GEVAS-Professional Auftragsverwaltung: Unterschied zwischen den Versionen

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== Allgemeines ==
 
== Allgemeines ==
  
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Bitte beachten: ''Dieser Artikel ist noch in Bearbeitung''
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'''Bitte beachten: ''Dieser Artikel ist noch in Bearbeitung''!'''
  
 
In der Auftragsverwaltung werden Anfragen, Angebote und Aufträge angelegt und bearbeitet.
 
In der Auftragsverwaltung werden Anfragen, Angebote und Aufträge angelegt und bearbeitet.
  
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== Was ist ein Auftrag? ==
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=== Was ist ein Auftrag? ===
  
 
Die Auftragsverwaltung wird zur Erstellung von Anfragen, Angeboten, Aufträgen usw. benutzt. Diese Vorgänge werden in der Datenbank gespeichert. Ein Kennzeichen entscheidet darüber, um welche Form eines Auftrags es sich handelt. Dieses Kennzeichen wird  "Status" genannt.  
 
Die Auftragsverwaltung wird zur Erstellung von Anfragen, Angeboten, Aufträgen usw. benutzt. Diese Vorgänge werden in der Datenbank gespeichert. Ein Kennzeichen entscheidet darüber, um welche Form eines Auftrags es sich handelt. Dieses Kennzeichen wird  "Status" genannt.  
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== Die Auftragsnummer ==
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=== Die Auftragsnummer ===
  
 
Jeder Auftrag erhält vom Programm automatisch eine fortlaufende [[Auftragsnummer]]. Mit dieser Nummer wird der Auftrag intern verwaltet. Die Auftragsnummer bleibt immer gleich, auch wenn sich der Auftragsstaus ändert!
 
Jeder Auftrag erhält vom Programm automatisch eine fortlaufende [[Auftragsnummer]]. Mit dieser Nummer wird der Auftrag intern verwaltet. Die Auftragsnummer bleibt immer gleich, auch wenn sich der Auftragsstaus ändert!
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Die Auftragsnummer ist der direkteste Weg zu einem Auftrag, weil diese Nummer eindeutig auf einen bestimmten Vorgang zeigt.  Zum Finden eines Auftrags können Sie aber neben der Nummer auch den Kundennamen, die Bezeichnung und andere Einträge benutzen. Dies wird unter “Auftrag suchen” beschrieben.
 
Die Auftragsnummer ist der direkteste Weg zu einem Auftrag, weil diese Nummer eindeutig auf einen bestimmten Vorgang zeigt.  Zum Finden eines Auftrags können Sie aber neben der Nummer auch den Kundennamen, die Bezeichnung und andere Einträge benutzen. Dies wird unter “Auftrag suchen” beschrieben.
  
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== Auftrag suchen/finden ==
 
  
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Wenn Sie das Auftragsfenster öffnen (entweder über das Menü "Auftrag" oder durch Klicken auf das Symbol in der Symbol_Leiste), erscheint folgende Übersicht:
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== Auftragsübersicht, suchen und finden ==
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Wenn Sie das Auftragsfenster öffnen (entweder über das Menü "Auftrag" oder durch Klicken auf das Symbol in der Symbol-Leiste), erscheint folgende Übersicht:
  
 
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Suche.jpg|800px]]
 
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Suche.jpg|800px]]
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Beachten Sie auch die Hinweise zum '''[[Suchen_von_Informationen|Suchen von Informationen]]'''.
 
Beachten Sie auch die Hinweise zum '''[[Suchen_von_Informationen|Suchen von Informationen]]'''.
  
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 +
Auf der linken Seite des Fensters wird ein Explorer angezeigt, mit dem Sie die Anzeige in der Tabelle filtern können, z.B. nur Angebote, nur aktive Aufträge usw.
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Von hier haben Sie nun die Möglichkeit, einen neuen Auftrag anzulegen oder einen zuvor angelegten Auftrag zu öffnen und zu bearbeiten. Dazu können Sie
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 +
:...entweder auf die Schaftfläche --> in der Symbol-Leiste klicken
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:...oder einen Doppelklick auf einen ausgewählten Auftrag in der Tabelle ausführen
 +
:...oder die Taste F2 drücken.
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 +
 +
 +
 +
Wenn Sie nun Details zu einem Auftrag ansehen oder Änderungen am Auftrag vornehmen wollen, so schalten Sie zur Eingabemaske um, indem Sie die Taste ENTER oder F2 drücken oder auf den Schaltknopf [Bearbeiten] klicken. Sie können auch einen Doppelklick auf den angezeigten Auftrag machen.
 +
 +
1.1.2        Neuen Auftrag anlegen
 +
Um einen neuen Auftrag anzulegen, klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche [F5 Neu],  drücken Sie die Taste F5 oder wählen Sie im Auftragsbaum den Zweig ”Neuer Auftrag”. Es wird die Eingabemaske des Kopfbereichs geöffnet. Anschließend müssen Sie zuerst einen Status für den Auftrag vergeben, dann einen Empfänger/Kunden wählen. Eine genaue Beschreibung dafür finden Sie unter Punkt 3.2.
 +
 +
1.1.3        Auftrag suchen
 +
Wenn Sie einen Auftrag suchen wollen, so drücken Sie dazu in der Tabellenansicht die Taste F4 oder klicken Sie auf die Schaltfläche [F4 Suchen]. Es öffnet sich das Fenster, mit dem man einen Auftrag suchen kann.
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 +
In diesem Dialogfenster kann man nun mehrere Suchkriterien angeben, um die Suche nach einem bestimmten Auftrag einzugrenzen. Die von Ihnen zuletzt benutzten Auswahlkriterien werden angezeigt.
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Beispiel:
 +
 +
 +
Es gibt folgende Such-Kriterien:
 +
 +
Alle Spalten (Kurzname, Adresse, Abteilung usw.) kann man direkt mit einem Klick auf den Spaltenkopf als Suchkriterium auswählen. Die Bezeichnung der Spalte erscheint dann im Feld “sortiert nach”.
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 +
Die Auftragsfilter/Positionsfilter können Sie nach: Alle, Nur abgeschlossene, Nur Aufträge, usw. setzen.
 +
 +
Wenn Sie einen Auftrag suchen, geben Sie dazu im Feld “Suchen” einfach die ersten Buchstaben des Begriffs ein. Nach jeder Eingabe eines Zeichens springt die Anzeige in der Tabelle näher an einen gefundenen Datensatz heran.
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Es werden dann nur die Aufträge gezeigt, die dem angegebenen Suchbegriff entsprechen.
 +
 +
Eine “mächtige” Hilfe beim Suchen ist die sog. Joker-Suche mit dem %-Zeichen. Das “%” steht dabei für einen beliebigen Inhalt innerhalb des Suchenfeldes. Hierzu ein Beispiel:
 +
 +
Der Suchbegriff im Kurznamen...
 +
Zeigt diese Adressen an:
 +
 +
mei
 +
Meier, Meirhofer, Meibach
 +
 +
%mei
 +
Obermeier, Untermeier, Meier, Meirhofer, Mei­bach
 +
 +
%mei%of%
 +
Meirhofer
 
   
 
   
−
=== Auftrag öffnen ===
 
  
−
== Das Auftragsarchiv ==
+
Die Eingabe von “%” bedeutet, dass Sie alle Daten sehen wollen. Je nach Datenvolumen kann diese Suche jedoch einige Zeit in Anspruch nehmen, weil ja alle Daten vom Server zu Ihrem PC übertragen werden müssen.
 +
 
 +
1.1.4        Bereiche eines Auftrages
 +
Innerhalb des Programmteils zur Auftragsbearbeitung gibt es sehr viele Datenfelder. Daher ist die Eingabemaske in verschiedene Bereiche unterteilt, die wir "Seiten" nennen:
 +
 
 +
Auftragskopf:
 +
 
 +
Es beginnt mit der  Seite "Auftragskopf", in der Auftragsnummer, Angaben zum Kunden (Empfänger) usw. aus den Stammdaten eingelesen  werden, nachdem Sie einen Empfänger ausgewählt haben.
 +
 
 +
Dann können Sie den Miet-/Berechnungszeitraum eingeben und Angaben zur Produktion machen.
 +
 
 +
Außerdem kann man hier einen ausführlichen Memo-Text angeben, der z.B. konkrete Angaben zum Auftrag beinhalten kann.
 +
 
 +
Auftragspositionen:
 +
 
 +
Auf der Seite "Positionen" werden die Auftragspositionen eingegeben und korrigiert. Außerdem können Sie sich hier eine tabellarische Über­sicht über die Auftragspositionen anzeigen lassen. Die Auftragspositionen bestehen aus den Artikelangaben Menge, Preis usw. und einem variablen Textfeld, in das beliebiger Text zu jeder einzelnen Position angegeben werden kann.
  
−
Im Auftragsarchiv kann man alte Aufträge (z.B. abgelaufene Angebote, abgeschlossene Aufträge usw.) ablegen, die dann im aktuellen Bereich der Auftragsverwaltung nicht mehr erscheinen. Aus dem Archiv kann man einen Auftrag jederzeit wieder in den aktuellen Auftragsbereich zurückverschieben oder eine Kopie eines archivierten Auftrags im aktuellen Bereich anlegen.
+
Auftragsfuß:
  
−
=== Auftrag archivieren ===
+
Auf dieser Seite stehen die Summen, Rabatt, Zahlungskonditionen usw.
  
−
Wenn Sie einen (oder mehrere!) Aufträge archivieren wollen, so öffnen Sie zuerst die Auftragsverwaltung von REFLEX. Suchen Sie dann in der Übersichtseite den/die gewünschten Aufträge in der Tabelle, indem Sie die Taste [Strg] festhalten und mit einem Mausklick die Markierung setzen/entfernen.
+
Umschalten zu den einzelnen Seiten:
−
* In der Auftragsübersicht wird der gerade ausgewählte Auftrag mit einem Balken unterlegt. Markierte Aufträge werden schwarz unterlegt.
 
−
* Bitte beachten: Durch das Klicken mit der Maus wird der entsprechende Auftrag markiert. Falls zuvor schon ein oder mehrere Aufträge markiert waren, wird diese Auswahl entfernt. Will man mehrere Aufträge markieren, muss man das mit der gedrückten Taste [Strg] (bzw. Ctrl) und einem Mausklick machen! Will man einen ganzen Bereich markieren, muss man das mit der gedrückten Taste Umschaltung (bzw. [Shift]) und einem Mausklick auf den Anfang und einem Mausklick auf das Ende des Bereichs machen!<br>
 
−
Danach klicken Sie in der Tabelle mit der rechten Maustaste und wählen aus dem Menü:
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Auftragsarchiv.jpg|800px]]
+
Zu den einzelnen Seiten können Sie umschalten, indem Sie die Taste [F2] drücken, mit F7/F8 navigieren oder direkt auf die Registerreiter klicken.
  
−
Beantworten Sie diese Frage... [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Auftragsarchiv Frage.jpg|400px]] ...mit Ja, danach werden die Aufträge ins Archiv verschoben.
+
Zurück kommen Sie immer mit der Taste [Esc].
  
−
Wenn ein Auftrag noch nicht berechnet wurde, erscheint folgender Warnhinweis: [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Auftragsarchiv Warnhinweis.jpg|200px]]
+
Zugriffsschutz - Kein gleiches Recht für alle:
−
Überlegen Sie es sich gut, ob Sie einen unberechneten Auftrag archivieren wollen, weil man aus dem Archiv keine Rechnung erzeugen kann. Wenn Sie einen archivierten Auftrag berechnen wollen, müssen Sie ihn zuerst wieder aktivieren, dann berechnen und danach ggf. wieder archivieren.
 
  
−
=== Aufruf von archivierten Aufträgen ===
+
Der Zugriff auf die einzelnen Seiten der Auftragsverwaltung kann individuell pro Benutzer eingeschränkt werden, so dass z.B. nicht jeder Benutzer Zugriff auf die Funktionen der Auftragsverwaltung hat.
  
−
Im Auftragsbaum links gibt es die Auswahl „Archiv“, über die man die archivierten Aufträge suchen kann:
+
Unter Datei\Optionen\Zugriffssteuerung können Sie die Rechte vergeben bzw. einschränken.
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Auftragsarchiv Aufruf.jpg|600px]]
 
  
−
Innerhalb des Archivs gibt es die gleichen Suchfunktionen wie im „normalen“ Auftragsbereich, also z.B. die IntelliSuche.
 
  
−
Einen archivierten Auftrag kann man „ganz normal“ öffnen, wie einen normalen Auftrag. Wenn man einen archivierten Auftrag aufruft, so erscheint nun ein entsprechender Warnhinweis...
+
1.2          Auftrag erfassen
 +
In diesem Kapitel wollen wir zusammen einen neuen Auftrag in Form eines Angebots anlegen. Wenn nichts anderes angegeben ist, drücken Sie die Taste  ENTER, um zum nächsten Eingabefeld zu gelangen. Zurück ins vorhergehende Feld  gelangen Sie mit der Taste Umschaltung + ENTER. Alternativ dazu können Sie auch die von Windows gewohnte Tabulator-Taste benutzen.
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Auftragsarchiv Warnhinweis2.jpg]] ...auf allen Registerseiten des Auftrags.
+
1.2.1        Neuen Auftrag anlegen
 +
Wenn Sie sich in der Tabellendarstellung der Auftragsbearbeitung befinden, so klicken Sie auf die Schaltfläche [F5 Neu] , drücken Sie die entsprechende Funktionstaste oder wählen Sie im Übersichtsbaum “Neuer Auftrag”.
  
−
Ein archivierter Auftrag kann nicht mehr verändert werden. Dispo-Abfrage und Drucken ist aber weiterhin möglich.
+
1.2.2        Auftragsstatus wählen
 +
Es öffnet sich zuerst das Fenster, in dem Sie den Auftragsstatus wählen können:
  
−
=== Hinweise zum Aktivieren/Kopieren aus dem Archiv ===
 
  
−
Wenn Sie einen Auftrag aus dem Archiv reaktivieren, wird er 1:1 aus dem Archiv in den aktuellen Bereich verschoben, d.h. die Auftragsnummer bleibt gleich und er verschwindet aus dem Archiv.<br>
+
Hier können (bzw. müssen) Sie wählen zwischen Anfrage, Angebot, Auftrag, usw.  Sie können den Status durch Drücken der Tasten "Cursor-Hoch" und "Cursor-Tief" auswählen und mit ENTER übernehmen. Außerdem können Sie den Status auch mit [Alt+1] bis [Alt+7] auswählen.
−
Wenn Sie einen Auftrag aus dem Archiv kopieren wollen, so benutzen Sie dazu die „normale“ Auftrag-Kopieren-Funktion.
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Auftragsarchiv Kopie.jpg]]
+
Anfrage, Vorbestellung:     Unverbindliche Anfrage. Die Daten werden NICHT in die Disposition übernommen.
  
−
=== Reaktivieren eines Auftrags aus dem Archiv ===
+
Angebot, Reservierung:    Reservierung.  Die Daten werden in die Disposition übernommen.
  
−
Wenn Sie einen Auftrag aus dem Archiv reaktivieren, wird er 1:1 aus dem Archiv in den aktuellen Bereich verschoben, d. h. die Auftragsnummer bleibt gleich und er verschwindet aus dem Archiv.<br>
+
Auftrag:                                     Verbindliche Zusage des Auftrages, feste Reservierung. Die Daten werden in die Disposition übernommen.
−
Wenn Sie einen Auftrag aus dem Archiv kopieren wollen, so benutzen Sie dazu die „normale“ Auftrag-Kopieren Funktion.
 
  
−
== Auftrag kopieren ==
 
  
−
Sie können jeden Auftrag mit allen Einzelheiten kopieren. Die Kopie kann einen anderen Status haben als das Original, Sie können also z. B. aus einem Auftrag ein neues Angebot erstellen.<br>
 
−
Wenn Sie einen Auftrag kopieren wollen, so wählen Sie zuerst das Original aus. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche „Kopieren &rArr; Auftrag kopieren“. Ein Dialogfenster öffnet sich, in dem Sie die Kopier-Optionen angeben können. Beispiel:
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung AuftragKopieren.jpg|800px]]
+
Interner Auftrag:                   Reservierung von Artikel für interne Zwecke. Die Daten werden in die Disposition übernommen.
  
−
Wählen Sie die gewünschten Optionen und klicken Sie auf [OK].<br>
+
Werkstattauftrag:                 Hier legen Sie Geräte an, die für eine bestimmte Zeit nicht disponiert werden, aber trotzdem im Bestand vorhanden sind.
−
Der Auftrag wird dann neu angelegt mit den Daten des Original-Auftrags, allerdings mit einer neuen Auftragsnummer.<br>
 
−
Bestimmte Felder werden nicht kopiert, z. B. das Druckdatum, die Lager-Mengen in den Positionen usw.
 
−
{| class="wikitable" style="text-align: left;"
 
−
|Reservemenge mitkopieren
 
−
|Mit dieser Option können Sie steuern, ob die Reservemengen in den Auftragspositionen mitkopiert werden sollen.
 
−
|-
 
−
|Fremdmenge mitkopieren
 
−
|Mit dieser Option können Sie steuern, ob die Fremdmengen in den Auftragspositionen mitkopiert werden sollen.
 
−
|-
 
−
|Jobdaten mitkopieren
 
−
|Mit dieser Option können Sie steuern, ob die Jobdaten mitkopiert werden sollen.
 
−
|-
 
−
|Positionszusatztexte
 
−
|Mit dieser Option werden die Zusatztexte der Positionen ebenfalls kopiert.
 
−
|-
 
−
|Preise neu aus Stammdaten holen
 
−
|Mit dieser Option werden die Preise der Artikel neu aus den Stammdaten geholt und die bisherigen Preise in den Auftragspositionen überschrieben.
 
−
|-
 
−
|Texte neu aus Stammdaten holen
 
−
|Mit dieser Option werden die Texte der Artikel neu aus den Stammdaten geholt und die bisherigen Texte in den Auftragspositionen überschrieben.
 
−
|-
 
−
|Auftrag nachbearbeiten
 
−
|Nachdem der Auftrag kopiert wurde, wird er geöffnet. Sie können nun die Daten ändern oder ergänzen, z. B. einen anderen Kunden auswählen, ein anderes Datum usw. Auch die Preise sollten Sie überprüfen und ggf. anpassen.
 
−
|}
 
  
−
== Letzer Auftrag ==
+
Abschließen:                          Manuelles Abschließen des Auftrages: Nur möglich, wenn keine Artikel mehr ausgegeben sind.
  
−
Diese Option finden Sie unter Auftrag -> Auftragsverwaltung im linken Teil des Fensters. Mit dieser Option können Sie zum letzten Auftrag zurückspringen, welchen Sie bearbeitet und gespeichert haben.
+
Stornieren:                              Ein Auftrag wird vor Produktionsbeginn vom Kunden storniert.
  
−
== Die Bereiche eines Auftrags ==
+
Wir wollen jetzt ein Angebot erstellen. Also wählen Sie “2 Angebot” aus.
  
−
Innerhalb der Auftragsbearbeitung gibt es sehr viele Datenfelder. Daher ist die Eingabemaske in verschiedene Bereiche unterteilt, die wir "Seiten" nennen. Zu den einzelnen Seiten können Sie umschalten, indem Sie mit den Tasten [F7]/[F8] navigieren oder direkt auf die Registerreiter
+
Klicken Sie zur Bestätigung auf [OK] oder drücken Sie die ENTER-Taste.
  
−
* Übersicht
+
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Adresse suchen/auswählen können.
−
* Kopfteil
 
−
* Positionen
 
−
* Fuss
 
  
−
klicken.
+
1.2.3        Adresse/Empfänger festlegen
 +
Wenn Sie den Empfänger gewählt haben, öffnet sich der Auftragskopf.
  
