REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung
Allgemeines
Bitte beachten: Dieser Artikel ist noch in Bearbeitung
In der Auftragsverwaltung werden Anfragen, Angebote und Aufträge angelegt und bearbeitet.
Was ist ein Auftrag?
Die Auftragsverwaltung wird zur Erstellung von Anfragen, Angeboten, Aufträgen usw. benutzt. Diese Vorgänge werden in der Datenbank gespeichert. Ein Kennzeichen entscheidet darüber, um welche Form eines Auftrags es sich handelt. Dieses Kennzeichen wird "Status" genannt.
Der Einfachheit halber verwenden wir immer den Begriff "Auftrag", meinen damit aber einen Auftrag mit dem Status “Angebot”, “Anfrage”, “Auftrag” usw. Wenn sich eine Programmfunktion nur auf eine bestimmte Art von Aufträgen bezieht, wird dort der zugehörige Begriff verwendet. Beispielsweise wirkt sich das Auflisten von abgelaufenen Angeboten nur auf Aufträge mit dem Status "Angebot" aus. Daher reden wir an dieser Stelle auch von Angeboten.
Status
Der Status wird beim Anlegen eines neuen Auftrags vergeben und sagt aus, ob Sie eine Anfrage, ein Angebot oder einen Auftrag anlegen/speichern wollen. Außerdem sagt der Status aus, ob der Auftrag schon abgeschlossen oder storniert wurde. Den Status Anfrage, Angebot und Auftrag eines Auftrags können Sie jederzeit auch nachträglich noch ändern!
Bei Mietaufträgen hat der Status auch noch Auswirkungen auf die Reservierung der Artikel, die in dem Auftrag vorhanden sind:
Anfrage Artikel werden nicht reserviert Angebot Artikel werden reserviert (kann optional in den Programm-Parametern ausgeschaltet werden!) Auftrag Artikel werden reserviert Hauptauftrag Artikel werden nicht reserviert Stornierung Artikel werden nicht (mehr) reserviert
- Bei Mietaufträgen zeigt der Status "Aktiv" zusätzlich an, dass der Auftrag durch eine Lagerausgabe aktiviert wurde bzw. durch “ABGE”, dass der Auftrag abgeschlossen wurde, also das komplette ausgegebene Material wieder zurückgekommen ist.
Priorität
Fixieren
Die Auftragsnummer
Jeder Auftrag erhält vom Programm automatisch eine fortlaufende Auftragsnummer. Mit dieser Nummer wird der Auftrag intern verwaltet. Die Auftragsnummer bleibt immer gleich, auch wenn sich der Auftragsstaus ändert!
- Die Nummernkreise der Angebote oder Aufträge können Sie selbst festlegen. Öffnen Sie dazu im Menü "Datei\Admin-Optionen\Programmparameter” das Register “Einstellungen”, per Doppelklick. Auf den Eintrag “Nummernkreis Aufträge” öffnet sich das Fenster zur Eingabe der nächsten gewünschten Auftragsnummer. Sinnvoll ist es z.B., die Nummernkreise mit der Jahreszahl beginnen zu lassen. In diesem Fall müssen Sie am 1. Januar (es darf auch der 2. Januar sein!) den Nummernkreis entsprechend ändern, so dass REFLEX ab diesem Tag mit den neuen Nummern arbeitet. Die Eingabe wirkt sich auch auf die Länge der Nummer aus.
Die Auftragsnummer ist der direkteste Weg zu einem Auftrag, weil diese Nummer eindeutig auf einen bestimmten Vorgang zeigt. Zum Finden eines Auftrags können Sie aber neben der Nummer auch den Kundennamen, die Bezeichnung und andere Einträge benutzen. Dies wird unter “Auftrag suchen” beschrieben.
Auftrag suchen/finden
Der Auftrags-Explorer
Auftrag suchen
Intelli-Suche
Auftrag öffnen
Das Auftragsarchiv
Auftrag kopieren
Letzer Auftrag
Die Bereiche eines Auftrags
Kopf
Sie müssen einen Kunden und seine Adresse auswählen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Adresse suchen/auswählen können:
Das Suchen einer Adresse wird im Kapitel „Stammdaten Kontakte“ beschrieben. Wenn Sie einen Empfänger gewählt haben, öffnet sich der Auftragskopf.
Positionen
Fuss
Dispo
Termine
Memos
Dokumente
Kalkulation
Optionen
Anlegen eines neuen Auftrags
Auftragsstatus wählen
Bereich (Miete/Verkauf wählen)
Optional: Versandart wählen
Optional: Nummernkreis wählen
Kunde/Adresse wählen
Auftragskopfdaten
Kunde
Veranstaltung, Dispo
Miete: Berechnen
Miete: Mietpreisart, Mietpreis
Kostenstelle, Projekt
Hauptauftrag, Zu Auftrag
Bearbeiter
Sprache
Bereich Miete, Verkauf, Miet-Verkauf
Versandart
Angebotsgültigkeit
Kennzeichen im Auftragskopf
Verkauf: Lieferzeit
Wiedervorlage anlegen
Text im Auftragskopf
Anzahlungen
Status ändern
Fremdleistungen
Auftragsbestellungen
Lieferanschrift
Zusatztexte
Auftrag löschen
Auftragsstatistik
Auftrag drucken, mailen, exportieren
Die Auftragspositionen
Struktur der Auftragspositionen
Die Kapitel-/Positionsnummer
Aufbau der Positions-Eingabemaske
Felder der Positions-Eingabemaske
Neues Kapitel anlegen
Neue Position erfassen – Viele Wege führen nach...
Neue Position erfassen – Klassische Methode
Artikel-Fenster
Wenn Sie mit dem Artikel-Fenster Positionen anlegen wollen, können Sie das Artikelfenster öffnen und per Drag and Drop Positionen anlegen.
Einzelheiten werden hier beschrieben.
Warenkorb
Wenn Sie mit dem Warenkorb Positionen anlegen wollen, können Sie das Artikelfenster öffnen und per Drag and Drop Positionen anlegen.
Einzelheiten werden hier beschrieben.
Schnellerfassung
Die Schnellerfassung ist eine weitere Möglichkeit, Positionen für den Auftrag zu erfassen. Die Schnellerfassung ist sehr auf die Bedienung mit der Tastatur ausgelegt. Ausserdem zeigt die Schnellerfassung die Live-Dispo-Daten an, so dass man im Vorhinein weiß, ob man den gewünschten Artikel einfügen will oder nicht. Klicken Sie hier, um die Einzelheiten der Schnellerfassung zu erfahren.