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| | == Allgemeines == | | == Allgemeines == |
| − | ''Dieser Artikel ist noch in Bearbeitung''
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| − | == Allgemeines ==
| + | Mit dem [[REFLEX]]-DokumentenManager können Sie die Dokumente, die mit der [[REFLEX]]-Datenbank verknüpft sind, einfach und effektiv verwalten: |
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| − | Mit dem REFLEX-DokumentenManager können Sie die Dokumente, die mit der REFLEX-Datenbank verknüpft sind, einfach und effektiv verwalten. Der DokumentenManager ist ein eigenständiges Programm, einige Module (wie z.B. [[REFLEX-DokumentenManager: Scannen von Eingangsrechnungen|das Scannen von Eingangsrechnungen]]) sind direkt in REFLEX integriert.
| + | * Anzeigen von verknüpften Dokumenten für |
| | + | **Angebote, Aufträge |
| | + | **Lieferscheine |
| | + | **Rechnungen |
| | + | **Mahnungen |
| | + | **Bestellungen |
| | + | **Eingangsrechnungen |
| | + | **Werkstatt-Aufträge |
| | | | |
| − | Manche Aufgaben des DokumentenManagers kann man auch in REFLEX erledigen, z.B. einem Artikel eine Dokumenten-Verknüpfung zuweisen. Allerdings ist diese Aufgabe in REFLEX viel aufwändiger zu erledigen, vor allem, wenn man viele Dokumentenverknüpfungen herstellen will.
| + | *Schnelles Verknüpfen von Dokumenten per '''Drag and Drop''' |
| | + | **Aus dem Windows-Datei-Explorer (Arbeitsplatz) |
| | + | **Aus Outlook© heraus können E-Mail-Anhänge oder ganze E-Mails einfach verknüpft werden! |
| | + | **Von Dokumenten-Scannern gescannte Dokumente |
| | + | **Smartphone-Bilder, die z.B. per BlueTooth© an den PC gesendet werden |
| | + | **Zugriff auf Cloud-Speicher wie DropBox© oder OneDrive© |
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| − | Mehreren Artikeln Dokumente hinzufügen:
| + | '''Dieser Artikel ist noch in Bearbeitung''' |
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| − | {| class="wikitable" style="text-align: left;"
| + | == Starten und Anmelden == |
| − | !Schritt
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| − | !In REFLEX:
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| − | !Im DokumentenManager:
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| − | |- valign="top"
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| − | |1.
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| − | |Artikelstammdaten öffnen
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| − | |Programm öffnen, Dateimanager öffnen
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| − | |- valign="top"
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| − | |2.
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| − | |Artikel suchen
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| − | |Artikel suchen
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| − | |- valign="top"
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| − | |3.
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| − | |[Details] klicken
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| − | |Im DateiManager den Ordner für die Dokumente öffnen.
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| − | |- valign="top"
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| − | |4.
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| − | |Auf [Dokumente] klicken
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| − | |Dokument(e) per „Drag and Drop“ den Artikeln zuweisen.
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| − | |- valign="top"
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| − | |5.
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| − | |Auf [Neu] klicken
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| − | |
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| − | |- valign="top"
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| − | |6.
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| − | |Dokument suchen
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| − | |
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| − | |- valign="top"
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| − | |7.
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| − | |Zurück zu 2, nächsten Artikel suchen, alle Schritte wiederholen
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| − | |}
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| − | Einer Eingangsrechnung ein gescanntes Dokument hinzufügen:
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| − | {| class="wikitable" style="text-align: left;"
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| − | !Schritt
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| − | !In REFLEX ohne DokumentenManager:
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| − | !In REFLEX mit DokumentenManager:
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| − | |- valign="top"
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| − | |1.
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| − | |Eingangsrechnungen öffnen
| |
| − | |Eingangsrechnungen öffnen
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| − | |- valign="top"
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| − | |2.
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| − | |Rechnung suchen
| |
| − | |Rechnung suchen
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| − | |- valign="top"
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| − | |3.
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| − | |'''Bearbeiten''' klicken oder Doppelklick
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| − | |Rechte Maustaste -> '''Dokumente…'''
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| − | |- valign="top"
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| − | |4.
