REFLEX Bedienungsanleitung Eingangsrechungen

1 Allgemeines

Über die Eingangsrechnungen können Sie die Rechnungen, die Sie von Ihren Lieferanten erhalten, erfassen, die Zahlungen überwachen und sich einen Überblick über Ihre Lieferantenverbindlichkeiten verschaffen. Eine Eingangsrechnung besteht immer aus der Hauptrechnung und optional aus sog. „Splitbuchungen“.
Splitbuchungen teilen eine Eingangsrechnung auf verschiedene Kostenstellen, Aufträge usw. auf. Das ist dann wichtig, wenn sich eine Eingangsrechnung auf verschiedene Aufträge, Kostenstellen usw. bezieht. Jede erfasste Eingangsrechnung erhält eine eindeutige Nummer, die vom Programm automatisch fortlaufend vergeben wird, die sog. Buchungsnummer (BuchNr).
Zusätzlich gibt es ein Feld „Laufende Nummer“ (BuchLfdNr), die auch vom Programm vergeben wird.
Bei Splitbuchungen (s. u.) erhalten alle Buchungen, die sich auf eine Eingangsrechnung beziehen, dieselbe Buchungsnummer, unterschieden durch die laufende Nummer.

Beispiel:

ID*	Rechnungsnummer	Buchungsnummer	Lfd.Nr.	Hinweis
1011	AB10020	123	0	Rechnungsbuchungssatz mit dem Gesamtbetrag der Eingangsrechnung. Splitbuchungen dazu folgen.
1012	AB10020	123	1	Rechnungsbuchungssatz mit dem 1. Teilbetrag der Eingangsrechnung, z.B. für Auftrag 4711.
1013	AB10020	123	2	Rechnungsbuchungssatz mit dem 2. Teilbetrag der Eingangsrechnung, z.B. für Auftrag 4712.
1014	345540020	124	0	Rechnungsbuchungssatz mit dem Gesamtbetrag der Eingangsrechnung. Keine Splitbuchungen vorhanden.
1015	456456	125	0	Rechnungsbuchungssatz mit dem Gesamtbetrag der Eingangsrechnung. Splitbuchungen dazu folgen.
1016	456456	125	1	Rechnungsbuchungssatz mit dem 1. Teilbetrag der Eingangsrechnung, z.B. für Kostenstelle 1452.
1017	456456	125	2	Rechnungsbuchungssatz mit dem 2. Teilbetrag der Eingangsrechnung, z.B. für Kostenstelle 1800.
1018	456456	125	3	Rechnungsbuchungssatz mit dem 3. Teilbetrag der Eingangsrechnung, z.B. für Kostenstelle 2000.

^* Die Buchungs-Laufende-Nummer hat nichts mit der sog. ID-Nummer zu tun! Die ID ist eine Nummer, die vom SQL-Server vergeben wird und jeden einzelnen Buchungssatz eindeutig kennzeichnet. Wenn Sie die Eingangsrechnungen nach dem Update zum ersten Mal öffnen, bemerkt das Programm, dass es noch keine Buchungsnummern gibt und fragt Sie:

Sie sollten „Ja“ auswählen, damit die Buchungsnummern vergeben werden.

2 Eingangsrechnungen öffnen

Das Fenster zum Bearbeiten der Eingangsrechnungen können Sie über das Menü „Faktura“ oder die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste starten. Es öffnet sich das Fenster mit der Übersicht der gespeicherten Eingangsrechnungen, dem sog. „Suchenfenster“. Beispiel:

3 Suchen

Im Suchenfenster gibt es viele Möglichkeiten, eine bestimmte Eingangsrechnung zu suchen (und zu finden!) oder sich einen Überblick über die vorhandenen Rechnungen zu verschaffen

3.1 Suchen über eine beliebige Spalte der Tabelle

Mit den allgemeinen Suchfunktionen des Programms können Sie eine bestimmte Rechnung finden, indem Sie zuerst die gewünschte Spalte in der Überschrift der Tabelle anklicken und danach im Feld „Suchen“ einen Suchbegriff eingeben.

3.2 Suchen aller Rechnungen eines bestimmten Lieferanten

Wenn Sie alle Rechnungen eines bestimmten Lieferanten anzeigen wollen, so klicken Sie mit der Maus in das Feld „Nur Lieferant“ und wählen dort den gewünschten Lieferanten aus, indem Sie einfach die Anfangsbuchstaben des Lieferanten eingeben. Bei der Eingabe öffnet sich ein Listenfeld, in dem die gespeicherten Lieferanten (alphabetisch sortiert nach dem Kontakt-Kurznamen) aufgeführt werden. Mit jeder Eingabe eines Buchstabens kommen Sie näher an den gewünschten Lieferanten heran.

• Lieferant im Sinne des Programms ist ein Kontakt, in dem eine Lieferantennummer steht!

Wenn Sie den gewünschten Lieferanten gefunden haben, drücken Sie [ENTER]. Sobald Sie eine Eingabe in dieses Feld machen, wird das Häkchen rechts neben dem Eingabefeld gesetzt. Dieses Häkchen zeigt an, dass nach einem Lieferanten gesucht werden soll. Wenn Sie dieses Häkchen mit einem Mausklick wieder entfernen, wird die Suche nach einem Lieferant wieder aufgehoben!

