Listen und Reports mit REFLEX und GEVAS-Professional: Unterschied zwischen den Versionen
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Version vom 12. September 2017, 21:10 Uhr
Inhaltsverzeichnis
1 Allgemeines
Dieser Artikel beschreibt, wie man mit REFLEX oder GEVAS-Professional Listen und Reports benutzt.
- Der Artikel bezieht sich auf die Verwendung von Reports mit FastReport.
2 Das Prinzip
Egal in welchem Programmteil Sie sich befinden: Fast immer kann man mit den dort gespeicherten Daten etwas ausdrucken bzw. eine Liste erzeugen. Dieser Druckvorgang wird in REFLEX und GEVAS-Professional mit Hilfe eines universellen Dialogfensters durchgeführt.
Das Drucken einer Adressliste geht also prinzipiell genauso wie der Ausdruck einer Artikel.
Beispiel: Öffnen Sie die Kontakt-Stammdaten und klicken in der Übersicht auf "Drucken".
Es öffnet sich das Dialog-Fenster zum Drucken von Listen.
- Zugriffsrechte
Je nachdem, welche Zugriffsrechte Sie haben, sieht das Fenster etwas anders aus.
- Normale(r) Anwenderin
- Wenn Sie ein "normaler" Anwender / eine "normale" Anwenderin sind, sieht das Fenster so aus:
- Recht auf Änderung der Reports ("ReportDesigner")
- Wenn Sie das Recht zum Ändern von Reports haben, sieht das Fenster so aus:
- Auf der linken Seite des Fensters gibt es Buttons für die Vorlagen-Verwaltung.
- Der Button "Designer" ist sichtbar. Mit ihm kann man den Report ändern bzw. ergänzen.
3 Vorlagen
Die Angaben über die Sortierung und Filterung der Daten, des verwendeten Reports usw. werden unter einem von Ihnen angegebenen Namen in einer Vorlagentabelle in der Datenbank gespeichert, damit Sie später wieder einfach darauf zurückgreifen können.
In einer Vorlage sind alle Angaben enthalten, die zum Ausdruck der Liste erforderlich sind, also z.B.
- Die Filter-Festlegung, also welche Daten aus der Datenbank sollen überhaupt erscheinen
- Der Report-Name. Der Report legt das Design fest, also welche Felder im Report erscheinen sollen. Den Report können Sie (wenn Sie das Zugriffsrecht "ReportDesigner" haben), selbst ändern und an Ihre Bedürfnisse anpassen.
- Die Sortierung, also die Reihenfolge, in der die Daten im Report aufgerührt werden.
Sie können sich also z.B. eine Vorlage für "Werbeschreiben an alle Adressen in Bayern (Postleitzahl 8xxxx oder 9xxxx) sortiert nach “Ort" unter einem Vorlagen-Namen abspeichern und später darauf zurückgreifen, ohne dass Sie die Angaben nochmals angeben müssen.
- Eine Vorlage können Sie nur anlegen oder bearbeiten, wenn Sie das Zugriffsrecht ("ReportDesigner") haben. Dieses Recht wird in der Zugriffsverwaltung festgelegt.
Eine Vorlage wählen Sie mit einem Klick (blaue Markierung) aus der Vorlagen-Tabelle aus.
Das Dialogfenster im unteren Teil besteht aus 4 Registerseiten, die erscheinen, wenn Sie das entsprechende Zugriffsrecht dazu haben.
4 Eingabe der Filterdaten
Hier wird eingegeben, nach welchen Daten die Liste gefiltert werden soll. Diese Eingaben beeinflussen also den Inhalt der Liste.
- Beispiele
- Es kann hier festgelegt werden, dass nur Adressen aus einem bestimmten Postleitzahlengebiet auf einer Adressliste erscheinen
- Auf einer Artikelliste sollen nur bestimmte Artikelgruppen gedruckt werden sollen
usw.
Die möglichen Eingaben auf dieser Seite werden auf der Seite Auswahl-Filter festlegen festgelegt. Es ist also möglich und meist auch nötig, mit dem gleichen Report mehrere Vorlagen mit verschiedenen Filtereinstellungen zu speichern.
- Beispiel
- Sie haben einen Report „Adressliste_1_0“. Dieser beinhaltet alle wichtigen Informationen (Felder) über die Kontakte. Nun legen Sie eine Vorlage „Adressen Bayern“ an, die nach dem PLZ-Gebiet „8xxxx“ selektiert und weisen dieser Vorlage den Report zu. Dann legen Sie eine weitere Vorlage „Adressen NRW“ mit dem PLZ-Gebiet „5xxxx“. Auch dieser Vorlage weisen Sie den Report zu.
Die letzte Eingabe wird automatisch gespeichert, wenn man Drucken, Vorschau oder Export anwählt.
- Hinweis
- Um versehentliche Eingaben zu verhindern, kann man auf der Seite "Auswahl-Filter festlegen" in der Spalte Beschreibung ein Minus-Zeichen am Anfang angeben. Die Eingabefelder sind dann versteckt.
