REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung: Unterschied zwischen den Versionen

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=== Fixieren ===
 
=== Fixieren ===
  
−
Ein Auftrag kann fixiert werden, so dass man keine Änderungen mehr vornehmen kann.
+
Ein Auftrag kann fixiert werden, so dass man keine Änderungen mehr vornehmen kann.  
  
−
Das Fixieren wird im Lagerprogramm vorgenommen.
+
Das Fixieren wird im Lagerprogramm vorgenommen.  
  
−
Sinn der Sache:
+
;Sinn der Sache:
 +
*Nachdem die Ladeliste gedruckt wurde, beginnt das Lager mit der Lagerausgabe (Lieferschein).
 +
*Ändert man nun nachträglich den Auftrag, bekommt dies das Lager nicht mit!
 +
:Deshalb kann das Lager den Auftrag fixieren.
  
−
Nachdem die Ladeliste gedruckt wurde, beginnt das Lager mit der Lagerausgabe (Lieferschein). Ändert man nun nachträglich den Auftrag, bekommt dies das Lager nicht mit! Deshalb kann das Lager den Auftrag fixieren:
+
[[REFLEX Auftrag Fixieren|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]
−
 
 
−
[[Datei:REFLEX_Lagerausgabe_Fixieren.png]]
 
−
 
 
−
Über die Schaltfläche „Bearbeitung“(Umschalt+F9) kann man einen Auftrag sperren, so das nur der Bearbeiter in diesem Auftrag Änderungen vornehmen kann, der den Auftrag in „Bearbeitung“ gesetzt hat.
 
−
 
 
−
* Option: Auch der Bearbeiter, der den Auftrag angelegt hat, kann keine Änderungen durchführen oder die Sperrung aufheben. Dazu benötigt man ein gesondertes Zugriffsrecht.
 
  
 
=== Die Auftragsnummer ===
 
=== Die Auftragsnummer ===
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Die Auftragsnummer ist der direkteste Weg zu einem Auftrag, weil diese Nummer eindeutig auf einen bestimmten Vorgang zeigt.  Zum Finden eines Auftrags können Sie aber neben der Nummer auch den Kundennamen, die Bezeichnung und andere Einträge benutzen. Dies wird unter “Auftrag suchen” beschrieben.
 
Die Auftragsnummer ist der direkteste Weg zu einem Auftrag, weil diese Nummer eindeutig auf einen bestimmten Vorgang zeigt.  Zum Finden eines Auftrags können Sie aber neben der Nummer auch den Kundennamen, die Bezeichnung und andere Einträge benutzen. Dies wird unter “Auftrag suchen” beschrieben.
−
 
−
=== Auftrag suchen/finden ===
 
−
 
−
Wenn Sie das Auftragsfenster öffnen (entweder über das Menü "Auftrag" oder durch Klicken auf das Symbol in der Symbol_Leiste), erscheint folgende Übersicht:
 
−
 
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Suche.jpg|800px]]
 
−
 
−
Einzelheiten werden '''[[REFLEX_Bedienungsanleitung_Auftragsverwaltung_Suchen|hier]]''' beschrieben.
 
−
 
−
Beachten Sie auch die Hinweise zum '''[[Suchen_von_Informationen|Suchen von Informationen]]'''.
 
−
 
−
=== Auftragskalender ===
 
−
 
−
Der '''[[REFLEX Auftragskalender]]''' ist ein frei verschiebbares Fenster, in dem die Aufträge grafisch dargestellt werden. '''[[REFLEX Auftragskalender|Einzelheiten...]]'''.
 
  
 
=== Das Auftragsarchiv ===
 
=== Das Auftragsarchiv ===
  
−
Im Auftragsarchiv kann man alte Aufträge (z.B. abgelaufene Angebote, abgeschlossene Aufträge usw.) ablegen, die dann im aktuellen Bereich der Auftragsverwaltung nicht mehr erscheinen. Aus dem Archiv kann man einen Auftrag jederzeit wieder in den aktuellen Auftragsbereich zurück verschieben oder eine Kopie eines archivierten Auftrags im aktuellen Bereich anlegen. '''[[REFLEX Auftragsarchiv|Einzelheiten...]]'''.
+
Im Auftragsarchiv kann man alte Aufträge (z.B. abgelaufene Angebote, abgeschlossene Aufträge usw.) ablegen, die dann im aktuellen Bereich der Auftragsverwaltung nicht mehr erscheinen. Aus dem Archiv kann man einen Auftrag jederzeit wieder in den aktuellen Auftragsbereich zurück verschieben oder eine Kopie eines archivierten Auftrags im aktuellen Bereich anlegen.
−
 
 
−
=== Auftrag kopieren ===
 
−
 
 
−
Sie können jeden Auftrag mit allen Einzelheiten kopieren. Die Kopie kann einen anderen Status haben als das Original, Sie können also z. B. aus einem Auftrag ein neues Angebot erstellen.<br>
 
−
Wenn Sie einen Auftrag kopieren wollen, so wählen Sie zuerst das Original aus. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche „Kopieren &rArr; Auftrag kopieren“.  '''[[REFLEX Auftrag kopieren|Einzelheiten...]]'''.
 
  
−
=== Letzer Auftrag ===
+
'''[[REFLEX Auftragsarchiv|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
  
−
Mit dieser Schaltfläche (in der Tastenleiste der Übersicht oben) können Sie zum dem Auftrag zurückspringen, den Sie '''zuletzt''' bearbeitet und gespeichert haben.
 
  
 
== Die Bereiche eines Auftrags ==
 
== Die Bereiche eines Auftrags ==
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:Im Bereich Kalkulation können Sie zu dem jeweiligen Auftrag und dem dazugehörigen Kunden eine Preiskalkulation durchführen.
 
:Im Bereich Kalkulation können Sie zu dem jeweiligen Auftrag und dem dazugehörigen Kunden eine Preiskalkulation durchführen.
  
−
== Anlegen eines neuen Auftrags ==
 
  
−
Wenn Sie einen neuen Auftrag (oder ein neues Angebot) anlegen wollen, klicken Sie in der Auftragsübersicht oder dem Auftragskopf auf '''Neu'''. '''[[REFLEX Neuen Auftrag anlegen|Einzelheiten]]'''.
 
