Drucken von Listen und Auswertungen - Der Druckdialog

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1 Allgemeines

Egal in welchem Programmteil Sie sich befinden: Fast immer kann man mit den dort gespeicherten Daten etwas ausdrucken bzw. eine Liste oder eine Auswertung erzeugen. Dieser Druckvorgang wird in REFLEX und GEVAS-Professional mit Hilfe eines universellen Dialogfensters durchgeführt. Das Drucken einer Adressliste geht also prinzipiell genauso wie der Ausdruck einer Artikel-Preisliste.

1.1 Druckdialog aufrufen

Wenn Sie eine Liste (einen Report) mit mehreren gespeicherten Datensätzen erzeugen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [F12 Drucken] oder drücken Sie die Funktionstaste [F12] im dazugehörigen Programmteil.

Wenn Sie z. B. eine Adressliste drucken wollen, so rufen Sie zuerst die Adress-Stammdaten auf und klicken dann auf [Drucken].

Wir unterscheiden beim Drucken zwischen Listen und Formularen.

1.1.1 Listen

Es werden mehrere Daten in Listenform ausgedruckt, z. B. eine Preisliste, ein Umsatz-Report usw. Sie können in einem Dialogfenster selbst bestimmen, welche Inhalte (Daten) auf dem Report erscheinen sollen, also z. B. nur die Artikel einer bestimmten Artikelgruppe.

1.1.2 Formulare

Es wird ein bestimmter Vorgang ausgedruckt, z.B. ein Angebot, eine Rechnung usw. Ein Formular druckt immer nur die Daten einer bestimmten Auftragsnummer, einer Rechnungsnummer usw. aus! Wenn Sie ein bestimmtes Formular bedrucken wollen, so klicken Sie auf den Schaltknopf [Drucken] im dazugehörigen Programmteil, z.B. der Lagerausgabe.

  • Technisch gesehen handelt es sich bei Reports und Formularen jeweils um Crystal-Reports-Dateien, nur die Anwendung ist etwas unterschiedlich: Bei Listen entscheiden Sie selbst über ein Dialogfenster, was gedruckt werden soll. Bei Formularen ist das durch das Programmfenster festgelegt, wenn Sie z.B. ein bestimmtes Angebot drucken.

1.1.3 Vorlagen

Das Drucken von Listen ist ein wichtiger Bestandteil des Programms. Leider ist es u.U. etwas kompliziert, zu bestimmen, welche Daten auf der Liste erscheinen sollen. Deshalb gibt es die Möglichkeit, die Parameter (Filter, Report-Namen usw.) einer Liste unter einem Vorlagennamen abzuspeichern und dann immer wieder aufzurufen. Damit kann ein versierter Benutzer die Vorlagen zu erstellen, der "normale" Benutzer braucht die Vorlage nur aufzurufen und sich um die dahinter liegenden Details nicht zu kümmern.

  • Um eine Vorlage anzulegen oder zu bearbeiten benötigen Sie ein bestimmtes Zugriffsrecht!

2 Drucken von Listen und Auswertungen

2.1 Das Druckdialog-Fenster

Das Druckdialog-Fenster ist ein mehrseitiges Fenster, mit dessen Hilfe Sie die zu druckenden Daten auswählen, die Sortierung der Liste festlegen, Drucker und Formular bestimmen und den Ausdruck schließlich starten können.

Beispiel: Druck-Dialog: Das Fenster

1
Hier stehen die gespeicherten Vorlagen. Mit der Schaltfläche können Sie eine neue Vorlage anlegen (wenn Sie das Zugriffsrecht dazu haben! Wenn Sie das Zugriffsrecht nicht haben, wird diese Schaltfläche nicht angezeigt.).
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Hier werden die Drucker angezeigt. Sie können einen Drucker für die Ausführung der Liste auswählen. Das Programm "merkt" sich beim Starten einer Liste, welchen Drucker Sie zuletzt für die jeweilige Liste benutzt haben und stellt diesen Drucker automatisch ein. Wenn dieser Druckertyp aber nicht (mehr) in Ihrem Windows-System zur Verfügung steht, wird automatisch auf dem in Windows als Standarddrucker eingestellten Drucker ausgegeben!
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Mit diesen Schaltflächen kann man eine neue Vorlage anlegen oder eine bestehende Vorlage bearbeiten bzw. löschen. Diese Schaltflächen sind u.U. unsichtbar, wenn Sie nicht über das notwendige Zugriffsrecht verfügen. Um Vorlagen anzulegen oder zu bearbeiten, muss man das Löschen-Recht „Allgemeiner Druckdialog“ haben. Dieses wird vom Administrator unter „Datei->Admin-Optionen->Benutzerverwaltung, Zugriffssteuerung -> Programmteile“ vergeben.
Neu
Neue Vorlage anlegen. Der Vorlagenname wird geleert. Sie können die bisherigen Vorlagendaten ändern/ergänzen und dann speichern (s u.).
4
Speichern Speichern der Vorlage: Sie werden nach dem gewünschten Vorlagennamen gefragt, anschließend werden die Filterdaten, der Druckername usw. unter diesem Namen gespeichert. Die Vorlage wird automatisch gespeichert, wenn Sie die Vorschau oder den Druck starten.

