REFLEX Bedienungsanleitung Kassenbuch Buchen

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1 Buchen

Bevor Sie eine der unten beschriebenen Funktionen nutzen können, müssen Sie die Kasse (das Konto) und ggf. Periode auswählen, für die Sie buchen wollen. Die zuletzt verwendete Kasse und Periode wird gespeichert und wieder verwendet, wenn Sie keine andere wählen.

1.1 Beschreibung des Fensters

Auf dieser Seite werden die Buchungsvorgänge durchgeführt:

Kassenbuch Buchen Fenster.png

1 Im oberen Teil werden links die aktuell ausgewählte Kasse mit dem zugehörigen Konto und in der Mitte das Jahr und die Periode, auf die gebucht werden sollen.


Außerdem wird rechts oben der Anfangsbestand und der aktuelle Saldo (Stand) der ausgewählten Kasse angezeigt.
Mit der Schaltfläche Kasse können Sie eine andere Kasse auswählen.
Mit der Schaltfläche Periode können Sie eine andere Periode (Jahr/Monat) auswählen.
Hinweis: Wenn in den Einstellungen der Kasse die Option [] Buchungsnummer fortlaufend nummerieren aktiviert wurde, wird die Buchungsnummer für jede Kasse fortlaufend pro Jahr nummeriert. Sie buchen in diesem Fall immer auf den Monat 1, können also auch keinen Monat auswählen!

2 Mit diesen Eingabefeldern wird die Buchung erfasst (s.u.). Um von einem Feld zum nächsten zu kommen, drücken Sie die Taste TAB oder ENTER.


Die leicht gelb unterlegten Felder sind Pflichtfelder, d.h. hier muss eine Eingabe gemacht werden damit die Buchung gespeichert werden kann!
Einzelheiten zu jedem Eingabefeld werden unten beschrieben.

3 Wenn alle notwendigen Eingaben gemacht wurden, kann die Buchung mit diesen Schaltflächen gespeichert werden:


Kassenbuch Btn Speichern.png Die Buchung wird gespeichert.
Kassenbuch Btn Speichern Und Drucken.pngDie Buchung wird gespeichert und anschließend das Fenster zum Drucken eines Kassenbelegs geöffnet.

4 In dieser Tabelle werden alle Buchungen der aktuellen Kasse in der ausgewählten Periode angezeigt. Die letzten Buchungen stehen dabei oben, die älteren unten.


Bei jeder Buchung wird der neue Saldo automatisch errechnet und in der Tabelle angezeigt.
Einnahmen werden in grüner Schrift dargestellt, Ausgaben in roter Schrift.

1.2 Kasse auswählen

Wenn Sie auf eine andere Kasse buchen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [Kasse]. Es öffnet sich ein Dialogfenster, mit dem Sie die Kasse auswählen können. Beispiel:

Kassenbuch Buchen Kasse Auswaehlen.png

Wenn Sie die Kasse auswählen, wird die zuletzt benutze Periode dieser Kasse ausgewählt.

Wenn es noch keine Buchungen für die Kasse gibt: Siehe Anfangsbestand

1.3 Periode auswählen

Wenn Sie eine andere Periode für das Buchen einstellen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [Periode]. Es öffnet sich ein Dialogfenster, mit dem Sie die Periode auswählen können. Beispiel:

Kassenbuch Buchen Eingabe Periode.png

Hinweis: Wenn in den Einstellungen der Kasse die Option Buchungsnummer fortlaufend nummerieren aktiviert wurde, wird die Buchungsnummer für jede Kasse fortlaufend pro Jahr nummeriert. Sie buchen in diesem Fall immer auf den Monat 1, können also auch keinen Monat auswählen!

1.4 Anfangsbestand

Irgendwann ist immer der Anfang! Und damit meinen wir nicht den sog. "Urknall", an dem angeblich alles begann (und was war vorher?). Nein: Es geht darum, dass Sie irgendwann anfangen, mit REFLEX-Kassenbuch zu arbeiten und den Anfangsbestand eintragen müssen.