  
−
== Anzahlungen ==
+
== Auftrag suchen/finden ==
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 +
=== Tabelle ===
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 +
Wenn Sie das Auftragsfenster öffnen (entweder über das Menü "Auftrag" oder durch Klicken auf das Symbol in der Symbol_Leiste), erscheint folgende Übersicht:
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[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Suche.jpg|800px]]
 +
 
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Einzelheiten werden '''[[REFLEX_Bedienungsanleitung_Auftragsverwaltung_Suchen|hier]]''' beschrieben.
 +
 
 +
Beachten Sie auch die Hinweise zum '''[[Suchen_von_Informationen|Suchen von Informationen]]'''.
 +
 
 +
 
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=== Auftragskalender ===
 +
 
 +
Der '''[[REFLEX Auftragskalender]]''' ist ein frei verschiebbares Fenster, in dem die Aufträge grafisch dargestellt werden. '''[[REFLEX Auftragskalender|Einzelheiten...]]'''.
 +
 
 +
 
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=== Letzter Auftrag ===
 +
 
 +
Mit dieser Schaltfläche (in der Tastenleiste der Übersicht oben) können Sie zum dem Auftrag zurückspringen, den Sie '''zuletzt''' bearbeitet und gespeichert haben.
 +
 
 +
 
 +
== Auftragsbearbeitung ==
 +
 
 +
=== Anlegen eines neuen Auftrags ===
 +
 
 +
Wenn Sie einen neuen Auftrag (oder ein neues Angebot) anlegen wollen, klicken Sie in der Auftragsübersicht oder dem Auftragskopf auf '''Neu'''.
 +
 
 +
'''[[REFLEX Neuen Auftrag anlegen|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
 +
 
 +
 
 +
=== Auftrag kopieren ===
 +
 
 +
Sie können jeden Auftrag mit allen Einzelheiten kopieren. Die Kopie kann einen anderen Status haben als das Original, Sie können also z. B. aus einem Auftrag ein neues Angebot erstellen.<br>
 +
Wenn Sie einen Auftrag kopieren wollen, so wählen Sie zuerst das Original aus. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche „Kopieren &rArr; Auftrag kopieren“.
 +
 
 +
'''[[REFLEX Auftrag kopieren|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
  
−
Sie können für einen Auftrag beliebig viele Anzahlungsrechnungen erfassen. Bei Erstellen einer Rechnung für einen Auftrag werden diese Anzahlungsrechungen optional berücksichtigt, d.h. das Programm erzeugt automatisch zusätzliche Positionen in der Rechnung, in der die bereits angezahlten Beträge abgezogen werden! '''[[REFLEX Anzahlungen|Einzelheiten]]'''...
 
  
−
== Status ändern ==
+
=== Status ändern ===
  
 
Sie können den Status eines Auftrags jederzeit ändern, außer wenn er...
 
Sie können den Status eines Auftrags jederzeit ändern, außer wenn er...
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ist. Um den Status zu ändern, öffnen Sie den Auftrag. Im Auftragskopf klicken Sie auf '''Status ändern'''.
 
ist. Um den Status zu ändern, öffnen Sie den Auftrag. Im Auftragskopf klicken Sie auf '''Status ändern'''.
  
−
== Fremdleistungen ==
 
  
−
In jedem Auftrag können Fremdleistungen gespeichert werden. Dabei handelt es sich um eine Tabelle, die die Fremdleistungen eines bestimmten Auftrags beinhaltet. Im Gegensatz zum Bestellwesen, wo Bestellungen an Lieferanten geschickt werden, ist das sog. "Fremdleistungsblatt" eine einfache und schnelle Methode der Erfassung. Sie hat jedoch auch Nachteile. '''[[REFLEX Fremdleistungsblatt|Einzelheiten]]'''...
+
=== Auftrag löschen ===
 +
 
 +
Sie können einen Auftrag löschen, wenn es der Auftragsstatus zulässt! Sobald ein Auftrag vom Lager bearbeitet wurde (also ein Lieferschein erfasst wurde), kann der Auftrag nicht mehr gelöscht werden!
 +
 
 +
Wenn Sie das versehentliche '''Löschen''' von Aufträgen durch nicht befugte Nutzer verhindern wollen, müssen Sie das Recht '''Auftragsverwaltung Kopfdaten''' beim jeweiligen Nutzer auf '''Lesen+Schreiben''' setzen:
  
−
== Auftragsbestellungen ==
 
  
−
Mit den Auftragsbestellungen kann man direkt aus einem Auftrag Bestellungen an Lieferanten erzeugen. '''[[REFLEX Auftragsbestellungen|Einzelheiten]]'''...
+
[[Datei:Recht Auftrag löschen.jpg|800px]]
  
−
== Lieferanschrift, Rückholanschrift ==
 
  
−
Sie können zu jedem Auftrag '''eine''' Lieferanschrift und '''eine''' Rückholanschrift (ab REFLEX 11) angeben. Klicken Sie dazu im Auftragskopf auf '''Lief.anschrift'''.
 
  
−
[[Datei:REFLEX_Auftragsverwaltung_Btn_LiefAnschrift.png]]
+
[[Datei:Recht Auftrag löschen Meldung.jpg|800px]]
  
−
Es öffnet sich dann das Fenster, in dem Sie die Anschrift(en) festlegen können.
 
  
−
'''[[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung Lieferanschrift|Weitere Informationen...]]'''
+
=== Eingabe im Auftrags-Kopf ===
  
−
== Zusatztexte ==
+
Hier stehen hauptsächlich:
  
−
Manchmal ist es notwendig, mehr Texte an einen Auftrag (oder ein Angebot...) anzuhängen, die hauptsächlich für den Ausdruck auf der Ladeliste bzw. dem Lieferschein benötigt werden. Daher können an einen Auftrag beliebig viele Texte im RTF-Format angehängt werden. Öffnen Sie dazu den gewünschten Auftrag und klicken im Auftragskopf oder –fuß auf '''Zusatztexte'''. '''[[REFLEX Auftrags-Zusatztexte|Einzelheiten]]'''...
+
* Angaben zum Kunden
 +
* Bei Mietaufträgen Informationen zur Veranstaltung, wie z. B. der Veranstaltungszeitraum, der Dispositionszeitraum usw.
 +
* Bei Verkaufsaufträgen die Lieferzeit oder das Lieferdatum
 +
* Außerdem kann man hier einen ausführlichen Kopf-Text angeben, der z.B. die „Einleitungsfloskel“ sowie Angaben zum Auftrag beinhalten kann.
  
−
== Auftrag löschen ==
+
'''[[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung Kopf|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
  
−
== Auftragsstatistik ==
 
−
Damit man sich einen schnelleren Überblick über den Stand des aktuellen Auftrags verschaffen kann, gibt es die Funktionstaste... [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Auftragsstatistik Taste.jpg|100px]]
 
−
...mit der man einen Statistik-Report öffnen kann, der sich auf den aktuellen Auftrag bezieht.
 
  
−
Beispiel:<br>
+
=== Die Auftragspositionen ===
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Auftragsstatistik.jpg|600px]]
 
  
−
'''Technischer Hinweis:'''<br>
+
In den Auftragspositionen werden die Artikel erfasst, die vermietet oder verkauft werden sollen, außerdem die Dienstleistungen und Arbeitszeiten.
−
Das Verzeichnis für die Auftragsstatistik-Reports heißt „\Reports\AuftrStat“. Sie können dort eigene Reports einstellen. In einem Statistik-Report muss mindestens die Auftragskopftabelle MAUFKO beinhaltet sein, im Normalfall werden zusätzlich die Tabellen verknüpft.
 