2.2 Löschen

Löschen Löscht die aktuelle Vorlage. Nur möglich, wenn Sie das Zugriffsrecht dazu haben!

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Mit diesen Registerseiten werden die Vorgaben für die Vorlage eingegeben.
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In dieser Registerseite können Sie Ihre variablen Werte für die Liste eingeben.
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Mit diesen Schaltflächen starten Sie den Ausdruck, die Vorschau oder den Export der Liste.

3 Vorschau

Wenn Sie dieses Symbol anklicken, so wird die Druckausgabe in ein Bildschirmfenster "umgeleitet". Dieses Bildschirmfenster kann seitenweise geblättert, vergrößert oder verkleinert werden. Außerdem kann man aus diesem Fenster heraus den Ausdruck auf dem Drucker starten.

4 Drucken

Startet die Druckausgabe anhand der Eingaben, unter Berücksichtigung der Filterdefinition, sortiert nach den angegebenen Feldern, mit dem angegebenen Report-Formular auf dem ausgewählten Drucker.

5 Export

Hiermit können die Daten in Dateien exportiert werden. Die verfügbaren Export-Formate hängen dabei von der jeweiligen Installation und der verwendeten CrystalReports-Version ab. Nach dem Klicken auf diese Schaltfläche werden Sie nach dem Export-Format gefragt: Suchen Sie das gewünschte Format aus und klicken auf [OK]. Danach müssen Sie noch den Ordner und Dateinamen auswählen und der Export wird ausgeführt.

6 Schließen

Schließt das Dialog-Fenster.

7 Register-Seiten des Fensters

7.1 Vorlagen

Die Angaben über die Sortierung und Filterung der Daten, des verwendeten Reports usw. werden unter einem von Ihnen angegebenen Namen in einer Vorlagentabelle gespeichert, damit Sie später wieder einfach darauf zurückgreifen können. In einer Vorlage sind alle Angaben enthalten, die zum Ausdruck der Liste erforderlich sind, also z. B. die Selektionseingabe, der Formularname, die Sortierung usw. Sie können sich also z.B. eine Vorlage für "Werbeschreiben an alle Adressen in Bayern (Postleitzahl 8xxxx oder 9xxxx) sortiert nach “Ort" unter einem Kurznamen abspeichern und später darauf zurückgreifen, ohne dass Sie die Angaben nochmals angeben müssen. Eine Vorlage wählen Sie mit einem Klick (blaue Markierung) aus dem Vorlagen-Fenster (1) aus. Das Dialogfenster im unteren Teil besteht aus 4 Registerseiten, die erscheinen, wenn Sie das entsprechende Zugriffsrecht dazu haben.

7.2 Registerseite "Eingabe"

Hier wird eingegeben, nach welchen Daten die Liste gefiltert werden soll. Diese Eingaben beeinflussen also den Inhalt der Liste.

Beispiele
Es kann hier festgelegt werden, dass nur Adressen aus einem bestimmten Postleitzahlengebiet auf einer Adressliste erscheinen
Auf einer Artikelliste sollen nur bestimmte Artikelgruppen gedruckt werden sollen

usw.

Die möglichen Eingaben auf dieser Seite werden auf der Seite Filter festgelegt. Es ist also möglich und meist auch nötig, mit dem gleichen ”Report” (so werden alle Formulare innerhalb des Druckmoduls “CrystalReports®” genannt), mehrere Vorlagen mit verschiedenen Filtereinstellungen zu speichern.

