Listen und Reports mit REFLEX und GEVAS-Professional

1 Allgemeines

Dieser Artikel beschreibt, wie man mit REFLEX oder GEVAS-Professional Listen und Reports benutzt.

Der Artikel bezieht sich auf die Verwendung von Reports mit FastReport.

2 Das Prinzip

Egal in welchem Programmteil Sie sich befinden: Fast immer kann man mit den dort gespeicherten Daten etwas ausdrucken bzw. eine Liste erzeugen. Dieser Druckvorgang wird in REFLEX und GEVAS-Professional mit Hilfe eines universellen Dialogfensters durchgeführt.

Das Drucken einer Adressliste geht also prinzipiell genauso wie der Ausdruck einer Artikel.

Beispiel: Öffnen Sie die Kontakt-Stammdaten und klicken in der Übersicht auf "Drucken".

Es öffnet sich das Dialog-Fenster zum Drucken von Listen.

Zugriffsrechte

Je nachdem, welche Zugriffsrechte Sie haben, sieht das Fenster etwas anders aus.

Normale(r) Anwenderin: Wenn Sie ein "normaler" Anwender / eine "normale" Anwenderin sind, sieht das Fenster so aus:

Recht auf Änderung der Reports ("ReportDesigner"): Wenn Sie das Recht zum Ändern von Reports haben, sieht das Fenster so aus:

Auf der linken Seite des Fensters gibt es Buttons für die Vorlagen-Verwaltung.

Der Button "Designer" ist sichtbar. Mit ihm kann man den Report ändern bzw. ergänzen.

3 Vorlagen

Die Angaben über die Sortierung und Filterung der Daten, des verwendeten Reports usw. werden unter einem von Ihnen angegebenen Namen in einer Vorlagentabelle in der Datenbank gespeichert, damit Sie später wieder einfach darauf zurückgreifen können.

In einer Vorlage sind alle Angaben enthalten, die zum Ausdruck der Liste erforderlich sind, also z.B.

3.1 Den Auswahl-Filter festlegen

Hier legt man fest, welche Daten aus der Datenbank überhaupt erscheinen sollen. Dazu kann man bis zu 8 Filter festlegen und auf die Felder (Spalten) der Datenbank-Tabellen zugreifen. Beispiel:

Die Beschreibung für die Eingabeseite wird mit dem ausgewählten Feldnamen vorgegeben. Sie kann aber überschrieben werden, um sie für die User aussagekräftiger zu machen.

Zeile verstecken: Wenn die Zeile eines Filters nicht in der Eingabeseite erscheinen soll, schreibt man vor die Beschreibung ein "-" (Minus).; Der Filter wirkt zwar, wird aber nicht angezeigt und kann deshalb auch nicht verändert werden.

Filter-Methoden

Es gibt diese Filter-Methoden:

Leer: Das entsprechende Feld ist leer, hat also keinen Inhalt.

Nicht leer: Das entsprechende Feld ist nicht leer, hat also einen Inhalt.

Gleich: Das Feld beinhaltet exakt den hier angegebenen Wert.

Ungleich: Das Feld beinhaltet den hier angegebenen Wert nicht.

Größer als: Der Inhalt des entsprechenden Feldes ist größer als der hier angegebenen Wert.

Kleiner als: Der Inhalt des entsprechenden Feldes ist kleiner als der hier angegebenen Wert.

Größer gleich: Der Inhalt des entsprechenden Feldes ist größer oder gleich als der hier angegebenen Wert.

Kleiner gleich: Der Inhalt des entsprechenden Feldes ist kleiner oder gleich als der hier angegebenen Wert.

Beinhaltet: Hier kann man mit dem Sternchen einen "Joker" setzen, also z.B. "Bezeichnung beinhaltet *KM*", also alle Artikel, die irgendwo in der Bezeichnung die Buchstaben "KM" (groß oder klein) haben.

Einer von: Man kann hier mit Komma getrennte Werte angeben.

Nicht einer von: Man kann hier mit Komma getrennte Werte angeben.

3.2 Vorlagen-Name und Report-Name

Vorlage

Die Vorlage wird unter einem beliebigen Namen gespeichert. Die vorhandenen Vorlagen werden in der Tabelle oben rechts angezeigt. In der Vorlage ist der verwendete Report-Name gespeichert, der Filter, die Sortierung usw.

Sinn der Sache:

Wenn man immer wieder Listen drucken will, muss man die benötigten Angaben (wie Report, Filter, Sortierung usw.) nicht jedes mal neu auswählen, sondern kann sich die gewünschte Vorlage aussuchen.
Benutzer*innen mit Änderungsrecht können Vorlagen anlegen und bearbeiten.
Benutzer*innen ohne Änderungsrecht sehen die Einzelheiten einer Vorlage nicht und können diese auch nicht verändern.

