeben oder mit dem Kalender auswählen.
Sobald Sie eine Eingabe in dieses Feld machen, wird das Häkchen rechts neben dem Eingabefeld gesetzt. Dieses Häkchen zeigt an, dass nach einem Datum gesucht werden soll. Wenn Sie dieses Häkchen mit einem Mausklick wieder entfernen, wird die Suche nach einem Datum wieder aufgehoben!
3.4 Filter für die Suche angeben
Für die Filterung der Anzeige stehen diese Optionen zur Verfügung:
- Alle
- Zeigt alle Rechnungen an (die den o. a. Suchkriterien entsprechen!
- Fällig
- Zeigt nur fällige Rechnungen an
- Fällig Skonto
- Zeigt nur fällige Rechnungen anhand des Skonto-Datums an
- Unbezahlt
- Zeigt nur zu bezahlende Rechnungen an
- Bezahlt
- Zeigt nur die bezahlten Rechnungen an
- Teilzahlungen
- Zeigt nur die teilbezahlten Rechnungen an
- Sie können die Filter- und Suchfunktionen jederzeit beliebig kombinieren, um z. B. nur die fälligen Rechnungen eines bestimmten Lieferanten ab einem bestimmten Datum anzuzeigen!
- Achtung! Wenn Sie keinen Filter und keine Suchbegriffe angeben, werden alle Rechnungen aus der Datenbank abgerufen! Wenn Sie viele Rechnungen gespeichert haben kann das u. U. einen großen Datentransfer und damit verbundenen Zeitverlust bedeuten!
4 Summen anzeigen
Sie können sich die Summen der Felder Brutto, Netto, Skonto und Bezahlt der angezeigten Rechnungen anzeigen lassen. Klicken Sie dazu auf die jeweilige Option.