−
=== Kopfteil ===
 
  
−
Hier stehen die Angaben zum Empfänger (Kunden). Es werden hier auch Informationen zur Produktion angegeben, wie z.B. der Produktionszeitraum, der Dispositionszeitraum usw.
+
1.2.4        Auftragskopfdaten eingeben
 +
Hier werden nun die Kundendaten aus den Stammdaten eingelesen sowie Produktions­informationen usw. eingegeben.
  
−
Außerdem kann man hier einen ausführlichen Kopf-Text angeben, der z.B. die „Einleitungsfloskel“ sowie Angaben zum Auftrag beinhalten kann.
+
Zuerst wurde von GEVITAS Professional im Feld Auftragsnummer eine neue Nummer vergeben. Dabei holte sich GEVITAS Professional die nächste freie Nummer, wie in den Programm­parametern unter Datei\Optionen\Programm-Parameter eingestellt.
  
−
Einzelheiten dazu finden Sie in [[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung Kopf]].
+
Status gibt den Status an, der zu Beginn des neuen Angebots ausgewählt wurde. Erfasst am: / Geändert am: diese Felder werden vom Programm mit dem entsprechenden Datum ausgefüllt. Ebenso das Feld Von:  hier schreibt das Programm den Anmeldenamen des Anwenders.
  
−
=== Positionen ===
+
Druckdatum hingegen wird vom Anwender selbst ausgefüllt. Das Datum wird manuell angegeben.
  
−
Auf der Seite "Positionen" werden die Auftragspositionen eingegeben und korrigiert. Außerdem können Sie sich hier eine tabellarische Übersicht über die Auftragspositionen anzeigen lassen.  
+
Empfänger gibt die zu Beginn ausgewählte Adresse mit den zugehörigen Daten aus den Stammdaten an.
  
−
Die Auftragspositionen bestehen aus den Artikelangaben Menge, Preis usw. und einem variablen Textfeld, in das beliebiger Text zu jeder einzelnen Position angegeben werden kann.
+
Person
  
−
=== Fussteil ===
+
Wenn bei der gewählten Adresse mehrere Ansprechpartner/Personen hinterlegt sind, so können Sie über das Aufklapp-Menü den gewünschten Ansprechpartner/Person heraussuchen.
  
−
Auf dieser Seite stehen die Auftragssummen, der Gesamt-Preis, Zahlungskonditionen usw.  
+
Wenn es bei der Adresse keine Ansprechpartner gibt, wird der Hauptansprechpartner aus der Adresse benutzt oder das Listenfeld ist leer.
  
−
Außerdem kann man hier einen ausführlichen Text angeben, der z.B. die „Ausleitungsfloskel“ beinhalten kann.
+
Sie können jederzeit direkt aus der Auftragserfassung heraus zur Adressverwaltung umschalten, um eine neue Adresse oder einen neuen Ansprechpartner einzugeben. Klicken Sie dazu einfach auf das Adressensymbol auf der Symbol-Leiste oder wählen Sie die Adressverwaltung aus dem Stammdatenmenü aus. Das Fenster der Adress-Stammdaten öffnet sich; alle Funktionen der Adressverwaltung stehen Ihnen nun zur Verfügung.
  
 +
Hinweis:        Sie können mit GEVITAS Professional mehrere Fenster gleichzeitig öffnen, da GEVITAS Professional ein echtes Windows-Programm mit der sog. MDI-Schnittstelle ist (MDI=Multiple Document Interface). Die Anzahl der Fenster ist dabei nur durch den Speicher Ihres PC’s und die vor­handenen Systemressourcen begrenzt! Wenn Sie sich über die derzeit geöffneten Fenster informieren oder zu einem anderen Fenster umschalten wollen, so wählen Sie aus dem Menü "Fenster" das gewünschte Fenster an!
  
−
=== Dispo ===
+
Wenn Sie die Adresse gewählt haben, können Sie im Feld Abholer den betreffenden Namen eingeben, sofern der Name nicht aus dem Adressstamm verwendet werden soll.
  
−
Der Dispo-Check prüft, ob für die angegebenen Artikel im Auftrag eine Unterdeckung existiert oder ob alle Artikel in dem vergangenen Zeitraum aufgeführt sind.
+
Miet‑­Zeit­raum
  
−
[[#Der Dispo-Bereich|Dispo-Check über den Auftrag]]
+
Die Felder in dieser Gruppe sind dazu da, den tatsächlichen Mietzeitraum (Dispositions­zeitraum) festzulegen. Außerdem wird hier angegeben, welche Anzahl an Mieteinheiten (Tage, Wochen, Monate) berechnet werden sollen. 
  
  
−
== Anlegen eines neuen Auftrags ==
 
  
−
=== Auftragsstatus wählen ===
+
Der Miet‑Zeitraum besteht aus Datum und Uhrzeit der Zeitpunkte, zu denen das Material das Lager verlassen bzw. wieder zurückkommen soll. Diese Angabe wird im Positionsteil für die Disposition verwendet (kann dort aber pro Position noch geändert werden). Standardmäßig wird von GEVITAS Professional das aktuelle Tagesdatum vorgegeben. Die Uhrzeitvorgabe wird aus der Angabe in der Parametertabelle geholt.
  
−
Der Auftragsstatus wird generell vorab festgelegt, wenn ein neuer Auftrag erstellt wird. Im nachhinein kann der Status eines bestehenden Auftrages auch geändert werden, wenn sich zum Beispiel aus einem Angebot ein Verkauf entwickelt. Für eine nachträgliche Statusänderung rufen Sie den entsprechenden Auftrag auf und drücken Shift + F10. Das Statusfenster öffnet sich und der Status kann nachträglich geändert werden.
+
(Datei\Optionen\Programm-Parameter-Tabelle  Einträge: VAZeitVon / Bis und ZeitMorg. usw.) Sie können im Halbstunden-Rhythmus disponieren.
  
−
=== Empfänger/Kunde wählen ===
+
Tage/Wochen/Monate
  
−
Sie müssen einen Kunden und seine Adresse auswählen.
+
Diese Angaben werden automatisch von GEVITAS Professional errechnet. Dabei gelten folgende Regeln: ‑ Wenn Beginn und Ende im gleichen Tag liegen, wird dies als 1 Tag gerechnet. ‑ Es werden nur vollständige Wochen bzw. Monate ausgewiesen. Diese Werte werden standardmäßig in das Feld “Berechnen” übernommen und können dort ggf. überschrieben werden. 
−
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Adresse suchen/auswählen können:
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Kopf Adresse.jpg]]
+
Im Feld “Berechnen” wird angegeben, wieviele Mieteinheiten (Tage, Wochen, Monate) berechnet werden sollen. Sie können diesen Vorschlag von GEVITAS Professional jederzeit überschreiben! Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste auf das Feld und geben Sie die gewünschte Tagesanzahl ein. Diese Angabe wird dann in die Positionen des Auftrags übernommen.
  
−
Das Suchen einer Adresse wird im Kapitel „Stammdaten Kontakte“ beschrieben.
+
1.2.5        Produktionsname/Veranst.Ort
−
Wenn Sie einen Empfänger gewählt haben, öffnet sich der Auftragskopf.
+
Hier können Sie den Namen und den Ort der Produktion (Veranstaltung) angeben. Diese Angaben sind für den Ausdruck und zum Suchen von Aufträgen wichtig.
  
−
== Status ändern ==
+
Bearbeiter
  
−
Sie können den Status eines Auftrags jederzeit ändern, außer wenn er...
+
Geben Sie hier den Sachbearbeiter für den Auftrag an. Standardmäßig wird von GEVITAS Professional der angemeldete Anwender eingetragen.
  
−
...abgeschlossen
+
Versandart
−
...aktiviert (ausgegeben)
 
  
−
ist.
+
Optional können Sie nun die Versandart für den Auftrag auswählen. Mit dem
  
 +
3-Punkte-Button an dem Feld können Sie eine in den Stammdaten gespeicherte Versandart auswählen. Im Feld “Versand-Text” können Sie einen freien Text zum Versand eingeben.
  
−
== Auftrag löschen ==
+
Bemerkung
  
 +
Raum für eine kurze, interne Bemerkung. Texte, die an den Kunden gerichtet sind, können Sie später noch eingeben. Hinweise über die Veranstaltung wie Aufbau, Probe, Abbau usw. können im Termin-Fenster noch zu einem späteren Zeitpunkt angegeben werden.
  
−
== Auftrag drucken, mailen, exportieren ==
+
Text
  
 +
Im Textfeld am unteren Rand des Fensters können Sie bis zu ca. 16 A4-Seiten  Text zu diesem Auftrag schreiben.
  
−
=== Auftrag drucken ===
+
Wenn Sie die gewünschten Felder ausgefüllt haben, gelangen Sie mit der Schaltfläche [F2], der Taste F2 oder direkt mit einem Klick auf den Registerreiter zum nächsten Eingabe­fenster "Auftragspositionen".
  
−
Wenn Sie den Auftrag/das Angebot drucken wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [Drucken] oder drücken die Taste [F12]. Das Druckfenster der Auftragsbearbeitung wird angezeigt. <br>
+
Weiter zum Positionsteil:
−
Beispiel:
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung AuftragDrucken.jpg|600px]]
+
1.2.6        Positionsbereich des Auftrags
 +
Das Fenster der Positionen besteht aus dem Eingabeteil (oben)  und einer Tabelle mit mehreren Zeilen (unten), in dem diese Register untergebracht sind:
  
−
Sie können hier zwei verschiedene Druckvorgänge auf einmal starten, z. B. einmal die erste Seite auf einem Formular mit Briefkopf und die Folgeseiten ohne.
 
−
* Bei jedem Ausdruck können Sie das Formular wählen, mit dem gedruckt werden soll. Das Formular bestimmt das Layout des Ausdrucks.
 
−
Außerdem ermöglicht dieses Fenster, den jeweiligen Drucker und Druckerschacht auszuwählen.
 
−
* Der hier angegebene Schacht ist die logische Schachtnummer, die vom Windows-Druckertreiber vergeben wird! Er kann u. U. von der Schachtnummer abweichen, die an Ihrem Drucker angegeben wird. Gegebenenfalls hilft nur ausprobieren.
 
−
* In dem verwendeten Formular (Report) darf kein Drucker/Schacht fest angegeben sein, weil diese Angabe Vorrang hat vor der hier angegebenen Schachtnummer!
 
−
Die zuletzt verwendeten Einstellungen in diesem Fenster werden in Ihrem Benutzerprofil gespeichert und beim nächsten Druck voreingestellt.
 
  
−
Die angegebene Anzahl der Kopien bezieht das Original mit ein, die Angabe 1 heißt also, einen Ausdruck zu erzeugen, 2 heißt zwei Exemplare auszudrucken usw. Diese Angabe hat nur beim Drucken Einfluss, nicht bei der Vorschau, beim Email oder Fax!
+
Positionen:              Zeigt eine Tabelle der Positionen für diesen Auftrag an.
  
−
Sie können...
+
Text:                          Beinhaltet ein großes Textfeld, in das ein Memo-Text für die gerade ausgewählte Auftragsposition eingegeben werden kann. Zu jeder einzelnen Auftragsposition kann solch ein Text gespeichert werden.
−
* den Auftrag drucken
 
−
* den Ausdruck zuerst in der Vorschau betrachten
 
−
* den Ausdruck in eine Datei exportieren
 
−
* den Auftrag direkt per E-Mail senden, wobei der Druck als Anlage zum E-Mail im PDF-Format angehängt wird.
 
−
* den Auftrag direkt als Fax (per E-Mail) senden.
 
−
* beim Drucken das Dokument automatisch als PDF-Datei in die Dokumententabelle des Auftrags eintragen lassen, d. h. das Programm erzeugt eine PDF-Datei und verknüpft diese mit dem Auftrag. Damit können Sie alle Druckvarianten des Auftrags automatisch archivieren!
 
−
* eine Ladeliste drucken.
 
  
−
==== Drucken ====
+
Dispo-Übersicht:    Zeigt eine Tabelle mit der Verfügbarkeit der Artikel zu diesem  Auftrag an und ggf. werden Unterdeckungen durch Terminkollisionen angezeigt.
  
−
Hiermit wird der Ausdruck des Auftrags auf dem Drucker gestartet, den Sie im Feld „Benutzter Drucker“ angegeben haben. Wenn Sie hier keinen Drucker gewählt haben, wird der Windows-Standarddrucker verwendet.<br>
+
Eingabe der Positionen
−
Wenn Sie die Option „Drucker-Fenster einblenden“ gewählt haben, erscheint vor dem Ausdruck noch das Druckerfenster, wo Sie die Druckoptionen angeben können.<br>
 
−
Die hier gewählten Druckoptionen ändern die Standardeinstellungen des gewählten Druckers nicht! Sie gelten nur für den jetzigen Ausdruck und sind nach dem Programm-Neustart wieder auf die Grundeinstellungen des Druckers zurückgestellt worden! Wenn Sie die Standardeinstellungen des Druckers ändern wollen, müssen Sie dies über die Windows-Systemsteuerung vornehmen. Allerdings werden diese Einstellungen u. U. erst beim Neustart des Programms wirksam! <br>
 
−
Sie können den Ausdruck mit der Schaltfläche [Drucken] oder der Taste [F12] starten.
 
  
−
===== Dokumentenverknüpfung, Betreff =====
+
Damit ein Angebot/Auftrag eine geordnete Struktur erhält, können Sie die Positionen in Kapitel und Positionen unterteilen. Die Kapitel können dabei den Artikelgruppen entsprechen, Sie können jedoch auch beliebige Überschriften für die Kapitel angeben.
  
−
Wenn Sie die Option „Beim Druck Dokument als PDF speichern“ gewählt haben, wird automatisch eine PDF-Datei und eine Dokumentenverknüpfung dazu erzeugt! Beim Drucken mit einer Dokumentenverknüpfung als PDF wird der Betreff der Verknüpfung mit der Dokumentenart (Angebot/Auftrag), dem Datum und der Uhrzeit vorgegeben und in die Verknüpfung geschrieben. Der Betreff wird vom Programm vorgeschlagen, kann aber verändert/ergänzt werden:
+
Durch diese Kapitelstruktur setzt sich die Nummer einer Position aus der Kapitelnummer und einer darin fortlaufenden Nummer zusammen.
−
Beispiel in den Kontaktstammdaten:
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung AuftragDrucken Dokumentenverknüpfung.jpg]]
 
  
−
In der Betreff-Spalte sind die Dokumentenarten zu sehen.
 
  
−
==== Vorschau =====
+
Beispiel:
  
−
Die Vorschau zeigt den Ausdruck des Auftrags so an, wie er beim Drucken gedruckt werden würde (WYSIWYG).  
+
1.           Beleuchtung
  
−
Beispiel CRRUN 8.5 [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung AuftragDrucken Vorschau.jpg|600px]]  Beispiel CRRUN 12:[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung AuftragDrucken Vorschau2.jpg|600px]]
+
1.1          Tageslichtleuchte HMI 1600
  
−
Im Druck-Fenster der Aufträge (und auch der Faktura!) gibt es die Option „Druckdatum auch bei Vorschau setzen“. Wenn diese Option ausgewählt wird (und nur dann!), so wird beim Auftrags- oder Rechnungsdruck das Druckdatum gesetzt. Diese Option wird im Benutzerprofil gespeichert.
+
1.2          Scheinwerfer HELL 12
  
−
'''Die Elemente des Vorschaufensters'''<br>
+
1.3         Vorschaltgerät XYZ 12
−
'''1''' - Mit diesen Schaltflächen können Sie innerhalb der Seiten blättern.<br>
 
−
'''2''' - Hier werden die aktuelle Seite und die Anzahl der Seiten angezeigt.<br>
 
−
'''3''' - Mit dieser Schaltfläche können Sie den Ausdruck starten.<br>
 
−
'''4''' - Mit dieser Schaltfläche können Sie den Export der Daten starten.<br>
 
−
'''5''' - Hier wird die Vergrößerung des Fensters angezeigt. Außerdem können Sie die Vergrößerung verändern.<br>
 
−
'''6''' - Diese Zahl bezieht sich auf die Anzahl der angezeigten Datensätze.<br>
 
−
'''7''' - Hier wird der Ausdruck in möglichst „naturgetreuer Nachbildung“ angezeigt.<br>
 
−
'''8''' - Mit dieser Schaltfläche können Sie die Anzeige der Vorschau aktualisieren.<br>
 
−
'''9''' - Mit dieser Schaltfläche kann der Parameterbereich ein- /ausgeblendet werden.<br>
 
−
'''10''' - Mit dieser Schaltfläche kann die Gruppenstruktur ein- /ausgeblendet werden.<br>
 
−
'''11''' - Mit dieser Schaltfläche kann der Druckerschacht ausgewählt werden.<br>
 
−
'''12''' - Mit dieser Schaltfläche wird die aktuelle Ansicht geschlossen, CRRUN12 bleibt im Hintergrund geöffnet.<br>
 
  
−
==== Exportieren ====
+
2.            Beschallung
  
−
Aus dem Vorschaufenster heraus können alle angezeigten Daten exportiert werden.
+
2.1          Aktivboxen ABASS 200
−
Crystal Reports bietet mehr als zwanzig verschiedene Exportformate: Dazu gehören:
 
  
−
* Adobe Acrobat (PDF)
+
2.2          Verstärker KAWUMM 2000
−
* durch Zeichen getrennte Werte
 
−
* durch Komma getrennte Werte (CSV)
 
−
* Crystal Reports (RPT)
 
−
* Data Interchange Format (DIF)
 
−
* Microsoft Excel
 
−
* HTML 4.0 (DHTML)
 
−
* ODBC
 
−
* Datensatzformat (Werte in Spalten)
 
−
* Rich Text Format
 
−
* Text mit Tabulatoren als Trennzeichen
 
−
* Word-Format
 
−
* XML
 
−
usw.
 
  
−
Neben den auf Ihrem Computer installierten Standardexportformaten stehen Ihnen zusätzliche Exportformate zur Verfügung. Diese werden durch die auf Ihrem lokalen Computer vorhandenen DLL-Dateien bestimmt. Wenn Sie einen Bericht in ein Dateiformat exportieren, das sich vom Format von Crystal Reports unterscheidet, geht die Formatierung des Berichts u. U. teilweise oder ganz verloren. Crystal Reports versucht stets die Formatierung beizubehalten, soweit das Exportformat dies zulässt.
+
3.           Personal
  
−
==== Exportieren in Microsoft Mail (MAPI) ====
+
3.1          Aufbauhelfer
  
−
* Wählen Sie das Exportformat aus der Dropdown-Liste Format aus. Wählen Sie für dieses Beispiel Excel 7.0(XLS) (Extended).
+
3.2          Beleuchtungsmeister
−
* Wählen Sie Microsoft Mail (MAPI) aus der Dropdown-Liste Ziel aus. Klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld Format-Optionen wird geöffnet.
 
−
* Ändern Sie die Formatierungseinstellungen wie gewünscht. Klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld E-Mail senden wird geöffnet.
 
−
* Geben Sie die Adresse ein und klicken Sie auf Senden. Das Dialogfeld „Datensätze exportieren“ wird angezeigt.
 
  
−
==== Als E-Mail senden ====
+
3.3          Tonmeister
  
−
Mit dieser Option wird ein automatischer E-Mail-Versand unterstützt. Sie haben die Möglichkeit, den Empfänger auszuwählen, einen Betreff und einen Text anzugeben und das Senden zu starten. Der Auftrag wird automatisch im PDF-Format als Anhang an das E-Mail angehängt.
+
3.4          Fahrer
−
* Es können Anhänge an das E-Mail angehängt werden
 
−
* Blind-Kopie (BC) ist möglich
 
−
* In Verbindung mit einem Mail-Fax-Server können Angebote/Aufträge direkt gefaxt werden.
 