−
{| class="wikitable" style="text-align: left;"
 
−
|MAUFPO
 
−
|Auftragspositionen
 
−
|-
 
−
|MAUFFU
 
−
|Auftragsfuß
 
−
|-
 
−
|MAUFJOB
 
−
|Termintabelle
 
−
|-
 
−
|MAUFFLEI
 
−
|Auftragsfremdleistungen
 
−
|-
 
−
|MAUFFERT
 
−
|Fertigungspositionen
 
−
|-
 
−
|MAUFLIAN
 
−
|Lieferanschriften
 
−
|}
 
  
−
== Auftrag drucken, mailen, exportieren ==
+
Zu den Positionen kommen Sie, indem Sie den Auftrag suchen und öffnen und auf '''Positionen''' klicken.
  
−
Wenn Sie den Auftrag/das Angebot drucken, mailen oder exportieren wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche '''Drucken''' oder drücken die Taste '''F12'''. Das Druckfenster der Auftragsbearbeitung wird angezeigt. '''[[REFLEX Auftrag drucken, mailen, exportieren|Einzelheiten]]'''...
+
'''[[REFLEX Auftragspositionen|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
  
−
== Die Auftragspositionen ==
 
  
−
In den Auftragspositionen werden die Artikel erfasst, die vermietet oder verkauft werden sollen, außerdem die Dienstleistungen und Arbeitszeiten.
+
=== Eingaben im Fussbereich ===
  
−
Zu den Positionen kommen Sie, indem Sie den Auftrag suchen und öffnen und auf '''Positionen''' klicken. '''[[REFLEX Auftragspositionen|Einzelheiten]]'''...
+
Der Fußteil beinhaltet die Auftragssummen, Rabatte, Zahlungskonditionen usw. Sie können jederzeit mit der Taste '''Weiter''' aus den Positionen oder über einen Klick auf die Registerseite '''Fuss''' umschalten.
  
−
== Eingaben im Fussbereich ==
+
'''[[REFLEX Auftragsfuss|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
  
−
Der Fußteil beinhaltet die Auftragssummen, Rabatte, Zahlungskonditionen usw. Sie können jederzeit mit der Taste '''Weiter''' aus den Positionen oder über einen Klick auf die Registerseite '''Fuss''' umschalten. '''[[REFLEX Auftragsfuss|Einzelheiten]]'''...
 
  
−
== Der Dispo-Bereich ==
+
=== Der Dispo-Bereich ===
  
 
Die Auftragsdispo prüft, ob Sie genügend Artikel zur Verfügung haben.
 
Die Auftragsdispo prüft, ob Sie genügend Artikel zur Verfügung haben.
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* Im Verkauf wird der aktuell vorhandene Lagerbestand mit den vorhandenen Angeboten/Aufträgen geprüft.
 
* Im Verkauf wird der aktuell vorhandene Lagerbestand mit den vorhandenen Angeboten/Aufträgen geprüft.
  
−
'''[[REFLEX Auftragsdispo|Einzelheiten]]'''...
+
'''[[REFLEX Auftragsdispo|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
  
−
== Auftrags-Termine ==
 
  
−
In den Auftrags-Terminen können Sie Termine für den Auftrag festlegen, also z.B. "Aufbau am...", "Probe am..." usw. Einem Termin können Sie eine Person oder eine Ressource (LKW, Transporter usw.) zuordnen.'''[[REFLEX Auftrags-Termine|Einzelheiten]]'''...
+
=== Auftrags-Termine ===
  
−
== Funktion der Memos ==
+
In den Auftrags-Terminen können Sie Termine für den Auftrag festlegen, also z.B. "Aufbau am...", "Probe am..." usw. Einem Termin können Sie eine Person oder eine Ressource (LKW, Transporter usw.) zuordnen.
−
==== Eingeben und Bearbeiten von Memos ====
+
'''[[REFLEX Auftrags-Termine|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
−
Sie können an einen Auftrag beliebig viele Texte für interne Zwecke anhängen. Ein Memo ist ein formatierter Text, der Text und Links auf Dateien in Intranet oder Internet beinhalten kann.
 
−
* Beachten Sie auch die Hinweise zur Dokumenten-Verknüpfung!
 
−
Öffnen Sie das Memo-Fenster mit einem Klick auf die Registerseite:
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Memos.jpg]]
 
  
−
{| class="wikitable" style="text-align: left;"
+
=== Lieferanschrift, Rückholanschrift ===
−
|style="width: 10%;"|'''1'''
 
−
|Mit diesen Schaltflächen können Sie ein neues Memo eingeben, ein bestehendes bearbeiten oder löschen.
 
−
|-
 
−
|'''2'''
 
−
|Hier werden alle Memos zu diesem Auftrag angezeigt.
 
−
Wenn Sie die Option [_] Nur private Memos aktivieren (Häkchen), dann werden nur die Memos angezeigt, die Sie selbst angelegt haben.
 
−
|-
 
−
|'''3'''
 
−
|In diesem Feld wird das ausgewählte Memo angezeigt. Zum Bearbeiten des Memos klicken Sie auf die Schaltfläche [Bearbeiten]. <br>Wenn in dem Memo Links zu Dateien oder Internet-Seiten enthalten sind, können Sie diese öffnen, indem Sie auf den Link doppelklicken.
 
−
|}
 
−
==== Eingabe eines Memos ====
 
−
Mit der Schaltfläche [Neu] können Sie ein Memo neu anlegen. Mit einem Doppelklick auf den Memo-Namen oder der Schaltfläche [Bearbeiten] können Sie ein Memo bearbeiten. <br>
 
−
Das Eingabefenster:
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Memos Eingabe.jpg]]
+
Sie können zu jedem Auftrag '''eine''' Lieferanschrift und '''eine''' Rückholanschrift (ab REFLEX 11) angeben. Klicken Sie dazu im Auftragskopf auf '''Lief.anschrift'''.
 +
 
 +
[[Datei:REFLEX_Auftragsverwaltung_Btn_LiefAnschrift.png]]
 +
 
 +
Es öffnet sich dann das Fenster, in dem Sie die Anschrift(en) festlegen können.
 +
 
 +
'''[[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung Lieferanschrift|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
 +
 
 +
 
 +
== Auftrag drucken, mailen, exportieren ==
 +
 
 +
Wenn Sie den Auftrag/das Angebot drucken, mailen oder exportieren wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche '''Drucken''' oder drücken die Taste '''F12'''. Das Druckfenster der Auftragsbearbeitung wird angezeigt.
 +
 
 +
'''[[REFLEX Auftrag drucken, mailen, exportieren|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
  
−
Sie können den Text eingeben und formatieren.<br>
 
−
Mit der Schaltfläche [Link] können Sie eine Verbindung zu einer Datei im Internet einfügen.
 
−
* Wie im Internet üblich, sollten Dateinamen keine Leertasten beinhalten, weil sonst der Link nicht vollständig erkannt wird! In diesem Fall sollten Sie den Link über den Web-Browser einfügen (s. u.) oder die Dokumenten-Verknüpfungen verwenden!
 