3.3 Suchen aller Rechnungen ab einem bestimmten Rechnungsdatum

Wenn Sie alle Rechnungen ab einem bestimmten Rechnungsdatum anzeigen wollen, so klicken Sie mit der Maus in das Feld „Nur ab dem“ und wählen dort das gewünschte Datum, indem Sie einfach das Datum eingeben oder mit dem Kalender auswählen.
Sobald Sie eine Eingabe in dieses Feld machen, wird das Häkchen rechts neben dem Eingabefeld gesetzt. Dieses Häkchen zeigt an, dass nach einem Datum gesucht werden soll. Wenn Sie dieses Häkchen mit einem Mausklick wieder entfernen, wird die Suche nach einem Datum wieder aufgehoben!

3.4 Filter für die Suche angeben

Für die Filterung der Anzeige stehen diese Optionen zur Verfügung:

Alle

Zeigt alle Rechnungen an (die den o. a. Suchkriterien entsprechen!

Fällig

Zeigt nur fällige Rechnungen an

Fällig Skonto

Zeigt nur fällige Rechnungen anhand des Skonto-Datums an

Unbezahlt

Zeigt nur zu bezahlende Rechnungen an

Bezahlt

Zeigt nur die bezahlten Rechnungen an

Teilzahlungen

Zeigt nur die teilbezahlten Rechnungen an

• Sie können die Filter- und Suchfunktionen jederzeit beliebig kombinieren, um z. B. nur die fälligen Rechnungen eines bestimmten Lieferanten ab einem bestimmten Datum anzuzeigen!
• Achtung! Wenn Sie keinen Filter und keine Suchbegriffe angeben, werden alle Rechnungen aus der Datenbank abgerufen! Wenn Sie viele Rechnungen gespeichert haben kann das u. U. einen großen Datentransfer und damit verbundenen Zeitverlust bedeuten!

3.5 Summen anzeigen

Sie können sich die Summen der Felder Brutto, Netto, Skonto und Bezahlt der angezeigten Rechnungen anzeigen lassen. Klicken Sie dazu auf die jeweilige Option.

4 Gespeicherte Rechnung bearbeiten

Wenn Sie eine Rechnung nachträglich bearbeiten wollen, so suchen Sie sie zuerst aus (s. o.) und drücken dann die Taste [ENTER] oder [F2] oder doppelklicken Sie auf die gewünschte Rechnung mit der Maus.

5 Neue Rechnung anlegen

Wenn Sie eine Rechnung neu anlegen und speichern wollen, so drücken Sie die Taste [F5] oder [Strg]+[N] oder klicken auf die entsprechende Schaltfläche. Das Bearbeitungsfenster öffnet sich.

Beispiel:

1	Die Eingabemaske ist in 3 Registerfelder aufgeteilt: Lieferant/Rechnung zur Eingabe des Lieferanten und der Rechnungsdaten Freigabe/Sperre zum Anzeigen der Zahlung. Die Sperre/Freigabe einer Eingangsrechnung wird im Hauptfenster erfasst! Zahlung zur Eingabe der Zahlung(en) der Rechnung anzeigen. Die Zahlung selbst wird im Hauptfenster vorgenommen! Man kann entweder über die Register-Titel auf die verschiedenen Registerseiten umschalten oder über die Schaltflächen [Freigeben] bzw. [Bezahlen]. Außerdem kann man die Statuszeile ein-/ausschalten, in der der aktuelle Rechnungsstatus angezeigt wird, egal welches Register man gerade geöffnet hat.
2	Mit den Schaltflächen am linken Fensterrand kann man die einzelnen Bereiche der Eingabemaske ausblenden, wenn man sie nicht benötigt. Durch einen Mausklick auf eine der Schaltflächen wird der entsprechende Bereich ein-/ausgeblendet. Diese Einstellung wird im Benutzerprofil gespeichert.
3	Die Buchungsnummer wird hier angezeigt. Allerdings wird die Buchungsnummer immer erst beim Speichern der Erfassung erzeugt! Dadurch wird vermieden, dass es Lücken in den Buchungsnummern gibt, wenn man die Erfassung abbricht. Wichtig:Wenn Sie für die Eingangsrechnung Splitbuchungen erfassen, indem Sie auf die Schaltfläche [Splitbuch.] klicken, so wird die Eingangsrechnung automatisch gespeichert und eine Buchungsnummer vergeben! Beachten Sie, dass ganz rechts oben im Fenster die sog. ID-Nummer angezeigt wird, die nichts mit der Buchungsnummer zu tun hat. Die ID-Nummer ist eine fortlaufende Datenbank-Nummer, die für jeden Buchungsvorgang vergeben wird, also auch für Splitbuchungen, während die Buchungsnummer für eine Eingangsrechnung mit allen ihren Splitbuchungen identisch ist!
4	Mit dieser Schaltfläche wird das Fenster zur Erfassung von Splitbuchungen geöffnet. Die Eingangsrechnung wird dazu automatisch gespeichert.

Die Ansicht der Eingabefelder können Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen, indem Sie auf „Optionen“ und/oder „Ansicht“ klicken. Beachten Sie bitte die nachfolgenden Hinweise.

