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| | === Fixieren === | | === Fixieren === |
| | | | |
| − | Ein Auftrag kann fixiert werden, so dass man keine Änderungen mehr vornehmen kann. | + | Ein Auftrag kann fixiert werden, so dass man keine Änderungen mehr vornehmen kann. |
| | | | |
| − | Das Fixieren wird im Lagerprogramm vorgenommen. | + | Das Fixieren wird im Lagerprogramm vorgenommen. |
| | | | |
| − | Sinn der Sache: | + | ;Sinn der Sache: |
| | + | *Nachdem die Ladeliste gedruckt wurde, beginnt das Lager mit der Lagerausgabe (Lieferschein). |
| | + | *Ändert man nun nachträglich den Auftrag, bekommt dies das Lager nicht mit! |
| | + | :Deshalb kann das Lager den Auftrag fixieren. |
| | | | |
| − | Nachdem die Ladeliste gedruckt wurde, beginnt das Lager mit der Lagerausgabe (Lieferschein). Ändert man nun nachträglich den Auftrag, bekommt dies das Lager nicht mit! Deshalb kann das Lager den Auftrag fixieren:
| + | [[REFLEX Auftrag Fixieren|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]] |
| − | | |
| − | [[Datei:REFLEX_Lagerausgabe_Fixieren.png]] | |
| − | | |
| − | Über die Schaltfläche „Bearbeitung“(Umschalt+F9) kann man einen Auftrag sperren, so das nur der Bearbeiter in diesem Auftrag Änderungen vornehmen kann, der den Auftrag in „Bearbeitung“ gesetzt hat.
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| − | | |
| − | * Option: Auch der Bearbeiter, der den Auftrag angelegt hat, kann keine Änderungen durchführen oder die Sperrung aufheben. Dazu benötigt man ein gesondertes Zugriffsrecht.
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| | === Die Auftragsnummer === | | === Die Auftragsnummer === |
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| | | | |
| | Die Auftragsnummer ist der direkteste Weg zu einem Auftrag, weil diese Nummer eindeutig auf einen bestimmten Vorgang zeigt. Zum Finden eines Auftrags können Sie aber neben der Nummer auch den Kundennamen, die Bezeichnung und andere Einträge benutzen. Dies wird unter “Auftrag suchen” beschrieben. | | Die Auftragsnummer ist der direkteste Weg zu einem Auftrag, weil diese Nummer eindeutig auf einen bestimmten Vorgang zeigt. Zum Finden eines Auftrags können Sie aber neben der Nummer auch den Kundennamen, die Bezeichnung und andere Einträge benutzen. Dies wird unter “Auftrag suchen” beschrieben. |
| − |
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| − | === Auftrag suchen/finden ===
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| − | Wenn Sie das Auftragsfenster öffnen (entweder über das Menü "Auftrag" oder durch Klicken auf das Symbol in der Symbol_Leiste), erscheint folgende Übersicht:
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| − |
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| − | [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Suche.jpg|800px]]
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| − | Einzelheiten werden '''[[REFLEX_Bedienungsanleitung_Auftragsverwaltung_Suchen|hier]]''' beschrieben.
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| − | Beachten Sie auch die Hinweise zum '''[[Suchen_von_Informationen|Suchen von Informationen]]'''.
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| − | === Auftragskalender ===
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| − | Der '''[[REFLEX Auftragskalender]]''' ist ein frei verschiebbares Fenster, in dem die Aufträge grafisch dargestellt werden. '''[[REFLEX Auftragskalender|Einzelheiten...]]'''.
