REFLEX: Zeit-/Aktivitäten-Erfassung: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 2. November 2012, 14:40 Uhr

1 Allgemeines

Das Zusatzmodul REFLEX-Zeiterfassung ermöglicht es, Zeiten von Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen zu erfassen und auszuwerten.

Öffnen Sie den Programmteil in REFLEX mit dem Menü „Datei -> Zeit-/Aktivitäten-Erfassung“.

Tipp: Im Benutzerprofil können Sie sich das Symbol der Zeiterfassung in ihren Arbeitsbereich legen, so dass Sie mit nur einem Klick in diesen Programmteil kommen!

2 Übersicht

Nach dem Öffnen wird zuerst die Übersicht der vorhandenen Zeiterfassungen angezeigt. Beispiel:

Die Daten beziehen sich dabei auf die ausgewählte Person (standardmäßig der/die aktuelle angemeldete Benutzer/in) und den angegebenen Zeitraum.

2.1 Andere Person auswählen

Standardmäßig bezieht sich die Anzeige und Erfassung auf den/die aktuelle angemeldete/n Benutzer/in.

• Ob eine Person Zeiten für eine andere Person erfassen kann oder nur für sich selbst, wird in den Programmparametern festgelegt!

Wenn Sie eine andere Person auswählen wollen, so klicken Sie in der Übersicht auf F4-Suchen oder auf die Schaltfläche Person. Es öffnet sich das Suchen-Fenster für Personen. Beispiel:

Wählen/Suchen Sie die gewünschte Person aus.

• Der Filter in diesem Fenster steht automatisch aus „Personen“. Er lässt sich auch nicht ändern, weil nur für Personen Zeiten erfasst werden können und nicht z.B. für Fahrzeuge.

3 Erfassen von Zeiten

In diesem Programmteil werden die Zeiten erfasst:

Wenn Sie eine neue Zeiterfassung vornehmen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche F5-Neu oder drücken F5.

Zum Speichern der Zeiterfassung klicken Sie auf die Schaltfläche F3-Speichern oder drücken F3.

Wenn Sie erfasste, aber noch nicht gespeicherte Daten verwerfen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Alt-F2-Verwerfen oder drücken Alt-F2.

Wenn Sie schon gespeicherte Daten nachträglich ändern wollen, so suchen Sie diese in der Übersicht oder den Tabellen der Erfassungsmaske aus und doppelklicken Sie darauf. Die Bearbeitung aktivieren Sie mit der Schaltfläche F2-Bearbeiten.

3.1 Eingabefelder bei der Erfassung

Feld	Beschreibung
Datum	Geben Sie hier das Datum der Zeiterfassung ein. Sie können das Datum über die Tastatur eingeben oder mit dem Auswahl-Kalender auswählen. Sobald Sie das Feld verlassen, wird die Anzeige der Tabellen aktualisiert: Oben die u.U. schon vorhandenen Daten dieses Tages, darunter die Erfassungen ab diesem Tag.
Zeit von	Hier wird die Uhrzeit angegeben, ab der die Zeiterfassung beginnt. Die Eingabe ist dabei komfortabel und möglich benutzerfreundlich gestaltet. So sind die folgende Eingaben zulässig: Eingabe Ergibt 8 08:00 8,3 08:30 8.45 08:45
Zeit bis	Eingabe der Bis-Uhrzeit. Wenn die Bis-Uhrzeit kleiner als die Von-Uhrzeit ist, wird von einer ta-gesübergreifenden Tätigkeit ausgegangen. Beispiel: 08:45-03:00 = 18,25 Stunden!
Std.	Anzeige der Stunden, die aus Von- und Bis-Uhrzeit errechnet wird. Es wird in dezimaler Rechenweise angezeigt, also 00:15 = 0,25 00:30 = 0,5 00:45 = 0,75
Übernachtung	Optionale Angabe, ob eine Übernachtung stattgefunden hat. Dies kann für Auswertungen benutzt werden.
Auftr.Nr., VA/Pro.	Hier kann man optional eine Auftragsnummer eintragen, wenn sich die Tätigkeit auf einen bestimmten Auftrag bezog. Für manche Firmen ist das wichtig, für andere weniger. Mit der Schaltfläche können Sie einen Auftrag auch suchen und in die Eingabemaske übernehmen! Optional können erfasste Tätigkeiten/Aktivitäten in die Faktura übernommen werden. Deshalb ist die Erfassung von Zeitarten als Artikel wichtig!
Zeitart	Hier muss man eine gültige Zeitart auswählen. Ohne eine Zeitart kann man die Daten nicht speichern! Zeitarten werden in den Artikel-Stammdaten festgelegt! Es sind im Grunde genommen nur die als „Arbeitszeit“ festgelegten Artikel.
Tätigkeit	Hier muss man eine gültige Tätigkeit auswählen. Ohne eine Tätigkeit kann man die Daten nicht speichern! Tätigkeitsschlüssel werden in den Programm-Parametern festgelegt!
Zusätzliche Beschreibung	Hier kann man eine zusätzliche Beschreibung der Tätigkeit vornehmen (optional).
Aufwendungen	Im Bereich der Aufwendungen kann man optional zusätzliche Kosten wie z.B. Übernachtungen, tanken usw. erfassen. Dieser Bereich ist bei Ihnen u.U. ausgeschaltet!
Fahrt	In diesem Bereich kann man optional Fahr-Daten erfassen. Fahrzeug ist ein in den Stammdaten als solches definiertes Fahrzeug. Dieser Bereich ist bei Ihnen u.U. ausgeschaltet!