6 Optionen bei der Eingabe

Im Bearbeitungsfenster gibt es viele Eingabefelder. Da Sie u. U. nicht alle benötigen, können Sie bestimmte Bereiche des Fensters ein- oder ausblenden. Klicken Sie dazu auf „Ansicht“.

6.1 Mehrwertsteuer-Verarbeitungsmethode

Sie können die Erfassung der Mehrwertsteuer auf zwei verschiedene Arten durchführen:

Standard-Mwst.

Hierbei wird für jede Rechung nur ein Mwst.Satz/-Betrag angegeben. Diese Methode ist einfacher und ermöglicht das schnellere Erfassen der Rechnung. Allerdings wird der Rechnungsbetrag immer nur mit einer Mwst. berechnet.

Es wird immer der Rechungsgesamtbetrag (Brutto) eingegeben und der Nettobetrag/Mwst.-Betrag vom Programm errechnet.

Erweiterte Mwst.

Diese Methode erlaubt die Eingabe von verschiedenen Mwst.Sätzen für eine Rechnung. Für Sonstiges (Versand, Porto usw.) kann zusätzlich ein abweichender Mwst. Satz angegeben werden.

Sie können bei dieser Methode wählen, ob Sie Brutto-Erfassungen machen wollen (also brutto eingeben, netto wird errechnet) oder Netto-Erfassung (also netto eingeben, Brutto-Beträge werden errechnet).

Die Mwst.-Verarbeitungsmethode können Sie mit der Schaltfläche „Optionen“ wählen:

Sie können jederzeit zwischen den Methoden hin- und herschalten!

6.2 Skonto Betragseingabe

Man kann nicht nur Skonto-Prozente angeben sondern alternativ dazu den Skonto-Betrag. Dazu gibt es ein Optionsfeld:

Markiert man dieses Feld, kann man den Skonto-Betrag eingeben und der Skonto-Prozentwert wird errechnet. Diese Option wird im Benutzerprofil gespeichert.

6.3 Zahlungsziel-Tage

Es gibt ein Feld "Zahlungsziel-Tage". Bei der Erfassung einer neuen Rechnung holt das Programm die Zahlungskonditionen des ausgewählten Lieferanten (falls vorhanden) und trägt die Tage "Netto" und "Skonto" in die Erfassungsmaske ein.

• Wenn man die Tage verändert und das Feld mit TAB verlässt, werden die Felder "Fällig am", "Zahlen am" und "Skonto am" entsprechend neu berechnet.

• Wenn man das Feld "Fällig am" ändert und das Feld mit TAB verlässt, werden die entsprechenden Tage ausgerechnet.

Das gleiche gilt für die Skonto-Tage.

Wichtig

Entscheidend für die Berechnung der Tage ist das angegebene Rechnungsdatum und das Datum in Fällig am! In früheren Versionen des Programms (bis Release 150830) wurde für die Berechnung das Eingangsdatum verwendet. Das ist kaufmännisch jedoch nicht korrekt! Die Fälligkeit einer Rechnung bezieht sich auf das Rechnungsdatum, und nicht auf das Eingangsdatum!

7 Eingabefelder einer Rechnung

Folgende Felder können Sie eingeben:

Feld	Beschreibung
Lieferant	Wählen Sie den Lieferanten aus, indem Sie einfach die Anfangsbuchstaben des Lieferanten eingeben. Bei der Eingabe öffnet sich ein Listenfeld, in dem die gespeicherten Lieferanten (alphabetisch sortiert nach dem Kontakt-Kurznamen) aufgeführt werden. Mit jeder Eingabe eines Buchstabens kommen Sie näher an den gewünschten Lieferanten heran. Lieferant im Sinne des Programms ist ein Kontakt, in dem eine Lieferantennummer steht! Wenn Sie den gewünschten Lieferanten gefunden haben, drücken Sie [ENTER]. Alternativ dazu können Sie einen Lieferanten mit der Schaltfläche [...] neben dem Eingabefeld aussuchen. In diesem Suchenfenster können Sie nach allen Feldern der Kontakt-Stammdaten suchen.
Bestell-Nr.	Optionale Eingabe. Mit der Schaltfläche [...] neben dem Eingabefeld können Sie eine Bestellung aussuchen.
Auftr.Nr.	Optionale Eingabe. Mit der Schaltfläche [...] neben dem Eingabefeld können Sie einen Auftrag aussuchen.
Kostenstelle	Optionale Eingabe. Mit der Schaltfläche [...] neben dem Eingabefeld können Sie eine Kostenstelle aussuchen.
Kostenträger	Optionale Eingabe. Mit der Schaltfläche [...] neben dem Eingabefeld können Sie einen Kostenträger aussuchen.
Rechnungsnr.	Die Rechnungsnummer des Lieferanten muss hier eingegeben werden. Ohne diese Angabe können Sie die Rechnung nicht speichern.
Rechn.datum	Das Rechnungsdatum des Lieferanten muss hier eingegeben werden. Ohne diese Angabe können Sie die Rechnung nicht speichern.
Eingangsdatum	Dieses Feld wird vom Programm automatisch auf das aktuelle Datum + 3 Tage gesetzt, Sie können diese Angabe jedoch überschreiben.
Fällig am	Dieses Feld wird vom Programm automatisch auf das Eingangsdatum + 10 Tage gesetzt, Sie können diese Angabe jedoch überschreiben. Diese Angabe ist wichtig für die Auswertung / Zahlungsüberwachung!
Zahlen am	Dieses Feld wird vom Programm automatisch auf das Eingangsdatum + 10 Tage gesetzt, Sie können diese Angabe jedoch überschreiben. Diese Angabe ist wichtig für die Auswertung / Zahlungsüberwachung!
Zahlung sperren	Mit diesem Feld kann man die Zahlung dieser Rechnung sperren.
Freigegeben am	Datum der Freigabe
Freigabe durch	Kurzzeichen des Freigebenden
Rechn.ges.Betrag	Wenn Sie die einfache Erfassungsmethode angewählt haben (siehe Optionen), so geben Sie hier den Brutto-Rechnungs-betrag ein. Anhand der Vorgaben in Mwst.1 wird der Nettobetrag vom Programm automatisch errechnet. Wenn Sie die erweiterte Erfassungsmethode angewählt haben (siehe Optionen), so können Sie hier keine Eingabe machen, der Brutto-Rechnungsbetrag wird anhand der Vorgaben in Mwst.1/2/Sonstiges vom Programm automatisch errechnet! Sie müssen die aufgeteilten Brutto- oder Netto-Beträge unten eingeben!
Netto-Betrag	Der Netto-Betrag wird immer automatisch errechnet!
Skonto	Geben Sie hier optional Skonto-Prozent und –Tage an. Der Skonto-Betrag und das Skonto-Zahlungsdatum werden vom Programm automatisch errechnet.
Lieferungsbezeichnung	Wenn Sie die einfache Erfassungsmethode angewählt haben (siehe Optionen), so geben Sie hier die Lieferungsbezeichnung für die gesamte Rechnung ein. Wenn Sie die erweiterte Erfassungsmethode angewählt haben (siehe Optionen), so können Sie hier die Eingabe für Mwst.1 machen, diese Eingabe wird vom Programm automatisch in das Mwst-1-Bezeichnungsfeld kopiert! Sie müssen die Lieferungsbezeichnungen für die aufgeteilten Brutto- oder Netto-Beträge unten eingeben!
Mwst.1	Standard-Mwst. für die Rechnung. Für die Auswahl eines Mwst.Satzes geben Sie die Nummer des Mwst.Satzes (siehe Programm-Einstellungen) ein! Der zugehörige %-Satz wird automatisch eingetragen. Der Mwst.-Betrag wird immer automatisch errechnet!
Gegenkonto für Mwst.1	Optionale Angabe. Gegenkonten werden über die Programmeinstellungen/Parameter angelegt.
Mwst. 2	Zweite Mwst. für die Rechnung, wenn Sie die erweiterte Erfassungsmethode angewählt haben. Für die Auswahl eines Mwst.Satzes geben Sie die Nummer des Mwst.Satzes (siehe Programmeinstellungen/Parameter) ein! Der zugehörige %-Satz wird automatisch eingetragen. Der Mwst.-Betrag wird immer automatisch errechnet!
Gegenkonto für Mwst.2	Optionale Angabe.
Sonstiges	Sonstige Mwst. (Porto o. ä.) für die Rechnung, wenn Sie die erweiterte Erfassungsmethode angewählt haben. Für die Auswahl eines Mwst.Satzes geben Sie die Nummer des Mwst.Satzes (siehe Programmeinstellungen) ein! Der zugehörige %-Satz wird automatisch eingetragen. Der Mwst.-Betrag wird immer automatisch errechnet!
Gegenkonto für Sonstiges	Optionale Angabe.
Bankverbindung	Optionale Angabe. Sie können eine Bankverbindung des Lieferanten abrufen, wenn eine gespeichert ist.
Bemerkung	Optionale Angabe.
Zahlungsdatum	Dieses Feld wird vom Programm automatisch auf das aktuelle Datum gesetzt, Sie können diese Angabe jedoch überschreiben.
Zahlungsart	Die hinterlegten Zahlungsarten können hier ausgewählt werden: 1 – Scheck 2 – Überweisung 3 – Bankeinzug 4 – EC-Karte 5 – Electronic Banking 6 – VISA 7 – Eurocard/Mastercard 8 – American-Express 9 – Kreditkarte Sonstiges 1 10– Kreditkarte Sonstiges 1 11– Kreditkarte Sonstiges 1 12– Bar 13– Sonstiges
Zahlbetrag	Geben Sie hier den Zahlungsbetrag ein. Rechts neben diesem Eingabefeld wird angezeigt, wie viel ggf. schon auf die Rechnung bezahlt wurde. In diesem Fall geben Sie natürlich nur die neue Zahlung ein. Das Programm addiert dann die Beträge beim Speichern!
Rechnungsstatus	Folgende Status-Möglichkeiten gibt es: 1 – Bezahlt 2 – Teilzahlung 3 – Unbezahlt (Standard bei einer neuen Rechnung) 4 – Unbezahlt, 1. Mahnung erhalten 5 – Unbezahlt, 2. Mahnung erhalten 6 – Unbezahlt, 3. Mahnung erhalten 7 – Unbezahlt, Mahnbescheid erhalten, bei Gericht/Anwalt

8 Standard-Vorgaben

Die Standard-Festlegung der Datumsfelder „Rechnungsdatum“, „Fälligkeitsdatum“ und „Zahldatum“ kann man über die Programmeinstellungen festlegen:

9 Rechnungsdatum

Beim Erfassen einer neuen Rechnung wird das Feld Rechnungsdatum mit dem aktuellen Datum +/- dem angegebenen Parameter eingesetzt. Normalerweise wird dieser Parameter negativ eingegeben, weil die Rechnung des Lieferanten ja früher geschrieben wurde als sie erfasst wird! Standard ist -3, also 3 Tage vor dem aktuellen Tagesdatum. Bei dieser Angabe handelt es sich nur um eine Standard-Vorgabe, mit der die Erfassung beschleunigt werden kann. Das tatsächliche Datum kann natürlich bei der Erfassung überschrieben werden!

