Job-Kalender Termine mit externen Kalendern synchronisieren

1 Allgemeines

Hier wird beschrieben, wie man Termine aus dem JobKalender mit einem externen System synchronisieren kann.

Dabei wird davon ausgegangen, dass der JobKalender das führende System ist. Das bedeutet:

• Für einen Termin gibt es drei Synchronisations-Momente:
  • Termin wurde angelegt
  • Termin wurde geändert. Das kann der Zeitraum, die Ressource/Person, der Text usw. sein.
  • Termin wurde gelöscht
• Auftrags-Termine werden ausschließlich im JobKalender angelegt, geändert oder gelöscht.

Basis der Beschreibung ist das Zusatz-Modul GooCal, das Termine aus dem JobKalender mit Google©-Kalendern synchronisiert.

2 Ablauf einer Synchronisation

Zur Erinnerung: Daten werden hier nur in eine Richtung synchronisiert, nämlich vom JobKalender zum externen Kalender!

2.1 Termin-Daten aus dem JobKalender (MAufJob) einlesen

Dazu kann dieser SQL-Script verwendet werden:

select

-- Primary Key, Unique index:
MAufJob.LFDNR, MAufJob.ID_STRING,

-- Datum/Uhrzeit von-bis:
MAufJob.DATUM, MAufJob.DATUMBIS, MAufJob.UHRZEITVON, MAufJob.UHRZEITBIS,

-- Person-Kurzname lt. Pers.Stammdaten:
MAufJob.PERSONEN,

-- Gehört zu AuftrNr (kann auch 0 sein!):
MAufJob.AUFTRNR,

-- Betreff, Text, Ort:
MAufJob.BETREFF, MAufJob.text, MAufJob.ORT,

-- Wenn Termin für Kunde: Kurzname lt. Stammdaten "Adr"
MAufJob.ADRKURZNAME,

MAufJob.TerminArt, MAufJob.TermStatus, MAufJob.TerminTyp,

-- Ganztägiger Termin 0/1
MAufJob.TERMIN_GANZTAEGIG,

-- Geändert 0/1:
MAufJob.Changed,

-- Anzahl bei Mengenterminen:
MAufJob.Anzahl, MAufJob.MENGENTERMIN,

-- Artikel-Daten, wenn Termin einen Artikelbezug hat:
MAufJob.OBERGRUPPE, MAufJob.GRUPPE, MAufJob.UNTGRUPPE, MAufJob.ARTNR, 

MAufJob.ZU_MAUFJOB_LFDNR,
MAufJob.BeauftragungsArt, MAufJob.JobCalChanged, MAufJob.BemerkungIntern, MAufJob.BemerkungExtern,
MAufJob.VeranstOrt, MAufJob.VeranstRaum, 

-- Verweis auf Externes Kalender-Item varchar(512):
MAufJob.CLOUD_EVENT_ID,

MAufJob.ERFDAT, MAufJob.ERFUSER,
MAufJob.AENDDAT, MAufJob.AENDUSER,

MAUFKO.VERANSTNAME, MAUFKO.BEARBEITER,

-- Personen/Ressourcen-Daten aus den Stammdaten:
Pers.PERSNR, Pers.KURZZEICHEN, Pers.VORNAME, Pers.NACHNAME, Pers.SPRACHE, Pers.SyncStatus, Pers.SyncAddress,

from MAufJob MAufJob
left outer join Pers Pers on Pers.KURZZEICHEN=MAufJob.PERSONEN
left outer join MAufKo MAUFKO on MAUFKO.AUFTRNR=MAufJob.AUFTRNR

-- Nur TerminTyp 3=Arbeitszeit-Termine:
where MAufJob.TerminTyp=3

-- Nur Personen/Ressourcen mit Kennzeichen > 0: 1=Google 2=Outlook/Exchange
-- Das wird in den Personen-Stammdaten in REFLEX so festgelegt.
and ( Pers.SyncStatus = 1 or Pers.KURZZEICHEN is null )

-- Nur wenn in den Personen-Stammdaten eine Synch-Adresse steht:
and Pers.SyncAddress > 
  
-- Auch überlappende Termine (wie in der Dispo):
and ( (MAufJob.DATUM <= 'DatumVon'
       AND
	(MAufJob.DATUMBIS >= 'DatumVon'
    )

-- Nur Termine mit diesem Status:
-- 1=Zugesagt, Bestätigt 4=Angefragt 6=Bestellung (Überhang)
and ( MAufJob.TERMSTATUS=1 or MAufJob.TERMSTATUS=4 or MAufJob.TERMSTATUS=6)
order by MAufJob.DATUM

2.2 Externe Kalender-Einträge einlesen

Daten aus dem Google-Kalender, Exchange o.ä im Zeitraum von DatumVon bis DatumBis (DatumVon + Anzahl Tage) idealerweise in den Speicher puffern/einlesen und dort untersuchen, damit die Verarbeitung/Suche usw. schneller geht und weniger Traffic verursacht.

