REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung: Unterschied zwischen den Versionen

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Der Fußteil beinhaltet die Auftragssummen, Rabatte, Zahlungskonditionen usw. Sie können jederzeit mit der Taste '''Weiter''' aus den Positionen oder über einen Klick auf die Registerseite '''Fuss'' umschalten. '''[[REFLEX Auftragsfuss|Einzelheiten]]'''...
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Der Fußteil beinhaltet die Auftragssummen, Rabatte, Zahlungskonditionen usw. Sie können jederzeit mit der Taste '''Weiter''' aus den Positionen oder über einen Klick auf die Registerseite '''Fuss''' umschalten. '''[[REFLEX Auftragsfuss|Einzelheiten]]'''...
  
 
== Der Dispo-Bereich ==
 
== Der Dispo-Bereich ==

Version vom 20. Februar 2014, 23:25 Uhr

Inhaltsverzeichnis

1 Allgemeines

Bitte beachten: Dieser Artikel ist noch in Bearbeitung

In der Auftragsverwaltung werden Anfragen, Angebote und Aufträge angelegt und bearbeitet.

2 Was ist ein Auftrag?

Die Auftragsverwaltung wird zur Erstellung von Anfragen, Angeboten, Aufträgen usw. benutzt. Diese Vorgänge werden in der Datenbank gespeichert. Ein Kennzeichen entscheidet darüber, um welche Form eines Auftrags es sich handelt. Dieses Kennzeichen wird "Status" genannt.

Der Einfachheit halber verwenden wir immer den Begriff "Auftrag", meinen damit aber einen Auftrag mit dem Status “Angebot”, “Anfrage”, “Auftrag” usw. Wenn sich eine Programmfunktion nur auf eine bestimmte Art von Aufträgen bezieht, wird dort der zugehörige Begriff verwendet. Beispielsweise wirkt sich das Auflisten von abgelaufenen Angeboten nur auf Aufträge mit dem Status "Angebot" aus. Daher reden wir an dieser Stelle auch von Angeboten.

2.1 Status

Der Status wird beim Anlegen eines neuen Auftrags vergeben und sagt aus, ob Sie eine Anfrage, ein Angebot oder einen Auftrag anlegen/speichern wollen. Außerdem sagt der Status aus, ob der Auftrag schon abgeschlossen oder storniert wurde. Den Status Anfrage, Angebot und Auftrag eines Auftrags können Sie jederzeit auch nachträglich noch ändern!

Bei Mietaufträgen hat der Status auch noch Auswirkungen auf die Reservierung der Artikel, die in dem Auftrag vorhanden sind:

ANFR   Anfrage      Artikel werden nicht reserviert
ANG    Angebot      Artikel werden reserviert (kann optional in den Programm-Parametern ausgeschaltet werden!)
AUFTR  Auftrag      Artikel werden reserviert
HA     Hauptauftrag Artikel werden nicht reserviert
STO    Stornierung  Artikel werden nicht (mehr) reserviert
  • Bei Mietaufträgen zeigt der Status "Aktiv" zusätzlich an, dass der Auftrag durch eine Lagerausgabe aktiviert wurde bzw. durch “ABGE”, dass der Auftrag abgeschlossen wurde, also das komplette ausgegebene Material wieder zurückgekommen ist.
  • Bei Verkaufsaufträgen zeigt der Status “ABGE” an, dass der Auftrag abgeschlossen wurde, also das Material komplett ausgegeben wurde.

2.2 Priorität

Die Priorität ist ein Kennzeichen, mit dem Sie einen Auftrag für die Dispo kennzeichnen können als

  • Normal
  • Niedrig
  • Hoch

Je nach Auswahl ändert sich die Farbe der Balken in der Dispo-Grafik. Weitere Auswirkungen hat dieses Kennzeichen nicht.

2.3 Fixieren

Ein Auftrag kann fixiert werden, so dass man keine Änderungen mehr vornehmen kann.

Das Fixieren wird im Lagerprogramm vorgenommen.

Sinn der Sache:

Nachdem die Ladeliste gedruckt wurde, beginnt das Lager mit der Lagerausgabe (Lieferschein). Ändert man nun nachträglich den Auftrag, bekommt dies das Lager nicht mit! Deshalb kann das Lager den Auftrag fixieren:

REFLEX Lagerausgabe Fixieren.png

Über die Schaltfläche „Bearbeitung“(Umschalt+F9) kann man einen Auftrag sperren, so das nur der Bearbeiter in diesem Auftrag Änderungen vornehmen kann, der den Auftrag in „Bearbeitung“ gesetzt hat.

  • Option: Auch der Bearbeiter, der den Auftrag angelegt hat, kann keine Änderungen durchführen oder die Sperrung aufheben. Dazu benötigt man ein gesondertes Zugriffsrecht.

2.4 Die Auftragsnummer

Jeder Auftrag erhält vom Programm automatisch eine fortlaufende Auftragsnummer. Mit dieser Nummer wird der Auftrag intern verwaltet. Die Auftragsnummer bleibt immer gleich, auch wenn sich der Auftragsstaus ändert!

  • Die Nummernkreise der Angebote oder Aufträge können Sie selbst festlegen. Öffnen Sie dazu im Menü "Datei\Admin-Optionen\Programmparameter” das Register “Einstellungen”, per Doppelklick. Auf den Eintrag “Nummernkreis Aufträge” öffnet sich das Fenster zur Eingabe der nächsten gewünschten Auftragsnummer. Sinnvoll ist es z.B., die Nummernkreise mit der Jahreszahl beginnen zu lassen. In diesem Fall müssen Sie am 1. Januar (es darf auch der 2. Januar sein!) den Nummernkreis entsprechend ändern, so dass REFLEX ab diesem Tag mit den neuen Nummern arbeitet. Die Eingabe wirkt sich auch auf die Länge der Nummer aus.

Die Auftragsnummer ist der direkteste Weg zu einem Auftrag, weil diese Nummer eindeutig auf einen bestimmten Vorgang zeigt. Zum Finden eines Auftrags können Sie aber neben der Nummer auch den Kundennamen, die Bezeichnung und andere Einträge benutzen. Dies wird unter “Auftrag suchen” beschrieben.

2.5 Auftrag suchen/finden

Wenn Sie das Auftragsfenster öffnen (entweder über das Menü "Auftrag" oder durch Klicken auf das Symbol in der Symbol_Leiste), erscheint folgende Übersicht:

REFLEX Auftragsverwaltung Suche.jpg

Einzelheiten werden hier beschrieben.

Beachten Sie auch die Hinweise zum Suchen von Informationen.

2.6 Auftragskalender

Der REFLEX Auftragskalender ist ein frei verschiebbares Fenster, in dem die Aufträge grafisch dargestellt werden. Einzelheiten....