Sinngemäß gilt das Gleiche für das Fälligkeits- und Zahlungsdatum, wobei diese Parameter mit positiven Werten angegeben werden, weil man die Rechnung ja erst später bezahlen will und nicht schon vor der Erfassung!

10 Freigeben der Rechnung

Wenn Sie die Zahlungssperre der Rechnung aufheben wollen, so drücken Sie die Taste [Strg]+[F] oder klicken auf die entsprechende Schaltfläche.

Der Eingabecursor springt automatisch in das Eingabefeld „Freigabe durch“.

Ihr Kurzzeichen wird vom Programm automatisch vorgeschlagen. Sie können diesen Vorgabewert jederzeit überschreiben.

Speichern Sie anschließend die Rechnung.

Hinweis

Wenn es für die Eingangsrechnung ein unbestätigte Wiedervorlage/Erinnerung gibt, wird diese durch das Freigeben der Eingangsrechnung automatisch bestätigt, also aus der Wiedervorlage für den/die Benutzer/in entfernt!

11 Bezahlen der Rechnung

Wenn Sie die Zahlung der Rechnung erfassen wollen, so drücken Sie die Taste [Strg]+[Z] oder klicken auf die entsprechende Schaltfläche. Falls der Bereich für die Zahlungsdaten nicht schon sichtbar ist, wird er nun eingeschaltet. Der Eingabecursor springt automatisch in das Eingabefeld „Zahlungsdatum“.
Wählen Sie die Zahlungsart aus. Diese wird vom Programm gespeichert und bei der nächsten Zahlung automatisch wieder angeboten.
Der Zahlungsbetrag wird vom Programm anhand des Rechnungsbetrags und ggf. Teilzahlung(en) errechnet und automatisch vorgeschlagen. Sie können diesen Vorgabewert jederzeit überschreiben.
Speichern Sie anschließend die Rechnung.

12 Speichern der Rechnung

Wenn Sie alle benötigten Felder eingegeben haben, können Sie die Rechung mit der Taste [F3] oder [Strg]+[S] speichern

13 Abbrechen der Erfassung einer Rechnung

Mit der Taste [ESC] oder der Schaltfläche [Abbrechen] können Sie die Erfassung oder Änderung einer Rechnung abbrechen, die Daten bzw. Änderungen werden dabei nicht gespeichert!

14 Löschen einer Rechnung

Eine Rechnung kann im Suchenfenster (s. o.) gelöscht werden. Wenn Sie eine Rechnung löschen wollen, so suchen Sie sie zuerst aus (s. o.) und drücken dann die Taste [Alt]+[F5] oder Klicken Sie auf die Schaltfläche [Löschen].

15 Gegenkonten

Die Gegenkonten können in einer Tabelle gespeichert und zur Eingabekontrolle verwendet werden.
Öffnen Sie dazu im Hauptmenü „Datei ⇒ Optionen ⇒ Programmparameter und Einstellungen“. Wählen Sie im Parameterbaum „Eingangsrechnungen ⇒ Gegenkonten verwalten“.
Die vorhandenen Gegenkonten werden angezeigt, sortiert nach der Kontonummer (alphanumerisches Feld!).

Geben Sie in eine leere Zeile einfach ein neues Gegenkonto ein. Nach Speichern mit [ok] werden die Eingaben sortiert gespeichert.
Zum Löschen eines Gegenkontos einfach die Felder des Kontos löschen (leeren), die Daten werden dann beim Speichern gelöscht.

16 Splitbuchungen

Man kann eine Eingangsrechnung in verschiedene Buchungssätze aufteilen. Diese nennt man "Splitbuchungen". Splitbuchungen ermöglichen es, z.B. für die Kostenrechnung oder Buchhaltung die Kosten einer Eingangsrechnung unterschiedlichen Aufwands-Konten (Eingabefeld Gegenkonto), Kostenstellen, Aufträgen, Projekten oder Bestellungen zuzuordnen.