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| − | |Auf '''Dokumente''' klicken
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| − | |Das gescannte Dokument wird angezeigt.
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| − | |- valign="top"
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| − | |5.
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| − | |Auf '''Neu''' klicken
| |
| − | |Auf '''Datei verknüpfen''' klicken.
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| − | |- valign="top"
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| − | |6.
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| − | |Dokument suchen im Ordner des Scanners.
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| − | |'''OK'''
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| − | |- valign="top"
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| − | |7.
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| − | |Dokument umbenennen
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| − | |
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| − | |- valign="top"
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| − | |8.
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| − | |Rechte Maustaste -> '''Ausschneiden'''
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| − | |
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| − | |- valign="top"
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| − | |9.
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| − | |Im Zielordner '''Einfügen'''
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| − | |
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| − | |- valign="top"
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| − | |10.
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| − | |'''OK'''
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| − | |
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| − | |}
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| − | == Starten und Anmelden ==
| + | Es gibt mehrere Wege zum Starten des DokumentenManagers: |
| − | [[Datei:REFLEX_DokumentenManager_Anmelden.jpg|200px|thumb|rechts|Anmelde-Fenster]]
| |
| | | | |
| − | Starten Sie das Programm aus REFLEX heraus mit dem Menü "Datei⇨DokumentenManager" oder manuell aus dem Programm-Ordner. | + | * Starten aus [[REFLEX]] heraus mit dem Menü "Datei⇨DokumentenManager". |
| | + | :Es öffnet sich das Menü, wo man die verschiedenen Fenster und Funktionen anwählen kann |
| | | | |
| − | * Wenn Sie das Programm manuell starten, müssen Sie sich anmelden, wie von REFLEX gewohnt. Also mit Eingabe Ihres Benutzernamens und Passworts. | + | * Starten aus einem Programmteil in REFLEX, z.B. Auftragsverwaltung, Faktura, Bestellungen im Register "Dokumente" |
| | + | :Hier werden dann automatisch alle verknüpften Dokumente des jeweiligen Vorgangs angezeigt, z.B. alle Dokumente zu einem bestimmten Auftrag |
| | | | |
| − | * Wenn Sie das Programm aus REFLEX heraus starten, werden Sie automatisch angemeldet. | + | * Sie benötigen ein spezielles [[REFLEX Benutzerverwaltung, Zugriffssteuerung|Zugriffsrecht]] ("DokumentenManager"), um mit dem DokumentenManager arbeiten zu können! |
| | + | :Einzelheiten werden unter '''[[REFLEX Dokumenten-Manager einrichten]]''' beschrieben. |
| | | | |
| − | * Sie benötigen ein spezielles [[REFLEX Benutzerverwaltung, Zugriffssteuerung|Zugriffsrecht]], um mit dem Programm arbeiten zu können!
| |
| − | <br><br><br><br>
| |
| | | | |
| | == Hauptmenü == | | == Hauptmenü == |
| − | [[Datei:REFLEX_DokumentenManager_Hauptmenu.jpg|200px|thumb|rechts|Hauptmenü]]
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| | | | |
| − | Von hier aus werden die Programmteile des DokumentenManagers aufgerufen.
| + | Wenn Sie den DokumentenManager aus [[REFLEX]] heraus mit dem Menü "Datei⇨DokumentenManager" gestarten haben wird das Hauptmenü angezeigt: |
| − | <br><br>
| |
| − | * Klicken Sie auf den gewünschten Programmteil. <br>
| |
| − | * Wenn eine Schaltfläche grau und inaktiv ist, haben Sie kein Zugriffsrecht auf diesen Programmteil.<br>
| |
| | | | |
| − | <br><br><br><br>
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| | | | |
| − | == Artikel-Dokumente ==
| + | [[Datei:REFLEX_DokumentenManager_Hauptmenu.jpg|800px]] |
| − | Hiermit werden die Dokumente verwaltet, die mit Artikeln verknüpft sind oder verknüpft werden sollen. Sie können nach Artikeln suchen, deren Verknüpfungen werden dann angezeigt und können bearbeitet werden. Sie können ein Dokument öffnen (mit dem zugeordneten Programm) oder anzeigen.
| |
| | | | |
| − | * Beachten Sie auch die Hinweise zum integrierten DateiManager.
| + | Von hier aus werden die verschiedenen Programmteile und Funktionen des DokumentenManagers aufgerufen. |
| | | | |
| − | === Suchen ===
| + | Klicken Sie auf den gewünschten Programmteil. <br> |
| | + | * Wenn eine Schaltfläche grau und inaktiv ist, haben Sie kein Zugriffsrecht auf diesen Programmteil.<br> |
| | | | |
| − | Im Baum links können Sie die Artikel über den gewohnten Artikelgruppenbaum auswählen. Beispiel:
| + | * Wenn Sie den DokumentenManager aus einem Programmteil in REFLEX, z.B. Auftragsverwaltung, Faktura, Bestellungen im Register "Dokumente" aufgerufen haben, werden automatisch alle verknüpften Dokumente des jeweiligen Vorgangs angezeigt, z.B. alle Dokumente zu einem bestimmten Auftrag. |
| | | | |
| − | [[Datei:REFLEX_DokumentenManager_Artikel_Suchen.jpg|200px|thumb|rechts|Suchen]]
| + | <br> |
| | | | |
| − | Zusätzlich stehen Ihnen die von REFLEX gewohnten Such- und Sortier-Möglichkeiten zur Verfügung:
| + | == Programmteile und Funktionen == |
| − | - Suchbegriff eingeben
| |
| − | - Sortierung festlegen
| |
| − | - Artikel-Art festlegen
| |
| − | - Aus dem Gruppenbaum eine Artikelgruppe auswählen, um nur die Artikel dieser Gruppe anzuzeigen.
| |
| − | Klicken Sie zuerst auf die Überschrift der Spalte, nach der Sie suchen und sortieren wollen. Dann geben Sie im Suchfeld einen Suchbegriff ein. Als Platzhalter können Sie das Sternchen "*" verwenden. Beachten Sie, dass die Suche in der ausgewählten Artikelgruppe stattfindet! Wenn Sie in allen Artikeln suchen wollen, klicken Sie im Baum auf das Sternchen ganz oben.
| |
| − | Artikelart filtern:
| |
| − | Im Optionsfeld „Artikelart“ können Sie nach bestimmten Artikelarten filtern, z.B. nach Miet- oder Verkaufsartikeln.
| |
| | | | |
| − | === Nur Artikel mit Dokumenten anzeigen ===
| + | Einzelheiten zu den Programmteilen sind hier beschrieben: |
| | | | |
| − | Eine mächtige Option ist das Optionsfeld '''„Nur Art. Mit Dok.“'''. Wenn diese markiert ist, werden nur Artikel angezeigt, die mit einem oder mehreren Dokument(en) verknüpft sind.
| + | * [[REFLEX DokumentenManager Artikel-Dokumente]] |
| | | | |
| − | Beispiel:
| + | * [[REFLEX DokumentenManager Kontakt-Dokumente]] |
| | | | |
| − | [[Datei:REFLEX_DokumentenManager_Artikel_Filtern.jpg]] | + | * [[REFLEX DokumentenManager Beleg-Dokumente]] |
| | | | |
| − | Aus der langen Liste oben ist nun eine kurze geworden! Wenn Sie mit eingeschalteter Option "*" im Gruppenbaum auswählen, werden alle Artikel angezeigt, die mindestens eine Dokumentenverknüpfung haben.
| + | * [[REFLEX DokumentenManager Ungültige Verknüpfungen]] |
| | | | |
| − | '''Dokumenten-Namen:'''
| + | * [[REFLEX DokumentenManager Datei-Manager]] |
| − | In der Tabelle rechts werden die jeweils verknüpften Dokumenten-Namen angezeigt.
| |
| − | Wenn die Option <code>☐ Ungültige Verknüpfungen prüfen/markieren</code> eingeschaltet ist, werden die Verknüpfungen rot dargestellt, für es keine Datei in dem angegebenen Pfad gibt. Beispiel:
| |
| | | | |
| − | [[Datei:REFLEX_DokumentenManager_Artikel_Ungueltig.jpg]]
| |
| | | | |
| − | Sie sollten dann die Verknüpfung ändern (andere Datei auswählen) oder löschen.
| |
| | | | |
| − | '''Wichtiger Hinweis: '''Dateien, die mit der REFLEX-Datenbank verknüpft sind, sollten '''niemals''' über andere Programme (wie z.B. den Windows-Explorer) gelöscht, umbenannt oder verschoben werden! Dadurch werden die Verknüpfungen ungültig!
| + | == Links == |
| | | | |
| − | === Neue Verknüpfung erstellen ===
| + | * [[REFLEX DokumentenManager Artikel-Dokumente]] |
| | | | |
| − | Wenn Sie zu einem Artikel eine neue Verknüpfung erstellen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche <code>Neue Verkn.</code> Anschließend wählen Sie die gewünschte Datei aus. Beispiel:
| + | * [[REFLEX DokumentenManager Kontakt-Dokumente]] |
| | | | |
| − | [[Datei:REFLEX_DokumentenManager_Artikel_NeueVerknuepfung.jpg]] | + | * [[REFLEX DokumentenManager Beleg-Dokumente]] |
| | | | |
| | + | * [[REFLEX DokumentenManager Ungültige Verknüpfungen]] |
| | | | |
| − | Suchen Sie die Datei aus und klicken auf '''Öffnen''' bzw. '''Open'''.
| + | * [[REFLEX DokumentenManager Datei-Manager]] |
| − | * Der Auswahl-Dialog merkt sich den zuletzt verwendeten Ordner!
| |
| − | * Verwenden Sie nur Dateien, die auf einem Netzwerklaufwerk liegen, damit andere Benutzer diese auch anzeigen/öffnen können!
| |
| − | * Die Datei-Endung bestimmt die Datei-Art. Sie können Dateien mit beliebigen Endungen verknüpfen. Manche Dateien haben Standard-Endungen wie z.B. „BMP“, „JPG“ usw. Diese Dateien können alle Benutzer anzeigen/öffnen. Andere Dateien (wie z.B. „PDF“ oder CAD-Zeichnungen) kann man nur öffnen, wenn ein entsprechendes Programm auf dem PC vorhanden ist. | |
| − | * Für einen Artikel kann man fast beliebig viele Verknüpfungen erstellen. Okay, es gibt eine Grenze: Pro Artikel können max. 32768 Dokumente verknüpft werden…
| |
| − | * Der Dateiname darf max. 100 Zeichen lang sein.
| |
| − | * Der Pfadname darf max. 200 Zeichen lang sein.
| |
| | | | |
| − | Die Dateiverknüpfung wird anschließend erstellt und in der Tabelle angezeigt.
| + | * [[REFLEX Dokumenten-Manager einrichten]] |
| | | | |
| − | Wenn Sie mehrere Dokumente verknüpfen wollen, verwenden Sie besser den eingebauten DateiManager. Damit können Sie Dokumente per „Drag and Drop“ vom DateiManager auf einen Artikel ziehen, um ein Verknüpfung herzustellen!
| + | * [[REFLEX Online Bedienungsanleitung]] |
| − | | |
| − | === Verknüpfung ändern ===
| |
| − | | |
| − | Wenn Verknüpfung geändert werden soll (z.B. weil die Datei versehentlich gelöscht wurde), so klicken Sie auf die Schaltfläche <code>Verkn. ändern</code>.
| |
| − |
| |
| − | Danach können Sie die neue Datei bzw. den neuen Pfad auswählen. Die Dateiverknüpfung wird anschließend aktualisiert.
| |
| − | | |
| − | === Verknüpfung löschen ===
| |
| − | | |
| − | Wenn Sie eine Verknüpfung entfernen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche <code>Löschen</code>.
| |
| − |
| |
| − | Hierbei wird nur die Verknüpfung gelöscht, die Datei selbst bleibt erhalten! Wenn Sie die Datei löschen wollen, so benutzen Sie dazu den integrierten DateiManager.
| |
| − | | |
| − | === Verknüpfte Datei umbenennen ===
| |
| − | | |
| − | Wenn Sie eine Datei umbenennen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche <code>Datei umbenennen</code>.
| |
| − |
| |
| − | Geben Sie dann den neuen Dateinamen an. Die Datei wird umbenannt und die Verknüpfung in der Datenbank geändert.
| |
| − | | |
| − | '''Wichtiger Hinweis: '''
| |
| − | Dateien, die mit der REFLEX-Datenbank verknüpft sind, sollten niemals über andere Programme (wie z.B. den Windows-Explorer) umbenannt werden! Dadurch werden die Verknüpfungen ungültig!
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| − | | |
| − | === Verknüpfte Datei öffnen ===
| |
| − | | |
| − | Abhängig von der Datei-Art öffnet sich ein Programm, das zum Anzeigen oder Bearbeiten der Datei geeignet ist.
| |
| − | Beispiel: Bei einem Foto öffnet sich die Windows-Fotoanzeige:
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| − | | |
| − | [[Datei:REFLEX_DokumentenManager_Artikel_Oeffnen_1024.jpg]]
| |
| − | | |
| − | * Welches Programm mit welcher Datei-Art verbunden ist, wird in Windows festgelegt! | |
| − | | |
| − | === Verknüpfte Datei anzeigen, Vorschaufenster ===
| |
| − | | |
| − | Das eingebaute Vorschaufenster kann viele Dateien anzeigen, darunter PDF, JPG usw. Beispiel:
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| − | | |
| − | [[Datei:REFLEX_DokumentenManager_Artikel_Anzeigen.jpg]] | |
| | | | |
| − | * Bei DOC- oder DOCX-Dateien werden Sie automatisch auf Microsoft®Word® umgeleitet, falls dieses installiert ist.
| + | == Updates == |
| − | * Sie können das Vorschaufenster auf einen freien Bereich des Bildschirms schieben und geöffnet lassen.
| |
| − | * Ein Doppelklick auf den Dateiname in der Tabelle rechts öffnet das Vorschaufenster auch!
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| − |
| |
| − | == Ungültige Verknüpfungen == | |
| | | | |
| − | === Liste erstellen ===
| + | Update-Beschreibungen finden Sie hier: |
| − | Hiermit erstellt das Programm eine Liste, in der alle Artikel oder Eingangsrechnungen aufgeführt sind, bei denen die Verknüpfung ungültig ist. Eine ungültige Verknüpfung entsteht z.B., wenn jemand eine Datei gelöscht, verschoben oder umbenannt hat.
| |
| | | | |
| − | Beispiel:
| + | '''[[DokumentenManager Updates]]''' |
| − | | |
| − | [[Datei:REFLEX_DokumentenManager_Artikel_UngueltigeVerknuepfung.jpg]]
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| − | | |
| − | Klicken Sie auf '''Liste aktualisieren''', um die Liste zu erstellen.
| |
| − | | |
| − | === Liste abarbeiten ===
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| − | | |
| − | Mit einem Klick auf den Link '''Neu verkn.''' in der Liste können Sie die Verknüpfung neu erstellen, weil die Datei z.B. in einen anderen Ordner verschoben wurde.
| |
| − | | |
| − | Ein Klick auf '''Löschen''' in der Liste löscht die Verknüpfung. Die Datei wird nicht gelöscht!
| |
| − | | |
| − | Wenn die Option '''☒ Auto-Refresh''' eingeschaltet ist, wird die Liste nach der Bearbeitung einer Position neu aufgebaut. Da dies etwas Zeit kosten kann, ist es u.U. besser, diese Option auszuschalten.
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| − | | |
| − | == Datei-Manager ==
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| − | | |
| − | === Funktion ===
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| − | | |
| − | Im Programm ist ein Datei-Manager integriert, mit dem man auf Datei-Ebene Dateien und Verknüpfungen verwalten kann.
