Export Artikeldaten in die Cloud für GEVITAS MobileCatalog

Allgemeines

Hier wird beschrieben, wie man Artikeldaten und (optional) Bilder in die Cloud exportiert. Diese Daten können dann z.B. von der App GEVITAS-MobileCatalog auf ein SmartPhone/Tablet geladen und benutzt werden.

• Dieser Programmteil kann nur benutzt werden, wenn man eine Lizenz für T-REX erworben hat.

Vorgehensweise:

Wählen Sie in REFLEX das Menü "Datei->Datenpflege->Artikel in die Cloud exportieren".

Filter

Legen Sie die Filter fest, die für den Export verwendet werden sollen:

Thema/Link	Beschreibung
☑ Werkstatt-Artikel nicht exportieren:	Artikel, die in den Artikelstammdaten als Werkstatt-Artikel gekennzeichnet wurden, werden nicht exportiert.
☑ Inventar-Artikel nicht exportieren:	Artikel, die in den Artikelstammdaten als Inventur-Artikel gekennzeichnet wurden, werden nicht exportiert.
☑ Nur Artikel mit Preislisten-Kennzeichen exportieren:	Es werden nur die Artikel exportiert, die in den Artikel-Stammdaten das Preislisten-Kennzeichen erhalten haben. Dieses Kennzeichen wird am Besten in der Stammdaten-Übersicht mit der rechten Maustaste gesetzt.
☑ Im Artikelgruppenbaum	links markieren Sie die Obergruppen, die exportiert werden sollen.
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Legen Sie die Optionen fest:

Thema/Link	Beschreibung
☑ Preise exportieren:	Wenn Sie diese Option ausschalten, werden alle Preise mit 0 exportiert!
☑ Bilder exportieren:	Diese Option ermöglicht es, Bilder (jpg-Dateien), die in den Artikel-Dokumenten mit Artikeln verknüpft wurden, in die Cloud zu exportieren. Es werden nur Dateien mit „jpg“-Endung exportiert. Als Dateiname in der Cloud wird die Artikelnummer (in Kleinbuchstaben) verwendet.
☑ Nur Bild mit Lfd.Nr=1 exportieren:	Jedes Dokument in der Dokumentenverknüpfung hat eine fortlaufende Nummer, die für jeden Artikel immer mit 1 beginnt. Mit dieser Option können Sie festlegen, dass immer nur die Bild Nr. 1 exportiert wird. In den Artikelstammdaten kann man die Reihenfolge der Dokumenten-Verknüpfungen festlegen (ab REFLEX-Rel. 120111).
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Vorschau

Nachdem Sie die Filter und Optionen festgelegt haben… …können Sie mit der Schaltfläche [Zeige Export-Daten] erst mal anzeigen lassen, welche Daten exportiert werden würden. Der Export wird dabei noch nicht durchgeführt! …können Sie den Export mit der Schaltfläche [Export-Datei erzeugen] starten.

Export:

Als erstes werden Sie gefragt, wo die Artikeldatei erzeugt werden soll.

• Die Artikeldatei wird zuerst auf Ihrem Rechner erzeugt und zwischengespeichert. Erst wenn dieser Vorgang abgeschlossen ist, wird die Datei in die Cloud exportiert!
• Geben Sie einen Ordnernamen an, auf den Sie Voll-Zugriff (Schreiben) haben!

Danach werden die Artikeldaten exportiert und (optional) danach die Bild-Dateien in die Cloud kopiert.

Einstellungen:

Auf der Registerseite "Einstellungen" müssen einige Einstellungen vorgenommen werden. Diese Registerseite ist nur für REFLEX-Admins sichtbar!

Diese Einstellungen werden vom Administrator, der für den Cloud-Server zuständig ist, eingetragen und zentral in der REFLEX-Datenbank gespeichert. Der Admin muss also die Einstellungen nur einmal vornehmen und alle anderen „normalen“ Anwender/innen nicht!

Einstellung	Beschreibung
Adresse des Cloud-Speichers für Artikel:	Geben Sie hier die Internet-Adresse des Cloud-Servers ein, auf dem die Artikeldaten liegen, z.B. beispiel.com Bitte geben Sie den Server-Namen ohne "www", "ftp" oder Ähnliches ein!
Ordner-Name für die Artikel-Tabelle:	Geben Sie hier den Ordner auf dem Cloud-Server ein, in dem die Artikeldaten liegen, z.B. /cloud/artikel Geben Sie bitte nur Kleinbuchstaben an, außer es werden explizit Großbuchstaben vorgeschrieben! Internet-Server unterscheiden in der Regel zwischen Groß- und Kleinbuchstaben! Verwenden Sie unbedingt den „normalen“ Schrägstrich / und nicht den umgekehrten „Back-Slash“ \.
Ordner-Name für die Artikel-Bilder:	Geben Sie hier den Ordner auf dem Cloud-Server ein, in dem die Artikel-Bilderdateien liegen, z.B. /cloud/artikel/bilder Geben Sie bitte nur Kleinbuchstaben an, außer es werden explizit Großbuchstaben vorgeschrieben! Internet-Server unterscheiden in der Regel zwischen Groß- und Kleinbuchstaben! Verwenden Sie unbedingt den „normalen“ Schrägstrich / und nicht den umgekehrten „Back-Slash“ \. Hinweis: Beim Export von Bildern werden nur "jpg"-Dateien berücksichtigt. Die Bilder erhalten als Namen die Artikelnummern + ".jpg". Optional können Sie nur Bilder mit der Lfd.Nr. 1 exportieren (siehe Artikelstammdaten --> Dokumente).
Benutzername für den Zugriff auf den Cloud-Server:	Geben Sie hier den Benutzernamen für den Zugriff den Cloud-Server ein.
Passwort für den Zugriff auf den Cloud-Server:	Geben Sie hier das Passwort für den Zugriff den Cloud-Server ein.

Mit der Schaltfläche [OK] werden die Einstellungen gespeichert!

Format der Artikel-Exportdatei

• Die Artikeldaten werden im ANSI-Text-Format gespeichert.
• Eine Zeile beschreibt einen Artikel.
• Jede Spalte ist mit ";" getrennt.
• Die Daten beginnen in Zeile 1.

Die Spalten

Artikel-Nummer

Obergruppe

Gruppe

Untergruppe

Artikelart (1=Miete, 2=Verkauf, 3 Dienstleistung, 4=Arbeitszeit)

Typ

Bezeichnung

Hersteller

Soll-Bestand

Aktueller Bestand

Mietpreis pro Tag

VK-Preis (1)

Netto-Gewicht

Brutto-Gewicht

Abmessungen Gerät

Abmessungen Verpackung

Volumen Gerät

Volumen Verpackung

Stromverbrauch

Einzelartikel-Kennzeichen (0=Mengenartikel, 1=Einzelartikel)

Lagerort