Allerdings können sie die Filter-Eingabe ändern, um z.B. mal die Gruppe "Licht" auszuwählen und mal "Ton".

Den Drucker kann jede/r Benutzer/in ebenfalls für sich ändern.

Report

Der Report legt das Design fest, also welche Felder im Report erscheinen sollen.

Den Report können Sie (wenn Sie das Zugriffsrecht "ReportDesigner" haben), selbst ändern und an Ihre Bedürfnisse anpassen.

3.3 Die Sortierung

Legt die Reihenfolge fest, in der die Daten im Report aufgerührt werden.

Beispiel:

3.4 Eingabe Auswahl-Filter

Auf der ersten Seite des Fensters kann man Filter-Werte eingeben. Diese Seite steht allen Benutzern zur Verfügung.

Beispiel

Das ist die Eingabeseite zu dem Filter, der oben beschrieben ist.

Sie können sich also z.B. eine Vorlage für "Werbeschreiben an alle Adressen in Bayern (Postleitzahl 8xxxx oder 9xxxx) sortiert nach “Ort" unter einem Vorlagen-Namen abspeichern und später darauf zurückgreifen, ohne dass Sie die Angaben nochmals angeben müssen.

Eine Vorlage können Sie nur anlegen oder bearbeiten, wenn Sie das Zugriffsrecht ("ReportDesigner") haben. Dieses Recht wird in der Zugriffsverwaltung festgelegt.

4 Auswahl einer Vorlage

Eine Vorlage wählen Sie mit einem Klick (blaue Markierung) aus der Vorlagen-Tabelle aus.

Das Dialogfenster im unteren Teil besteht aus 4 Registerseiten, die erscheinen, wenn Sie das entsprechende Zugriffsrecht dazu haben.

5 Eingabe der Filterdaten

Hier wird eingegeben, nach welchen Daten die Liste gefiltert werden soll. Diese Eingaben beeinflussen also den Inhalt der Liste, also die Daten, die im Report stehen.

Das Design des Report wird im Report-Designer festgelegt.

Beispiele: Es kann hier festgelegt werden, dass nur Adressen aus einem bestimmten Postleitzahlengebiet auf einer Adressliste erscheinen; Auf einer Artikelliste sollen nur bestimmte Artikelgruppen gedruckt werden sollen

usw.

Die möglichen Eingaben auf dieser Seite werden auf der Seite Auswahl-Filter festlegen festgelegt. Es ist also möglich und meist auch nötig, mit dem gleichen Report mehrere Vorlagen mit verschiedenen Filtereinstellungen zu speichern.

Beispiel: Sie haben einen Report „Adressliste_1_0“. Dieser beinhaltet alle wichtigen Informationen (Felder) über die Kontakte. Nun legen Sie eine Vorlage „Adressen Bayern“ an, die nach dem PLZ-Gebiet „8xxxx“ selektiert und weisen dieser Vorlage den Report zu. Dann legen Sie eine weitere Vorlage „Adressen NRW“ mit dem PLZ-Gebiet „5xxxx“. Auch dieser Vorlage weisen Sie den Report zu.

Die letzte Eingabe wird automatisch gespeichert, wenn man Drucken, Vorschau oder Export anwählt.

Hinweis: Um versehentliche Eingaben zu verhindern, kann man auf der Seite "Auswahl-Filter festlegen" in der Spalte Beschreibung ein Minus-Zeichen am Anfang angeben. Die Eingabefelder sind dann versteckt.

6 Report und Drucker

Hier kann der Report ausgewählt werden, der das Layout der Liste bestimmt.

Das Layout der Listen kann über den Button Designer an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.

6.1 Im Report auch die Einzel-Artikel aufführen

Die Option Im Report auch die Einzel-Artikel aufführen hat folgende Auswirkung:

Eingeschaltet: Wenn die Option eingeschaltet ist, werden zu dem Haupt-Datensatz (z.B. Artikel) auch alle Positions-Datensätze (z.B. Einzelartikel) in den Report geschrieben. Beispielsweise kann man so einen Report erzeugen, in dem Artikel aufgelistet werden und zu jedem Artikel die zugehörigen Einzelartikel.; Ein Datensatz (Zeile) beinhaltet dabei sowohl die Artikel- also auch die Einzelartikel-Daten. Im oben angesprochenen Report muss man eine Gruppe einfügen, die z.B. nach der Artikel-Nummer gruppiert. Im Gruppenkopf stehen dann die Artikel-Daten, in den Details die Einzelartikel.

Ausgeschaltet: Wenn die Option ausgeschaltet ist, werden nur die Haupt-Datensätze (z.B. Artikel) in den Report geschrieben, die Positions-Datensätze (z.B. Einzelartikel) nicht. Beispielsweise kann man so einen Report erzeugen, in dem Artikel mit den Bestandsfeldern aufgelistet werden ohne die Einzelartikel. Das kann den Report deutlich beschleunigen.