Beispiel
Sie haben einen Report „Adressliste_1_0.rpt“. Dieser beinhaltet alle wichtigen Informationen (Felder) über die Kontakte. Nun legen Sie eine Vorlage „Adressen Bayern“ an, die nach dem PLZ-Gebiet „8xxxx“ selektiert und weisen dieser Vorlage den Report zu. Dann legen Sie eine weitere Vorlage „Adressen NRW“ mit dem PLZ-Gebiet „5xxxx“. Auch dieser Vorlage weisen Sie den Report zu.

Die letzte Eingabe wird automatisch gespeichert, wenn man Drucken, Vorschau oder Export anwählt.

Hinweis
(nur GEVAS-Professional)
Um versehentliche Eingaben zu verhindern, kann man auf der Seite "Eingabe" das Optionsfeld Eingabe gesperrt einschalten. Die Eingabefelder sind dann gesperrt. Erst wenn man die Option wieder ausschaltet, können die Eingabefelder wieder geändert werden. Diese Option kann man nur ändern, wenn man mindestens das Schreiben-Recht auf dieses Fenster besitzt!


7.3 Registerseite "Sortierung"

Hier kann die Sortierung (Reihenfolge) des Ausdrucks festgelegt werden. Ziehen Sie dazu mit der Maus die gewünschten Datenbankfelder von links nach rechts.


7.4 Registerseite "Formulare/Reports"

Hier kann der Report ausgewählt werden, der das Layout der Liste bestimmt. Es kann sich dabei um einen Standard-Report oder einen von Ihnen selbst mit “CrystalReports®” erstellten Report handeln. Zu “CrystalReports®” finden Sie weiter unten eine kurze Beschreibung.

  • Das Layout der Listen kann über die Formularanpassung an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.

Die Liste der hier angezeigten Formulare ist alphabetisch sortiert. Standardmäßig ist immer das oberste Formular angewählt.

7.5 Registerseite "Druck-Filter"

Hier werden die Angaben zum Filter gemacht, es wird also festgelegt, welche Daten auf der Liste überhaupt erscheinen sollen. Die nötigen Eingaben (z.B. PLZ=5xxxx) werden auf der Seite “Eingabe” vorgenommen. Einzelheiten werden unten beschrieben.

8 Formulare (Reports) ändern

Mit REFLEX bzw. GEVAS-Professional werden einige Standard-Reports mitgeliefert, die einfach vom Programm aus aufgerufen und gestartet werden können. Dieses stellt die einfachste Methode dar, Listen und Auswertungen aus den gespeicherten Daten zu erhalten.

Eine andere Möglichkeit bietet sich dem versierten Anwender: Er kann den Formulareditor CrystalReports® erwerben und damit Änderungen an den bestehenden Reports vornehmen oder neue, eigene Reports erzeugen. Da CrystalReports® sehr leistungsstark und umfangreich ist, empfiehlt sich das aber nur für versierte Anwender.

Alle Listen von REFLEX bzw. GEVAS-Professional werden mit Hilfe von CrystalReports® erzeugt und mit einem im Programm integrierten Druckmodul („Runtime“) ausgewertet. Wenn Sie einen neuen Report anlegen wollen, empfiehlt es sich, einen ähnlichen, vorgegebenen Report zu laden und den neuen Report dann gleich unter einem neuen Namen zu speichern.

Dazu müssen Sie aus dem Menü "Datei" -> "Datei Speichern unter..." wählen und den gewünschten Reportnamen eingeben. Damit der neu angelegte Report im Listenfeld der Formulare angezeigt wird, müssen Sie u.U. den Druckdialog kurz schließen und dann neu öffnen!

9 Filterdefinitionen

Hier werden die Angaben zum Filter gemacht, es wird also festgelegt, welche Daten auf der Liste überhaupt erscheinen sollen. Die nötigen Eingaben werden auf der Seite “Eingabe” gemacht. Die Definition eines Filters besteht aus den folgenden Teilen: Feldname Anzeigetext für die Eingabe-Seite Filterbedingung Eingabefeld Verknüpfung und/oder (optional) Klammern (optional) Durch die Festlegung von Feldnamen, Filterbedingungen und Verknüpfungen können Sie also bestimmen, welche Datensätze auf der jeweiligen Liste überhaupt erscheinen sollen. Dabei gibt es mehrere Methoden, wie Filterbedingungen angegeben werden können:

Leer
Das entsprechende Feld muss leer sein, damit der Datensatz ausgeruckt wird.
Nicht leer
Das entsprechende Feld darf nicht leer sein, damit der Datensatz aus-gedruckt wird.
Gleich
Das entsprechende Feld entspricht genau einem Vorgabewert.
Ungleich
Das entsprechende Feld entspricht nicht einem bestimmten Vorgabewert.
Größer/Gleich
Diese Selektionsmethode wird meist für numerische Felder benutzt. So können Sie z.B. wählen, dass alle Adressen ab der Postleitzahl 70000 ausgedruckt werden sollen.
Kleiner/Gleich
Diese Selektionsmethode wird meist für numerische Felder benutzt. So können Sie z.B. wählen, dass alle Adressen bis zu der Postleitzahl 80000 ausgedruckt werden sollen.
Beinhaltet
Diese Selektionsmethode wird meist für alphanumerische Textfelder benutzt. In diesen Feldern können Sie die Suchzeichen "*" und "?" zur Auswahl eingeben. So können Sie z.B. wählen, dass alle Adressen mit dem Ort "fell*" ausgedruckt werden sollen, also "Fellbach, Fellbuch, Felldorf" usw. Die Eingabe "*fell*" würde übrigens auch die Orte "Oberfell, Unterfelling, Fellbach" usw. auflisten.

Die Selektionsmöglichkeiten können Sie aus einem Listenfeld auswählen.

10 Vorlagenverwaltung

Zur Verwaltung der Vorlagen stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Neu
Hiermit können Sie eine neue Vorlage anlegen.
Speichern
Hiermit können Sie eine neu eingegebene Vorlage unter einem neuen Vorlagennamen speichern. Beachten Sie bitte, dass die Vorlagendaten automatisch gespeichert werden, wenn Sie die Vorschau oder den Ausdruck starten!
Löschen
Hiermit können Sie eine Vorlage löschen.

Hinweis: Sie benötigen ein spezielles Zugriffsrecht ("Allgemeines Druckfenster", Code "DlgDruAllg"). Um Vorlagen bearbeiten zu können, müssen Sie mind. das Schreibrecht haben, zum Löschen benötigen Sie mind. das Löschen-Recht.

11 Druckvorschau

Mit dieser Befehlsschaltfläche können Sie den Ausdruck des Auftrags in ein Bildschirmfenster umleiten. Der Ausdruck wird dort (fast) genau so angezeigt, wie er auch gedruckt werden würde! Daher müssen Sie zuerst das gewünschte Formular angeben und den Drucker, auf dem später ausgedruckt werden soll (damit die Formatierung stimmt).

12 Drucken

Wenn Sie die Liste ausdrucken wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [Drucken] oder drücken Sie die Taste Alt + D.

13 Exportieren

Wenn Sie die Liste exportieren wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [Exportieren]. Die verfügbaren Export-Formate hängen dabei von der jeweiligen Installation und der verwendeten CrystalReports-Version ab. CrystalReports® bietet mehr als zwanzig verschiedene Exportformate. Dazu gehören:

  • Adobe Acrobat (PDF)
  • Durch Zeichen getrennte Werte
  • Durch Komma getrennte Werte (CSV)
  • Crystal Reports (RPT)
  • Data Interchange Format (DIF)
  • Microsoft Excel
  • HTML 4.0 (DHTML)
  • ODBC
  • Datensatzformat (Werte in Spalten)
  • Rich Text Format
  • Text mit Tabulatoren als Trennzeichen
  • Word-Format
  • XML

usw.

Nach dem Klicken auf diese Schaltfläche werden Sie nach dem Export-Format gefragt.

Suchen Sie das gewünschte Format aus und klicken auf OK.

Danach müssen Sie noch den Ordner und Dateinamen auswählen und der Export wird ausgeführt.

Export-Formate
Neben den auf Ihrem Computer installierten Standardexportformaten stehen Ihnen zusätzliche Exportformate zur Verfügung. Diese werden durch die auf Ihrem Computer vorhandenen DLL-Dateien bestimmt.
Wenn Sie einen Bericht in ein Dateiformat exportieren, das sich vom Format von Crystal-Reports® unterscheidet, geht die Formatierung des Berichts unter Umständen teilweise oder ganz verloren. CrystalReports® versucht, die Formatierung beizubehalten, soweit das Exportformat dies zulässt.
Es ist u.U. notwendig, für den Export einen eigenen Report zu erstellen (zu lassen), siehe Formularanpassung.

14 Links