16.1 Splitbuchungen für Eingangsrechnungen – Eingabe

Um Splitbuchungen für eine Eingangsrechnung zu erfassen, klicken Sie im Eingabefenster der Eingangsrechnung auf die Schaltfläche Splitbuch. oder drücken Sie die Taste Strg+P. Es öffnet sich das Eingabefenster für die Splitbuchungen:

1	Die Schaltflächen haben folgende Bedeutung: Fertig Die Erfassung wird abgeschlossen, alle Splitbuchungen haben Sie erfasst, das Fenster wird geschlossen. Neu Eine neue Splitbuchung erfassen. Bearb Eine bestehende Splitbuchung bearbeiten (editieren). Speichern Die gerade bearbeitete Splitbuchung speichern. Löschen Die aktuell markierte Splitbuchung löschen.
2	Hier wird die Buchungsnummer angezeigt.
3	Hier werden die vorhandenen Splitbuchungen angezeigt und bearbeitet.
4	Hier werden die Summen der erfassten Buchungen und die Gesamtsumme der Eingangsrechnung angezeigt. Die Differenz muss 0 sein, damit die Erfassung ordnungsgemäß abgeschlossen werden kann. Wenn die Differenz ungleich 0 ist, haben Sie (noch) nicht alle Splitbuchungen ordnungsgemäß erfasst. Dieses wird in roter Schrift angezeigt

Wenn in der Eingangsrechnung eine Bestellung angegeben wurde, so erzeugt das Programm automatisch für jede unterschiedliche Kostenart in der Bestellung einen Eintrag! Beispiel:

In der Bestellung stehen folgende Positionen:

In der Bestellung stehen folgende Positionen:

Pos.	Kostenart	Betrag
1.1	Personal	100,00
1.2	Anmietung	200,00
1.3	Personal	300,00
1.4	Fahrzeuge	400,00
1.5	Anmietung	500,00

Das Programm erzeugt daraus die Splitbuchungen

Kostenart	Betrag
Personal	400,00
Anmietung	700,00
Fahrzeuge	400,00

Sie können aber natürlich weitere Splitbuchungen erfassen, um z.B. einen Betrag einem anderen Auftrag zuzuordnen oder einem anderen Aufwandskonto (Gegenkonto)!

16.2 Eingabe der Splitbuchungen

Wenn Sie eine Splitbuchung neu anlegen (Strg+N drücken oder Neu klicken) oder bearbeiten wollen, öffnet sich ein Eingabefenster, in dem die Daten eingegeben werden können:

Die Eingabefelder:

Buch.-Lfd.Nr

Jede Zeile (=Splitbuchung) erhält automatisch zusätzlich zu der Buchungsnummer eine laufende Nummer, die für jede Eingangsrechnung bei 1 beginnt.

Wenn eine Splitbuchung gelöscht wird, so wird diese Nummer nicht mehr verwendet!

Bestell-Nr.

Hier können Sie die Bestellnummer eingeben oder auswählen.

Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche [Suchen] oder drücken die Tasten [Strg] + ⇓ (Cursor nach unten).

Auftr.Nr.

Hier können Sie die Auftragsnummer eingeben oder auswählen. Rechts neben dem Feld ist eine Schaltfläche, mit der Sie einen Auftrag auswählen können.

Gegen.kto.

Hier können Sie die Gegenkontennummer (Aufwandkonto für die Buchhaltung) eingeben oder auswählen. Rechts neben dem Feld ist eine Schaltfläche, mit der Sie ein Konto auswählen können.

Ko.St.Nr.

Hier können Sie die Kostenstellennummer eingeben oder auswählen. Rechts neben dem Feld ist eine Schaltfläche, mit der Sie eine Kostenstelle auswählen können.

Ko.St.Bez.

Die Kostenstellenbezeichnung wird automatisch ausgefüllt.

Proj.Nr.(Ko.Tr.)

Hier können Sie die Projektnummer (Kostenträgernummer) eingeben oder auswählen. Rechts neben dem Feld ist eine Schaltfläche, mit der Sie ein Projekt auswählen können.

Proj.bez.

Die Kostenträgerbezeichnung wird automatisch ausgefüllt.

Netto

Hier geben Sie den Netto-Betrag der Splitrechnung ein. Je nach Option werden Splitrechnungen netto oder brutto erfasst.

Brutto

Hier geben Sie den Brutto-Betrag der Splitrechnung ein. Je nach Option werden Splitrechnungen netto oder brutto erfasst.

Liefer-Bez.

Hier können Sie optional eine Bezeichnung für die Lieferung eintragen.

Bem.

Beliebige Bemerkung

Status

Der Status wird vom Programm vergeben und hat folgende Bedeutung:

100 - Gültige Splitrechnung, alle Splitbuchungen wurden erfasst und entsprechen in der Summe der zugehörigen Eingangsrechnung.

101 - Ungültige Splitrechnung, (noch nicht) alle Splitbuchungen wurden erfasst und entsprechen in der Summe nicht der zugehörigen Eingangsrechnung.

Erf.am

Datum der Erfassung, wird automatisch eingetragen.

Erf.durch

Kurzname der Person, die den Datensatz erfasst hat, wird automatisch eingetragen.

Lager

Lagerbezeichnung (Filiale), wird automatisch eingetragen (nur in Verbindung mit dem Mehrlager-Modul).

ID

Datensatz-Nummer wird automatisch vergeben und hat nichts mit der Buchungsnummer zu tun!

16.3 Split-Erfassung beenden, Warnhinweis

Wenn Sie alle Splitbuchungen erfasst haben, können Sie die Erfassung mit der Taste F3 oder einem Klick auf die Schaltfläche Fertig abschließen. Das Programm überprüft, ob die Summe der Erfassungen der Summe der zugehörigen Eingangsrechnung entspricht und gibt ggf. einen Warnhinweis rechts unten aus. Beispiel:

Wenn Sie in diesem Fall die Erfassung trotzdem beenden, erhalten alle Buchungssätze den Status „Ungültig“ (Nummer 101).