−
Beachten Sie auch die Hinweise zur Dokumenten-Verknüpfung!
 
−
==== Link (Verknüpfung) aus dem Internet einfügen ====
 
−
Wenn Sie einen Link aus dem Internet einfügen wollen, so öffnen Sie Ihren Internet-Explorer und gehen auf die Seite, die Sie verbinden wollen. Die Adresse wird dann in der Eingabezeile des Explorers angezeigt. Klicken Sie nun mit der Maus auf das Web-Symbol links neben der Adresse, halten die Maustaste gedrückt und ziehen das Symbol einfach an die Stelle im REFLEX-Dokumentenfenster, an der der Link eingefügt werden soll.
 
  
−
Beispiel:
+
== Zusatztexte ==
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Memos Internetverknüpfung.jpg|800px]]
+
Manchmal ist es notwendig, mehr Texte an einen Auftrag (oder ein Angebot...) anzuhängen, die hauptsächlich für den Ausdruck auf der Ladeliste bzw. dem Lieferschein benötigt werden. Daher können an einen Auftrag beliebig viele Texte im RTF-Format angehängt werden. Öffnen Sie dazu den gewünschten Auftrag und klicken im Auftragskopf oder –fuß auf '''Zusatztexte'''.
  
−
Wenn Sie eine Datei verknüpfen wollen, die im Internet als Download angeboten wird, so öffnen Sie die WEB-Seite mit dem Link, klicken mit der rechten Maustaste auf den Link und wählen aus dem Menü „Verknüpfung kopieren“ an. Dann gehen Sie zum REFLEX-Dokumentenfenster an die Stelle, an die Sie den Link einfügen wollen, klicken dort die rechte Maustaste und wählen aus dem Menü „Einfügen/Paste“ an. Der Link wird eingefügt.
+
'''[[REFLEX Auftrags-Zusatztexte|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
−
* Ein Link, der so eingefügt wird, darf auch Leertasten enthalten!
 
  
−
== Dokumente ==
 
−
=== Dokumentenverwaltung ===
 
−
Sie können an einen Auftrag beliebig viele Dokumente für interne Zwecke anhängen. Ein Dokument ist eine Datei mit einer bestimmten Datei-Endung, z. B. DOC, XLS, PDF usw. Sie können eine beliebige Datei-Art als Dokument an einen Auftrag anhängen. Öffnen können Sie das Dokument jedoch nur, wenn auf Ihrem PC ein Programm installiert ist, das diese Datei-Art kennt!<br>
 
−
Das Dokument selbst wird nicht in der REFLEX-Datenbank gespeichert, sondern nur der Pfad/Dateiname! Bei internen Dokumenten wird der Pfad und der Dateiname getrennt gespeichert, bei Internet-Dokumenten nur der komplette Dokumentenname (URL).<br>
 
−
Das Dokument kann dabei eine Datei im Intranet oder Internet sein.
 
−
* Für die Verknüpfung von internen Dateien und Internet-Dateien gibt es zwei verschiedene Schaltflächen!
 
−
* Beachten Sie auch die Hinweise zu den Memos.
 
−
Öffnen Sie das Dokumenten-Fenster mit einem Klick auf die Registerseite „Dokumente“:
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Dokumenteverwaltung.jpg]]
+
== Anzahlungen ==
−
{| class="wikitable" style="text-align: left;"
+
 
−
|style="width: 10%;"|'''1'''
+
Sie können für einen Auftrag beliebig viele Anzahlungsrechnungen erfassen. Bei Erstellen einer Rechnung für einen Auftrag werden diese Anzahlungsrechungen optional berücksichtigt, d.h. das Programm erzeugt automatisch zusätzliche Positionen in der Rechnung, in der die bereits angezahlten Beträge abgezogen werden!
−
|Mit diesen Schaltflächen können Sie eine neue Dokumentenverknüpfung festlegen, eingeben, eine bestehende bearbeiten oder löschen.
+
 
−
;Neues Dok.
+
'''[[REFLEX Anzahlungen|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
−
:Wenn Sie ein neues Dokument für den Auftrag erstellen wollen, klicken Sie auf diese Schaltfläche.
+
 
−
;Neue Verkn.
+
 
−
:Wenn Sie eine Datei auf Ihrem PC oder einem internen Server verknüpfen wollen, so klicken Sie auf [Neu]. Der Standard-Öffnen-Dialog von Windows ermöglicht Ihnen danach, ein Dokument auszuwählen.
+
== Fremdleistungen ==
−
;Neu www
+
 
−
:Wenn Sie eine Datei aus dem Internet oder eine Internet-Seite verknüpfen wollen, so klicken Sie auf [neu www...]. In diesem Fall öffnet sich ein programminterner Internet-Browser, mit dem Sie eine beliebige Seite auswählen können. Mit [OK] übernehmen Sie die Verknüpfung des Internet-Dokuments.
+
In jedem Auftrag können Fremdleistungen gespeichert werden. Dabei handelt es sich um eine Tabelle, die die Fremdleistungen eines bestimmten Auftrags beinhaltet. Im Gegensatz zum Bestellwesen, wo Bestellungen an Lieferanten geschickt werden, ist das sog. "Fremdleistungsblatt" eine einfache und schnelle Methode der Erfassung. Sie hat jedoch auch Nachteile.  
−
;Öffnen
+
 
−
:Hiermit können Sie das markierte Dokument öffnen.
+
'''[[REFLEX Fremdleistungsblatt|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
−
;Bearbeiten
 
−
:Mit dieser Schaltfläche können Sie den Betreff und die Bemerkung zu der Verknüpfung bearbeiten.
 
−
;Löschen
 
−
:Hiermit löschen Sie die markierte Verknüpfung.
 
−
;DokuMan
 
−
:Diese Schaltfläche öffnet den Dokumenten-Manager.
 
−
|-
 
−
|'''2'''
 
−
|Hier werden alle verknüpften Dokumente zu diesem Auftrag angezeigt.
 
−
|}
 
  
  
−
Die Verwaltung von Dokumenten oder Bildern ist ein wichtiger Bestandteil von REFLEX:
+
== Auftragsbestellungen ==
  
−
* Sie können mehrere Dateien mit Artikeln verknüpfen
+
Mit den Auftragsbestellungen kann man direkt aus einem Auftrag Bestellungen an Lieferanten erzeugen.  
−
* Das Programm kann auf Knopfdruck die Verknüpfungen zu den Artikeln erstellen, wenn die Dateinamen mit der Artikelnummer beginnen.
 
−
* Man kann die Dokumente/Bilder eines Artikels in diesen Fenstern aufrufen:
 
−
# Artikelstammstammdaten
 
−
# Suchen Artikel
 
−
# Auftragspositionen
 
−
# Lagerausgabe
 
−
# Lagerrücknahme
 
−
* Dokumente/Bilder können einfach per E-Mail verschickt werden.
 