5 Report und Drucker
Hier kann der Report ausgewählt werden, der das Layout der Liste bestimmt.
- Das Layout der Listen kann über den Button Designer an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.
5.1 Im Report auch die Einzel-Artikel aufführen
Die Option Im Report auch die Einzel-Artikel aufführen hat folgende Auswirkung:
- Eingeschaltet
- Wenn die Option eingeschaltet ist, werden zu dem Haupt-Datensatz (z.B. Artikel) auch alle Positions-Datensätze (z.B. Einzelartikel) in den Report geschrieben. Beispielsweise kann man so einen Report erzeugen, in dem Artikel aufgelistet werden und zu jedem Artikel die zugehörigen Einzelartikel.
- Ein Datensatz (Zeile) beinhaltet dabei sowohl die Artikel- also auch die Einzelartikel-Daten. Im oben angesprochenen Report muss man eine Gruppe einfügen, die z.B. nach der Artikel-Nummer gruppiert. Im Gruppenkopf stehen dann die Artikel-Daten, in den Details die Einzelartikel.
- Ausgeschaltet
- Wenn die Option ausgeschaltet ist, werden nur die Haupt-Datensätze (z.B. Artikel) in den Report geschrieben, die Positions-Datensätze (z.B. Einzelartikel) nicht. Beispielsweise kann man so einen Report erzeugen, in dem Artikel mit den Bestandsfeldern aufgelistet werden ohne die Einzelartikel. Das kann den Report deutlich beschleunigen.
6 Auswahl-Filter
Auf dieser Seite können Sie (wenn Sie das Zugriffsrecht dazu haben) den Auswahl-Filter festlegen.
6.1 Feldname
Suchen aus dem Auswahlfeld das Datenbank-Feld aus, auf das sich der Filter beziehen soll.
6.2 Verknüpfung mit und/oder
Hier können Sie festlegen, ob diese Zeile des Filters mit der vorherigen mit und oder oder verknüpft werden soll. Durch setzen einer Klammer (auf und und zu!) können Sie logische Verknüpfungen herstellen.
6.3 Filter-Methode
Es gibt diese Filter-Methoden:
- Leer
- Das Feld hat keinen Inhalt.
- Nicht leer
- Das Feld hat einen Inhalt.
- Gleich
- Das Feld entspricht genau dem später eingegebenen Wert.
- Ungleich
- Das Feld entspricht nicht dem später eingegebenen Wert.
- Größer als
- Das Feld ist größer als der später eingegebene Wert.
- Kleiner als
- Das Feld ist kleiner als der später eingegebene Wert.
- Größer gleich
- Das Feld ist größer oder gleich als der später eingegebene Wert.
- Kleiner gleich
- Das Feld ist kleiner oder gleich als der später eingegebene Wert.
- Beinhaltet
- Das Feld beinhaltet den eingegebenen Wert. Hierbei kann man das Jokerzeichen * verwenden.
6.4 Beschreibung für die Eingabe-Seite
Geben Sie hier an, welcher Text für die Eingabe-Seite verwendet werden soll. Standardmäßig schlägt das Programm den Feld-Namen vor.
- Verstecken einer Zeile
- Wenn Sie ein Zeile des Auswahl-Filters verstecken wollen, so setzen Sie an den Anfang der Beschreibung ein Minus-Zeichen.
Beispiel:
-Kundennummer größer als:
Die Zeile ist dann für die Anwender/innen unsichtbar und diese können auch keine (ungewollten) Eingaben hier machen.
6.5 Klammern
Hiermit können Sie logische Abfragen zusammenstellen.
Beispiel:
Der Auswahl-Filter:
Die Eingabe-Seite:
In diesem Beispiel sollen die Aufträge aufgeführt werden, die:
- einen bestimmten Kunden betreffen, * bedeutet alle'
- ab einem bestimmten Datum (einschließlich) erfasst wurden.
- bis zu einem bestimmten Datum (einschließlich) erfasst wurden.
- den Status 2 (Auftrag) oder 3 (Angebot) haben. Alle anderen angegebenen Filter-Kriterien müssen jedoch auch zutreffen, da sie mit und verknüpft sind.
- die Positionsnummer größer als 0 haben, also Positionen ohne die Kapitel-Überschrift
Die Abfrage an den SQL-Server lautet:
where MAUFKO.ADRKURZNAME like '%' and MAUFKO.ERFDAT >= '01.01.2015' and MAUFKO.ERFDAT <= '31.12.2015' and (MAUFKO.STATUSNR = 2 or MAUFKO.STATUSNR = 3) and MAUFPO.UNTPOSNR > 0
also
Alle Aufträge, egal welcher Kunde wo das Erfassungsdatum größer oder gleich '01.01.2015' und das Erfassungsdatum kleiner oder gleich '31.12.2015' und der Auftragsstatus 2 oder 3 ist und keine Kapitel-Position dabei ist
7 Sortierung
Hier kann die Sortierung (Reihenfolge) festgelegt werden, in der die Daten im Report aufgeführt werden.
Wählen Sie dazu die gewünschten Datenbankfelder aus den Auswahlfeldern aus.
