Job-Kalender Termine mit externen Kalendern synchronisieren: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 17. Februar 2026, 08:56 Uhr

1 Allgemeines

Hier wird beschrieben, wie man Termine aus dem JobKalender mit einem externen System synchronisieren kann.

1.1 Richtung der Synchronisation

Es wird davon ausgegangen, dass der JobKalender das führende System ist.

Das bedeutet

• Für einen Termin gibt es drei Synchronisations-Momente:
  • Termin wurde angelegt
  • Termin wurde geändert. Das kann der Zeitraum, die Ressource/Person, der Text usw. sein.
  • Termin wurde gelöscht
• Auftrags-Termine werden ausschließlich im JobKalender angelegt, geändert oder gelöscht.

Basis der Beschreibung ist das Zusatz-Modul GooCal, das Termine aus dem JobKalender mit Google©-Kalendern synchronisiert.

1.2 Datenbank-Zugriff

Es wird für die Synchronisation ein Zugriff auf die REFLEX-Datenbank benötigt. Idealerweise richtet der Admin einen Datenbank-User dafür ein, der über entsprechend eingeschränkte Rechte verfügt.

Im Prinzip ist der Zugriff auf die Daten nur lesend, mit einer Ausnahme:

• Die eindeutige ID eines Termins im externen Kalender muss in die Datenbank geschrieben werden, wenn ein neuer Kalender-Eintrag erfolgte. Das wird unten beschrieben.
• Wenn das Synchronisations-Tool eine eigene Tabelle/Datenbank für die Kalender-Termin-ID's und die zugehörigen REFLEX-Termin-ID's verwendet, ist das natürlich auch möglich und sogar die bessere Lösung (aus REFLEX-Sicht)!

2 Ablauf einer Synchronisation

Zur Erinnerung: Daten werden hier nur in eine Richtung synchronisiert, nämlich vom JobKalender zum externen Kalender!

2.1 Termin-Daten aus dem JobKalender (MAufJob) einlesen

Dazu kann dieser SQL-Script verwendet werden:

select

-- Primary Key, Unique index:
MAufJob.LFDNR, MAufJob.ID_STRING,

-- Datum/Uhrzeit von-bis:
MAufJob.DATUM, MAufJob.DATUMBIS, MAufJob.UHRZEITVON, MAufJob.UHRZEITBIS,

-- Person-Kurzname lt. Pers.Stammdaten:
MAufJob.PERSONEN,

-- Gehört zu AuftrNr (kann auch 0 sein!):
MAufJob.AUFTRNR,

-- Betreff, Text, Ort:
MAufJob.BETREFF, MAufJob.text, MAufJob.ORT,

-- Wenn Termin für Kunde: Kurzname lt. Stammdaten "Adr"
MAufJob.ADRKURZNAME,

MAufJob.TerminArt, MAufJob.TermStatus, MAufJob.TerminTyp,

-- Ganztägiger Termin 0/1
MAufJob.TERMIN_GANZTAEGIG,

-- Geändert 0/1:
MAufJob.Changed,

-- Anzahl bei Mengenterminen:
MAufJob.Anzahl, MAufJob.MENGENTERMIN,

-- Artikel-Daten, wenn Termin einen Artikelbezug hat:
MAufJob.OBERGRUPPE, MAufJob.GRUPPE, MAufJob.UNTGRUPPE, MAufJob.ARTNR, 

MAufJob.ZU_MAUFJOB_LFDNR,
MAufJob.BeauftragungsArt, MAufJob.JobCalChanged, MAufJob.BemerkungIntern, MAufJob.BemerkungExtern,
MAufJob.VeranstOrt, MAufJob.VeranstRaum, 

-- Verweis auf Externes Kalender-Item varchar(512):
MAufJob.CLOUD_EVENT_ID,

MAufJob.ERFDAT, MAufJob.ERFUSER,
MAufJob.AENDDAT, MAufJob.AENDUSER,

MAufKo.VERANSTNAME, MAufKo.BEARBEITER,

-- Personen/Ressourcen-Daten aus den Stammdaten:
Pers.PERSNR, Pers.KURZZEICHEN, Pers.VORNAME, Pers.NACHNAME, Pers.SPRACHE, Pers.SyncStatus, Pers.SyncAddress,

-- Eigentliche Termin-Tabelle:
from MAufJob MAufJob

-- Personen-/Ressourcen-Stammdaten:
left outer join Pers Pers on Pers.KURZZEICHEN=MAufJob.PERSONEN

-- Auftragskopf (wenn AuftrNr im Termin steht):
left outer join MAufKo MAufKo on MAufKo.AuftrNr=MAufJob.AuftrNr

-- Nur TerminTyp 3=Arbeitszeit-Termine:
where MAufJob.TerminTyp=3

-- Nur Personen/Ressourcen mit Kennzeichen > 0: 1=Google 2=Outlook/Exchange
-- Das wird in den Personen-Stammdaten in REFLEX so festgelegt.
and ( Pers.SyncStatus = 1 or Pers.KURZZEICHEN is null )

-- Nur wenn in den Personen-Stammdaten eine Synch-Adresse steht:
and Pers.SyncAddress > 
  
-- Auch überlappende Termine (wie in der Dispo):
and ( (MAufJob.DATUM <= 'DatumVon'
       AND
	(MAufJob.DATUMBIS >= 'DatumVon'
    )

-- Nur Termine mit diesem Status:
-- 1=Zugesagt, Bestätigt 4=Angefragt 6=Bestellung (Überhang)
and ( MAufJob.TERMSTATUS=1 or MAufJob.TERMSTATUS=4 or MAufJob.TERMSTATUS=6)
order by MAufJob.DATUM

2.2 Externe Kalender-Einträge einlesen

Daten aus dem Google-Kalender, Exchange o.ä im Zeitraum von DatumVon bis DatumBis (DatumVon + Anzahl Tage) idealerweise in den Speicher puffern/einlesen und dort untersuchen, damit die Verarbeitung/Suche usw. schneller geht und weniger Traffic verursacht.