  
−
=== E-Mail senden ===
+
4.            Sonstiges
  
−
Drücken Sie auf [E-Mail], wenn Sie den Auftrag über Ihr E-Mail-System versenden wollen.<br>
+
4.1          Kaffee
  
−
Der weitere Ablauf ist bei beiden Sendearten identisch:
+
4.2          Fahrtkosten
−
* Es wird zuerst eine Vorschau des Ausdrucks angezeigt, damit Sie den Ausdruck kontrollieren können.
 
−
* Anschließend wird automatisch eine PDF-Datei erzeugt und in das Fax/Mail als Anhang eingefügt.
 
−
* Danach können Sie den Empfänger bestätigen bzw. ändern, Betreff und ggf. Text eingeben.
 
−
* Bei E-Mail können Sie weitere Anhänge einfügen.
 
−
* Dann senden Sie das Fax/Mail. Die PDF-Datei wird automatisch mit dem Auftrag und Kontakt verknüpft.
 
−
Vorschau des Ausdrucks:
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung AuftragDrucken EMailVorschau.jpg|600px]]
+
4.3          Verbrauchsmaterial
  
−
Klicken Sie auf [Weiter]. Anschließend wird automatisch eine PDF-Datei erzeugt und in das Fax/Mail als Anhang eingefügt. Danach können Sie den Empfänger bestätigen bzw. ändern, Betreff und ggf. Text eingeben
+
Alle hier fett gedruckten Kapitelüberschriften sind “normale” Auftragspositionen, die aber keine Artikel beinhalten, sondern lediglich als Kapitelüberschriften dienen. Die Kapitel­überschriften können Sie dabei selbst bestimmen. Außerdem können Sie unter die Überschriften einen Einleitungstext eingeben (Registerseite Text). Dieser Text ist der "normale" Positions­text, der jeder Kapitel‑ oder Artikelposition mitgegeben werden kann.
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung AuftragDrucken EMail.jpg|600px]]
+
Erfassen einer neuen Position
  
−
Je nachdem, ob Sie mailen oder faxen angegeben haben, steht die Mailadresse oder Faxnummer des Kontaktes aus dem Auftrag schon in der Empfänger-Adresse. Wenn im Auftrag ein Ansprechpartner angegeben ist, werden dessen Daten verwendet, ansonsten die Daten der Adresse.<br>
+
Wenn Sie eine neue Position erfassen wollen, gehen Sie wie folgt vor:
−
Mit den Schaltflächen [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung AuftragDrucken EMail Kontakt.jpg]] rechts neben den Eingabefeldern können Sie eine andere E-Mail-Adresse bzw. Fax-Nummer auswählen:
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung AuftragDrucken EMail Kontaktauswahl.jpg]]
+
Kapitel anlegen:
  
−
Bei Verwendung der CRRUN12 sehen diese Schaltflächen so aus [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung AuftragDrucken EMail Kontaktauswahl Suchen.jpg]]
+
Wenn Sie noch kein Kapitel angelegt haben, sollten Sie zuerst ein neues Kapitel erzeugen mit der Schaltfläche [F6 Neues Kapitel] oder mit der Taste F6. Es öffnet sich ein Fenster mit der Anzeige der vorhandenen Artikelgruppen. Sie können nun eine Artikelgruppe auswählen, um die Kapitelüberschrift vor den nachfolgenden Positionen zu erhalten.
  
−
'''Senden mit...'''<br>
 
−
Mit der Option [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung AuftragDrucken EMail Kontaktauswahl Optionen.jpg]]
 
−
können Sie festlegen, über welche Daten-Schnittstelle gemailt bzw. gefaxt werden soll. Wenn Sie nicht mit Outlook arbeiten, müssen Sie MAPI auswählen. Wenn Sie mit Outlook/Exchange arbeiten, können Sie entweder MAPI oder Outlook verwenden. Wenn Sie mit Outlook/Exchange faxen wollen, müssen Sie „Outlook“ einstellen, damit die Fax-Nummer richtig an Outlook übergeben werden kann!
 
  
−
'''Option [E-Mail speichern...]'''<br>
 
−
Mit dieser Option [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung AuftragDrucken EMail Kontaktauswahl Optionen2.jpg]] können Sie bestimmen, dass das E-Mail (bzw. Fax) nicht sofort gesendet wird, sondern zuerst im E-Mail-Programm angezeigt wird und Sie es dann speichern/senden können.
 
  
−
===== Weitere Anhänge einfügen (bei E-Mail) =====
+
Beispiel:
  
−
Wenn Sie weitere Anhänge in das E-Mail einfügen wollen, so haben Sie dazu zwei Möglichkeiten:
 
−
;Beliebige Datei
 
−
Sie klicken auf [Anh.hinzufügen] oder drücken [Strg]+[A]. Hiermit können Sie eine beliebige Datei auswählen und als Anhang in das Mail einfügen.
 
  
−
===== Automatische Auswahl von Artikel-Dokumenten (Bildern) =====
+
Mit der Taste ENTER oder [OK] können Sie die Gruppe auswählen.
  
−
Wenn Sie auf [Anh. aus Art. hinzuf.] klicken, zeigt Ihnen REFLEX alle Bilder/Dokumente an, die bei den Artikeln hinterlegt sind, die in dem Auftrag enthalten sind. Sie sehen also auf einen Blick alle Dokumente der Artikel des Auftrags und können daraus das gewünschte Dokument auswählen. Beispiel:
+
Wenn Sie keine der vorgefertigten Gruppenüberschriften benutzen wollen, klicken Sie auf [Abbruch].
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung AuftragDrucken EMail Kontaktauswahl BilderAuswahl.jpg|600px]]
+
Sie können die Kapitelüberschrift in dem Eingabefeld des Fensters noch verändern/ ergänzen.
  
−
Suchen Sie das gewünschte Artikel-Dokument aus und klicken auf [OK]. Es wird dann in die Anhangsliste des Mails eingefügt.<br>
+
Mit [OK] wird die Überschrift im neuen Kapitel (z.B. 1.0) gespeichert und sofort die erste Position für das Kapitel angelegt (z.B. 1.1).
−
Sie können beliebig viele Dateien in den Anhang einfügen. Achten Sie aber darauf, dass das E-Mail nicht zu groß wird.
 
  
−
===== Senden Sie als Fax/Mail =====
+
Hinweis:        Innerhalb eines Auftrags müssen die Kapitel fortlaufend sein. Es darf also keine Lücken in der Nummerierung geben, da sonst das Programm die Positionsnummer nicht vergeben kann.
  
−
Klicken Sie auf [Senden]: 
+
Sie können nun gleich eine Position neu anlegen und einen Artikel für diese Position auswählen.
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung AuftragDrucken EMail Senden.jpg|600px]]
 
  
−
Beachten Sie, dass man den Text mit einer E-Mail-Signatur vorgeben kann (Optionen und Einstellungen &rArr; Programm-Parameter und Einstellungen &rArr; E-Mail-Einstellungen &rArr; E-Mail-Signatur).<br>
 
−
Das E-Mail/Fax wird an den E-Mail-Server übergeben, in Outlook z. B. in den Ordner „Post-Ausgang“ eingetragen und dann von dort gesendet. Die PDF-Datei wird automatisch mit dem Auftrag und Kontakt verknüpft.
 
  
−
=== Ladeliste drucken ===
+
Position anlegen:
  
−
In der Auftragsverwaltung gibt es eine integrierte Ladeliste. Diese kann man aufrufen, indem man einen Auftrag öffnet und dann
+
Wenn Sie eine neue Positionsnummer anlegen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche [F5 Neu Pos.] oder drücken die Taste F5.  Die nächste freie Nummer innerhalb des Kapitels wird dann automatisch von GEVITAS Professional vergeben. Anschließend können Sie den Artikel für diese Position bestimmen.
−
* entweder mit der Taste Strg+F12 direkt die Ladeliste öffnet oder
 
−
* im „normalen“ Drucken-Fenster die Schaltfläche [Ladeliste] klickt.<br>
 
−
Das Fenster der Ladeliste:
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung AuftragDrucken Ladeliste.jpg|600px]]
+
Achtung:       Sie müssen eine Artikelnummer in einer Auftragsposition angeben! Ohne Artikelnummer wird die entsprechende Artikelposition wie eine Textposition behandelt und das Programm kann die Umsatzerlöse der Artikel nicht verbuchen, da eine Berechnung nicht erfolgen konnte!
  
−
Für die Ladeliste gibt es mehrere Optionen:
+
Artikel bestimmen:      
−
{| class="wikitable" style="text-align: left;"
 
−
|Gruppieren nach:
 
−
|Die Ladeliste kann entweder nach den Auftragskapiteln/-positionen sortiert/gruppiert werden oder nach den Lagerorten der Artikel.
 
−
|-
 
−
|Neue Seite nach Gruppe:
 
−
|Mit dieser Option wird nach jeder Gruppe (Kapitel oder Lagerort, s. o.) ein Seitenwechsel für den Ausdruck eingefügt.
 
−
|-
 
−
|Nur Lagerort _______▼:
 
−
|Hiermit können Sie festlegen, dass nur ein bestimmter Lagerort angezeigt/gedruckt werden soll. Wählen Sie mit der Schaltfläche ▼ den gewünschten Lagerort aus. Das Optionsfeld &#x2610; wird damit automatisch eingeschaltet.
 
−
Wenn Sie doch nicht nach Lagerort filtern wollen, klicken Sie auf &#x2610;, um die Option wieder auszuschalten.
 
−
|-
 
−
|Nur Kapitel  _______▼:
 
−
|Hiermit können Sie festlegen, dass nur ein bestimmtes Kapitel angezeigt/gedruckt werden soll. Wählen Sie mit der Schaltfläche ▼ das gewünschte Kapitel aus. Das Optionsfeld &#x2610; wird damit automatisch eingeschaltet.
 
−
Wenn Sie doch nicht nach Kapiteln filtern wollen, klicken Sie auf &#x2610;, um die Option wieder auszuschalten.
 
−
|-
 
−
|Miete<br>Dienstl.<br>Verkauf<br>Arb.Zeit
 
−
|Mit diesen Optionen können Sie bestimmen, welche Artikel-Arten in der Ladeliste stehen sollen. Standardmäßig werden Miet- und Verkaufsartikel angezeigt.
 
−
|}
 
−
Beachten Sie auch die Hinweise zu den Logos im nächsten Kapitel.
 
  
−
==== Logos in interaktiven Listen ====
+
Bitte geben Sie die gewünschte Artikelnummer im entsprechenden Feld der Eingabemaske ein. Nach Drücken der ENTER-Taste werden die entsprechenden Artikeldaten abgerufen und angezeigt. Bei Eingabe einer nicht gespeicherten Artikelnummer + ENTER gelangen Sie automatisch in die Artikeldatei. Es werden die gespeicherten Artikel angezeigt; jetzt können Sie einen Artikel auswählen und in die Eingabemaske mit Doppelklick auf den Artikel oder mit ENTER übernehmen.
  
−
Auf den interaktiven Listen (Ladeliste, Kalkulation, Rechnungsliste usw.) kann man nun Logos anzeigen lassen. Dazu muss man JPG-Dateien in das Report-Verzeichnis kopieren, das in der Konfigurationsdatei (REFLEX.INI) angegeben ist, also z. B. „R:\Report“.<br>
+
Sie können einen Artikel auch suchen, indem Sie auf die Schaltfläche [...] neben der Artikelnummer klicken oder die Taste F4 drücken, wenn der Eingabecursor im Feld “Artikelnummer” steht.
−
Es gibt zwei Dateien für die Logos, die festgelegte Namen haben:
 
−
;LogoKopfLinks.jpg
 
−
:Diese Datei wird links oben im Kopf der Liste ausgegeben.
 
−
;LogoKopfRechts.jpg
 
−
:Diese Datei wird rechts oben im Kopf der Liste ausgegeben.
 
−
Beachten Sie die Groß- und Kleinschreibung, da die Interaktiven Listen in HTML geschrieben sind und dort die Groß-/Kleinschreibung beachtet wird!<br>
 
−
Die Logos werden in der Original-Größe in die Liste eingefügt, Sie müssen also die JPG-Dateien u. U. an die gewünschte Größe anpassen!
 
  
−
== Die Auftragspositionen ==
+
Artikel suchen:
  
−
=== Allgemeines ===
+
Zum Suchen eines Artikel steht Ihnen ein eigenes Dialogfenster mit vielfältigen Suchmöglichkeiten zur Verfügung.
  
−
Damit Sie sich in der Positions-Eingabemaske besser zurechtfinden, haben wir die einzelnen Bereiche in diesem Beispiel nummeriert:
 
  
−
[[Datei:REFLEX_Auftragsverwaltung_Auftragsposition.jpg|600px]]
 
−
{| class="wikitable" style="text-align: left;"
 
−
|style="width: 10%;"|'''1'''
 
−
|In diesem Bereich wird angezeigt, in welchem Auftrag Sie sich momentan befinden. Mit den Schaltflächen - und + können Sie innerhalb derer Auftragsdaten nach hinten oder vorne blättern.
 
−
Mit den Schaltflächen [Zurück] bzw. [Weiter] können Sie zurück zum Kopfteil beziehungsweise zum Fußteil umschalten.
 
−
|-
 
−
|'''2'''
 
−
|In diesem Bereich werden die Einzelheiten zu der ausgewählten Position angezeigt. Wenn zum Beispiel in der unteren Tabelle auf eine andere Position geklickt wird, werden die Einzelheiten zu diesen Positionen hier angezeigt und können in diesem Bereich verändert werden.
 
−
Links oben sehen Sie hier die Kapitel- bzw. Positionsnummer. Mit den Schaltflächen - und + können Sie innerhalb der Auftragspositionen vor bzw. zurückblättern.
 
−
Über das Feld „Artikelnummer“ können Sie einen Artikel auswählen, der in diese Positionen eingemischt werden soll. Geben Sie dazu entweder die gewünschte Artikelnummer in das Eingabefeld einen oder klicken Sie auf die Schaltflächen[...] rechts neben der Artikelnummer. In diesem Fall wird das Suchenfenster Artikel-Stammdaten geöffnet, aus dem Sie einen Artikel auswählen können.
 
−
Alternativ dazu können Sie Auftragspositionen auch über den Warenkorb eingeben.
 
−
|-
 
−
|'''3'''
 
−
|Hier wird die gewünschte Menge eingetragen. Bei Mietartikeln und bei Verwendung von Mietpreisstaffeln errechnet das Programm automatisch den zugehörigen Faktor, mit dem der Mietpreis multipliziert wird.
 
−
|-
 
−
|'''4'''
 
−
|In diesem Bereich kann man den Einzelpreis für die Artikel in das Eingabefeld oben eingeben. Wenn man das Feld mit der Tabulator-Taste verlässt, errechnet das Programm den Gesamtpreis und die Summen dieser Position.
 
−
Außerdem kann man hier diesen Positionen einen beliebigen Rabatt-Prozentsatz geben. Der entsprechende Rabattbetrag wird vom Programm automatisch errechnet.
 
−
|-
 
−
|'''5'''
 
−
|Mit dieser Schaltfläche kann man das Textfenster für die Positionen öffnen. Im Textfenster wird der Text für die aktuelle Position angezeigt. Mit einem Doppelklick auf dieses Fenster kann man das Textprogramm öffnen und den Text eingeben beziehungsweise korrigieren.
 
−
|-
 
−
|'''6'''
 
−
|Dieser Bereich beinhaltet einige Zusatzinformationen zu jeder Auftragsposition. Standardmäßig ist der Bereich nicht sichtbar. Mit der Schaltfläche [Pos.Info] können Sie die Anzeige dieses Bereiches einschalten bzw. wieder ausschalten. Die Felder dieses Bereiches werden weiter unten beschrieben.
 
−
|-
 
−
|'''7'''
 
−
|In dieser Tabelle werden die gespeicherten Positionen des Auftrages angezeigt. Durch einen Mausklick können Sie eine der Positionen auswählen.
 
−
Wie in allen Tabellenanzeigen des Programms können Sie die Spalten mit der Maustaste beliebig verschieben und auch die Spaltenbreite ändern.
 
−
|-
 
−
|'''8'''
 
−
|Mit diesen Schaltflächen können Sie spezielle Aufgaben lösen:
 
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Auftragsposition Schaltflächen.jpg]]
 
−
|}
 
  
−
=== Struktur der Auftragspositionen ===
+
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die gewünschten Suchbegriffe angeben können.
−
Damit ein Angebot/Auftrag eine übersichtliche Struktur erhält, können Sie die Positionen in Kapitel und Positionen unterteilen. Die Kapitel-Überschriften können dabei entweder aus vorgespeicherten Überschriften geholt werden (s. Programmparameter) oder manuell eingegeben werden.<br>
 
−
Durch die Kapitelstruktur setzt sich die Nummer einer Position aus der Kapitelnummer und einer darin fortlaufenden Nummer zusammen.<br>
 
−
'''Beispiel:'''
 
−
# '''Beleuchtung'''
 
−
## Tageslichtleuchte HMI 1600
 
−
## Scheinwerfer HELL 12
 
−
## Vorschaltgerät XYZ 12
 
−
# '''Beschallung'''
 
−
## Aktivboxen ABASS 200
 
−
## Verstärker KAWUMM 2000
 
−
# '''Personal'''
 
−
## Aufbauhelfer
 
−
## Beleuchtungsmeister
 
−
## Tonmeister
 
−
## Fahrer
 
−
# '''Sonstiges'''
 
−
## Kaffee
 
−
## Fahrtkosten
 
−
## Verbrauchsmaterial
 
−
Die hier fett gedruckten Kapitelüberschriften sind im Prinzip “normale” Auftragspositionen, die aber keine Artikel beinhalten, sondern lediglich als Kapitelüberschriften dienen.<br>
 
−
Die Kapitelüberschriften können Sie selbst bestimmen. Außerdem können Sie unter die Überschriften einen formatierbaren Einleitungstext eingeben.
 
−
Öffnen Sie dazu das Textfenster mit der Schaltfläche [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Auftragsposition Schaltfläche1.jpg]] rechts unten im Eingabe-Fenster.<br>
 
−
Jede Position, die Sie in dem Auftrag anlegen, erhält vom Programm automatisch eine Positionsnummer. Diese Nummer legt die Reihenfolge der Positionen fest. Sie können die gespeicherten Positionen nachträglich ganz einfach verschieben:<br> 
 
−
Links neben der Positionstabelle gibt es ein paar Schaltflächen:
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Auftragsposition seitlSchaltfläche.jpg]]
+
Beispiel:
  
−
Mit den Pfeil-Schaltflächen können Sie die aktuelle Position nach oben bzw. unten verschieben.
 
  
−
=== Die Kapitel-/Positionsnummer ===
+
Das Artikelsuchfenster ist ein sehr leistungsfähiger Programmteil, mit dem Sie sehr schnell und einfach den gewünschten Artikel finden können.
  
−
Die Kapitel- und Positionsnummer finden Sie unter dem Reiter Positionen im Arbeitsbereich von Reflex. Diese Nummern dienen dazu, um in den entsprechenden Auftrag zu strukturieren.
+
Dazu können Sie...
  