2.7 Das Auftragsarchiv

Im Auftragsarchiv kann man alte Aufträge (z.B. abgelaufene Angebote, abgeschlossene Aufträge usw.) ablegen, die dann im aktuellen Bereich der Auftragsverwaltung nicht mehr erscheinen. Aus dem Archiv kann man einen Auftrag jederzeit wieder in den aktuellen Auftragsbereich zurück verschieben oder eine Kopie eines archivierten Auftrags im aktuellen Bereich anlegen. Einzelheiten....

2.8 Auftrag kopieren

Sie können jeden Auftrag mit allen Einzelheiten kopieren. Die Kopie kann einen anderen Status haben als das Original, Sie können also z. B. aus einem Auftrag ein neues Angebot erstellen.
Wenn Sie einen Auftrag kopieren wollen, so wählen Sie zuerst das Original aus. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche „Kopieren ⇒ Auftrag kopieren“. Einzelheiten....

2.9 Letzer Auftrag

Mit dieser Schaltfläche (in der Tastenleiste der Übersicht oben) können Sie zum dem Auftrag zurückspringen, den Sie zuletzt bearbeitet und gespeichert haben.

3 Die Bereiche eines Auftrags

Innerhalb der Auftragsbearbeitung gibt es sehr viele Datenfelder. Daher ist die Eingabemaske in verschiedene Bereiche unterteilt, die wir "Seiten" nennen. Zu den einzelnen Seiten können Sie umschalten, indem Sie mit den Tasten [F7]/[F8] navigieren oder direkt auf die Registerreiter Übersicht, Kopfteil, Positionen, Fussteil, Termine, Memos oder Dokumente klicken.

Kopfteil

Hier stehen die Angaben zum Kunden, bei Mietaufträgen werden hier auch Informationen zur Veranstaltung angegeben, wie z. B. der Veranstaltungszeitraum, der Dispositionszeitraum usw. Außerdem kann man hier einen ausführlichen Kopf-Text angeben, der z.B. die „Einleitungsfloskel“ sowie Angaben zum Auftrag beinhalten kann. Einzelheiten dazu finden Sie in REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung Kopf.

Positionen

Auf der Seite "Positionen" werden die Auftragspositionen eingegeben und korrigiert. Außerdem können Sie sich hier eine tabellarische Übersicht über die Auftragspositionen anzeigen lassen. Die Auftragspositionen bestehen aus den Artikelangaben Menge, Preis usw. und einem variablen Textfeld, in das beliebiger Text zu jeder einzelnen Position angegeben werden kann.

Fussteil

Auf dieser Seite stehen die Auftragssummen, u.U. ein Gesamtrabatt oder Pauschalpreis, Zahlungskonditionen usw. Außerdem kann man hier einen ausführlichen Text angeben, der z.B. die „Ausleitungsfloskel“ beinhalten kann. Auftragsfremdleistungen Hier kann man Fremdleistungen eingeben und bei Bedarf Bestellungen erzeugen. Einzelheiten.

Dispo

Der Dispo-Check prüft, ob für die angegebenen Artikel im Auftrag eine Unterdeckung existiert oder ob alle Artikel in dem vergangenen Zeitraum aufgeführt sind. Sobald man einen DispoCheck durchgeführt hat, ist die Seite Dispo verfügbar, vorher nicht. Dispo-Check über den Auftrag

Termine

Hier kann man auftragsbezogene Termine angeben, z.B. welche Personen teilnehmen usw. Termine, die sich nicht auf einen bestimmten Auftrag beziehen, können über den Termin-Manager eingegeben werden. Mit dem Termin-Manager erhalten Sie auch eine grafische Übersicht über die Termine. Außerdem können Sie hier Termine per Drag’n’Drop verschieben oder z.B. einer anderen Person zuweisen. Terminbereich...

Memos

Zu jedem Auftrag kann man beliebig vielen Notizen hinterlegen, die wir "Memos" nennen. Memos.

Dokumente

Auf dieser Seite kann man beliebige Dokumente mit dem Auftrag verknüpfen. Eine Dokumentenverknüpfung ermöglicht es ihnen, Dokumente, die z. B. auf ihrem sauber gespeichert sind, mit bestimmten Aufträgen zu verknüpfen.

Wenn die Dokumentenart (z. B. Word Dokument) ihren PC bekannt ist, können Sie das jeweilige Dokument direkt aus dem Programm heraus öffnen. Dokumente...

Kalkulation

Im Bereich Kalkulation können Sie zu dem jeweiligen Auftrag und dem dazugehörigen Kunden eine Preiskalkulation durchführen.

4 Anlegen eines neuen Auftrags

Wenn Sie einen neuen Auftrag (oder ein neues Angebot) anlegen wollen, klicken Sie in der Auftragsübersicht oder dem Auftragskopf auf Neu. Einzelheiten.

5 Anzahlungen

Sie können für einen Auftrag beliebig viele Anzahlungsrechnungen erfassen. Bei Erstellen einer Rechnung für einen Auftrag werden diese Anzahlungsrechungen optional berücksichtigt, d.h. das Programm erzeugt automatisch zusätzliche Positionen in der Rechnung, in der die bereits angezahlten Beträge abgezogen werden! Einzelheiten...

6 Status ändern

Sie können den Status eines Auftrags jederzeit ändern, außer wenn er...

  • abgeschlossen
  • aktiviert (ausgegeben)

ist. Um den Status zu ändern, öffnen Sie den Auftrag. Im Auftragskopf klicken Sie auf Status ändern.

7 Fremdleistungen

In jedem Auftrag können Fremdleistungen gespeichert werden. Dabei handelt es sich um eine Tabelle, die die Fremdleistungen eines bestimmten Auftrags beinhaltet. Im Gegensatz zum Bestellwesen, wo Bestellungen an Lieferanten geschickt werden, ist das sog. "Fremdleistungsblatt" eine einfache und schnelle Methode der Erfassung. Sie hat jedoch auch Nachteile. Einzelheiten...

8 Auftragsbestellungen

Mit den Auftragsbestellungen kann man direkt aus einem Auftrag Bestellungen an Lieferanten erzeugen. Einzelheiten...

9 Lieferanschrift, Rückholanschrift

Sie können zu jedem Auftrag eine Lieferanschrift und eine Rückholanschrift (ab REFLEX 11) angeben. Klicken Sie dazu im Auftragskopf auf Lief.anschrift.

REFLEX Auftragsverwaltung Btn LiefAnschrift.png

Es öffnet sich dann das Fenster, in dem Sie die Anschrift(en) festlegen können.

Weitere Informationen...

