REFLEX Auftragsdokumente: Unterschied zwischen den Versionen

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(Dokumentenverwaltung)
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;Neues Dok.
 
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:Wenn Sie ein neues Dokument für den Auftrag erstellen wollen, klicken Sie auf diese Schaltfläche.
 
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;Neue Verkn.
 
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:Wenn Sie eine Datei auf Ihrem PC oder einem internen Server verknüpfen wollen, so klicken Sie auf [Neu]. Der Standard-Öffnen-Dialog von Windows ermöglicht Ihnen danach, ein Dokument auszuwählen.
 
:Wenn Sie eine Datei auf Ihrem PC oder einem internen Server verknüpfen wollen, so klicken Sie auf [Neu]. Der Standard-Öffnen-Dialog von Windows ermöglicht Ihnen danach, ein Dokument auszuwählen.
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;Neu www
 
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:Wenn Sie eine Datei aus dem Internet oder eine Internet-Seite verknüpfen wollen, so klicken Sie auf [neu www...]. In diesem Fall öffnet sich ein programminterner Internet-Browser, mit dem Sie eine beliebige Seite auswählen können. Mit [OK] übernehmen Sie die Verknüpfung des Internet-Dokuments.
 
:Wenn Sie eine Datei aus dem Internet oder eine Internet-Seite verknüpfen wollen, so klicken Sie auf [neu www...]. In diesem Fall öffnet sich ein programminterner Internet-Browser, mit dem Sie eine beliebige Seite auswählen können. Mit [OK] übernehmen Sie die Verknüpfung des Internet-Dokuments.
;Öffnen
+
 
:Hiermit können Sie das markierte Dokument öffnen.
 
 
;Bearbeiten
 
;Bearbeiten
 
:Mit dieser Schaltfläche können Sie den Betreff und die Bemerkung zu der Verknüpfung bearbeiten.
 
:Mit dieser Schaltfläche können Sie den Betreff und die Bemerkung zu der Verknüpfung bearbeiten.
;Löschen
+
 
 +
;Verkn. entfernen
 
:Hiermit löschen Sie die markierte Verknüpfung.
 
:Hiermit löschen Sie die markierte Verknüpfung.
;DokuMan
+
 
 +
;Öffnen
 +
:Hiermit können Sie das markierte Dokument öffnen.
 +
 
 +
;Doku.Verw.
 
:Diese Schaltfläche öffnet den Dokumenten-Manager.
 
:Diese Schaltfläche öffnet den Dokumenten-Manager.
 +
 +
;Dokumenten-Unterordner
 +
:Hiermit können Sie den Unterordner für Dokumente festlegen (nur mit Admin-Rechten).
 
|- valign="top"
 
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|'''2'''
 
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|Hier wird das ausgewählte Dokument im großen Vorschaubild angezeigt, wenn es vom Format JPG, PNG, BMP,GIF oder PDF ist.
 
|Hier wird das ausgewählte Dokument im großen Vorschaubild angezeigt, wenn es vom Format JPG, PNG, BMP,GIF oder PDF ist.
 
|}
 
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==== Dokumentenverknüpfung einzeln erstellen ====
 
 
Wenn Sie ein einzelnes Dokument mit einem Artikel verknüpfen wollen, so öffnen Sie die Artikelstammdaten und suchen den gewünschten Artikel aus. Danach klicken Sie auf die Registerseite...
 
 
 
[[Datei:REFLEX_Stammdaten_Dokumentenverknüpfung.png|800px]]
 
 
 
Dort sehen Sie alle Dokumente, die mit diesem Artikel verknüpft sind.
 
 
 
Mit der Schaltfläche [Neu] können Sie eine Datei zur Verknüpfung auswählen, mit [Löschen] wird die Verknüpfung (nicht die Datei selbst!) wieder gelöscht.
 
 
 
Mit [Öffnen] können Sie die markierte Datei öffnen, d.h. das Dokument wird mit dem in Windows hinterlegten Programm geöffnet, um es z. B. zu bearbeiten.
 
 
Mit [Anzeigen] können Sie alle verknüpften Dokumente des Artikels anzeigen lassen.
 