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| | === Das Auftragsarchiv === | | === Das Auftragsarchiv === |
| | | | |
| − | Im Auftragsarchiv kann man alte Aufträge (z.B. abgelaufene Angebote, abgeschlossene Aufträge usw.) ablegen, die dann im aktuellen Bereich der Auftragsverwaltung nicht mehr erscheinen. Aus dem Archiv kann man einen Auftrag jederzeit wieder in den aktuellen Auftragsbereich zurück verschieben oder eine Kopie eines archivierten Auftrags im aktuellen Bereich anlegen. '''[[REFLEX Auftragsarchiv|Einzelheiten...]]'''. | + | Im Auftragsarchiv kann man alte Aufträge (z.B. abgelaufene Angebote, abgeschlossene Aufträge usw.) ablegen, die dann im aktuellen Bereich der Auftragsverwaltung nicht mehr erscheinen. Aus dem Archiv kann man einen Auftrag jederzeit wieder in den aktuellen Auftragsbereich zurück verschieben oder eine Kopie eines archivierten Auftrags im aktuellen Bereich anlegen. |
| − | | |
| − | === Auftrag kopieren ===
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| | | | |
| − | Sie können jeden Auftrag mit allen Einzelheiten kopieren. Die Kopie kann einen anderen Status haben als das Original, Sie können also z. B. aus einem Auftrag ein neues Angebot erstellen.<br>
| + | '''[[REFLEX Auftragsarchiv|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''. |
| − | Wenn Sie einen Auftrag kopieren wollen, so wählen Sie zuerst das Original aus. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche „Kopieren ⇒ Auftrag kopieren“. '''[[REFLEX Auftrag kopieren|Einzelheiten...]]'''.
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| | | | |
| − | === Letzer Auftrag ===
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| − |
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| − | Mit dieser Schaltfläche (in der Tastenleiste der Übersicht oben) können Sie zum dem Auftrag zurückspringen, den Sie '''zuletzt''' bearbeitet und gespeichert haben.
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| | == Die Bereiche eines Auftrags == | | == Die Bereiche eines Auftrags == |
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| | :Im Bereich Kalkulation können Sie zu dem jeweiligen Auftrag und dem dazugehörigen Kunden eine Preiskalkulation durchführen. | | :Im Bereich Kalkulation können Sie zu dem jeweiligen Auftrag und dem dazugehörigen Kunden eine Preiskalkulation durchführen. |
| | | | |
| − | == Anlegen eines neuen Auftrags ==
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| | | | |
| − | Wenn Sie einen neuen Auftrag (oder ein neues Angebot) anlegen wollen, klicken Sie in der Auftragsübersicht oder dem Auftragskopf auf '''Neu'''. '''[[REFLEX Neuen Auftrag anlegen|Einzelheiten]]'''.
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| | | | |
| − | == Anzahlungen == | + | == Auftrag suchen/finden == |
| | | | |
| − | Sie können für einen Auftrag beliebig viele Anzahlungsrechnungen erfassen. Bei Erstellen einer Rechnung für einen Auftrag werden diese Anzahlungsrechungen optional berücksichtigt, d.h. das Programm erzeugt automatisch zusätzliche Positionen in der Rechnung, in der die bereits angezahlten Beträge abgezogen werden! '''[[REFLEX Anzahlungen|Einzelheiten]]'''...
| + | === Tabelle === |
| | | | |
| − | == Status ändern ==
| + | Wenn Sie das Auftragsfenster öffnen (entweder über das Menü "Auftrag" oder durch Klicken auf das Symbol in der Symbol_Leiste), erscheint folgende Übersicht: |
| | | | |
| − | Sie können den Status eines Auftrags jederzeit ändern, außer wenn er...
| + | [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Suche.jpg|800px]] |
| | | | |
| − | *abgeschlossen
| + | Einzelheiten werden '''[[REFLEX_Bedienungsanleitung_Auftragsverwaltung_Suchen|hier]]''' beschrieben. |
| − | *aktiviert (ausgegeben)
| |
| | | | |
| − | ist. Um den Status zu ändern, öffnen Sie den Auftrag. Im Auftragskopf klicken Sie auf '''Status ändern'''.