10 Zusatztexte

Manchmal ist es notwendig, mehr Texte an einen Auftrag (oder ein Angebot...) anzuhängen, die hauptsächlich für den Ausdruck auf der Ladeliste bzw. dem Lieferschein benötigt werden. Daher können an einen Auftrag beliebig viele Texte im RTF-Format angehängt werden. Öffnen Sie dazu den gewünschten Auftrag und klicken im Auftragskopf oder –fuß auf Zusatztexte. Einzelheiten...

11 Auftrag löschen

12 Auftragsstatistik

Damit man sich einen schnelleren Überblick über den Stand des aktuellen Auftrags verschaffen kann, gibt es die Funktionstaste... REFLEX Auftragsverwaltung Auftragsstatistik Taste.jpg ...mit der man einen Statistik-Report öffnen kann, der sich auf den aktuellen Auftrag bezieht.

Beispiel:
REFLEX Auftragsverwaltung Auftragsstatistik.jpg

Technischer Hinweis:
Das Verzeichnis für die Auftragsstatistik-Reports heißt „\Reports\AuftrStat“. Sie können dort eigene Reports einstellen. In einem Statistik-Report muss mindestens die Auftragskopftabelle MAUFKO beinhaltet sein, im Normalfall werden zusätzlich die Tabellen verknüpft.

MAUFPO Auftragspositionen
MAUFFU Auftragsfuß
MAUFJOB Termintabelle
MAUFFLEI Auftragsfremdleistungen
MAUFFERT Fertigungspositionen
MAUFLIAN Lieferanschriften

13 Auftrag drucken, mailen, exportieren

Wenn Sie den Auftrag/das Angebot drucken, mailen oder exportieren wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken oder drücken die Taste F12. Das Druckfenster der Auftragsbearbeitung wird angezeigt. Einzelheiten...

14 Die Auftragspositionen

In den Auftragspositionen werden die Artikel erfasst, die vermietet oder verkauft werden sollen, außerdem die Dienstleistungen und Arbeitszeiten.

Zu den Positionen kommen Sie, indem Sie den Auftrag suchen und öffnen und auf Positionen klicken. Einzelheiten...

15 Eingaben im Fussbereich

Der Fußteil beinhaltet die Auftragssummen, Rabatte, Zahlungskonditionen usw. Sie können jederzeit mit der Taste Weiter aus den Positionen oder über einen Klick auf die Registerseite Fuss umschalten. Einzelheiten...

16 Der Dispo-Bereich

16.1 Dispo-Check über den Auftrag

Der Dispo-Check prüft, ob für die angegebenen Artikel im Auftrag eine Unterdeckung existiert oder ob alle Artikel in dem vergangenen Zeitraum aufgeführt sind. Beispiel:

REFLEX Auftragsverwaltung Dispocheck.jpg

Wenn eine Unterdeckung im angegebenen Zeitraum vorhanden ist, wird dieser Hinweis angezeigt:

REFLEX AUftragsverwaltung Dispocheck Hinweis.jpg

Im Auftrag werden nach dem Dispo-Check nur die unterdeckten Artikel angezeigt, weil die Anzeige-Option ...

REFLEX AUftragsverwaltung Dispocheck UnterdeckungPrüfung.jpg

... standardmäßig auf „Unterdeckungen“ steht. Diese Option können Sie jederzeit ändern.

Hinweis
Im Menü „Bearbeiten“ der Auftragsverwaltung können Sie festlegen, ob die Dispo-Übersicht in einem kleinen Fenster über den Positionen angezeigt werden soll oder in einem eigenen großen Registerfenster.

Wenn Sie überprüfen wollen, ob es in dem aktuellen Angebot/Auftrag Unterdeckungen gibt, drücken/klicken Sie im Positionsteil des Auftrags auf [F9 DispoCheck]. REFLEX überprüft nun jede Position des Auftrags mit Mietartikeln auf Konflikte mit anderen Aufträgen und zeigt diese dann an:

REFLEX AUftragsverwaltung Dispocheck Unterdeckung1.jpg

Wenn Sie die Tabelle drucken wollen, drücken/klicken Sie auf [F12 Drucken].

17 Eingaben im Terminbereich

17.1 Termine in der Auftragsbearbeitung

Auf dieser Seite können Sie beliebige Termine für den Auftrag hinterlegen. Ein Termin kann dabei einer Person oder einer Ressource (z.B. einem LKW) zugeordnet werden.
Diese Termine können z.B. auf dem Auftragsformular gedruckt werden. Zur Überwachung und Anzeige der Termine können Sie den Termin-Manager verwenden.
Das Terminfenster der Auftragsbearbeitung besteht aus der Termintabelle, einer Wochen- und einer Monatsansicht

17.1.1 Die Termin-Tabelle

Beispiel:

REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle.jpg

In der Termin-Tabelle sind alle Termine eines Auftrages in tabellarischer Form zusammengefasst.
In der markierten Leiste oben gibt es die folgenden Schaltflächen und Eingabefelder:

[Neu]
Neuen Termin anlegen.
Bevor Sie einen neuen Termin anlegen, können Sie die Zellen im Anzeigebereich am gewünschten Datum und im gewünschten Datumsbereich mit der Maus markieren. Beim Klicken auf [Neu] wird der neue Termin dann für den ausgewählten Bereich vorgeschlagen.
[Neu Suchen]
Neuen Termin anlegen, dabei eine freie Ressource aussuchen.
Es wird ein Kalender angezeigt, in dem die Belegung der vorhandenen Ressourcen (Personen, Fahrzeuge usw.) angezeigt wird. Sie können die gewünschte Ressource markieren und in den neuen Termin übernehmen.
[Kopieren]
Termin kopieren
Den ausgewählten Termin kopieren.
[Term.Ass.]
Termin-Assistent
Mit dem Termin-Assistenten können Sie auf eine einfache Weise Standard-Termine für Aufbau, Probe usw. eintragen.
[...aus Pos.]
Termine aus Auftragspositionen übernehmen (Option!)
Sie können Auftragspositionen mit Arbeitszeitartikeln in die Termine übernehmen. Dazu müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
  • Die Option zum Zulassen von Arbeitszeitartikeln mit Datumsangaben muss aktiviert werden. (Datei ⇒ Admin-Optionen ⇒ Einstellungen und Programmparameter ⇒ Auftrag ⇒ Diverses ⇒ Zeitraum für Arbeitszeitartikel… ⇒ Zulassen)
  • Sie legen in den Auftragspositionen Arbeitszeitpositionen an. Wenn Sie die o. a. Option eingeschaltet haben, erscheinen die Zeitraumfelder automatisch in der Eingabemaske der Positionen unter dem Feld „Std./Tage:“. Wenn Sie im Bearbeiten-Menü allerdings die Option „Anzeigen ⇒ Fremd-/Reservemenge oben anzeigen“ gewählt haben, ist diese „stärker“ und Sie müssen den Zeitraum in den Positionsdetails eingeben.
  • Sie geben Datum und Uhrzeit für die Position ein.
Die Termine werden entsprechend den Positionen als Termin angelegt. Dabei wird zwar der Termin eingetragen, aber noch keine Ressource. Diese können Sie im Termin-Planer noch festlegen. Die Bezeichnung der Auftragsposition wird dabei als Text für den Termin verwendet.
Wenn Sie diese Funktion mehrmals aufrufen, erscheint die folgende Bestätigungsaufforderung:
REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Warnung.jpg
[Löschen]
Termin löschen
Hiermit können Sie den ausgewählten Termin löschen.
[Aktual.]
Anzeige aktualisieren
Diese Schaltfläche aktualisiert die Anzeige, falls z. B. von einem anderen Benutzer neue Termine eingetragen wurden.

REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Schaltfläche1.jpg

Anzeige drucken
Druckt die aktuelle Anzeige auf dem Standard-Drucker aus.

REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Schaltfläche2.jpg

Nächsten/vorherigen – ersten/letzten Termin selektieren
Selektiert den nächsten/vorherigen oder den ersten/letzten Termin in der Anzeige

REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Schaltfläche3.jpg

Nur eigene Termine anzeigen
Wenn diese Schaltfläche aktiviert wird, werden nur die Termine des aktuell angemeldeten Benutzers angezeigt.
17.1.1.1 Termine verschieben und verändern

Die Termine können hier geändert werden. Teilweise indem man das zu ändernde Feld markiert und den gewünschten Text reinschreibt oder es gibt ein Auswahlmenü aus dem eine andere Angabe ausgewählt werden kann, wie hier z. Bsp. bei der Termin-Art.
REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Terminart.jpg
Dann gibt es noch die Druckfelder und das Erinnerungsfeld. Diese aktiviert und deaktiviert man nach dem Markieren entweder mit der Leertaste oder mit dem Doppelklick der Maus.
Um die Änderungen zu übernehmen entweder die [F3]-Taste drücken oder den Button [Speichern] anklicken.

17.1.2 Die Wochenansicht

Beispiel:

REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Wochenansicht.jpg

Der Wochenansicht besteht aus den folgenden wesentlichen Bereichen:
Bereich 1

[Neu]
Neuen Termin anlegen.
Bevor Sie einen neuen Termin anlegen, können Sie die Zellen im Anzeigebereich (4) am gewünschten Datum und im gewünschten Datumsbereich mit der Maus markieren. Beim Klicken auf [Neu] wird der neue Termin dann für den ausgewählten Bereich vorgeschlagen.
[Neu Suchen]
Neuen Termin anlegen, dabei eine freie Ressource aussuchen.
Es wird ein Kalender angezeigt, in dem die Belegung der vorhandenen Ressourcen (Personen, Fahrzeuge usw.) angezeigt wird. Sie können die gewünschte Ressource markieren und in den neuen Termin übernehmen.
[Kopieren]
Termin kopieren
Den ausgewählten Termin kopieren.
[…aus Pos]
Termine aus Auftragspositionen übernehmen (Option!)
Sie können Auftragspositionen mit Arbeitszeitartikeln in die Termine übernehmen. Dazu müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
  • Die Option zum Zulassen von Arbeitszeitartikeln mit Datumsangaben muss aktiviert werden. (Datei ⇒ Admin-Optionen ⇒ Einstellungen und Programmparameter ⇒ Auftrag ⇒ Diverses ⇒ Zeitraum für Arbeitszeitartikel… ⇒ Zulassen)
  • Sie legen in den Auftragspositionen Arbeitszeitpositionen an. Wenn Sie die o. a. Option eingeschaltet haben, erscheinen die Zeitraumfelder automatisch in der Eingabemaske der Positionen unter dem Feld „Std./Tage:“. Wenn Sie im Bearbeiten-Menü allerdings die Option „Anzeigen ⇒ Fremd-/Reservemenge oben anzeigen“ gewählt haben, ist diese „stärker“ und Sie müssen den Zeitraum in den Positionsdetails eingeben.
  • Sie geben Datum und Uhrzeit für die Position ein.
Die Termine werden entsprechend den Positionen als Termin angelegt. Dabei wird zwar der Termin eingetragen, aber noch keine Ressource. Diese können Sie im Termin-Planer noch festlegen. Die Bezeichnung der Auftragsposition wird dabei als Text für den Termin verwendet.
Wenn Sie diese Funktion mehrmals aufrufen, erscheint die folgende Bestätigungsaufforderung.

REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Warnung.jpg

[Term.Ass.]
Termin-Assistent
Mit dem Termin-Assistenten können Sie auf eine einfache Weise Standard-Termine für Aufbau, Probe usw. eintragen.
[Löschen]
Termin löschen
Hiermit können Sie den ausgewählten Termin löschen.
[Aktual.]
Anzeige aktualisieren
Diese Schaltfläche aktualisiert die Anzeige, falls z. B. von einem anderen Benutzer neue Termine eingetragen wurden.

REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Schaltfläche1.jpg

Anzeige drucken
Druckt die aktuelle Anzeige auf dem Standard-Drucker aus.

REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Schaltfläche4.jpg

TerminManager öffnen
Öffnet den TerminManager

REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Schaltfläche5.jpg

Nächsten/vorherigen Termin selektieren
Selektiert den nächsten/vorherigen Termin in der Anzeige

REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Schaltfläche6.jpg

Zeiträume angeben
Hiermit wird gesteuert, welcher Datumsbereich angezeigt wird. Wenn es einen Dispo-Termin im Auftrag gibt, stellt das Programm den Datumsbereich auf Dispo-Von-5 bis Dispo-Bis+10 Tage ein. Wenn es keinen Dispo-Termin im Auftrag gibt, stellt das Programm den Datumsbereich auf Heute-10 bis Heute+30 Tage ein.