17 Technisch gesehen

Technisch gesehen werden die Splitbuchungen in der gleichen Tabelle gespeichert wie die „normalen“ Eingangsrechnungen.
Zur Unterscheidung von diesen erhalten Splitbuchungen ...

• die Statusnummer 100 (bzw. 101, siehe unten)
• eine pro Rechnung fortlaufende Nummer, beginnend jeweils mit 1

Normale Eingangsrechnungsbuchungssätze haben immer die laufende Nummer 0 und den "normalen" Status:

1 - Bezahlt
2 - Teil-Bezahlt
3 - Unbezahlt

Splitbuchungssätze haben immer die laufende Nummer > 0 und den Status:
100 - Gültiger Splitbuchungssatz
101 - Ungültiger, noch unvollständiger Splitbuchungssatz. Dieser Status kann nur direkt während einer Buchungserfassung auftauchen, wenn für eine Rechnung Splitbuchungen erfasst werden und die Erfassung noch nicht vollständig abgeschlossen ist!

Wichtig

Wenn Sie mit Splitbuchungen arbeiten und Reports über die Eingangsrechnungen erstellt haben, müssen Sie in diese Reports unbedingt einen Filter einbauen, der nur Datensätze berücksichtigt, die den Status < 100 haben! Also beispielsweise {Eingangsrech.EingRechStatusID} < 100. Wenn Sie diesen Filter nicht einbauen und mit Splitbuchungen arbeiten, werden Ihre Auswertungen verfälscht, die Beträge verdoppelt!

18 Eingangsrechnungen: Zahlungen exportieren

Sie können die Zahlungen exportieren, um sie z.B. in ein Online-Banking Programm zu übernehmen.

Einzelheiten dazu finden Sie unter Eingangsrechungen Zahlungen exportieren.

19 Eingangsrechnungen: Zahlungserfassung

Die Erfassung der Zahlung(en) für eine Eingangsrechnung erfolgt aus dem „normalen“ Fenster der Eingangsrechnungen heraus. Hier können Sie zuerst die Anzeige der Eingangsrechnungen filtern, in diesem Fall am Besten nach „Fällig“ oder „Unbezahlt“. Beispiel:

Wenn Sie nun eine Zahlung erfassen wollen, suchen Sie die gewünschte Eingangsrechnung heraus und drücken/klicken dann auf [F9 Bezahlen]. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie die Zahlung erfassen können. Beispiel:

Das Fenster besteht aus folgenden Bereichen:

A	Anzeige der ausgewählten Eingangsrechnung
B	Eingabe des Zahlungsdatums und der Zahlungsart. Das Programm merkt sich das zuletzt verwendete Zahlungsdatum und trägt dieses als Vorschlag ein. Bei Auswahl der Zahlungsart „Scheck“ wird ein Feld „Scheck-Nummer“ eingeblendet, bei „Überweisung“ die Bank-Informationen des Lieferanten (C).
C	Bei Auswahl der Zahlungsart „Überweisung“ werden die Bankinformationen des Lieferanten (C) eingeblendet. Sie können die gewünschte Bank auswählen. Das Programm trägt als Vorschlag zuerst die Bank ein, die in den Kontakt-Stammdaten als „Standard Bankverbindung“ gekennzeichnet wurde. Wenn es keine Standardbank gibt, wird die erste gefundene Bank des Lieferanten vorgeschlagen. Wenn Sie eine neue Bankverbindung des Lieferanten erfassen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche neben den Bankdaten. Die Eingabefelder werden freigegeben, Sie können die Bankdaten direkt hier eingeben und mit speichern.
D	Hier können Sie eintragen, von welcher Bank die Bezahlung erfolgen soll. Die Bank(en) müssen dazu in den Programm-Parametern/Einstellungen eingetragen worden sein! Wenn Sie Online-Banking verwenden wollen, ist diese Angabe zwingend, ansonsten optional
E	Hier wird der Zahlungsbetrag angegeben. Das Programm schlägt anhand der Rechnungssumme und den u. U. schon vorhandenen Teilzahlungen einen Betrag vor. Auch Skonto wird berücksichtigt. Wenn das Skonto-Datum überzogen wurde, müssen Sie folgende Frage beantworten: Diese Frage bezieht sich auf den Zahlungsvorschlag. Diesen können Sie jederzeit überschreiben.
F	Hier wird der bisherige Rechnungsstatus angezeigt. Beim Speichern der Rechnung setzt das Programm diesen Status automatisch. Dazu wird der Zahlungsbetrag mit dem Rechnungsbetrag verglichen. Wenn mind. der Rechnungsbetrag bezahlt wurde, wird der Status auf „Bezahlt“ gesetzt, sonst auf „Teilzahlung“. Wenn Skonto angegeben wurde, wird der Skontobetrag hier berücksichtigt.
G	Anzeige des bisherigen Zahlungsbetrags, der sich aus der Summe der vorhandenen Teilzahlungen im Zahlungsprotokoll zusammensetzt.
H	Mit dieser Schaltfläche oder mit der Taste [Strg]+[S] wird die Zahlung gespeichert.
J	Hier wird das Zahlungsprotokoll für diese Rechnung angezeigt.