−
=== Aufbau der Positions-Eingabemaske ===
+
...    ein zum Suchen benutztes Feld  (z.B. die Artikelnummer) auswählen, indem Sie auf die Überschrift mit der linken Maustaste klicken. Nach diesem Feld wird die Anzeige sortiert. In diesem Feld können Sie nun den Suchbegriff eingeben.
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Auftrag.jpg|1000px]]
+
...    einen Suchbegriff in das Feld “Suchen:” eingeben. Die Anzeige der Daten wird dann auf die Artikel eingegrenzt, die dem Suchbegriff entsprechen. Standardmäßig sucht das Programm dabei den Suchbegriff Stellengenau von links nach rechts. Das Zeichen “%” können Sie als “Joker” einsetzen (siehe Seite 7). Beispiel: 16Spur%
  
−
=== Felder der Positions-Eingabemaske ===
+
Mit einem Klick auf die Schaltfläche [Auswahl] oder durch das Drücken der Taste ENTER werden die Daten in die Auftragspositionen übernommen.
−
{| class="wikitable" style="text-align: left;"
 
−
|Art.Nr.
 
−
|Hier steht die Artikelnummer des ausgewählten Artikels. Ein Artikel wird ausgewählt...
 
−
* ...beim Anlegen einer neuen Position, indem Sie auf die Schaltfläche [Neue Pos.] klicken oder die Taste F5 drücken.
 
−
* ...wenn Sie auf die Schaltfläche [...] klicken oder die Taste F4 drücken. Wenn Sie danach einen Artikel aus dem Suchenfenster auswählen, werden Sie vom Programm gefragt, ob Sie den Artikel in der aktuellen Position ersetzen wollen oder eine neue Position anlegen wollen.
 
−
'''Hinweis:'''
 
−
Eine weitere Möglichkeit, Artikel in den Auftrag einzufügen (= Auftragspositionen anzulegen) besteht darin, den Warenkorb zu öffnen, dort alle gewünschten Artikel in der entsprechenden Menge auszuwählen und den Warenkorb dann komplett in die Auftragspositionen einzufügen!
 
−
|-
 
−
|Typ
 
−
|Artikel-Typ aus den Artikelstammdaten
 
−
|-
 
−
|Bezeichnung
 
−
|Bezeichnung aus den Artikelstammdaten, kann in der Position überschrieben/ergänzt werden.
 
−
Das Überschreiben der Bezeichnung (und des Textes) in der Position ist wichtig für sog. „Dummy-Artikel“, bei denen Sie einen Artikel in den Artikelstammdaten anlegen, den Sie für verschiedene Zwecke nutzen. Normalerweise sollten Sie Dummy-Artikel nur für Artikel verwenden, die Sie selbst nicht haben und die nur selten verwendet werden.
 
−
|- 
 
−
|Menge
 
−
|Nach der Auswahl eines Artikels springt der Eingabecursor automatisch in das Feld “Menge”. Standardmäßig wird der Wert “1" eingesetzt. Geben Sie nun die gewünschte Menge der Position ein.
 
−
Bei Mietartikeln erfolgt die Überprüfung der Verfügbarkeit des Artikels nach Verlassen des Feldes Pos.summe oder beim Speichern der Position.
 
−
* Wenn Sie die automatische Dispo-Prüfung stört, können Sie diese in den Programm-Parametern ausschalten.
 
−
|-
 
−
|Einzel-Preis
 
−
|Wenn ein Preis in der Artikel-Stammdatei hinterlegt ist, wird er beim Abrufen des Artikels in die Position eingefügt. Der Preis kann je Auftrag abgeändert werden, bleibt jedoch in der Artikel-Stammdatei ursprünglich erhalten.
 
−
Über den *-Button können Sie den “Einzelpreis neu aus den Stammdaten holen” (per einfachem Mausklick). Diese Funktion benötigen Sie, wenn der aus den Stammdaten abgerufene Einzelpreis manuell überschrieben wurde und Sie wieder den gespeicherten Wert für diese Position haben möchten.<br>
 
−
'''Mietpreis:'''<br>
 
−
Der Mietpreis errechnet sich aus dem im Auftragskopf angegebenen Mietzeitraum und der dort angegebenen Mieteinheit (Tage, Wochen, Monate). Außerdem wird die Mietpreisstaffelung aus den Stammdaten (Mietpreisstaffeln) mit berücksichtigt, sofern diese angelegt wurde.
 
−
Sie können den Mietzeitraum einer Position manuell ändern, indem Sie in die entsprechenden Felder klicken und die Daten dort überschreiben.<br>
 
−
'''Verkaufspreis:'''<br>
 
−
Der Verkaufspreis wird aus dem Feld VK der Stammdaten geholt (siehe Artikelpreise).
 
−
Den gespeicherten Preis können Sie jederzeit überschreiben, wenn Sie Ihrem Kunden einen anderen Preis einräumen wollen.
 
−
|-
 
−
|Gesamt-Preis
 
−
|Das Programm errechnet automatisch den Gesamt-Preis. Über den [=] - Button können Sie die Position (nochmals) neu durchrechnen lassen (per einfachem Mausklick), z. B. nach Ändern der Menge, ohne dass Sie die Felder “Einzel-Preis” oder “Gesamt-Preis” nochmals mit dem Cursor durchlaufen.
 
−
Je nachdem, ob für die Artikel ein Berechnungs-Faktor oder z. B. nur ein Einzelpreis festgelegt wurde, erscheint am Bildschirm unter dem Feld “Menge” noch ein zusätzliches Feld “Faktor”.
 
−
|-
 
−
|Rabatt
 
−
|Hier können Sie einen Rabatt-Prozentsatz eingeben, der sich nur auf diese Position bezieht. Sie können jeder Position einen eigenen Rabatt geben, sofern ein Rabatt überhaupt zulässig ist. In den Artikel-Stammdaten besteht die Möglichkeit, eine Rabattierung für einen Artikel grundsätzlich nicht zuzulassen!
 
−
Nach der kompletten Erfassung des Angebots können Sie auch automatisch einen Rabatt errechnen lassen, das Programm bietet Ihnen dazu folgende Möglichkeiten:
 
−
# Automatische Positionsrabatte
 
−
# Pauschalpreis auf Kapitel
 
−
# Pauschalpreis auf gesamten Auftrag
 
−
Der Rabattbetrag wird automatisch aus dem angegebenen Rabatt-Prozentsatz errechnet. Die Eingabe eines '''Rabattbetrages''' ist nicht möglich!
 
−
|-
 
−
|Neue Seite
 
−
|Grundsätzlich übernimmt das Programm die Seitenformatierung anhand der angepassten Formulare/Reports. Jedoch lässt es sich nicht verhindern, dass zusammengehöriger Text u. U. auf 2 Seiten aufgeteilt wird: Ein langer Text bei einer Position kommt also teilweise noch auf die vorherige Seite, der Rest des Textes (da er nicht mehr aufs Papier passt) wird auf der 2. Seite ausgedruckt. Um selbst an bestimmten Stellen des Ausdrucks bestimmen zu können, wo der Text getrennt/aufgeteilt werden soll/werden kann, stehen Ihnen 3 Möglichkeiten zusätzlich zur Verfügung:<br>
 
−
'''NEIN:'''<br>
 
−
An dieser Positionsstelle kann das Programm anhand der noch zur Verfügung stehenden Zeilenanzahl entscheiden, ob ein Seitenumbruch erfolgen soll oder nicht. Eine feste Vorgabe seitens des Anwenders gibt es in diesem Fall nicht.<br>
 
−
'''VORHER:'''<br>
 
−
Vor dieser Position soll ein Seitenumbruch erfolgen, damit z. B. zusammenhängender Text der Position nicht auf Seiten aufgeteilt wird.<br>
 
−
'''NACHHER:'''<br>
 
−
Nach dieser Position soll der Seitenumbruch vorgenommen werden.<br>
 
−
Unter Umständen muss beim Seitenumbruch “etwas nachgeholfen” werden. Dies könnte bei sehr langen Positionstexten der Fall sein. Man fügt z. B. Leerzeilen in den Textbereich ein, damit eine Textpassage “nach hinten” (optisch auf die nächste Seite) geschoben wird, da der Seitenumbruch meistens eine gesamte Position umfasst. Mit diesem Trick kann man also einen Positionstext besser verteilen.
 
−
|-
 
−
|Drucken
 
−
|Über dieses Aufklapp-Feld stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung:<br>
 
−
'''Nicht drucken:'''<br>
 
−
Diese Position soll vorerst nicht gedruckt werden.<br>
 
−
'''Normal:'''<br>
 
−
Diese Position soll ohne Einschränkung ausgedruckt werden.<br>
 
−
'''Mit Bez.:'''<br>
 
−
Die Bezeichnung des Artikels wird mit gedruckt.<br>
 
−
'''Nur Kapitel:'''<br>
 
−
Es werden nur die Kapitelüberschriften mit den Kapitel-Preisen ausgedruckt. Sinnvollerweise sollte diese Option nur bei Kapitel-Überschriften eingestellt werden und nicht bei Positionen.<br>
 
−
'''Ohne Text:'''<br>
 
−
Die Artikeltexte werden beim Ausdruck unterdrückt, d. h. es werden nur die Artikelbezeichnungen ausgedruckt. Die ausführlichen / beschreibenden Texte/Textbausteine (siehe Register “Text”) entfallen beim Ausdruck. (nur gültig für diese einzelne Position!)<br>
 
−
'''Wichtig:'''<br>
 
−
Die Optionen in diesem Feld werden nur wirksam, wenn das von Ihnen zum Drucken verwendete Formular die gewählten Optionen auch auswertet! Wenn das Formular diese Optionen nicht berücksichtigt, ändert sich beim Ausdruck überhaupt nichts, egal, welche Optionen Sie gewählt haben. In diesem Fall muss das Formular entsprechend angepasst werden!
 
−
|-
 
−
|Alternativ
 
−
|Wenn sich in diesem Feld ein Häkchen befindet, wird diese Position dann als Alternativ-Position geführt; d. h. eine Einrechnung dieser Position in den Gesamtpreis erfolgt nicht!
 
−
Zur Kennzeichnung dieser Alternativ-Position erfolgt beim Ausdruck normalerweise das Wort “Alternativ:” als Zwischen-Überschrift.
 
−
Eine Berechnung dieser Position erfolgt in diesem Fall nicht! Bei Mietartikeln erfolgt trotzdem eine Reservierung des Artikels in dem angegebenen Zeitraum. In der Tabelle der Positionen werden Alternativpositionen in Kursiv-Schrift dargestellt.
 
−
|-
 
−
|Art.art:
 
−
|Die in den Stammdaten festgelegte Zuordnung nach “Miete”, “Verkauf”, “Dienstleistung” oder “Arbeitszeit” wird hier angezeigt.
 
−
|-
 
−
|Zeitraum von / bis
 
−
|Der im Kopfteil dieses Auftrags angegebene Zeitraum wird hier nochmals zur Information angezeigt.
 
−
Für jede einzelne Position des Auftrags kann hier ein abweichender Zeitraum gewählt werden!
 
−
|-
 
−
|Berechn
 
−
|Die für den gesamten Zeitraum errechneten Tage/Wochen/Monate werden angezeigt. Entsprechend einer geänderten Datums-Eingabe für diese Position werden die Tage/Wochen/Monate neu errechnet und zur Berechnung verwendet.
 
−
|-
 
−
|Bereich
 
−
|Alle Artikel werden standardmäßig dem im Kopfbereich des Auftrags eingegebenen Bereich “Miete” oder “Verkauf” zugeordnet. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, einen Miet-Artikel (oder mehrere) über den gleichen Auftrag zu verkaufen. In diesem Fall muss im Positionsbereich an dieser Stelle im Programm auf “Verkauf” umgestellt werden, damit bei der späteren Lagerausgabe der Artikel “endgültig” vom Lager genommen wird.
 
−
|-
 
−
|Fremd
 
−
|Tragen Sie hier die Menge eines u. U. fremd angemieteten Artikels ein. Durch vorläufige Reservierungen (z. B. in der Angebotsphase) kann es vorkommen, dass Artikel fremd angemietet werden müssen.
 
−
Die Disposition rechnet:
 
−
Auftragsmenge  -  Fremdmenge  =  Disponierte Menge
 
−
Über den  [...]-Button können Sie sich eine “Info über aktuelle Bestellungen” für diesen Artikel anzeigen lassen.
 
−
|-
 
−
|Reserve
 
−
|Tragen Sie hier die Menge des Artikels ein, die zusätzlich (ohne Berechnung an den Kunden) sicherheitshalber vom Lager an die abholende Stelle/Person ausgegeben wurde. Die Disposition rechnet:
 
−
Auftragsmenge Menge + Reservierte Menge  =  Disponierte Menge
 
−
|-
 
−
|Ausgeg.
 
−
|Anzeige der Menge dieses (Positions)-Artikels, die bereits ausgegeben wurde, z. B. 10 Stück wurden im Auftrag eingegebenen, jedoch vorläufig nur 4 ausgegeben. Im Feld “Menge” steht “10"; im Feld ausgeg. steht “4". Bei späteren Ausgaben könnten also nur noch 6 Stück zu dieser Position ausgegeben werden; ansonsten erfolgt eine Warnmeldung im Lager.
 
−
In der Praxis kommt es jedoch auch immer wieder vor, dass mehr ausgegeben werden muss (z. B. Kunde hat die benötigte Menge versehentlich falsch angegeben, braucht doch mehr von diesem Artikel) als im Auftrag steht. Um eine schnelle Abwicklung bei der Lagerausgabe zu gewährleisten, können mehr Artikel ausgegeben werden (sofern sie am Lager sind). Die Disposition geht in diesem Fall von der höheren Stückzahl (also von der effektiv ausgegebenen Stückzahl) aus und ändert automatisch für diesen Auftragszeitraum die Reservierungsdaten. Die zusätzlichen Artikel werden also für den gleichen Zeitraum vermietet wie die geplanten/disponierten.
 
−
'''Hinweis:''' Wenn Sie den gleichen Artikel mehrfach in unterschiedlichen Zeiträumen vermieten wollen, so legen Sie einfach mehrere Positionen mit dem gleichen Artikel aber unterschiedlichen Zeiträumen in diesem Auftrag an. Es gibt keine Einschränkungen, die verhindert, dass Sie den gleichen Artikel mehrfach im Auftrag haben können!
 
−
|-
 
−
|Zurück
 
−
|Anzeige der bereits zurückgenommenen Menge dieses Artikels. Um die Artikel kontrollieren zu können, rechnet das Programm:
 
−
Ausgabemenge - Rücknahmemenge = Menge, die zur Rückgabe ansteht.
 
−
|-
 
−
|Selbstk.preis
 
−
|Der zu diesem Artikel in den Stammdaten gespeicherte Wert
 
−
* bei Mietartikeln = Kostensatz/Tag Miete
 
−
* bei Verkaufsartikeln = Durchschnitts-EK
 
−
wird hier angezeigt. Dieser Wert ist manuell überschreibbar.
 
−
Bei Verkaufsartikeln wird in diesem Feld der Durchschnitts-Einkaufspreis angezeigt. Diese Angabe dient auch der Information, ob der momentan gewählte/eingegebene Verkaufspreis den durchschnittlichen Einkaufspreis unterbietet, gleich ist oder übersteigt.
 
−
|-
 
−
|Selbstkosten
 
−
|Das Programm errechnet (s. o.) die entstehenden Gesamt-Selbstkosten für diese Position des Auftrags.
 
−
* Bei Mietartikeln: Kostensatz/Tag x Menge = Selbstkosten
 
−
* Bei Verkaufsartikeln: Durchschnitts-EK x Menge = Selbstkosten
 
−
Die vom Programm errechneten Selbstkosten für diesen Zeitraum können Sie nun mit dem Feld “Pos.summe” abgleichen und ggfs. den Betrag manuell überschreiben (z. B. wenn zuviel Rabatt eingeräumt wurde und der Mietpreis unter den Selbstkosten liegen würde).
 
−
|}
 
  
−
=== Neues Kapitel anlegen ===
+
Sie können jederzeit direkt aus der Auftragserfassung heraus zur Artikelverwaltung umschalten, um einen neuen Artikel einzugeben. Klicken Sie dazu einfach auf das Artikelsymbol auf der Symbol-Leiste. Das Fenster der Artikel-Stammdaten öffnet sich: alle Funktionen der Stammdatenverwaltung stehen Ihnen nun zur Verfügung.
  
−
=== Neue Position erfassen – Viele Wege führen nach... ===
 
  
−
==== Neue Position erfassen – Klassische Methode ====
 
  
−
==== Warenkorb ====
+
Aus den Stammdaten wird auch der Einzelpreis des Artikels geholt, und zwar je nach Artikel entweder der Mietpreis (bei Mietartikeln) oder der Verkaufspreis (bei Verkaufsware, Dienstleistung oder Arbeitszeit). Diesen Preis können Sie in der Auftragsposition bei Bedarf überschreiben, d.h. Sie können einen Individualpreis für diesen Kunden pro Auftrag eingeben.
  
−
Wenn Sie mit dem [[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung Warenkorb|Warenkorb]] Positionen anlegen wollen, können Sie das Artikelfenster öffnen und per '''Drag and Drop''' Positionen anlegen.
+
Wenn Sie einen Artikel ausgewählt haben, können die weiteren Felder bearbeitet werden:
  
−
Einzelheiten werden [[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung Warenkorb|hier]] beschrieben.
+
Eingabefelder Typ, Bezeichnung, usw.
  
 +
Diese Felder werden nur angezeigt und sind an dieser Stelle nicht veränderbar. Wenn Sie zusätzlichen Text zur Position eintragen wollen, so klicken Sie im Positionsbereich auf das Register "Text" und geben den Text dort ein. Dieser Text wird dann unterhalb des jeweiligen Positionstextes gedruckt.
  
−
=== Set in Auftrag ===
+
Menge eingeben:
  
−
==== Set in Auftrag einfügen ====
+
Nach der Auswahl eines Artikels springt der Eingabecursor automatisch in das Feld “Menge”. Geben Sie nun die gewünschte Menge der Position ein.
  
−
Ein Set kann man nur über die Schaltfläche [Set] in den Auftrag einfügen. Es öffnet sich das Suchen-Fenster der Sets:
+
Hinweis:    Wenn es von dem ausgewählten Artikel nur 1 Stück gibt, wird automatisch die Menge “1" eingetragen und der Cursor überspringt die Mengeneingabe!
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Sets Auswahl.jpg|800px]]
+
Eingabefeld Preis:
  
−
Wählen Sie das gewünschte Set aus und klicken auf die Schaltfläche [OK]. Das Set wird in den Auftrag an das Ende des aktuellen Kapitels eingefügt. Dabei werden Sie nach der Set-Menge gefragt. Diese Angabe wird vom Programm automatisch mit den jeweiligen Mengen des Sets multipliziert.
+
Wenn ein Preis in der Artikel-Stammdatei hinterlegt ist, wird er beim Abrufen des Artikels in die Position eingefügt. Der Preis kann je Auftrag abgeändert werden, bleibt jedoch in der Artikel-Stammdatei ursprünglich erhalten.
−
Beispiel:
 
−
{| class="wikitable" style="text-align: left;"
 
−
|Im Set enthalten
 
−
|1 x Artikel 4000<br>
 
−
2 x Artikel 4001<br>
 
−
6 x Artikel 4002
 
−
|}
 
−
Set-Menge 3 wird eingegeben
 
−
{| class="wikitable" style="text-align: left;"
 
−
|Im Auftrag steht
 
−
|3 x Artikel 4000<br>
 
−
6 x Artikel 4001<br>
 
−
18 x Artikel 4002
 
−
|} 
 
−
==== Set über Artikelnummer einfügen ====
 
−
Beim Einfügen eines Artikels mit [F5] oder [Neue Pos.] prüft das Programm, ob ein Artikel, den man in die Position einfügen will, der Hauptartikel eines Sets ist und fragt den Benutzer ggf., ob er das ganze Set in den Auftrag einfügen will.<br>
 
−
Man kann ein Set also über einen ganz normalen Artikel ansprechen. Der Hauptartikel eines Sets ist der oberste Artikel mit dem Sortierkennzeichen „1“.
 