2.3 Daten verarbeiten

2.3.1 Kalender-Einträge durchlaufen und ggf. löschen:

• Den Key (z.B. "EventID") des Termins in der Tabelle MAufJob.CLOUD_EVENT_ID suchen.
• Wenn der dort nicht (mehr) gespeichert ist: Kalender-Item löschen!

2.3.2 Tabelle MAufJob durchlaufen und ggf. neu einfügen

• Mit dem o.a. select die Termindaten einlesen.
• Wichtig sind - neben den Inhaltsfelder des Termins - diese Felder:

MAufJob.LFDNR

Eindeutige ID (Integer not null) eines Termins in der REFLEX-Datenbank.

MAufJob.CLOUD_EVENT_ID

Eindeutige ID (String null) eines Termins im externen Kalender.

• Wenn in MAufJob.CLOUD_EVENT_ID kein Eintrag steht: Kalender-Item einfügen!
• Kalender-Item (Eintrag) Felder:
  • Summary: Betreff
  • Description: Beschreibung, üblicherweise aus Terminart, VA-Name, VA-Ort, VA-Raum usw.
  • Location: Ort
  • Email
  • StartTime (Datum + Uhrzeit)
  • EndTime (Datum + Uhrzeit)
• Die API des Kalenders muss dabei die ID des Kalender-Eintrags zurückliefern.
• Diese ID muss das Synch-Programm in MAufJob.CLOUD_EVENT_ID speichern:

 update MAUFJOB set CLOUD_EVENT_ID=@GlobalAppointmentID where LFDNR=N

• Der Ordner-Name in Outlook/Exchange muss in MAufJob.OrdnerName varchar(255) gespeichert werden.

2.3.3 Tabelle MAufJob durchlaufen, bei Änderungen/Unterschieden Kalender-Item updaten

• MAufJob.CLOUD_EVENT_ID das Kalender-Item einlesen, die Einträge miteinander vergleichen
• Üblicherweise hat ein Kalender-Eintrag diese Felder:
  • Summary: Betreff
  • Description: Beschreibung, üblicherweise aus Terminart, VA-Name, VA-Ort, VA-Raum usw.
  • Location: Ort
  • Email
  • StartTime (Datum + Uhrzeit)
  • EndTime (Datum + Uhrzeit)
• Wenn es irgendwo einen Unterschied gibt: Kalender-Item entsprechend updaten!

3 Termin-Item in Outlook/Exchange

Item-Properties:

Subject         -> Betreff           (String)
Body            -> Termin Text       (String)
Start           -> Termin Anfang     (Datum/Uhrzeit als DateTime)
Duration        -> Termin Dauer in Minuten  (Integer)
End             -> Termin Ende       (Datum/Uhrzeit als DateTime)
Location        -> Ort               (String)
CreationTime    -> Termin wurde an diesem Datum und Uhrzeit angelegt (Datum/Uhrzeit als String!)

BusyStatus      -> Termin Option [Anzeige als]: (Mögliche Werte: 0, 1, 2, 3 => (Numerische Werte als String!!!)
                      0 => Frei
                      1 => Mit Vorbehalt / Unter Vorbehalt
                      2 => Beschäftig / Gebucht
                      3 => Abwesend

ReminderPlaySound          -> Auskunft (true, false), ob ein Termin mit einem Sound versehen ist (Boolean)
ReminderSet                -> Gibt Auskunft (true, false), ob ein Termin mit einer Erinnerung versehen ist (Boolean)
ReminderMinutesBeforeStart -> Zeigt in Minuten (Numerische Werte als String!) die Erinnerung des Termins
                              (also z.B. 30 bedeutet, dass die Erinnerung 30 Minuten von dem Anfangs des Termin aktiv wird)
AllDayEvent                -> True, wenn auch Enddatum angegeben, dann über mehrere Tage!

GlobalAppointmentID         -> Eindeutige ID des Termins.

4 Voraussetzungen

Die ID des Kalender-Termins darf max. 512 Zeichen groß sein. Sie wird zum Abgleich in der Tabelle MAufJob im Feld CLOUD_EVENT_ID varchar(512) gespeichert. In Outlook/Exchance ist dies das Felds Item.GlobalAppointmentID. Anders als reguläre Entry IDs ändert sich die GlobalAppointmentID nicht beim Verschieben in andere Ordner/Speicher oder beim Export/Import!

Der Ordner-Name in Outlook/Exchange darf max. 255 Zeichen groß sein. Er wird in MAufJob.OrdnerName varchar(255) gespeichert.

5 Links

JobKalender

Datenbank-Beschreibung zum Job-Kalender