Artikel aus Excel importieren: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 22. August 2017, 10:24 Uhr

1 Allgemeines

Sowohl in REFLEX als auch in GEVAS-Professional kann man Artikeldaten aus Excel©-Dateien importieren.

Die Schwierigkeit ist dabei nicht, die Excel-Dateien einzulesen, sondern die Strukturen, die die Dateien haben müssen, um einen sauberen Import zu gewährleisten.

Wenn man nur die Artikel-Daten importieren will, ist das relativ einfach.

Wenn man aber auch Einzel-Artikel (Seriennummern, Inventarnummern) importieren will, ist das etwas aufwändiger.

2 Artikel: etwas Theorie

Wenn man das Artikelfenster öffnet wird die Eingabemaske der Artikeldaten angezeigt, hier im Beispiel in GEVAS-Professional. (In REFLEX sieht das ähnlich aus)

Beispiel:

Im oberen Teil steht der Artikel, darunter eine Tabelle mit den Einzelartikeln zu dem ausgewählten Artikel.

In der Datenbank sieht das so aus:

In Wirklichkeit sind die Artikeldaten in der Datenbank auf zwei Tabellen aufgeteilt.

Die Artikel-Nummer' in der linken Artikel-Tabelle ist dort eindeutig, d.h. sie kann dort nur ein mal auftauchen!

Die Artikel-Nummer in der rechten Einzel-Artikel-Tabelle ist nicht eindeutig, sie kommt dort mehrfach vor! Die benötigte Eindeutigkeit wird über eine weiter Spalte Lfd.Nr. gegeben. Zusammen mit der Artikel-Nummer ist eine Zeile damit eindeutig gekennzeichnet. Die Lfd.Nr. wird vom System fortlaufend inner einer Artikel-Nummer vergeben.

Das Programm sorgt nun dafür, dass in der Tabelle unten nur die zugehörigen Einzel-Artikel angezeigt werden.

• Eigentlich sind es noch mehr Tabellen, die einen Artikel beschreiben, z.B. die Lieferanten, die Dokumente usw.

Das geht, weil alle Einzelartikel die gleiche Artikel-Nummer haben.

Beim Importieren muss man nun die Artikel und die Einzelartikel irgendwie zusammenführen. Das geht aber nur über die Artikelnummer!

3 Die Excel-Tabelle

Idealerweise ist die Excel-Tabelle so aufgebaut:

Alle Spalten sind also gleich aufgebaut und wiederholen sich für den gleichen Artikel.

Alternativ dazu könnte auch zwei Excel-Dateien machen. In der ersten Datei stehen nur die Artikel mit der Artikelnummer pro Artikel, in der zweiten Datei stehen nur die Einzel-Artikel mit der Artikelnummer pro Einzel-Artikel.

4 Importieren Artikel und Einzelartikel

Mit einer Tabelle, die so aufgebaut ist wie oben beschrieben, kann man Artikel und Einzelartikel in zwei Schritten importieren:

1. Zuerst wird die Tabelle dazu verwendet, die Artikel zu importieren.

1. Dann wird die gleiche Tabelle dazu verwendet, die Einzel-Artikel zu importieren.

4.1 Artikel importieren

Klicken Sie auf die Register-Seite Artikel.

Öffnen Sie die Excel-Tabelle. Wenn Sie sich zuvor eine Vorlage angelegt haben, öffnen Sie stattdessen die Vorlagendatei.

4.2 Einzel-Artikel importieren

Klicken Sie auf die Register-Seite Einzelartikel.

Öffnen Sie die Excel-Tabelle. Wenn Sie sich zuvor eine Vorlage angelegt haben, öffnen Sie stattdessen die Vorlagendatei.

5 Links

• REFLEX Übersicht

• Import von Daten aus Microsoft-Excel

• GEVAS-Professional Übersicht

• GEVAS-Professional Import von Excel