REFLEX Bedienungsanleitung Bestellungen: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 12. April 2013, 16:59 Uhr

1 Grundlagen des Bestellwesens

Die Abwicklung einer Bestellung besteht aus folgenden Vorgängen:

1. Eine Bestellung an einen Lieferanten wird erfasst. Dazu wird angegeben, wann die Lieferung erfolgen soll. Außerdem werden die zu bestellenden Artikel mit Artikelnummer, Menge, Preis usw. eingegeben.
2. Die Bestellung wird gedruckt ( und/oder ggf gefaxt).
3. Beim Wareneingang wird angegeben, zu welcher Bestellung (Bestellnummer) der zu buchende Artikel gehört. Dabei werden die Zugangsmengen bei der jeweiligen Bestellposition gespeichert. Das ist wichtig für die Überwachung der Bestellungen.
4. Mit Hilfe von Listen kann man überwachen, welche Bestellungen noch offen sind.
5. Abgeschlossene Bestellungen werden aus dem Datenbestand gelöscht.
6. Die Rechnungen für die Bestellungen werden erfasst und mit den im Bestell-Auftrag angegebenen Summen verglichen.

1.1 Die Bestellnummer

Jede Bestellung erhält vom Programm automatisch eine fortlaufende Bestellnummer. Mit dieser Nummer wird die Bestellung programmintern verwaltet. Den Nummernkreis der Bestellungen können Sie selbst unter “Datei ⇒ Optionen ⇒ Programm-Parameter” festlegen. Die Bestellnummer ist der direkteste Weg zu einer Bestellung, weil diese Nummer eindeutig auf einen bestimmten Vorgang zeigt.

⇒ Zum Auffinden der Bestelldaten können Sie neben der Nummer auch den Lieferantennamen oder eine beliebige Kurzinfo benutzen.

1.2 Baumstruktur der möglichen Vorgänge

Wenn Sie das Bestellfenster öffnen (entweder über das Menü "Bestellung" oder durch Klicken auf das Symbol in der Symbol-Leiste), erscheint folgende Übersicht:

Diese Übersicht enthält eine “Baumstruktur” auf der linken Bildschirmseite. Diese Vorgänge/Bearbeitungsschritte stehen nun zur Auswahl. Sie können nun einen bestehenden Vorgang auswählen (über linke Maustaste) oder einen neuen Vorgang anlegen (Taste F5).

1.3 Bestellung suchen

Wenn Sie eine Bestellung suchen wollen, so wählen Sie dazu in der Tabellenansicht “Bestellung suchen” oder klicken Sie auf die Schaltfläche [F4 Suchen]. Es öffnet sich das Fenster, mit dem man eine Bestellung suchen kann.

In diesem Dialogfenster kann man nun mehrere Suchkriterien angeben, um die Suche nach einer bestimmten Bestellung einzugrenzen. Die von Ihnen zuletzt benutzten Auswahlkriterien werden angezeigt (siehe Auftragsfilter/Positionsfilter).

1.4 Bereiche einer Bestellung

Innerhalb des Programmteils Bestellwesen gibt es sehr viele Datenfelder. Daher ist die Eingabemaske in verschiedene Bereiche unterteilt, die wir "Seiten" nennen:

Bestellkopf

Es beginnt mit der Seite "Kopf", in der Die Bestellnummer, Angaben zum Lieferanten (Empfänger) usw. aus den Stammdaten eingelesen werden, nachdem Sie einen Lieferanten/Empfänger ausgewählt haben.

Dann können Sie die Lieferdaten sowie Kostenstelle/Kostenträger usw. eintragen.

Außerdem kann man hier einen ausführlichen Memo-Text angeben, der z.B. konkrete Angaben zur Bestellung beinhalten kann.

Bestellpositionen

Auf der Seite "Positionen" werden die einzelnen Positionen der Bestellung eingegeben und korrigiert. Außerdem können Sie sich hier eine tabellarische Übersicht über die Positionen anzeigen lassen. Die Bestellpositionen bestehen aus den Artikelangaben Menge, Preis usw. und einem variablen Textfeld, in das beliebiger Text zu jeder einzelnen Position angegeben werden kann.

Bestellfuss

Auf dieser Seite stehen die Summen, der Rabatt, Zahlungskonditionen usw. Individuelle Texteingaben “runden den Fussbereich der Bestellung ab”.

Umschalten zu den einzelnen Seiten

Zu den einzelnen Seiten können Sie umschalten, indem Sie die Taste [F2] drücken, mit [F7]/[F8] navigieren oder direkt auf die Registerreiter klicken.

Zurück kommen Sie immer mit der Taste [Esc].

2 Bestellung erfassen

In diesem Kapitel wollen wir zusammen eine neue Bestellung anlegen. Wenn nichts anderes angegeben ist, drücken Sie die Taste TAB, um zum nächsten Eingabefeld zu gelangen. Zurück ins vorhergehende Feld gelangen Sie mit der Taste [Umschaltung] + [TAB].
Wenn Sie sich in der Tabellenansicht des Bestellwesens befinden, so klicken Sie auf die Schaltfläche [F5 Neu] , drücken Sie die entsprechende Funktionstaste oder wählen Sie im Übersichtsbaum “Neue Bestellung”.
Die [F5]-Taste ist in gewisser Weise “intelligent”, da nach dem Drücken dieser Taste vom Programm geprüft wird, in welchem Programmteil der Eingabecursor gerade steht. Steht er z.B. im Positionsteil der Bestellung, so bedeutet “[F5]" in diesem Fall “Neue Position anlegen”.
Anschließend müssen Sie den Bestellstatus auswählen.

2.1 Bestellstatus wählen

Hier müssen Sie wählen zwischen: Bestell-Anfrage, Bestell-Auftrag, Abschliessen oder Stornieren. Sie können den Status durch Drücken der Tasten "Cursor-Hoch" und "Cursor-Tief" auswählen und mit [ENTER] übernehmen.

Bestell-Anfrage

Unverbindliche Anfrage.

Bestell-Auftrag

Verbindliche Zusage des Auftrages. Die Bestellung/Lieferung wird überwacht.

Abschließen

Bestellung ist abgeschlossen. Dieser Status kann auch gesetzt werden, wenn die Lieferung nicht vollständig war und die Bestellung trotzdem als erledigt gekennzeichnet werden soll. Eine weitere Überwachung ist nicht nötig.

Stornieren

Stornierung der Bestellung, die bereits an den Lieferanten ging. Fällt aus der Bestellüberwachung heraus.

Sie wollen jetzt eine Bestellung erfassen; also wählen Sie z.B. “Bestell-Auftrag” aus.
Klicken Sie zur Bestätigung auf [OK] oder drücken Sie die ENTER-Taste.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Adresse suchen/auswählen können (z.B. per Doppelklick).

Hinweis

Ein Lieferant ist für das Programm eine Adresse mit einer Lieferanten-Nummer!

⇒ Die Auswahl des Lieferanten bestimmt u.U. die Preise der Artikel! Das Programm prüft bei jedem Artikel der Bestellung, ob für diesen Artikel und diesen Lieferanten ein Preis hinterlegt ist und bietet diesen Preis für die Erfassung an!

2.2 Adresse/Empfänger festlegen

Wenn Sie den Empfänger gewählt haben, öffnet sich der Kopfteil des Bestellwesens.

3 Kopfdaten der Bestellung eingeben

Hier werden nun die Lieferantendaten aus den Stammdaten eingelesen. Die Bestelldaten usw. können nun eingegeben werden.
Zuerst wurde im Feld BestellNr. eine neue Nummer vergeben.

Anzeigefeld Status

Gibt den Status an, der zu Beginn der neuen Bestellung ausgewählt wurde.

Anzeigefelder Erfasst am

/ Geändert am:

Diese Felder werden vom Programm mit dem entsprechenden Datum ausgefüllt (Erfassungsdatum sowie Änderungsdatum).

Anzeigefelder (erfasst bzw. geändert von)

Hier schreibt das Programm jeweils den Anmeldenamen des Anwenders, der die Erfassung bzw. die Änderung durchgeführt hat.

Eingabefeld Druckdatum

Dieses Datum wird vom Programm nach dem Ausdruck ausgefüllt. Der Anwender kann aber auch ein anderes Druckdatum eingeben: manuell oder über die Kalenderfunktion.

Eingabefeld Lieferant sowie Name/Firma

Die zuvor ausgewählte Adresse wird mit den zugehörigen Daten aus den Stammdaten angezeigt oder Sie wählen doch eine andere Adresse aus, z.B. über den [...]-Button.

Eingabefeld Person

Wenn bei der gewählten Adresse mehrere Ansprechpartner/Personen hinterlegt sind, so können Sie über den [...]-Button in das Suchen-Fenster umschalten, um dort den gewünschten

Ansprechpartner/die Person herauszusuchen

Nach Auswahl über den OK-Button setzt das Programm den Personen-Namen aus Vorname und Nachnahme aus der Ansprechpartner-Datei in das Feld “Person”.

Wenn es bei der Adresse keine Ansprechpartner gibt, wird der Hauptansprechpartner aus der Adresse benutzt oder dieses Feld ist/bleibt leer.

Sie können jederzeit direkt aus dem Bestellwesen heraus zur Adressverwaltung umschalten, um eine neue Adresse oder einen neuen Ansprechpartner einzugeben.

Klicken Sie dazu einfach auf das Adressensymbol auf der Symbol-Leiste oder wählen Sie die Adressverwaltung aus dem Stammdatenmenü aus. Das Fenster der Adress-Stammdaten öffnet sich; alle Funktionen der Adressverwaltung stehen Ihnen nun zur Verfügung.

Anzeigefelder Strasse, Ort

Es werden die zur Adresse gespeicherten Daten angezeigt.

Anzeigefeld Adr.Nr.

Die interne Adressnummer (aus den Stammdaten) wird zu Informationszwecken angezeigt.

Anzeigefeld Adr.-Bem.

