REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 19. April 2013, 15:16 Uhr

Inhaltsverzeichnis

1 Allgemeines
2 Was ist ein Auftrag?
3 Die Auftragsnummer
4 Auftrag suchen/finden
5 Das Auftragsarchiv
6 Auftrag kopieren
7 Letzer Auftrag
8 Die Bereiche eines Auftrags
9 Anlegen eines neuen Auftrags
10 Auftragskopfdaten
11 Die Auftragspositionen
12 Eingaben im Fussbereich
13 Der Dispo-Bereich
14 Eingaben im Terminbereich
15 Funktion der Memos
16 Dokumente
17 Kalkulation
18 Optionen
19 Links

1 Allgemeines

Bitte beachten: Dieser Artikel ist noch in Bearbeitung

In der Auftragsverwaltung werden Anfragen, Angebote und Aufträge angelegt und bearbeitet.

2 Was ist ein Auftrag?

Die Auftragsverwaltung wird zur Erstellung von Anfragen, Angeboten, Aufträgen usw. benutzt. Diese Vorgänge werden in der Datenbank gespeichert. Ein Kennzeichen entscheidet darüber, um welche Form eines Auftrags es sich handelt. Dieses Kennzeichen wird "Status" genannt.

Der Einfachheit halber verwenden wir immer den Begriff "Auftrag", meinen damit aber einen Auftrag mit dem Status “Angebot”, “Anfrage”, “Auftrag” usw. Wenn sich eine Programmfunktion nur auf eine bestimmte Art von Aufträgen bezieht, wird dort der zugehörige Begriff verwendet. Beispielsweise wirkt sich das Auflisten von abgelaufenen Angeboten nur auf Aufträge mit dem Status "Angebot" aus. Daher reden wir an dieser Stelle auch von Angeboten.

2.1 Status

Der Status wird beim Anlegen eines neuen Auftrags vergeben und sagt aus, ob Sie eine Anfrage, ein Angebot oder einen Auftrag anlegen/speichern wollen. Außerdem sagt der Status aus, ob der Auftrag schon abgeschlossen oder storniert wurde. Den Status Anfrage, Angebot und Auftrag eines Auftrags können Sie jederzeit auch nachträglich noch ändern!

Bei Mietaufträgen hat der Status auch noch Auswirkungen auf die Reservierung der Artikel, die in dem Auftrag vorhanden sind:

Anfrage      Artikel werden nicht reserviert
Angebot      Artikel werden reserviert (kann optional in den Programm-Parametern ausgeschaltet werden!)
Auftrag      Artikel werden reserviert
Hauptauftrag Artikel werden nicht reserviert
Stornierung  Artikel werden nicht (mehr) reserviert

Bei Mietaufträgen zeigt der Status "Aktiv" zusätzlich an, dass der Auftrag durch eine Lagerausgabe aktiviert wurde bzw. durch “ABGE”, dass der Auftrag abgeschlossen wurde, also das komplette ausgegebene Material wieder zurückgekommen ist.

2.2 Priorität

2.3 Fixieren

3 Die Auftragsnummer

Jeder Auftrag erhält vom Programm automatisch eine fortlaufende Auftragsnummer. Mit dieser Nummer wird der Auftrag intern verwaltet. Die Auftragsnummer bleibt immer gleich, auch wenn sich der Auftragsstaus ändert!

Die Nummernkreise der Angebote oder Aufträge können Sie selbst festlegen. Öffnen Sie dazu im Menü "Datei\Admin-Optionen\Programmparameter” das Register “Einstellungen”, per Doppelklick. Auf den Eintrag “Nummernkreis Aufträge” öffnet sich das Fenster zur Eingabe der nächsten gewünschten Auftragsnummer. Sinnvoll ist es z.B., die Nummernkreise mit der Jahreszahl beginnen zu lassen. In diesem Fall müssen Sie am 1. Januar (es darf auch der 2. Januar sein!) den Nummernkreis entsprechend ändern, so dass REFLEX ab diesem Tag mit den neuen Nummern arbeitet. Die Eingabe wirkt sich auch auf die Länge der Nummer aus.