Das geht ganz einfach:

Wenn Sie die (neue) Kasse zum ersten Mal auswählen, merkt REFLEX-Kassenbuch, dass es noch keine Buchungen dafür gibt und Sie noch nie eine Periode dafür ausgewählt haben. Also müssen Sie nun die Periode auswählen, in die sich buchen wollen. Beispiel:

Kassenbuch Buchen Eingabe Periode.png

Wählen Sie also die gewünschte Periode nun aus.

Nun merkt REFLEX-Kassenbuch, dass es noch keine Buchungen für diese Kasse/Periode gibt und zeigt diese Meldung:

Kassenbuch Buchen Neue Periode Meldung.png

Bestätigen Sie mit „Ja“.

Danach werden Sie nach dem Betrag gefragt, der als Anfangsbestand eingetragen werden soll. Geben Sie diesen Betrag ein. Beispiel:

Kassenbuch Buchen Eingabe Anfangsbestand.png

Anschließend erzeugt REFLEX-Kassenbuch automatisch einen Buchungseintrag mit dem Text „Anfangsbestand“ und dem eingegebenen Saldo.

Danach können Sie Ihre erste Buchung für diese Kasse erfassen.


1.5 Neue Periode anlegen, alte Periode abschließen

Wenn Sie eine Periode für das Buchen auswählen, für die es noch keine Buchungen gibt, aber für die vorherige Periode Buchungen vorhanden sind, wird folgende Meldung angezeigt:

Kassenbuch Buchen Neue Periode Meldung.png

Wenn Sie mit „Nein“ antworten, wird die Periode nicht angenommen, Sie können also auf diese Periode nicht buchen!

Wenn Sie mit „Ja“ antworten, wird folgendes ausgeführt:

  • Die alte (vorherige) Periode wird abgeschlossen, d.h. ein entsprechender Eintrag in das Protokoll gemacht.
  • In der neuen Periode wird automatisch der Übertrag aus der alten Periode übernommen und als erster Eintrag der Periode in das Kassenbuch geschrieben.

Sie können nun auf diese Periode ganz normal buchen. Die alte Periode ist aber gesperrt, es können keine Buchungen mehr auf diese Periode vorgenommen werden!

Sie können das kontrollieren, indem Sie auf die Leiste [Status] klicken. Dort wird Ihnen u.a. angezeigt, wann die Periode abgeschlossen wurde.

Beispiel:

Kassenbuch Buchen Anzeige Status.png

Wenn Sie trotzdem versuchen, auf eine abgeschlossene Periode zu buchen, kommt beim Speichern die Meldung:

Kassenbuch Buchen Periode Abgeschlossen Meldung.png

Warum kann man auf eine abgeschlossene Periode nicht mehr buchen?

Der Grund ist ganz einfach:

Beim Abschließen einer Periode wird der Übertrag (also der aktuelle Stand = Saldo) der Kasse in die neue Periode übertragen. Dieses Geld war zu diesem Zeitpunkt in der Kasse!

Wenn Sie in eine abgeschlossene Periode buchen würden, müsste der Übertrag in die neue Periode verändert werden. Das ist aber nicht zulässig! Eine einmal gemachte Buchung kann nicht geändert werden. Punkt!

Stellen Sie sich vor, Sie würden das Kassenbuch handschriftlich führen. Wie sollten Sie dann eine bereits abgeschlossene Zeile nachträglich ändern? Radieren? Das ist in einer Buchhaltung unvorstellbar!!!

Siehe auch „Abschluss einer Periode“.

1.6 Makros verwenden

1.7 Eingabe „Gegen-Konto“

1.8 Suchen Konto

1.9 Eingabe „Buchungstext“

1.10 Eingabe „Betrag“

1.11 Eingabe „Beleg-Nummer“

1.12 Beleg-Nummer suchen

1.13 Eingabe „Einnahme/Ausgabe“

1.14 Eingabe „Steuersatz %“

1.15 Eingabe „Kostenstelle“

1.16 Eingabe „Kostenträger/Projekt“

1.17 Speichern der Buchung

1.18 Überprüfung der Buchung

1.18.1 Saldo der Kasse ginge ins Minus
1.18.2 Fehlende Eingaben
1.18.3 Beleg-Datum
1.18.4 Konto-Nummer

1.19 Speichern der Buchung, Zugriffsrecht, Kassenführer/-in

1.20 Speichern der Buchung, Beleg drucken

2 Stornieren von Buchungen

3 Links