REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung: Unterschied zwischen den Versionen

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Bei Mietaufträgen hat der Status auch noch Auswirkungen auf die Reservierung der Artikel, die in dem Auftrag vorhanden sind:
 
Bei Mietaufträgen hat der Status auch noch Auswirkungen auf die Reservierung der Artikel, die in dem Auftrag vorhanden sind:
  
−
  Anfrage      Artikel werden nicht reserviert
+
  ANFR  Anfrage      Artikel werden nicht reserviert
−
  Angebot      Artikel werden reserviert (kann optional in den Programm-Parametern ausgeschaltet werden!)
+
  ANG    Angebot      Artikel werden reserviert (kann optional in den Programm-Parametern ausgeschaltet werden!)
−
  Auftrag      Artikel werden reserviert
+
AUFTR Auftrag      Artikel werden reserviert
−
  Hauptauftrag Artikel werden nicht reserviert
+
  HA    Hauptauftrag Artikel werden nicht reserviert
−
  Stornierung  Artikel werden nicht (mehr) reserviert
+
  STO    Stornierung  Artikel werden nicht (mehr) reserviert
  
 
* Bei Mietaufträgen zeigt der Status "Aktiv" zusätzlich an, dass der Auftrag durch eine Lagerausgabe aktiviert wurde bzw. durch “ABGE”, dass der Auftrag abgeschlossen wurde, also das komplette ausgegebene Material wieder zurückgekommen ist.
 
* Bei Mietaufträgen zeigt der Status "Aktiv" zusätzlich an, dass der Auftrag durch eine Lagerausgabe aktiviert wurde bzw. durch “ABGE”, dass der Auftrag abgeschlossen wurde, also das komplette ausgegebene Material wieder zurückgekommen ist.
 +
* Bei Verkaufsaufträgen zeigt der Status “ABGE” an, dass der Auftrag abgeschlossen wurde, also das Material komplett ausgegeben wurde.
  
 
=== Priorität ===
 
=== Priorität ===
 +
 +
Die Priorität ist ein Kennzeichen, mit dem Sie einen Auftrag für die '''Dispo''' kennzeichnen können als
 +
 +
* Normal
 +
* Niedrig
 +
* Hoch
 +
 +
Je nach Auswahl ändert sich die Farbe der Balken in der Dispo-Grafik. Weitere Auswirkungen hat dieses Kennzeichen nicht.
  
 
=== Fixieren ===
 
=== Fixieren ===
  
−
== Die Auftragsnummer ==
+
Ein Auftrag kann fixiert werden, so dass man keine Änderungen mehr vornehmen kann.
 +
 
 +
Das Fixieren wird im Lagerprogramm vorgenommen.
 +
 
 +
;Sinn der Sache:
 +
*Nachdem die Ladeliste gedruckt wurde, beginnt das Lager mit der Lagerausgabe (Lieferschein).
 +
*Ändert man nun nachträglich den Auftrag, bekommt dies das Lager nicht mit!
 +
:Deshalb kann das Lager den Auftrag fixieren.
 +
 
 +
[[REFLEX Auftrag Fixieren|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]
 +
 
 +
=== Die Auftragsnummer ===
  
 
Jeder Auftrag erhält vom Programm automatisch eine fortlaufende [[Auftragsnummer]]. Mit dieser Nummer wird der Auftrag intern verwaltet. Die Auftragsnummer bleibt immer gleich, auch wenn sich der Auftragsstaus ändert!
 
Jeder Auftrag erhält vom Programm automatisch eine fortlaufende [[Auftragsnummer]]. Mit dieser Nummer wird der Auftrag intern verwaltet. Die Auftragsnummer bleibt immer gleich, auch wenn sich der Auftragsstaus ändert!
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Die Auftragsnummer ist der direkteste Weg zu einem Auftrag, weil diese Nummer eindeutig auf einen bestimmten Vorgang zeigt.  Zum Finden eines Auftrags können Sie aber neben der Nummer auch den Kundennamen, die Bezeichnung und andere Einträge benutzen. Dies wird unter “Auftrag suchen” beschrieben.
 
Die Auftragsnummer ist der direkteste Weg zu einem Auftrag, weil diese Nummer eindeutig auf einen bestimmten Vorgang zeigt.  Zum Finden eines Auftrags können Sie aber neben der Nummer auch den Kundennamen, die Bezeichnung und andere Einträge benutzen. Dies wird unter “Auftrag suchen” beschrieben.
  
−
== Auftrag suchen/finden ==
+
=== Das Auftragsarchiv ===
−
Wenn Sie das Auftragsfenster öffnen (entweder über das Menü "Auftrag" oder durch Klicken auf das Symbol in der Symbol_Leiste), erscheint folgende Übersicht:
+
 
 +
Im Auftragsarchiv kann man alte Aufträge (z.B. abgelaufene Angebote, abgeschlossene Aufträge usw.) ablegen, die dann im aktuellen Bereich der Auftragsverwaltung nicht mehr erscheinen. Aus dem Archiv kann man einen Auftrag jederzeit wieder in den aktuellen Auftragsbereich zurück verschieben oder eine Kopie eines archivierten Auftrags im aktuellen Bereich anlegen.
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Suche.jpg|800px]]
+
'''[[REFLEX Auftragsarchiv|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
−
=== Der Auftrags-Explorer ===
 
−
Dieses Fenster enthält links den „Auftrags-Explorer“, mit dem Sie die Auswahl der angezeigten Aufträge vorselektieren können. Zum Beispiel haben Sie die Möglichkeit, sich nur die vorhandenen Angebote anzeigen zu lassen. Klicken Sie dazu einfach im Auftrags Explorer auf das Wort Angebote. Wenn Sie gezielter nach bestimmten Angeboten suchen wollen, so klicken Sie auf das Pluszeichen im Explorerbaum. Sie haben nun die Möglichkeit, zum Beispiel nur nach den Angeboten zu suchen, die abgelaufen sind (bei denen das Gültigkeitsdatum abgelaufen ist).
 
−
Auftrags-Explorer bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:
 
−
{| class="wikitable" style="text-align: left;"
 
−
|Letzter Auftrag
 
−
|Mit einem Klick können Sie hiermit den letzten Auftrag öffnen, den Sie zuletzt bearbeitet haben. Das Programm merkt sich die zuletzt benutzte Auftragsnummer, auch wenn sie zwischenzeitlich das Programm beendet haben. Wenn Sie das Programm zum ersten Mal geöffnet haben, hat diese Programmfunktionen natürlich keine Auswirkungen, weil sie ja noch gar keinen Auftrag bearbeitet haben.
 
−
Ein Klicken hierauf bedeutet nicht, dass der Auftrag mit der höchsten Auftragsnummer aufgerufen wird!
 
−
|-
 
−
|Auftrag suchen
 
−
|Hiermit können Sie ein spezielles Fenster öffnen, dass ihnen erweiterte Funktionen zum Auffinden eines Auftrags bietet.
 
−
|-
 
−
|Neuer Auftrag
 
−
|Mit dieser Funktion können Sie einen neuen Auftrag anlegen. Wenn Sie lieber mit der Tastatur arbeiten, können Sie einen neuen Auftrag auch mit der Funktionstaste F5 anlegen.
 
−
|-
 
−
|Info
 
−
|Ein Klick auf diese Funktion zeigt alle gespeicherten Aufträge in der Tabelle an, unabhängig von ihrem Status.
 
−
Wie weiter unten beschriebenen können Sie nun nach einer beliebigen Spalte in der Auftragstabelle suchen. Auf diese Art und Weise können Sie sich zum Beispiel alle Vorgänge eines bestimmten Kunden anzeigen lassen, unabhängig ob es sich dabei um Angebote, Aufträge usw. handelt.
 
−
|-
 
−
|Anfragen
 
−
|Diese Funktion zeigt alle Anfragen, die gespeichert sind, an.
 
−
|-
 
−
|Angebote
 
−
|Hiermit werden alle Vorgänge angezeigt, die mit dem Status „Angebot“ versehen sind.
 
−
|-
 
−
|Aufträge
 
−
|Diese Funktion zeigt alle Vorgänge an, die mit dem Status" Auftrag " versehen sind
 
−
|-
 
−
|Intern
 
−
|Hiermit werden nur Aufträge angezeigt, die als interner Auftrag angelegt wurden.
 
−
|-
 
−
|Lager
 
−
|Hiermit werden alle Aufträge angezeigt, die vom Lager bereits bearbeitet wurden, für die also schon Lagerbewegungen stattgefunden haben. Mit dem Pluszeichen können Sie sich weitere Selektionsmöglichkeiten anzeigen lassen, z. B. alle Aufträge, für die heute Material auszugeben ist, alle Aufträge, bei denen heute eine Rücknahme erfolgen soll, alle Aufträge, bei denen eigentlich schon eine Rücknahme erfolgen sollte, die aber noch nicht zurückgegeben wurden usw.
 
−
|-
 
−
|Stornierte Aufträge
 
−
|Diese Funktion zeigt alle stornierten Aufträge an.
 
−
|-
 
−
|Projekte/Hauptaufträge
 
−
|Hiermit werden die gespeicherten Haupt Aufträge angezeigt. Wenn für einen Hauptauftrag weitere Unter-Aufträge vorhanden sind, werden diese in dem Baum angezeigt. Mit einem Klick auf einen Unter-Auftrag können Sie diesen öffnen.
 
−
|-
 
−
|Archiv
 
−
|Hiermit können Sie das Auftragsarchiv öffnen. Im Auftragsarchiv werden alle Aufträge abgelegt, gegen abgeschlossen sind bzw. Angebote, die nicht zum Auftrag geworden sind.
 
−
Wie es jeden einen oder mehrere Aufträge in das Archiv verschieben können, wird weiter unten beschriebenen.
 
−
|}
 
−
=== Auftrag suchen ===
 
−
==== Standard-Suche ====
 
−
Wenn Sie einen oder mehrere Aufträge suchen wollen, so bestimmen Sie zuerst, nach welchen Feld der Tabelle Sie suchen wollen. Klicken Sie dazu einfach auf die gewünschte Spalte in der Tabelle. Sie können nach jeder Spalte der Tabelle suchen!
 
−
Anschließend geben Sie im Feld “Suchen:” einfach die ersten Buchstaben des gesuchten Begriffs ein, z. B. den Anfangsbuchstaben des gesuchten Kunden. Nach jeder Eingabe eines Zeichens springt die Anzeige in der Tabelle näher an einen gefundenen Datensatz heran. Es werden dann nur die Datensätze gezeigt, die dem angegebenen Suchbegriff entsprechen.
 
−
Wenn Sie keinen Joker angeben (s. u.), so werden in der Spalte alle Suchbegriffe angezeigt, die mit ihrer Eingabe im Suchen-Feld beginnen. Diese Suche ist vor allem sinnvoll, wenn Sie wissen, wie ihr Suchbegriff beginnt.
 
  
−
==== Intelli-Suche ====
 
−
Die bisherige „klassische“ Methode zum suchen funktioniert nach dem Prinzip „Spalte zum Suchen auswählen, dann Suchbegriff eingeben“.
 