Bereich 2
Hier haben Sie die Möglichkeit, die Anzeige nach Ressourcen-Arten zu filtern, also z. B. nur Personen, Fahrzeuge usw.
Bereich 3
In der Horizontalen werden hier die Datumsangaben angezeigt, vertikal die Uhrzeiten im Halb-Stunden-Rhythmus.
Bereich 4
Hier werden die Termine angezeigt. Jeder Termin steht natürlich in seiner Datumsspalte und in der entsprechenden Zeitachse. Wenn es mehrere Termine am gleichen Tag und zu überschneidenden Zeiten gibt, werden diese schmäler angezeigt, damit jeder Termin in der Spalte Platz hat. Ein Termin besteht aus:

REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Wochenansicht Aufbau.jpg
1 - In der Überschrift steht der Ressourcen-Name und die Uhrzeit von - bis.
2 - Hier wird der Text des Termins angezeigt
3 - Hier steht der Ort (VA-Ort) des Termins, wenn einer angegeben wurde
4 - Hier wird der Kunde angezeigt
5 - Wenn es eine Auftragsnummer für den Termin gibt, wird diese hier angezeigt.
Sie können einen Termin durch einen einfachen Klick mit der Maus selektieren. Der selektierte Termin wird in einer anderen Farbe angezeigt.
Wie Sie einen Termin bearbeiten oder verschieben können, wird weiter unten beschrieben.

17.1.2.1 Termine verschieben oder Uhrzeiten verändern

Um einen Termin zu verschieben (an einen anderen Tag oder zu einer anderen Uhrzeit), selektieren Sie ihn zuerst mit der Maus. Er wird dann in einer anderen Farbe dargestellt. Sie können nun mit der linken Maustaste auf einen dieser Ränder klicken, die Maustaste festhalten und dann die Maus verschieben:

REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Wochenansicht Verschieben.jpg

1 Klicken Sie hier, wenn Sie den Beginn des Termins verändern wollen. Halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben die Maus nach oben oder unten bis zum gewünschten Beginn. Dann lassen Sie die Maustaste los.
2 Klicken Sie hier, wenn Sie den Tag des Termins verändern wollen. Halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben die Maus nach links oder rechts bis zum gewünschten Datum. Dann lassen Sie die Maustaste los.
3 Klicken Sie hier, wenn Sie das Ende des Termins verändern wollen. Halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben die Maus nach oben oder unten bis zum gewünschten Ende. Dann lassen Sie die Maustaste los.

Alternativ können Sie einen selektierten Termin auch mit den Cursor-Tasten (Pfeil Hoch/Tief/Links/Rechts) verschieben.

17.1.3 Termine bearbeiten

Wenn Sie einen Termin bearbeiten wollen, doppelklicken Sie auf den Termin. Es öffnet sich das Bearbeitungsfenster des Termins, in das Sie die Einzelheiten eingeben/ändern können:

REFLEX Auftragsverwaltung Termine TermineÄndern.jpg

17.1.3.1 Terminarten

Es gibt folgende Terminarten: Die Terminarten 0-9 sind allgemeine Termine, die nicht auf einen Auftrag bezogen sind.
0 - Allgemein
1 - Belegt
2 - Besprechung
3 - Intern
4 - Frei
5 - Fortbildung
6 - Urlaub
7 - Krank
8 - Privat
9 - Reise
Die Terminarten 10-22 beziehen sich normalerweise auf einen bestimmten Auftrag.
10 - Sonstiges
11 - Packen
12 - Laden
13 - Abfahrt
14 - Aufbau
15 - Probe
16 - Veranstaltung/TB
17 - Abbau
18 - Rückfahrt
19 - Ausladen
20 - Auspacken
21 - Prüfen/Reinigen
22 - Einräumen

17.1.4 Die Monatsansicht

REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Monatsansicht.jpg

Die Monatsansicht besteht aus den folgenden wesentlichen Bereichen:
Bereich 1
In der Leiste oben gibt es Schaltflächen und Eingabefelder:

[Neu]
Neuen Termin anlegen.
Bevor Sie einen neuen Termin anlegen, können Sie die Zellen im Anzeigebereich (4) am gewünschten Datum und im gewünschten Datumsbereich mit der Maus markieren. Beim Klicken auf [Neu] wird der neue Termin dann für den ausgewählten Bereich vorgeschlagen.
[Neu Suchen]
Neuen Termin anlegen, dabei eine freie Ressource aussuchen.
Es wird ein Kalender angezeigt, in dem die Belegung der vorhandenen Ressourcen (Personen, Fahrzeuge usw.) angezeigt wird. Sie können die gewünschte Ressource markieren und in den neuen Termin übernehmen.
[Kopieren]
Termin kopieren
Den ausgewählten Termin kopieren.
[…aus Pos.]
Termine aus Auftragspositionen übernehmen (Option!)
Sie können Auftragspositionen mit Arbeitszeitartikeln in die Termine übernehmen. Dazu müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
  • Die Option zum Zulassen von Arbeitszeitartikeln mit Datumsangaben muss aktiviert werden. (Datei ⇒ Admin-Optionen ⇒ Einstellungen und Programmparameter ⇒ Auftrag ⇒ Diverses ⇒ Zeitraum für Arbeitszeitartikel… ⇒ Zulassen)
  • Sie legen in den Auftragspositionen Arbeitszeitpositionen an. Wenn Sie die o. a. Option eingeschaltet haben, erscheinen die Zeitraumfelder automatisch in der Eingabemaske der Positionen unter dem Feld „Std./Tage:“. Wenn Sie im Bearbeiten-Menü allerdings die Option „Anzeigen ⇒ Fremd-/Reservemenge oben anzeigen“ gewählt haben, ist diese „stärker“ und Sie müssen den Zeitraum in den Positionsdetails eingeben.
  • Sie geben Datum und Uhrzeit für die Position ein.
Die Termine werden entsprechend den Positionen als Termin angelegt. Dabei wird zwar der Termin eingetragen, aber noch keine Ressource. Diese können Sie im Termin-Planer noch festlegen. Die Bezeichnung der Auftragsposition wird dabei als Text für den Termin verwendet.
Wenn Sie diese Funktion mehrmals aufrufen, erscheint diese Bestätigungsaufforderung.

REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Warnung.jpg

[Term.Ass.]
Termin-Assistent
Mit dem Termin-Assistenten können Sie auf eine einfache Weise Standard-Termine für Aufbau, Probe usw. eintragen.
[Löschen]
Termin löschen
Hiermit können Sie den ausgewählten Termin löschen.
[Aktual.]
Anzeige aktualisieren
Diese Schaltfläche aktualisiert die Anzeige, falls z. B. von einem anderen Benutzer neue Termine eingetragen wurden.

REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Schaltfläche1.jpg

Anzeige drucken
Druckt die aktuelle Anzeige auf dem Standard-Drucker aus.

REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Schaltfläche4.jpg

TerminManager öffnen
Öffnet den TerminManager

Bereich 2'
Hier haben Sie die Möglichkeit, die Anzeige nach Ressourcen-Arten zu filtern, also z. B. nur Personen, Fahrzeuge usw.
Bereich 3
In der Horizontalen werden hier die Wochentage angezeigt, vertikal die Kalenderwochen.
Bereich 4
Hier werden die Termine angezeigt. Jeder Termin steht natürlich in seiner Wochentagsspalte und in der entsprechenden Kalenderwoche. Wenn es mehrere Termine am gleichen Wochentag und in der gleichen Kalenderwoche gibt, werden diese schmäler angezeigt, damit jeder Termin in der Spalte Platz hat. Ein Termin besteht aus:
REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Monatsansicht AUfbau.jpg
1 - Person/Ressource für den der Termin angelegt ist
2 - Hier wird die Uhrzeit des Termins angezeigt
3 - Hier wird die Terminart angezeigt
4 - Hier wird der Text des Termins angezeigt
5 - Hier steht der Ort (VA-Ort) des Termins, wenn einer angegeben wurde
Sie können einen Termin durch einen einfachen Klick mit der Maus selektieren. Der selektierte Termin wird in einer anderen Farbe angezeigt. Wie Sie einen Termin bearbeiten oder verschieben können, wird weiter unten beschrieben.

17.1.4.1 Termine verschieben

Um einen Termin zu verschieben (an einen anderen Tag), selektieren Sie ihn zuerst mit der Maus. Er wird dann in einer anderen Farbe dargestellt. Wenn Sie nun mit dem Mauszeiger über den markierten Termin fahren, verändert sich der Mauszeiger am oberen Rand des Termins in ein Kreuz. Nun können sie mit der linken Maustaste auf das Kreuz klicken, die Maustaste festhalten und dann die Maus zu dem gewünschten Terminfeld verschieben und dort loslassen. Der Termin wurde nun an diese Stelle verschoben:

17.1.5 Termin-Assistent

Über den Button [Term.Ass.]kann man den Termin-Assistenten öffnen. In diesem Fenster kann man mehrere Termine auf einfache Weise eingeben:

REFLEX Auftragsverwaltung Termine Terminassistent.jpg

Wenn Sie einen Termin auswählen wollen, so...

  • klicken Sie in die entsprechende Zeile.
  • doppelklicken Sie in die Spalte „Verwenden“ oder drücken hier die Leertaste, um das Kennzeichen „Verwenden“ zu setzen/zu entfernen.
  • Geben Sie ein Datum in die Spalten „Dat.Von“ und „Dat.Bis“ sowie die entsprechenden Uhrzeiten ein.

Drücken Sie die TAB-Taste, um von einer Spalte zur nächsten zu kommen.
Die Spalte „Ressource“ muss nicht ausgefüllt werden, das kann man später nachholen.
Mit der Option „Textvorgabe für alle Termine:“ können Sie festlegen, dass der Termin-Text für neu eingegebene Termine mit dem Optionstext gefüllt wird.
Durch Klicken auf [OK] werden die Termine erzeugt. Es werden nur die Termine erzeugt, bei denen das Häkchen "Verwenden" gesetzt ist und bei denen ein Datum eingetragen ist!

17.2 Auftragstermine automatisch eintragen

Es gibt einen Programm-Parameter, mit dem man bestimmen kann, dass in einem neuen Auftrag automatisch Termine eingetragen werden, z.B. für Beladen, Aufbau, Abbau usw. Hier kann man auch einstellen, dass die automatischen Auftragstermine nur in Verbindung mit einer bestimmten Versandart des Auftrags eingefügt werden sollen. Diese Option wird über die Programmparameter aktiviert:

REFLEX Auftragsverwaltung Termine Parameter.jpg

Hinweis
Die Spalte „Aktion/Text“ muss eine Bezeichnung für den Termin enthalten, da Termine ohne eine Bezeichnung ignoriert werden.
In der Parameter-Tabelle sieht das dann so aus…

REFLEX Auftragsverwaltung Termine Parametertabelle.jpg

In der Auftragserfassung ⇒ Termine ⇒ Termin-Tabelle werden die Felder wie folgt belegt:

Text 1 Ist die Bezeichnung für den Termin und wird in der Termin-Tabelle in der Spalte „Text“ angezeigt.
Text 2 Ist die optional angegebene Jobart und wird in der Termin-Tabelle in der Spalte „Jobart“ angezeigt.
Text 3 Wird nur bei der bestimmten Versandart(im Auftrag) wird ein Termin eingefügt. Ist dieses Feld leer, wird bei allen Versandarten ein Termin eingefügt.
Zahl 1 Gibt an welches Datum (relativ zum Auftragsdatum) der Termin bekommen soll.

Beispiel für AuftrTermin Variante 4:

REFLEX Auftragsverwaltung Termine Parameter Variante4.jpg
Wenn ein Auftrag angelegt wird und man vom Auftragskopf in eine andere Seite wechselt, werden die Termine anhand der Vorgaben eingetragen. Ein Hinweis macht Sie darauf aufmerksam:

REFLEX Auftragsverwaltung Termine Parameter Hinweis.jpg

Die Termine werden ohne Personen/Ressourcen mit Standard-Uhrzeiten (09:00-18:00) eingetragen. Wenn die Sache konkret wird, können Sie die jeweiligen Termine im Terminfenster der Auftragsbearbeitung oder im RELEX-TerminManager bearbeiten.

Hinweis
Der Auswahlbaum in den Auftragsterminen beinhaltet nicht die Ressourcenauswahl wie im TerminManager. Das ist gewollt so, weil zur Personalplanung, Dispo usw. der TerminManager gedacht ist. Die Auftragstermine sind eigentlich nur zur übersichtlichen Darstellung der Termine eines Auftrags gedacht.

17.3 Auftragstermine aus Arbeitszeitartikeln erzeugen

Man kann auch aus den Arbeitszeitartikeln automatisch Termine erzeugen. Dazu müssen aber die folgenden Programm-Parameter noch wie folgt eingestellt werden:

17.3.1 Bei Verlassen der Auftragsposition autom. Termine aus AZ-Artikeln erzeugen

In den Programmparametern ⇒ Kalender, Termine, TerminManager kann man einstellen, dass beim Verlassen der Auftragsposition automatisch Termine aus AZ-Artikeln erzeugt werden. Dieser Parameter muss auf „Ja“ gestellt werden. Dann wird für jede Auftragsposition mit AZ-Artikel mit Datumsangabe ein Termin eingetragen. Dabei werden auch die Auftragsmengen aus den Positionen beachtet, d.h. es wird eine der Menge entsprechende Anzahl von Terminen erzeugt. Steht also beispielsweise die Menge 2 in einer Position, werden zwei entsprechende Termine erzeugt.

REFLEX Auftragsverwaltung Termine automTermine.jpg

Wenn man die Funktion „Auftragstermine“ ein zweites Mal aufruft, prüft das Programm, ob schon mal Auftragstermine erzeugt wurden und fragt, ob die Termine noch mal eingetragen werden sollen bzw. nur die neu hinzugekommenen Auftragspositionen berücksichtigt werden sollen.

