Automatische Mahnungen in GEVAS-Professional

1 Allgemeines

Mit dem Zusatzmodul "Auto-Mahnungen" können automatische Mahnungen von überfälligen Rückgaben erzeugt werden. Dazu werden die säumigen Personen per E-Mail angeschrieben.

2 Vorarbeiten

Zum Einrichten des Moduls beachten Sie die Hinweise unten.

3 Ablauf

Das automatische Mahn-System läuft im Hintergrund, ohne dass ein Benutzer*inne-Eingriff notwendig ist. Nur wenn ein Fehler während des Vorgangs aufgetreten ist, wird das Programmfenster angezeigt.

3.1 Starten des Mahnvorgangs

Wenn in den Programm-Parametern eingestellt, startet beim ersten Öffnen von GEVAS-Professional ein Hintergrund-Programm ("GEVAS-Professional-AutoMahnung").

3.2 Ablauf

Zuerst wird geprüft, ob am heutigen Tag schon ein Mahnlauf stattgefunden hat. Wenn ja, wird der Prozess beendet und nichts passiert.

Dann wird geprüft, ob es fällige Mahnungen gibt.

Fällige Mahnungen

• Aktive, offene Aufträge, auf die noch Material ausgegeben ist.
• Das Rückgabedatum ("Datum-Bis") ist um mind. X Tage überschritten. X ist in den Programmparametern eingestellt.
• Bereits gemahnte Aufträge werden nicht mehr gemahnt.
• Aufträge, für die schon eine Beschaffung/Bestellung läuft (Kennzeichen im Auftrag entsprechend gesetzt) werden nicht mehr gemahnt.

Dann wird für jeden fälligen Auftrag eine Mahnung erzeugt. Im Einzelnen...

• Es wird eine PDF-Datei erzeugt, auf dem die Auftragsdaten stehen.

Dazu wird ein Report (mit FastReport) verwendet.

Der Name des Reports kommt aus den Einstellungen/Programmparametern.

• Es wird eine E-Mail an die Person im Auftrag ("Empfänger*in") und als CC die hinterlegte Lager-EMail-Adresse gesendet.

Der Text dazu kommt aus den Einstellungen/Programmparametern.

• Die PDF-Datei wird als Anhang angehängt.
• Für den Auftrag wird eine Dokumenten-Verknüpfung angelegt.

Der Prozess beendet sind am Schluss selbst.

• Wenn man den Prozess als GEVAS-Admin gestartet hat, wird ein Fenster angezeigt.

In diesem Fenster gib es Buttons, mit dem man den Merker "Heute schon gemahnt" zurücksetzen und einen neuen Mahn-Prüflauf starten kann.

4 Einrichten des Systems

4.1 Programm-Parameter

Als Programm-Admin muss man in den Programm-Parametern folgendes Einstellen:

Lager ⇒ Rücknahme ⇒ Auto-Mahnung beim Öffnen des Programms starten?

Wenn die automatische Mahnung bei Öffnen des Programm gestartet werden soll, aktivieren Sie diese Option.

Gemahnt wird grundsätzlich nur einmal am Tag!

Auch wenn die AutoMahnung mehrmals gestartet wird, "merkt" sie sich, dass am heutigen Tag schon gemahnt wurde und mahnt deshalb nicht mehr.

Als 'Programm-Admin kann man dies jedoch zurückstellen:

Dazu die Automahnung über das Menü Extras manuell starten.

Dann den Button Zurücksetzen klicken.

Lager ⇒ Rücknahme ⇒ Toleranz-Tage einstellen

Geben Sie hier die Anzahl der Tage ein, in denen eine verspätete Rückgabe toleriert wird.

In diesem Zeitraum werden keine Mahnungen erzeugt.

Lager ⇒ Rücknahme ⇒ Report für die automatische Mahnung

Wählen Sie hier den Report aus, der für die Mahnung verwendet werden soll.

Dieser Report beinhaltet u.a. die Auflistung des fehlenden Materials.

Er wird als PDF-Datei an die Mahnungs-Mail angehängt.

E-Mail... ⇒ E-Mail-Signatur für automtische Lager-Rückgabemahnungen (FastReport)

Legen Sie hier den Betreff, die CC-E-Mails Adresse und den Text für die E-Mail fest.

Der Report wird mit FastReport© ausgeführt, CrystalReports© wird nicht mehr unterstützt!

• Bitte verwenden Sie "E-Mail-Signatur für automtische Lager-Rückgabemahnungen (CrystalReports)" nicht!

Es würden sonst RTF-Steuerzeichen in den Text eingefügt, die in der E-Mail als Sonderzeichen ankommen würden!

• Sie können HTML-Steuerzeichen im Text verwenden!

5 Fehler bei der Verarbeitung

Normalerweise arbeitet das Programm im Hintergrund, das Programmfenster ist nicht sichtbar.

• Wenn man das Programm als Programm-Admin startet, wird das Fenster immer angezeigt!

Wenn jedoch ein Fehler während der Verarbeitung aufgetreten ist, wird dieser im Fenster angezeigt.

Beispiel:

Protokoll:
17.02.2021 13:06:39:533 : Prüfe...
17.02.2021 13:06:39:589 : 1 fällige Mahnungen!
17.02.2021 13:06:39:589 : Gemahnt wird Auftr.Nr.: 2014185
17.02.2021 13:06:56:853 : Es ist eine Fehler aufgetreten:
Fehler:Socket-Fehler # 11001Host nicht gefunden.