−
Neben der bisherigen „klassischen“ Methode, bei der man immer nur in einer Spalte gleichzeitig suchen kann, kann man in der IntelliSuche mehrere Felder auswählen, in denen man gleichzeitig suchen will.
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Suche IntelligenteSuche.jpg]]
+
== Die Bereiche eines Auftrags ==
  
−
Mit dem Häkchen in ('''1''') kann man die IntelliSuche einschalten oder ausschalten.
+
Innerhalb der Auftragsbearbeitung gibt es sehr viele Datenfelder. Daher ist die Eingabemaske in verschiedene Bereiche unterteilt, die wir "Seiten" nennen. Zu den einzelnen Seiten können Sie umschalten, indem Sie mit den Tasten [F7]/[F8] navigieren oder direkt auf die Registerreiter Übersicht, Kopfteil, Positionen, Fussteil, Termine, Memos oder Dokumente klicken.
−
Ein Klick auf die Schaltfläche ('''2''') öffnet sie Feldliste ('''3'''), hier kann die gewünschten Felder (Spalten) auswählen. Mit der Schaltfläche [OK] ('''4''') schließt man die Feldliste.
 
−
Im Suchenfeld ('''5''') gibt man den Suchbegriff ein. Die können * Platzhalter verwenden, z.B. „AB*4711“
 
−
===== Beispiel einer Suche =====
 
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Suchen Beispiel.jpg]]
 
  
−
Die IntelliSuche funktioniert natürlich in Kombination mit den u.U. ausgewählten Filtern des Suchen-Fensters, z.B. nur Angebote, nur Archiv usw.<br>
+
'''Kopfteil'''
−
In der IntelliSuche können Sie auch das Joker-Zeichen * verwenden (s.u.).<br>
+
:Hier stehen die Angaben zum Kunden, bei Mietaufträgen werden hier auch Informationen zur Veranstaltung angegeben, wie z. B. der Veranstaltungszeitraum, der Dispositionszeitraum usw. Außerdem kann man hier einen ausführlichen Kopf-Text angeben, der z.B. die „Einleitungsfloskel“ sowie Angaben zum Auftrag beinhalten kann. Einzelheiten dazu finden Sie in [[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung Kopf]].
−
'''Beispiel:'''<br>Suchbegriff „r*halle“ sucht alle Aufträge, bei denen in den ausgewählten Feldern irgendwo „R“ und dahinter „HALLE“ steht. Groß- und Kleinbuchstaben werden dabei nicht unterschieden.
 
−
==== Suche mit dem Joker ====
 
−
Eine “mächtige” Hilfe beim Suchen ist die sog. Joker-Suche mit dem *-Zeichen. Das “*” steht dabei für einen beliebigen Inhalt innerhalb des Suchenfeldes. Beispiel:
 
−
{| class="wikitable" style="text-align: left;"
 
−
!Der Suchbegriff im Kurznamen...
 
−
!Zeigt diese Adressen an:
 
−
|-
 
−
|Mei
 
−
|Meier, Meirhofer, Meibach
 
−
|-
 
−
|*mei
 
−
|Obermeier, Untermeier, Meier, Meirhofer, Mei¬bach
 
−
|-
 
−
|*mei*of*
 
−
|Meirhofer
 
−
|}
 
−
Wenn Sie nur “*” eingeben bedeutet das, dass Sie alle Daten sehen wollen. Je nach Datenvolumen kann diese Suche jedoch einige Zeit in Anspruch nehmen, weil ja alle Daten vom Server zu Ihrem PC übertragen werden müssen!<br>
 
−
'''Hinweis:''' Alternativ zum * kann auch das %-Zeichen benutzt werden!<br>
 
−
&#x21E8; Die Suche mit dem Joker funktioniert u.U. nur bei Textfeldern. Bei Zahlenfelder (wie z. B. die Auftragsnummer) funktioniert die Jokersuche je nach verwendeten Datenbank-Server u.U. nicht.
 
−
==== Einschränken der Anzeige ====
 
−
In der Auftragsübersicht kann man die Suche nach Miet- oder Verkaufsaufträgen einschränken:
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Suche Eingrenzen.jpg]]
+
'''Positionen'''
 +
:Auf der Seite "Positionen" werden die Auftragspositionen eingegeben und korrigiert. Außerdem können Sie sich hier eine tabellarische Übersicht über die Auftragspositionen anzeigen lassen. Die Auftragspositionen bestehen aus den Artikelangaben Menge, Preis usw. und einem variablen Textfeld, in das beliebiger Text zu jeder einzelnen Position angegeben werden kann.
  
−
Außerdem kann man die Optionen
+
'''Fussteil'''
−
* Nur Bearbeiter
+
:Auf dieser Seite stehen die Auftragssummen, u.U. ein Gesamtrabatt oder Pauschalpreis, Zahlungskonditionen usw. Außerdem kann man hier einen ausführlichen Text angeben, der z.B. die „Ausleitungsfloskel“ beinhalten kann. Auftragsfremdleistungen Hier kann man Fremdleistungen eingeben und bei Bedarf Bestellungen erzeugen. '''[[#Eingaben im Fussbereich|Einzelheiten]]'''.
−
* Nur Filiale
 
−
benutzen. Hierbei werden nur die Auftragsdaten des gewählten Bearbeiters/Lagers angezeigt.
 
−
==== Suchen Von-Datum ====
 
−
In der Auftragsübersicht gibt es ein Auswahlfeld „Ab Datum
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Suche Datum.jpg]]
+
'''Dispo'''
 +
:Der Dispo-Check prüft, ob für die angegebenen Artikel im Auftrag eine Unterdeckung existiert oder ob alle Artikel in dem vergangenen Zeitraum aufgeführt sind. Sobald man einen DispoCheck durchgeführt hat, ist die Seite Dispo verfügbar, vorher nicht. '''[[#Der Dispo-Bereich|Dispo-Check über den Auftrag]]'''
  
−
Dieses Feld ermöglicht es, die Suche nach dem Von-Datum (Dispo-Von) einzugrenzen und nur Aufträge anzuzeigen, bei denen das Von-Datum größer oder gleich ist wie das eingegebene Suchdatum. Wenn Sie ein Datum über die Tastatur eingeben, drücken Sie die Taste [ENTER], um die Suche zu beginnen. Wenn Sie die Tastatur benutzen, können Sie Tag,  Monat und Jahr auch mit den Pfeiltaste Hoch/Tief verändern. Damit dieses Suchfeld aktiviert wird, muss man ein Häkchen in das Optionsfeld „Ab Datum [_]“ setzen. Diese Option und das angegebene Suchdatum wird im Benutzerprofil gespeichert.
+
'''Termine'''
 +
:Hier kann man auftragsbezogene Termine angeben, z.B. welche Personen teilnehmen usw. Termine, die sich nicht auf einen bestimmten Auftrag beziehen, können über den Termin-Manager eingegeben werden. Mit dem Termin-Manager erhalten Sie auch eine grafische Übersicht über die Termine. Außerdem können Sie hier Termine per Drag’n’Drop verschieben oder z.B. einer anderen Person zuweisen. '''[[#Eingaben im Terminbereich|Terminbereich]]...'''
  
−
==== Farben von „Berechnet“ und Bezahlt“ in der Auftragsübersicht ====
+
'''Memos'''
−
Die Farben dieser Felder werden nach folgender Logik berechnet:
+
:Zu jedem Auftrag kann man beliebig vielen Notizen hinterlegen, die wir "Memos" nennen. '''[[#Funktion der Memos|Memos]]'''.
−
;Abgeschlossene Aufträge
 
−
:'''…werden rot markiert, wenn Sie nicht berechnet oder nicht bezahlt wurden.'''
 
−
;Alle Aufträge
 
−
:*…werden grün markiert, wenn Sie berechnet und bezahlt wurden.
 
−
:*…werden rot markiert, wenn Sie berechnet aber nicht bezahlt wurden.
 
−
;Bei Anfragen, Angeboten usw. bleiben die Farben weiß,
 
−
:'''wenn sie nicht berechnet und/oder bezahlt wurden.'''
 
  
−
Klingt kompliziert, ist aber eigentlich ganz einfach:<br>
+
'''Dokumente'''
−
Abgeschlossene Aufträge müssen berechnet werden, wenn sie es nicht sind, werden sie rot markiert.<br>
+
:Auf dieser Seite kann man beliebige Dokumente mit dem Auftrag verknüpfen. Eine Dokumentenverknüpfung ermöglicht es ihnen, Dokumente, die z. B. auf ihrem sauber gespeichert sind, mit bestimmten Aufträgen zu verknüpfen.
−
Berechnete Aufträge (egal, welche Status!) müssen bezahlt werden, wenn sie es nicht sind, werden sie rot markiert.>br>
+
Wenn die Dokumentenart (z. B. Word Dokument) ihren PC bekannt ist, können Sie das jeweilige Dokument direkt aus dem Programm heraus öffnen. '''[[#Dokumente|Dokumente]]...'''
−
Berechnete und bezahlte Aufträge können grün markiert werden.<br>
 
  
−
=== Auftrag öffnen ===
+
'''Kalkulation'''
 +
:Im Bereich Kalkulation können Sie zu dem jeweiligen Auftrag und dem dazugehörigen Kunden eine Preiskalkulation durchführen.
  
−
== Das Auftragsarchiv ==
 
−
Im Auftragsarchiv kann man alte Aufträge (z.B. abgelaufene Angebote, abgeschlossene Aufträge usw.) ablegen, die dann im aktuellen Bereich der Auftragsverwaltung nicht mehr erscheinen. Aus dem Archiv kann man einen Auftrag jederzeit wieder in den aktuellen Auftragsbereich zurückverschieben oder eine Kopie eines archivierten Auftrags im aktuellen Bereich anlegen.
 
−
=== Auftrag archivieren ===
 
−
Wenn Sie einen (oder mehrere!) Aufträge archivieren wollen, so öffnen Sie zuerst die Auftragsverwaltung von REFLEX. Suchen Sie dann in der Übersichtseite den/die gewünschten Aufträge in der Tabelle, indem Sie die Taste [Strg] festhalten und mit einem Mausklick die Markierung setzen/entfernen.
 
−
* In der Auftragsübersicht wird der gerade ausgewählte Auftrag mit einem Balken unterlegt. Markierte Aufträge werden schwarz unterlegt.
 
−
* Bitte beachten: Durch das Klicken mit der Maus wird der entsprechende Auftrag markiert. Falls zuvor schon ein oder mehrere Aufträge markiert waren, wird diese Auswahl entfernt. Will man mehrere Aufträge markieren, muss man das mit der gedrückten Taste [Strg] (bzw. Ctrl) und einem Mausklick machen! Will man einen ganzen Bereich markieren, muss man das mit der gedrückten Taste Umschaltung (bzw. [Shift]) und einem Mausklick auf den Anfang und einem Mausklick auf das Ende des Bereichs machen!<br>
 
−
Danach klicken Sie in der Tabelle mit der rechten Maustaste und wählen aus dem Menü:
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Auftragsarchiv.jpg|800px]]
 
  
−
Beantworten Sie diese Frage... [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Auftragsarchiv Frage.jpg|400px]] ...mit Ja, danach werden die Aufträge ins Archiv verschoben.
+
== Auftrag suchen/finden ==
  
−
Wenn ein Auftrag noch nicht berechnet wurde, erscheint folgender Warnhinweis: [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Auftragsarchiv Warnhinweis.jpg|200px]]
+
=== Tabelle ===
−
Überlegen Sie es sich gut, ob Sie einen unberechneten Auftrag archivieren wollen, weil man aus dem Archiv keine Rechnung erzeugen kann. Wenn Sie einen archivierten Auftrag berechnen wollen, müssen Sie ihn zuerst wieder aktivieren, dann berechnen und danach ggf. wieder archivieren.
 
