Export Artikeldaten in die Cloud für GEVITAS MobileCatalog

1 Allgemeines

Hier wird beschrieben, wie man Artikeldaten und (optional) Bilder in die Cloud exportiert. Diese Daten können dann z.B. von der App GEVITAS-MobileCatalog auf ein SmartPhone/Tablet geladen und benutzt werden.

• Dieser Programmteil kann nur benutzt werden, wenn man eine Lizenz für T-REX erworben hat.

2 Vorgehensweise:

Wählen Sie in REFLEX das Menü "Datei->Datenpflege->Artikel in die Cloud exportieren".

2.1 Filter

Legen Sie die Filter fest, die für den Export verwendet werden sollen:

Thema/Link	Beschreibung
☑ Werkstatt-Artikel nicht exportieren:	Artikel, die in den Artikelstammdaten als Werkstatt-Artikel gekennzeichnet wurden, werden nicht exportiert.
☑ Inventar-Artikel nicht exportieren:	Artikel, die in den Artikelstammdaten als Inventur-Artikel gekennzeichnet wurden, werden nicht exportiert.
☑ Nur Artikel mit Preislisten-Kennzeichen exportieren:	Es werden nur die Artikel exportiert, die in den Artikel-Stammdaten das Preislisten-Kennzeichen erhalten haben. Dieses Kennzeichen wird am Besten in der Stammdaten-Übersicht mit der rechten Maustaste gesetzt.
☑ Im Artikelgruppenbaum	links markieren Sie die Obergruppen, die exportiert werden sollen.
☑

Legen Sie die Optionen fest:

Thema/Link	Beschreibung
☑ Preise exportieren:	Wenn Sie diese Option ausschalten, werden alle Preise mit 0 exportiert!
☑ Bilder exportieren:	Diese Option ermöglicht es, Bilder (jpg-Dateien), die in den Artikel-Dokumenten mit Artikeln verknüpft wurden, in die Cloud zu exportieren. Es werden nur Dateien mit „jpg“-Endung exportiert. Als Dateiname in der Cloud wird die Artikelnummer (in Kleinbuchstaben) verwendet.
☑ Nur Bild mit Lfd.Nr=1 exportieren:	Jedes Dokument in der Dokumentenverknüpfung hat eine fortlaufende Nummer, die für jeden Artikel immer mit 1 beginnt. Mit dieser Option können Sie festlegen, dass immer nur die Bild Nr. 1 exportiert wird. In den Artikelstammdaten kann man die Reihenfolge der Dokumenten-Verknüpfungen festlegen (ab REFLEX-Rel. 120111).
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2.2 Vorschau

Nachdem Sie die Filter und Optionen festgelegt haben… …können Sie mit der Schaltfläche [Zeige Export-Daten] erst mal anzeigen lassen, welche Daten exportiert werden würden. Der Export wird dabei noch nicht durchgeführt! …können Sie den Export mit der Schaltfläche [Export-Datei erzeugen] starten.

3 Export:

Als erstes werden Sie gefragt, wo die Artikeldatei erzeugt werden soll.

• Die Artikeldatei wird zuerst auf Ihrem Rechner erzeugt und zwischengespeichert. Erst wenn dieser Vorgang abgeschlossen ist, wird die Datei in die Cloud exportiert!
• Geben Sie einen Ordnernamen an, auf den Sie Voll-Zugriff (Schreiben) haben!

Danach werden die Artikeldaten exportiert und (optional) danach die Bild-Dateien in die Cloud kopiert.

4 Einstellungen:

Auf der Registerseite "Einstellungen" müssen einige Einstellungen vorgenommen werden. Diese Registerseite ist nur für REFLEX-Admins sichtbar!

Diese Einstellungen werden vom Administrator, der für den Cloud-Server zuständig ist, eingetragen und zentral in der REFLEX-Datenbank gespeichert. Der Admin muss also die Einstellungen nur einmal vornehmen und alle anderen „normalen“ Anwender/innen nicht!

Einstellung	Beschreibung
Adresse des Cloud-Speichers für Artikel:	Geben Sie hier die Internet-Adresse des Cloud-Servers ein, auf dem die Artikeldaten liegen, z.B. beispiel.com Bitte geben Sie den Server-Namen ohne "www", "ftp" oder Ähnliches ein!
Ordner-Name für die Artikel-Tabelle:	Geben Sie hier den Ordner auf dem Cloud-Server ein, in dem die Artikeldaten liegen, z.B. /cloud/artikel Geben Sie bitte nur Kleinbuchstaben an, außer es werden explizit Großbuchstaben vorgeschrieben! Internet-Server unterscheiden in der Regel zwischen Groß- und Kleinbuchstaben! Verwenden Sie unbedingt den „normalen“ Schrägstrich / und nicht den umgekehrten „Back-Slash“ \.
Ordner-Name für die Artikel-Bilder:	Geben Sie hier den Ordner auf dem Cloud-Server ein, in dem die Artikel-Bilderdateien liegen, z.B. /cloud/artikel/bilder Geben Sie bitte nur Kleinbuchstaben an, außer es werden explizit Großbuchstaben vorgeschrieben! Internet-Server unterscheiden in der Regel zwischen Groß- und Kleinbuchstaben! Verwenden Sie unbedingt den „normalen“ Schrägstrich / und nicht den umgekehrten „Back-Slash“ \. Hinweis: Beim Export von Bildern werden nur "jpg"-Dateien berücksichtigt. Die Bilder erhalten als Namen die Artikelnummern + ".jpg". Optional können Sie nur Bilder mit der Lfd.Nr. 1 exportieren (siehe Artikelstammdaten --> Dokumente).
Benutzername für den Zugriff auf den Cloud-Server:	Geben Sie hier den Benutzernamen für den Zugriff den Cloud-Server ein.
Passwort für den Zugriff auf den Cloud-Server:	Geben Sie hier das Passwort für den Zugriff den Cloud-Server ein.

Mit der Schaltfläche [OK] werden die Einstellungen gespeichert!

5 Format der Artikel-Exportdatei

• Die Artikeldaten werden im ANSI-Text-Format gespeichert.
• Eine Zeile beschreibt einen Artikel.
• Jede Spalte ist mit ";" getrennt.
• Die Daten beginnen in Zeile 1.

Die Spalten

Artikel-Nummer

Obergruppe

Gruppe

Untergruppe

Artikelart (1=Miete, 2=Verkauf, 3 Dienstleistung, 4=Arbeitszeit)

Typ

Bezeichnung

Hersteller

Soll-Bestand

Aktueller Bestand

Mietpreis pro Tag

VK-Preis (1)

Netto-Gewicht

Brutto-Gewicht

Abmessungen Gerät

Abmessungen Verpackung

Volumen Gerät

Volumen Verpackung

Stromverbrauch

Einzelartikel-Kennzeichen (0=Mengenartikel, 1=Einzelartikel)

Lagerort