XRechnung Einrichten in REFLEX

Eigene Firma

Bevor man mit REFLEX elektronische Rechnungen erzeugen kann, muss man ein paar Angaben zur eigenen Firma eintragen.

Klicken Sie dazu auf dieses Menü:

Firma

Klicken Sie zuerst auf den Button Neu.

Unter Firmenname: geben Sie bitte den Namen Ihrer Firma ein. Unter diesem Namen werden die Angaben gespeichert.

Dann tragen Sie die Angaben in die entsprechenden Felder ein. Felder, die mit * markiert sind, sind Pflichtfelder.

Speichern Sie die Angaben mit dem Button Speichern. Die Eingaben werden überprüft und eventuelle fehlerhafte oder fehlenden Angaben angezeigt.

Firma Zusatzangaben

Bankverbindung

Speichern

Speichern Sie die Angaben mit dem Button Speichern.

Die Eingaben werden überprüft und eventuelle fehlerhafte oder fehlenden Angaben angezeigt.

Angaben in den Kontakt-Stammdaten

XRechnung einschalten

Im Register "Kunde" kann man festlegen, ob und wie der Kunde Mails mit Rechnungen bekommt:

• Keine Rechnung per Mail
• Rechnung per Mail schicken
• XRechnung per Mail schicken

XRechnungs-Syntax

Die Väter und Mütter der XRechnung standen vor dem Problem, welche Syntax verwendet werden soll. Zu diesem Zeitpunkt gab es schon zwei Varianten:

• UBL (Universal Business Language)
• CII (Cross Industry Invoice)

Da sie nicht wussten, welche Variante sich durchsetzen würde, haben sie einfach beide zugelassen.

Wenn man oben "XRechnung per Mail schicken" ausgewählt hat, kann man die Methode und Syntax auswählen (s.u.).

XRechnungs-Methode

Die Methode zur Erzeugung einer XRechnung aus dem System kann hier für jeden Kunden ausgewählt werden:

Es gibt diese Methoden:

Keine E-Rechnung

Spätestens am 31.12.2027 endet diese Methode! Beachten Sie die Fristen, die unten aufgeführt sind. Als Firma im B2B-Geschäft ist man verpflichtet, eine E-Rechnungsdatei im maschinenlesbaren Format als XML-Format zu versenden!

PDF/XML getrennt (XRechnung)

Hierbei erstellt das System zwei Dateien:

• Eine ganz "normale" PDF-Datei, menschlich lesbar
• Eine E-Rechnungsdatei im XML-Format (maschinen-lesbar)

Als Firma im B2B-Geschäft ist man verpflichtet, eine E-Rechnungsdatei im maschinenlesbaren Format als XML-Format zu versenden!

Die PDF-Datei ist dabei nur ein Entgegenkommen an Ihre Kunden.

PDF mit integrierten XML (ZUGFeRD)

Hierbei erstellt das System eine PDF-Datei, in der eine E-Rechnungsdatei im XML-Format (maschinen-lesbar) integriert ist.

• Nicht alle Kunden/Portale können den integrierten Teil (XML) aus der PDF verarbeiten!

Es gibt keine Verpflichtung, eine ZUGFeRD-Datei zu verarbeiten!

Als Firma im B2B-Geschäft ist man nur dazu verpflichtet, eine E-Rechnungsdatei im XML-Format zu versenden!

Die ZUGFeRD-PDF-Datei ist ein Entgegenkommen an Ihre Kunden.

Nur XRechnung (XML-Datei)

Hierbei erstellt das System eine E-Rechnungsdatei im XML-Format (maschinen-lesbar)

• Eine E-Rechnungsdatei im XML-Format ist maschinen-lesbar

Als Firma im B2B-Geschäft ist man verpflichtet, eine E-Rechnungsdatei im maschinenlesbaren Format als XML-Format zu versenden!