7 Auswahl-Filter

Auf dieser Seite können Sie (wenn Sie das Zugriffsrecht dazu haben) den Auswahl-Filter festlegen.

Auf der Seite Eingabe Auswahl-Filter kann man dann die Filter-Werte festlegen, also z.B. nach welcher Postleitzahl gefiltert werden soll.

7.1 Feldname

Suchen aus dem Auswahlfeld das Datenbank-Feld aus, auf das sich der Filter beziehen soll.

Die Auswahl-Liste zeigt die Felder, die für die ausgewählte Liste vorhanden ist.

Bei manchen Listen kommen die Felder aus mehreren Datenbank-Tabellen.

Beispiele:

Bei einer Kontakt-Liste gibt es Felder aus der Tabelle "Adressen" und "Ansprechpartner".

Bei einer Artikel-Liste gibt es Felder aus der Tabelle "Artikel" und "Einzelartikel".

Wenn Sie im Report auch die Einzelartikel aufführen wollen, müssen Sie die Option "Im Report auch die Einzel-Artikel aufführen" auf der Seite "Vorlage, Report und Drucker" einschalten. Schalten Sie diese Option nur ein, wenn wirklich die Einzelartikel aufgeführt werden sollen, weil das die Verarbeitungsgeschwindigkeit verlangsamen kann.

7.2 Verknüpfung mit und/oder

Hier können Sie festlegen, ob diese Zeile des Filters mit der vorherigen mit und oder oder verknüpft werden soll.

Durch setzen einer Klammer (auf und zu!) können Sie logische Verknüpfungen herstellen.

7.3 Filter-Methode

Es gibt diese Filter-Methoden:

Leer: Das Feld hat keinen Inhalt.

Nicht leer: Das Feld hat einen Inhalt.

Gleich: Das Feld entspricht genau dem später eingegebenen Wert. Im Gegensatz zu "Beinhaltet" kann man hier kein Jokerzeichen verwenden!

Ungleich: Das Feld entspricht nicht dem später eingegebenen Wert.

Größer als: Das Feld ist größer als der später eingegebene Wert.

Kleiner als: Das Feld ist kleiner als der später eingegebene Wert.

Größer gleich: Das Feld ist größer oder gleich als der später eingegebene Wert.

Kleiner gleich: Das Feld ist kleiner oder gleich als der später eingegebene Wert.

Beinhaltet: Das Feld beinhaltet den eingegebenen Wert. Hierbei kann man das Jokerzeichen * verwenden.; Im Gegensatz zu "Gleich" kann man hier das Jokerzeichen (*) verwenden!; Beispiele:

PLZ "81*" führt alle PLZ aus, die mit "81" beginnen.
PLZ "*81*" führt alle PLZ aus, die irgendwo "81" beinhalten.

7.4 Beschreibung für die Eingabe-Seite

Geben Sie hier an, welcher Text für die Eingabe-Seite verwendet werden soll. Standardmäßig schlägt das Programm den Feld-Namen vor.

Verstecken einer Zeile: Wenn Sie ein Zeile des Auswahl-Filters verstecken wollen, so setzen Sie an den Anfang der Beschreibung ein Minus-Zeichen.

Beispiel:

-Kundennummer größer als:

Die Zeile ist dann für die Anwender/innen unsichtbar und diese können auch keine (ungewollten) Eingaben hier machen.

7.5 Klammern

Hiermit können Sie logische Abfragen zusammenstellen.

Beispiel:

Der Auswahl-Filter:

Die Eingabe-Seite:

In diesem Beispiel sollen die Aufträge aufgeführt werden, die:

einen bestimmten Kunden betreffen, * bedeutet alle'
ab einem bestimmten Datum (einschließlich) erfasst wurden.
bis zu einem bestimmten Datum (einschließlich) erfasst wurden.
den Status 2 (Auftrag) oder 3 (Angebot) haben. Alle anderen angegebenen Filter-Kriterien müssen jedoch auch zutreffen, da sie mit und verknüpft sind.
die Positionsnummer größer als 0 haben, also Positionen ohne die Kapitel-Überschrift

Die Abfrage an den SQL-Server lautet:

where MAUFKO.ADRKURZNAME like '%'
and MAUFKO.ERFDAT >= '01.01.2015'
and MAUFKO.ERFDAT <= '31.12.2015'
and (MAUFKO.STATUSNR = 2 or MAUFKO.STATUSNR = 3)
and MAUFPO.UNTPOSNR > 0

also

Alle Aufträge, egal welcher Kunde
wo das Erfassungsdatum größer oder gleich '01.01.2015'
und das Erfassungsdatum kleiner oder gleich '31.12.2015'
und der Auftragsstatus 2 oder 3 ist
und keine Kapitel-Position dabei ist