| + | Beachten Sie auch die Hinweise zum '''[[Suchen_von_Informationen|Suchen von Informationen]]'''. |
| | | | |
| − | == Fremdleistungen ==
| |
| | | | |
| − | In jedem Auftrag können Fremdleistungen gespeichert werden. Dabei handelt es sich um eine Tabelle, die die Fremdleistungen eines bestimmten Auftrags beinhaltet. Im Gegensatz zum Bestellwesen, wo Bestellungen an Lieferanten geschickt werden, ist das sog. "Fremdleistungsblatt" eine einfache und schnelle Methode der Erfassung. Sie hat jedoch auch Nachteile. '''[[REFLEX Fremdleistungsblatt|Einzelheiten]]'''...
| + | === Auftragskalender === |
| | | | |
| − | == Auftragsbestellungen ==
| + | Der '''[[REFLEX Auftragskalender]]''' ist ein frei verschiebbares Fenster, in dem die Aufträge grafisch dargestellt werden. '''[[REFLEX Auftragskalender|Einzelheiten...]]'''. |
| | | | |
| − | Mit den Auftragsbestellungen kann man direkt aus einem Auftrag Bestellungen an Lieferanten erzeugen. '''[[REFLEX Auftragsbestellungen|Einzelheiten]]'''...
| |
| | | | |
| − | == Lieferanschrift, Rückholanschrift == | + | === Letzter Auftrag === |
| | | | |
| − | Sie können zu jedem Auftrag '''eine''' Lieferanschrift und '''eine''' Rückholanschrift (ab REFLEX 11) angeben. Klicken Sie dazu im Auftragskopf auf '''Lief.anschrift'''. | + | Mit dieser Schaltfläche (in der Tastenleiste der Übersicht oben) können Sie zum dem Auftrag zurückspringen, den Sie '''zuletzt''' bearbeitet und gespeichert haben. |
| | | | |
| − | [[Datei:REFLEX_Auftragsverwaltung_Btn_LiefAnschrift.png]]
| |
| | | | |
| − | Es öffnet sich dann das Fenster, in dem Sie die Anschrift(en) festlegen können.
| + | == Auftragsbearbeitung == |
| | | | |
| − | '''[[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung Lieferanschrift|Weitere Informationen...]]'''
| + | === Anlegen eines neuen Auftrags === |
| | | | |
| − | == Zusatztexte ==
| + | Wenn Sie einen neuen Auftrag (oder ein neues Angebot) anlegen wollen, klicken Sie in der Auftragsübersicht oder dem Auftragskopf auf '''Neu'''. |
| | | | |
| − | Manchmal ist es notwendig, mehr Texte an einen Auftrag (oder ein Angebot...) anzuhängen, die hauptsächlich für den Ausdruck auf der Ladeliste bzw. dem Lieferschein benötigt werden. Daher können an einen Auftrag beliebig viele Texte im RTF-Format angehängt werden. Öffnen Sie dazu den gewünschten Auftrag und klicken im Auftragskopf oder –fuß auf '''Zusatztexte'''. '''[[REFLEX Auftrags-Zusatztexte|Einzelheiten]]'''...
| + | '''[[REFLEX Neuen Auftrag anlegen|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''. |
| | | | |
| − | == Auftrag löschen ==
| |
| | | | |
| − | == Auftragsstatistik == | + | === Auftrag kopieren === |
| − | Damit man sich einen schnelleren Überblick über den Stand des aktuellen Auftrags verschaffen kann, gibt es die Funktionstaste... [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Auftragsstatistik Taste.jpg|100px]]
| |
| − | ...mit der man einen Statistik-Report öffnen kann, der sich auf den aktuellen Auftrag bezieht.
| |
| | | | |
| − | Beispiel:<br>
| + | Sie können jeden Auftrag mit allen Einzelheiten kopieren. Die Kopie kann einen anderen Status haben als das Original, Sie können also z. B. aus einem Auftrag ein neues Angebot erstellen.<br> |
| − | [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Auftragsstatistik.jpg|600px]]
| + | Wenn Sie einen Auftrag kopieren wollen, so wählen Sie zuerst das Original aus. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche „Kopieren ⇒ Auftrag kopieren“. |
| | | | |
| − | '''Technischer Hinweis:'''<br> | + | '''[[REFLEX Auftrag kopieren|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''. |
| − | Das Verzeichnis für die Auftragsstatistik-Reports heißt „\Reports\AuftrStat“. Sie können dort eigene Reports einstellen. In einem Statistik-Report muss mindestens die Auftragskopftabelle MAUFKO beinhaltet sein, im Normalfall werden zusätzlich die Tabellen verknüpft.
| |
| − | {| class="wikitable" style="text-align: left;"
| |
| − | |MAUFPO
| |
| − | |Auftragspositionen
| |
| − | |-
| |
| − | |MAUFFU
| |
| − | |Auftragsfuß
| |
| − | |-
| |
| − | |MAUFJOB
| |
| − | |Termintabelle
| |
| − | |-
| |
| − | |MAUFFLEI
| |
| − | |Auftragsfremdleistungen
| |
| − | |-
| |
| − | |MAUFFERT
| |
| − | |Fertigungspositionen
| |
| − | |-
| |
| − | |MAUFLIAN
| |
| − | |Lieferanschriften
| |
| − | |}
| |
| | | | |
| − | == Auftrag drucken, mailen, exportieren ==
| |
| | | | |
| − | Wenn Sie den Auftrag/das Angebot drucken, mailen oder exportieren wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche '''Drucken''' oder drücken die Taste '''F12'''. Das Druckfenster der Auftragsbearbeitung wird angezeigt. '''[[REFLEX Auftrag drucken, mailen, exportieren|Einzelheiten]]'''...
| + | === Status ändern === |
| | | | |
| − | == Die Auftragspositionen ==
| + | Sie können den Status eines Auftrags jederzeit ändern, außer wenn er... |
| | | | |
| − | In den Auftragspositionen werden die Artikel erfasst, die vermietet oder verkauft werden sollen, außerdem die Dienstleistungen und Arbeitszeiten.
| + | *abgeschlossen |
| | + | *aktiviert (ausgegeben) |
| | | | |
| − | Zu den Positionen kommen Sie, indem Sie den Auftrag suchen und öffnen und auf '''Positionen''' klicken. '''[[REFLEX Auftragspositionen|Einzelheiten]]'''...
| + | ist. Um den Status zu ändern, öffnen Sie den Auftrag. Im Auftragskopf klicken Sie auf '''Status ändern'''. |
| | | | |
| − | == Eingaben im Fussbereich ==
| |
| | | | |
| − | Der Fußteil beinhaltet die Auftragssummen, Rabatte, Zahlungskonditionen usw. Sie können jederzeit mit der Taste '''Weiter''' aus den Positionen oder über einen Klick auf die Registerseite '''Fuss'' umschalten. '''[[REFLEX Auftragsfuss|Einzelheiten]]'''...
| + | === Auftrag löschen === |
| | | | |
| − | == Der Dispo-Bereich ==
| + | Sie können einen Auftrag löschen, wenn es der Auftragsstatus zulässt! Sobald ein Auftrag vom Lager bearbeitet wurde (also ein Lieferschein erfasst wurde), kann der Auftrag nicht mehr gelöscht werden! |
| − | === Dispo-Check über den Auftrag ===
| |
| − | Der Dispo-Check prüft, ob für die angegebenen Artikel im Auftrag eine Unterdeckung existiert oder ob alle Artikel in dem vergangenen Zeitraum aufgeführt sind. Beispiel:
| |
| | | | |
| − | [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Dispocheck.jpg|600px]]
| + | Wenn Sie das versehentliche '''Löschen''' von Aufträgen durch nicht befugte Nutzer verhindern wollen, müssen Sie das Recht '''Auftragsverwaltung Kopfdaten''' beim jeweiligen Nutzer auf '''Lesen+Schreiben''' setzen: |
| | | | |
| − | Wenn eine Unterdeckung im angegebenen Zeitraum vorhanden ist, wird dieser Hinweis angezeigt:
| |
| | | | |
| − | [[Datei:REFLEX AUftragsverwaltung Dispocheck Hinweis.jpg|400px]] | + | [[Datei:Recht Auftrag löschen.jpg|800px]] |
| | | | |
| − | Im Auftrag werden nach dem Dispo-Check nur die unterdeckten Artikel angezeigt, weil die Anzeige-Option ...
