REFLEX Bedienungsanleitung Zeit-/Aktivitäten-Erfassung

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1 Allgemeines

Das Zusatzmodul REFLEX-Zeiterfassung ermöglicht es, Zeiten von Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen zu erfassen und auszuwerten.

Öffnen Sie den Programmteil in REFLEX mit dem Menü „Datei -> Zeit-/Aktivitäten-Erfassung“.

Tipp: Im Benutzerprofil können Sie sich das Symbol der Zeiterfassung in ihren Arbeitsbereich legen, so dass Sie mit nur einem Klick in diesen Programmteil kommen!

REFLEX Zeiterfassung ButtonImBenutzerprofil.jpg

2 Übersicht

Nach dem Öffnen wird zuerst die Übersicht der vorhandenen Zeiterfassungen angezeigt. Beispiel:

REFLEX Zeiterfassung Uerbersicht.jpg

Die Daten beziehen sich dabei auf die ausgewählte Person (standardmäßig der/die aktuelle angemeldete Benutzer/in) und den angegebenen Zeitraum.

2.1 Andere Person auswählen

Standardmäßig bezieht sich die Anzeige und Erfassung auf den/die aktuelle angemeldete/n Benutzer/in.

  • Ob eine Person Zeiten für eine andere Person erfassen kann oder nur für sich selbst, wird in den Programmparametern festgelegt!

Wenn Sie eine andere Person auswählen wollen, so klicken Sie in der Übersicht auf F4-Suchen oder auf die Schaltfläche Person. Es öffnet sich das Suchen-Fenster für Personen. Beispiel:

REFLEX Zeiterfassung Person Suchen.jpg

Wählen/Suchen Sie die gewünschte Person aus.

  • Der Filter in diesem Fenster steht automatisch aus „Personen“. Er lässt sich auch nicht ändern, weil nur für Personen Zeiten erfasst werden können und nicht z.B. für Fahrzeuge.

3 Erfassen von Zeiten

In diesem Programmteil werden die Zeiten erfasst:

REFLEX Zeiterfassung Eingabemaske.jpg

Bereich Beschreibung
1 In diese Eingabefelder werden die Zeit-Daten eingetragen bzw. geändert. Je nach Einstellung in den Programm-Parametern werden hier mehr oder weniger Felder angezeigt.
2 In der Tabelle oben werden alle Zeiterfassung des Tages angezeigt, der oben im Eingabebereich „Datum“ angegeben ist. Mit dem Auswahlfeld über der Tabelle können Sie ein anderes Datum wählen, wenn Sie z.B. eine Erfassung eines anderen Tages ändern wollen.
Wenn eine Zeile fett dargestellt ist, handelt es sich bei der Zeile um den gerade bearbeiteten Datensatz!
3 In der Tabelle unten werden alle Zeiterfassung ab dem Tag angezeigt, der oben im Eingabebereich „Datum“ angegeben ist. Mit dem Auswahlfeld über der Tabelle können Sie ein anderes Datum wählen, wenn Sie z.B. eine Erfassung eines anderen Tages ändern wollen.
Wenn eine Zeile fett dargestellt ist, handelt es sich bei der Zeile um den gerade bearbeiteten Datensatz!

Wenn Sie eine neue Zeiterfassung vornehmen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche F5-Neu oder drücken F5.

Zum Speichern der Zeiterfassung klicken Sie auf die Schaltfläche F3-Speichern oder drücken F3.

Wenn Sie erfasste, aber noch nicht gespeicherte Daten verwerfen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Alt-F2-Verwerfen oder drücken Alt-F2.

Wenn Sie schon gespeicherte Daten nachträglich ändern wollen, so suchen Sie diese in der Übersicht oder den Tabellen der Erfassungsmaske aus und doppelklicken Sie darauf. Die Bearbeitung aktivieren Sie mit der Schaltfläche F2-Bearbeiten.

3.1 Eingabefelder bei der Erfassung

Feld Beschreibung
Datum Geben Sie hier das Datum der Zeiterfassung ein.
Sie können das Datum über die Tastatur eingeben oder mit dem Auswahl-Kalender auswählen.
Sobald Sie das Feld verlassen, wird die Anzeige der Tabellen aktualisiert: Oben die u.U. schon vorhandenen Daten dieses Tages, darunter die Erfassungen ab diesem Tag.
Zeit von Hier wird die Uhrzeit angegeben, ab der die Zeiterfassung beginnt. Die Eingabe ist dabei komfortabel und möglich benutzerfreundlich gestaltet. So sind die folgende Eingaben zulässig:


Eingabe Ergibt
8 08:00
8,3 08:30
8.45 08:45
Zeit bis Eingabe der Bis-Uhrzeit. Wenn die Bis-Uhrzeit kleiner als die Von-Uhrzeit ist, wird von einer ta-gesübergreifenden Tätigkeit ausgegangen.