 
 
 
 
[[Datei:REFLEX_Stammdaten_DokumentenverknüpfungBeispiel.png|800px]]
 
 
 
==== Das Anzeigefenster ====
 
 
In diesem Fenster werden alle Dokumente, die mit dem Artikel verknüpft sind, angezeigt.
 
 
'''Beispiel:'''
 
 
 
[[Datei:REFLEX_Stammdaten_Anzeigefenster.png|800px]]<br>
 
 
''Die Bilder wurden uns freundlicherweise von Satis&Fy zur Verfügung gestellt.''
 
 
 
Links werden die Dateinamen aufgelistet. Hier kann man eine der Verknüpfungen auswählen, das Dokument dazu wird dann angezeigt.
 
 
'''Hinweis:'''<br>
 
Dokumente, die direkt angezeigt werden können sind z. B. JPG, GIF, TIF, BMP. Dokumente, die nicht direkt angezeigt werden können sind z.B. PDF, DOC, AVI. Bei diesen Dateiarten wird das entsprechende Programm zum Öffnen verwendet!
 
 
Mit der Schaltfläche [Drucken] kann das angezeigte Dokument gedruckt werden. Es wird immer der angezeigte Bildausschnitt gedruckt!
 
 
Mit der Schaltfläche [E-Mail] kann man das angezeigte Dokument direkt als E-Mail verschicken. (Beschreibung dieser Funktion folgt!)
 
 
 
 
==== Artikel-Dokumenten-/Bilder-Liste erstellen ====
 
 
 
Wenn Sie viele Dokumente/Bilder mit Artikeln verknüpfen wollen, so werden Sie dabei vom Programm mit einer automatischen Verknüpfungsfunktion unterstützt.
 
 
 
==== Vorgehensweise ====
 
 
 
* Legen Sie einen Ordner für die Dokumente/Bilder an und kopieren Sie alle Dateien in diesen Ordner (normalerweise wohl auf einem Server).
 
* Stellen Sie sicher, dass in Ihrer REFLEX.INI unter [Pfad] der Eintrag Bild=[Ihr Ordner] steht.
 
* Benennen Sie die Dateinamen mit den Artikelnummern, die Sie verwenden, z. B. „ABC4711.JPG“ für Artikel „ABC4711“, „ABC4712.JPG“ für Artikel „ABC4712“ usw. Sie können für einen Artikel auch mehrere Dokumente verwenden, z. B. „ABC4712Front.JPG“, „ABC4712 Seite.JPG“ usw.
 
* Öffnen Sie die Artikelstammdaten und das Menü „Bearbeiten“:
 
 
 
[[Datei:REFLEX_Stammdaten_SpezielleFunktionen.png|800px]]
 
 
 
 
'''Hinweis:'''<br>
 
Der Menüpunkt „Spezielle Funktionen“ erscheint nur, wenn Sie das Zugriffsrecht
 
auf das Optionen-Menü haben!
 
 
* Sie sehen nun ein Fenster, in dem die vorhanden Dateien im Bilder-Ordner aufgelistet sind. Mit der Schaltfläche [Liste erstellen] erstellt das Programm automatisch alle zuordenbare Verknüpfungen!
 
  
 
== Wichtiger Hinweis ==
 
== Wichtiger Hinweis ==

Version vom 28. Juli 2017, 15:11 Uhr

1 Dokumente

Sie können an einen Auftrag beliebig viele Dokumente für interne Zwecke anhängen. Ein Dokument ist eine Datei mit einer bestimmten Datei-Endung, z. B. DOC, XLS, PDF usw. Sie können eine beliebige Datei-Art als Dokument an einen Auftrag anhängen. Öffnen können Sie das Dokument jedoch nur, wenn auf Ihrem PC ein Programm installiert ist, das diese Datei-Art kennt!

Das Dokument selbst wird nicht in der REFLEX-Datenbank gespeichert, sondern nur der Pfad/Dateiname! Bei internen Dokumenten wird der Pfad und der Dateiname getrennt gespeichert, bei Internet-Dokumenten nur der komplette Dokumentenname (URL).