(Ab Rel. 261130)

Die Fristen für den Empfang und das Ausstellen von E-Rechnungen

Seit dem 1. Januar 2025 (Empfangspflicht)

Alle inländischen Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Eine Zustimmung des Empfängers ist hierfür nicht mehr erforderlich.

Bis zum 31. Dezember 2026 (Übergangsphase Versand)

Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen sowie (mit Zustimmung des Empfängers) einfache PDF-Rechnungen per E-Mail ausstellen.

Ab dem 1. Januar 2027 (Ausstellungspflicht für größere Unternehmen)

Die Pflicht zum Schreiben von E-Rechnungen gilt für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro (gemessen am Umsatz des Jahres 2026).

Kleinere Unternehmen dürfen in dieser Übergangszeit bis Ende 2027 noch Papier- oder PDF-Rechnungen (mit Zustimmung) nutzen.

Ab dem 1. Januar 2028 (Generelle Ausstellungspflicht)

Ab diesem Datum müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich zwingend E-Rechnungen ausstellen, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen

(z.B. XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1).

Dies schließt auch Kleinunternehmer ein.

(Quelle: KI Gemini)

Speziell Angaben zur XRechnung

Bei jedem Kunden, der elektronische Rechnungen erhalten soll, können noch ein paar Zusatzangaben eingetragen werden. Da es hier (je nach Syntax-Variante) mehrere Angaben gibt, stehen diese in einer eigenen Seite:

Leitweg-ID des Kunden

Standard-Leitweg-ID

Wenn man elektronische Rechnung an deutsche Behörden oder öffentliche Einrichtungen schickt, verlangen diese eine Leitweg-ID. Diese muss also in der XML-Datei enthalten sein!

Die Leitweg-ID bekommt man vom Auftraggeber bzw. Rechnungsempfänger. Man kann sie beim Kunden hier oben im Bereich "Leitweg-ID des Kunden:" eintragen:

Kundenspezifische Kostenstellen und -Leitweg-IDs

Bei manchen Kunden gibt es Kostenstellen und für jede Kostenstelle eine eigene Leitweg-ID!

Beispiel Theater

• 1000 Intendanz & Künstlerische Leitung: Strategische und künstlerische Gesamtverantwortung.
• 1100 Dramaturgie & KBB: Spielplangestaltung, Stückauswahl und das Künstlerische Betriebsbüro (Disposition).
• 1200 Ensemble: Festangestellte Schauspieler, Sänger, Tänzer oder Musiker.
• 1300 Gäste & Honorare: Externe Regisseure, Bühnenbildner sowie Gastdarsteller.
• 2000 Bühnenbetrieb & Technik: Bühnenmeister, Schnürboden, Umbau während der Vorstellungen.
• 2100 / 2200 / 2300 Licht, Ton, Video & Requisite: Die spezialisierten technischen Abteilungen für die Live-Effekte und Ausstattung auf der Bühne.
• 2400 / 2500 Werkstätten & Schneiderei

Beispiel Stadtverwaltung

• 1000 Werkleitung / Geschäftsführung: Strategische Steuerung, Abstimmung mit dem Gemeinderat und Dezernaten.
• 1020 Personalwesen, IT & Recht: Personalverwaltung für Beamte und Angestellte (häufig TVÖD), IT-Infrastruktur.
• 1030 Finanz- & Rechnungswesen: Doppische Buchführung, Gebührenkalkulation und Controlling für Wirtschaftspläne.
• 2010 Zentraler Bauhof / Werkstatt: Instandhaltung von städtischem Equipment, Schreinerei, Schlosserei.
• 2020 Fuhrparkmanagement: Anschaffung, Wartung und Betankung von Spezialfahrzeugen (Müllwagen, Kehrmaschinen, Streufahrzeuge).
• 2040 Winterdienst: Eine klassische saisonale Kostenstelle zur genauen Abgrenzung von Streusalz- und Bereitschaftskosten.

usw.