Evtl. im Adressstamm hinterlegte Bemerkung wird angezeigt.

Eingabefeld Lieferdatum

Das gewünschte Lieferdatum kann hier manuell oder über die Kalenderfunktion eingegeben werden.

Eingabefeld Auftr.erteilt

Datum der Auftragserteilung (manuell oder über die Kalenderfunktion).

Eingabefeld Versandart

Über den [...]-Button gelangen Sie in die Suchen-Funktion für die Versandarten. Wenn Sie mit Hilfe des Jokes-Zeichens * oder % suchen, werden Ihnen alle gespeicherten Datensätze der Versandarten angezeigt. Die können nun per Doppelklick eine auswählen und in die Bestell-Eingabemaske übernehmen.

Eingabefeld Versandtext

Ein individueller Versandtext kann hier eingegeben werden.

Eingabefeld Bestellart

Über das Aufklapp-Menü können Sie nun auswählen: Einkauf, Anmietung oder Personal. Durch Anklicken der Bestellart wird der entsprechende Text in die Eingabemaske des Bestellwesens übernommen.

Nur bei Bestell-Art “Anmietung”

Nach Verlassen des Feldes “Bestellart” erhalten Sie weitere Eingabefelder.

Da bei einer Fremdanmietung der Mietzeitraum entscheidend für den Preis ist, erscheint eine andere Bildschirmmaske:

Folgende Eingabefelder stehen Ihnen nun zusätzlich zur Verfügung:

3.1 Bestellart: Anmietung

Eingabefeld Miete-Von / Uhr

Tag des Anfangs des Mietzeitraumes. Kann manuell oder über die Kalenderfunktion eingegeben werden. Die Uhrzeit geben Sie bitte immer zweistellig ein; z.B. 08:00 Uhr.

Eingabefeld Bis / Uhr

Ende des Mietzeitraumes. Kann manuell oder über die Kalenderfunktion eingegeben werden. Die Uhrzeit geben Sie bitte immer zweistellig ein; z.B. 23:30 Uhr.

Eingabefeld Berechnen

Das Programm errechnet automatisch die Anzahl der Tage des Mietzeitraumes. Über das rechte Feld können Sie bestimmen, ob es sich um Tage, Wochen oder Monate handelt. Per Doppelklick übernehmen Sie diese Angabe in das Fenster des Kopfteiles.

Nun geht es weiter mit den Eingabefeldern, die allen Bestellarten zugeordnet sind

Eingabefeld Ko.stelle

Angabe der Kostenstelle für die Zuordnung der Kosten.

Eingabefeld Abt./Ko.St.

Soweit bekannt und gewünscht, Angabe der betroffenen Abteilung der Kostenstelle

Eingabefeld Kost.träger

Zuordnung zu einem Kostenträger.

Verknüpfung zu einem Auftrag; Eingabefeld Zu Auftr.Nr.

Mit der Eingabe einer Auftrags-Nummer kann die Verknüpfung z.B. mit einem Auftrag hergestellt werden. Die Einzelbestellungen erhalten hier die Nummer eines Auftrages.

Über den [...]-Button kann die Auftragsnummer gesucht werden.

Über Reports können z.B. auch Auswertungen/Listen erfolgen: Zusammenstellung der bestehenden Bestellungen zu einem bestimmten Auftrag usw. Diese Auswertungen können wir für Sie individuell gestalten. (Sie sind jedoch nicht im Lieferumfang enthalten.)

Eingabefeld Bearbeiter / Nummer

Hier können Sie den Sachbearbeiter angeben. Dies muss nicht der User/Benutzer-Name sein, sondern kann “nur” ein Bearbeiter dieses Angebotes, Auftrages usw. sein. Das Nummern-Kürzel des Bearbeiters wird ggfs. angezeigt. Standardmäßig wird der angemeldete Anwender eingetragen. Sie können auch über den [...]-Button nach einem Bearbeiter suchen und diese Angaben mit einem Doppelklick übernehmen.

Eingabefeld Bemerkung

Raum für eine kurze interne Bemerkungszeile.

Eingabefeld Text

Im Textfeld am unteren Rand des Fensters können Sie bis zu ca. 16 A4-Seiten Text zu dieser Bestellung schreiben.

Der hier eingegebene Text wird - je nach verwendetem Druckformular - zwischen Adresse und Positionsbereich ausgedruckt.

4 Positionsbereich einer Bestellung

Das Fenster der Positionen besteht aus dem Eingabeteil (oben) und einer Tabelle mit mehreren Zeilen (unten), in dem die Register “Positionen” und “Text” untergebracht sind:

Register Positionen

Zeigt eine Tabelle der Positionen für diese Bestellung an.

Register Text

Beinhaltet ein großes Textfeld, in das ein Memo-Text für die gerade ausgewählte/angezeigte Bestellposition eingegeben werden kann. Zu jeder einzelnen Bestellposition kann solch ein Text eingegeben werden.

Außerdem kann ein weiterer Zusatztext im unteren Teil des Fensters eingegeben werden.

5 Links

• REFLEX Online Bedienungsanleitung