−
==== Set-Menge nachträglich ändern ====
 
−
Wenn man die Set-Menge in einem Auftrag ändert, klickt man auf die Schaltfläche
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Sets Mengenänderung.jpg]]
+
Mietpreis:
  
−
Hiermit kann man die Menge des Sets ändern, das Programm holt sich dann aus dem Set die Mengen pro Set-Position und multipliziert diese mit der angegebenen Menge.
+
Der Mietpreis errechnet sich aus dem im Auftragskopf angegebenen Mietzeitraum und der dort angegebenen Mieteinheit (Tage, Wochen, Monate). Außerdem wird die Mietpreisstaffelung aus den Stammdaten (Mietpreisstaffeln) mit berücksichtigt, sofern diese angelegt wurde.
−
* Die angesprochene Schaltfläche wird nur angezeigt, wenn man auf einer Auftragsposition steht, die zu einem Set gehört!
 
  
−
=== Zubehör ===
+
Sie können den Mietzeitraum einer Position manuell ändern, indem Sie in die entsprechenden Felder klicken und die Daten dort überschreiben.
  
−
Es gibt die Möglichkeit, an jeden Artikel eine Zubehörliste anzuhängen, in der beliebige Artikel stehen können. In den Auftragspositionen kann man das Zubehör auf Wunsch automatisch einfügen, d. h. hinter den Hauptartikel werden alle Artikel aus der entsprechenden Zubehörliste in den Auftrag eingefügt. Man kann das Zubehör gezielt für einen bestimmten Artikel in den Auftragspositionen einfügen oder alle Artikel der Auftragspositionen automatisch nach Zubehör durchsuchen lassen und dieses Zubehör komplett in den Auftrag einfügen lassen.
+
Verkaufspreis:
−
Das Anlegen und Bearbeiten von Zubehör wird im Kapitel „Artikelstammdaten“ beschrieben.
 
  
−
==== Grundsätzliches ====
+
Der Verkaufspreis wird aus dem Feld  VK der Stammdaten geholt (siehe Artikelpreise).
  
−
Die Zubehörliste, die an einen (Haupt-)Artikel angehängt ist, wird nicht automatisch in den Auftrag eingefügt, sobald Sie einen Artikel in den Auftrag holen, der Zubehör besitzt! Sie selbst entscheiden, ob und wann Sie die Zubehörartikel in den Auftrag einfügen wollen.
+
Den gespeicherten Preis können Sie jederzeit überschreiben, wenn Sie Ihrem Kunden einen anderen Preis einräumen wollen.
  
−
==== Verschachtelte Zubehörlisten ====
+
Rabatt:
  
−
Wenn Sie einen Zubehörartikel in der Zubehörliste haben, der wiederum Zubehör hat, so werden auch diese Zubehörartikel in den Auftrag eingefügt! Die Verschachtelungstiefe ist unbegrenzt, d. h. jeder Zubehörartikel kann Zubehörartikel haben, der Zubehörartikel hat usw. Sie können jedoch den Hauptartikel nicht auch in die Zubehörliste aufnehmen, weil dadurch eine unendliche Verschachtelung entstünde.
+
Hier können Sie einen Rabatt‑Prozentsatz eingeben, der sich nur auf diese Position bezieht. Sie können jeder Position einen eigenen Rabatt geben. Nach der kompletten Erfassung des Angebots können Sie auch von GEVITAS Professional automatisch einen Rabatt errechnen lassen: 1. Automatische Positions­rabatte,  
  
−
==== Zubehör und Sets ====
+
2. Pauschalpreis-Eingabe. Dazu später mehr.
−
Zubehörlisten und Sets sind vollkommen unabhängige Funktionen! Ob Sie lieber mit Sets arbeiten oder mit Zubehör oder gemischt mit beiden Funktionen bleibt Ihnen überlassen. Im Unterschied zu Sets „weiß“ das Programm nach dem Einfügen der Zubehörpositionen nicht mehr, wie die Positionen in den Auftrag gekommen sind.
 
−
;Vorteil:
 
−
:Sie können diese Positionen beliebig bearbeiten, verschieben oder löschen.
 
−
;Nachteil:
 
−
:Sie sind für die sachlich korrekte Bearbeitung der Zubehörpositionen selbst verantwortlich, wenn Sie also z. B. aus dem eingefügten Zubehör nachträglich einen der Artikel ändern oder löschen.
 
−
==== Einfügen der Zubehörliste eines Artikels in den Auftrag ====
 
−
Wenn Sie die Zubehörliste eines Artikels einfügen wollen, so wählen Sie zuerst die gewünschte Auftragsposition aus, in der der Artikel mit Zubehör steht. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche [Zubehör] oder drücken [Shift]-[F7]. Das gespeicherte Zubehör des Artikels wird angezeigt.  
 
−
Beispiel:
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Zubehör.jpg|600px]]
+
Der Rabattbetrag wird automatisch aus dem angegebenen Rabatt-Prozentsatz errechnet. Die Eingabe eines Rabattbetrages ist nicht möglich.
  
−
Sie haben nun die Optionen:
 
−
* nur Zubehör dieses Artikels oder
 
−
* alle Zubehörpositionen des Auftrags
 
−
in den Auftrag einzufügen.
 
  
−
Zum Starten des Vorgangs drücken Sie die Taste [ENTER] oder klicken auf [Ok]. Bestätigen Sie dann diese Frage:
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Zubehör Frage.jpg]]
+
Position speichern:
−
 
−
Die Zubehörpositionen werden hinter den Hauptartikel in den Auftrag eingefügt, eventuelle Positionen dahinter werden weiter nach hinten verschoben (d. h. die Positionsnummern dieser Positionen werden entsprechend erhöht).
 
−
Beispiel:
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Zubehör Positionen.jpg|600px]]
+
Die Position wird automatisch gespeichert, wenn Sie den Rabattbetrag bestätigt haben. Der Eingabecursor springt dann automatisch in das Feld “Positionsnummer“ zurück.
  
−
Die Positionen können jetzt bearbeitet oder gelöscht werden. Im Gegensatz zu den Sets gibt es hierbei keine Einschränkungen.
+
Sie können nun weitere Positionen (wie vorher beschrieben) anlegen.
−
* Sie können die Menge des Hauptartikels natürlich auch ändern. In diesem Fall wird (im Gegensatz zu den Sets) diese Mengenänderung nicht in die Zubehörpositionen übernommen!
 
−
Wenn Sie eine Zubehörliste zweimal einfügen wollen, so erscheint ein entsprechender Warnhinweis...
 
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Zubehör Warnung.jpg|200px]] und Sie können den Vorgang abbrechen.<br>
 
−
Bitte beachten Sie die technischen Hinweise im Anhang A! Hier werden die neuen Datenbankfelder und deren Bedeutung beschrieben. Insbesondere erfahren Sie hier, wie man den Ausdruck eines Angebots/Auftrag mit Zubehör steuern kann.
 
−
==== Farbe in der Positionstabelle ====
 
−
Zubehörartikel werden in der Tabelle der Auftragspositionen in dunkelblau (navy) dargestellt, der Hauptartikel wird dabei fett angezeigt, die Unterartikel normal.<br>
 
−
Sets werden übrigens in einem helleren blau angezeigt!<br>
 
  
−
=== Nachträgliches Bearbeiten von Positionen ===
+
Positionen mit der Materialliste eingeben
  
−
=== Navigieren in Kapiteln ===
+
Mit der Materialliste [F10] haben Sie die Möglichkeit, mehrere Artikel gleichzeitig in einen Auftrag einzufügen. Nach dem Drücken der Taste F10 öffnet sich das Fenster zur Artikelauswahl. Per Doppelklick wird ein Artikel markiert und mit der Menge 1 versehen, wenn Sie eine größere Menge einfügen wollen, können Sie noch einmal einen Doppelklick auf die betreffende Zeile machen oder das Mengenfeld manuell überschreiben.
  
−
==== Übersicht über die Kapitel ====
+
Verfügbarkeit überprüfen:
  
−
Wenn Sie eine neue Position in den Auftrag einfügen/anfügen wollen, so haben Sie mehrere Möglichkeiten:
+
Wenn Sie die Verfügbarkeit des Gerätes überprüfen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [F9 Dispo] oder drücken Sie [Alt]+[F9]. Es öffnet sich das Fenster des Dispo-Services. Einzelheiten dazu finden Sie in Kapitel 4. Sie können auch das Register “Dispo-Übersicht” anklicken.
−
;Klassische Methode:
 
−
:Hierbei wählen Sie das Kapitel, an das Sie eine neue Position anfügen wollen, klicken auf [F5]-[Neue Pos.], wählen den gewünschten Artikel aus, geben Menge und ggf. Preis ein und speichern die Position. Danach klicken Sie wieder auf [F5]-[Neue Pos.], wählen den nächsten Artikel aus usw.
 
−
;Warenkorb:
 
−
:Hierbei können Sie in einer Artikelliste die Mengen der gewünschten Artikel eintragen und dann den kompletten Warenkorb in den Auftrag einfügen (siehe unten).
 
  
−
==== Navigieren in Kapiteln ====
+
Neues Kapitel anfügen:
  
−
Man kann mit der Tastatur schnell zwischen den Kapiteln navigieren: durch Drücken der Tasten [Strg]+[1] bis [Strg]+[9] kann man direkt zum Anfang des jeweiligen Kapitels 1-9 springen.
+
Wenn Sie ein neues Kapitel an die bestehenden anfügen wollen, klicken Sie zuerst auf eine Position des letzten Kapitels. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche
−
* Verwenden Sie die Zahlentasten über den Buchstabentasten, nicht die Zifferntasten im Zehnerblock! Die Zifferntasten gibt es ja bei Notebooks nicht bzw. sie sind umständlich zu erreichen; deshalb haben wir die „normalen“ Zifferntasten belegt. Achten Sie darauf, dass Sie nur [Strg] (bzw. Ctrl) drücken und keine andere Taste wie z. B. [Shift]. Auch die [Shift]-[Lock]-Taste darf nicht eingerastet sein! <br>
 
−
Mit den Bildtasten in Verbindung mit der [Shift]-Taste (Umschalttaste) kann man zum jeweils nächsten bzw. vorigen Kapitel springen:
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Kapitel Schaltfläche1.jpg]] - Nächstes Kapitel<br>
+
[F6 Neues Kapitel]. Die nächste freie Kapitel-Nummer wird dann automatisch von GEVITAS Professional vergeben.
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Kapitel Schaltfläche2.jpg]] - Vorheriges Kapitel
 
  
 +
Neue Position:
  
−
Durch Drücken der Taste [Strg]+[0] oder Klicken auf die Schaltfläche [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Kapitel Schaltfläche3.jpg]] kann man direkt zu einem bestimmten Kapitel springen:
+
Wenn Sie innerhalb eines bestehenden Kapitels eine neue Position einfügen wollen, so klicken Sie auf die Kapitelüberschrift oder irgendeine Position des Kapitels. Durch [F5 Neue Position] oder durch Drücken der Taste F5 legen Sie die nächste Position an.
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Kapitel Navigieren.jpg|600px]]
+
Stücklisten oder Zubehör einmischen:
  
−
Im Kapitel-Suchen-Fenster (Auftragspositionen, Taste [Strg]+[0]) sind auch die Kapitelsummen (Ges.Preis = unrabattiert und Ges.betrag = incl.Rabatt) enthalten:
+
Wenn Sie eine Stückliste in den Auftrag einmischen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Set [Alt + F8]. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie auswählen können:
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Kapitel Kapitelsummen.jpg]]
+
- Stückliste einmischen
  
−
Wenn Ges.preis und Ges.Betrag unterschiedlich sind, werden sie gelb markiert. Damit die Felder sichtbar werden müssen Sie u. U. die Fenstergröße ändern.
+
- Zubehör der aktuellen Position einfügen
−
==== Suchen von Artikeln in einem Auftrag ====
 
−
Wenn man wissen will, in welchen Auftragspositionen ein bestimmter Artikel enthalten ist, kann man nun auf diese Schaltfläche klicken (oder die Taste [Strg]+[?] drücken oder mit der rechten Maustaste das Menü der Positionen öffnen und den entsprechenden Menüpunkt auswählen):
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Kapitel Suchen.jpg|600px]]
+
- Zubehör von allen Positionen einfügen
  
−
Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem man nach einem Artikel innerhalb des Auftrags suchen kann. Es werden alle Positionen angezeigt, die dem Suchbegriff entsprechen. Anfangs wird der Artikel angezeigt, der in der aktuellen Auftragsposition enthalten ist. Man kann aber nach einem beliebigen Artikel suchen. Dabei ist die IntelliSuche automatisch eingeschaltet, d. h. es wird in den Feldern Artikelnummer, Typ und Bezeichnung gesucht!<br>
+
Stücklisten:
−
Wenn Sie zu der Position in dem Auftrag springen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [OK] oder drücken die Taste [ENTER]. Mit der Schaltfläche [Abbruch] oder der Taste [ESC] können Sie das Fenster schließen.
 
  
 +
Anschließend wird eine Liste mit den gespeicherten Stücklisten angezeigt. Wählen Sie eine Stückliste aus und klicken auf [Übernehmen]. Danach werden Sie gefragt, ob Sie für die Stückliste ein neues Kapitel anlegen wollen. Danach werden die Stücklistenpositionen in den Auftrag eingemischt.
  
−
=== Texte in der Positions-Eingabemaske ===
+
Im Anschluss daran werden Sie noch gefragt, ob Sie den pauschalen Stücklistenpreis als neuen Auftrags-Pauschalpreis verwenden wollen. Wenn Sie mit "Ja" antworten, so wird der Stücklistenpreis als Pauschalpreis für das komplette Angebot übernommen.
  
−
Zu jeder Position können Sie einen beliebig großen, formatierten Text hinzufügen.
 
  
−
Wenn Sie einen Artikel in eine Position einfügen, prüft das Programm zuerst, ob es in den Artikelstammdaten einen Textbaustein für diesen Artikel in der gewählten Sprache gibt. Wenn ja, wird dieser Text in die Position geladen.
 
  
−
In den Artikel-Texten kann man nicht nur Sprache angeben, sondern auch, in welche Auftragsart (Angebot, Auftrag) ein Text geladen werden soll!
+
Weiter zum Fußbereich
  
−
Wenn Sie das Textfenster in den Positionen öffnen wollen, klicken Sie dazu auf die entsprechende Schaltfläche links neben der Tabelle:
+
Wenn Sie die Positionserfassung beenden wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [F2] oder drücken Sie die Taste F2, um zum Fußteil umzuschalten.
  
 +
Mit der Taste [Esc] kommen Sie jeweils eine Registerseite zurück.
  
−
[[Datei:REFLEX_Auftragserfassung_PositionseingabeMaske.png]]
+
1.2.7        Fußteil des Auftrags
 +
Fußteil
 +
 +
Der Fußteil beinhaltet die Auftragssummen, Rabatte, Zahlungskonditionen usw. Sie können jederzeit mit der Taste F2 zu diesem Fenster umschalten. GEVITAS Professional errechnet hier die Kalkulationssumme der Auftragspositionen. Diese Summe können Sie nicht überschreiben. Sie können den Gesamtpreis des Auftrags aber über eine Pauschalpreis‑Angabe, einen Positionsrabatt oder einen Gesamtrabatt verändern.  
  
  
−
'''Text bearbeiten:'''
+
Sie erhalten nun eine ganze Reihe von verschiedenen Beträgen aus dem Auftrag, die GEVITAS Professional errechnet hat:
  
−
Das Textfenster dient nur der Anzeige des Positionstextes! Wenn Sie den Text bearbeiten wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche  über dem Text oder doppelklicken  Sie mit der Maus auf das Textfenster. Es öffnet sich das Textfenster zur Texteingabe:
+
  
−
=== Zusatztext ===
+
  
 +
Kalkulationssumme
 +
 
  
−
Das Textfenster dient nur der Anzeige des Positionstextes! Wenn Sie den Text bearbeiten wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche   über dem Text oder doppelklicken  Sie mit der Maus auf das Textfenster. Es öffnet sich das Textfenster zur Texteingabe:
+
Pos.rabatt
 +
    
  
 +
Summen
 +
 
  
 +
Betrag
 +
 +
  
 +
Diese Summen (ge­trennt für Miete und Verkauf) geben an, wie viel Sie - ohne Berücksichtigung von Rabatten - für den Auftrag erzielen sollten.
  
−
[[Datei:REFLEX_Auftragserfassung_Texteingeben.png|600px]]
+
(Voraussetzung dafür ist, dass Sie die Kalkulations­felder in den Artikel-Stamm-daten ausgefüllt haben.)
 +
 
  
 +
Dieser Wert des Positions-rabattes gibt an, wie viel Prozent Rabatt auf jede rabatt­fähige Position Sie vergeben haben oder durch GEVITAS Professional errechnet wurde (wenn Sie einen Pauschalpreis angegeben haben).
 +
 
  
 +
Das sind die Summen aus dem Auftrag unter Berücksichtigung der von Ihnen an­ge­gebe­nen Rabatte. Die Summen werden getrennt nach Miete, Ver­kauf, Dienst­leis­tung und Arbeitszeit ausgewiesen.
 +
 
  
−
Hier können Sie nun den Text eingeben, ändern oder mit einem Textbaustein ergänzen. Speichern Sie den Text mit [ok]  .
+
Der Positionsbetrag ist entweder der von GEVITAS Professional errechnete Betrag oder der Pauschalbetrag, den Sie eingegeben haben.
  
−
Option: Text beibehalten bei Statuswechsel
+
−
Normalerweise holt das Programm bei jedem Wechsel des Auftragsstatus die Textbausteine neu in die Positionen. Es könnte ja unterschiedliche Texte für Angebot oder Auftrag geben!
 
  
−
Wenn Sie wollen, dass der Text, den Sie eingegeben haben, bei einem Statuswechsel beibehalten wird, so setzen Sie mit  ein Häkchen in dieses Optionsfeld.
+
Einen Pauschalbetrag erkennen Sie daran, daß das Optionsfeld unter Pauschalbetrag markiert ist.
 +
  
−
Mit dieser Option legen Sie also fest, dass der hier angegebene Text bei einem Statuswechsel beibehalten wird und nicht durch einen in den Artikeltextstammdaten vorhandenen Text ersetzt werden soll. Diese Option ist vor allem dann wichtig, wenn Sie den Text, der von den Artikelstammdaten eingefügt wurde, überschrieben oder ergänzt haben! Ohne diese Option würde Ihr Text gelöscht und durch den Artikeltext ersetzt werden!
+
  
−
Speichern Sie den Text mit [OK].
+
Den Angebots-Gesamtpreis beeinflussen:
  
−
Zusatztext:
+
Zwei Verfahrensweisen stehen Ihnen zur Verfügung:
−
Zu jeder Position können Sie einen weiteren großen, unformatierten Zusatz-Text hinzufügen. Sinn der Sache ist, dass man hier zusätzliche Informationen zu jeder Position angeben kann, die nicht auf dem Angebot erscheinen, aber z. B. auf der Ladeliste.
 
  
−
Wenn Sie den Text doch drucken wollen, muss das Druckformular geändert werden!
+
   
  
−
Wenn Sie den Zusatz-Text bearbeiten wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche  über dem Text oder doppelklicken  Sie mit der Maus auf das Textfenster. Es öffnet sich das Textfenster zur Texteingabe.
+
    Positionsrabatt vergeben
  
−
Speichern Sie den Text mit [OK].
+
Wenn Sie in allen Auftragspositionen einen Rabatt vergeben wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [Pos.Rabatt - Alt F8]. Anschließend können Sie einen Rabattsatz eingeben, der dann von GEVITAS Professional automatisch in alle Auftrags­positionen eingetragen wird.  
  