  
−
Hauptaufträge kann man nur archivieren, wenn es keine Unteraufträge dafür mehr gibt!
+
Wenn Sie das Auftragsfenster öffnen (entweder über das Menü "Auftrag" oder durch Klicken auf das Symbol in der Symbol_Leiste), erscheint folgende Übersicht:
−
=== Aufruf von archivierten Aufträgen ===
 
−
Im Auftragsbaum links gibt es die Auswahl „Archiv“, über die man die archivierten Aufträge suchen kann:
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Auftragsarchiv Aufruf.jpg|600px]]
+
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Suche.jpg|800px]]
  
−
Innerhalb des Archivs gibt es die gleichen Suchfunktionen wie im „normalen“ Auftragsbereich, also z.B. die IntelliSuche.
+
Einzelheiten werden '''[[REFLEX_Bedienungsanleitung_Auftragsverwaltung_Suchen|hier]]''' beschrieben.
  
−
Einen archivierten Auftrag kann man „ganz normal“ öffnen, wie einen normalen Auftrag. Wenn man einen archivierten Auftrag aufruft, so erscheint nun ein entsprechender Warnhinweis...
+
Beachten Sie auch die Hinweise zum '''[[Suchen_von_Informationen|Suchen von Informationen]]'''.
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Auftragsarchiv Warnhinweis2.jpg]] ...auf allen Registerseiten des Auftrags.
 
  
−
Ein archivierter Auftrag kann nicht mehr verändert werden. Dispo-Abfrage und Drucken ist aber weiterhin möglich.
+
=== Auftragskalender ===
−
=== Hinweise zum Aktivieren/Kopieren aus dem Archiv ===
 
−
Wenn Sie einen Auftrag aus dem Archiv reaktivieren, wird er 1:1 aus dem Archiv in den aktuellen Bereich verschoben, d.h. die Auftragsnummer bleibt gleich und er verschwindet aus dem Archiv.<br>
 
−
Wenn Sie einen Auftrag aus dem Archiv kopieren wollen, so benutzen Sie dazu die „normale“ Auftrag-Kopieren-Funktion.
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Auftragsarchiv Kopie.jpg]]
+
Der '''[[REFLEX Auftragskalender]]''' ist ein frei verschiebbares Fenster, in dem die Aufträge grafisch dargestellt werden. '''[[REFLEX Auftragskalender|Einzelheiten...]]'''.
−
=== Zugriffsrecht Reaktivieren/Kopieren von archivierten Aufträgen ===
 
−
Für das Reaktivieren von Aufträgen gibt es ein eigenes Zugriffsrecht („FrmAuftragArchReakti“). Um Aufträge reaktivieren zu können, benötigt ein Benutzer das Recht „Schreiben“ oder höher.
 
  
  
−
 
+
=== Letzter Auftrag ===
  
−
== Auftrag kopieren ==
+
Mit dieser Schaltfläche (in der Tastenleiste der Übersicht oben) können Sie zum dem Auftrag zurückspringen, den Sie '''zuletzt''' bearbeitet und gespeichert haben.
  
−
== Letzer Auftrag ==
 
  
−
== Die Bereiche eines Auftrags ==
+
== Auftragsbearbeitung ==
−
Innerhalb der Auftragsbearbeitung gibt es sehr viele Datenfelder. Daher ist die Eingabemaske in verschiedene Bereiche unterteilt, die wir "Seiten" nennen:
 
−
{| class="wikitable" style="text-align: left;"
 
−
|Auftragskopf
 
−
|Hier stehen die Angaben zum Kunden, bei Mietaufträgen werden hier auch Informationen zur Veranstaltung angegeben, wie z. B. der Veranstaltungszeitraum, der Dispositionszeitraum usw.
 
−
Außerdem kann man hier einen ausführlichen Kopf-Text angeben, der z.B. die „Einleitungsfloskel“ sowie Angaben zum Auftrag beinhalten kann.
 
−
|-
 
−
|Auftragspositionen
 
−
|Auf der Seite "Positionen" werden die Auftragspositionen eingegeben und korrigiert. Außerdem können Sie sich hier eine tabellarische Über¬sicht über die Auftragspositionen anzeigen lassen.
 
−
Die Auftragspositionen bestehen aus den Artikelangaben Menge, Preis usw. und einem variablen Textfeld, in das beliebiger Text zu jeder einzelnen Position angegeben werden kann.
 
−
|-
 
−
|Auftragsfuss
 
−
|Auf dieser Seite stehen die Auftragssummen, u.U. ein Gesamt-Rabatt oder Pauschalpreis, Zahlungskonditionen usw.
 
−
Außerdem kann man hier einen ausführlichen Text angeben, der z.B. die „Ausleitungsfloskel“ beinhalten kann.
 
−
Auftragsfremdleistungen Hier kann man Fremdleistungen eingeben und bei Bedarf Bestellungen erzeugen.
 
−
|-
 
−
|Auftrags-Termine
 
−
|Hier kann man auftragsbezogene Termine angeben, z.B. welche Personen teilnehmen usw.
 
−
Termine, die sich nicht auf einen bestimmten Auftrag beziehen, können über den Termin-Manager eingegeben werden. Mit dem Termin-Manager erhalten Sie auch eine grafische Übersicht über die Termine. Außerdem können Sie hier Termine per Drag’n’Drop verschieben oder z.B. einer anderen Person zuweisen.
 
−
|-
 
−
|Memos
 
−
|Zu jedem Auftrag kann man beliebig vielen Notizen hinterlegen, die wir "Memos" nennen.
 
−
|-
 
−
|Dokumente
 
−
|Auf dieser Seite kann man beliebige Dokumente mit dem Auftrag verknüpfen. Eine Dokumentenverknüpfung ermöglicht es ihnen, Dokumente, die z. B. auf ihrem sauber gespeichert sind, mit bestimmten Aufträgen zu verknüpfen.
 
−
Wenn die Dokumentenart (z. B. Word Dokument) ihren PC bekannt ist, können Sie das jeweilige Dokument direkt aus dem Programm heraus öffnen.
 
−
|}
 
−
Umschalten zu den einzelnen Seiten:
 
−
Zu den einzelnen Seiten können Sie umschalten, indem Sie mit den Tasten [F7]/[F8] navigieren oder direkt auf die Registerreiter Übersicht, Kopfteil, Positionen, Fussteil, Termine, Memos oder Dokumente klicken.
 
  
−
Beispiel:
+
=== Anlegen eines neuen Auftrags ===
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Auftrag.jpg|800px]]
+
Wenn Sie einen neuen Auftrag (oder ein neues Angebot) anlegen wollen, klicken Sie in der Auftragsübersicht oder dem Auftragskopf auf '''Neu'''.
  
−
Das Anlegen eines neuen Auftrags wird im Kapitel „Auftragskopf“ beschrieben.<br>
+
'''[[REFLEX Neuen Auftrag anlegen|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
−
Das Bearbeiten und Anlegen von Positionen wird im Kapitel „Auftragspositionen“ beschrieben.
 
−
 
  
−
=== Kopf ===
 
  
−
=== Positionen ===
+
=== Auftrag kopieren ===
  
−
=== Fuss ===
+
Sie können jeden Auftrag mit allen Einzelheiten kopieren. Die Kopie kann einen anderen Status haben als das Original, Sie können also z. B. aus einem Auftrag ein neues Angebot erstellen.<br>
 +
Wenn Sie einen Auftrag kopieren wollen, so wählen Sie zuerst das Original aus. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche „Kopieren &rArr; Auftrag kopieren“.
  
−
=== Dispo ===
+
'''[[REFLEX Auftrag kopieren|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
  
−
=== Termine ===
 
  
−
=== Memos ===
+
=== Status ändern ===
−
==== Eingeben und Bearbeiten von Memos ====
 
−
Sie können an einen Auftrag beliebig viele Texte für interne Zwecke anhängen. Ein Memo ist ein formatierter Text, der Text und Links auf Dateien in Intranet oder Internet beinhalten kann.
 
−
* Beachten Sie auch die Hinweise zur Dokumenten-Verknüpfung!
 
−
Öffnen Sie das Memo-Fenster mit einem Klick auf die Registerseite:
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Memos.jpg]]
+
Sie können den Status eines Auftrags jederzeit ändern, außer wenn er...
  
−
{| class="wikitable" style="text-align: left;"
+
*abgeschlossen
−
|style="width: 10%;"|'''1'''
+
*aktiviert (ausgegeben)
−
|Mit diesen Schaltflächen können Sie ein neues Memo eingeben, ein bestehendes bearbeiten oder löschen.
 
−
|-
 
−
|'''2'''
 
−
|Hier werden alle Memos zu diesem Auftrag angezeigt.
 
−
Wenn Sie die Option [_] Nur private Memos aktivieren (Häkchen), dann werden nur die Memos angezeigt, die Sie selbst angelegt haben.
 
−
|-
 
−
|'''3'''
 
−
|In diesem Feld wird das ausgewählte Memo angezeigt. Zum Bearbeiten des Memos klicken Sie auf die Schaltfläche [Bearbeiten]. <br>Wenn in dem Memo Links zu Dateien oder Internet-Seiten enthalten sind, können Sie diese öffnen, indem Sie auf den Link doppelklicken.
 
−
|}
 
−
==== Eingabe eines Memos ====
 
−
Mit der Schaltfläche [Neu] können Sie ein Memo neu anlegen. Mit einem Doppelklick auf den Memo-Namen oder der Schaltfläche [Bearbeiten] können Sie ein Memo bearbeiten. <br>
 
−
Das Eingabefenster:
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Memos Eingabe.jpg]]
+
ist. Um den Status zu ändern, öffnen Sie den Auftrag. Im Auftragskopf klicken Sie auf '''Status ändern'''.
  
−
Sie können den Text eingeben und formatieren.<br>
 
−
Mit der Schaltfläche [Link] können Sie eine Verbindung zu einer Datei im Internet einfügen.
 
−
* Wie im Internet üblich, sollten Dateinamen keine Leertasten beinhalten, weil sonst der Link nicht vollständig erkannt wird! In diesem Fall sollten Sie den Link über den Web-Browser einfügen (s. u.) oder die Dokumenten-Verknüpfungen verwenden!
 
−
Beachten Sie auch die Hinweise zur Dokumenten-Verknüpfung!
 
−
==== Link (Verknüpfung) aus dem Internet einfügen ====
 
−
Wenn Sie einen Link aus dem Internet einfügen wollen, so öffnen Sie Ihren Internet-Explorer und gehen auf die Seite, die Sie verbinden wollen. Die Adresse wird dann in der Eingabezeile des Explorers angezeigt. Klicken Sie nun mit der Maus auf das Web-Symbol links neben der Adresse, halten die Maustaste gedrückt und ziehen das Symbol einfach an die Stelle im REFLEX-Dokumentenfenster, an der der Link eingefügt werden soll.
 
  
−
Beispiel:
+
=== Auftrag löschen ===
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Memos Internetverknüpfung.jpg|800px]]
+
Sie können einen Auftrag löschen, wenn es der Auftragsstatus zulässt! Sobald ein Auftrag vom Lager bearbeitet wurde (also ein Lieferschein erfasst wurde), kann der Auftrag nicht mehr gelöscht werden!
  