2.3 Daten verarbeiten

2.3.1 Kalender-Einträge durchlaufen und ggf. löschen:

• Den Key (z.B. "EventID") des Termins in der Tabelle MAufJob.CLOUD_EVENT_ID suchen.

select LFDNR from MAufJob where CLOUD_EVENT_ID='xxx'

• Wenn der dort nicht (mehr) gespeichert ist: Kalender-Item löschen!

2.3.2 Tabelle MAufJob durchlaufen und ggf. neu einfügen

• Mit dem o.a. select die Termindaten einlesen.
• Wichtig sind - neben den Inhaltsfelder des Termins - diese Felder:

MAufJob.LFDNR

Eindeutige ID (Integer not null) eines Termins in der REFLEX-Datenbank.

MAufJob.CLOUD_EVENT_ID

Eindeutige ID (String null) eines Termins im externen Kalender.

• Wenn in MAufJob.CLOUD_EVENT_ID kein Eintrag steht: Kalender-Item einfügen!
• Kalender-Item (Eintrag) Felder:
  • Summary: Betreff
  • Description: Beschreibung, üblicherweise aus Terminart, VA-Name, VA-Ort, VA-Raum usw.
  • Location: Ort
  • Email
  • StartTime (Datum + Uhrzeit)
  • EndTime (Datum + Uhrzeit)
• Die API des Kalenders muss dabei die ID des Kalender-Eintrags zurückliefern.
• Diese ID muss das Synch-Programm in MAufJob.CLOUD_EVENT_ID speichern:

 update MAUFJOB set CLOUD_EVENT_ID=@GlobalAppointmentID where LFDNR=N

• Der Ordner-Name in Outlook/Exchange muss in MAufJob.OrdnerName varchar(255) gespeichert werden.

2.3.3 Tabelle MAufJob durchlaufen, bei Änderungen/Unterschieden Kalender-Item updaten

• MAufJob.CLOUD_EVENT_ID das Kalender-Item einlesen, die Einträge miteinander vergleichen
• Üblicherweise hat ein Kalender-Eintrag diese Felder:
  • Summary: Betreff
  • Description: Beschreibung, üblicherweise aus Terminart, VA-Name, VA-Ort, VA-Raum usw.
  • Location: Ort
  • Email
  • StartTime (Datum + Uhrzeit)
  • EndTime (Datum + Uhrzeit)
• Wenn es irgendwo einen Unterschied gibt: Kalender-Item entsprechend updaten!

3 Termin-Item in Outlook/Exchange

Item-Properties:

Subject         -> Betreff           (String)
Body            -> Termin Text       (String)
Start           -> Termin Anfang     (Datum/Uhrzeit als DateTime)
Duration        -> Termin Dauer in Minuten  (Integer)
End             -> Termin Ende       (Datum/Uhrzeit als DateTime)
Location        -> Ort               (String)
CreationTime    -> Termin wurde an diesem Datum und Uhrzeit angelegt (Datum/Uhrzeit als String!)

BusyStatus      -> Termin Option [Anzeige als]: (Mögliche Werte: 0, 1, 2, 3 => (Numerische Werte als String!!!)
                      0 => Frei
                      1 => Mit Vorbehalt / Unter Vorbehalt
                      2 => Beschäftig / Gebucht
                      3 => Abwesend

ReminderPlaySound          -> Auskunft (true, false), ob ein Termin mit einem Sound versehen ist (Boolean)
ReminderSet                -> Gibt Auskunft (true, false), ob ein Termin mit einer Erinnerung versehen ist (Boolean)
ReminderMinutesBeforeStart -> Zeigt in Minuten (Numerische Werte als String!) die Erinnerung des Termins
                              (also z.B. 30 bedeutet, dass die Erinnerung 30 Minuten von dem Anfangs des Termin aktiv wird)
AllDayEvent                -> True, wenn auch Enddatum angegeben, dann über mehrere Tage!

GlobalAppointmentID         -> Eindeutige ID des Termins.

4 Voraussetzungen

Die ID des Kalender-Termins darf max. 512 Zeichen groß sein. Sie wird zum Abgleich in der Tabelle MAufJob im Feld CLOUD_EVENT_ID varchar(512) gespeichert. In Outlook/Exchance ist dies das Felds Item.GlobalAppointmentID. Anders als reguläre Entry IDs ändert sich die GlobalAppointmentID nicht beim Verschieben in andere Ordner/Speicher oder beim Export/Import!

Der Ordner-Name in Outlook/Exchange darf max. 255 Zeichen groß sein. Er wird in MAufJob.OrdnerName varchar(255) gespeichert.

5 Links

JobKalender

Datenbank-Beschreibung zum Job-Kalender