1.1 Dokumentenverwaltung

Sie können an einen Auftrag beliebig viele Dokumente für interne Zwecke anhängen/verknüpfen. Ein Dokument ist eine Datei mit einer bestimmten Datei-Endung, z. B. DOC, XLS, PDF usw. Sie können eine beliebige Datei-Art als Dokument an einen Auftrag anhängen. Öffnen können Sie das Dokument jedoch nur, wenn auf Ihrem Rechner ein Programm installiert ist, das diese Datei-Art kennt!

Das Dokument selbst wird nicht in der REFLEX-Datenbank gespeichert, sondern nur der Pfad/Dateiname! Bei internen Dokumenten wird der Pfad und der Dateiname getrennt gespeichert, bei Internet-Dokumenten nur der komplette Dokumentenname (URL).

Das Dokument kann dabei eine Datei im Intranet oder Internet sein.

  • Für die Verknüpfung von internen Dateien und Internet-Dateien gibt es zwei verschiedene Schaltflächen!
  • Beachten Sie auch die Hinweise zu den Memos.

Öffnen Sie das Dokumenten-Fenster mit einem Klick auf die Registerseite „Dokumente“:

REFLEX Auftragsverwaltung Dokumenteverwaltung.jpg

1 Mit diesen Schaltflächen können Sie eine neue Dokumentenverknüpfung festlegen, eingeben, eine bestehende bearbeiten oder löschen.
Neues Dok.
Wenn Sie ein neues Dokument für den Auftrag erstellen wollen, klicken Sie auf diese Schaltfläche.
Neue Verkn.
Wenn Sie eine Datei auf Ihrem PC oder einem internen Server verknüpfen wollen, so klicken Sie auf [Neu]. Der Standard-Öffnen-Dialog von Windows ermöglicht Ihnen danach, ein Dokument auszuwählen.
Neu www
Wenn Sie eine Datei aus dem Internet oder eine Internet-Seite verknüpfen wollen, so klicken Sie auf [neu www...]. In diesem Fall öffnet sich ein programminterner Internet-Browser, mit dem Sie eine beliebige Seite auswählen können. Mit [OK] übernehmen Sie die Verknüpfung des Internet-Dokuments.
Bearbeiten
Mit dieser Schaltfläche können Sie den Betreff und die Bemerkung zu der Verknüpfung bearbeiten.
Verkn. entfernen
Hiermit löschen Sie die markierte Verknüpfung.
Öffnen
Hiermit können Sie das markierte Dokument öffnen.
Doku.Verw.
Diese Schaltfläche öffnet den Dokumenten-Manager.
Dokumenten-Unterordner
Hiermit können Sie den Unterordner für Dokumente festlegen (nur mit Admin-Rechten).
2 Hier werden alle verknüpften Dokumente zu diesem Auftrag in kleinen Vorschaubildern angezeigt.
3 Hier werden alle verknüpften Dokumente zu diesem Auftrag in einer Tabelle angezeigt.
4 Hier wird das ausgewählte Dokument im großen Vorschaubild angezeigt, wenn es vom Format JPG, PNG, BMP,GIF oder PDF ist.

2 Wichtiger Hinweis

Wenn Sie Dokumente verknüpfen, die auf einem Server in Ihrem lokalen Netzwerk liegen, sollten Sie die Verknüpfungen nicht mit dem Server-Namen machen! Besser ist es, ein Netzwerklaufwerk mit dem Server/Ordner zu verbinden und die Verknüpfung über einen Laufwerksbuchstaben zu machen!

Beispiel:

Netzwerklaufwerk Verbinden.png

Grund:

Wenn der Server aus irgendeinem Grund ausgetauscht wird und der neue Server einen anderen Namen hat, funktionieren alle Dokumenten-Verknüpfungen nicht mehr!
Wurden die Dokumenten-Verknüpfungen über einen Laufwerksbuchstaben hergestellt, muss man nur das Netzwerklaufwerk ändern (am Besten zentral durch einen Anmelde-Script), und alle Dokumenten-Verknüpfungen funktionieren!


3 Links