REFLEX Fahrzeugverwaltung: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 24. Juni 2013, 13:18 Uhr

1 Allgemeines

Diese Dokumentation beschreibt die Verwendung der Fahrzeugverwaltung von REFLEX.

Mit dieser Zusatz-Funktion kann man Fahrzeuge verwalten:

• In den Stammdaten Personen/Ressourcen/Fahrzeuge gibt es einen speziellen Bereich für Fahrzeuge.
• Technische Daten für Fahrzeuge hinterlegen, z.B. Ladevolumen, Ladegewicht, Zuladung, Abmessungen, Zulassungsdatum, Reifen-/Felgengrößen, HU/AU-Termine usw.
• Für HU/AU-Termine kann man Termin-Erinnerungen und Wiedervorlagen anlegen, die einen auf die fälligen Termine aufmerksam machen.
• In der Fahrzeug-Historie kann man alle Vorgänge erfassen, z.B. Inspektionen/Wartungen, Reparaturen, Verweise zu Eingangsrechnungen usw. Für jedes Fahrzeug kann man beliebig viele Vorgänge anlegen.
• Wenn Dokumente zu Eingangsrechnungen vorhanden sind (z.B. die gescannten Rechnungen, siehe DokumentenManager), kann man diese hier anzeigen lassen.
• Die Fahrzeug-Dispo zeigt Termine aus dem Auftrag (blau), Erinnerungen (gelb) oder feste Termine wie z.B. HU (rot) alternativ für ein oder mehrere Fahrzeuge an. Die Fahrzeug-Dispo kann man aus dem Stammdatenprogramm heraus öffnen oder im Dialogfenster „Ressource/Fahrzeug suchen“.

2 Stammdaten Fahrzeuge

2.1 Stammdaten Personen/Ressourcen/Fahrzeuge

Wählen Sie in REFLEX Stammdaten -> &Bearbeiter, Personen, Ressourcen, Fahrzeuge. Hier werden neben Personen und anderen Ressourcen auch die Fahrzeug-Stammdaten bearbeitet.

2.2 Suchen Fahrzeuge

Wenn Sie ein gezielt ein Fahrzeug suchen wollen, so klicken Sie im Baum links auf „Fahrzeuge“. Beispiel:

Damit werden in der Tabelle nur Fahrzeuge angezeigt. Die Ansicht der Tabelle ändert sich automatisch, es werden die Spalten angezeigt, die für Fahrzeuge relevant sind

• Ein Kennzeichen in den Stammdaten (Ressourcen-Art) legt fest, ob eine Ressource ein Fahrzeug oder z.B. eine Person ist!
• Beim Anlegen einer Ressource muss man dieses Kennzeichen festlegen. Es hat weitreichende Konsequenzen: So werden z.B. an manchen Stellen des Programms nur Personen zur Auswahl angeboten (z.B. bei der Auswahl eines Sachbearbeiters im Auftrag).
• Das nachträgliche Ändern der Ressourcen-Art kann zu Fehlern führen! Wenn man z.B. eine Ressource als Fahrzeug anlegt und dafür Fahrzeug- und Historiendaten erfasst und dann nachträglich die Ressource zur Person macht, kann man auf die Fahrzeugdaten nicht mehr zugreifen!

Suchbegriff eingeben:
Im Eingabefeld „Fahrzeug suchen“ können Sie einen Suchbegriff eingeben. Wie in REFLEX üblich, können Sie die Spalte zum Suchen und Sortieren auswählen, indem Sie in der Tabelle auf die gewünschte Spaltenüberschrift klicken.

Wenn Sie ein Fahrzeug bearbeiten wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche [Bearbeiten] oder doppelklicken Sie auf die gewünschte Zeile der Tabelle.

2.3 Ressourcen „Fahrzeuge“ anzeigen/bearbeiten

In diesem Fenster unten werden die Fahrzeug-Daten erfasst oder geändert:

2.3.1 Neues Fahrzeug anlegen

Wenn Sie ein neues Fahrzeug anlegen wollen, so klicken Sie auf [F5-Neu]. Die Eingabemaske wird geleert.

Wundern Sie sich nicht, dass im unteren Bereich Personendaten angezeigt werden: Am Anfang wurde die Ressourcenart ja noch nicht festgelegt, so dass das Programm noch nicht weiß, dass Sie ein Fahrzeug erfassen wollen! Wenn Sie die Ressourcenart „Fahrzeug“ auswählen und das Feld verlassen, werden die Fenster für das Fahrzeug eingeblendet und die Personendaten ausgeblendet!

2.3.2 Ressourcen-Art

• Das Kennzeichen in den Stammdaten (Ressourcen-Art) legt fest, ob eine Ressource ein Fahrzeug oder z.B. eine Person ist!
• Beim Anlegen einer Ressource muss man dieses Kennzeichen festlegen. Es hat weitreichende Konsequenzen: So werden z.B. an manchen Stellen des Programms nur Personen zur Auswahl angeboten (z.B. bei der Auswahl eines Sachbearbeiters im Auftrag).
• Das nachträgliche Ändern der Ressourcen-Art kann zu Fehlern führen! Wenn man z.B. eine Ressource als Fahrzeug anlegt und dafür Fahrzeug- und Historiendaten erfasst und dann nachträglich die Ressource zur Person macht, kann man auf die Fahrzeugdaten nicht mehr zugreif4en!

Für Fahrzeuge relevante Felder in der Eingabemaske:

Die Eingabemaske oben ist für alle Ressourcen (Personen, Fahrzeuge usw.) gemeinsam. Allerdings werden für ein Fahrzeug nicht alle Felder benutzt. Wenn Sie ein Fahrzeug anlegen, so füllen Sie bitte diese Felder aus:

• Kurzname: Über den Kurznamen wird das Fahrzeug identifiziert. Er muss eindeutig sein, darf also nur einmal in der Datenbank vorkommen!
• Name: Ausführlichere Beschreibung des Fahrzeugs.
• Res.Art: Wählen Sie „Fahrzeug“ aus.
• Qualität, Priorität, Termingruppe: Steuert die Sortierung und Suche im Termin Manager, wenn man Terminplanung für Ressourcen macht. Wenn Sie den Termin Manager nicht benutzen, können Sie diese Felder leer lassen.

2.4 Spezielle Fahrzeugdaten

Im unteren Bereich der Eingabemaske werden spezielle Fahrzeugdaten angegeben. Beispiel: