REFLEX Auftragsdokumente: Unterschied zwischen den Versionen

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=== Dokumentenverwaltung ===
=== Dokumentenverwaltung ===


Sie können an einen Auftrag beliebig viele Dokumente für interne Zwecke anhängen. Ein Dokument ist eine Datei mit einer bestimmten Datei-Endung, z. B. DOC, XLS, PDF usw. Sie können eine beliebige Datei-Art als Dokument an einen Auftrag anhängen. Öffnen können Sie das Dokument jedoch nur, wenn auf Ihrem PC ein Programm installiert ist, das diese Datei-Art kennt!
Sie können an einen Auftrag beliebig viele Dokumente für interne Zwecke anhängen/verknüpfen. Ein Dokument ist eine Datei mit einer bestimmten Datei-Endung, z. B. DOC, XLS, PDF usw. Sie können eine beliebige Datei-Art als Dokument an einen Auftrag anhängen. Öffnen können Sie das Dokument jedoch nur, wenn auf Ihrem Rechner ein Programm installiert ist, das diese Datei-Art kennt!


Das Dokument selbst wird nicht in der REFLEX-Datenbank gespeichert, sondern nur der Pfad/Dateiname! Bei internen Dokumenten wird der Pfad und der Dateiname getrennt gespeichert, bei Internet-Dokumenten nur der komplette Dokumentenname (URL).
Das Dokument selbst wird nicht in der REFLEX-Datenbank gespeichert, sondern nur der Pfad/Dateiname! Bei internen Dokumenten wird der Pfad und der Dateiname getrennt gespeichert, bei Internet-Dokumenten nur der komplette Dokumentenname (URL).
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Öffnen Sie das Dokumenten-Fenster mit einem Klick auf die Registerseite „Dokumente“:
Öffnen Sie das Dokumenten-Fenster mit einem Klick auf die Registerseite „Dokumente“:


[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Dokumenteverwaltung.jpg]]
[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Dokumenteverwaltung.jpg|800px]]


{| class="wikitable" style="text-align: left;"  
{| class="wikitable" style="text-align: left;"  
|- valign="top"
|style="width: 10%;"|'''1'''
|style="width: 10%;"|'''1'''
|Mit diesen Schaltflächen können Sie eine neue Dokumentenverknüpfung festlegen, eingeben, eine bestehende bearbeiten oder löschen.
|Mit diesen Schaltflächen können Sie eine neue Dokumentenverknüpfung festlegen, eingeben, eine bestehende bearbeiten oder löschen.
;Neues Dok.
;Neues Dok.
:Wenn Sie ein neues Dokument für den Auftrag erstellen wollen, klicken Sie auf diese Schaltfläche.
:Wenn Sie ein neues Dokument für den Auftrag erstellen wollen, klicken Sie auf diese Schaltfläche.
;Neue Verkn.
;Neue Verkn.
:Wenn Sie eine Datei auf Ihrem PC oder einem internen Server verknüpfen wollen, so klicken Sie auf [Neu]. Der Standard-Öffnen-Dialog von Windows ermöglicht Ihnen danach, ein Dokument auszuwählen.
:Wenn Sie eine Datei auf Ihrem PC oder einem internen Server verknüpfen wollen, so klicken Sie auf [Neu]. Der Standard-Öffnen-Dialog von Windows ermöglicht Ihnen danach, ein Dokument auszuwählen.
;Neu www
;Neu www
:Wenn Sie eine Datei aus dem Internet oder eine Internet-Seite verknüpfen wollen, so klicken Sie auf [neu www...]. In diesem Fall öffnet sich ein programminterner Internet-Browser, mit dem Sie eine beliebige Seite auswählen können. Mit [OK] übernehmen Sie die Verknüpfung des Internet-Dokuments.
:Wenn Sie eine Datei aus dem Internet oder eine Internet-Seite verknüpfen wollen, so klicken Sie auf [neu www...]. In diesem Fall öffnet sich ein programminterner Internet-Browser, mit dem Sie eine beliebige Seite auswählen können. Mit [OK] übernehmen Sie die Verknüpfung des Internet-Dokuments.
;Öffnen
 
:Hiermit können Sie das markierte Dokument öffnen.
;Bearbeiten
;Bearbeiten
:Mit dieser Schaltfläche können Sie den Betreff und die Bemerkung zu der Verknüpfung bearbeiten.
:Mit dieser Schaltfläche können Sie den Betreff und die Bemerkung zu der Verknüpfung bearbeiten.
;Löschen
 
;Verkn. entfernen
:Hiermit löschen Sie die markierte Verknüpfung.
:Hiermit löschen Sie die markierte Verknüpfung.
;DokuMan
:Diese Schaltfläche öffnet den Dokumenten-Manager.
|-
|'''2'''
|Hier werden alle verknüpften Dokumente zu diesem Auftrag angezeigt.
|}


;Öffnen
:Hiermit können Sie das markierte Dokument öffnen.