−
* Man kann eine Liste der hinterlegten Dokumente drucken
 
  
−
Wenn man die Zuordnung von Dokumenten oder Bildern zu Artikeln vereinfachen will, so sollte man die Dateien, die mit Artikeln verknüpft werden sollen, mit dem Dateinamen der Artikelnummer versehen.
+
'''[[REFLEX Auftragsbestellungen|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
  
−
==== Dokumentenverknüpfung einzeln erstellen ====
 
  
−
Wenn Sie ein einzelnes Dokument mit einem Artikel verknüpfen wollen, so öffnen Sie die Artikelstammdaten und suchen den gewünschten Artikel aus. Danach klicken Sie auf die Registerseite...
+
== Memos ==
  
 +
Sie können an einen Auftrag beliebig viele Texte für interne Zwecke anhängen. Ein Memo ist ein formatierter Text, der Text und Links auf Dateien im Internet beinhalten kann.
  
−
[[Datei:REFLEX_Stammdaten_Dokumentenverknüpfung.png|800px]]
+
'''[[REFLEX Auftragsverwaltung Memos|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
  
  
−
Dort sehen Sie alle Dokumente, die mit diesem Artikel verknüpft sind.
+
== Dokumente ==
  
 +
Sie können an einen Auftrag beliebig viele Dokumente für interne Zwecke anhängen. Ein Dokument ist eine Datei mit einer bestimmten Datei-Endung, z. B. DOC, XLS, PDF usw. Sie können eine beliebige Datei-Art als Dokument an einen Auftrag anhängen. Öffnen können Sie das Dokument jedoch nur, wenn auf Ihrem PC ein Programm installiert ist, das diese Datei-Art kennt!
  
−
Mit der Schaltfläche [Neu] können Sie eine Datei zur Verknüpfung auswählen, mit [Löschen] wird die Verknüpfung (nicht die Datei selbst!) wieder gelöscht.
+
Das Dokument selbst wird nicht in der REFLEX-Datenbank gespeichert, sondern nur der Pfad/Dateiname! Bei internen Dokumenten wird der Pfad und der Dateiname getrennt gespeichert, bei Internet-Dokumenten nur der komplette Dokumentenname (URL).
  
 +
'''[[REFLEX Auftragsdokumente|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
  
−
Mit [Öffnen] können Sie die markierte Datei öffnen, d. h. das Dokument wird mit dem in Windows hinterlegten Programm geöffnet, um es z. B. zu bearbeiten.
 
  
−
Mit [Anzeigen] können Sie alle verknüpften Dokumente des Artikels anzeigen lassen.
+
== Auftragsliste ==
  
 +
Die '''[[REFLEX Auftragsliste]]''' gibt Ihnen die Möglichkeit, Listen bezogen auf Aufträge auszugeben. Einzelheiten dazu gib es '''[[REFLEX Auftragsliste|hier]]'''.
  
  
−
Das Verknüpfen von Dokumenten zu Artikel wurde erweitert und zwar folgendermaßen:
+
== Kalkulation ==
−
* In einem Dialogfenster kann man eine Datei (z.B. auf dem Desktop) auswählen.
 
−
* Diese wird kopiert oder verschoben in ein festgelegtes Verzeichnis (Programm Parameter).
 
−
* Es wird automatisch eine Verknüpfung in die Datenbank eingetragen.
 
−
* Über die Schaltfläche  kann man sich eine Vorschau bestehender Verknüpfungen ansehen.
 
−
* Über die Schaltfläche  kann man eine Verknüpfung entfernen ohne die dazugehörige Datei zu löschen.
 
−
* Über die Schaltfläche  kann man eine Verknüpfung entfernen und die dazugehörige Datei löschen.
 
  
 +
In der Auftragskalkulation werden die Summen der Erlöse und Kosten gegenübergestellt.
  
−
[[Datei:REFLEX_Stammdaten_DokumentenverknüpfungBeispiel.png|800px]]
+
'''[[REFLEX Auftragskalkulation|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
  
−
==== Das Anzeigefenster ====
 
  
−
In diesem Fenster werden alle Dokumente, die mit dem Artikel verknüpft sind, angezeigt.
+
== Auftragsstatistik, Auftragsauswertung ==
  
−
'''Beispiel:'''
+
Wenn man '''zusätzliche Auswertungen''' über einen Auftrags haben möchte, kann man sich spezielle Auswertungen (Reports) erstellen (lassen). Diese werden über die Schaltfläche '''Statistik''' im Auftragskopf, -Fuß und in den Auftragspositionen auf gerufen.
  
 +
'''[[REFLEX Auftragsstatistik|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
  
−
[[Datei:REFLEX_Stammdaten_Anzeigefenster.png|800px]]<br>
 
−
Die Bilder wurden uns freundlicherweise von Satis&Fy zur Verfügung gestellt
 
  
 +
Ab Version 14.170303 gibt es ein Zusatzmodul, das die Erlöse und Kosten aus Bestellungen, Eingangsrechnungen und der Zeiterfassung mithilfe eines FastReport&copy;-Reports auswertet.
  
 +
'''[[REFLEX Auftragsauswertung|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
  
−
Links werden die Dateinamen aufgelistet. Hier kann man eine der Verknüpfungen auswählen, das Dokument dazu wird dann angezeigt.
 
  
−
'''Hinweis:'''<br>
+
== Optionen ==
−
Dokumente, die direkt angezeigt werden können sind z. B. JPG, GIF, TIF, BMP. Dokumente, die nicht direkt angezeigt werden können sind z.B. PDF, DOC, AVI. Bei diesen Dateiarten wird das entsprechende Programm zum Öffnen verwendet!
 
  
−
Mit der Schaltfläche [Drucken] kann das angezeigte Dokument gedruckt werden. Es wird immer der angezeigte Bildausschnitt gedruckt!
+
In den Optionen können Sie die Auftragsbearbeitung an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können die Auftragsverwaltung an Ihre persönlichen Vorstellungen anpassen. Diese Angaben werden in Ihrem Benutzerprofil gespeichert.
  
−
Mit der Schaltfläche [E-Mail] kann man das angezeigte Dokument direkt als E-Mail verschicken. (Beschreibung dieser Funktion folgt!)
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'''[[REFLEX Auftragsoptionen|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
  
  
  
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==== Artikel-Dokumenten-/Bilder-Liste erstellen ====
 
  
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== Links ==
  
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Wenn Sie viele Dokumente/Bilder mit Artikeln verknüpfen wollen, so werden Sie dabei vom Programm mit einer automatischen Verknüpfungsfunktion unterstützt.
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* [[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung|Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung]]
  
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* [[REFLEX_Bedienungsanleitung_Auftragsverwaltung_Suchen|Auftrag suchen]]
  
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==== Vorgehensweise ====
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* [[REFLEX Neuen Auftrag anlegen|Neuen Auftrag anlegen]]
  
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* [[REFLEX Auftrag kopieren|Auftrag kopieren]]
  
−
* Legen Sie einen Ordner für die Dokumente/Bilder an und kopieren Sie alle Dateien in diesen Ordner (normalerweise wohl auf einem Server).
+
* [[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung Kopf|Auftrags-Kopf]]
−
* Stellen Sie sicher, dass in Ihrer REFLEX.INI unter [Pfad] der Eintrag Bild=[Ihr Ordner] steht.
 