−
Wenn Sie eine Datei verknüpfen wollen, die im Internet als Download angeboten wird, so öffnen Sie die WEB-Seite mit dem Link, klicken mit der rechten Maustaste auf den Link und wählen aus dem Menü „Verknüpfung kopieren“ an. Dann gehen Sie zum REFLEX-Dokumentenfenster an die Stelle, an die Sie den Link einfügen wollen, klicken dort die rechte Maustaste und wählen aus dem Menü „Einfügen/Paste“ an. Der Link wird eingefügt.
+
Wenn Sie das versehentliche '''Löschen''' von Aufträgen durch nicht befugte Nutzer verhindern wollen, müssen Sie das Recht '''Auftragsverwaltung Kopfdaten''' beim jeweiligen Nutzer auf '''Lesen+Schreiben''' setzen:
−
* Ein Link, der so eingefügt wird, darf auch Leertasten enthalten!
 
  
−
=== Dokumente ===
 
  
−
=== Kalkulation ===
+
[[Datei:Recht Auftrag löschen.jpg|800px]]
  
−
=== Optionen ===
 
  
−
== Anlegen eines neuen Auftrags ==
 
  
−
=== Auftragsstatus wählen ===
+
[[Datei:Recht Auftrag löschen Meldung.jpg|800px]]
  
−
=== Bereich (Miete/Verkauf wählen) ===
 
  
−
=== Optional: Versandart wählen ===
+
=== Eingabe im Auftrags-Kopf ===
  
−
=== Optional: Nummernkreis wählen ===
+
Hier stehen hauptsächlich:
  
−
=== Kunde/Adresse wählen ===
+
* Angaben zum Kunden
−
Sie müssen einen Kunden und seine Adresse auswählen.
+
* Bei Mietaufträgen Informationen zur Veranstaltung, wie z. B. der Veranstaltungszeitraum, der Dispositionszeitraum usw.
−
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Adresse suchen/auswählen können:
+
* Bei Verkaufsaufträgen die Lieferzeit oder das Lieferdatum
 +
* Außerdem kann man hier einen ausführlichen Kopf-Text angeben, der z.B. die „Einleitungsfloskel“ sowie Angaben zum Auftrag beinhalten kann.
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Kopf Adresse.jpg]]
+
'''[[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung Kopf|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
  
−
Das Suchen einer Adresse wird im Kapitel „Stammdaten Kontakte“ beschrieben.
 
−
Wenn Sie einen Empfänger gewählt haben, öffnet sich der Auftragskopf.
 
  
−
== Auftragskopfdaten ==
+
=== Die Auftragspositionen ===
  
−
=== Kunde ===
+
In den Auftragspositionen werden die Artikel erfasst, die vermietet oder verkauft werden sollen, außerdem die Dienstleistungen und Arbeitszeiten.
  
−
=== Veranstaltung, Dispo ===
+
Zu den Positionen kommen Sie, indem Sie den Auftrag suchen und öffnen und auf '''Positionen''' klicken.
  
−
=== Miete: Berechnen ===
+
'''[[REFLEX Auftragspositionen|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
  
−
=== Miete: Mietpreisart, Mietpreis  ===
 
  
−
=== Kostenstelle, Projekt ===
+
=== Eingaben im Fussbereich ===
  
−
=== Hauptauftrag, Zu Auftrag ===
+
Der Fußteil beinhaltet die Auftragssummen, Rabatte, Zahlungskonditionen usw. Sie können jederzeit mit der Taste '''Weiter''' aus den Positionen oder über einen Klick auf die Registerseite '''Fuss''' umschalten.
  
−
=== Bearbeiter ===
+
'''[[REFLEX Auftragsfuss|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
  
−
=== Sprache ===
 
  
−
=== Bereich Miete, Verkauf, Miet-Verkauf ===
+
=== Der Dispo-Bereich ===
  
−
=== Versandart ===
+
Die Auftragsdispo prüft, ob Sie genügend Artikel zur Verfügung haben.
  
−
=== Angebotsgültigkeit ===
+
* In der Vermietung wird dabei der angegebene Dispo-Zeitraum verwendet. Die Dispo prüft, wie viele Artikel in dem angegebenen Zeitraum von anderen Aufträgen belegt sind.
 +
* Im Verkauf wird der aktuell vorhandene Lagerbestand mit den vorhandenen Angeboten/Aufträgen geprüft.
  
−
=== Kennzeichen im Auftragskopf ===
+
'''[[REFLEX Auftragsdispo|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
  
−
=== Verkauf: Lieferzeit ===
 
  
−
=== Wiedervorlage anlegen ===
+
=== Auftrags-Termine ===
  
−
=== Text im Auftragskopf ===
+
In den Auftrags-Terminen können Sie Termine für den Auftrag festlegen, also z.B. "Aufbau am...", "Probe am..." usw. Einem Termin können Sie eine Person oder eine Ressource (LKW, Transporter usw.) zuordnen.
 +
'''[[REFLEX Auftrags-Termine|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
  
−
=== Anzahlungen ===
 
−
Sie können für einen Auftrag beliebig viele Anzahlungsrechnungen erfassen. Bei Erstellen einer Rechnung für einen Auftrag werden diese Anzahlungsrechungen optional berücksichtigt, d.h. das Programm erzeugt automatisch zusätzliche Positionen in der Rechnung, in der die bereits angezahlten Beträge abgezogen werden!
 
−
==== Anzahlungsrechnung(en) erzeugen ====
 
−
Klicken Sie auf die Schaltfläche [Anzahlung]. Es öffnet sich das Fenster der Anzahlungsrechnungen des Auftrags. Wenn schon Anzahlungsrechnungen vorhanden sind werden diese angezeigt. Beispiel:
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Anzahlungsrechnung Erstellen.jpg|800px]]
+
=== Lieferanschrift, Rückholanschrift ===
  
 +
Sie können zu jedem Auftrag '''eine''' Lieferanschrift und '''eine''' Rückholanschrift (ab REFLEX 11) angeben. Klicken Sie dazu im Auftragskopf auf '''Lief.anschrift'''.
  
−
Zum Erstellen einer Anzahlungsrechnung gehen Sie folgendermaßen vor:
+
[[Datei:REFLEX_Auftragsverwaltung_Btn_LiefAnschrift.png]]
−
# Klicken Sie auf die Schaltfläche [Neu].
 
−
# Geben Sie im Feld „Nettobetrag“ den gewünschten Anzahlungsbetrag ein.
 
−
# Legen Sie die Zahlungsbedingungen fest.
 
−
# Speichern Sie die Anzahlungsdaten mit der Schaltfläche [Speichern].
 
−
# Erzeugen Sie eine Anzahlungsrechnung mit der Schaltfläche [Rechnung erzeugen!].
 
−
# Drucken Sie die Anzahlungsrechnung in der Faktura aus.
 
−
'''Hinweis:'''<br>
 
−
In den Artikelstammdaten muss man einen Anzahlungsartikel (Verkaufsartikel) speichern, der als Referenz auf die Anzahlungsbeträge gilt. Mit Hilfe des Menüs „Bearbeiten“ in den Artikelstammdaten muss man diesen Artikel als Anzahlungsartikel festlegen:
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Anzahlungsrechnung Bearbeiten.jpg]]
+
Es öffnet sich dann das Fenster, in dem Sie die Anschrift(en) festlegen können.
  
−
=== Status ändern ===
+
'''[[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung Lieferanschrift|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
  
−
=== Fremdleistungen ===
 
  
−
=== Auftragsbestellungen ===
+
== Auftrag drucken, mailen, exportieren ==
  
−
=== Lieferanschrift ===
+
Wenn Sie den Auftrag/das Angebot drucken, mailen oder exportieren wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche '''Drucken''' oder drücken die Taste '''F12'''. Das Druckfenster der Auftragsbearbeitung wird angezeigt.
  
−
=== Zusatztexte ===
+
'''[[REFLEX Auftrag drucken, mailen, exportieren|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
−
Manchmal ist es notwendig, mehr Texte an einen Auftrag (oder ein Angebot...) anzuhängen, die hauptsächlich für den Ausdruck auf der Ladeliste bzw. dem Lieferschein benötigt werden. Daher können an einen Auftrag beliebig viele Texte im RTF-Format angehängt werden.<br>
 
−
Dazu gibt es eine Schaltfläche im Auftragskopf oder –fuß:
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Zusatztexte.jpg]]
 
  
−
Jeder Text kann eine Betreffzeile mit bis zu 100 Zeichen beinhalten. <br>
+
== Zusatztexte ==
−
Das Sprachkennzeichen kann für die Ausdruck-Steuerung im Report benutzt werden.<br>
 
−
In dem Listenfeld „Drucken auf“ können Sie angeben, auf welchem Formular der jeweilige Text erscheinen soll. Diese Auswahl muss von Ihrem Report ausgewertet werden, damit sie wirksam wird!<br>
 
−
Es können beliebig viele Texte an einen Auftrag angehängt werden.<br>
 
−
Mit der Schaltfläche [Bearbeiten] kann man den Text mit dem Texteditor eingeben, mit denen erweiterte Textformatierungen benutzt werden können.<br>
 
−
Mit der Schaltfläche [Textbaustein] kann man Textbausteine in den Texte einmischen.
 
−
==== Technische Hinweise ====
 
−
Die Texte werden in einer neuen Datenbank-Tabelle ZUSATZTEXTE gespeichert, die beim Datenbank-Update automatisch angelegt wird. Diese Tabelle enthält folgende Felder:
 
−
{| class="wikitable" style="text-align: left;"
 
−
!ID
 
−
!INTEGER
 
−
!Internes Feld, Hauptschlüssel
 
−
|-
 
−
|AUFTRNR
 
−
|INT
 
−
|Bezug zur Auftragsnummer
 
−
|-
 
−
|RECHNR
 
−
|INT
 
−
|Bezug zur Rechnungsnummer, derzeit nicht verwendet
 
−
|-
 
−
|BESTNR
 
−
|INT
 
−
|Bezug zur Bestellnummer, derzeit nicht verwendet
 
−
|-
 
−
|DRUCK_KENNZ
 
−
|INT
 
−
|Druckkennzeichen:
 
−
1 - Ladeliste Kopf<br>
 
−
2 - Ladeliste Fuss<br>
 
−
3 - Lieferschein Kopf<br>
 
−
4 - Lieferschein Fuss<br>
 
−
5 - Angebot Kopf<br>
 
−
6 - Angebot Fuss<br>
 
−
7 - Auftrag Kopf<br>
 
−
8 - Auftrag Fuss<br>
 
−
9 - Rechnung Kopf<br>
 
−
10 - Rechnung Fuss<br>
 
−
|-
 
−
|BETREFF
 
−
|VARCHAR (100)
 
−
|Betreffszeile, die links in der Tabelle angezeigt wird. Wenn Sie keine Betreffzeile angeben,<br> werden die ersten 100 Zeichen des Textes automatisch in die Betreffzeile kopiert.
 
−
|-
 
−
|SPRACHE
 
−
|VARCHAR (1)
 
−
|Sprachkennzeichen „D/E/F/I“
 
−
|-
 
−
|ERFDAT
 
−
|DATETIME
 
−
|Erfassungsdatum, wird vom Programm automatisch eingesetzt.
 
−
|-
 
−
|ERFUSER
 
−
|VARCHAR (20)
 
−
|Erfassungsbenutzer, wird vom Programm automatisch eingesetzt.
 
−
|-
 
−
|ANDDAT
 
−
|DATETIME
 
−
|Änderungsdatum, wird vom Programm automatisch eingesetzt.
 
−
|-
 
−
|ANDUSER
 
−
|VARCHAR (20)
 
−
|Änderungsbenutzer, wird vom Programm automatisch eingesetzt.
 
−
|-
 
−
|RTFTEXT
 
−
|text
 
−
|Text im RTF-Format
 
−
|}
 
  
−
=== Auftrag löschen ===
+
Manchmal ist es notwendig, mehr Texte an einen Auftrag (oder ein Angebot...) anzuhängen, die hauptsächlich für den Ausdruck auf der Ladeliste bzw. dem Lieferschein benötigt werden. Daher können an einen Auftrag beliebig viele Texte im RTF-Format angehängt werden. Öffnen Sie dazu den gewünschten Auftrag und klicken im Auftragskopf oder –fuß auf '''Zusatztexte'''.
  
−
=== Auftragsstatistik ===
+
'''[[REFLEX Auftrags-Zusatztexte|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
−
Damit man sich einen schnelleren Überblick über den Stand des aktuellen Auftrags verschaffen kann, gibt es die Funktionstaste... [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Auftragsstatistik Taste.jpg|100px]]  
 
−
...mit der man einen Statistik-Report öffnen kann, der sich auf den aktuellen Auftrag bezieht.
 
  
−
Beispiel:<br>
 
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Auftragsstatistik.jpg|600px]]
 
  
−
'''Technischer Hinweis:'''<br>
+
== Anzahlungen ==
−
Das Verzeichnis für die Auftragsstatistik-Reports heißt „\Reports\AuftrStat“. Sie können dort eigene Reports einstellen. In einem Statistik-Report muss mindestens die Auftragskopftabelle MAUFKO beinhaltet sein, im Normalfall werden zusätzlich die Tabellen verknüpft.
 
−
{| class="wikitable" style="text-align: left;"
 
−
|MAUFPO
 
−
|Auftragspositionen
 
−
|-
 
−
|MAUFFU
 
−
|Auftragsfuß
 
−
|-
 
−
|MAUFJOB
 
−
|Termintabelle
 
−
|-
 
−
|MAUFFLEI
 
−
|Auftragsfremdleistungen
 
−
|-
 
−
|MAUFFERT
 
−
|Fertigungspositionen
 
−
|-
 
−
|MAUFLIAN
 
−
|Lieferanschriften
 
−
|}
 
  
−
=== Auftrag drucken, mailen, exportieren ===
+
Sie können für einen Auftrag beliebig viele Anzahlungsrechnungen erfassen. Bei Erstellen einer Rechnung für einen Auftrag werden diese Anzahlungsrechungen optional berücksichtigt, d.h. das Programm erzeugt automatisch zusätzliche Positionen in der Rechnung, in der die bereits angezahlten Beträge abgezogen werden!
−
==== Auftrag drucken ====
 
−
Wenn Sie den Auftrag/das Angebot drucken wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [Drucken] oder drücken die Taste [F12]. Das Druckfenster der Auftragsbearbeitung wird angezeigt. <br>
 
−
Beispiel:
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung AuftragDrucken.jpg|600px]]
+
'''[[REFLEX Anzahlungen|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
  
−
Sie können hier zwei verschiedene Druckvorgänge auf einmal starten, z. B. einmal die erste Seite auf einem Formular mit Briefkopf und die Folgeseiten ohne.
 
−
* Bei jedem Ausdruck können Sie das Formular wählen, mit dem gedruckt werden soll. Das Formular bestimmt das Layout des Ausdrucks.
 
−
Außerdem ermöglicht dieses Fenster, den jeweiligen Drucker und Druckerschacht auszuwählen.
 
−
* Der hier angegebene Schacht ist die logische Schachtnummer, die vom Windows-Druckertreiber vergeben wird! Er kann u. U. von der Schachtnummer abweichen, die an Ihrem Drucker angegeben wird. Gegebenenfalls hilft nur ausprobieren.
 
−
* In dem verwendeten Formular (Report) darf kein Drucker/Schacht fest angegeben sein, weil diese Angabe Vorrang hat vor der hier angegebenen Schachtnummer!
 
−
Die zuletzt verwendeten Einstellungen in diesem Fenster werden in Ihrem Benutzerprofil gespeichert und beim nächsten Druck voreingestellt.
 
  
−
Die angegebene Anzahl der Kopien bezieht das Original mit ein, die Angabe 1 heißt also, einen Ausdruck zu erzeugen, 2 heißt zwei Exemplare auszudrucken usw. Diese Angabe hat nur beim Drucken Einfluss, nicht bei der Vorschau, beim Email oder Fax!
+
== Fremdleistungen ==
  
−
Sie können...
+
In jedem Auftrag können Fremdleistungen gespeichert werden. Dabei handelt es sich um eine Tabelle, die die Fremdleistungen eines bestimmten Auftrags beinhaltet. Im Gegensatz zum Bestellwesen, wo Bestellungen an Lieferanten geschickt werden, ist das sog. "Fremdleistungsblatt" eine einfache und schnelle Methode der Erfassung. Sie hat jedoch auch Nachteile.  
−
* den Auftrag drucken
 
−
* den Ausdruck zuerst in der Vorschau betrachten
 
−
* den Ausdruck in eine Datei exportieren
 
−
* den Auftrag direkt per E-Mail senden, wobei der Druck als Anlage zum E-Mail im PDF-Format angehängt wird.
 
−
* den Auftrag direkt als Fax (per E-Mail) senden.
 
−
* beim Drucken das Dokument automatisch als PDF-Datei in die Dokumententabelle des Auftrags eintragen lassen, d. h. das Programm erzeugt eine PDF-Datei und verknüpft diese mit dem Auftrag. Damit können Sie alle Druckvarianten des Auftrags automatisch archivieren!
 
−
* eine Ladeliste drucken.
 
−
===== Drucken =====
 
−
Hiermit wird der Ausdruck des Auftrags auf dem Drucker gestartet, den Sie im Feld „Benutzter Drucker“ angegeben haben. Wenn Sie hier keinen Drucker gewählt haben, wird der Windows-Standarddrucker verwendet.<br>
 
−
Wenn Sie die Option „Drucker-Fenster einblenden“ gewählt haben, erscheint vor dem Ausdruck noch das Druckerfenster, wo Sie die Druckoptionen angeben können.<br>
 
−
Die hier gewählten Druckoptionen ändern die Standardeinstellungen des gewählten Druckers nicht! Sie gelten nur für den jetzigen Ausdruck und sind nach dem Programm-Neustart wieder auf die Grundeinstellungen des Druckers zurückgestellt worden! Wenn Sie die Standardeinstellungen des Druckers ändern wollen, müssen Sie dies über die Windows-Systemsteuerung vornehmen. Allerdings werden diese Einstellungen u. U. erst beim Neustart des Programms wirksam! <br>
 
−
Sie können den Ausdruck mit der Schaltfläche [Drucken] oder der Taste [F12] starten.
 
−
===== Dokumentenverknüpfung, Betreff =====
 
−
Wenn Sie die Option „Beim Druck Dokument als PDF speichern“ gewählt haben, wird automatisch eine PDF-Datei und eine Dokumentenverknüpfung dazu erzeugt! Beim Drucken mit einer Dokumentenverknüpfung als PDF wird der Betreff der Verknüpfung mit der Dokumentenart (Angebot/Auftrag), dem Datum und der Uhrzeit vorgegeben und in die Verknüpfung geschrieben. Der Betreff wird vom Programm vorgeschlagen, kann aber verändert/ergänzt werden:
 
−
Beispiel in den Kontaktstammdaten:
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung AuftragDrucken Dokumentenverknüpfung.jpg]]
+
'''[[REFLEX Fremdleistungsblatt|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
  
−
In der Betreff-Spalte sind die Dokumentenarten zu sehen.
 
−
===== Vorschau ======
 
−
Die Vorschau zeigt den Ausdruck des Auftrags so an, wie er beim Drucken gedruckt werden würde (WYSIWYG).
 
  
−
Beispiel CRRUN 8.5 [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung AuftragDrucken Vorschau.jpg|600px]]  Beispiel CRRUN 12:[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung AuftragDrucken Vorschau2.jpg|600px]]
+
== Auftragsbestellungen ==
  
−
Im Druck-Fenster der Aufträge (und auch der Faktura!) gibt es die Option „Druckdatum auch bei Vorschau setzen“. Wenn diese Option ausgewählt wird (und nur dann!), so wird beim Auftrags- oder Rechnungsdruck das Druckdatum gesetzt. Diese Option wird im Benutzerprofil gespeichert.
+
Mit den Auftragsbestellungen kann man direkt aus einem Auftrag Bestellungen an Lieferanten erzeugen.  
  
−
'''Die Elemente des Vorschaufensters'''<br>
+
'''[[REFLEX Auftragsbestellungen|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
−
'''1''' - Mit diesen Schaltflächen können Sie innerhalb der Seiten blättern.<br>
 
−
'''2''' - Hier werden die aktuelle Seite und die Anzahl der Seiten angezeigt.<br>
 
−
'''3''' - Mit dieser Schaltfläche können Sie den Ausdruck starten.<br>
 
−
'''4''' - Mit dieser Schaltfläche können Sie den Export der Daten starten.<br>
 
−
'''5''' - Hier wird die Vergrößerung des Fensters angezeigt. Außerdem können Sie die Vergrößerung verändern.<br>
 
−
'''6''' - Diese Zahl bezieht sich auf die Anzahl der angezeigten Datensätze.<br>
 
−
'''7''' - Hier wird der Ausdruck in möglichst „naturgetreuer Nachbildung“ angezeigt.<br>
 
−
'''8''' - Mit dieser Schaltfläche können Sie die Anzeige der Vorschau aktualisieren.<br>
 
−
'''9''' - Mit dieser Schaltfläche kann der Parameterbereich ein- /ausgeblendet werden.<br>
 
−
'''10''' - Mit dieser Schaltfläche kann die Gruppenstruktur ein- /ausgeblendet werden.<br>
 
−
'''11''' - Mit dieser Schaltfläche kann der Druckerschacht ausgewählt werden.<br>
 
−
'''12''' - Mit dieser Schaltfläche wird die aktuelle Ansicht geschlossen, CRRUN12 bleibt im Hintergrund geöffnet.<br>
 
−
===== Exportieren =====
 
−
Aus dem Vorschaufenster heraus können alle angezeigten Daten exportiert werden.
 
−
Crystal Reports bietet mehr als zwanzig verschiedene Exportformate: Dazu gehören:
 
  
−
* Adobe Acrobat (PDF)
 
−
* durch Zeichen getrennte Werte
 
−
* durch Komma getrennte Werte (CSV)
 
−
* Crystal Reports (RPT)
 
−
* Data Interchange Format (DIF)
 
−
* Microsoft Excel
 
−
* HTML 4.0 (DHTML)
 
−
* ODBC
 
−
* Datensatzformat (Werte in Spalten)
 
−
* Rich Text Format
 
−
* Text mit Tabulatoren als Trennzeichen
 
−
* Word-Format
 
−
* XML
 
−
usw.
 
−
Neben den auf Ihrem Computer installierten Standardexportformaten stehen Ihnen zusätzliche Exportformate zur Verfügung. Diese werden durch die auf Ihrem lokalen Computer vorhandenen DLL-Dateien bestimmt. Wenn Sie einen Bericht in ein Dateiformat exportieren, das sich vom Format von Crystal Reports unterscheidet, geht die Formatierung des Berichts u. U. teilweise oder ganz verloren. Crystal Reports versucht stets die Formatierung beizubehalten, soweit das Exportformat dies zulässt.
 
−
===== Exportieren in Microsoft Mail (MAPI) =====
 
−
* Wählen Sie das Exportformat aus der Dropdown-Liste Format aus. Wählen Sie für dieses Beispiel Excel 7.0(XLS) (Extended).
 
−
* Wählen Sie Microsoft Mail (MAPI) aus der Dropdown-Liste Ziel aus. Klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld Format-Optionen wird geöffnet.
 
−
* Ändern Sie die Formatierungseinstellungen wie gewünscht. Klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld E-Mail senden wird geöffnet.
 
−
* Geben Sie die Adresse ein und klicken Sie auf Senden. Das Dialogfeld „Datensätze exportieren“ wird angezeigt.
 
−
===== Als E-Mail senden =====
 
−
Mit dieser Option wird ein automatischer E-Mail-Versand unterstützt. Sie haben die Möglichkeit, den Empfänger auszuwählen, einen Betreff und einen Text anzugeben und das Senden zu starten. Der Auftrag wird automatisch im PDF-Format als Anhang an das E-Mail angehängt.
 
−
* Es können Anhänge an das E-Mail angehängt werden
 
−
* Blind-Kopie (BC) ist möglich
 
−
* In Verbindung mit einem Mail-Fax-Server können Angebote/Aufträge direkt gefaxt werden.
 
−
===== Fax senden =====
 
−
Drücken Sie auf [Fax], wenn Sie den Auftrag über Ihr E-Mail-System faxen wollen.<br>
 
−
'''Hinweis:'''<br>
 
−
Sie müssen über einen Fax-Server und –Client verfügen (z. B. MS-Exchange mit Outlook), um über das E-Mail-System faxen zu können! Von REFLEX-Seite aus „benimmt“ sich dieses System wie ein E-Mail-Server. Der einzige Unterschied ist, dass REFLEX bei [E-Mail] die E-Mail-Nummer des Ansprechpartners bzw. des Kontaktes heraussucht und bei [Fax] die Faxnummer. Damit der Server erkennen kann, dass keine E-Mail gesendet werden soll, sondern es sich um ein Fax handelt, wird die Empfängeradresse im Format „[FAX:xxxxx]“ an den Server übergeben.
 
−
==== E-Mail senden ====
 
−
Drücken Sie auf [E-Mail], wenn Sie den Auftrag über Ihr E-Mail-System versenden wollen.<br>
 
  
−
Der weitere Ablauf ist bei beiden Sendearten identisch:
+
== Memos ==
−
* Es wird zuerst eine Vorschau des Ausdrucks angezeigt, damit Sie den Ausdruck kontrollieren können.
 
−
* Anschließend wird automatisch eine PDF-Datei erzeugt und in das Fax/Mail als Anhang eingefügt.
 
−
* Danach können Sie den Empfänger bestätigen bzw. ändern, Betreff und ggf. Text eingeben.
 
−
* Bei E-Mail können Sie weitere Anhänge einfügen.
 
−
* Dann senden Sie das Fax/Mail. Die PDF-Datei wird automatisch mit dem Auftrag und Kontakt verknüpft.
 
−
Vorschau des Ausdrucks:
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung AuftragDrucken EMailVorschau.jpg|600px]]
+
Sie können an einen Auftrag beliebig viele Texte für interne Zwecke anhängen. Ein Memo ist ein formatierter Text, der Text und Links auf Dateien im Internet beinhalten kann.
  
−
Klicken Sie auf [Weiter]. Anschließend wird automatisch eine PDF-Datei erzeugt und in das Fax/Mail als Anhang eingefügt. Danach können Sie den Empfänger bestätigen bzw. ändern, Betreff und ggf. Text eingeben
+
'''[[REFLEX Auftragsverwaltung Memos|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung AuftragDrucken EMail.jpg|600px]]
 
  
−
Je nachdem, ob Sie mailen oder faxen angegeben haben, steht die Mailadresse oder Faxnummer des Kontaktes aus dem Auftrag schon in der Empfänger-Adresse. Wenn im Auftrag ein Ansprechpartner angegeben ist, werden dessen Daten verwendet, ansonsten die Daten der Adresse.<br>
+
== Dokumente ==
−
Mit den Schaltflächen [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung AuftragDrucken EMail Kontakt.jpg]] rechts neben den Eingabefeldern können Sie eine andere E-Mail-Adresse bzw. Fax-Nummer auswählen:
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung AuftragDrucken EMail Kontaktauswahl.jpg]]
+
Sie können an einen Auftrag beliebig viele Dokumente für interne Zwecke anhängen. Ein Dokument ist eine Datei mit einer bestimmten Datei-Endung, z. B. DOC, XLS, PDF usw. Sie können eine beliebige Datei-Art als Dokument an einen Auftrag anhängen. Öffnen können Sie das Dokument jedoch nur, wenn auf Ihrem PC ein Programm installiert ist, das diese Datei-Art kennt!
  
−
Bei Verwendung der CRRUN12 sehen diese Schaltflächen so aus [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung AuftragDrucken EMail Kontaktauswahl Suchen.jpg]]
+
Das Dokument selbst wird nicht in der REFLEX-Datenbank gespeichert, sondern nur der Pfad/Dateiname! Bei internen Dokumenten wird der Pfad und der Dateiname getrennt gespeichert, bei Internet-Dokumenten nur der komplette Dokumentenname (URL).
  
−
'''Senden mit...'''<br>
+
'''[[REFLEX Auftragsdokumente|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
−
Mit der Option [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung AuftragDrucken EMail Kontaktauswahl Optionen.jpg]]  
 
−
können Sie festlegen, über welche Daten-Schnittstelle gemailt bzw. gefaxt werden soll. Wenn Sie nicht mit Outlook arbeiten, müssen Sie MAPI auswählen. Wenn Sie mit Outlook/Exchange arbeiten, können Sie entweder MAPI oder Outlook verwenden. Wenn Sie mit Outlook/Exchange faxen wollen, müssen Sie „Outlook“ einstellen, damit die Fax-Nummer richtig an Outlook übergeben werden kann!
 
  
−
'''Option [E-Mail speichern...]'''<br>
 
−
Mit dieser Option [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung AuftragDrucken EMail Kontaktauswahl Optionen2.jpg]] können Sie bestimmen, dass das E-Mail (bzw. Fax) nicht sofort gesendet wird, sondern zuerst im E-Mail-Programm angezeigt wird und Sie es dann speichern/senden können.
 
−
===== Weitere Anhänge einfügen (bei E-Mail) =====
 
−
Wenn Sie weitere Anhänge in das E-Mail einfügen wollen, so haben Sie dazu zwei Möglichkeiten:
 
−
;Beliebige Datei
 
−
Sie klicken auf [Anh.hinzufügen] oder drücken [Strg]+[A]. Hiermit können Sie eine beliebige Datei auswählen und als Anhang in das Mail einfügen.
 
−
===== Automatische Auswahl von Artikel-Dokumenten (Bildern) =====
 
−
Wenn Sie auf [Anh. aus Art. hinzuf.] klicken, zeigt Ihnen REFLEX alle Bilder/Dokumente an, die bei den Artikeln hinterlegt sind, die in dem Auftrag enthalten sind. Sie sehen also auf einen Blick alle Dokumente der Artikel des Auftrags und können daraus das gewünschte Dokument auswählen. Beispiel:
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung AuftragDrucken EMail Kontaktauswahl BilderAuswahl.jpg|600px]]
+
== Auftragsliste ==
  
−
Suchen Sie das gewünschte Artikel-Dokument aus und klicken auf [OK]. Es wird dann in die Anhangsliste des Mails eingefügt.<br>
+
Die '''[[REFLEX Auftragsliste]]''' gibt Ihnen die Möglichkeit, Listen bezogen auf Aufträge auszugeben. Einzelheiten dazu gib es '''[[REFLEX Auftragsliste|hier]]'''.
−
Sie können beliebig viele Dateien in den Anhang einfügen. Achten Sie aber darauf, dass das E-Mail nicht zu groß wird.
 
  
−
===== Senden Sie das Fax/Mail =====
 
−
Klicken Sie auf [Senden]: 
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung AuftragDrucken EMail Senden.jpg|600px]]
+
== Kalkulation ==
  
−
Beachten Sie, dass man den Text mit einer E-Mail-Signatur vorgeben kann (Optionen und Einstellungen &rArr; Programm-Parameter und Einstellungen &rArr; E-Mail-Einstellungen &rArr; E-Mail-Signatur).<br>
+
In der Auftragskalkulation werden die Summen der Erlöse und Kosten gegenübergestellt.
−
Das E-Mail/Fax wird an den E-Mail-Server übergeben, in Outlook z. B. in den Ordner „Post-Ausgang“ eingetragen und dann von dort gesendet. Die PDF-Datei wird automatisch mit dem Auftrag und Kontakt verknüpft.
 
  
−
==== Ladeliste drucken ====
+
'''[[REFLEX Auftragskalkulation|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
  
−
== Die Auftragspositionen ==
 
  
−
=== Struktur der Auftragspositionen ===
+
== Auftragsstatistik, Auftragsauswertung ==
  
−
=== Die Kapitel-/Positionsnummer ===
+
Wenn man '''zusätzliche Auswertungen''' über einen Auftrags haben möchte, kann man sich spezielle Auswertungen (Reports) erstellen (lassen). Diese werden über die Schaltfläche '''Statistik''' im Auftragskopf, -Fuß und in den Auftragspositionen auf gerufen.
  
−
=== Aufbau der Positions-Eingabemaske ===
+
'''[[REFLEX Auftragsstatistik|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
  
−
=== Felder der Positions-Eingabemaske ===
 
  
−
=== Neues Kapitel anlegen ===
+
Ab Version 14.170303 gibt es ein Zusatzmodul, das die Erlöse und Kosten aus Bestellungen, Eingangsrechnungen und der Zeiterfassung mithilfe eines FastReport&copy;-Reports auswertet.
  
−
=== Neue Position erfassen – Viele Wege führen nach... ===
+
'''[[REFLEX Auftragsauswertung|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
  
−
==== Neue Position erfassen – Klassische Methode ====
 
  
−
==== Artikel-Fenster ====
+
== Optionen ==
  
−
Wenn Sie mit dem [[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung Artikel-Fenster|Artikel-Fenster]] Positionen anlegen wollen, können Sie das Artikelfenster öffnen und per '''Drag and Drop''' Positionen anlegen.
+
In den Optionen können Sie die Auftragsbearbeitung an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können die Auftragsverwaltung an Ihre persönlichen Vorstellungen anpassen. Diese Angaben werden in Ihrem Benutzerprofil gespeichert.
  
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Einzelheiten werden [[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung Artikel-Fenster|hier]] beschrieben.
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'''[[REFLEX Auftragsoptionen|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''.
  
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==== Warenkorb ====
 
  
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Wenn Sie mit dem [[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung Warenkorb|Warenkorb]] Positionen anlegen wollen, können Sie das Artikelfenster öffnen und per '''Drag and Drop''' Positionen anlegen.
 
  
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Einzelheiten werden [[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung Warenkorb|hier]] beschrieben.
 
  
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==== Schnellerfassung ====
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== Links ==
  
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Die '''Schnellerfassung''' ist eine weitere Möglichkeit, Positionen für den Auftrag zu erfassen. Die [[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung Schnellerfassung|Schnellerfassung]] ist sehr auf die Bedienung mit der Tastatur ausgelegt. Ausserdem zeigt die [[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung Schnellerfassung|Schnellerfassung]] die Live-Dispo-Daten an, so dass man im Vorhinein weiß, ob man den gewünschten Artikel einfügen will oder nicht. Klicken Sie [[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung Schnellerfassung|hier]], um die Einzelheiten der [[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung Schnellerfassung|Schnellerfassung]] zu erfahren.
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* [[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung|Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung]]
  
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=== Set in Auftrag einfügen ===
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* [[REFLEX_Bedienungsanleitung_Auftragsverwaltung_Suchen|Auftrag suchen]]
  
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=== Zubehör ===
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* [[REFLEX Neuen Auftrag anlegen|Neuen Auftrag anlegen]]
  
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=== Nachträgliches Bearbeiten von Positionen ===
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* [[REFLEX Auftrag kopieren|Auftrag kopieren]]
  
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=== Navigieren in Kapiteln ===
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* [[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung Kopf|Auftrags-Kopf]]
  
−
=== Suchen von Artikeln in einem Auftrag ===
+
* [[REFLEX Auftragspositionen|Auftragspositionen]]
  
−
=== Texte in der Positions-Eingabemaske ===
+
* [[REFLEX Auftragsfuss|Auftragsfuss]]
  
−
=== Zusatztext ===
+
* [[REFLEX Auftrag drucken, mailen, exportieren|Auftrag drucken, mailen, exportieren]]
  
−
=== Das Kontext-Menü der Auftragspositionen ===
+
* [[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung Lieferanschrift|Lieferanschrift]]
  
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== Eingaben im Fussbereich ==
+
* [[REFLEX Auftragskalender|Auftragskalender]]
  
−
== Der Dispo-Bereich ==
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* [[REFLEX Auftragskalkulation|Auftragskalkulation]]
  
 +
* [[REFLEX Auftragsliste|Auftragsliste]]
  
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== Eingaben im Terminbereich ==
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* [[REFLEX Auftragsarchiv|Auftragsarchiv]]
  
 +
* [[REFLEX Anzahlungen]]
  
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== Funktion der Memos ==
+
* [[REFLEX Fremdleistungsblatt|Fremdleistungsblatt]]
  
−
== Dokumente ==
+
* [[REFLEX Auftragsbestellungen|Auftragsbestellungen]]
−
=== Dokumentenverwaltung ===
 
−
Sie können an einen Auftrag beliebig viele Dokumente für interne Zwecke anhängen. Ein Dokument ist eine Datei mit einer bestimmten Datei-Endung, z. B. DOC, XLS, PDF usw. Sie können eine beliebige Datei-Art als Dokument an einen Auftrag anhängen. Öffnen können Sie das Dokument jedoch nur, wenn auf Ihrem PC ein Programm installiert ist, das diese Datei-Art kennt!<br>
 
−
Das Dokument selbst wird nicht in der REFLEX-Datenbank gespeichert, sondern nur der Pfad/Dateiname! Bei internen Dokumenten wird der Pfad und der Dateiname getrennt gespeichert, bei Internet-Dokumenten nur der komplette Dokumentenname (URL).<br>
 
−
Das Dokument kann dabei eine Datei im Intranet oder Internet sein.
 
−
* Für die Verknüpfung von internen Dateien und Internet-Dateien gibt es zwei verschiedene Schaltflächen!
 
−
* Beachten Sie auch die Hinweise zu den Memos.
 
−
Öffnen Sie das Dokumenten-Fenster mit einem Klick auf die Registerseite „Dokumente“:
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Dokumenteverwaltung.jpg]]
+
* [[REFLEX Auftrags-Zusatztexte|Auftrags-Zusatztexte]]
−
{| class="wikitable" style="text-align: left;"
 
−
|style="width: 10%;"|'''1'''
 
−
|Mit diesen Schaltflächen können Sie eine neue Dokumentenverknüpfung festlegen, eingeben, eine bestehende bearbeiten oder löschen.
 
−
;Neues Dok.
 
−
:Wenn Sie ein neues Dokument für den Auftrag erstellen wollen, klicken Sie auf diese Schaltfläche.
 
−
;Neue Verkn.
 
−
:Wenn Sie eine Datei auf Ihrem PC oder einem internen Server verknüpfen wollen, so klicken Sie auf [Neu]. Der Standard-Öffnen-Dialog von Windows ermöglicht Ihnen danach, ein Dokument auszuwählen.
 
−
;Neu www
 
−
:Wenn Sie eine Datei aus dem Internet oder eine Internet-Seite verknüpfen wollen, so klicken Sie auf [neu www...]. In diesem Fall öffnet sich ein programminterner Internet-Browser, mit dem Sie eine beliebige Seite auswählen können. Mit [OK] übernehmen Sie die Verknüpfung des Internet-Dokuments.
 
−
;Öffnen
 
−
:Hiermit können Sie das markierte Dokument öffnen.
 
−
;Bearbeiten
 
−
:Mit dieser Schaltfläche können Sie den Betreff und die Bemerkung zu der Verknüpfung bearbeiten.
 
−
;Löschen
 
−
:Hiermit löschen Sie die markierte Verknüpfung.
 
−
;DokuMan
 
−
:Diese Schaltfläche öffnet den Dokumenten-Manager.
 
−
|-
 
−
|'''2'''
 
−
|Hier werden alle verknüpften Dokumente zu diesem Auftrag angezeigt.
 
−
|}
 
  
−
== Kalkulation ==
+
* [[REFLEX Auftragsdispo|Auftragsdispo]]
  
−
== Optionen ==
+
* [[REFLEX Auftrags-Termine|Auftrags-Termine]]
  
 +
* [[REFLEX Auftragsverwaltung Memos|Auftrags-Memos]]
  
−
== Links ==
+
* [[REFLEX Auftragsdokumente|Auftragsdokumente]]
  
−
* [[REFLEX Online Bedienungsanleitung]]
+
* [[REFLEX Auftragsstatistik|Auftragsstatistik]]

Aktuelle Version vom 26. Dezember 2017, 01:35 Uhr

1 Allgemeines

Bitte beachten: Dieser Artikel ist noch in Bearbeitung

In der Auftragsverwaltung werden Anfragen, Angebote und Aufträge angelegt und bearbeitet.

2 Was ist ein Auftrag?

Die Auftragsverwaltung wird zur Erstellung von Anfragen, Angeboten, Aufträgen usw. benutzt. Diese Vorgänge werden in der Datenbank gespeichert. Ein Kennzeichen entscheidet darüber, um welche Form eines Auftrags es sich handelt. Dieses Kennzeichen wird "Status" genannt.

Der Einfachheit halber verwenden wir immer den Begriff "Auftrag", meinen damit aber einen Auftrag mit dem Status “Angebot”, “Anfrage”, “Auftrag” usw. Wenn sich eine Programmfunktion nur auf eine bestimmte Art von Aufträgen bezieht, wird dort der zugehörige Begriff verwendet. Beispielsweise wirkt sich das Auflisten von abgelaufenen Angeboten nur auf Aufträge mit dem Status "Angebot" aus. Daher reden wir an dieser Stelle auch von Angeboten.

2.1 Status

Der Status wird beim Anlegen eines neuen Auftrags vergeben und sagt aus, ob Sie eine Anfrage, ein Angebot oder einen Auftrag anlegen/speichern wollen. Außerdem sagt der Status aus, ob der Auftrag schon abgeschlossen oder storniert wurde. Den Status Anfrage, Angebot und Auftrag eines Auftrags können Sie jederzeit auch nachträglich noch ändern!

Bei Mietaufträgen hat der Status auch noch Auswirkungen auf die Reservierung der Artikel, die in dem Auftrag vorhanden sind: 

ANFR   Anfrage      Artikel werden nicht reserviert
ANG    Angebot      Artikel werden reserviert (kann optional in den Programm-Parametern ausgeschaltet werden!)
AUFTR  Auftrag      Artikel werden reserviert
HA     Hauptauftrag Artikel werden nicht reserviert
STO    Stornierung  Artikel werden nicht (mehr) reserviert
  • Bei Mietaufträgen zeigt der Status "Aktiv" zusätzlich an, dass der Auftrag durch eine Lagerausgabe aktiviert wurde bzw. durch “ABGE”, dass der Auftrag abgeschlossen wurde, also das komplette ausgegebene Material wieder zurückgekommen ist.
  • Bei Verkaufsaufträgen zeigt der Status “ABGE” an, dass der Auftrag abgeschlossen wurde, also das Material komplett ausgegeben wurde.

2.2 Priorität

Die Priorität ist ein Kennzeichen, mit dem Sie einen Auftrag für die Dispo kennzeichnen können als

  • Normal
  • Niedrig
  • Hoch

Je nach Auswahl ändert sich die Farbe der Balken in der Dispo-Grafik. Weitere Auswirkungen hat dieses Kennzeichen nicht.

2.3 Fixieren

Ein Auftrag kann fixiert werden, so dass man keine Änderungen mehr vornehmen kann.

Das Fixieren wird im Lagerprogramm vorgenommen.

Sinn der Sache
  • Nachdem die Ladeliste gedruckt wurde, beginnt das Lager mit der Lagerausgabe (Lieferschein).
  • Ändert man nun nachträglich den Auftrag, bekommt dies das Lager nicht mit!
Deshalb kann das Lager den Auftrag fixieren.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben

2.4 Die Auftragsnummer

Jeder Auftrag erhält vom Programm automatisch eine fortlaufende Auftragsnummer. Mit dieser Nummer wird der Auftrag intern verwaltet. Die Auftragsnummer bleibt immer gleich, auch wenn sich der Auftragsstaus ändert!

  • Die Nummernkreise der Angebote oder Aufträge können Sie selbst festlegen. Öffnen Sie dazu im Menü "Datei\Admin-Optionen\Programmparameter” das Register “Einstellungen”, per Doppelklick. Auf den Eintrag “Nummernkreis Aufträge” öffnet sich das Fenster zur Eingabe der nächsten gewünschten Auftragsnummer. Sinnvoll ist es z.B., die Nummernkreise mit der Jahreszahl beginnen zu lassen. In diesem Fall müssen Sie am 1. Januar (es darf auch der 2. Januar sein!) den Nummernkreis entsprechend ändern, so dass REFLEX ab diesem Tag mit den neuen Nummern arbeitet. Die Eingabe wirkt sich auch auf die Länge der Nummer aus.

Die Auftragsnummer ist der direkteste Weg zu einem Auftrag, weil diese Nummer eindeutig auf einen bestimmten Vorgang zeigt. Zum Finden eines Auftrags können Sie aber neben der Nummer auch den Kundennamen, die Bezeichnung und andere Einträge benutzen. Dies wird unter “Auftrag suchen” beschrieben.

2.5 Das Auftragsarchiv

Im Auftragsarchiv kann man alte Aufträge (z.B. abgelaufene Angebote, abgeschlossene Aufträge usw.) ablegen, die dann im aktuellen Bereich der Auftragsverwaltung nicht mehr erscheinen. Aus dem Archiv kann man einen Auftrag jederzeit wieder in den aktuellen Auftragsbereich zurück verschieben oder eine Kopie eines archivierten Auftrags im aktuellen Bereich anlegen.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


3 Die Bereiche eines Auftrags

Innerhalb der Auftragsbearbeitung gibt es sehr viele Datenfelder. Daher ist die Eingabemaske in verschiedene Bereiche unterteilt, die wir "Seiten" nennen. Zu den einzelnen Seiten können Sie umschalten, indem Sie mit den Tasten [F7]/[F8] navigieren oder direkt auf die Registerreiter Übersicht, Kopfteil, Positionen, Fussteil, Termine, Memos oder Dokumente klicken.

Kopfteil

Hier stehen die Angaben zum Kunden, bei Mietaufträgen werden hier auch Informationen zur Veranstaltung angegeben, wie z. B. der Veranstaltungszeitraum, der Dispositionszeitraum usw. Außerdem kann man hier einen ausführlichen Kopf-Text angeben, der z.B. die „Einleitungsfloskel“ sowie Angaben zum Auftrag beinhalten kann. Einzelheiten dazu finden Sie in REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung Kopf.

Positionen

Auf der Seite "Positionen" werden die Auftragspositionen eingegeben und korrigiert. Außerdem können Sie sich hier eine tabellarische Übersicht über die Auftragspositionen anzeigen lassen. Die Auftragspositionen bestehen aus den Artikelangaben Menge, Preis usw. und einem variablen Textfeld, in das beliebiger Text zu jeder einzelnen Position angegeben werden kann.

Fussteil

Auf dieser Seite stehen die Auftragssummen, u.U. ein Gesamtrabatt oder Pauschalpreis, Zahlungskonditionen usw. Außerdem kann man hier einen ausführlichen Text angeben, der z.B. die „Ausleitungsfloskel“ beinhalten kann. Auftragsfremdleistungen Hier kann man Fremdleistungen eingeben und bei Bedarf Bestellungen erzeugen. Einzelheiten.

Dispo

Der Dispo-Check prüft, ob für die angegebenen Artikel im Auftrag eine Unterdeckung existiert oder ob alle Artikel in dem vergangenen Zeitraum aufgeführt sind. Sobald man einen DispoCheck durchgeführt hat, ist die Seite Dispo verfügbar, vorher nicht. Dispo-Check über den Auftrag

Termine

Hier kann man auftragsbezogene Termine angeben, z.B. welche Personen teilnehmen usw. Termine, die sich nicht auf einen bestimmten Auftrag beziehen, können über den Termin-Manager eingegeben werden. Mit dem Termin-Manager erhalten Sie auch eine grafische Übersicht über die Termine. Außerdem können Sie hier Termine per Drag’n’Drop verschieben oder z.B. einer anderen Person zuweisen. Terminbereich...

Memos

Zu jedem Auftrag kann man beliebig vielen Notizen hinterlegen, die wir "Memos" nennen. Memos.

Dokumente

Auf dieser Seite kann man beliebige Dokumente mit dem Auftrag verknüpfen. Eine Dokumentenverknüpfung ermöglicht es ihnen, Dokumente, die z. B. auf ihrem sauber gespeichert sind, mit bestimmten Aufträgen zu verknüpfen.

Wenn die Dokumentenart (z. B. Word Dokument) ihren PC bekannt ist, können Sie das jeweilige Dokument direkt aus dem Programm heraus öffnen. Dokumente...

Kalkulation

Im Bereich Kalkulation können Sie zu dem jeweiligen Auftrag und dem dazugehörigen Kunden eine Preiskalkulation durchführen.


4 Auftrag suchen/finden

4.1 Tabelle

Wenn Sie das Auftragsfenster öffnen (entweder über das Menü "Auftrag" oder durch Klicken auf das Symbol in der Symbol_Leiste), erscheint folgende Übersicht:

REFLEX Auftragsverwaltung Suche.jpg

Einzelheiten werden hier beschrieben.

Beachten Sie auch die Hinweise zum Suchen von Informationen.


4.2 Auftragskalender

Der REFLEX Auftragskalender ist ein frei verschiebbares Fenster, in dem die Aufträge grafisch dargestellt werden. Einzelheiten....


4.3 Letzter Auftrag

Mit dieser Schaltfläche (in der Tastenleiste der Übersicht oben) können Sie zum dem Auftrag zurückspringen, den Sie zuletzt bearbeitet und gespeichert haben.


5 Auftragsbearbeitung

5.1 Anlegen eines neuen Auftrags

Wenn Sie einen neuen Auftrag (oder ein neues Angebot) anlegen wollen, klicken Sie in der Auftragsübersicht oder dem Auftragskopf auf Neu.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


5.2 Auftrag kopieren

Sie können jeden Auftrag mit allen Einzelheiten kopieren. Die Kopie kann einen anderen Status haben als das Original, Sie können also z. B. aus einem Auftrag ein neues Angebot erstellen.
Wenn Sie einen Auftrag kopieren wollen, so wählen Sie zuerst das Original aus. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche „Kopieren ⇒ Auftrag kopieren“.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


5.3 Status ändern

Sie können den Status eines Auftrags jederzeit ändern, außer wenn er...

  • abgeschlossen
  • aktiviert (ausgegeben)

ist. Um den Status zu ändern, öffnen Sie den Auftrag. Im Auftragskopf klicken Sie auf Status ändern.


5.4 Auftrag löschen

Sie können einen Auftrag löschen, wenn es der Auftragsstatus zulässt! Sobald ein Auftrag vom Lager bearbeitet wurde (also ein Lieferschein erfasst wurde), kann der Auftrag nicht mehr gelöscht werden!

Wenn Sie das versehentliche Löschen von Aufträgen durch nicht befugte Nutzer verhindern wollen, müssen Sie das Recht Auftragsverwaltung Kopfdaten beim jeweiligen Nutzer auf Lesen+Schreiben setzen:


Recht Auftrag löschen.jpg


Recht Auftrag löschen Meldung.jpg


5.5 Eingabe im Auftrags-Kopf

Hier stehen hauptsächlich:

  • Angaben zum Kunden
  • Bei Mietaufträgen Informationen zur Veranstaltung, wie z. B. der Veranstaltungszeitraum, der Dispositionszeitraum usw.
  • Bei Verkaufsaufträgen die Lieferzeit oder das Lieferdatum
  • Außerdem kann man hier einen ausführlichen Kopf-Text angeben, der z.B. die „Einleitungsfloskel“ sowie Angaben zum Auftrag beinhalten kann.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


5.6 Die Auftragspositionen

In den Auftragspositionen werden die Artikel erfasst, die vermietet oder verkauft werden sollen, außerdem die Dienstleistungen und Arbeitszeiten.

Zu den Positionen kommen Sie, indem Sie den Auftrag suchen und öffnen und auf Positionen klicken.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


5.7 Eingaben im Fussbereich

Der Fußteil beinhaltet die Auftragssummen, Rabatte, Zahlungskonditionen usw. Sie können jederzeit mit der Taste Weiter aus den Positionen oder über einen Klick auf die Registerseite Fuss umschalten.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


5.8 Der Dispo-Bereich

Die Auftragsdispo prüft, ob Sie genügend Artikel zur Verfügung haben.

  • In der Vermietung wird dabei der angegebene Dispo-Zeitraum verwendet. Die Dispo prüft, wie viele Artikel in dem angegebenen Zeitraum von anderen Aufträgen belegt sind.
  • Im Verkauf wird der aktuell vorhandene Lagerbestand mit den vorhandenen Angeboten/Aufträgen geprüft.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


5.9 Auftrags-Termine

In den Auftrags-Terminen können Sie Termine für den Auftrag festlegen, also z.B. "Aufbau am...", "Probe am..." usw. Einem Termin können Sie eine Person oder eine Ressource (LKW, Transporter usw.) zuordnen. Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


5.10 Lieferanschrift, Rückholanschrift

Sie können zu jedem Auftrag eine Lieferanschrift und eine Rückholanschrift (ab REFLEX 11) angeben. Klicken Sie dazu im Auftragskopf auf Lief.anschrift.

REFLEX Auftragsverwaltung Btn LiefAnschrift.png

Es öffnet sich dann das Fenster, in dem Sie die Anschrift(en) festlegen können.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


6 Auftrag drucken, mailen, exportieren

Wenn Sie den Auftrag/das Angebot drucken, mailen oder exportieren wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken oder drücken die Taste F12. Das Druckfenster der Auftragsbearbeitung wird angezeigt.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


7 Zusatztexte

Manchmal ist es notwendig, mehr Texte an einen Auftrag (oder ein Angebot...) anzuhängen, die hauptsächlich für den Ausdruck auf der Ladeliste bzw. dem Lieferschein benötigt werden. Daher können an einen Auftrag beliebig viele Texte im RTF-Format angehängt werden. Öffnen Sie dazu den gewünschten Auftrag und klicken im Auftragskopf oder –fuß auf Zusatztexte.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


8 Anzahlungen

Sie können für einen Auftrag beliebig viele Anzahlungsrechnungen erfassen. Bei Erstellen einer Rechnung für einen Auftrag werden diese Anzahlungsrechungen optional berücksichtigt, d.h. das Programm erzeugt automatisch zusätzliche Positionen in der Rechnung, in der die bereits angezahlten Beträge abgezogen werden!

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


9 Fremdleistungen

In jedem Auftrag können Fremdleistungen gespeichert werden. Dabei handelt es sich um eine Tabelle, die die Fremdleistungen eines bestimmten Auftrags beinhaltet. Im Gegensatz zum Bestellwesen, wo Bestellungen an Lieferanten geschickt werden, ist das sog. "Fremdleistungsblatt" eine einfache und schnelle Methode der Erfassung. Sie hat jedoch auch Nachteile.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


10 Auftragsbestellungen

Mit den Auftragsbestellungen kann man direkt aus einem Auftrag Bestellungen an Lieferanten erzeugen.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


11 Memos

Sie können an einen Auftrag beliebig viele Texte für interne Zwecke anhängen. Ein Memo ist ein formatierter Text, der Text und Links auf Dateien im Internet beinhalten kann.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


12 Dokumente

Sie können an einen Auftrag beliebig viele Dokumente für interne Zwecke anhängen. Ein Dokument ist eine Datei mit einer bestimmten Datei-Endung, z. B. DOC, XLS, PDF usw. Sie können eine beliebige Datei-Art als Dokument an einen Auftrag anhängen. Öffnen können Sie das Dokument jedoch nur, wenn auf Ihrem PC ein Programm installiert ist, das diese Datei-Art kennt!

Das Dokument selbst wird nicht in der REFLEX-Datenbank gespeichert, sondern nur der Pfad/Dateiname! Bei internen Dokumenten wird der Pfad und der Dateiname getrennt gespeichert, bei Internet-Dokumenten nur der komplette Dokumentenname (URL).

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


13 Auftragsliste

Die REFLEX Auftragsliste gibt Ihnen die Möglichkeit, Listen bezogen auf Aufträge auszugeben. Einzelheiten dazu gib es hier.


14 Kalkulation

In der Auftragskalkulation werden die Summen der Erlöse und Kosten gegenübergestellt.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


15 Auftragsstatistik, Auftragsauswertung

Wenn man zusätzliche Auswertungen über einen Auftrags haben möchte, kann man sich spezielle Auswertungen (Reports) erstellen (lassen). Diese werden über die Schaltfläche Statistik im Auftragskopf, -Fuß und in den Auftragspositionen auf gerufen.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


Ab Version 14.170303 gibt es ein Zusatzmodul, das die Erlöse und Kosten aus Bestellungen, Eingangsrechnungen und der Zeiterfassung mithilfe eines FastReport©-Reports auswertet.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.


16 Optionen

In den Optionen können Sie die Auftragsbearbeitung an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können die Auftragsverwaltung an Ihre persönlichen Vorstellungen anpassen. Diese Angaben werden in Ihrem Benutzerprofil gespeichert.

Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.



17 Links

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