REFLEX Bedienungsanleitung Gelangensbestätigung, EntryCertificate

Was ist eine Gelangensbestätigung/EntryCertificate?

Mit der Gelangensbestätigung (international "EntryCertificate" genannt) und anderen alternativen Belegnachweisen soll sichergestellt werden, dass steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen von Unternehmern im Geltungsbereich des deutschen Umsatzsteuergesetzes im EU-Ausland tatsächlich angekommen sind. Quelle: Wikipedia /Gelangensbestätigung

In REFLEX läuft das so

Beim Erzeugen einer Rechnung für den Verkauf oder Mietverkauf wird automatisch eine Gelangensbestätigung/EntryCertificate im Formular erzeugt, wenn diese erforderlich ist. Das macht der Report automatisch.

• Im Report für das Rechnungsformular kann man eine neue Seite (Page) einfügen und das Layout der Gelangensbestätigung festlegen.
• Diese Seite wird bei Bedarf ein- oder ausgeschaltet, s.u..

Festlegen, dass eine Gelangensbestätigung erforderlich ist

• In den Stammdaten der Konten ("Stammdaten ⇒ Buchhaltun ⇒ Kontenplan" kann man beim Konto festlegen, ob eine Gelangensbestätigung benötigt wird.

Beispiele

8125 Erlöse aus Verkauf EU

8825 Mietverkauf EU

Drucken/mailen einer Rechnung

Beim Drucken/mailen einer Rechnung über GevitasFormPrint wird geprüft, ob das verwendete Erlöskonto das Kennzeichen "Gelangensbestätigung erforderlich" hat. Wenn ja, wird

• ein entsprechender Eintrag "Gelangensbestätigung gesendet" für die Rechnung und den Auftrags eingefügt.
• eine Termin-Erinnerung (Wiedervorlage) für den Bearbeiter des Auftrags in 14 Tagen erzeugt.
• Es wird noch zusätzlich zu dem Erlöskonten-Kennzeichen auch geprüft, ob der Kunde in der EU ist und ob der Bereich Verkauf/Mietverkauf ist!

Status der Gelangensbestätigung in der Faktura sehen/ändern

Im Rechnungskopf wird der Status und die Daten der Gelangensbestätigung rechts oben angezeigt.

Man kann hier den Status auf "Erhalten" setzen, indem man den entsprechenden Button klickt. Datum und User werden eingetragen und angezeigt. Hat man aus Versehen auf "Erhalten" geklickt, kann man das durch "Doch nicht" wieder rückgängig machen.

Eingang EntryCertificate/Gelangensbestätigung erfassen

Der Erhalt einer unterschriebenen EntryCertificate/Gelangensbestätigung wird normalerweise vom Vertrieb oder der Buchhaltung erfasst. Deshalb kann man das Fenster "EntryCertificate" auch von der Auftragsverwaltung oder der Faktura heraus aufrufen.

Das Fenster hat folgende Bereiche und Funktionen:

1. Suchen

Hier kann man einen Suchbegriff eingeben wie gewohnt. Gesucht wird in diesen Spalten: Rechnungsnummer Auftragsnummer Kunde VA-Name

2. Filtern nach Bearbeiter

Hier kann man nach Bearbeiter filtern. Bearbeiter kann im Auftrag oder in der Rechnung sein. Standardmäßig ist der Bearbeiter ausgewählt, der in REFLEX gerade angemeldet ist.

3. Filtern nach Status

Hier kann man nach dem Status "Gesendet" oder "Erhalten" oder "Alle" filtern. Standardmäßig werden nur Daten angezeigt, die gesendet aber noch nicht (zurück-) erhalten wurden.

4. Einstellen der Sortierung

5. Button "Erhalten"

Mit diesem Button kann man den Erhalt eines "EntryCertificates" erfassen. Der Button passt sich dem Status des ausgewählten EntryCertificates an:

Erhalten

ermöglicht das Setzen des Erhalten-Status, Datums und Users. Das wird angezeigt, wenn das EntryCertificate gesendet aber noch nicht erhalten wurde.

Doch nicht

ermöglicht das Zurücksetzen des Erhalten-Status, Datums und Users. Das wird angezeigt, wenn das EntryCertificate schon erhalten wurde.

6. Anzeige EntryCertificates.

In der Tabelle unten werden die vorhandenen Gelangensbestätigungen angezeigt, je nach Filter.