GEVAS-Professional Auftragsverwaltung

1 Allgemeines

Bitte beachten: Dieser Artikel ist noch in Bearbeitung

In der Auftragsverwaltung werden Anfragen, Angebote und Aufträge angelegt und bearbeitet.

2 Was ist ein Auftrag?

Die Auftragsverwaltung wird zur Erstellung von Anfragen, Angeboten, Aufträgen usw. benutzt. Diese Vorgänge werden in der Datenbank gespeichert. Ein Kennzeichen entscheidet darüber, um welche Form eines Auftrags es sich handelt. Dieses Kennzeichen wird "Status" genannt.

Der Einfachheit halber verwenden wir immer den Begriff "Auftrag", meinen damit aber einen Auftrag mit dem Status “Angebot”, “Anfrage”, “Auftrag” usw. Wenn sich eine Programmfunktion nur auf eine bestimmte Art von Aufträgen bezieht, wird dort der zugehörige Begriff verwendet. Beispielsweise wirkt sich das Auflisten von abgelaufenen Angeboten nur auf Aufträge mit dem Status "Angebot" aus. Daher reden wir an dieser Stelle auch von Angeboten.

2.1 Status

Der Status wird beim Anlegen eines neuen Auftrags vergeben und sagt aus, ob Sie eine Anfrage, ein Angebot oder einen Auftrag anlegen/speichern wollen. Außerdem sagt der Status aus, ob der Auftrag schon abgeschlossen oder storniert wurde. Den Status Anfrage, Angebot und Auftrag eines Auftrags können Sie jederzeit auch nachträglich noch ändern!

Bei Mietaufträgen hat der Status auch noch Auswirkungen auf die Reservierung der Artikel, die in dem Auftrag vorhanden sind:

ANFR   Anfrage             Artikel werden nicht reserviert
ANG    Angebot             Artikel werden reserviert
AUFTR  Auftrag             Artikel werden reserviert
INT    Interner Auftrag    Artikel werden reserviert
REIN   Reinigungs-Auftrag  Artikel werden nicht reserviert
STO    Stornierung         Artikel werden nicht (mehr) reserviert
AKT    Aktiv               Der Status "Aktiv" zeigt an, dass der Auftrag durch eine Lagerausgabe aktiviert wurde.
AUSG   Ausgegeben          Der Status "Ausgegeben" zeigt an, dass der Auftrag durch eine Lagerausgabe aktiviert wurde.

3 Die Auftragsnummer

Jeder Auftrag erhält vom Programm automatisch eine fortlaufende Auftragsnummer. Mit dieser Nummer wird der Auftrag intern verwaltet. Die Auftragsnummer bleibt immer gleich, auch wenn sich der Auftragsstaus ändert!

• Die Nummernkreise der Aufträge können Sie selbst festlegen. Öffnen Sie dazu im Menü "Datei\Admin-Optionen\Programmparameter” das Register “Einstellungen”, per Doppelklick. Auf den Eintrag “Nummernkreis Aufträge” öffnet sich das Fenster zur Eingabe der nächsten gewünschten Auftragsnummer. Sinnvoll ist es z.B., die Nummernkreise mit der Jahreszahl beginnen zu lassen. In diesem Fall müssen Sie am 1. Januar (es darf auch der 2. Januar sein!) den Nummernkreis entsprechend ändern, so dass REFLEX ab diesem Tag mit den neuen Nummern arbeitet. Die Eingabe wirkt sich auch auf die Länge der Nummer aus.

Die Auftragsnummer ist der direkteste Weg zu einem Auftrag, weil diese Nummer eindeutig auf einen bestimmten Vorgang zeigt. Zum Finden eines Auftrags können Sie aber neben der Nummer auch den Kundennamen, die Bezeichnung und andere Einträge benutzen. Dies wird unter “Auftrag suchen” beschrieben.

4 Auftrag suchen/finden

Wenn Sie das Auftragsfenster öffnen (entweder über das Menü "Auftrag" oder durch Klicken auf das Symbol in der Symbol_Leiste), erscheint folgende Übersicht:

Einzelheiten werden hier beschrieben.

Beachten Sie auch die Hinweise zum Suchen von Informationen.

5 Das Auftragsarchiv

Im Auftragsarchiv kann man alte Aufträge (z.B. abgelaufene Angebote, abgeschlossene Aufträge usw.) ablegen, die dann im aktuellen Bereich der Auftragsverwaltung nicht mehr erscheinen. Aus dem Archiv kann man einen Auftrag jederzeit wieder in den aktuellen Auftragsbereich zurückverschieben oder eine Kopie eines archivierten Auftrags im aktuellen Bereich anlegen.

5.1 Auftrag archivieren

Wenn Sie einen (oder mehrere!) Aufträge archivieren wollen, so öffnen Sie zuerst die Auftragsverwaltung von REFLEX. Suchen Sie dann in der Übersichtseite den/die gewünschten Aufträge in der Tabelle, indem Sie die Taste [Strg] festhalten und mit einem Mausklick die Markierung setzen/entfernen.

• In der Auftragsübersicht wird der gerade ausgewählte Auftrag mit einem Balken unterlegt. Markierte Aufträge werden schwarz unterlegt.
• Bitte beachten: Durch das Klicken mit der Maus wird der entsprechende Auftrag markiert. Falls zuvor schon ein oder mehrere Aufträge markiert waren, wird diese Auswahl entfernt. Will man mehrere Aufträge markieren, muss man das mit der gedrückten Taste [Strg] (bzw. Ctrl) und einem Mausklick machen! Will man einen ganzen Bereich markieren, muss man das mit der gedrückten Taste Umschaltung (bzw. [Shift]) und einem Mausklick auf den Anfang und einem Mausklick auf das Ende des Bereichs machen!
  

Danach klicken Sie in der Tabelle mit der rechten Maustaste und wählen aus dem Menü:

Beantworten Sie diese Frage... ...mit Ja, danach werden die Aufträge ins Archiv verschoben.

Wenn ein Auftrag noch nicht berechnet wurde, erscheint folgender Warnhinweis: Überlegen Sie es sich gut, ob Sie einen unberechneten Auftrag archivieren wollen, weil man aus dem Archiv keine Rechnung erzeugen kann. Wenn Sie einen archivierten Auftrag berechnen wollen, müssen Sie ihn zuerst wieder aktivieren, dann berechnen und danach ggf. wieder archivieren.

5.2 Aufruf von archivierten Aufträgen

Im Auftragsbaum links gibt es die Auswahl „Archiv“, über die man die archivierten Aufträge suchen kann:

Innerhalb des Archivs gibt es die gleichen Suchfunktionen wie im „normalen“ Auftragsbereich, also z.B. die IntelliSuche.

Einen archivierten Auftrag kann man „ganz normal“ öffnen, wie einen normalen Auftrag. Wenn man einen archivierten Auftrag aufruft, so erscheint nun ein entsprechender Warnhinweis...

...auf allen Registerseiten des Auftrags.

Ein archivierter Auftrag kann nicht mehr verändert werden. Dispo-Abfrage und Drucken ist aber weiterhin möglich.

5.3 Hinweise zum Aktivieren/Kopieren aus dem Archiv

Wenn Sie einen Auftrag aus dem Archiv reaktivieren, wird er 1:1 aus dem Archiv in den aktuellen Bereich verschoben, d.h. die Auftragsnummer bleibt gleich und er verschwindet aus dem Archiv.
Wenn Sie einen Auftrag aus dem Archiv kopieren wollen, so benutzen Sie dazu die „normale“ Auftrag-Kopieren-Funktion.

5.4 Reaktivieren eines Auftrags aus dem Archiv

Wenn Sie einen Auftrag aus dem Archiv reaktivieren, wird er 1:1 aus dem Archiv in den aktuellen Bereich verschoben, d. h. die Auftragsnummer bleibt gleich und er verschwindet aus dem Archiv.
Wenn Sie einen Auftrag aus dem Archiv kopieren wollen, so benutzen Sie dazu die „normale“ Auftrag-Kopieren Funktion.

6 Auftrag kopieren

Sie können jeden Auftrag mit allen Einzelheiten kopieren. Die Kopie kann einen anderen Status haben als das Original, Sie können also z. B. aus einem Auftrag ein neues Angebot erstellen.
Wenn Sie einen Auftrag kopieren wollen, so wählen Sie zuerst das Original aus. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche „Kopieren ⇒ Auftrag kopieren“. Ein Dialogfenster öffnet sich, in dem Sie die Kopier-Optionen angeben können. Beispiel:

Wählen Sie die gewünschten Optionen und klicken Sie auf [OK].
Der Auftrag wird dann neu angelegt mit den Daten des Original-Auftrags, allerdings mit einer neuen Auftragsnummer.
Bestimmte Felder werden nicht kopiert, z. B. das Druckdatum, die Lager-Mengen in den Positionen usw.

Reservemenge mitkopieren	Mit dieser Option können Sie steuern, ob die Reservemengen in den Auftragspositionen mitkopiert werden sollen.
Fremdmenge mitkopieren	Mit dieser Option können Sie steuern, ob die Fremdmengen in den Auftragspositionen mitkopiert werden sollen.
Jobdaten mitkopieren	Mit dieser Option können Sie steuern, ob die Jobdaten mitkopiert werden sollen.
Positionszusatztexte	Mit dieser Option werden die Zusatztexte der Positionen ebenfalls kopiert.
Preise neu aus Stammdaten holen	Mit dieser Option werden die Preise der Artikel neu aus den Stammdaten geholt und die bisherigen Preise in den Auftragspositionen überschrieben.
Texte neu aus Stammdaten holen	Mit dieser Option werden die Texte der Artikel neu aus den Stammdaten geholt und die bisherigen Texte in den Auftragspositionen überschrieben.
Auftrag nachbearbeiten	Nachdem der Auftrag kopiert wurde, wird er geöffnet. Sie können nun die Daten ändern oder ergänzen, z. B. einen anderen Kunden auswählen, ein anderes Datum usw. Auch die Preise sollten Sie überprüfen und ggf. anpassen.

7 Letzer Auftrag

Diese Option finden Sie unter Auftrag -> Auftragsverwaltung im linken Teil des Fensters. Mit dieser Option können Sie zum letzten Auftrag zurückspringen, welchen Sie bearbeitet und gespeichert haben.

8 Die Bereiche eines Auftrags

Innerhalb der Auftragsbearbeitung gibt es sehr viele Datenfelder. Daher ist die Eingabemaske in verschiedene Bereiche unterteilt, die wir "Seiten" nennen. Zu den einzelnen Seiten können Sie umschalten, indem Sie mit den Tasten [F7]/[F8] navigieren oder direkt auf die Registerreiter

• Übersicht
• Kopfteil
• Positionen
• Fuss

klicken.

8.1 Kopfteil

Hier stehen die Angaben zum Empfänger (Kunden). Es werden hier auch Informationen zur Produktion angegeben, wie z.B. der Produktionszeitraum, der Dispositionszeitraum usw.

Außerdem kann man hier einen ausführlichen Kopf-Text angeben, der z.B. die „Einleitungsfloskel“ sowie Angaben zum Auftrag beinhalten kann.

Einzelheiten dazu finden Sie in REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung Kopf.

8.2 Positionen

Auf der Seite "Positionen" werden die Auftragspositionen eingegeben und korrigiert. Außerdem können Sie sich hier eine tabellarische Übersicht über die Auftragspositionen anzeigen lassen.

Die Auftragspositionen bestehen aus den Artikelangaben Menge, Preis usw. und einem variablen Textfeld, in das beliebiger Text zu jeder einzelnen Position angegeben werden kann.

8.3 Fussteil

Auf dieser Seite stehen die Auftragssummen, der Gesamt-Preis, Zahlungskonditionen usw.

Außerdem kann man hier einen ausführlichen Text angeben, der z.B. die „Ausleitungsfloskel“ beinhalten kann.

8.4 Dispo

Der Dispo-Check prüft, ob für die angegebenen Artikel im Auftrag eine Unterdeckung existiert oder ob alle Artikel in dem vergangenen Zeitraum aufgeführt sind.

Dispo-Check über den Auftrag

9 Anlegen eines neuen Auftrags

9.1 Auftragsstatus wählen

Der Auftragsstatus wird generell vorab festgelegt, wenn ein neuer Auftrag erstellt wird. Im nachhinein kann der Status eines bestehenden Auftrages auch geändert werden, wenn sich zum Beispiel aus einem Angebot ein Verkauf entwickelt. Für eine nachträgliche Statusänderung rufen Sie den entsprechenden Auftrag auf und drücken Shift + F10. Das Statusfenster öffnet sich und der Status kann nachträglich geändert werden.

9.2 Empfänger/Kunde wählen

Sie müssen einen Kunden und seine Adresse auswählen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Adresse suchen/auswählen können:

Das Suchen einer Adresse wird im Kapitel „Stammdaten Kontakte“ beschrieben. Wenn Sie einen Empfänger gewählt haben, öffnet sich der Auftragskopf.

10 Status ändern

Sie können den Status eines Auftrags jederzeit ändern, außer wenn er...

...abgeschlossen ...aktiviert (ausgegeben)

ist.

12 Auftrag drucken, mailen, exportieren

12.1 Auftrag drucken

Wenn Sie den Auftrag/das Angebot drucken wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [Drucken] oder drücken die Taste [F12]. Das Druckfenster der Auftragsbearbeitung wird angezeigt.
Beispiel:

Sie können hier zwei verschiedene Druckvorgänge auf einmal starten, z. B. einmal die erste Seite auf einem Formular mit Briefkopf und die Folgeseiten ohne.

• Bei jedem Ausdruck können Sie das Formular wählen, mit dem gedruckt werden soll. Das Formular bestimmt das Layout des Ausdrucks.

Außerdem ermöglicht dieses Fenster, den jeweiligen Drucker und Druckerschacht auszuwählen.

• Der hier angegebene Schacht ist die logische Schachtnummer, die vom Windows-Druckertreiber vergeben wird! Er kann u. U. von der Schachtnummer abweichen, die an Ihrem Drucker angegeben wird. Gegebenenfalls hilft nur ausprobieren.
• In dem verwendeten Formular (Report) darf kein Drucker/Schacht fest angegeben sein, weil diese Angabe Vorrang hat vor der hier angegebenen Schachtnummer!

Die zuletzt verwendeten Einstellungen in diesem Fenster werden in Ihrem Benutzerprofil gespeichert und beim nächsten Druck voreingestellt.

Die angegebene Anzahl der Kopien bezieht das Original mit ein, die Angabe 1 heißt also, einen Ausdruck zu erzeugen, 2 heißt zwei Exemplare auszudrucken usw. Diese Angabe hat nur beim Drucken Einfluss, nicht bei der Vorschau, beim Email oder Fax!

Sie können...

• den Auftrag drucken
• den Ausdruck zuerst in der Vorschau betrachten
• den Ausdruck in eine Datei exportieren
• den Auftrag direkt per E-Mail senden, wobei der Druck als Anlage zum E-Mail im PDF-Format angehängt wird.
• den Auftrag direkt als Fax (per E-Mail) senden.
• beim Drucken das Dokument automatisch als PDF-Datei in die Dokumententabelle des Auftrags eintragen lassen, d. h. das Programm erzeugt eine PDF-Datei und verknüpft diese mit dem Auftrag. Damit können Sie alle Druckvarianten des Auftrags automatisch archivieren!
• eine Ladeliste drucken.

12.1.1 Drucken

Hiermit wird der Ausdruck des Auftrags auf dem Drucker gestartet, den Sie im Feld „Benutzter Drucker“ angegeben haben. Wenn Sie hier keinen Drucker gewählt haben, wird der Windows-Standarddrucker verwendet.
Wenn Sie die Option „Drucker-Fenster einblenden“ gewählt haben, erscheint vor dem Ausdruck noch das Druckerfenster, wo Sie die Druckoptionen angeben können.
Die hier gewählten Druckoptionen ändern die Standardeinstellungen des gewählten Druckers nicht! Sie gelten nur für den jetzigen Ausdruck und sind nach dem Programm-Neustart wieder auf die Grundeinstellungen des Druckers zurückgestellt worden! Wenn Sie die Standardeinstellungen des Druckers ändern wollen, müssen Sie dies über die Windows-Systemsteuerung vornehmen. Allerdings werden diese Einstellungen u. U. erst beim Neustart des Programms wirksam!
Sie können den Ausdruck mit der Schaltfläche [Drucken] oder der Taste [F12] starten.

12.1.1.1 Dokumentenverknüpfung, Betreff

Wenn Sie die Option „Beim Druck Dokument als PDF speichern“ gewählt haben, wird automatisch eine PDF-Datei und eine Dokumentenverknüpfung dazu erzeugt! Beim Drucken mit einer Dokumentenverknüpfung als PDF wird der Betreff der Verknüpfung mit der Dokumentenart (Angebot/Auftrag), dem Datum und der Uhrzeit vorgegeben und in die Verknüpfung geschrieben. Der Betreff wird vom Programm vorgeschlagen, kann aber verändert/ergänzt werden: Beispiel in den Kontaktstammdaten:

In der Betreff-Spalte sind die Dokumentenarten zu sehen.

12.1.2 Vorschau =

Die Vorschau zeigt den Ausdruck des Auftrags so an, wie er beim Drucken gedruckt werden würde (WYSIWYG).

Beispiel CRRUN 8.5 Beispiel CRRUN 12:

Im Druck-Fenster der Aufträge (und auch der Faktura!) gibt es die Option „Druckdatum auch bei Vorschau setzen“. Wenn diese Option ausgewählt wird (und nur dann!), so wird beim Auftrags- oder Rechnungsdruck das Druckdatum gesetzt. Diese Option wird im Benutzerprofil gespeichert.

Die Elemente des Vorschaufensters
1 - Mit diesen Schaltflächen können Sie innerhalb der Seiten blättern.
2 - Hier werden die aktuelle Seite und die Anzahl der Seiten angezeigt.
3 - Mit dieser Schaltfläche können Sie den Ausdruck starten.
4 - Mit dieser Schaltfläche können Sie den Export der Daten starten.
5 - Hier wird die Vergrößerung des Fensters angezeigt. Außerdem können Sie die Vergrößerung verändern.
6 - Diese Zahl bezieht sich auf die Anzahl der angezeigten Datensätze.
7 - Hier wird der Ausdruck in möglichst „naturgetreuer Nachbildung“ angezeigt.
8 - Mit dieser Schaltfläche können Sie die Anzeige der Vorschau aktualisieren.
9 - Mit dieser Schaltfläche kann der Parameterbereich ein- /ausgeblendet werden.
10 - Mit dieser Schaltfläche kann die Gruppenstruktur ein- /ausgeblendet werden.
11 - Mit dieser Schaltfläche kann der Druckerschacht ausgewählt werden.
12 - Mit dieser Schaltfläche wird die aktuelle Ansicht geschlossen, CRRUN12 bleibt im Hintergrund geöffnet.

12.1.3 Exportieren

Aus dem Vorschaufenster heraus können alle angezeigten Daten exportiert werden. Crystal Reports bietet mehr als zwanzig verschiedene Exportformate: Dazu gehören:

• Adobe Acrobat (PDF)
• durch Zeichen getrennte Werte
• durch Komma getrennte Werte (CSV)
• Crystal Reports (RPT)
• Data Interchange Format (DIF)
• Microsoft Excel
• HTML 4.0 (DHTML)
• ODBC
• Datensatzformat (Werte in Spalten)
• Rich Text Format
• Text mit Tabulatoren als Trennzeichen
• Word-Format
• XML

usw.

Neben den auf Ihrem Computer installierten Standardexportformaten stehen Ihnen zusätzliche Exportformate zur Verfügung. Diese werden durch die auf Ihrem lokalen Computer vorhandenen DLL-Dateien bestimmt. Wenn Sie einen Bericht in ein Dateiformat exportieren, das sich vom Format von Crystal Reports unterscheidet, geht die Formatierung des Berichts u. U. teilweise oder ganz verloren. Crystal Reports versucht stets die Formatierung beizubehalten, soweit das Exportformat dies zulässt.

12.1.4 Exportieren in Microsoft Mail (MAPI)

• Wählen Sie das Exportformat aus der Dropdown-Liste Format aus. Wählen Sie für dieses Beispiel Excel 7.0(XLS) (Extended).
• Wählen Sie Microsoft Mail (MAPI) aus der Dropdown-Liste Ziel aus. Klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld Format-Optionen wird geöffnet.
• Ändern Sie die Formatierungseinstellungen wie gewünscht. Klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld E-Mail senden wird geöffnet.
• Geben Sie die Adresse ein und klicken Sie auf Senden. Das Dialogfeld „Datensätze exportieren“ wird angezeigt.

12.1.5 Als E-Mail senden

Mit dieser Option wird ein automatischer E-Mail-Versand unterstützt. Sie haben die Möglichkeit, den Empfänger auszuwählen, einen Betreff und einen Text anzugeben und das Senden zu starten. Der Auftrag wird automatisch im PDF-Format als Anhang an das E-Mail angehängt.

• Es können Anhänge an das E-Mail angehängt werden
• Blind-Kopie (BC) ist möglich
• In Verbindung mit einem Mail-Fax-Server können Angebote/Aufträge direkt gefaxt werden.

12.2 E-Mail senden

Drücken Sie auf [E-Mail], wenn Sie den Auftrag über Ihr E-Mail-System versenden wollen.

Der weitere Ablauf ist bei beiden Sendearten identisch:

• Es wird zuerst eine Vorschau des Ausdrucks angezeigt, damit Sie den Ausdruck kontrollieren können.
• Anschließend wird automatisch eine PDF-Datei erzeugt und in das Fax/Mail als Anhang eingefügt.
• Danach können Sie den Empfänger bestätigen bzw. ändern, Betreff und ggf. Text eingeben.
• Bei E-Mail können Sie weitere Anhänge einfügen.
• Dann senden Sie das Fax/Mail. Die PDF-Datei wird automatisch mit dem Auftrag und Kontakt verknüpft.

Vorschau des Ausdrucks:

Klicken Sie auf [Weiter]. Anschließend wird automatisch eine PDF-Datei erzeugt und in das Fax/Mail als Anhang eingefügt. Danach können Sie den Empfänger bestätigen bzw. ändern, Betreff und ggf. Text eingeben

Je nachdem, ob Sie mailen oder faxen angegeben haben, steht die Mailadresse oder Faxnummer des Kontaktes aus dem Auftrag schon in der Empfänger-Adresse. Wenn im Auftrag ein Ansprechpartner angegeben ist, werden dessen Daten verwendet, ansonsten die Daten der Adresse.
Mit den Schaltflächen rechts neben den Eingabefeldern können Sie eine andere E-Mail-Adresse bzw. Fax-Nummer auswählen:

Bei Verwendung der CRRUN12 sehen diese Schaltflächen so aus

Senden mit...
Mit der Option können Sie festlegen, über welche Daten-Schnittstelle gemailt bzw. gefaxt werden soll. Wenn Sie nicht mit Outlook arbeiten, müssen Sie MAPI auswählen. Wenn Sie mit Outlook/Exchange arbeiten, können Sie entweder MAPI oder Outlook verwenden. Wenn Sie mit Outlook/Exchange faxen wollen, müssen Sie „Outlook“ einstellen, damit die Fax-Nummer richtig an Outlook übergeben werden kann!

Option [E-Mail speichern...]
Mit dieser Option können Sie bestimmen, dass das E-Mail (bzw. Fax) nicht sofort gesendet wird, sondern zuerst im E-Mail-Programm angezeigt wird und Sie es dann speichern/senden können.

12.2.1 Weitere Anhänge einfügen (bei E-Mail)

Wenn Sie weitere Anhänge in das E-Mail einfügen wollen, so haben Sie dazu zwei Möglichkeiten:

Beliebige Datei

Sie klicken auf [Anh.hinzufügen] oder drücken [Strg]+[A]. Hiermit können Sie eine beliebige Datei auswählen und als Anhang in das Mail einfügen.

12.2.2 Automatische Auswahl von Artikel-Dokumenten (Bildern)

Wenn Sie auf [Anh. aus Art. hinzuf.] klicken, zeigt Ihnen REFLEX alle Bilder/Dokumente an, die bei den Artikeln hinterlegt sind, die in dem Auftrag enthalten sind. Sie sehen also auf einen Blick alle Dokumente der Artikel des Auftrags und können daraus das gewünschte Dokument auswählen. Beispiel:

Suchen Sie das gewünschte Artikel-Dokument aus und klicken auf [OK]. Es wird dann in die Anhangsliste des Mails eingefügt.
Sie können beliebig viele Dateien in den Anhang einfügen. Achten Sie aber darauf, dass das E-Mail nicht zu groß wird.

12.2.3 Senden Sie als Fax/Mail

Klicken Sie auf [Senden]:

Beachten Sie, dass man den Text mit einer E-Mail-Signatur vorgeben kann (Optionen und Einstellungen ⇒ Programm-Parameter und Einstellungen ⇒ E-Mail-Einstellungen ⇒ E-Mail-Signatur).
Das E-Mail/Fax wird an den E-Mail-Server übergeben, in Outlook z. B. in den Ordner „Post-Ausgang“ eingetragen und dann von dort gesendet. Die PDF-Datei wird automatisch mit dem Auftrag und Kontakt verknüpft.

12.3 Ladeliste drucken

In der Auftragsverwaltung gibt es eine integrierte Ladeliste. Diese kann man aufrufen, indem man einen Auftrag öffnet und dann

• entweder mit der Taste Strg+F12 direkt die Ladeliste öffnet oder
• im „normalen“ Drucken-Fenster die Schaltfläche [Ladeliste] klickt.
  

Das Fenster der Ladeliste:

Für die Ladeliste gibt es mehrere Optionen:

Gruppieren nach:	Die Ladeliste kann entweder nach den Auftragskapiteln/-positionen sortiert/gruppiert werden oder nach den Lagerorten der Artikel.
Neue Seite nach Gruppe:	Mit dieser Option wird nach jeder Gruppe (Kapitel oder Lagerort, s. o.) ein Seitenwechsel für den Ausdruck eingefügt.
Nur Lagerort _______▼:	Hiermit können Sie festlegen, dass nur ein bestimmter Lagerort angezeigt/gedruckt werden soll. Wählen Sie mit der Schaltfläche ▼ den gewünschten Lagerort aus. Das Optionsfeld ☐ wird damit automatisch eingeschaltet. Wenn Sie doch nicht nach Lagerort filtern wollen, klicken Sie auf ☐, um die Option wieder auszuschalten.
Nur Kapitel _______▼:	Hiermit können Sie festlegen, dass nur ein bestimmtes Kapitel angezeigt/gedruckt werden soll. Wählen Sie mit der Schaltfläche ▼ das gewünschte Kapitel aus. Das Optionsfeld ☐ wird damit automatisch eingeschaltet. Wenn Sie doch nicht nach Kapiteln filtern wollen, klicken Sie auf ☐, um die Option wieder auszuschalten.
Miete Dienstl. Verkauf Arb.Zeit	Mit diesen Optionen können Sie bestimmen, welche Artikel-Arten in der Ladeliste stehen sollen. Standardmäßig werden Miet- und Verkaufsartikel angezeigt.

Beachten Sie auch die Hinweise zu den Logos im nächsten Kapitel.

12.3.1 Logos in interaktiven Listen

Auf den interaktiven Listen (Ladeliste, Kalkulation, Rechnungsliste usw.) kann man nun Logos anzeigen lassen. Dazu muss man JPG-Dateien in das Report-Verzeichnis kopieren, das in der Konfigurationsdatei (REFLEX.INI) angegeben ist, also z. B. „R:\Report“.
Es gibt zwei Dateien für die Logos, die festgelegte Namen haben:

LogoKopfLinks.jpg

Diese Datei wird links oben im Kopf der Liste ausgegeben.

LogoKopfRechts.jpg

Diese Datei wird rechts oben im Kopf der Liste ausgegeben.

Beachten Sie die Groß- und Kleinschreibung, da die Interaktiven Listen in HTML geschrieben sind und dort die Groß-/Kleinschreibung beachtet wird!
Die Logos werden in der Original-Größe in die Liste eingefügt, Sie müssen also die JPG-Dateien u. U. an die gewünschte Größe anpassen!

13 Die Auftragspositionen

13.1 Allgemeines

Damit Sie sich in der Positions-Eingabemaske besser zurechtfinden, haben wir die einzelnen Bereiche in diesem Beispiel nummeriert:

1	In diesem Bereich wird angezeigt, in welchem Auftrag Sie sich momentan befinden. Mit den Schaltflächen - und + können Sie innerhalb derer Auftragsdaten nach hinten oder vorne blättern. Mit den Schaltflächen [Zurück] bzw. [Weiter] können Sie zurück zum Kopfteil beziehungsweise zum Fußteil umschalten.
2	In diesem Bereich werden die Einzelheiten zu der ausgewählten Position angezeigt. Wenn zum Beispiel in der unteren Tabelle auf eine andere Position geklickt wird, werden die Einzelheiten zu diesen Positionen hier angezeigt und können in diesem Bereich verändert werden. Links oben sehen Sie hier die Kapitel- bzw. Positionsnummer. Mit den Schaltflächen - und + können Sie innerhalb der Auftragspositionen vor bzw. zurückblättern. Über das Feld „Artikelnummer“ können Sie einen Artikel auswählen, der in diese Positionen eingemischt werden soll. Geben Sie dazu entweder die gewünschte Artikelnummer in das Eingabefeld einen oder klicken Sie auf die Schaltflächen[...] rechts neben der Artikelnummer. In diesem Fall wird das Suchenfenster Artikel-Stammdaten geöffnet, aus dem Sie einen Artikel auswählen können. Alternativ dazu können Sie Auftragspositionen auch über den Warenkorb eingeben.
3	Hier wird die gewünschte Menge eingetragen. Bei Mietartikeln und bei Verwendung von Mietpreisstaffeln errechnet das Programm automatisch den zugehörigen Faktor, mit dem der Mietpreis multipliziert wird.
4	In diesem Bereich kann man den Einzelpreis für die Artikel in das Eingabefeld oben eingeben. Wenn man das Feld mit der Tabulator-Taste verlässt, errechnet das Programm den Gesamtpreis und die Summen dieser Position. Außerdem kann man hier diesen Positionen einen beliebigen Rabatt-Prozentsatz geben. Der entsprechende Rabattbetrag wird vom Programm automatisch errechnet.
5	Mit dieser Schaltfläche kann man das Textfenster für die Positionen öffnen. Im Textfenster wird der Text für die aktuelle Position angezeigt. Mit einem Doppelklick auf dieses Fenster kann man das Textprogramm öffnen und den Text eingeben beziehungsweise korrigieren.
6	Dieser Bereich beinhaltet einige Zusatzinformationen zu jeder Auftragsposition. Standardmäßig ist der Bereich nicht sichtbar. Mit der Schaltfläche [Pos.Info] können Sie die Anzeige dieses Bereiches einschalten bzw. wieder ausschalten. Die Felder dieses Bereiches werden weiter unten beschrieben.
7	In dieser Tabelle werden die gespeicherten Positionen des Auftrages angezeigt. Durch einen Mausklick können Sie eine der Positionen auswählen. Wie in allen Tabellenanzeigen des Programms können Sie die Spalten mit der Maustaste beliebig verschieben und auch die Spaltenbreite ändern.
8	Mit diesen Schaltflächen können Sie spezielle Aufgaben lösen:

13.2 Struktur der Auftragspositionen

Damit ein Angebot/Auftrag eine übersichtliche Struktur erhält, können Sie die Positionen in Kapitel und Positionen unterteilen. Die Kapitel-Überschriften können dabei entweder aus vorgespeicherten Überschriften geholt werden (s. Programmparameter) oder manuell eingegeben werden.
Durch die Kapitelstruktur setzt sich die Nummer einer Position aus der Kapitelnummer und einer darin fortlaufenden Nummer zusammen.
Beispiel:

1. Beleuchtung
   1. Tageslichtleuchte HMI 1600
   2. Scheinwerfer HELL 12
   3. Vorschaltgerät XYZ 12
2. Beschallung
   1. Aktivboxen ABASS 200
   2. Verstärker KAWUMM 2000
3. Personal
   1. Aufbauhelfer
   2. Beleuchtungsmeister
   3. Tonmeister
   4. Fahrer
4. Sonstiges
   1. Kaffee
   2. Fahrtkosten
   3. Verbrauchsmaterial

Die hier fett gedruckten Kapitelüberschriften sind im Prinzip “normale” Auftragspositionen, die aber keine Artikel beinhalten, sondern lediglich als Kapitelüberschriften dienen.
Die Kapitelüberschriften können Sie selbst bestimmen. Außerdem können Sie unter die Überschriften einen formatierbaren Einleitungstext eingeben. Öffnen Sie dazu das Textfenster mit der Schaltfläche rechts unten im Eingabe-Fenster.
Jede Position, die Sie in dem Auftrag anlegen, erhält vom Programm automatisch eine Positionsnummer. Diese Nummer legt die Reihenfolge der Positionen fest. Sie können die gespeicherten Positionen nachträglich ganz einfach verschieben:
  Links neben der Positionstabelle gibt es ein paar Schaltflächen:

Mit den Pfeil-Schaltflächen können Sie die aktuelle Position nach oben bzw. unten verschieben.

13.3 Die Kapitel-/Positionsnummer

Die Kapitel- und Positionsnummer finden Sie unter dem Reiter Positionen im Arbeitsbereich von Reflex. Diese Nummern dienen dazu, um in den entsprechenden Auftrag zu strukturieren.

13.4 Aufbau der Positions-Eingabemaske

13.5 Felder der Positions-Eingabemaske

Art.Nr.	Hier steht die Artikelnummer des ausgewählten Artikels. Ein Artikel wird ausgewählt... ...beim Anlegen einer neuen Position, indem Sie auf die Schaltfläche [Neue Pos.] klicken oder die Taste F5 drücken. ...wenn Sie auf die Schaltfläche [...] klicken oder die Taste F4 drücken. Wenn Sie danach einen Artikel aus dem Suchenfenster auswählen, werden Sie vom Programm gefragt, ob Sie den Artikel in der aktuellen Position ersetzen wollen oder eine neue Position anlegen wollen. Hinweis: Eine weitere Möglichkeit, Artikel in den Auftrag einzufügen (= Auftragspositionen anzulegen) besteht darin, den Warenkorb zu öffnen, dort alle gewünschten Artikel in der entsprechenden Menge auszuwählen und den Warenkorb dann komplett in die Auftragspositionen einzufügen!
Typ	Artikel-Typ aus den Artikelstammdaten
Bezeichnung	Bezeichnung aus den Artikelstammdaten, kann in der Position überschrieben/ergänzt werden. Das Überschreiben der Bezeichnung (und des Textes) in der Position ist wichtig für sog. „Dummy-Artikel“, bei denen Sie einen Artikel in den Artikelstammdaten anlegen, den Sie für verschiedene Zwecke nutzen. Normalerweise sollten Sie Dummy-Artikel nur für Artikel verwenden, die Sie selbst nicht haben und die nur selten verwendet werden.
Menge	Nach der Auswahl eines Artikels springt der Eingabecursor automatisch in das Feld “Menge”. Standardmäßig wird der Wert “1" eingesetzt. Geben Sie nun die gewünschte Menge der Position ein. Bei Mietartikeln erfolgt die Überprüfung der Verfügbarkeit des Artikels nach Verlassen des Feldes Pos.summe oder beim Speichern der Position. Wenn Sie die automatische Dispo-Prüfung stört, können Sie diese in den Programm-Parametern ausschalten.
Einzel-Preis	Wenn ein Preis in der Artikel-Stammdatei hinterlegt ist, wird er beim Abrufen des Artikels in die Position eingefügt. Der Preis kann je Auftrag abgeändert werden, bleibt jedoch in der Artikel-Stammdatei ursprünglich erhalten. Über den *-Button können Sie den “Einzelpreis neu aus den Stammdaten holen” (per einfachem Mausklick). Diese Funktion benötigen Sie, wenn der aus den Stammdaten abgerufene Einzelpreis manuell überschrieben wurde und Sie wieder den gespeicherten Wert für diese Position haben möchten. Mietpreis: Der Mietpreis errechnet sich aus dem im Auftragskopf angegebenen Mietzeitraum und der dort angegebenen Mieteinheit (Tage, Wochen, Monate). Außerdem wird die Mietpreisstaffelung aus den Stammdaten (Mietpreisstaffeln) mit berücksichtigt, sofern diese angelegt wurde. Sie können den Mietzeitraum einer Position manuell ändern, indem Sie in die entsprechenden Felder klicken und die Daten dort überschreiben. Verkaufspreis: Der Verkaufspreis wird aus dem Feld VK der Stammdaten geholt (siehe Artikelpreise). Den gespeicherten Preis können Sie jederzeit überschreiben, wenn Sie Ihrem Kunden einen anderen Preis einräumen wollen.
Gesamt-Preis	Das Programm errechnet automatisch den Gesamt-Preis. Über den [=] - Button können Sie die Position (nochmals) neu durchrechnen lassen (per einfachem Mausklick), z. B. nach Ändern der Menge, ohne dass Sie die Felder “Einzel-Preis” oder “Gesamt-Preis” nochmals mit dem Cursor durchlaufen. Je nachdem, ob für die Artikel ein Berechnungs-Faktor oder z. B. nur ein Einzelpreis festgelegt wurde, erscheint am Bildschirm unter dem Feld “Menge” noch ein zusätzliches Feld “Faktor”.
Rabatt	Hier können Sie einen Rabatt-Prozentsatz eingeben, der sich nur auf diese Position bezieht. Sie können jeder Position einen eigenen Rabatt geben, sofern ein Rabatt überhaupt zulässig ist. In den Artikel-Stammdaten besteht die Möglichkeit, eine Rabattierung für einen Artikel grundsätzlich nicht zuzulassen! Nach der kompletten Erfassung des Angebots können Sie auch automatisch einen Rabatt errechnen lassen, das Programm bietet Ihnen dazu folgende Möglichkeiten: Automatische Positionsrabatte Pauschalpreis auf Kapitel Pauschalpreis auf gesamten Auftrag Der Rabattbetrag wird automatisch aus dem angegebenen Rabatt-Prozentsatz errechnet. Die Eingabe eines Rabattbetrages ist nicht möglich!
Neue Seite	Grundsätzlich übernimmt das Programm die Seitenformatierung anhand der angepassten Formulare/Reports. Jedoch lässt es sich nicht verhindern, dass zusammengehöriger Text u. U. auf 2 Seiten aufgeteilt wird: Ein langer Text bei einer Position kommt also teilweise noch auf die vorherige Seite, der Rest des Textes (da er nicht mehr aufs Papier passt) wird auf der 2. Seite ausgedruckt. Um selbst an bestimmten Stellen des Ausdrucks bestimmen zu können, wo der Text getrennt/aufgeteilt werden soll/werden kann, stehen Ihnen 3 Möglichkeiten zusätzlich zur Verfügung: NEIN: An dieser Positionsstelle kann das Programm anhand der noch zur Verfügung stehenden Zeilenanzahl entscheiden, ob ein Seitenumbruch erfolgen soll oder nicht. Eine feste Vorgabe seitens des Anwenders gibt es in diesem Fall nicht. VORHER: Vor dieser Position soll ein Seitenumbruch erfolgen, damit z. B. zusammenhängender Text der Position nicht auf Seiten aufgeteilt wird. NACHHER: Nach dieser Position soll der Seitenumbruch vorgenommen werden. Unter Umständen muss beim Seitenumbruch “etwas nachgeholfen” werden. Dies könnte bei sehr langen Positionstexten der Fall sein. Man fügt z. B. Leerzeilen in den Textbereich ein, damit eine Textpassage “nach hinten” (optisch auf die nächste Seite) geschoben wird, da der Seitenumbruch meistens eine gesamte Position umfasst. Mit diesem Trick kann man also einen Positionstext besser verteilen.
Drucken	Über dieses Aufklapp-Feld stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung: Nicht drucken: Diese Position soll vorerst nicht gedruckt werden. Normal: Diese Position soll ohne Einschränkung ausgedruckt werden. Mit Bez.: Die Bezeichnung des Artikels wird mit gedruckt. Nur Kapitel: Es werden nur die Kapitelüberschriften mit den Kapitel-Preisen ausgedruckt. Sinnvollerweise sollte diese Option nur bei Kapitel-Überschriften eingestellt werden und nicht bei Positionen. Ohne Text: Die Artikeltexte werden beim Ausdruck unterdrückt, d. h. es werden nur die Artikelbezeichnungen ausgedruckt. Die ausführlichen / beschreibenden Texte/Textbausteine (siehe Register “Text”) entfallen beim Ausdruck. (nur gültig für diese einzelne Position!) Wichtig: Die Optionen in diesem Feld werden nur wirksam, wenn das von Ihnen zum Drucken verwendete Formular die gewählten Optionen auch auswertet! Wenn das Formular diese Optionen nicht berücksichtigt, ändert sich beim Ausdruck überhaupt nichts, egal, welche Optionen Sie gewählt haben. In diesem Fall muss das Formular entsprechend angepasst werden!
Alternativ	Wenn sich in diesem Feld ein Häkchen befindet, wird diese Position dann als Alternativ-Position geführt; d. h. eine Einrechnung dieser Position in den Gesamtpreis erfolgt nicht! Zur Kennzeichnung dieser Alternativ-Position erfolgt beim Ausdruck normalerweise das Wort “Alternativ:” als Zwischen-Überschrift. Eine Berechnung dieser Position erfolgt in diesem Fall nicht! Bei Mietartikeln erfolgt trotzdem eine Reservierung des Artikels in dem angegebenen Zeitraum. In der Tabelle der Positionen werden Alternativpositionen in Kursiv-Schrift dargestellt.
Art.art:	Die in den Stammdaten festgelegte Zuordnung nach “Miete”, “Verkauf”, “Dienstleistung” oder “Arbeitszeit” wird hier angezeigt.
Zeitraum von / bis	Der im Kopfteil dieses Auftrags angegebene Zeitraum wird hier nochmals zur Information angezeigt. Für jede einzelne Position des Auftrags kann hier ein abweichender Zeitraum gewählt werden!
Berechn	Die für den gesamten Zeitraum errechneten Tage/Wochen/Monate werden angezeigt. Entsprechend einer geänderten Datums-Eingabe für diese Position werden die Tage/Wochen/Monate neu errechnet und zur Berechnung verwendet.
Bereich	Alle Artikel werden standardmäßig dem im Kopfbereich des Auftrags eingegebenen Bereich “Miete” oder “Verkauf” zugeordnet. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, einen Miet-Artikel (oder mehrere) über den gleichen Auftrag zu verkaufen. In diesem Fall muss im Positionsbereich an dieser Stelle im Programm auf “Verkauf” umgestellt werden, damit bei der späteren Lagerausgabe der Artikel “endgültig” vom Lager genommen wird.
Fremd	Tragen Sie hier die Menge eines u. U. fremd angemieteten Artikels ein. Durch vorläufige Reservierungen (z. B. in der Angebotsphase) kann es vorkommen, dass Artikel fremd angemietet werden müssen. Die Disposition rechnet: Auftragsmenge - Fremdmenge = Disponierte Menge Über den [...]-Button können Sie sich eine “Info über aktuelle Bestellungen” für diesen Artikel anzeigen lassen.
Reserve	Tragen Sie hier die Menge des Artikels ein, die zusätzlich (ohne Berechnung an den Kunden) sicherheitshalber vom Lager an die abholende Stelle/Person ausgegeben wurde. Die Disposition rechnet: Auftragsmenge Menge + Reservierte Menge = Disponierte Menge
Ausgeg.	Anzeige der Menge dieses (Positions)-Artikels, die bereits ausgegeben wurde, z. B. 10 Stück wurden im Auftrag eingegebenen, jedoch vorläufig nur 4 ausgegeben. Im Feld “Menge” steht “10"; im Feld ausgeg. steht “4". Bei späteren Ausgaben könnten also nur noch 6 Stück zu dieser Position ausgegeben werden; ansonsten erfolgt eine Warnmeldung im Lager. In der Praxis kommt es jedoch auch immer wieder vor, dass mehr ausgegeben werden muss (z. B. Kunde hat die benötigte Menge versehentlich falsch angegeben, braucht doch mehr von diesem Artikel) als im Auftrag steht. Um eine schnelle Abwicklung bei der Lagerausgabe zu gewährleisten, können mehr Artikel ausgegeben werden (sofern sie am Lager sind). Die Disposition geht in diesem Fall von der höheren Stückzahl (also von der effektiv ausgegebenen Stückzahl) aus und ändert automatisch für diesen Auftragszeitraum die Reservierungsdaten. Die zusätzlichen Artikel werden also für den gleichen Zeitraum vermietet wie die geplanten/disponierten. Hinweis: Wenn Sie den gleichen Artikel mehrfach in unterschiedlichen Zeiträumen vermieten wollen, so legen Sie einfach mehrere Positionen mit dem gleichen Artikel aber unterschiedlichen Zeiträumen in diesem Auftrag an. Es gibt keine Einschränkungen, die verhindert, dass Sie den gleichen Artikel mehrfach im Auftrag haben können!
Zurück	Anzeige der bereits zurückgenommenen Menge dieses Artikels. Um die Artikel kontrollieren zu können, rechnet das Programm: Ausgabemenge - Rücknahmemenge = Menge, die zur Rückgabe ansteht.
Selbstk.preis	Der zu diesem Artikel in den Stammdaten gespeicherte Wert bei Mietartikeln = Kostensatz/Tag Miete bei Verkaufsartikeln = Durchschnitts-EK wird hier angezeigt. Dieser Wert ist manuell überschreibbar. Bei Verkaufsartikeln wird in diesem Feld der Durchschnitts-Einkaufspreis angezeigt. Diese Angabe dient auch der Information, ob der momentan gewählte/eingegebene Verkaufspreis den durchschnittlichen Einkaufspreis unterbietet, gleich ist oder übersteigt.
Selbstkosten	Das Programm errechnet (s. o.) die entstehenden Gesamt-Selbstkosten für diese Position des Auftrags. Bei Mietartikeln: Kostensatz/Tag x Menge = Selbstkosten Bei Verkaufsartikeln: Durchschnitts-EK x Menge = Selbstkosten Die vom Programm errechneten Selbstkosten für diesen Zeitraum können Sie nun mit dem Feld “Pos.summe” abgleichen und ggfs. den Betrag manuell überschreiben (z. B. wenn zuviel Rabatt eingeräumt wurde und der Mietpreis unter den Selbstkosten liegen würde).

13.7 Neue Position erfassen – Viele Wege führen nach...

13.7.2 Warenkorb

Wenn Sie mit dem Warenkorb Positionen anlegen wollen, können Sie das Artikelfenster öffnen und per Drag and Drop Positionen anlegen.

Einzelheiten werden hier beschrieben.

13.8 Set in Auftrag

13.8.1 Set in Auftrag einfügen

Ein Set kann man nur über die Schaltfläche [Set] in den Auftrag einfügen. Es öffnet sich das Suchen-Fenster der Sets:

Wählen Sie das gewünschte Set aus und klicken auf die Schaltfläche [OK]. Das Set wird in den Auftrag an das Ende des aktuellen Kapitels eingefügt. Dabei werden Sie nach der Set-Menge gefragt. Diese Angabe wird vom Programm automatisch mit den jeweiligen Mengen des Sets multipliziert. Beispiel:

Im Set enthalten

1 x Artikel 4000 2 x Artikel 4001 6 x Artikel 4002

Set-Menge 3 wird eingegeben

Im Auftrag steht

3 x Artikel 4000 6 x Artikel 4001 18 x Artikel 4002

 

13.8.2 Set über Artikelnummer einfügen

Beim Einfügen eines Artikels mit [F5] oder [Neue Pos.] prüft das Programm, ob ein Artikel, den man in die Position einfügen will, der Hauptartikel eines Sets ist und fragt den Benutzer ggf., ob er das ganze Set in den Auftrag einfügen will.
Man kann ein Set also über einen ganz normalen Artikel ansprechen. Der Hauptartikel eines Sets ist der oberste Artikel mit dem Sortierkennzeichen „1“.

13.8.3 Set-Menge nachträglich ändern

Wenn man die Set-Menge in einem Auftrag ändert, klickt man auf die Schaltfläche

Hiermit kann man die Menge des Sets ändern, das Programm holt sich dann aus dem Set die Mengen pro Set-Position und multipliziert diese mit der angegebenen Menge.

• Die angesprochene Schaltfläche wird nur angezeigt, wenn man auf einer Auftragsposition steht, die zu einem Set gehört!

13.9 Zubehör

Es gibt die Möglichkeit, an jeden Artikel eine Zubehörliste anzuhängen, in der beliebige Artikel stehen können. In den Auftragspositionen kann man das Zubehör auf Wunsch automatisch einfügen, d. h. hinter den Hauptartikel werden alle Artikel aus der entsprechenden Zubehörliste in den Auftrag eingefügt. Man kann das Zubehör gezielt für einen bestimmten Artikel in den Auftragspositionen einfügen oder alle Artikel der Auftragspositionen automatisch nach Zubehör durchsuchen lassen und dieses Zubehör komplett in den Auftrag einfügen lassen. Das Anlegen und Bearbeiten von Zubehör wird im Kapitel „Artikelstammdaten“ beschrieben.

13.9.1 Grundsätzliches

Die Zubehörliste, die an einen (Haupt-)Artikel angehängt ist, wird nicht automatisch in den Auftrag eingefügt, sobald Sie einen Artikel in den Auftrag holen, der Zubehör besitzt! Sie selbst entscheiden, ob und wann Sie die Zubehörartikel in den Auftrag einfügen wollen.

13.9.2 Verschachtelte Zubehörlisten

Wenn Sie einen Zubehörartikel in der Zubehörliste haben, der wiederum Zubehör hat, so werden auch diese Zubehörartikel in den Auftrag eingefügt! Die Verschachtelungstiefe ist unbegrenzt, d. h. jeder Zubehörartikel kann Zubehörartikel haben, der Zubehörartikel hat usw. Sie können jedoch den Hauptartikel nicht auch in die Zubehörliste aufnehmen, weil dadurch eine unendliche Verschachtelung entstünde.

13.9.3 Zubehör und Sets

Zubehörlisten und Sets sind vollkommen unabhängige Funktionen! Ob Sie lieber mit Sets arbeiten oder mit Zubehör oder gemischt mit beiden Funktionen bleibt Ihnen überlassen. Im Unterschied zu Sets „weiß“ das Programm nach dem Einfügen der Zubehörpositionen nicht mehr, wie die Positionen in den Auftrag gekommen sind.

Vorteil

Sie können diese Positionen beliebig bearbeiten, verschieben oder löschen.

Nachteil

Sie sind für die sachlich korrekte Bearbeitung der Zubehörpositionen selbst verantwortlich, wenn Sie also z. B. aus dem eingefügten Zubehör nachträglich einen der Artikel ändern oder löschen.

13.9.4 Einfügen der Zubehörliste eines Artikels in den Auftrag

Wenn Sie die Zubehörliste eines Artikels einfügen wollen, so wählen Sie zuerst die gewünschte Auftragsposition aus, in der der Artikel mit Zubehör steht. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche [Zubehör] oder drücken [Shift]-[F7]. Das gespeicherte Zubehör des Artikels wird angezeigt. Beispiel:

Sie haben nun die Optionen:

• nur Zubehör dieses Artikels oder
• alle Zubehörpositionen des Auftrags

in den Auftrag einzufügen.

Zum Starten des Vorgangs drücken Sie die Taste [ENTER] oder klicken auf [Ok]. Bestätigen Sie dann diese Frage:

Die Zubehörpositionen werden hinter den Hauptartikel in den Auftrag eingefügt, eventuelle Positionen dahinter werden weiter nach hinten verschoben (d. h. die Positionsnummern dieser Positionen werden entsprechend erhöht). Beispiel:

Die Positionen können jetzt bearbeitet oder gelöscht werden. Im Gegensatz zu den Sets gibt es hierbei keine Einschränkungen.

• Sie können die Menge des Hauptartikels natürlich auch ändern. In diesem Fall wird (im Gegensatz zu den Sets) diese Mengenänderung nicht in die Zubehörpositionen übernommen!

Wenn Sie eine Zubehörliste zweimal einfügen wollen, so erscheint ein entsprechender Warnhinweis... und Sie können den Vorgang abbrechen.
Bitte beachten Sie die technischen Hinweise im Anhang A! Hier werden die neuen Datenbankfelder und deren Bedeutung beschrieben. Insbesondere erfahren Sie hier, wie man den Ausdruck eines Angebots/Auftrag mit Zubehör steuern kann.

13.9.5 Farbe in der Positionstabelle

Zubehörartikel werden in der Tabelle der Auftragspositionen in dunkelblau (navy) dargestellt, der Hauptartikel wird dabei fett angezeigt, die Unterartikel normal.
Sets werden übrigens in einem helleren blau angezeigt!

13.11 Navigieren in Kapiteln

13.11.1 Übersicht über die Kapitel

Wenn Sie eine neue Position in den Auftrag einfügen/anfügen wollen, so haben Sie mehrere Möglichkeiten:

Klassische Methode

Hierbei wählen Sie das Kapitel, an das Sie eine neue Position anfügen wollen, klicken auf [F5]-[Neue Pos.], wählen den gewünschten Artikel aus, geben Menge und ggf. Preis ein und speichern die Position. Danach klicken Sie wieder auf [F5]-[Neue Pos.], wählen den nächsten Artikel aus usw.

Warenkorb

Hierbei können Sie in einer Artikelliste die Mengen der gewünschten Artikel eintragen und dann den kompletten Warenkorb in den Auftrag einfügen (siehe unten).

13.11.2 Navigieren in Kapiteln

Man kann mit der Tastatur schnell zwischen den Kapiteln navigieren: durch Drücken der Tasten [Strg]+[1] bis [Strg]+[9] kann man direkt zum Anfang des jeweiligen Kapitels 1-9 springen.

• Verwenden Sie die Zahlentasten über den Buchstabentasten, nicht die Zifferntasten im Zehnerblock! Die Zifferntasten gibt es ja bei Notebooks nicht bzw. sie sind umständlich zu erreichen; deshalb haben wir die „normalen“ Zifferntasten belegt. Achten Sie darauf, dass Sie nur [Strg] (bzw. Ctrl) drücken und keine andere Taste wie z. B. [Shift]. Auch die [Shift]-[Lock]-Taste darf nicht eingerastet sein!
  

Mit den Bildtasten in Verbindung mit der [Shift]-Taste (Umschalttaste) kann man zum jeweils nächsten bzw. vorigen Kapitel springen:

- Nächstes Kapitel
- Vorheriges Kapitel

Durch Drücken der Taste [Strg]+[0] oder Klicken auf die Schaltfläche kann man direkt zu einem bestimmten Kapitel springen:

Im Kapitel-Suchen-Fenster (Auftragspositionen, Taste [Strg]+[0]) sind auch die Kapitelsummen (Ges.Preis = unrabattiert und Ges.betrag = incl.Rabatt) enthalten:

Wenn Ges.preis und Ges.Betrag unterschiedlich sind, werden sie gelb markiert. Damit die Felder sichtbar werden müssen Sie u. U. die Fenstergröße ändern.

13.11.3 Suchen von Artikeln in einem Auftrag

Wenn man wissen will, in welchen Auftragspositionen ein bestimmter Artikel enthalten ist, kann man nun auf diese Schaltfläche klicken (oder die Taste [Strg]+[?] drücken oder mit der rechten Maustaste das Menü der Positionen öffnen und den entsprechenden Menüpunkt auswählen):

Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem man nach einem Artikel innerhalb des Auftrags suchen kann. Es werden alle Positionen angezeigt, die dem Suchbegriff entsprechen. Anfangs wird der Artikel angezeigt, der in der aktuellen Auftragsposition enthalten ist. Man kann aber nach einem beliebigen Artikel suchen. Dabei ist die IntelliSuche automatisch eingeschaltet, d. h. es wird in den Feldern Artikelnummer, Typ und Bezeichnung gesucht!
Wenn Sie zu der Position in dem Auftrag springen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [OK] oder drücken die Taste [ENTER]. Mit der Schaltfläche [Abbruch] oder der Taste [ESC] können Sie das Fenster schließen.

13.12 Texte in der Positions-Eingabemaske

Zu jeder Position können Sie einen beliebig großen, formatierten Text hinzufügen.

Wenn Sie einen Artikel in eine Position einfügen, prüft das Programm zuerst, ob es in den Artikelstammdaten einen Textbaustein für diesen Artikel in der gewählten Sprache gibt. Wenn ja, wird dieser Text in die Position geladen.

In den Artikel-Texten kann man nicht nur Sprache angeben, sondern auch, in welche Auftragsart (Angebot, Auftrag) ein Text geladen werden soll!

Wenn Sie das Textfenster in den Positionen öffnen wollen, klicken Sie dazu auf die entsprechende Schaltfläche links neben der Tabelle:

Text bearbeiten:

Das Textfenster dient nur der Anzeige des Positionstextes! Wenn Sie den Text bearbeiten wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche über dem Text oder doppelklicken Sie mit der Maus auf das Textfenster. Es öffnet sich das Textfenster zur Texteingabe:

13.13 Zusatztext

Das Textfenster dient nur der Anzeige des Positionstextes! Wenn Sie den Text bearbeiten wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche über dem Text oder doppelklicken Sie mit der Maus auf das Textfenster. Es öffnet sich das Textfenster zur Texteingabe:

Hier können Sie nun den Text eingeben, ändern oder mit einem Textbaustein ergänzen. Speichern Sie den Text mit [ok] .

Option: Text beibehalten bei Statuswechsel Normalerweise holt das Programm bei jedem Wechsel des Auftragsstatus die Textbausteine neu in die Positionen. Es könnte ja unterschiedliche Texte für Angebot oder Auftrag geben!

Wenn Sie wollen, dass der Text, den Sie eingegeben haben, bei einem Statuswechsel beibehalten wird, so setzen Sie mit ein Häkchen in dieses Optionsfeld.

Mit dieser Option legen Sie also fest, dass der hier angegebene Text bei einem Statuswechsel beibehalten wird und nicht durch einen in den Artikeltextstammdaten vorhandenen Text ersetzt werden soll. Diese Option ist vor allem dann wichtig, wenn Sie den Text, der von den Artikelstammdaten eingefügt wurde, überschrieben oder ergänzt haben! Ohne diese Option würde Ihr Text gelöscht und durch den Artikeltext ersetzt werden!

Speichern Sie den Text mit [OK].

Zusatztext: Zu jeder Position können Sie einen weiteren großen, unformatierten Zusatz-Text hinzufügen. Sinn der Sache ist, dass man hier zusätzliche Informationen zu jeder Position angeben kann, die nicht auf dem Angebot erscheinen, aber z. B. auf der Ladeliste.

Wenn Sie den Text doch drucken wollen, muss das Druckformular geändert werden!

Wenn Sie den Zusatz-Text bearbeiten wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche über dem Text oder doppelklicken Sie mit der Maus auf das Textfenster. Es öffnet sich das Textfenster zur Texteingabe.

Speichern Sie den Text mit [OK].

Text aus Stammdaten neu holen: Wenn Sie den Text, der in den Artikelstammdaten gespeichert ist, neu holen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [*] rechts über dem Text. Achtung: Der Text, den Sie u. U. verändert haben, wird dann mit dem Original-Text überschrieben.

13.14 Das Kontext-Menü der Auftragspositionen

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle der Positionen klicken, öffnet sich das Kontext-Menü:

• Alternativ zur rechten Maustaste können Sie auch auf die Schaltfläche Markierung in der Funktionsleiste oben klicken!

14 Eingaben im Fussbereich

Der Fußteil beinhaltet die Auftragssummen, Rabatte, Zahlungskonditionen usw. Sie können jederzeit mit der Taste [Weiter] aus den Positionen oder über einen Klick auf die Registerseite Fenster umschalten. Das Programm errechnet hier die Summen der Auftragspositionen. Diese Summen können Sie nicht überschreiben. Sie können den Gesamtpreis des Auftrags aber über eine Pauschalpreis-Angabe oder einen Gesamtrabatt verändern.

Beispiel:

Diese Summen werden vom Programm berechnet und angezeigt:

Kalkulationssumme	Diese Summen (getrennt für Miete und Verkauf) geben an, wie viel Sie – ohne Berücksichtigung von Rabatten – für den Auftrag erzielen sollten.
Pos.rabatt	Dieser Wert gibt an, wie viel Rabatt Sie auf jede rabattfähige Position vergeben haben oder durch REFLEX errechnet wurde (wenn Sie einen Pauschalpreis angegeben haben).
Summen	Das sind die Summen aus dem Auftrag unter Berücksichtigung der von Ihnen angegebenen Rabatte. Die Summen werden getrennt nach Miete, Verkauf, Dienstleistung und Arbeitszeit ausgewiesen.
Betrag	Der Positionsbetrag ist entweder der errechnete Gesamt-Betrag oder der Pauschalbetrag, den Sie eingegeben haben. Einen Pauschalbetrag erkennen Sie daran, dass ein Häkchen im Feld „Pauschal“ gesetzt wurde.

14.1 Den Gesamtpreis ändern

Sie haben zwei Möglichkeiten, an dieser Stelle den Gesamtpreis zu ändern:

14.1.1 Positionsrabatt vergeben

Wenn Sie in allen Auftragspositionen einen Rabatt vergeben wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [Pos.Rabatt]. Anschließend können Sie einen Rabattsatz eingeben, der dann von REFLEX automatisch in alle Auftragspositionen eingetragen wird.

• Dabei berücksichtigt das Programm, das u. U. angegebene Rabattlimit einer Position, d. h. der Rabatt wird automatisch auf das Rabattlimit gekürzt. Rabatt für Dienstleistungen und Arbeitszeit ist ausgeschlossen!

Im Feld “JA” wurde vom Programm nun ein Häkchen gesetzt und der Prozentsatz ins Rabatt-Feld eingetragen.
Zum Entfernen des Rabattsatzes klicken Sie wieder die Schaltfläche [Pos.Rabatt] und klicken innerhalb dieses Fensters “Positionsrabatt entfernen” an. Das Programm errechnet wieder den ursprünglichen Betrag und löscht das gesetzte Häkchen sowie den Rabattsatz.

14.1.2 Pauschalpreis eingeben

Wenn Sie einen Pauschalpreis für den Auftrag angeben wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [Pauschal]. In das Dialogfenster geben Sie danach den gewünschten Pauschalbetrag ein. Das Programm berechnet nun aus der Kalkulationssumme und Ihrer Pauschalpreiseingabe den resultierenden Rabattsatz und fügt diesen in die einzelnen Positionen ein.
Wenn in einer Position ein Rabattlimit angegeben oder Arbeitszeit enthalten ist, so rechnet das Programm den Auftrag so lange neu durch, bis die gewünschte Pauschalsumme (evtl. annähernd) erreicht ist. Dieses Verfahren ist wichtig, damit die Umsatzberechnung der Artikel durch Pauschalpreisangaben nicht verfälscht wird! (Im Feld “Pauschal” wird ein Häkchen vom Programm gesetzt.)