Die Auftragsnummer ist der direkteste Weg zu einem Auftrag, weil diese Nummer eindeutig auf einen bestimmten Vorgang zeigt. Zum Finden eines Auftrags können Sie aber neben der Nummer auch den Kundennamen, die Bezeichnung und andere Einträge benutzen. Dies wird unter “Auftrag suchen” beschrieben.

4 Auftrag suchen/finden

Wenn Sie das Auftragsfenster öffnen (entweder über das Menü "Auftrag" oder durch Klicken auf das Symbol in der Symbol_Leiste), erscheint folgende Übersicht:

4.1 Der Auftrags-Explorer

Dieses Fenster enthält links den „Auftrags-Explorer“, mit dem Sie die Auswahl der angezeigten Aufträge vorselektieren können. Zum Beispiel haben Sie die Möglichkeit, sich nur die vorhandenen Angebote anzeigen zu lassen. Klicken Sie dazu einfach im Auftrags Explorer auf das Wort Angebote. Wenn Sie gezielter nach bestimmten Angeboten suchen wollen, so klicken Sie auf das Pluszeichen im Explorerbaum. Sie haben nun die Möglichkeit, zum Beispiel nur nach den Angeboten zu suchen, die abgelaufen sind (bei denen das Gültigkeitsdatum abgelaufen ist). Auftrags-Explorer bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:

Letzter Auftrag	Mit einem Klick können Sie hiermit den letzten Auftrag öffnen, den Sie zuletzt bearbeitet haben. Das Programm merkt sich die zuletzt benutzte Auftragsnummer, auch wenn sie zwischenzeitlich das Programm beendet haben. Wenn Sie das Programm zum ersten Mal geöffnet haben, hat diese Programmfunktionen natürlich keine Auswirkungen, weil sie ja noch gar keinen Auftrag bearbeitet haben. Ein Klicken hierauf bedeutet nicht, dass der Auftrag mit der höchsten Auftragsnummer aufgerufen wird!
Auftrag suchen	Hiermit können Sie ein spezielles Fenster öffnen, dass ihnen erweiterte Funktionen zum Auffinden eines Auftrags bietet.
Neuer Auftrag	Mit dieser Funktion können Sie einen neuen Auftrag anlegen. Wenn Sie lieber mit der Tastatur arbeiten, können Sie einen neuen Auftrag auch mit der Funktionstaste F5 anlegen.
Info	Ein Klick auf diese Funktion zeigt alle gespeicherten Aufträge in der Tabelle an, unabhängig von ihrem Status. Wie weiter unten beschriebenen können Sie nun nach einer beliebigen Spalte in der Auftragstabelle suchen. Auf diese Art und Weise können Sie sich zum Beispiel alle Vorgänge eines bestimmten Kunden anzeigen lassen, unabhängig ob es sich dabei um Angebote, Aufträge usw. handelt.
Anfragen	Diese Funktion zeigt alle Anfragen, die gespeichert sind, an.
Angebote	Hiermit werden alle Vorgänge angezeigt, die mit dem Status „Angebot“ versehen sind.
Aufträge	Diese Funktion zeigt alle Vorgänge an, die mit dem Status" Auftrag " versehen sind
Intern	Hiermit werden nur Aufträge angezeigt, die als interner Auftrag angelegt wurden.
Lager	Hiermit werden alle Aufträge angezeigt, die vom Lager bereits bearbeitet wurden, für die also schon Lagerbewegungen stattgefunden haben. Mit dem Pluszeichen können Sie sich weitere Selektionsmöglichkeiten anzeigen lassen, z. B. alle Aufträge, für die heute Material auszugeben ist, alle Aufträge, bei denen heute eine Rücknahme erfolgen soll, alle Aufträge, bei denen eigentlich schon eine Rücknahme erfolgen sollte, die aber noch nicht zurückgegeben wurden usw.
Stornierte Aufträge	Diese Funktion zeigt alle stornierten Aufträge an.
Projekte/Hauptaufträge	Hiermit werden die gespeicherten Haupt Aufträge angezeigt. Wenn für einen Hauptauftrag weitere Unter-Aufträge vorhanden sind, werden diese in dem Baum angezeigt. Mit einem Klick auf einen Unter-Auftrag können Sie diesen öffnen.
Archiv	Hiermit können Sie das Auftragsarchiv öffnen. Im Auftragsarchiv werden alle Aufträge abgelegt, gegen abgeschlossen sind bzw. Angebote, die nicht zum Auftrag geworden sind. Wie es jeden einen oder mehrere Aufträge in das Archiv verschieben können, wird weiter unten beschriebenen.