| |
| | | | |
| − | [[Datei:REFLEX AUftragsverwaltung Dispocheck UnterdeckungPrüfung.jpg]]
| |
| | | | |
| − | ... standardmäßig auf „Unterdeckungen“ steht. Diese Option können Sie jederzeit ändern.
| + | [[Datei:Recht Auftrag löschen Meldung.jpg|800px]] |
| − | ;Hinweis:
| |
| − | :Im Menü „Bearbeiten“ der Auftragsverwaltung können Sie festlegen, ob die Dispo-Übersicht in einem kleinen Fenster über den Positionen angezeigt werden soll oder in einem eigenen großen Registerfenster. | |
| | | | |
| − | Wenn Sie überprüfen wollen, ob es in dem aktuellen Angebot/Auftrag Unterdeckungen gibt, drücken/klicken Sie im Positionsteil des Auftrags auf [F9 DispoCheck]. REFLEX überprüft nun jede Position des Auftrags mit Mietartikeln auf Konflikte mit anderen Aufträgen und zeigt diese dann an:
| |
| | | | |
| − | [[Datei:REFLEX AUftragsverwaltung Dispocheck Unterdeckung1.jpg|800px]]
| + | === Eingabe im Auftrags-Kopf === |
| | | | |
| − | Wenn Sie die Tabelle drucken wollen, drücken/klicken Sie auf [F12 Drucken].
| + | Hier stehen hauptsächlich: |
| | | | |
| − | == Eingaben im Terminbereich ==
| + | * Angaben zum Kunden |
| − | === Termine in der Auftragsbearbeitung ===
| + | * Bei Mietaufträgen Informationen zur Veranstaltung, wie z. B. der Veranstaltungszeitraum, der Dispositionszeitraum usw. |
| − | Auf dieser Seite können Sie beliebige Termine für den Auftrag hinterlegen. Ein Termin kann dabei einer Person oder einer Ressource (z.B. einem LKW) zugeordnet werden. <br>
| + | * Bei Verkaufsaufträgen die Lieferzeit oder das Lieferdatum |
| − | Diese Termine können z.B. auf dem Auftragsformular gedruckt werden. Zur Überwachung und Anzeige der Termine können Sie den Termin-Manager verwenden.<br>
| + | * Außerdem kann man hier einen ausführlichen Kopf-Text angeben, der z.B. die „Einleitungsfloskel“ sowie Angaben zum Auftrag beinhalten kann. |
| − | Das Terminfenster der Auftragsbearbeitung besteht aus der Termintabelle, einer Wochen- und einer Monatsansicht<br>
| |
| − | ==== Die Termin-Tabelle ====
| |
| − | Beispiel:
| |
| | | | |
| − | [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle.jpg]] | + | '''[[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung Kopf|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''. |
| | | | |
| − | In der Termin-Tabelle sind alle Termine eines Auftrages in tabellarischer Form zusammengefasst.<br>
| |
| − | In der markierten Leiste oben gibt es die folgenden Schaltflächen und Eingabefelder:<br>
| |
| − | ;[Neu]
| |
| − | :Neuen Termin anlegen.