19.1 Zahlung stornieren

Wenn Sie eine gespeicherte Zahlung stornieren wollen, so klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag im Zahlungsprotokoll und wählen „Stornieren“ aus dem Kontext-Menü aus.

19.2 Eingangsrechnungen: Erfassungsfenster, Zahlungsangaben

Da ab diesem Release die Zahlung zu einer Eingangsrechnung mit der oben beschriebenen Funktion durchgeführt wird, entfällt die Eingabe von Zahlungen im „normalen“ Eingabefenster der Eingangsrechnungen. Die Schaltfläche [Bezahlen] gibt es nicht mehr. Im Registerfenster „Zahlung“ werden nun die ggf. vorhandenen Zahlungen zu der ausgewählten Rechnung aufgelistet. Beispiel:

Oben wird die zuletzt erfasste Zahlung angezeigt, in der Tabelle aller Zahlungen, umgekehrt sortiert nach dem Zahlungsdatum, d. h. das neueste Datum steht oben. Der Rechnungsstatus wird in diesem Fenster nicht mehr auf Teil-/Schlusszahlung geändert.

19.3 Druck Überweisungsträger

Für jede Zahlung können Sie einen Überweisungträger drucken. Klicken Sie dazu im Zahlungsfenster auf Drucken.

Wenn Sie diesen Dialog zum erstem Mal öffnen, müssen Sie das gewünschte Druckformular auswählen.

Prüfungen

Die IBAN- und BIC/SWIFT-Nummern der Zahlung werden geprüft und angezeigt. Werden dabei Fehler entdeckt, sind die Felder gelb unterlegt. Beispiel:

Wenn der Kontakt-Bearbeitungsstatus auf "IBAN ungeprüft" steht:

Hinweis

Es muss ein entsprechendes Report-Formular dazu verwendet werden.

19.4 Eingangsrechnungen: Rechnungsliste

In den Eingangsrechnungen gibt es nun eine interaktive Rechnungsliste.

Filter beziehen sich sowohl auf die Anzeige der Tabelle als auch auf die Liste.

• Die Option „Summen anzeigen“ gilt nur für die Tabellen-Anzeige, auf der Liste werden die Summen immer ausgewiesen.

Wenn Sie die Liste anzeigen oder aktualisieren wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche [Aktualisieren]. Wenn Sie die gewünschte Auswertung angezeigt bekommen, können Sie sie mit der Schaltfläche [Drucken] ausdrucken. Es wird zuerst ein Dialogfenster angezeigt, in dem Sie die Einstellungen für das zu druckende Dokument vornehmen können, z. B. Querformat. Danach können Sie den gewünschten Drucker auswählen und das Dokument drucken.

Hinweise

Die Auswertungen/Listen sind dynamisch, d. h. sie passen sich weitgehend der Bildschirmbreite oder der Papierbreite beim Ausdruck an! Manche Listen sollten Sie daher im Querformat drucken, damit die Breite der Spalten auch für das Papier angepasst werden können. Die Seiteneinrichtung wird in Ihrem Benutzerprofil gespeichert.

Für die Spalte „Zahlart“ werden aus Platzgründen folgende Abkürzungen verwendet:

1. SC - Scheck
2. ÜB - Überweisung
3. BE - Bankeinzug
4. EC - EC-Karte
5. EB - Electronic Banking
6. VI - VISA
7. MC - MASTERCARD
8. AE - AmericanExpress
9. CC1 - CreditCard sonstige 1
10. CC2 - CreditCard sonstige 2
11. CC3 - CreditCard sonstige 3
12. Bar - Barzahlung (Kasse)
13. Son - Sonstiges

Wenn die Zahlungsart fett gedruckt wird, wurde der Buchungssatz exportiert.

20 Wiedervorlage, Erinnerung

In den Programmparametern kann man festlegen, dass beim Erfassen einer Eingangsrechnung automatisch eine Erinnerung an den/die Auftragsbearbeiter/in eingefügt wird (wenn der Eingangsrechnung ein Auftrag zugewiesen wurde).

Der/die Auftragsbearbeiter/in erhält also eine Erinnerung, die Eingangsrechnung frei zu geben. In der Erinnerung ist ein Button enthalten, mit der man die Eingangsrechnung sofort öffnen kann. Dort kann man dann die Eingangsrechnung frei geben.

Hinweis

Wenn es für die Eingangsrechnung ein unbestätigte Wiedervorlage/Erinnerung gibt, wird diese durch das Freigeben der Eingangsrechnung automatisch bestätigt, also aus der Wiedervorlage für den/die Benutzer/in entfernt!

21 Technischer Hinweis

Die Zahlungsart ist intern das Datenbankfeld ZAHLPROT.EINGRECHZAHLART_ID, ein Zahlenfeld (Integer), in der die Zahlungsart als Zahl von 1-13 gespeichert wird. Der Wert entspricht dabei der Zahlungsart wie in der Tabelle oben angegeben. Wenn eine Zahlung exportiert wird, muss sichergestellt sein, dass man nicht versehentlich die Zahlung noch mal exportiert. Daher wird die Zahlungsart im Zahlungsprotokoll nach dem Export um 100 erhöht, aus 2 wird als 102, 5 wird zu 105 usw. Falls Sie eigene Reports erstellen, müssen Sie dies beachten!

22 Links

• REFLEX Online Bedienungsanleitung