4.2 Auftrag suchen

4.2.1 Standard-Suche

Wenn Sie einen oder mehrere Aufträge suchen wollen, so bestimmen Sie zuerst, nach welchen Feld der Tabelle Sie suchen wollen. Klicken Sie dazu einfach auf die gewünschte Spalte in der Tabelle. Sie können nach jeder Spalte der Tabelle suchen! Anschließend geben Sie im Feld “Suchen:” einfach die ersten Buchstaben des gesuchten Begriffs ein, z. B. den Anfangsbuchstaben des gesuchten Kunden. Nach jeder Eingabe eines Zeichens springt die Anzeige in der Tabelle näher an einen gefundenen Datensatz heran. Es werden dann nur die Datensätze gezeigt, die dem angegebenen Suchbegriff entsprechen. Wenn Sie keinen Joker angeben (s. u.), so werden in der Spalte alle Suchbegriffe angezeigt, die mit ihrer Eingabe im Suchen-Feld beginnen. Diese Suche ist vor allem sinnvoll, wenn Sie wissen, wie ihr Suchbegriff beginnt.

4.2.2 Intelli-Suche

Die bisherige „klassische“ Methode zum suchen funktioniert nach dem Prinzip „Spalte zum Suchen auswählen, dann Suchbegriff eingeben“. Neben der bisherigen „klassischen“ Methode, bei der man immer nur in einer Spalte gleichzeitig suchen kann, kann man in der IntelliSuche mehrere Felder auswählen, in denen man gleichzeitig suchen will.

Mit dem Häkchen in (1) kann man die IntelliSuche einschalten oder ausschalten. Ein Klick auf die Schaltfläche (2) öffnet sie Feldliste (3), hier kann die gewünschten Felder (Spalten) auswählen. Mit der Schaltfläche [OK] (4) schließt man die Feldliste. Im Suchenfeld (5) gibt man den Suchbegriff ein. Die können * Platzhalter verwenden, z.B. „AB*4711“

4.2.2.1 Beispiel einer Suche

Die IntelliSuche funktioniert natürlich in Kombination mit den u.U. ausgewählten Filtern des Suchen-Fensters, z.B. nur Angebote, nur Archiv usw.
In der IntelliSuche können Sie auch das Joker-Zeichen * verwenden (s.u.).
Beispiel:
Suchbegriff „r*halle“ sucht alle Aufträge, bei denen in den ausgewählten Feldern irgendwo „R“ und dahinter „HALLE“ steht. Groß- und Kleinbuchstaben werden dabei nicht unterschieden.

4.2.3 Suche mit dem Joker

Eine “mächtige” Hilfe beim Suchen ist die sog. Joker-Suche mit dem *-Zeichen. Das “*” steht dabei für einen beliebigen Inhalt innerhalb des Suchenfeldes. Beispiel:

Der Suchbegriff im Kurznamen...	Zeigt diese Adressen an:
Mei	Meier, Meirhofer, Meibach
*mei	Obermeier, Untermeier, Meier, Meirhofer, Mei¬bach
meiof*	Meirhofer

Wenn Sie nur “*” eingeben bedeutet das, dass Sie alle Daten sehen wollen. Je nach Datenvolumen kann diese Suche jedoch einige Zeit in Anspruch nehmen, weil ja alle Daten vom Server zu Ihrem PC übertragen werden müssen!
Hinweis: Alternativ zum * kann auch das %-Zeichen benutzt werden!
⇨ Die Suche mit dem Joker funktioniert u.U. nur bei Textfeldern. Bei Zahlenfelder (wie z. B. die Auftragsnummer) funktioniert die Jokersuche je nach verwendeten Datenbank-Server u.U. nicht.