−
* Benennen Sie die Dateinamen mit den Artikelnummern, die Sie verwenden, z. B. „ABC4711.JPG“ für Artikel „ABC4711“, „ABC4712.JPG“ für Artikel „ABC4712“ usw. Sie können für einen Artikel auch mehrere Dokumente verwenden, z. B. „ABC4712Front.JPG“, „ABC4712 Seite.JPG“ usw.
 
−
* Öffnen Sie die Artikelstammdaten und das Menü „Bearbeiten“:
 
  
 +
* [[REFLEX Auftragspositionen|Auftragspositionen]]
  
−
[[Datei:REFLEX_Stammdaten_SpezielleFunktionen.png|800px]]
+
* [[REFLEX Auftragsfuss|Auftragsfuss]]
  
 +
* [[REFLEX Auftrag drucken, mailen, exportieren|Auftrag drucken, mailen, exportieren]]
  
 +
* [[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung Lieferanschrift|Lieferanschrift]]
  
−
'''Hinweis:'''<br>
+
* [[REFLEX Auftragskalender|Auftragskalender]]
−
Der Menüpunkt „Spezielle Funktionen“ erscheint nur, wenn Sie das Zugriffsrecht
 
−
auf das Optionen-Menü haben!
 
  
−
* Sie sehen nun ein Fenster, in dem die vorhanden Dateien im Bilder-Ordner aufgelistet sind. Mit der Schaltfläche [Liste erstellen] erstellt das Programm automatisch alle zuordenbare Verknüpfungen!
+
* [[REFLEX Auftragskalkulation|Auftragskalkulation]]
  
−
== Auftragsliste ==
+
* [[REFLEX Auftragsliste|Auftragsliste]]
  
−
Die '''[[REFLEX Auftragsliste]]''' gibt Ihnen die Möglichkeit, Listen bezogen auf Aufträge auszugeben. Einzelheiten dazu gib es '''[[REFLEX Auftragsliste|hier]]'''.
+
* [[REFLEX Auftragsarchiv|Auftragsarchiv]]
  
 +
* [[REFLEX Anzahlungen]]
  
−
== Kalkulation ==
+
* [[REFLEX Fremdleistungsblatt|Fremdleistungsblatt]]
  
−
In der Auftragskalkulation werden die Summen der Erlöse und Kosten gegenübergestellt.
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* [[REFLEX Auftragsbestellungen|Auftragsbestellungen]]
  
−
== Optionen ==
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* [[REFLEX Auftrags-Zusatztexte|Auftrags-Zusatztexte]]
  
−
In den Optionen können Sie die Auftragsbearbeitung an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können die Auftragsverwaltung an Ihre persönlichen Vorstellungen anpassen. Diese Angaben werden in Ihrem Benutzerprofil gespeichert.
+
* [[REFLEX Auftragsdispo|Auftragsdispo]]
  
 +
* [[REFLEX Auftrags-Termine|Auftrags-Termine]]
  
−
== Links ==
+
* [[REFLEX Auftragsverwaltung Memos|Auftrags-Memos]]
  
−
* [[REFLEX Online Bedienungsanleitung]]
+
* [[REFLEX Auftragsdokumente|Auftragsdokumente]]
  
−
* [[REFLEX Auftragskalender]]
+
* [[REFLEX Auftragsstatistik|Auftragsstatistik]]

Aktuelle Version vom 26. Dezember 2017, 01:35 Uhr

1 Allgemeines

Bitte beachten: Dieser Artikel ist noch in Bearbeitung

In der Auftragsverwaltung werden Anfragen, Angebote und Aufträge angelegt und bearbeitet.

2 Was ist ein Auftrag?

Die Auftragsverwaltung wird zur Erstellung von Anfragen, Angeboten, Aufträgen usw. benutzt. Diese Vorgänge werden in der Datenbank gespeichert. Ein Kennzeichen entscheidet darüber, um welche Form eines Auftrags es sich handelt. Dieses Kennzeichen wird "Status" genannt.

Der Einfachheit halber verwenden wir immer den Begriff "Auftrag", meinen damit aber einen Auftrag mit dem Status “Angebot”, “Anfrage”, “Auftrag” usw. Wenn sich eine Programmfunktion nur auf eine bestimmte Art von Aufträgen bezieht, wird dort der zugehörige Begriff verwendet. Beispielsweise wirkt sich das Auflisten von abgelaufenen Angeboten nur auf Aufträge mit dem Status "Angebot" aus. Daher reden wir an dieser Stelle auch von Angeboten.

2.1 Status

Der Status wird beim Anlegen eines neuen Auftrags vergeben und sagt aus, ob Sie eine Anfrage, ein Angebot oder einen Auftrag anlegen/speichern wollen. Außerdem sagt der Status aus, ob der Auftrag schon abgeschlossen oder storniert wurde. Den Status Anfrage, Angebot und Auftrag eines Auftrags können Sie jederzeit auch nachträglich noch ändern!

Bei Mietaufträgen hat der Status auch noch Auswirkungen auf die Reservierung der Artikel, die in dem Auftrag vorhanden sind: 

ANFR   Anfrage      Artikel werden nicht reserviert
ANG    Angebot      Artikel werden reserviert (kann optional in den Programm-Parametern ausgeschaltet werden!)
AUFTR  Auftrag      Artikel werden reserviert
HA     Hauptauftrag Artikel werden nicht reserviert
STO    Stornierung  Artikel werden nicht (mehr) reserviert
  • Bei Mietaufträgen zeigt der Status "Aktiv" zusätzlich an, dass der Auftrag durch eine Lagerausgabe aktiviert wurde bzw. durch “ABGE”, dass der Auftrag abgeschlossen wurde, also das komplette ausgegebene Material wieder zurückgekommen ist.
  • Bei Verkaufsaufträgen zeigt der Status “ABGE” an, dass der Auftrag abgeschlossen wurde, also das Material komplett ausgegeben wurde.

2.2 Priorität

Die Priorität ist ein Kennzeichen, mit dem Sie einen Auftrag für die Dispo kennzeichnen können als

  • Normal
  • Niedrig
  • Hoch

Je nach Auswahl ändert sich die Farbe der Balken in der Dispo-Grafik. Weitere Auswirkungen hat dieses Kennzeichen nicht.

2.3 Fixieren

Ein Auftrag kann fixiert werden, so dass man keine Änderungen mehr vornehmen kann.

Das Fixieren wird im Lagerprogramm vorgenommen.

Sinn der Sache
  • Nachdem die Ladeliste gedruckt wurde, beginnt das Lager mit der Lagerausgabe (Lieferschein).
  • Ändert man nun nachträglich den Auftrag, bekommt dies das Lager nicht mit!
Deshalb kann das Lager den Auftrag fixieren.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben

2.4 Die Auftragsnummer

Jeder Auftrag erhält vom Programm automatisch eine fortlaufende Auftragsnummer. Mit dieser Nummer wird der Auftrag intern verwaltet. Die Auftragsnummer bleibt immer gleich, auch wenn sich der Auftragsstaus ändert!