17.3.2 Standard-Zeiten für neue Termine aus Arbeitszeitartikeln

In den Programmparametern kann man die Standardzeiten für Arbeitszeitartikel angeben:

REFLEX Auftragsverwaltung Termine StandardZeiten.jpg

Beim Anlegen einer Auftragsposition werden diese Uhrzeiten verwendet. Als Datum-Von und –Bis wird zuerst das Dispo-Datum-Von eingesetzt! Dies kann aber geändert werden.

17.3.3 Sortierung der Auftragstermine in der Termintabelle

Wenn man die o.a. Option „Standard-Zeiten für neue Termine“ gewählt hat, werden die Termine in der Termintabelle nach Auftragspositionen sortiert, nicht nach Datum/Uhrzeit.

17.3.4 Auftragstermine aus Arbeitszeitartikeln erzeugen beim Statuswechsel

Wenn man in den Programmparametern die Option

REFLEX Auftragsverwaltung Termine Programmparameter.jpg

einschaltet („Ja“), dann gibt es im Fenster zum Ändern des Auftragsstatus ein zusätzliches Optionsfeld „Termine aus Arbeitszeitartikeln des Auftrags erzeugen“:

REFLEX Auftragsverwaltung Termine Auftragsstatus.jpg

Wenn man dieses Optionsfeld aktiviert, werden die Termine entsprechend erstellt, wie man das auch im Register [Termine] anwählen kann.

18 Funktion der Memos

18.1 Eingeben und Bearbeiten von Memos

Sie können an einen Auftrag beliebig viele Texte für interne Zwecke anhängen. Ein Memo ist ein formatierter Text, der Text und Links auf Dateien in Intranet oder Internet beinhalten kann.

  • Beachten Sie auch die Hinweise zur Dokumenten-Verknüpfung!

Öffnen Sie das Memo-Fenster mit einem Klick auf die Registerseite:

REFLEX Auftragsverwaltung Memos.jpg

1 Mit diesen Schaltflächen können Sie ein neues Memo eingeben, ein bestehendes bearbeiten oder löschen.
2 Hier werden alle Memos zu diesem Auftrag angezeigt.

Wenn Sie die Option [_] Nur private Memos aktivieren (Häkchen), dann werden nur die Memos angezeigt, die Sie selbst angelegt haben.

3 In diesem Feld wird das ausgewählte Memo angezeigt. Zum Bearbeiten des Memos klicken Sie auf die Schaltfläche [Bearbeiten].
Wenn in dem Memo Links zu Dateien oder Internet-Seiten enthalten sind, können Sie diese öffnen, indem Sie auf den Link doppelklicken.

18.2 Eingabe eines Memos

Mit der Schaltfläche [Neu] können Sie ein Memo neu anlegen. Mit einem Doppelklick auf den Memo-Namen oder der Schaltfläche [Bearbeiten] können Sie ein Memo bearbeiten.
Das Eingabefenster:

REFLEX Auftragsverwaltung Memos Eingabe.jpg

Sie können den Text eingeben und formatieren.
Mit der Schaltfläche [Link] können Sie eine Verbindung zu einer Datei im Internet einfügen.

  • Wie im Internet üblich, sollten Dateinamen keine Leertasten beinhalten, weil sonst der Link nicht vollständig erkannt wird! In diesem Fall sollten Sie den Link über den Web-Browser einfügen (s. u.) oder die Dokumenten-Verknüpfungen verwenden!

Beachten Sie auch die Hinweise zur Dokumenten-Verknüpfung!

18.3 Link (Verknüpfung) aus dem Internet einfügen

Wenn Sie einen Link aus dem Internet einfügen wollen, so öffnen Sie Ihren Internet-Explorer und gehen auf die Seite, die Sie verbinden wollen. Die Adresse wird dann in der Eingabezeile des Explorers angezeigt. Klicken Sie nun mit der Maus auf das Web-Symbol links neben der Adresse, halten die Maustaste gedrückt und ziehen das Symbol einfach an die Stelle im REFLEX-Dokumentenfenster, an der der Link eingefügt werden soll.

Beispiel:

REFLEX Auftragsverwaltung Memos Internetverknüpfung.jpg

Wenn Sie eine Datei verknüpfen wollen, die im Internet als Download angeboten wird, so öffnen Sie die WEB-Seite mit dem Link, klicken mit der rechten Maustaste auf den Link und wählen aus dem Menü „Verknüpfung kopieren“ an. Dann gehen Sie zum REFLEX-Dokumentenfenster an die Stelle, an die Sie den Link einfügen wollen, klicken dort die rechte Maustaste und wählen aus dem Menü „Einfügen/Paste“ an. Der Link wird eingefügt.

  • Ein Link, der so eingefügt wird, darf auch Leertasten enthalten!

19 Dokumente

19.1 Dokumentenverwaltung

Sie können an einen Auftrag beliebig viele Dokumente für interne Zwecke anhängen. Ein Dokument ist eine Datei mit einer bestimmten Datei-Endung, z. B. DOC, XLS, PDF usw. Sie können eine beliebige Datei-Art als Dokument an einen Auftrag anhängen. Öffnen können Sie das Dokument jedoch nur, wenn auf Ihrem PC ein Programm installiert ist, das diese Datei-Art kennt!
Das Dokument selbst wird nicht in der REFLEX-Datenbank gespeichert, sondern nur der Pfad/Dateiname! Bei internen Dokumenten wird der Pfad und der Dateiname getrennt gespeichert, bei Internet-Dokumenten nur der komplette Dokumentenname (URL).
Das Dokument kann dabei eine Datei im Intranet oder Internet sein.

  • Für die Verknüpfung von internen Dateien und Internet-Dateien gibt es zwei verschiedene Schaltflächen!
  • Beachten Sie auch die Hinweise zu den Memos.

Öffnen Sie das Dokumenten-Fenster mit einem Klick auf die Registerseite „Dokumente“:

REFLEX Auftragsverwaltung Dokumenteverwaltung.jpg

1 Mit diesen Schaltflächen können Sie eine neue Dokumentenverknüpfung festlegen, eingeben, eine bestehende bearbeiten oder löschen.
Neues Dok.
Wenn Sie ein neues Dokument für den Auftrag erstellen wollen, klicken Sie auf diese Schaltfläche.
Neue Verkn.
Wenn Sie eine Datei auf Ihrem PC oder einem internen Server verknüpfen wollen, so klicken Sie auf [Neu]. Der Standard-Öffnen-Dialog von Windows ermöglicht Ihnen danach, ein Dokument auszuwählen.
Neu www
Wenn Sie eine Datei aus dem Internet oder eine Internet-Seite verknüpfen wollen, so klicken Sie auf [neu www...]. In diesem Fall öffnet sich ein programminterner Internet-Browser, mit dem Sie eine beliebige Seite auswählen können. Mit [OK] übernehmen Sie die Verknüpfung des Internet-Dokuments.
Öffnen
Hiermit können Sie das markierte Dokument öffnen.
Bearbeiten
Mit dieser Schaltfläche können Sie den Betreff und die Bemerkung zu der Verknüpfung bearbeiten.
Löschen
Hiermit löschen Sie die markierte Verknüpfung.
DokuMan
Diese Schaltfläche öffnet den Dokumenten-Manager.
2 Hier werden alle verknüpften Dokumente zu diesem Auftrag angezeigt.