| |
| − | :Bevor Sie einen neuen Termin anlegen, können Sie die Zellen im Anzeigebereich am gewünschten Datum und im gewünschten Datumsbereich mit der Maus markieren. Beim Klicken auf [Neu] wird der neue Termin dann für den ausgewählten Bereich vorgeschlagen.
| |
| − | ;[Neu Suchen]
| |
| − | :Neuen Termin anlegen, dabei eine freie Ressource aussuchen.
| |
| − | :Es wird ein Kalender angezeigt, in dem die Belegung der vorhandenen Ressourcen (Personen, Fahrzeuge usw.) angezeigt wird. Sie können die gewünschte Ressource markieren und in den neuen Termin übernehmen.
| |
| − | ;[Kopieren]
| |
| − | :Termin kopieren
| |
| − | :Den ausgewählten Termin kopieren.
| |
| − | ;[Term.Ass.]
| |
| − | :Termin-Assistent
| |
| − | :Mit dem Termin-Assistenten können Sie auf eine einfache Weise Standard-Termine für Aufbau, Probe usw. eintragen.
| |
| − | ;[...aus Pos.]
| |
| − | :Termine aus Auftragspositionen übernehmen (Option!)
| |
| − | :Sie können Auftragspositionen mit Arbeitszeitartikeln in die Termine übernehmen. Dazu müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
| |
| − | :* Die Option zum Zulassen von Arbeitszeitartikeln mit Datumsangaben muss aktiviert werden. (Datei ⇒ Admin-Optionen ⇒ Einstellungen und Programmparameter ⇒ Auftrag ⇒ Diverses ⇒ Zeitraum für Arbeitszeitartikel… ⇒ Zulassen)
| |
| − | :* Sie legen in den Auftragspositionen Arbeitszeitpositionen an. Wenn Sie die o. a. Option eingeschaltet haben, erscheinen die Zeitraumfelder automatisch in der Eingabemaske der Positionen unter dem Feld „Std./Tage:“. Wenn Sie im Bearbeiten-Menü allerdings die Option „Anzeigen ⇒ Fremd-/Reservemenge oben anzeigen“ gewählt haben, ist diese „stärker“ und Sie müssen den Zeitraum in den Positionsdetails eingeben.
| |
| − | :* Sie geben Datum und Uhrzeit für die Position ein.
| |
| − | :Die Termine werden entsprechend den Positionen als Termin angelegt. Dabei wird zwar der Termin eingetragen, aber noch keine Ressource. Diese können Sie im Termin-Planer noch festlegen. Die Bezeichnung der Auftragsposition wird dabei als Text für den Termin verwendet.
| |
| − | :Wenn Sie diese Funktion mehrmals aufrufen, erscheint die folgende Bestätigungsaufforderung:
| |
| | | | |
| − | :[[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Warnung.jpg|300px]]
| + | === Die Auftragspositionen === |
| | | | |
| − | ;[Löschen]
| + | In den Auftragspositionen werden die Artikel erfasst, die vermietet oder verkauft werden sollen, außerdem die Dienstleistungen und Arbeitszeiten. |
| − | :Termin löschen
| |
| − | :Hiermit können Sie den ausgewählten Termin löschen.
| |
| − | ;[Aktual.]
| |
| − | :Anzeige aktualisieren
| |
| − | :Diese Schaltfläche aktualisiert die Anzeige, falls z. B. von einem anderen Benutzer neue Termine eingetragen wurden.
| |
| − | [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Schaltfläche1.jpg]]
| |
| − | :Anzeige drucken
| |
| − | :Druckt die aktuelle Anzeige auf dem Standard-Drucker aus.
| |
| − | [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Schaltfläche2.jpg]]
| |
| − | :Nächsten/vorherigen – ersten/letzten Termin selektieren
| |
| − | :Selektiert den nächsten/vorherigen oder den ersten/letzten Termin in der Anzeige
| |
| − | [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Schaltfläche3.jpg]]
| |
| − | :Nur eigene Termine anzeigen
| |
| − | :Wenn diese Schaltfläche aktiviert wird, werden nur die Termine des aktuell angemeldeten Benutzers angezeigt.