  • Die Nummernkreise der Angebote oder Aufträge können Sie selbst festlegen. Öffnen Sie dazu im Menü "Datei\Admin-Optionen\Programmparameter” das Register “Einstellungen”, per Doppelklick. Auf den Eintrag “Nummernkreis Aufträge” öffnet sich das Fenster zur Eingabe der nächsten gewünschten Auftragsnummer. Sinnvoll ist es z.B., die Nummernkreise mit der Jahreszahl beginnen zu lassen. In diesem Fall müssen Sie am 1. Januar (es darf auch der 2. Januar sein!) den Nummernkreis entsprechend ändern, so dass REFLEX ab diesem Tag mit den neuen Nummern arbeitet. Die Eingabe wirkt sich auch auf die Länge der Nummer aus.

Die Auftragsnummer ist der direkteste Weg zu einem Auftrag, weil diese Nummer eindeutig auf einen bestimmten Vorgang zeigt. Zum Finden eines Auftrags können Sie aber neben der Nummer auch den Kundennamen, die Bezeichnung und andere Einträge benutzen. Dies wird unter “Auftrag suchen” beschrieben.

2.5 Das Auftragsarchiv

Im Auftragsarchiv kann man alte Aufträge (z.B. abgelaufene Angebote, abgeschlossene Aufträge usw.) ablegen, die dann im aktuellen Bereich der Auftragsverwaltung nicht mehr erscheinen. Aus dem Archiv kann man einen Auftrag jederzeit wieder in den aktuellen Auftragsbereich zurück verschieben oder eine Kopie eines archivierten Auftrags im aktuellen Bereich anlegen.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


3 Die Bereiche eines Auftrags

Innerhalb der Auftragsbearbeitung gibt es sehr viele Datenfelder. Daher ist die Eingabemaske in verschiedene Bereiche unterteilt, die wir "Seiten" nennen. Zu den einzelnen Seiten können Sie umschalten, indem Sie mit den Tasten [F7]/[F8] navigieren oder direkt auf die Registerreiter Übersicht, Kopfteil, Positionen, Fussteil, Termine, Memos oder Dokumente klicken.

Kopfteil

Hier stehen die Angaben zum Kunden, bei Mietaufträgen werden hier auch Informationen zur Veranstaltung angegeben, wie z. B. der Veranstaltungszeitraum, der Dispositionszeitraum usw. Außerdem kann man hier einen ausführlichen Kopf-Text angeben, der z.B. die „Einleitungsfloskel“ sowie Angaben zum Auftrag beinhalten kann. Einzelheiten dazu finden Sie in REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung Kopf.

Positionen

Auf der Seite "Positionen" werden die Auftragspositionen eingegeben und korrigiert. Außerdem können Sie sich hier eine tabellarische Übersicht über die Auftragspositionen anzeigen lassen. Die Auftragspositionen bestehen aus den Artikelangaben Menge, Preis usw. und einem variablen Textfeld, in das beliebiger Text zu jeder einzelnen Position angegeben werden kann.

Fussteil

Auf dieser Seite stehen die Auftragssummen, u.U. ein Gesamtrabatt oder Pauschalpreis, Zahlungskonditionen usw. Außerdem kann man hier einen ausführlichen Text angeben, der z.B. die „Ausleitungsfloskel“ beinhalten kann. Auftragsfremdleistungen Hier kann man Fremdleistungen eingeben und bei Bedarf Bestellungen erzeugen. Einzelheiten.

Dispo

Der Dispo-Check prüft, ob für die angegebenen Artikel im Auftrag eine Unterdeckung existiert oder ob alle Artikel in dem vergangenen Zeitraum aufgeführt sind. Sobald man einen DispoCheck durchgeführt hat, ist die Seite Dispo verfügbar, vorher nicht. Dispo-Check über den Auftrag

Termine

Hier kann man auftragsbezogene Termine angeben, z.B. welche Personen teilnehmen usw. Termine, die sich nicht auf einen bestimmten Auftrag beziehen, können über den Termin-Manager eingegeben werden. Mit dem Termin-Manager erhalten Sie auch eine grafische Übersicht über die Termine. Außerdem können Sie hier Termine per Drag’n’Drop verschieben oder z.B. einer anderen Person zuweisen. Terminbereich...

Memos

Zu jedem Auftrag kann man beliebig vielen Notizen hinterlegen, die wir "Memos" nennen. Memos.

Dokumente

Auf dieser Seite kann man beliebige Dokumente mit dem Auftrag verknüpfen. Eine Dokumentenverknüpfung ermöglicht es ihnen, Dokumente, die z. B. auf ihrem sauber gespeichert sind, mit bestimmten Aufträgen zu verknüpfen.

Wenn die Dokumentenart (z. B. Word Dokument) ihren PC bekannt ist, können Sie das jeweilige Dokument direkt aus dem Programm heraus öffnen. Dokumente...

Kalkulation

Im Bereich Kalkulation können Sie zu dem jeweiligen Auftrag und dem dazugehörigen Kunden eine Preiskalkulation durchführen.


4 Auftrag suchen/finden

4.1 Tabelle

Wenn Sie das Auftragsfenster öffnen (entweder über das Menü "Auftrag" oder durch Klicken auf das Symbol in der Symbol_Leiste), erscheint folgende Übersicht:

REFLEX Auftragsverwaltung Suche.jpg

Einzelheiten werden hier beschrieben.

Beachten Sie auch die Hinweise zum Suchen von Informationen.


4.2 Auftragskalender

Der REFLEX Auftragskalender ist ein frei verschiebbares Fenster, in dem die Aufträge grafisch dargestellt werden. Einzelheiten....


4.3 Letzter Auftrag

Mit dieser Schaltfläche (in der Tastenleiste der Übersicht oben) können Sie zum dem Auftrag zurückspringen, den Sie zuletzt bearbeitet und gespeichert haben.


5 Auftragsbearbeitung

5.1 Anlegen eines neuen Auftrags

Wenn Sie einen neuen Auftrag (oder ein neues Angebot) anlegen wollen, klicken Sie in der Auftragsübersicht oder dem Auftragskopf auf Neu.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


5.2 Auftrag kopieren

Sie können jeden Auftrag mit allen Einzelheiten kopieren. Die Kopie kann einen anderen Status haben als das Original, Sie können also z. B. aus einem Auftrag ein neues Angebot erstellen.
Wenn Sie einen Auftrag kopieren wollen, so wählen Sie zuerst das Original aus. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche „Kopieren ⇒ Auftrag kopieren“.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


5.3 Status ändern

Sie können den Status eines Auftrags jederzeit ändern, außer wenn er...