Beispiel: 08:45-03:00 = 18,25 Stunden!
Std. Anzeige der Stunden, die aus Von- und Bis-Uhrzeit errechnet wird. Es wird in dezimaler Rechenweise angezeigt, also


00:15 = 0,25
00:30 = 0,5
00:45 = 0,75

Übernachtung Optionale Angabe, ob eine Übernachtung stattgefunden hat. Dies kann für Auswertungen benutzt werden.
Auftr.Nr., VA/Pro. Hier kann man optional eine Auftragsnummer eintragen, wenn sich die Tätigkeit auf einen bestimmten Auftrag bezog. Für manche Firmen ist das wichtig, für andere weniger.
Mit der Schaltfläche Button Lupe.jpg können Sie einen Auftrag auch suchen und in die Eingabemaske übernehmen!

Optional können erfasste Tätigkeiten/Aktivitäten in die Faktura übernommen werden. Deshalb ist die Erfassung von Zeitarten als Artikel wichtig!
Zeitart Hier muss man eine gültige Zeitart auswählen. Ohne eine Zeitart kann man die Daten nicht speichern!

Zeitarten werden in den Artikel-Stammdaten festgelegt! Es sind im Grunde genommen nur die als „Arbeitszeit“ festgelegten Artikel.

Tätigkeit Hier muss man eine gültige Tätigkeit auswählen. Ohne eine Tätigkeit kann man die Daten nicht speichern!


Tätigkeitsschlüssel werden in den Programm-Parametern festgelegt!

Zusätzliche Beschreibung Hier kann man eine zusätzliche Beschreibung der Tätigkeit vornehmen (optional).
Aufwendungen Im Bereich der Aufwendungen kann man optional zusätzliche Kosten wie z.B. Übernachtungen, tanken usw. erfassen.
Dieser Bereich ist bei Ihnen u.U. ausgeschaltet!
Fahrt In diesem Bereich kann man optional Fahr-Daten erfassen.

Fahrzeug ist ein in den Stammdaten als solches definiertes Fahrzeug.
Dieser Bereich ist bei Ihnen u.U. ausgeschaltet!

4 Liste der Tätigkeiten/Aktivitäten

Mit diesem Programmteil kann man eine Liste der Tätigkeiten erzeugen und diese ausdrucken. Beispiel:

REFLEX Zeiterfassung Liste Bsp.jpg

4.1 Option „Mit internem Stundensatz“

Wenn Sie die Option „Mit internem Stundensatz“ verwenden: Der Stundensatz wird in den Stammdaten der Person festgelegt!

Diese Option kann man nur verwenden…

…wenn man seine eigene Liste ausdruckt …oder wenn man das Recht „System“ auf die Zeiterfassung hat (siehe Liste der Zugriffsobjekte von REFLEX)!

5 Auswertungen der Tätigkeiten/Aktivitäten

Dieser Programmteil ist für spezielle Auswertungen gedacht, die sich jeder Kunde mit CrystalReports selbst machen kann (wenn er dieses Tool hat) oder von GEVITAS machen lassen kann.

  • Die Reports befinden sich im Ordner „..\Report\ZeiterfsStat“

6 Zugriffsrechte und Einstellungen (Programm-Parameter)

Der Zugriff auf diesen Programmteil ist über das Menü „Datei -> Zeit-/Aktivitäten-Erfassung („menZeitErfassung“ ) geschützt. Je nach Zugriffsrecht ist der Menüpunkt für den Benutzer auswählbar oder nicht. Für die Erfassung der Zeiten benötigt der Benutzer mindestens das Schreiben-Recht „Zeiterfassung“.

6.1 Zugriffsrecht einrichten

Wenn das Zugriffsrecht „Zeiterfassung“ in REFLEX nicht vorhanden ist, müssen Sie es einrichten:

In REFLEX "Datei->Admin-Optionen->Benutzerverwaltung/Zugriffsteuerung“ öffnen. Auf die Registerseite „Objekt-Liste in REFLEX“ klicken und das Objekt „Zeiterfassung“ suchen. Wenn es nicht vorhanden ist, auf Neu Klicken und in die Felder rechts die Objektbezeichnung „Zeiterfassung“ und den Objekt-Code „Zeiterfassung“ eingeben und auf Speichern klicken.

REFLEX Zeiterfassung Zugriffsrecht Objekt.jpg

Danach auf die Seite „Programmteile in REFLEX“ klicken und den Benutzern das entsprechende Recht auf die Zeiterfassung zuweisen.

6.2 Rechte-Hierarchie:

Schreiben Person kann Zeiten erfassen, aber nicht löschen. Minimal erforderliches Recht, um Daten zu erfassen!
Löschen Person kann Zeiten erfassen und löschen.
System Höchstes Recht: In der Liste kann man auch die internen Stundensätze von anderen Personen auflisten. Ohne dieses Recht kann man nur seinen eigenen Stundensatz auflisten!

System=Löschen!
Lesen Dieses Recht wird nicht verwendet. Ein Benutzer mit diesem Recht kann sich seine eigenen Daten anzeigen lassen, aber nicht erfassen!
  • Ob eine Person überhaupt Zeiten für eine andere Person anzeigen oder erfassen kann oder nur für sich selbst, wird in den Programmparametern festgelegt!

6.3 Erlauben, dass eine Person für eine andere Zeiten erfassen darf

Dies wird mit diesem Programm-Parameter gesteuert:

REFLEX Zeiterfassung Parameter Fur Andere Erfassen.jpg

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