| |
| − | ===== Termine verschieben und verändern =====
| |
| − | Die Termine können hier geändert werden. Teilweise indem man das zu ändernde Feld markiert und den gewünschten Text reinschreibt oder es gibt ein Auswahlmenü aus dem eine andere Angabe ausgewählt werden kann, wie hier z. Bsp. bei der Termin-Art.<br>
| |
| − | [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Terminart.jpg]]<br>
| |
| − | Dann gibt es noch die Druckfelder und das Erinnerungsfeld. Diese aktiviert und deaktiviert man nach dem Markieren entweder mit der Leertaste oder mit dem Doppelklick der Maus.<br>
| |
| − | Um die Änderungen zu übernehmen entweder die [F3]-Taste drücken oder den Button [Speichern] anklicken.
| |
| − | ==== Die Wochenansicht ====
| |
| − | Beispiel:
| |
| | | | |
| − | [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Wochenansicht.jpg|800px]]
| + | Zu den Positionen kommen Sie, indem Sie den Auftrag suchen und öffnen und auf '''Positionen''' klicken. |
| | | | |
| − | Der Wochenansicht besteht aus den folgenden wesentlichen Bereichen:<br>
| + | '''[[REFLEX Auftragspositionen|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''. |
| − | '''Bereich 1''' | |
| − | ;[Neu]
| |
| − | :Neuen Termin anlegen.
| |
| − | :Bevor Sie einen neuen Termin anlegen, können Sie die Zellen im Anzeigebereich ('''4''') am gewünschten Datum und im gewünschten Datumsbereich mit der Maus markieren. Beim Klicken auf [Neu] wird der neue Termin dann für den ausgewählten Bereich vorgeschlagen.
| |
| − | ;[Neu Suchen]
| |
| − | :Neuen Termin anlegen, dabei eine freie Ressource aussuchen.
| |
| − | :Es wird ein Kalender angezeigt, in dem die Belegung der vorhandenen Ressourcen (Personen, Fahrzeuge usw.) angezeigt wird. Sie können die gewünschte Ressource markieren und in den neuen Termin übernehmen.
| |
| − | ;[Kopieren]
| |
| − | :Termin kopieren
| |
| − | :Den ausgewählten Termin kopieren.
| |
| − | ;[…aus Pos]
| |
| − | :Termine aus Auftragspositionen übernehmen (Option!)
| |
| − | :Sie können Auftragspositionen mit Arbeitszeitartikeln in die Termine übernehmen. Dazu müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
| |
| − | :*Die Option zum Zulassen von Arbeitszeitartikeln mit Datumsangaben muss aktiviert werden. (Datei ⇒ Admin-Optionen ⇒ Einstellungen und Programmparameter ⇒ Auftrag ⇒ Diverses ⇒ Zeitraum für Arbeitszeitartikel… ⇒ Zulassen)
| |
| − | :*Sie legen in den Auftragspositionen Arbeitszeitpositionen an. Wenn Sie die o. a. Option eingeschaltet haben, erscheinen die Zeitraumfelder automatisch in der Eingabemaske der Positionen unter dem Feld „Std./Tage:“. Wenn Sie im Bearbeiten-Menü allerdings die Option „Anzeigen ⇒ Fremd-/Reservemenge oben anzeigen“ gewählt haben, ist diese „stärker“ und Sie müssen den Zeitraum in den Positionsdetails eingeben.
| |
| − | :*Sie geben Datum und Uhrzeit für die Position ein.
| |
| − | :Die Termine werden entsprechend den Positionen als Termin angelegt. Dabei wird zwar der Termin eingetragen, aber noch keine Ressource. Diese können Sie im Termin-Planer noch festlegen. Die Bezeichnung der Auftragsposition wird dabei als Text für den Termin verwendet.