 +
  
−
Text aus Stammdaten neu holen:
+
Dabei berücksichtigt GEVITAS Professional, das u.U. angegebene Rabattlimit einer Position, d.h. der Rabatt wird von GEVITAS Professional automatisch auf das Rabattlimit gekürzt. Rabatt für Dienstleistungen und Arbeitszeit ist ausgeschlossen!
−
Wenn Sie den Text, der in den Artikelstammdaten gespeichert ist, neu holen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [*] rechts über dem Text. Achtung: Der Text, den Sie u. U. verändert haben, wird dann mit dem Original-Text überschrieben.
 
  
−
=== Das Kontext-Menü der Auftragspositionen ===
+
‚    Pauschalpreis eingeben
  
−
Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle der Positionen klicken, öffnet sich das Kontext-Menü:
+
Wenn Sie einen Pauschalpreis für den Auftrag angeben wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [Pauschal-Alt F9]. In das Dialogfenster geben Sie danach den gewünschten Pauschalbetrag ein. GEVITAS Professional berechnet nun aus der Kalkulations­summe und Ihrer Pauschalpreiseingabe den resultierenden Rabattsatz und fügt diesen in die einzelnen Positionen ein.
  
 +
  
−
[[Datei:REFLEX_Auftragsverwaltung_Positionen_Popup.png]]
+
Wenn in einer Position ein Rabattlimit angegeben ist oder Arbeitszeit enthalten ist, so rechnet das Programm den Auftrag so lange neu durch, bis die gewünschte Pauschalsumme erreicht ist. Dieses Verfahren ist wichtig, damit die Umsatz­berechnung der Artikel durch Pauschalpreisangaben nicht verfälscht wird!
  
  
−
* Alternativ zur rechten Maustaste können Sie auch auf die Schaltfläche '''Markierung''' in der Funktionsleiste oben klicken!
 
  
 +
  
−
== Eingaben im Fussbereich ==
+
Optionsfeld Mehrwertsteuer
  
−
Der Fußteil beinhaltet die Auftragssummen, Rabatte, Zahlungskonditionen usw. Sie können jederzeit mit der Taste [Weiter] aus den Positionen oder über einen Klick auf die Registerseite
+
Das Feld "Mehrwertsteuer” entscheidet, ob für den Auftrag Mehrwertsteuer berechnet werden soll oder nicht. Dieses Kennzeichen wird aus den Kundenstammdaten übernommen. Sie können es nun ändern, wenn z.B. eine Veranstaltung im Ausland durchgeführt wurde. Der Mehrwertsteuersatz wird unter Datei\Optionen\Programmparameter\Einstellungen\Mehrwertsteuer sätze- und Konten festgelegt.
−
[[Datei:REFLEX AUftragsverwaltung Auftragsfuss.jpg]]
 
−
Fenster umschalten. Das Programm errechnet hier die Summen der Auftragspositionen. Diese Summen können Sie nicht überschreiben. Sie können den Gesamtpreis des Auftrags aber über eine Pauschalpreis-Angabe oder einen Gesamtrabatt verändern.  
 
  
−
Beispiel:
+
  
−
[[Datei:REFLEX AUftragsverwaltung Auftragsfuss Änderungen.jpg|600px]]
+
Eingabefelder Zahlungsbedingungen
  
−
Diese Summen werden vom Programm berechnet und angezeigt:
+
Das Kennzeichen der Zahlungsbedingungen wird entsprechend dem Kennzeichen aus dem Kundenstamm übernommen. Diese Angabe kann individuell pro Auftrag überschrieben oder mit dem [...]-Knopf ausgewählt werden. Angelegt werden die Zahlungsbedingungen unter Stammdaten\Zahlungsbedingungen.
−
{| class="wikitable" style="text-align: left;"
 
−
|Kalkulationssumme
 
−
|Diese Summen (getrennt für Miete und Verkauf) geben an, wie viel Sie – ohne Berücksichtigung von Rabatten – für den Auftrag erzielen sollten.
 
−
|-
 
−
|Pos.rabatt
 
−
|Dieser Wert gibt an, wie viel Rabatt Sie auf jede rabattfähige Position vergeben haben oder durch REFLEX errechnet wurde (wenn Sie einen Pauschalpreis angegeben haben).
 
−
|-
 
−
|Summen
 
−
|Das sind die Summen aus dem Auftrag unter Berücksichtigung der von Ihnen angegebenen Rabatte. Die Summen werden getrennt nach Miete, Verkauf, Dienstleistung und Arbeitszeit ausgewiesen.
 
−
|-
 
−
|Betrag
 
−
|Der Positionsbetrag ist entweder der errechnete Gesamt-Betrag oder der Pauschalbetrag, den Sie eingegeben haben.
 
−
Einen Pauschalbetrag erkennen Sie daran, dass ein Häkchen im Feld „Pauschal“ gesetzt wurde.
 
−
|}
 
−
=== Den Gesamtpreis ändern ===
 
  
−
Sie haben zwei Möglichkeiten, an dieser Stelle den Gesamtpreis zu ändern:
+
Der Text für den Ausdruck auf dem Auftrags‑ oder Rechnungsformular kann manuell ergänzt werden. Dieser muss natürlich zu den eigentlichen Zahlungs­konditionen passen! Die Anzahl der Tage für Skontoabzug (0 wenn kein Skonto) und die Skontoprozentangabe bestimmen den zulässigen Skontobetrag. Die Netto-Tage geben die Anzahl der Tage an, bis zu denen der Kunde die Rechnung spätestens bezahlen muss.
  
−
==== Positionsrabatt vergeben ====
+
Weiter zum Drucken
  
−
Wenn Sie in allen Auftragspositionen einen Rabatt vergeben wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [Pos.Rabatt]. Anschließend können Sie einen Rabattsatz eingeben, der dann von REFLEX automatisch in alle Auftragspositionen eingetragen wird.
+
Wenn Sie die Erfassung beenden und das Angebot drucken wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [F12 Drucken] oder drücken Sie die Taste F12.
−
* Dabei berücksichtigt das Programm, das u. U. angegebene Rabattlimit einer Position, d. h. der Rabatt wird automatisch auf das Rabattlimit gekürzt. Rabatt für Dienstleistungen und Arbeitszeit ist ausgeschlossen!
 
−
Im Feld “JA” wurde vom Programm nun ein Häkchen gesetzt und der Prozentsatz ins Rabatt-Feld eingetragen.<br>
 
−
Zum Entfernen des Rabattsatzes klicken Sie wieder die Schaltfläche [Pos.Rabatt] und klicken innerhalb dieses Fensters “Positionsrabatt entfernen” an. Das Programm errechnet wieder den ursprünglichen Betrag und löscht das gesetzte Häkchen sowie den Rabattsatz.
 
  
−
==== Pauschalpreis eingeben ====
+
3.2.8        Auftrag/Angebot drucken
  
−
Wenn Sie einen Pauschalpreis für den Auftrag angeben wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [Pauschal]. In das Dialogfenster geben Sie danach den gewünschten Pauschalbetrag ein. Das Programm berechnet nun aus der Kalkulationssumme und Ihrer Pauschalpreiseingabe den resultierenden Rabattsatz und fügt diesen in die einzelnen Positionen ein. <br>
+
Wenn Sie innerhalb eines Auftrags in einem beliebigen Fenster oder in der Tabellenansicht sind und den Auftrag drucken wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [F12 Drucken]. Das Druckfenster der Auftragsbearbeitung wird angezeigt.
−
Wenn in einer Position ein Rabattlimit angegeben oder Arbeitszeit enthalten ist, so rechnet das Programm den Auftrag so lange neu durch, bis die gewünschte Pauschalsumme (evtl. annähernd) erreicht ist. Dieses Verfahren ist wichtig, damit die Umsatzberechnung der Artikel durch Pauschalpreisangaben nicht verfälscht wird! (Im Feld “Pauschal” wird ein Häkchen vom Programm gesetzt.)
 
  
−
=== Felder im Auftragsfuß ===
+
In diesem Fenster können Sie angeben, mit welchem Formular und welchem Drucker Sie den Auftrag ausdrucken wollen.
  
−
==== Optionsfeld Mehrwertsteuer ====
 
−
Das Feld "Mehrwertsteuer” entscheidet, ob für den Auftrag Mehrwertsteuer berechnet werden soll oder nicht. Dieses Kennzeichen wird aus den Kundenstammdaten übernommen. Sie können es nun ändern, wenn z. B. eine Veranstaltung im Ausland durchgeführt wurde. Der Mehrwertsteuersatz wurde unter “Datei &rArr; Optionen &rArr; Programmparameter &rArr; Einstellungen &rArr; Mehrwertsteuersätze- und Konten” festgelegt und kann nun abgerufen werden.
 
−
==== Eingabefeld Zahlungsbedingungen: ====
 
−
Das Kennzeichen der Zahlungsbedingungen wird entsprechend dem Kennzeichen aus dem Kundenstamm übernommen. Diese Angabe kann individuell pro Auftrag überschrieben oder mit dem [...]-Button ausgewählt werden. Die Zahlungsbedingungen werden unter “Stammdaten &rArr;Zahlungsbedingungen” angelegt. Die zu den Zahlungskonditionen evtl. Skontoprozentsatz wird angezeigt und der entsprechende Betrag vom Programm ausgerechnet und im Skonto-Betragsfeld ausgewiesen.
 
−
* Wenn man einen Kunden im Auftrag durch einen anderen ersetzt, werden jetzt die Zahlungskonditionen des neuen Kunden in den Auftrag eingesetzt. Wenn der keine Zahlungskonditionen hat, werden die alten Konditionen im Auftrag entfernt!
 
−
==== Eingabefeld Text: ====
 
−
Der Text für den Fußteil kann manuell eingegeben oder über die Schaltfläche [Textbaustein] abgerufen und/oder ergänzt werden.
 
−
==== Schaltfläche [LiefAnschr] ====
 
−
Über die Schaltfläche [LiefAnschr] öffnen Sie ein weiteres Eingabefenster für die Eingabe der Lieferanschrift. Sie können...
 
−
* Über die Schalfläche “Adresse” eine Adresse aus den Stammdaten auswählen
 
−
* Über die Schalfläche “Auftrag“ die Anschrift aus diesem aktuellen Auftrag übernehmen
 
−
* manuell eine neue Adresse eingeben.
 
  
−
'''Wichtig:'''Das verwendete Formular muss den Ausdruck einer Lieferanschrift vorsehen!
 
  
−
== Der Dispo-Bereich ==
+
  
−
=== Dispo-Check über den Auftrag ===
+
Formularname
  
−
Der Dispo-Check prüft, ob für die angegebenen Artikel im Auftrag eine Unterdeckung existiert oder ob alle Artikel in dem vergangenen Zeitraum aufgeführt sind. Beispiel:
+
In diesem Feld können Sie den gewünschten Formularnamen angeben. Die einzelnen Formulare müssen über einen eindeutigen Namen gespeichert sein. Sie haben zwei Möglichkeiten:
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Dispocheck.jpg|600px]]
+
          Sie geben den Formularnamen über die Tastatur ein.
  
−
Wenn eine Unterdeckung im angegebenen Zeitraum vorhanden ist, wird dieser Hinweis angezeigt:
+
‚          Sie klicken mit der linken Maustaste auf den Pfeil rechts am Feld und wählen den gewünschten Formularnamen aus dem Listenfeld aus.
  
−
[[Datei:REFLEX AUftragsverwaltung Dispocheck Hinweis.jpg|400px]]
+
  
−
Im Auftrag werden nach dem Dispo-Check nur die unterdeckten Artikel angezeigt, weil die Anzeige-Option ...
+
Kopien
  
−
[[Datei:REFLEX AUftragsverwaltung Dispocheck UnterdeckungPrüfung.jpg]]
+
Hiermit können Sie bestimmen, wie viele Ausdrucke dieses Formulars vom Programm automatisch erzeugt werden sollen, z.B. Rechnungskopien. (Viele Drucker können keine Durchschläge bedrucken.)
  
−
... standardmäßig auf „Unterdeckungen“ steht. Diese Option können Sie jederzeit ändern.
 
−
;Hinweis:
 
−
:Im Menü „Bearbeiten“ der Auftragsverwaltung können Sie festlegen, ob die Dispo-Übersicht in einem kleinen Fenster über den Positionen angezeigt werden soll oder in einem eigenen großen Registerfenster.
 
  
−
Wenn Sie überprüfen wollen, ob es in dem aktuellen Angebot/Auftrag Unterdeckungen gibt, drücken/klicken Sie im Positionsteil des Auftrags auf [F9 DispoCheck]. REFLEX überprüft nun jede Position des Auftrags mit Mietartikeln auf Konflikte mit anderen Aufträgen und zeigt diese dann an:
 
  
−
[[Datei:REFLEX AUftragsverwaltung Dispocheck Unterdeckung1.jpg|800px]]
+
Benutzter Drucker
  
−
Wenn Sie die Tabelle drucken wollen, drücken/klicken Sie auf [F12 Drucken].
+
In diesem Feld müssen Sie angeben, mit welchem Drucker der jeweilige Ausdruck vorgenommen werden soll. Wenn in diesem Feld nichts steht, wird der unter Windows als Standarddrucker definierte Drucker verwendet. Wenn Sie den eingetragenen Drucker wieder löschen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [_] rechts neben dem Druckernamen. Der Druckername wird dadurch gelöscht.  
  
−
== Eingaben im Terminbereich ==
+
Schaltfläche [Druck]
  
−
=== Termine in der Auftragsbearbeitung ===
+
Hiermit wird der Druck gestartet.
  
−
Auf dieser Seite können Sie beliebige Termine für den Auftrag hinterlegen. Ein Termin kann dabei einer Person oder einer Ressource (z.B. einem LKW) zugeordnet werden. <br>
+
−
Diese Termine können z.B. auf dem Auftragsformular gedruckt werden. Zur Überwachung und Anzeige der Termine können Sie den Termin-Manager verwenden.<br>
 
−
Das Terminfenster der Auftragsbearbeitung besteht aus der Termintabelle, einer Wochen- und einer Monatsansicht<br>
 
  
−
==== Die Termin-Tabelle ====
+
Schaltfläche [Vorschau]
  
−
Beispiel:
+
Mit dieser Befehlsschaltfläche können Sie den "Ausdruck" des Auftrages in ein Bildschirmfenster umleiten. Der “Ausdruck” erfolgt am Bildschirm.
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle.jpg]]
+
  
−
In der Termin-Tabelle sind alle Termine eines Auftrages in tabellarischer Form zusammengefasst.<br>
+
3.2.9 Formularanpassung
−
In der markierten Leiste oben gibt es die folgenden Schaltflächen und Eingabefelder:<br>
 
−
;[Neu]
 
−
:Neuen Termin anlegen.
 
−
:Bevor Sie einen neuen Termin anlegen, können Sie die Zellen im Anzeigebereich am gewünschten Datum und im gewünschten Datumsbereich mit der Maus markieren. Beim Klicken auf [Neu] wird der neue Termin dann für den ausgewählten Bereich vorgeschlagen.
 
−
;[Neu Suchen]
 
−
:Neuen Termin anlegen, dabei eine freie Ressource aussuchen.
 
−
:Es wird ein Kalender angezeigt, in dem die Belegung der vorhandenen Ressourcen (Personen, Fahrzeuge usw.) angezeigt wird. Sie können die gewünschte Ressource markieren und in den neuen Termin übernehmen.
 
−
;[Kopieren]
 
−
:Termin kopieren
 
−
:Den ausgewählten Termin kopieren.
 
−
;[Term.Ass.]
 
−
:Termin-Assistent
 
−
:Mit dem Termin-Assistenten können Sie auf eine einfache Weise Standard-Termine für Aufbau, Probe usw. eintragen.
 
−
;[...aus Pos.]
 
−
:Termine aus Auftragspositionen übernehmen (Option!)
 
−
:Sie können Auftragspositionen mit Arbeitszeitartikeln in die Termine übernehmen. Dazu müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
 
−
:* Die Option zum Zulassen von Arbeitszeitartikeln mit Datumsangaben muss aktiviert werden. (Datei &rArr; Admin-Optionen &rArr; Einstellungen und Programmparameter &rArr; Auftrag &rArr; Diverses &rArr; Zeitraum für Arbeitszeitartikel… &rArr; Zulassen)
 
−
:* Sie legen in den Auftragspositionen Arbeitszeitpositionen an. Wenn Sie die o. a. Option eingeschaltet haben, erscheinen die Zeitraumfelder automatisch in der Eingabemaske der Positionen unter dem Feld „Std./Tage:“. Wenn Sie im Bearbeiten-Menü allerdings die Option „Anzeigen &rArr; Fremd-/Reservemenge oben anzeigen“ gewählt haben, ist diese „stärker“ und Sie müssen den Zeitraum in den Positionsdetails eingeben.
 
−
:* Sie geben Datum und Uhrzeit für die Position ein.
 
−
:Die Termine werden entsprechend den Positionen als Termin angelegt. Dabei wird zwar der Termin eingetragen, aber noch keine Ressource. Diese können Sie im Termin-Planer noch festlegen. Die Bezeichnung der Auftragsposition wird dabei als Text für den Termin verwendet.
 
−
:Wenn Sie diese Funktion mehrmals aufrufen, erscheint die folgende Bestätigungsaufforderung:
 
  
−
:[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Warnung.jpg|300px]]
+
Vor dem Drucken von Angeboten oder Aufträgen werden i.d.R. ­die mitgelieferten Druck­formulare an Ihre Vorgaben/Vordrucke angepasst.  
  
−
;[Löschen]
+
−
:Termin löschen
 
−
:Hiermit können Sie den ausgewählten Termin löschen.
 
−
;[Aktual.]
 
−
:Anzeige aktualisieren
 
−
:Diese Schaltfläche aktualisiert die Anzeige, falls z. B. von einem anderen Benutzer neue Termine eingetragen wurden.
 
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Schaltfläche1.jpg]]
 
−
:Anzeige drucken
 
−
:Druckt die aktuelle Anzeige auf dem Standard-Drucker aus.
 
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Schaltfläche2.jpg]]
 
−
:Nächsten/vorherigen – ersten/letzten Termin selektieren
 
−
:Selektiert den nächsten/vorherigen oder den ersten/letzten Termin in der Anzeige
 
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Schaltfläche3.jpg]]
 
−
:Nur eigene Termine anzeigen
 
−
:Wenn diese Schaltfläche aktiviert wird, werden nur die Termine des aktuell angemeldeten Benutzers angezeigt.
 
  
−
===== Termine verschieben und verändern =====
+
Hinweis:              In der Demo-Version ist diese Anpassung nicht möglich. Der Ausdruck erfolgt hier nur mit den mitgelieferten Druckformularen.
  
−
Die Termine können hier geändert werden. Teilweise indem man das zu ändernde Feld markiert und den gewünschten Text reinschreibt oder es gibt ein Auswahlmenü aus dem eine andere Angabe ausgewählt werden kann, wie hier z. Bsp. bei der Termin-Art.<br>
+
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Terminart.jpg]]<br>
 
−
Dann gibt es noch die Druckfelder und das Erinnerungsfeld. Diese aktiviert und deaktiviert man nach dem Markieren entweder mit der Leertaste oder mit dem Doppelklick der Maus.<br>
 
−
Um die Änderungen zu übernehmen entweder die [F3]-Taste drücken oder den Button [Speichern] anklicken.
 