Die Verwaltung von Dokumenten oder Bildern ist ein wichtiger Bestandteil von REFLEX:

  • Sie können mehrere Dateien mit Artikeln verknüpfen
  • Das Programm kann auf Knopfdruck die Verknüpfungen zu den Artikeln erstellen, wenn die Dateinamen mit der Artikelnummer beginnen.
  • Man kann die Dokumente/Bilder eines Artikels in diesen Fenstern aufrufen:
  1. Artikelstammstammdaten
  2. Suchen Artikel
  3. Auftragspositionen
  4. Lagerausgabe
  5. Lagerrücknahme
  • Dokumente/Bilder können einfach per E-Mail verschickt werden.
  • Man kann eine Liste der hinterlegten Dokumente drucken

Wenn man die Zuordnung von Dokumenten oder Bildern zu Artikeln vereinfachen will, so sollte man die Dateien, die mit Artikeln verknüpft werden sollen, mit dem Dateinamen der Artikelnummer versehen.

19.1.1 Dokumentenverknüpfung einzeln erstellen

Wenn Sie ein einzelnes Dokument mit einem Artikel verknüpfen wollen, so öffnen Sie die Artikelstammdaten und suchen den gewünschten Artikel aus. Danach klicken Sie auf die Registerseite...


REFLEX Stammdaten Dokumentenverknüpfung.png


Dort sehen Sie alle Dokumente, die mit diesem Artikel verknüpft sind.


Mit der Schaltfläche [Neu] können Sie eine Datei zur Verknüpfung auswählen, mit [Löschen] wird die Verknüpfung (nicht die Datei selbst!) wieder gelöscht.


Mit [Öffnen] können Sie die markierte Datei öffnen, d. h. das Dokument wird mit dem in Windows hinterlegten Programm geöffnet, um es z. B. zu bearbeiten.

Mit [Anzeigen] können Sie alle verknüpften Dokumente des Artikels anzeigen lassen.


Das Verknüpfen von Dokumenten zu Artikel wurde erweitert und zwar folgendermaßen:

  • In einem Dialogfenster kann man eine Datei (z.B. auf dem Desktop) auswählen.
  • Diese wird kopiert oder verschoben in ein festgelegtes Verzeichnis (Programm Parameter).
  • Es wird automatisch eine Verknüpfung in die Datenbank eingetragen.
  • Über die Schaltfläche kann man sich eine Vorschau bestehender Verknüpfungen ansehen.
  • Über die Schaltfläche kann man eine Verknüpfung entfernen ohne die dazugehörige Datei zu löschen.
  • Über die Schaltfläche kann man eine Verknüpfung entfernen und die dazugehörige Datei löschen.


REFLEX Stammdaten DokumentenverknüpfungBeispiel.png

19.1.2 Das Anzeigefenster

In diesem Fenster werden alle Dokumente, die mit dem Artikel verknüpft sind, angezeigt.

Beispiel:


REFLEX Stammdaten Anzeigefenster.png
Die Bilder wurden uns freundlicherweise von Satis&Fy zur Verfügung gestellt


Links werden die Dateinamen aufgelistet. Hier kann man eine der Verknüpfungen auswählen, das Dokument dazu wird dann angezeigt.

Hinweis:
Dokumente, die direkt angezeigt werden können sind z. B. JPG, GIF, TIF, BMP. Dokumente, die nicht direkt angezeigt werden können sind z.B. PDF, DOC, AVI. Bei diesen Dateiarten wird das entsprechende Programm zum Öffnen verwendet!

Mit der Schaltfläche [Drucken] kann das angezeigte Dokument gedruckt werden. Es wird immer der angezeigte Bildausschnitt gedruckt!

Mit der Schaltfläche [E-Mail] kann man das angezeigte Dokument direkt als E-Mail verschicken. (Beschreibung dieser Funktion folgt!)


19.1.3 Artikel-Dokumenten-/Bilder-Liste erstellen

Wenn Sie viele Dokumente/Bilder mit Artikeln verknüpfen wollen, so werden Sie dabei vom Programm mit einer automatischen Verknüpfungsfunktion unterstützt.


19.1.4 Vorgehensweise

  • Legen Sie einen Ordner für die Dokumente/Bilder an und kopieren Sie alle Dateien in diesen Ordner (normalerweise wohl auf einem Server).
  • Stellen Sie sicher, dass in Ihrer REFLEX.INI unter [Pfad] der Eintrag Bild=[Ihr Ordner] steht.
  • Benennen Sie die Dateinamen mit den Artikelnummern, die Sie verwenden, z. B. „ABC4711.JPG“ für Artikel „ABC4711“, „ABC4712.JPG“ für Artikel „ABC4712“ usw. Sie können für einen Artikel auch mehrere Dokumente verwenden, z. B. „ABC4712Front.JPG“, „ABC4712 Seite.JPG“ usw.
  • Öffnen Sie die Artikelstammdaten und das Menü „Bearbeiten“:


REFLEX Stammdaten SpezielleFunktionen.png


Hinweis:
Der Menüpunkt „Spezielle Funktionen“ erscheint nur, wenn Sie das Zugriffsrecht auf das Optionen-Menü haben!

  • Sie sehen nun ein Fenster, in dem die vorhanden Dateien im Bilder-Ordner aufgelistet sind. Mit der Schaltfläche [Liste erstellen] erstellt das Programm automatisch alle zuordenbare Verknüpfungen!

20 Auftragsliste

Die REFLEX Auftragsliste gibt Ihnen die Möglichkeit, Listen bezogen auf Aufträge auszugeben. Einzelheiten dazu gib es hier.


21 Kalkulation

In der Auftragskalkulation werden die Summen der Erlöse und Kosten gegenübergestellt.

22 Optionen

In den Optionen können Sie die Auftragsbearbeitung an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können die Auftragsverwaltung an Ihre persönlichen Vorstellungen anpassen. Diese Angaben werden in Ihrem Benutzerprofil gespeichert.


23 Links