Die Verwaltung von Dokumenten oder Bildern ist ein wichtiger Bestandteil von REFLEX:
;Doku.Verw.
:Diese Schaltfläche öffnet den Dokumenten-Manager.


* Sie können mehrere Dateien mit Artikeln verknüpfen
;Aus Zwischenablage einfügen
* Das Programm kann auf Knopfdruck die Verknüpfungen zu den Artikeln erstellen, wenn die Dateinamen mit der Artikelnummer beginnen.
:Hiermit können Sie eine Datei aus der Zwischenablage einfügen und eine Verknüpfung dazu erstellen.
* Man kann die Dokumente/Bilder eines Artikels in diesen Fenstern aufrufen:
# Artikelstammstammdaten
# Suchen Artikel
# Auftragspositionen
# Lagerausgabe
# Lagerrücknahme
* Dokumente/Bilder können einfach per E-Mail verschickt werden.
* Man kann eine Liste der hinterlegten Dokumente drucken
 
Wenn man die Zuordnung von Dokumenten oder Bildern zu Artikeln vereinfachen will, so sollte man die Dateien, die mit Artikeln verknüpft werden sollen, mit dem Dateinamen der Artikelnummer versehen.
 
==== Dokumentenverknüpfung einzeln erstellen ====
 
Wenn Sie ein einzelnes Dokument mit einem Artikel verknüpfen wollen, so öffnen Sie die Artikelstammdaten und suchen den gewünschten Artikel aus. Danach klicken Sie auf die Registerseite...
 
 
[[Datei:REFLEX_Stammdaten_Dokumentenverknüpfung.png|800px]]
 
 
Dort sehen Sie alle Dokumente, die mit diesem Artikel verknüpft sind.
 
 
Mit der Schaltfläche [Neu] können Sie eine Datei zur Verknüpfung auswählen, mit [Löschen] wird die Verknüpfung (nicht die Datei selbst!) wieder gelöscht.
 
 
Mit [Öffnen] können Sie die markierte Datei öffnen, d.h. das Dokument wird mit dem in Windows hinterlegten Programm geöffnet, um es z. B. zu bearbeiten.
 
Mit [Anzeigen] können Sie alle verknüpften Dokumente des Artikels anzeigen lassen.
 
 
 
Das Verknüpfen von Dokumenten zu Artikel wurde erweitert und zwar folgendermaßen:
* In einem Dialogfenster kann man eine Datei (z.B. auf dem Desktop) auswählen.
* Diese wird kopiert oder verschoben in ein festgelegtes Verzeichnis (Programm Parameter).
* Es wird automatisch eine Verknüpfung in die Datenbank eingetragen.
* Über die Schaltfläche  kann man sich eine Vorschau bestehender Verknüpfungen ansehen.
* Über die Schaltfläche  kann man eine Verknüpfung entfernen ohne die dazugehörige Datei zu löschen.
* Über die Schaltfläche  kann man eine Verknüpfung entfernen und die dazugehörige Datei löschen.
 
 
[[Datei:REFLEX_Stammdaten_DokumentenverknüpfungBeispiel.png|800px]]
 
 
==== Das Anzeigefenster ====
 
In diesem Fenster werden alle Dokumente, die mit dem Artikel verknüpft sind, angezeigt.
 
'''Beispiel:'''
 
 
[[Datei:REFLEX_Stammdaten_Anzeigefenster.png|800px]]<br>
 
''Die Bilder wurden uns freundlicherweise von Satis&Fy zur Verfügung gestellt.''
 
 
Links werden die Dateinamen aufgelistet. Hier kann man eine der Verknüpfungen auswählen, das Dokument dazu wird dann angezeigt.
 
'''Hinweis:'''<br>
Dokumente, die direkt angezeigt werden können sind z. B. JPG, GIF, TIF, BMP. Dokumente, die nicht direkt angezeigt werden können sind z.B. PDF, DOC, AVI. Bei diesen Dateiarten wird das entsprechende Programm zum Öffnen verwendet!
 
Mit der Schaltfläche [Drucken] kann das angezeigte Dokument gedruckt werden. Es wird immer der angezeigte Bildausschnitt gedruckt!
 
Mit der Schaltfläche [E-Mail] kann man das angezeigte Dokument direkt als E-Mail verschicken. (Beschreibung dieser Funktion folgt!)
 