  
 +
Die Formularanpassung ist u.U. eine sehr zeitintensive und diffizile Tätigkeit. Wir erledigen diese Anpassung auch gerne für Sie zu den jeweils gültigen Stunden­sätzen. Oder Sie lassen sich bei einer Gruppenschulung “in die Geheimnisse” des Formulareditors einweisen und erledigen die Anpassung selbst.
 +
  
−
==== Termine bearbeiten ====
+
Wenn Sie Einzelheiten hierzu erfahren wollen, rufen Sie uns kurz an.
  
−
Wenn Sie einen Termin bearbeiten wollen, doppelklicken Sie auf den Termin. Es öffnet sich das Bearbeitungsfenster des Termins, in das Sie die Einzelheiten eingeben/ändern können:
 
  
−
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Termine TermineÄndern.jpg|600px]]
 
  
−
===== Terminarten =====
 
−
Es gibt folgende Terminarten:
 
−
Die Terminarten 0-9 sind allgemeine Termine, die nicht auf einen Auftrag bezogen sind. <br>
 
−
0 - Allgemein <br>
 
−
1 - Belegt<br>
 
−
2 - Besprechung <br>
 
−
3 - Intern<br>
 
−
4 - Frei <br>
 
−
5 - Fortbildung<br>
 
−
6 - Urlaub <br>
 
−
7 - Krank<br>
 
−
8 - Privat<br>
 
−
9 - Reise<br>
 
−
Die Terminarten 10-22 beziehen sich normalerweise auf einen bestimmten Auftrag.<br>
 
−
10 - Sonstiges<br>
 
−
11 - Packen<br>
 
−
12 - Laden<br>
 
−
13 - Abfahrt<br>
 
−
14 - Aufbau<br>
 
−
15 - Probe<br>
 
−
16 - Veranstaltung/TB<br>
 
−
17 - Abbau<br>
 
−
18 - Rückfahrt<br>
 
−
19 - Ausladen<br>
 
−
20 - Auspacken<br>
 
−
21 - Prüfen/Reinigen<br>
 
−
22 - Einräumen<br>
 
  
 
== Links ==
 
== Links ==

Version vom 17. Januar 2014, 18:55 Uhr

1 Allgemeines

Bitte beachten: Dieser Artikel ist noch in Bearbeitung!

In der Auftragsverwaltung werden Anfragen, Angebote und Aufträge angelegt und bearbeitet.

1.1 Was ist ein Auftrag?

Die Auftragsverwaltung wird zur Erstellung von Anfragen, Angeboten, Aufträgen usw. benutzt. Diese Vorgänge werden in der Datenbank gespeichert. Ein Kennzeichen entscheidet darüber, um welche Form eines Auftrags es sich handelt. Dieses Kennzeichen wird "Status" genannt.

Der Einfachheit halber verwenden wir immer den Begriff "Auftrag", meinen damit aber einen Auftrag mit dem Status “Angebot”, “Anfrage”, “Auftrag” usw. Wenn sich eine Programmfunktion nur auf eine bestimmte Art von Aufträgen bezieht, wird dort der zugehörige Begriff verwendet. Beispielsweise wirkt sich das Auflisten von abgelaufenen Angeboten nur auf Aufträge mit dem Status "Angebot" aus. Daher reden wir an dieser Stelle auch von Angeboten.

1.2 Status

Der Status wird beim Anlegen eines neuen Auftrags vergeben und sagt aus, ob Sie eine Anfrage, ein Angebot oder einen Auftrag anlegen/speichern wollen. Außerdem sagt der Status aus, ob der Auftrag schon abgeschlossen oder storniert wurde. Den Status Anfrage, Angebot und Auftrag eines Auftrags können Sie jederzeit auch nachträglich noch ändern!

Bei Mietaufträgen hat der Status auch noch Auswirkungen auf die Reservierung der Artikel, die in dem Auftrag vorhanden sind: 

ANFR   Anfrage             Artikel werden nicht reserviert
ANG    Angebot             Artikel werden reserviert
AUFTR  Auftrag             Artikel werden reserviert
INT    Interner Auftrag    Artikel werden reserviert
REIN   Reinigungs-Auftrag  Artikel werden nicht reserviert
STO    Stornierung         Artikel werden nicht (mehr) reserviert
AKT    Aktiv               Der Status "Aktiv" zeigt an, dass der Auftrag durch eine Lagerausgabe aktiviert wurde.
AUSG   Ausgegeben          Der Status "Ausgegeben" zeigt an, dass der Auftrag durch eine Lagerausgabe aktiviert wurde.


1.3 Die Auftragsnummer

Jeder Auftrag erhält vom Programm automatisch eine fortlaufende Auftragsnummer. Mit dieser Nummer wird der Auftrag intern verwaltet. Die Auftragsnummer bleibt immer gleich, auch wenn sich der Auftragsstaus ändert!

  • Die Nummernkreise der Aufträge können Sie selbst festlegen. Öffnen Sie dazu im Menü "Datei\Admin-Optionen\Programmparameter” das Register “Einstellungen”, per Doppelklick. Auf den Eintrag “Nummernkreis Aufträge” öffnet sich das Fenster zur Eingabe der nächsten gewünschten Auftragsnummer. Sinnvoll ist es z.B., die Nummernkreise mit der Jahreszahl beginnen zu lassen. In diesem Fall müssen Sie am 1. Januar (es darf auch der 2. Januar sein!) den Nummernkreis entsprechend ändern, so dass REFLEX ab diesem Tag mit den neuen Nummern arbeitet. Die Eingabe wirkt sich auch auf die Länge der Nummer aus.

Die Auftragsnummer ist der direkteste Weg zu einem Auftrag, weil diese Nummer eindeutig auf einen bestimmten Vorgang zeigt. Zum Finden eines Auftrags können Sie aber neben der Nummer auch den Kundennamen, die Bezeichnung und andere Einträge benutzen. Dies wird unter “Auftrag suchen” beschrieben.


2 Auftragsübersicht, suchen und finden

Wenn Sie das Auftragsfenster öffnen (entweder über das Menü "Auftrag" oder durch Klicken auf das Symbol in der Symbol-Leiste), erscheint folgende Übersicht:

REFLEX Auftragsverwaltung Suche.jpg

Einzelheiten werden hier beschrieben.

Beachten Sie auch die Hinweise zum Suchen von Informationen.


Auf der linken Seite des Fensters wird ein Explorer angezeigt, mit dem Sie die Anzeige in der Tabelle filtern können, z.B. nur Angebote, nur aktive Aufträge usw.

Von hier haben Sie nun die Möglichkeit, einen neuen Auftrag anzulegen oder einen zuvor angelegten Auftrag zu öffnen und zu bearbeiten. Dazu können Sie

...entweder auf die Schaftfläche --> in der Symbol-Leiste klicken
...oder einen Doppelklick auf einen ausgewählten Auftrag in der Tabelle ausführen
...oder die Taste F2 drücken.



Wenn Sie nun Details zu einem Auftrag ansehen oder Änderungen am Auftrag vornehmen wollen, so schalten Sie zur Eingabemaske um, indem Sie die Taste ENTER oder F2 drücken oder auf den Schaltknopf [Bearbeiten] klicken. Sie können auch einen Doppelklick auf den angezeigten Auftrag machen.

1.1.2 Neuen Auftrag anlegen Um einen neuen Auftrag anzulegen, klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche [F5 Neu], drücken Sie die Taste F5 oder wählen Sie im Auftragsbaum den Zweig ”Neuer Auftrag”. Es wird die Eingabemaske des Kopfbereichs geöffnet. Anschließend müssen Sie zuerst einen Status für den Auftrag vergeben, dann einen Empfänger/Kunden wählen. Eine genaue Beschreibung dafür finden Sie unter Punkt 3.2.

1.1.3 Auftrag suchen Wenn Sie einen Auftrag suchen wollen, so drücken Sie dazu in der Tabellenansicht die Taste F4 oder klicken Sie auf die Schaltfläche [F4 Suchen]. Es öffnet sich das Fenster, mit dem man einen Auftrag suchen kann.

In diesem Dialogfenster kann man nun mehrere Suchkriterien angeben, um die Suche nach einem bestimmten Auftrag einzugrenzen. Die von Ihnen zuletzt benutzten Auswahlkriterien werden angezeigt.

Beispiel:


Es gibt folgende Such-Kriterien:

Alle Spalten (Kurzname, Adresse, Abteilung usw.) kann man direkt mit einem Klick auf den Spaltenkopf als Suchkriterium auswählen. Die Bezeichnung der Spalte erscheint dann im Feld “sortiert nach”.

Die Auftragsfilter/Positionsfilter können Sie nach: Alle, Nur abgeschlossene, Nur Aufträge, usw. setzen.

Wenn Sie einen Auftrag suchen, geben Sie dazu im Feld “Suchen” einfach die ersten Buchstaben des Begriffs ein. Nach jeder Eingabe eines Zeichens springt die Anzeige in der Tabelle näher an einen gefundenen Datensatz heran.

Es werden dann nur die Aufträge gezeigt, die dem angegebenen Suchbegriff entsprechen.

Eine “mächtige” Hilfe beim Suchen ist die sog. Joker-Suche mit dem %-Zeichen. Das “%” steht dabei für einen beliebigen Inhalt innerhalb des Suchenfeldes. Hierzu ein Beispiel:

Der Suchbegriff im Kurznamen... 

Zeigt diese Adressen an:

mei 

Meier, Meirhofer, Meibach

%mei 

Obermeier, Untermeier, Meier, Meirhofer, Mei­bach

%mei%of% 

Meirhofer

Die Eingabe von “%” bedeutet, dass Sie alle Daten sehen wollen. Je nach Datenvolumen kann diese Suche jedoch einige Zeit in Anspruch nehmen, weil ja alle Daten vom Server zu Ihrem PC übertragen werden müssen.

1.1.4 Bereiche eines Auftrages Innerhalb des Programmteils zur Auftragsbearbeitung gibt es sehr viele Datenfelder. Daher ist die Eingabemaske in verschiedene Bereiche unterteilt, die wir "Seiten" nennen:

Auftragskopf:

Es beginnt mit der Seite "Auftragskopf", in der Auftragsnummer, Angaben zum Kunden (Empfänger) usw. aus den Stammdaten eingelesen werden, nachdem Sie einen Empfänger ausgewählt haben.

Dann können Sie den Miet-/Berechnungszeitraum eingeben und Angaben zur Produktion machen.

Außerdem kann man hier einen ausführlichen Memo-Text angeben, der z.B. konkrete Angaben zum Auftrag beinhalten kann.

Auftragspositionen:

Auf der Seite "Positionen" werden die Auftragspositionen eingegeben und korrigiert. Außerdem können Sie sich hier eine tabellarische Über­sicht über die Auftragspositionen anzeigen lassen. Die Auftragspositionen bestehen aus den Artikelangaben Menge, Preis usw. und einem variablen Textfeld, in das beliebiger Text zu jeder einzelnen Position angegeben werden kann.

Auftragsfuß:

Auf dieser Seite stehen die Summen, Rabatt, Zahlungskonditionen usw.

Umschalten zu den einzelnen Seiten:

Zu den einzelnen Seiten können Sie umschalten, indem Sie die Taste [F2] drücken, mit F7/F8 navigieren oder direkt auf die Registerreiter klicken.

Zurück kommen Sie immer mit der Taste [Esc].

Zugriffsschutz - Kein gleiches Recht für alle:

Der Zugriff auf die einzelnen Seiten der Auftragsverwaltung kann individuell pro Benutzer eingeschränkt werden, so dass z.B. nicht jeder Benutzer Zugriff auf die Funktionen der Auftragsverwaltung hat.

Unter Datei\Optionen\Zugriffssteuerung können Sie die Rechte vergeben bzw. einschränken.


1.2 Auftrag erfassen In diesem Kapitel wollen wir zusammen einen neuen Auftrag in Form eines Angebots anlegen. Wenn nichts anderes angegeben ist, drücken Sie die Taste ENTER, um zum nächsten Eingabefeld zu gelangen. Zurück ins vorhergehende Feld gelangen Sie mit der Taste Umschaltung + ENTER. Alternativ dazu können Sie auch die von Windows gewohnte Tabulator-Taste benutzen.

1.2.1 Neuen Auftrag anlegen Wenn Sie sich in der Tabellendarstellung der Auftragsbearbeitung befinden, so klicken Sie auf die Schaltfläche [F5 Neu] , drücken Sie die entsprechende Funktionstaste oder wählen Sie im Übersichtsbaum “Neuer Auftrag”.

1.2.2 Auftragsstatus wählen Es öffnet sich zuerst das Fenster, in dem Sie den Auftragsstatus wählen können:


Hier können (bzw. müssen) Sie wählen zwischen Anfrage, Angebot, Auftrag, usw. Sie können den Status durch Drücken der Tasten "Cursor-Hoch" und "Cursor-Tief" auswählen und mit ENTER übernehmen. Außerdem können Sie den Status auch mit [Alt+1] bis [Alt+7] auswählen.

Anfrage, Vorbestellung: Unverbindliche Anfrage. Die Daten werden NICHT in die Disposition übernommen.

Angebot, Reservierung: Reservierung. Die Daten werden in die Disposition übernommen.

Auftrag: Verbindliche Zusage des Auftrages, feste Reservierung. Die Daten werden in die Disposition übernommen.


Interner Auftrag: Reservierung von Artikel für interne Zwecke. Die Daten werden in die Disposition übernommen.

Werkstattauftrag: Hier legen Sie Geräte an, die für eine bestimmte Zeit nicht disponiert werden, aber trotzdem im Bestand vorhanden sind.

Abschließen: Manuelles Abschließen des Auftrages: Nur möglich, wenn keine Artikel mehr ausgegeben sind.

Stornieren: Ein Auftrag wird vor Produktionsbeginn vom Kunden storniert.

Wir wollen jetzt ein Angebot erstellen. Also wählen Sie “2 Angebot” aus.

Klicken Sie zur Bestätigung auf [OK] oder drücken Sie die ENTER-Taste.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Adresse suchen/auswählen können.

1.2.3 Adresse/Empfänger festlegen Wenn Sie den Empfänger gewählt haben, öffnet sich der Auftragskopf.


1.2.4 Auftragskopfdaten eingeben Hier werden nun die Kundendaten aus den Stammdaten eingelesen sowie Produktions­informationen usw. eingegeben.

Zuerst wurde von GEVITAS Professional im Feld Auftragsnummer eine neue Nummer vergeben. Dabei holte sich GEVITAS Professional die nächste freie Nummer, wie in den Programm­parametern unter Datei\Optionen\Programm-Parameter eingestellt.

Status gibt den Status an, der zu Beginn des neuen Angebots ausgewählt wurde. Erfasst am: / Geändert am: diese Felder werden vom Programm mit dem entsprechenden Datum ausgefüllt. Ebenso das Feld Von: hier schreibt das Programm den Anmeldenamen des Anwenders.

Druckdatum hingegen wird vom Anwender selbst ausgefüllt. Das Datum wird manuell angegeben.

Empfänger gibt die zu Beginn ausgewählte Adresse mit den zugehörigen Daten aus den Stammdaten an.

Person

Wenn bei der gewählten Adresse mehrere Ansprechpartner/Personen hinterlegt sind, so können Sie über das Aufklapp-Menü den gewünschten Ansprechpartner/Person heraussuchen.

Wenn es bei der Adresse keine Ansprechpartner gibt, wird der Hauptansprechpartner aus der Adresse benutzt oder das Listenfeld ist leer.

Sie können jederzeit direkt aus der Auftragserfassung heraus zur Adressverwaltung umschalten, um eine neue Adresse oder einen neuen Ansprechpartner einzugeben. Klicken Sie dazu einfach auf das Adressensymbol auf der Symbol-Leiste oder wählen Sie die Adressverwaltung aus dem Stammdatenmenü aus. Das Fenster der Adress-Stammdaten öffnet sich; alle Funktionen der Adressverwaltung stehen Ihnen nun zur Verfügung.

Hinweis: Sie können mit GEVITAS Professional mehrere Fenster gleichzeitig öffnen, da GEVITAS Professional ein echtes Windows-Programm mit der sog. MDI-Schnittstelle ist (MDI=Multiple Document Interface). Die Anzahl der Fenster ist dabei nur durch den Speicher Ihres PC’s und die vor­handenen Systemressourcen begrenzt! Wenn Sie sich über die derzeit geöffneten Fenster informieren oder zu einem anderen Fenster umschalten wollen, so wählen Sie aus dem Menü "Fenster" das gewünschte Fenster an!

Wenn Sie die Adresse gewählt haben, können Sie im Feld Abholer den betreffenden Namen eingeben, sofern der Name nicht aus dem Adressstamm verwendet werden soll.

Miet‑­Zeit­raum

Die Felder in dieser Gruppe sind dazu da, den tatsächlichen Mietzeitraum (Dispositions­zeitraum) festzulegen. Außerdem wird hier angegeben, welche Anzahl an Mieteinheiten (Tage, Wochen, Monate) berechnet werden sollen.


Der Miet‑Zeitraum besteht aus Datum und Uhrzeit der Zeitpunkte, zu denen das Material das Lager verlassen bzw. wieder zurückkommen soll. Diese Angabe wird im Positionsteil für die Disposition verwendet (kann dort aber pro Position noch geändert werden). Standardmäßig wird von GEVITAS Professional das aktuelle Tagesdatum vorgegeben. Die Uhrzeitvorgabe wird aus der Angabe in der Parametertabelle geholt.

(Datei\Optionen\Programm-Parameter-Tabelle Einträge: VAZeitVon / Bis und ZeitMorg. usw.) Sie können im Halbstunden-Rhythmus disponieren.

Tage/Wochen/Monate

Diese Angaben werden automatisch von GEVITAS Professional errechnet. Dabei gelten folgende Regeln: ‑ Wenn Beginn und Ende im gleichen Tag liegen, wird dies als 1 Tag gerechnet. ‑ Es werden nur vollständige Wochen bzw. Monate ausgewiesen. Diese Werte werden standardmäßig in das Feld “Berechnen” übernommen und können dort ggf. überschrieben werden.

Im Feld “Berechnen” wird angegeben, wieviele Mieteinheiten (Tage, Wochen, Monate) berechnet werden sollen. Sie können diesen Vorschlag von GEVITAS Professional jederzeit überschreiben! Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste auf das Feld und geben Sie die gewünschte Tagesanzahl ein. Diese Angabe wird dann in die Positionen des Auftrags übernommen.

1.2.5 Produktionsname/Veranst.Ort Hier können Sie den Namen und den Ort der Produktion (Veranstaltung) angeben. Diese Angaben sind für den Ausdruck und zum Suchen von Aufträgen wichtig.

Bearbeiter

Geben Sie hier den Sachbearbeiter für den Auftrag an. Standardmäßig wird von GEVITAS Professional der angemeldete Anwender eingetragen.

Versandart

Optional können Sie nun die Versandart für den Auftrag auswählen. Mit dem

3-Punkte-Button an dem Feld können Sie eine in den Stammdaten gespeicherte Versandart auswählen. Im Feld “Versand-Text” können Sie einen freien Text zum Versand eingeben.

Bemerkung

Raum für eine kurze, interne Bemerkung. Texte, die an den Kunden gerichtet sind, können Sie später noch eingeben. Hinweise über die Veranstaltung wie Aufbau, Probe, Abbau usw. können im Termin-Fenster noch zu einem späteren Zeitpunkt angegeben werden.

Text

Im Textfeld am unteren Rand des Fensters können Sie bis zu ca. 16 A4-Seiten Text zu diesem Auftrag schreiben.

Wenn Sie die gewünschten Felder ausgefüllt haben, gelangen Sie mit der Schaltfläche [F2], der Taste F2 oder direkt mit einem Klick auf den Registerreiter zum nächsten Eingabe­fenster "Auftragspositionen".