  • abgeschlossen
  • aktiviert (ausgegeben)

ist. Um den Status zu ändern, öffnen Sie den Auftrag. Im Auftragskopf klicken Sie auf Status ändern.


5.4 Auftrag löschen

Sie können einen Auftrag löschen, wenn es der Auftragsstatus zulässt! Sobald ein Auftrag vom Lager bearbeitet wurde (also ein Lieferschein erfasst wurde), kann der Auftrag nicht mehr gelöscht werden!

Wenn Sie das versehentliche Löschen von Aufträgen durch nicht befugte Nutzer verhindern wollen, müssen Sie das Recht Auftragsverwaltung Kopfdaten beim jeweiligen Nutzer auf Lesen+Schreiben setzen:


Recht Auftrag löschen.jpg


Recht Auftrag löschen Meldung.jpg


5.5 Eingabe im Auftrags-Kopf

Hier stehen hauptsächlich:

  • Angaben zum Kunden
  • Bei Mietaufträgen Informationen zur Veranstaltung, wie z. B. der Veranstaltungszeitraum, der Dispositionszeitraum usw.
  • Bei Verkaufsaufträgen die Lieferzeit oder das Lieferdatum
  • Außerdem kann man hier einen ausführlichen Kopf-Text angeben, der z.B. die „Einleitungsfloskel“ sowie Angaben zum Auftrag beinhalten kann.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


5.6 Die Auftragspositionen

In den Auftragspositionen werden die Artikel erfasst, die vermietet oder verkauft werden sollen, außerdem die Dienstleistungen und Arbeitszeiten.

Zu den Positionen kommen Sie, indem Sie den Auftrag suchen und öffnen und auf Positionen klicken.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


5.7 Eingaben im Fussbereich

Der Fußteil beinhaltet die Auftragssummen, Rabatte, Zahlungskonditionen usw. Sie können jederzeit mit der Taste Weiter aus den Positionen oder über einen Klick auf die Registerseite Fuss umschalten.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


5.8 Der Dispo-Bereich

Die Auftragsdispo prüft, ob Sie genügend Artikel zur Verfügung haben.

  • In der Vermietung wird dabei der angegebene Dispo-Zeitraum verwendet. Die Dispo prüft, wie viele Artikel in dem angegebenen Zeitraum von anderen Aufträgen belegt sind.
  • Im Verkauf wird der aktuell vorhandene Lagerbestand mit den vorhandenen Angeboten/Aufträgen geprüft.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


5.9 Auftrags-Termine

In den Auftrags-Terminen können Sie Termine für den Auftrag festlegen, also z.B. "Aufbau am...", "Probe am..." usw. Einem Termin können Sie eine Person oder eine Ressource (LKW, Transporter usw.) zuordnen. Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


5.10 Lieferanschrift, Rückholanschrift

Sie können zu jedem Auftrag eine Lieferanschrift und eine Rückholanschrift (ab REFLEX 11) angeben. Klicken Sie dazu im Auftragskopf auf Lief.anschrift.

REFLEX Auftragsverwaltung Btn LiefAnschrift.png

Es öffnet sich dann das Fenster, in dem Sie die Anschrift(en) festlegen können.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


6 Auftrag drucken, mailen, exportieren

Wenn Sie den Auftrag/das Angebot drucken, mailen oder exportieren wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken oder drücken die Taste F12. Das Druckfenster der Auftragsbearbeitung wird angezeigt.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


7 Zusatztexte

Manchmal ist es notwendig, mehr Texte an einen Auftrag (oder ein Angebot...) anzuhängen, die hauptsächlich für den Ausdruck auf der Ladeliste bzw. dem Lieferschein benötigt werden. Daher können an einen Auftrag beliebig viele Texte im RTF-Format angehängt werden. Öffnen Sie dazu den gewünschten Auftrag und klicken im Auftragskopf oder –fuß auf Zusatztexte.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


8 Anzahlungen

Sie können für einen Auftrag beliebig viele Anzahlungsrechnungen erfassen. Bei Erstellen einer Rechnung für einen Auftrag werden diese Anzahlungsrechungen optional berücksichtigt, d.h. das Programm erzeugt automatisch zusätzliche Positionen in der Rechnung, in der die bereits angezahlten Beträge abgezogen werden!

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


9 Fremdleistungen

In jedem Auftrag können Fremdleistungen gespeichert werden. Dabei handelt es sich um eine Tabelle, die die Fremdleistungen eines bestimmten Auftrags beinhaltet. Im Gegensatz zum Bestellwesen, wo Bestellungen an Lieferanten geschickt werden, ist das sog. "Fremdleistungsblatt" eine einfache und schnelle Methode der Erfassung. Sie hat jedoch auch Nachteile.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


10 Auftragsbestellungen

Mit den Auftragsbestellungen kann man direkt aus einem Auftrag Bestellungen an Lieferanten erzeugen.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


11 Memos

Sie können an einen Auftrag beliebig viele Texte für interne Zwecke anhängen. Ein Memo ist ein formatierter Text, der Text und Links auf Dateien im Internet beinhalten kann.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


12 Dokumente

Sie können an einen Auftrag beliebig viele Dokumente für interne Zwecke anhängen. Ein Dokument ist eine Datei mit einer bestimmten Datei-Endung, z. B. DOC, XLS, PDF usw. Sie können eine beliebige Datei-Art als Dokument an einen Auftrag anhängen. Öffnen können Sie das Dokument jedoch nur, wenn auf Ihrem PC ein Programm installiert ist, das diese Datei-Art kennt!

Das Dokument selbst wird nicht in der REFLEX-Datenbank gespeichert, sondern nur der Pfad/Dateiname! Bei internen Dokumenten wird der Pfad und der Dateiname getrennt gespeichert, bei Internet-Dokumenten nur der komplette Dokumentenname (URL).

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


13 Auftragsliste

Die REFLEX Auftragsliste gibt Ihnen die Möglichkeit, Listen bezogen auf Aufträge auszugeben. Einzelheiten dazu gib es hier.


14 Kalkulation

In der Auftragskalkulation werden die Summen der Erlöse und Kosten gegenübergestellt.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


15 Auftragsstatistik, Auftragsauswertung

Wenn man zusätzliche Auswertungen über einen Auftrags haben möchte, kann man sich spezielle Auswertungen (Reports) erstellen (lassen). Diese werden über die Schaltfläche Statistik im Auftragskopf, -Fuß und in den Auftragspositionen auf gerufen.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


Ab Version 14.170303 gibt es ein Zusatzmodul, das die Erlöse und Kosten aus Bestellungen, Eingangsrechnungen und der Zeiterfassung mithilfe eines FastReport©-Reports auswertet.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


16 Optionen

In den Optionen können Sie die Auftragsbearbeitung an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können die Auftragsverwaltung an Ihre persönlichen Vorstellungen anpassen. Diese Angaben werden in Ihrem Benutzerprofil gespeichert.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.



17 Links

Abgerufen von „http://www.gevitas.de/wiki/index.php?title=REFLEX_Bedienungsanleitung_Auftragsverwaltung&oldid=13443“