 
 
==== Artikel-Dokumenten-/Bilder-Liste erstellen ====
 
 
Wenn Sie viele Dokumente/Bilder mit Artikeln verknüpfen wollen, so werden Sie dabei vom Programm mit einer automatischen Verknüpfungsfunktion unterstützt.
 
 
==== Vorgehensweise ====
 
 
* Legen Sie einen Ordner für die Dokumente/Bilder an und kopieren Sie alle Dateien in diesen Ordner (normalerweise wohl auf einem Server).
* Stellen Sie sicher, dass in Ihrer REFLEX.INI unter [Pfad] der Eintrag Bild=[Ihr Ordner] steht.
* Benennen Sie die Dateinamen mit den Artikelnummern, die Sie verwenden, z. B. „ABC4711.JPG“ für Artikel „ABC4711“, „ABC4712.JPG“ für Artikel „ABC4712“ usw. Sie können für einen Artikel auch mehrere Dokumente verwenden, z. B. „ABC4712Front.JPG“, „ABC4712 Seite.JPG“ usw.
* Öffnen Sie die Artikelstammdaten und das Menü „Bearbeiten“:
 
 
[[Datei:REFLEX_Stammdaten_SpezielleFunktionen.png|800px]]
 
 
 
'''Hinweis:'''<br>
Der Menüpunkt „Spezielle Funktionen“ erscheint nur, wenn Sie das Zugriffsrecht
auf das Optionen-Menü haben!
 
* Sie sehen nun ein Fenster, in dem die vorhanden Dateien im Bilder-Ordner aufgelistet sind. Mit der Schaltfläche [Liste erstellen] erstellt das Programm automatisch alle zuordenbare Verknüpfungen!


;Dokumenten-Unterordner
:Hiermit können Sie den Unterordner für Dokumente festlegen (nur mit Admin-Rechten).
|- valign="top"
|'''2'''
|Hier werden alle verknüpften Dokumente zu diesem Auftrag in einer Tabelle angezeigt.
|}


== Wichtiger Hinweis ==
== Wichtiger Hinweis ==
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== Links ==
== Links ==


* [[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung]]
* [[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung|Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung]]
 
* [[REFLEX_Bedienungsanleitung_Auftragsverwaltung_Suchen|Auftrag suchen]]
 
* [[REFLEX Neuen Auftrag anlegen|Neuen Auftrag anlegen]]
 
* [[REFLEX Auftrag kopieren|Auftrag kopieren]]
 
* [[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung Kopf|Auftrags-Kopf]]
 
* [[REFLEX Auftragspositionen|Auftragspositionen]]
 
* [[REFLEX Auftragsfuss|Auftragsfuss]]
 
* [[REFLEX Auftrag drucken, mailen, exportieren|Auftrag drucken, mailen, exportieren]]


* [[REFLEX Auftragskalender]]
* [[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung Lieferanschrift|Lieferanschrift]]


* [[REFLEX Auftragsliste]]
* [[REFLEX Auftragskalender|Auftragskalender]]


* [[REFLEX Auftragsarchiv]]
* [[REFLEX Auftragskalkulation|Auftragskalkulation]]


* [[REFLEX Neuen Auftrag anlegen]]
* [[REFLEX Auftragsliste|Auftragsliste]]


* [[REFLEX Anzahlungen]]
* [[REFLEX Auftragsarchiv|Auftragsarchiv]]


* [[REFLEX Fremdleistungsblatt]]
* [[REFLEX Anzahlungen|Auftrags-Anzahlungen]]


* [[REFLEX Auftragsbestellungen]]
* [[REFLEX Fremdleistungsblatt|Fremdleistungsblatt]]


* [[REFLEX Auftrags-Zusatztexte]]
* [[REFLEX Auftragsbestellungen|Auftragsbestellungen]]


* [[REFLEX Auftrag drucken, mailen, exportieren]]
* [[REFLEX Auftrags-Zusatztexte|Auftrags-Zusatztexte]]


* [[REFLEX Auftragspositionen]]
* [[REFLEX Auftragsdispo|Auftragsdispo]]


* [[REFLEX Auftragsfuss]]
* [[REFLEX Auftrags-Termine|Auftrags-Termine]]


* [[REFLEX Auftragsdispo]]
* [[REFLEX Auftragsverwaltung Memos|Auftrags-Memos]]


* [[REFLEX Auftrags-Termine]]
* [[REFLEX Auftragsdokumente|Auftragsdokumente]]


* [[REFLEX Auftragsverwaltung Memos]]
* [[REFLEX Auftragsstatistik|Auftragsstatistik]]

Aktuelle Version vom 28. Juli 2017, 14:33 Uhr

Dokumente

Sie können an einen Auftrag beliebig viele Dokumente für interne Zwecke anhängen. Ein Dokument ist eine Datei mit einer bestimmten Datei-Endung, z. B. DOC, XLS, PDF usw. Sie können eine beliebige Datei-Art als Dokument an einen Auftrag anhängen. Öffnen können Sie das Dokument jedoch nur, wenn auf Ihrem PC ein Programm installiert ist, das diese Datei-Art kennt!