Weiter zum Positionsteil:

1.2.6 Positionsbereich des Auftrags Das Fenster der Positionen besteht aus dem Eingabeteil (oben) und einer Tabelle mit mehreren Zeilen (unten), in dem diese Register untergebracht sind:


Positionen: Zeigt eine Tabelle der Positionen für diesen Auftrag an.

Text: Beinhaltet ein großes Textfeld, in das ein Memo-Text für die gerade ausgewählte Auftragsposition eingegeben werden kann. Zu jeder einzelnen Auftragsposition kann solch ein Text gespeichert werden.

Dispo-Übersicht: Zeigt eine Tabelle mit der Verfügbarkeit der Artikel zu diesem Auftrag an und ggf. werden Unterdeckungen durch Terminkollisionen angezeigt.

Eingabe der Positionen

Damit ein Angebot/Auftrag eine geordnete Struktur erhält, können Sie die Positionen in Kapitel und Positionen unterteilen. Die Kapitel können dabei den Artikelgruppen entsprechen, Sie können jedoch auch beliebige Überschriften für die Kapitel angeben.

Durch diese Kapitelstruktur setzt sich die Nummer einer Position aus der Kapitelnummer und einer darin fortlaufenden Nummer zusammen.


Beispiel:

1. Beleuchtung

1.1 Tageslichtleuchte HMI 1600

1.2 Scheinwerfer HELL 12

1.3 Vorschaltgerät XYZ 12

2. Beschallung

2.1 Aktivboxen ABASS 200

2.2 Verstärker KAWUMM 2000

3. Personal

3.1 Aufbauhelfer

3.2 Beleuchtungsmeister

3.3 Tonmeister

3.4 Fahrer

4. Sonstiges

4.1 Kaffee

4.2 Fahrtkosten

4.3 Verbrauchsmaterial

Alle hier fett gedruckten Kapitelüberschriften sind “normale” Auftragspositionen, die aber keine Artikel beinhalten, sondern lediglich als Kapitelüberschriften dienen. Die Kapitel­überschriften können Sie dabei selbst bestimmen. Außerdem können Sie unter die Überschriften einen Einleitungstext eingeben (Registerseite Text). Dieser Text ist der "normale" Positions­text, der jeder Kapitel‑ oder Artikelposition mitgegeben werden kann.

Erfassen einer neuen Position

Wenn Sie eine neue Position erfassen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

Kapitel anlegen:

Wenn Sie noch kein Kapitel angelegt haben, sollten Sie zuerst ein neues Kapitel erzeugen mit der Schaltfläche [F6 Neues Kapitel] oder mit der Taste F6. Es öffnet sich ein Fenster mit der Anzeige der vorhandenen Artikelgruppen. Sie können nun eine Artikelgruppe auswählen, um die Kapitelüberschrift vor den nachfolgenden Positionen zu erhalten.


Beispiel:


Mit der Taste ENTER oder [OK] können Sie die Gruppe auswählen.

Wenn Sie keine der vorgefertigten Gruppenüberschriften benutzen wollen, klicken Sie auf [Abbruch].

Sie können die Kapitelüberschrift in dem Eingabefeld des Fensters noch verändern/ ergänzen.

Mit [OK] wird die Überschrift im neuen Kapitel (z.B. 1.0) gespeichert und sofort die erste Position für das Kapitel angelegt (z.B. 1.1).

Hinweis: Innerhalb eines Auftrags müssen die Kapitel fortlaufend sein. Es darf also keine Lücken in der Nummerierung geben, da sonst das Programm die Positionsnummer nicht vergeben kann.

Sie können nun gleich eine Position neu anlegen und einen Artikel für diese Position auswählen.


Position anlegen:

Wenn Sie eine neue Positionsnummer anlegen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche [F5 Neu Pos.] oder drücken die Taste F5. Die nächste freie Nummer innerhalb des Kapitels wird dann automatisch von GEVITAS Professional vergeben. Anschließend können Sie den Artikel für diese Position bestimmen.

Achtung: Sie müssen eine Artikelnummer in einer Auftragsposition angeben! Ohne Artikelnummer wird die entsprechende Artikelposition wie eine Textposition behandelt und das Programm kann die Umsatzerlöse der Artikel nicht verbuchen, da eine Berechnung nicht erfolgen konnte!

Artikel bestimmen:

Bitte geben Sie die gewünschte Artikelnummer im entsprechenden Feld der Eingabemaske ein. Nach Drücken der ENTER-Taste werden die entsprechenden Artikeldaten abgerufen und angezeigt. Bei Eingabe einer nicht gespeicherten Artikelnummer + ENTER gelangen Sie automatisch in die Artikeldatei. Es werden die gespeicherten Artikel angezeigt; jetzt können Sie einen Artikel auswählen und in die Eingabemaske mit Doppelklick auf den Artikel oder mit ENTER übernehmen.

Sie können einen Artikel auch suchen, indem Sie auf die Schaltfläche [...] neben der Artikelnummer klicken oder die Taste F4 drücken, wenn der Eingabecursor im Feld “Artikelnummer” steht.

Artikel suchen:

Zum Suchen eines Artikel steht Ihnen ein eigenes Dialogfenster mit vielfältigen Suchmöglichkeiten zur Verfügung.


Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die gewünschten Suchbegriffe angeben können.

Beispiel:


Das Artikelsuchfenster ist ein sehr leistungsfähiger Programmteil, mit dem Sie sehr schnell und einfach den gewünschten Artikel finden können.

Dazu können Sie...

... ein zum Suchen benutztes Feld (z.B. die Artikelnummer) auswählen, indem Sie auf die Überschrift mit der linken Maustaste klicken. Nach diesem Feld wird die Anzeige sortiert. In diesem Feld können Sie nun den Suchbegriff eingeben.

... einen Suchbegriff in das Feld “Suchen:” eingeben. Die Anzeige der Daten wird dann auf die Artikel eingegrenzt, die dem Suchbegriff entsprechen. Standardmäßig sucht das Programm dabei den Suchbegriff Stellengenau von links nach rechts. Das Zeichen “%” können Sie als “Joker” einsetzen (siehe Seite 7). Beispiel: 16Spur%

Mit einem Klick auf die Schaltfläche [Auswahl] oder durch das Drücken der Taste ENTER werden die Daten in die Auftragspositionen übernommen.

Sie können jederzeit direkt aus der Auftragserfassung heraus zur Artikelverwaltung umschalten, um einen neuen Artikel einzugeben. Klicken Sie dazu einfach auf das Artikelsymbol auf der Symbol-Leiste. Das Fenster der Artikel-Stammdaten öffnet sich: alle Funktionen der Stammdatenverwaltung stehen Ihnen nun zur Verfügung.


Aus den Stammdaten wird auch der Einzelpreis des Artikels geholt, und zwar je nach Artikel entweder der Mietpreis (bei Mietartikeln) oder der Verkaufspreis (bei Verkaufsware, Dienstleistung oder Arbeitszeit). Diesen Preis können Sie in der Auftragsposition bei Bedarf überschreiben, d.h. Sie können einen Individualpreis für diesen Kunden pro Auftrag eingeben.

Wenn Sie einen Artikel ausgewählt haben, können die weiteren Felder bearbeitet werden:

Eingabefelder Typ, Bezeichnung, usw.

Diese Felder werden nur angezeigt und sind an dieser Stelle nicht veränderbar. Wenn Sie zusätzlichen Text zur Position eintragen wollen, so klicken Sie im Positionsbereich auf das Register "Text" und geben den Text dort ein. Dieser Text wird dann unterhalb des jeweiligen Positionstextes gedruckt.

Menge eingeben:

Nach der Auswahl eines Artikels springt der Eingabecursor automatisch in das Feld “Menge”. Geben Sie nun die gewünschte Menge der Position ein.

Hinweis: Wenn es von dem ausgewählten Artikel nur 1 Stück gibt, wird automatisch die Menge “1" eingetragen und der Cursor überspringt die Mengeneingabe!

Eingabefeld Preis:

Wenn ein Preis in der Artikel-Stammdatei hinterlegt ist, wird er beim Abrufen des Artikels in die Position eingefügt. Der Preis kann je Auftrag abgeändert werden, bleibt jedoch in der Artikel-Stammdatei ursprünglich erhalten.

Mietpreis:

Der Mietpreis errechnet sich aus dem im Auftragskopf angegebenen Mietzeitraum und der dort angegebenen Mieteinheit (Tage, Wochen, Monate). Außerdem wird die Mietpreisstaffelung aus den Stammdaten (Mietpreisstaffeln) mit berücksichtigt, sofern diese angelegt wurde.

Sie können den Mietzeitraum einer Position manuell ändern, indem Sie in die entsprechenden Felder klicken und die Daten dort überschreiben.

Verkaufspreis:

Der Verkaufspreis wird aus dem Feld VK der Stammdaten geholt (siehe Artikelpreise).

Den gespeicherten Preis können Sie jederzeit überschreiben, wenn Sie Ihrem Kunden einen anderen Preis einräumen wollen.

Rabatt:

Hier können Sie einen Rabatt‑Prozentsatz eingeben, der sich nur auf diese Position bezieht. Sie können jeder Position einen eigenen Rabatt geben. Nach der kompletten Erfassung des Angebots können Sie auch von GEVITAS Professional automatisch einen Rabatt errechnen lassen: 1. Automatische Positions­rabatte,

2. Pauschalpreis-Eingabe. Dazu später mehr.

Der Rabattbetrag wird automatisch aus dem angegebenen Rabatt-Prozentsatz errechnet. Die Eingabe eines Rabattbetrages ist nicht möglich.


Position speichern:

Die Position wird automatisch gespeichert, wenn Sie den Rabattbetrag bestätigt haben. Der Eingabecursor springt dann automatisch in das Feld “Positionsnummer“ zurück.

Sie können nun weitere Positionen (wie vorher beschrieben) anlegen.

Positionen mit der Materialliste eingeben

Mit der Materialliste [F10] haben Sie die Möglichkeit, mehrere Artikel gleichzeitig in einen Auftrag einzufügen. Nach dem Drücken der Taste F10 öffnet sich das Fenster zur Artikelauswahl. Per Doppelklick wird ein Artikel markiert und mit der Menge 1 versehen, wenn Sie eine größere Menge einfügen wollen, können Sie noch einmal einen Doppelklick auf die betreffende Zeile machen oder das Mengenfeld manuell überschreiben.

Verfügbarkeit überprüfen:

Wenn Sie die Verfügbarkeit des Gerätes überprüfen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [F9 Dispo] oder drücken Sie [Alt]+[F9]. Es öffnet sich das Fenster des Dispo-Services. Einzelheiten dazu finden Sie in Kapitel 4. Sie können auch das Register “Dispo-Übersicht” anklicken.

Neues Kapitel anfügen:

Wenn Sie ein neues Kapitel an die bestehenden anfügen wollen, klicken Sie zuerst auf eine Position des letzten Kapitels. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche

[F6 Neues Kapitel]. Die nächste freie Kapitel-Nummer wird dann automatisch von GEVITAS Professional vergeben.

Neue Position:

Wenn Sie innerhalb eines bestehenden Kapitels eine neue Position einfügen wollen, so klicken Sie auf die Kapitelüberschrift oder irgendeine Position des Kapitels. Durch [F5 Neue Position] oder durch Drücken der Taste F5 legen Sie die nächste Position an.

Stücklisten oder Zubehör einmischen:

Wenn Sie eine Stückliste in den Auftrag einmischen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Set [Alt + F8]. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie auswählen können:

- Stückliste einmischen

- Zubehör der aktuellen Position einfügen

- Zubehör von allen Positionen einfügen

Stücklisten:

Anschließend wird eine Liste mit den gespeicherten Stücklisten angezeigt. Wählen Sie eine Stückliste aus und klicken auf [Übernehmen]. Danach werden Sie gefragt, ob Sie für die Stückliste ein neues Kapitel anlegen wollen. Danach werden die Stücklistenpositionen in den Auftrag eingemischt.

Im Anschluss daran werden Sie noch gefragt, ob Sie den pauschalen Stücklistenpreis als neuen Auftrags-Pauschalpreis verwenden wollen. Wenn Sie mit "Ja" antworten, so wird der Stücklistenpreis als Pauschalpreis für das komplette Angebot übernommen.


Weiter zum Fußbereich

Wenn Sie die Positionserfassung beenden wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [F2] oder drücken Sie die Taste F2, um zum Fußteil umzuschalten.

Mit der Taste [Esc] kommen Sie jeweils eine Registerseite zurück.

1.2.7 Fußteil des Auftrags Fußteil

Der Fußteil beinhaltet die Auftragssummen, Rabatte, Zahlungskonditionen usw. Sie können jederzeit mit der Taste F2 zu diesem Fenster umschalten. GEVITAS Professional errechnet hier die Kalkulationssumme der Auftragspositionen. Diese Summe können Sie nicht überschreiben. Sie können den Gesamtpreis des Auftrags aber über eine Pauschalpreis‑Angabe, einen Positionsrabatt oder einen Gesamtrabatt verändern.


Sie erhalten nun eine ganze Reihe von verschiedenen Beträgen aus dem Auftrag, die GEVITAS Professional errechnet hat:



Kalkulationssumme


Pos.rabatt


Summen


Betrag


Diese Summen (ge­trennt für Miete und Verkauf) geben an, wie viel Sie - ohne Berücksichtigung von Rabatten - für den Auftrag erzielen sollten.

(Voraussetzung dafür ist, dass Sie die Kalkulations­felder in den Artikel-Stamm-daten ausgefüllt haben.)


Dieser Wert des Positions-rabattes gibt an, wie viel Prozent Rabatt auf jede rabatt­fähige Position Sie vergeben haben oder durch GEVITAS Professional errechnet wurde (wenn Sie einen Pauschalpreis angegeben haben).


Das sind die Summen aus dem Auftrag unter Berücksichtigung der von Ihnen an­ge­gebe­nen Rabatte. Die Summen werden getrennt nach Miete, Ver­kauf, Dienst­leis­tung und Arbeitszeit ausgewiesen.


Der Positionsbetrag ist entweder der von GEVITAS Professional errechnete Betrag oder der Pauschalbetrag, den Sie eingegeben haben.


Einen Pauschalbetrag erkennen Sie daran, daß das Optionsfeld unter Pauschalbetrag markiert ist.



Den Angebots-Gesamtpreis beeinflussen:

Zwei Verfahrensweisen stehen Ihnen zur Verfügung:


 Positionsrabatt vergeben

Wenn Sie in allen Auftragspositionen einen Rabatt vergeben wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [Pos.Rabatt - Alt F8]. Anschließend können Sie einen Rabattsatz eingeben, der dann von GEVITAS Professional automatisch in alle Auftrags­positionen eingetragen wird.


Dabei berücksichtigt GEVITAS Professional, das u.U. angegebene Rabattlimit einer Position, d.h. der Rabatt wird von GEVITAS Professional automatisch auf das Rabattlimit gekürzt. Rabatt für Dienstleistungen und Arbeitszeit ist ausgeschlossen!

‚ Pauschalpreis eingeben

Wenn Sie einen Pauschalpreis für den Auftrag angeben wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [Pauschal-Alt F9]. In das Dialogfenster geben Sie danach den gewünschten Pauschalbetrag ein. GEVITAS Professional berechnet nun aus der Kalkulations­summe und Ihrer Pauschalpreiseingabe den resultierenden Rabattsatz und fügt diesen in die einzelnen Positionen ein.


Wenn in einer Position ein Rabattlimit angegeben ist oder Arbeitszeit enthalten ist, so rechnet das Programm den Auftrag so lange neu durch, bis die gewünschte Pauschalsumme erreicht ist. Dieses Verfahren ist wichtig, damit die Umsatz­berechnung der Artikel durch Pauschalpreisangaben nicht verfälscht wird!



Optionsfeld Mehrwertsteuer

Das Feld "Mehrwertsteuer” entscheidet, ob für den Auftrag Mehrwertsteuer berechnet werden soll oder nicht. Dieses Kennzeichen wird aus den Kundenstammdaten übernommen. Sie können es nun ändern, wenn z.B. eine Veranstaltung im Ausland durchgeführt wurde. Der Mehrwertsteuersatz wird unter Datei\Optionen\Programmparameter\Einstellungen\Mehrwertsteuer sätze- und Konten festgelegt.


Eingabefelder Zahlungsbedingungen

Das Kennzeichen der Zahlungsbedingungen wird entsprechend dem Kennzeichen aus dem Kundenstamm übernommen. Diese Angabe kann individuell pro Auftrag überschrieben oder mit dem [...]-Knopf ausgewählt werden. Angelegt werden die Zahlungsbedingungen unter Stammdaten\Zahlungsbedingungen.

Der Text für den Ausdruck auf dem Auftrags‑ oder Rechnungsformular kann manuell ergänzt werden. Dieser muss natürlich zu den eigentlichen Zahlungs­konditionen passen! Die Anzahl der Tage für Skontoabzug (0 wenn kein Skonto) und die Skontoprozentangabe bestimmen den zulässigen Skontobetrag. Die Netto-Tage geben die Anzahl der Tage an, bis zu denen der Kunde die Rechnung spätestens bezahlen muss.

Weiter zum Drucken

Wenn Sie die Erfassung beenden und das Angebot drucken wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [F12 Drucken] oder drücken Sie die Taste F12.

3.2.8 Auftrag/Angebot drucken

Wenn Sie innerhalb eines Auftrags in einem beliebigen Fenster oder in der Tabellenansicht sind und den Auftrag drucken wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [F12 Drucken]. Das Druckfenster der Auftragsbearbeitung wird angezeigt.

In diesem Fenster können Sie angeben, mit welchem Formular und welchem Drucker Sie den Auftrag ausdrucken wollen.



Formularname

In diesem Feld können Sie den gewünschten Formularnamen angeben. Die einzelnen Formulare müssen über einen eindeutigen Namen gespeichert sein. Sie haben zwei Möglichkeiten:

 Sie geben den Formularnamen über die Tastatur ein.

‚ Sie klicken mit der linken Maustaste auf den Pfeil rechts am Feld und wählen den gewünschten Formularnamen aus dem Listenfeld aus.


Kopien

Hiermit können Sie bestimmen, wie viele Ausdrucke dieses Formulars vom Programm automatisch erzeugt werden sollen, z.B. Rechnungskopien. (Viele Drucker können keine Durchschläge bedrucken.)


Benutzter Drucker

In diesem Feld müssen Sie angeben, mit welchem Drucker der jeweilige Ausdruck vorgenommen werden soll. Wenn in diesem Feld nichts steht, wird der unter Windows als Standarddrucker definierte Drucker verwendet. Wenn Sie den eingetragenen Drucker wieder löschen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [_] rechts neben dem Druckernamen. Der Druckername wird dadurch gelöscht.

Schaltfläche [Druck]

Hiermit wird der Druck gestartet.


Schaltfläche [Vorschau]

Mit dieser Befehlsschaltfläche können Sie den "Ausdruck" des Auftrages in ein Bildschirmfenster umleiten. Der “Ausdruck” erfolgt am Bildschirm.


3.2.9 Formularanpassung

Vor dem Drucken von Angeboten oder Aufträgen werden i.d.R. ­die mitgelieferten Druck­formulare an Ihre Vorgaben/Vordrucke angepasst.


Hinweis: In der Demo-Version ist diese Anpassung nicht möglich. Der Ausdruck erfolgt hier nur mit den mitgelieferten Druckformularen.


Die Formularanpassung ist u.U. eine sehr zeitintensive und diffizile Tätigkeit. Wir erledigen diese Anpassung auch gerne für Sie zu den jeweils gültigen Stunden­sätzen. Oder Sie lassen sich bei einer Gruppenschulung “in die Geheimnisse” des Formulareditors einweisen und erledigen die Anpassung selbst.


Wenn Sie Einzelheiten hierzu erfahren wollen, rufen Sie uns kurz an.



3 Links

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