14.2 Felder im Auftragsfuß

14.2.1 Optionsfeld Mehrwertsteuer

Das Feld "Mehrwertsteuer” entscheidet, ob für den Auftrag Mehrwertsteuer berechnet werden soll oder nicht. Dieses Kennzeichen wird aus den Kundenstammdaten übernommen. Sie können es nun ändern, wenn z. B. eine Veranstaltung im Ausland durchgeführt wurde. Der Mehrwertsteuersatz wurde unter “Datei ⇒ Optionen ⇒ Programmparameter ⇒ Einstellungen ⇒ Mehrwertsteuersätze- und Konten” festgelegt und kann nun abgerufen werden.

14.2.2 Eingabefeld Zahlungsbedingungen:

Das Kennzeichen der Zahlungsbedingungen wird entsprechend dem Kennzeichen aus dem Kundenstamm übernommen. Diese Angabe kann individuell pro Auftrag überschrieben oder mit dem [...]-Button ausgewählt werden. Die Zahlungsbedingungen werden unter “Stammdaten ⇒Zahlungsbedingungen” angelegt. Die zu den Zahlungskonditionen evtl. Skontoprozentsatz wird angezeigt und der entsprechende Betrag vom Programm ausgerechnet und im Skonto-Betragsfeld ausgewiesen.

• Wenn man einen Kunden im Auftrag durch einen anderen ersetzt, werden jetzt die Zahlungskonditionen des neuen Kunden in den Auftrag eingesetzt. Wenn der keine Zahlungskonditionen hat, werden die alten Konditionen im Auftrag entfernt!

14.2.3 Eingabefeld Text:

Der Text für den Fußteil kann manuell eingegeben oder über die Schaltfläche [Textbaustein] abgerufen und/oder ergänzt werden.

14.2.4 Schaltfläche [LiefAnschr]

Über die Schaltfläche [LiefAnschr] öffnen Sie ein weiteres Eingabefenster für die Eingabe der Lieferanschrift. Sie können...

• Über die Schalfläche “Adresse” eine Adresse aus den Stammdaten auswählen
• Über die Schalfläche “Auftrag“ die Anschrift aus diesem aktuellen Auftrag übernehmen
• manuell eine neue Adresse eingeben.

Wichtig:Das verwendete Formular muss den Ausdruck einer Lieferanschrift vorsehen!

15 Der Dispo-Bereich

15.1 Dispo-Check über den Auftrag

Der Dispo-Check prüft, ob für die angegebenen Artikel im Auftrag eine Unterdeckung existiert oder ob alle Artikel in dem vergangenen Zeitraum aufgeführt sind. Beispiel:

Wenn eine Unterdeckung im angegebenen Zeitraum vorhanden ist, wird dieser Hinweis angezeigt:

Im Auftrag werden nach dem Dispo-Check nur die unterdeckten Artikel angezeigt, weil die Anzeige-Option ...

... standardmäßig auf „Unterdeckungen“ steht. Diese Option können Sie jederzeit ändern.

Hinweis

Im Menü „Bearbeiten“ der Auftragsverwaltung können Sie festlegen, ob die Dispo-Übersicht in einem kleinen Fenster über den Positionen angezeigt werden soll oder in einem eigenen großen Registerfenster.

Wenn Sie überprüfen wollen, ob es in dem aktuellen Angebot/Auftrag Unterdeckungen gibt, drücken/klicken Sie im Positionsteil des Auftrags auf [F9 DispoCheck]. REFLEX überprüft nun jede Position des Auftrags mit Mietartikeln auf Konflikte mit anderen Aufträgen und zeigt diese dann an:

Wenn Sie die Tabelle drucken wollen, drücken/klicken Sie auf [F12 Drucken].

16 Eingaben im Terminbereich

16.1 Termine in der Auftragsbearbeitung

Auf dieser Seite können Sie beliebige Termine für den Auftrag hinterlegen. Ein Termin kann dabei einer Person oder einer Ressource (z.B. einem LKW) zugeordnet werden.
Diese Termine können z.B. auf dem Auftragsformular gedruckt werden. Zur Überwachung und Anzeige der Termine können Sie den Termin-Manager verwenden.
Das Terminfenster der Auftragsbearbeitung besteht aus der Termintabelle, einer Wochen- und einer Monatsansicht

16.1.1 Die Termin-Tabelle

Beispiel:

In der Termin-Tabelle sind alle Termine eines Auftrages in tabellarischer Form zusammengefasst.
In der markierten Leiste oben gibt es die folgenden Schaltflächen und Eingabefelder:

[Neu]

Neuen Termin anlegen.

Bevor Sie einen neuen Termin anlegen, können Sie die Zellen im Anzeigebereich am gewünschten Datum und im gewünschten Datumsbereich mit der Maus markieren. Beim Klicken auf [Neu] wird der neue Termin dann für den ausgewählten Bereich vorgeschlagen.

[Neu Suchen]

Neuen Termin anlegen, dabei eine freie Ressource aussuchen.

Es wird ein Kalender angezeigt, in dem die Belegung der vorhandenen Ressourcen (Personen, Fahrzeuge usw.) angezeigt wird. Sie können die gewünschte Ressource markieren und in den neuen Termin übernehmen.

[Kopieren]

Termin kopieren

Den ausgewählten Termin kopieren.

[Term.Ass.]

Termin-Assistent

Mit dem Termin-Assistenten können Sie auf eine einfache Weise Standard-Termine für Aufbau, Probe usw. eintragen.

[...aus Pos.]

Termine aus Auftragspositionen übernehmen (Option!)

Sie können Auftragspositionen mit Arbeitszeitartikeln in die Termine übernehmen. Dazu müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die Option zum Zulassen von Arbeitszeitartikeln mit Datumsangaben muss aktiviert werden. (Datei ⇒ Admin-Optionen ⇒ Einstellungen und Programmparameter ⇒ Auftrag ⇒ Diverses ⇒ Zeitraum für Arbeitszeitartikel… ⇒ Zulassen)
• Sie legen in den Auftragspositionen Arbeitszeitpositionen an. Wenn Sie die o. a. Option eingeschaltet haben, erscheinen die Zeitraumfelder automatisch in der Eingabemaske der Positionen unter dem Feld „Std./Tage:“. Wenn Sie im Bearbeiten-Menü allerdings die Option „Anzeigen ⇒ Fremd-/Reservemenge oben anzeigen“ gewählt haben, ist diese „stärker“ und Sie müssen den Zeitraum in den Positionsdetails eingeben.
• Sie geben Datum und Uhrzeit für die Position ein.

Die Termine werden entsprechend den Positionen als Termin angelegt. Dabei wird zwar der Termin eingetragen, aber noch keine Ressource. Diese können Sie im Termin-Planer noch festlegen. Die Bezeichnung der Auftragsposition wird dabei als Text für den Termin verwendet.

Wenn Sie diese Funktion mehrmals aufrufen, erscheint die folgende Bestätigungsaufforderung:

[Löschen]

Termin löschen

Hiermit können Sie den ausgewählten Termin löschen.

[Aktual.]

Anzeige aktualisieren

Diese Schaltfläche aktualisiert die Anzeige, falls z. B. von einem anderen Benutzer neue Termine eingetragen wurden.

Anzeige drucken

Druckt die aktuelle Anzeige auf dem Standard-Drucker aus.

Nächsten/vorherigen – ersten/letzten Termin selektieren

Selektiert den nächsten/vorherigen oder den ersten/letzten Termin in der Anzeige

Nur eigene Termine anzeigen

Wenn diese Schaltfläche aktiviert wird, werden nur die Termine des aktuell angemeldeten Benutzers angezeigt.

16.1.1.1 Termine verschieben und verändern

Die Termine können hier geändert werden. Teilweise indem man das zu ändernde Feld markiert und den gewünschten Text reinschreibt oder es gibt ein Auswahlmenü aus dem eine andere Angabe ausgewählt werden kann, wie hier z. Bsp. bei der Termin-Art.

Dann gibt es noch die Druckfelder und das Erinnerungsfeld. Diese aktiviert und deaktiviert man nach dem Markieren entweder mit der Leertaste oder mit dem Doppelklick der Maus.
Um die Änderungen zu übernehmen entweder die [F3]-Taste drücken oder den Button [Speichern] anklicken.

16.1.2 Termine bearbeiten

Wenn Sie einen Termin bearbeiten wollen, doppelklicken Sie auf den Termin. Es öffnet sich das Bearbeitungsfenster des Termins, in das Sie die Einzelheiten eingeben/ändern können:

16.1.2.1 Terminarten

Es gibt folgende Terminarten: Die Terminarten 0-9 sind allgemeine Termine, die nicht auf einen Auftrag bezogen sind.
0 - Allgemein
1 - Belegt
2 - Besprechung
3 - Intern
4 - Frei
5 - Fortbildung
6 - Urlaub
7 - Krank
8 - Privat
9 - Reise
Die Terminarten 10-22 beziehen sich normalerweise auf einen bestimmten Auftrag.
10 - Sonstiges
11 - Packen
12 - Laden
13 - Abfahrt
14 - Aufbau
15 - Probe
16 - Veranstaltung/TB
17 - Abbau
18 - Rückfahrt
19 - Ausladen
20 - Auspacken
21 - Prüfen/Reinigen
22 - Einräumen