Das Dokument selbst wird nicht in der REFLEX-Datenbank gespeichert, sondern nur der Pfad/Dateiname! Bei internen Dokumenten wird der Pfad und der Dateiname getrennt gespeichert, bei Internet-Dokumenten nur der komplette Dokumentenname (URL).

Dokumentenverwaltung

Sie können an einen Auftrag beliebig viele Dokumente für interne Zwecke anhängen/verknüpfen. Ein Dokument ist eine Datei mit einer bestimmten Datei-Endung, z. B. DOC, XLS, PDF usw. Sie können eine beliebige Datei-Art als Dokument an einen Auftrag anhängen. Öffnen können Sie das Dokument jedoch nur, wenn auf Ihrem Rechner ein Programm installiert ist, das diese Datei-Art kennt!

Das Dokument selbst wird nicht in der REFLEX-Datenbank gespeichert, sondern nur der Pfad/Dateiname! Bei internen Dokumenten wird der Pfad und der Dateiname getrennt gespeichert, bei Internet-Dokumenten nur der komplette Dokumentenname (URL).

Das Dokument kann dabei eine Datei im Intranet oder Internet sein.

  • Für die Verknüpfung von internen Dateien und Internet-Dateien gibt es zwei verschiedene Schaltflächen!
  • Beachten Sie auch die Hinweise zu den Memos.

Öffnen Sie das Dokumenten-Fenster mit einem Klick auf die Registerseite „Dokumente“:

1 Mit diesen Schaltflächen können Sie eine neue Dokumentenverknüpfung festlegen, eingeben, eine bestehende bearbeiten oder löschen.
Neues Dok.
Wenn Sie ein neues Dokument für den Auftrag erstellen wollen, klicken Sie auf diese Schaltfläche.
Neue Verkn.
Wenn Sie eine Datei auf Ihrem PC oder einem internen Server verknüpfen wollen, so klicken Sie auf [Neu]. Der Standard-Öffnen-Dialog von Windows ermöglicht Ihnen danach, ein Dokument auszuwählen.
Neu www
Wenn Sie eine Datei aus dem Internet oder eine Internet-Seite verknüpfen wollen, so klicken Sie auf [neu www...]. In diesem Fall öffnet sich ein programminterner Internet-Browser, mit dem Sie eine beliebige Seite auswählen können. Mit [OK] übernehmen Sie die Verknüpfung des Internet-Dokuments.
Bearbeiten
Mit dieser Schaltfläche können Sie den Betreff und die Bemerkung zu der Verknüpfung bearbeiten.
Verkn. entfernen
Hiermit löschen Sie die markierte Verknüpfung.
Öffnen
Hiermit können Sie das markierte Dokument öffnen.
Doku.Verw.
Diese Schaltfläche öffnet den Dokumenten-Manager.
Aus Zwischenablage einfügen
Hiermit können Sie eine Datei aus der Zwischenablage einfügen und eine Verknüpfung dazu erstellen.
Dokumenten-Unterordner
Hiermit können Sie den Unterordner für Dokumente festlegen (nur mit Admin-Rechten).
2 Hier werden alle verknüpften Dokumente zu diesem Auftrag in einer Tabelle angezeigt.

Wichtiger Hinweis

Wenn Sie Dokumente verknüpfen, die auf einem Server in Ihrem lokalen Netzwerk liegen, sollten Sie die Verknüpfungen nicht mit dem Server-Namen machen! Besser ist es, ein Netzwerklaufwerk mit dem Server/Ordner zu verbinden und die Verknüpfung über einen Laufwerksbuchstaben zu machen!

Beispiel:

Grund:

Wenn der Server aus irgendeinem Grund ausgetauscht wird und der neue Server einen anderen Namen hat, funktionieren alle Dokumenten-Verknüpfungen nicht mehr!
Wurden die Dokumenten-Verknüpfungen über einen Laufwerksbuchstaben hergestellt, muss man nur das Netzwerklaufwerk ändern (am Besten zentral durch einen Anmelde-Script), und alle Dokumenten-Verknüpfungen funktionieren!


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