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| − | Wenn man Dateien von verknüpften Dokumenten umbenennt oder löscht, sollte man dies unbedingt mit dem Datei-Manager machen und nicht auf der Windows-Ebene! Grund: Von Änderungen auf der Windows-Ebene bekommt die REFLEX-Datenbank nichts mit! Im DateiManager hingegen wird beim Umbenennen einer Datei auch die Verknüpfung in der Datenbank geändert.
| |
| − | Der DateiManager zeigt die gleichen Verknüpfungen an wie der DokumentenManager. Allerdings aus einer anderen Sichtweise, nämlich von den Dateien zu den Verknüpfungen. Der DokumentenManager hingegen zeigt die zuerst Verknüpfungen und dann die Dateien an.
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| − | | |
| − | [[Datei:REFLEX_DokumentenManager_DateiManager_Schaubild.jpg]] | |
| − | | |
| − | Der DateiManager ist ein „freies“ Fenster, d.h. Sie können ihn auf einen freien Bildschirmbereich ziehen und offen lassen. Das ermöglicht es z.B. eine Verknüpfung zu einem Artikel herzustellen, indem Sie die Datei im DateiManager markieren und dann auf einen Artikel im Fenster des DokumentenManagers ziehen.
| |
| − | | |
| − | Aufbau des Fensters:
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| − | | |
| − | [[Datei:REFLEX_DokumentenManager_DateiManager_Fenster.jpg]]
| |
| − | | |
| − | {| class="wikitable" style="text-align: left;"
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| − | !Bereich
| |
| − | !Beschreibung
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| − | |- valign="top"
| |
| − | |'''1'''
| |
| − | |Anzeige Auswahl der Ordner, wie vom Windows-Explorer her gewohnt. Per Doppelklick wird ein Ordner ausgewählt und die Dateien des Ordners in (5) angezeigt.
| |
| − | |- valign="top"
| |
| − | |'''2'''
| |
| − | |Anzeige von Dateiname und Pfad der in 5 ausgewählten Datei. Eine Datei wird ausgewählt, wenn Sie sie mit der Maus anklicken (kein Doppelklick!).
| |
| − | |- valign="top"
| |
| − | |'''3'''
| |
| − | |Drag’n’drop-Möglichkeit: Wenn man eine Datei verknüpfen will zieht man diesen Pfeil auf die Tabelle im Hauptfenster des DokumentenManagers, z.B. auf die Tabelle der Dokumente eines Artikels. Alternativ dazu kann man auch die Strg-Taste drücken und dazu die linke Maustaste. Dann zieht man die Maus mit gedrückter Taste auf das gewünschte Element, z.B. einen ausgewählten Artikel im DokumentenManager-Fenster.
| |
| − | |- valign="top"
| |
| − | |'''4'''
| |
| − | |In der Auswahl „Ansicht“ kann man Details, Liste oder Symbol-Anzeige auswählen.<br>Mit den Schaltflächen kann man Dateien löschen, anzeigen, öffnen oder umbenennen.
| |
| − | |- valign="top"
| |
| − | |'''5'''
| |
| − | |Anzeige der Dateien des in 1 ausgewählten Pfades.<br>
| |
| − | Per Doppelklick wird die Datei geöffnet. Abhängig von der Datei-Art öffnet sich ein Programm, das zum Anzeigen oder Bearbeiten der Datei geeignet ist.
| |
| − | |- valign="top"
| |
| − | |'''6'''
| |
| − | |Anzeige der Verknüpfungen, die es für die ausgewählte Datei gibt. Das unterscheidet den DateiManager auch vom DokumentenManager: Im DateiManager wählen Sie Dateien und die zugehörigen Verknüpfungen werden angezeigt!
| |
| − | |}
| |
| − | | |
| − | == Scannen und Anzeigen von Eingangsrechnungen ==
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| − | | |
| − | === In REFLEX-Eingangsrechnungen ===
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| − | | |
| − | === Einrichten der Ordner und Scanner-Software ===
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| − | | |
| − | === Dokument scannen ===
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| − | | |
| − | === Dokument verknüpfen ===
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| − | | |
| − | === Dokument für Eingangsrechnung anzeigen ===
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| − | | |
| − | | |
| − | == Links ==
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| − | | |
| − | * [[REFLEX Online Bedienungsanleitung]]
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Von hier aus werden die verschiedenen Programmteile und Funktionen des DokumentenManagers aufgerufen.
Klicken Sie auf den gewünschten Programmteil.