4.2.4 Einschränken der Anzeige

In der Auftragsübersicht kann man die Suche nach Miet- oder Verkaufsaufträgen einschränken:

Außerdem kann man die Optionen

Nur Bearbeiter
Nur Filiale

benutzen. Hierbei werden nur die Auftragsdaten des gewählten Bearbeiters/Lagers angezeigt.

4.2.5 Suchen Von-Datum

In der Auftragsübersicht gibt es ein Auswahlfeld „Ab Datum

Dieses Feld ermöglicht es, die Suche nach dem Von-Datum (Dispo-Von) einzugrenzen und nur Aufträge anzuzeigen, bei denen das Von-Datum größer oder gleich ist wie das eingegebene Suchdatum. Wenn Sie ein Datum über die Tastatur eingeben, drücken Sie die Taste [ENTER], um die Suche zu beginnen. Wenn Sie die Tastatur benutzen, können Sie Tag, Monat und Jahr auch mit den Pfeiltaste Hoch/Tief verändern. Damit dieses Suchfeld aktiviert wird, muss man ein Häkchen in das Optionsfeld „Ab Datum [_]“ setzen. Diese Option und das angegebene Suchdatum wird im Benutzerprofil gespeichert.

4.3 Auftrag öffnen

5 Das Auftragsarchiv

6 Auftrag kopieren

7 Letzer Auftrag

8 Die Bereiche eines Auftrags

8.1 Kopf

Sie müssen einen Kunden und seine Adresse auswählen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Adresse suchen/auswählen können:

Das Suchen einer Adresse wird im Kapitel „Stammdaten Kontakte“ beschrieben. Wenn Sie einen Empfänger gewählt haben, öffnet sich der Auftragskopf.

8.2 Positionen

8.3 Fuss

8.4 Dispo

8.5 Termine

8.6 Memos

8.7 Dokumente

8.8 Kalkulation

8.9 Optionen

9 Anlegen eines neuen Auftrags

9.1 Auftragsstatus wählen

9.2 Bereich (Miete/Verkauf wählen)

9.3 Optional: Versandart wählen

9.4 Optional: Nummernkreis wählen

9.5 Kunde/Adresse wählen

10 Auftragskopfdaten

10.1 Kunde

10.2 Veranstaltung, Dispo

10.3 Miete: Berechnen

10.4 Miete: Mietpreisart, Mietpreis

10.5 Kostenstelle, Projekt

10.6 Hauptauftrag, Zu Auftrag

10.7 Bearbeiter

10.8 Sprache

10.9 Bereich Miete, Verkauf, Miet-Verkauf

10.10 Versandart

10.11 Angebotsgültigkeit

10.12 Kennzeichen im Auftragskopf

10.13 Verkauf: Lieferzeit

10.14 Wiedervorlage anlegen

10.15 Text im Auftragskopf

10.16 Anzahlungen

10.17 Status ändern

10.18 Fremdleistungen

10.19 Auftragsbestellungen

10.20 Lieferanschrift

10.21 Zusatztexte

10.22 Auftrag löschen

10.23 Auftragsstatistik

10.24 Auftrag drucken, mailen, exportieren

11 Die Auftragspositionen

11.1 Struktur der Auftragspositionen

11.2 Die Kapitel-/Positionsnummer

11.3 Aufbau der Positions-Eingabemaske

11.4 Felder der Positions-Eingabemaske

11.5 Neues Kapitel anlegen

11.6 Neue Position erfassen – Viele Wege führen nach...

11.6.1 Neue Position erfassen – Klassische Methode

11.6.2 Artikel-Fenster

Wenn Sie mit dem Artikel-Fenster Positionen anlegen wollen, können Sie das Artikelfenster öffnen und per Drag and Drop Positionen anlegen.

Einzelheiten werden hier beschrieben.

11.6.3 Warenkorb

Wenn Sie mit dem Warenkorb Positionen anlegen wollen, können Sie das Artikelfenster öffnen und per Drag and Drop Positionen anlegen.