In REFLEX kann man das im unteren Bereich eingeben:

Weitere Informationen

Siehe auch:

• FAQ der Bundesverwaltung zum Thema Leitweg-ID

Bundesland (DE)

In Deutschland muss das Bundesland des Rechnungsempfängers bei Behörden in der XML-Datei enthalten sein.

Land / Ländercode:

Der Ländercode ist zwingend. In den Kontaktstammdaten kann man den Ländercode durch Auswahl des Landes festlegen. Das Land/der Ländercode wird dabei automatisch in die Adressfelder links übernommen.

Elektronische Adresse ID, EAS

Die Elektronische Adresse (Electronic Address Scheme, EAS) ist ein Kennziffer, die je nach Land und Rechnungsempfänger in der XML-Datei enthalten sein kann. Die EAS bekommt man vom Auftraggeber bzw. Rechnungsempfänger.

Siehe auch:

• Peppol BIS Billing 3.0

Elektronische Adresse

Die Elektronische Adresse bekommt man vom Auftraggeber bzw. Rechnungsempfänger. Sie ist optional.

XRechnung Spezifikation

Verschiedene Portale bzw. Rechnungsempfänger verlangen unterschiedliche Spezifikationen in der XML-Rechnung. Das ist eigentlich ein Widerspruch zu den vorgegebenen Norm "EU EN-16931", ist aber leider so!

Aufgrund unserer bisherigen Erfahrung gibt es diese Spezifikationen:

1. urn:cen.eu:en16931:2017 (Standard)

2. urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0

3. urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0

4. urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_2.2

Mail-Kennzeichen beim Kunden

Dieses Kennzeichen zeigt an, dass der Kunde X-Rechnungen erhalten will:

Hinweis

Das Kennzeichen ("RechnungPerMail") war früher eine Check-Box mit zwei Auswahlmöglichkeiten

( ) Rechnung per Mail

(X) Rechnung per Mail

Inzwischen ist es eine Auswahl-Box mit den Auswahl-Möglichkeiten

Kein Rechnung per Mail

Rechnung per Mail schicken

XRechnung per Mail schicken

XRechnungs-Kennzeichen an Kontakte verteilen

Über den REFLEX-Admin kann man die XRechnungskennzeichen auf "einen Rutsch" an alle relevatne Kontakte (Kunden) verteilen. Dadurch erspart man sich das einzelne Ändern der Kunden:

Trotz dieser Hilfe kommt man nicht drumrum, bestimmte Angaben kunden-spezifisch einzutragen, z.B. die Mail-Adresse, Leitweg-ID usw.

Optionale Programm-Parameter

Über den [REFLEX-Admin] kann man optionale Parameter für die X-Rechnung angeben. Diese müssen normalerweise nur in Ausnahmefällen editiert werden.

Description des XML-Files für ZUGFeRD

Wenn man ZUGFeRD verwendet - also PDF-Dateien mit eingebetteten XML-Dateien - bekommen die XML-Dateien eine Beschreibung (Description) in der PDF-Datei.

• Diese Description entscheidet über die ZUGFeRD-Version!
• Ohne gültige Description wird die PDF-Datei von manchen Portalen als ZUGFeRD Vers. 1.0 angenommen, was keine gültige E-Rechnung ist!
• Mit dem Text ConformanceLevel="EN 16931" und anderen Begriffen in der Description wird die PDF von manchen Portalen als ZUGFeRD 2.0 akzeptiert! Verrückt, weil der XML-Inhalt der gleiche ist!

Hiermit kann man eine Description in die Programm-Parameter eintragen und eventuell ändern:

Regeln

• Wenn es diesen Parameter nicht gibt, wird die Standard-Description verwendet, die im Programm fest hinterlegt ist.
• Zuerst kann man die Standard-Description in die Programmparameter eintragen lassen.
• Danach kann man diese Description editieren und geändert in die Programmparameter eintragen lassen.

Links

• XRechnung, E-Rechnung, ZUGFeRD