| |
| − | :Wenn Sie diese Funktion mehrmals aufrufen, erscheint die folgende Bestätigungsaufforderung.
| |
| − | [[Datei:REFLEX_Auftragsverwaltung_Termine_Termintabelle_Warnung.jpg|300px]]
| |
| − | ;[Term.Ass.]
| |
| − | :Termin-Assistent
| |
| − | :Mit dem Termin-Assistenten können Sie auf eine einfache Weise Standard-Termine für Aufbau, Probe usw. eintragen.
| |
| − | ;[Löschen]
| |
| − | :Termin löschen
| |
| − | :Hiermit können Sie den ausgewählten Termin löschen.
| |
| − | ;[Aktual.]
| |
| − | :Anzeige aktualisieren
| |
| − | :Diese Schaltfläche aktualisiert die Anzeige, falls z. B. von einem anderen Benutzer neue Termine eingetragen wurden.
| |
| − | [[Datei:REFLEX_Auftragsverwaltung_Termine_Termintabelle_Schaltfläche1.jpg]]
| |
| − | :Anzeige drucken
| |
| − | :Druckt die aktuelle Anzeige auf dem Standard-Drucker aus.
| |
| − | [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Schaltfläche4.jpg]]
| |
| − | :TerminManager öffnen
| |
| − | :Öffnet den TerminManager
| |
| − | [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Schaltfläche5.jpg]]
| |
| − | :Nächsten/vorherigen Termin selektieren
| |
| − | :Selektiert den nächsten/vorherigen Termin in der Anzeige
| |
| − | [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Schaltfläche6.jpg]]
| |
| − | :Zeiträume angeben
| |
| − | :Hiermit wird gesteuert, welcher Datumsbereich angezeigt wird. Wenn es einen Dispo-Termin im Auftrag gibt, stellt das Programm den Datumsbereich auf Dispo-Von-5 bis Dispo-Bis+10 Tage ein. Wenn es keinen Dispo-Termin im Auftrag gibt, stellt das Programm den Datumsbereich auf Heute-10 bis Heute+30 Tage ein.
| |
| − | ''' Bereich 2'''<br>
| |
| − | Hier haben Sie die Möglichkeit, die Anzeige nach Ressourcen-Arten zu filtern, also z. B. nur Personen, Fahrzeuge usw.<br>
| |
| − | ''' Bereich 3''' <br>
| |
| − | In der Horizontalen werden hier die Datumsangaben angezeigt, vertikal die Uhrzeiten im Halb-Stunden-Rhythmus.<br>
| |
| − | ''' Bereich 4''' <br>
| |
| − | Hier werden die Termine angezeigt. Jeder Termin steht natürlich in seiner Datumsspalte und in der entsprechenden Zeitachse. Wenn es mehrere Termine am gleichen Tag und zu überschneidenden Zeiten gibt, werden diese schmäler angezeigt, damit jeder Termin in der Spalte Platz hat.
| |
| − | Ein Termin besteht aus:
| |
| | | | |
| − | [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Wochenansicht Aufbau.jpg]]<br>
| |
| − | 1 - In der Überschrift steht der Ressourcen-Name und die Uhrzeit von - bis.<br>
| |
| − | 2 - Hier wird der Text des Termins angezeigt<br>
| |
| − | 3 - Hier steht der Ort (VA-Ort) des Termins, wenn einer angegeben wurde <br>
| |
| − | 4 - Hier wird der Kunde angezeigt <br>
| |
| − | 5 - Wenn es eine Auftragsnummer für den Termin gibt, wird diese hier angezeigt. <br>
| |
| − | Sie können einen Termin durch einen einfachen Klick mit der Maus selektieren. Der selektierte Termin wird in einer anderen Farbe angezeigt.<br>
| |
| − | Wie Sie einen Termin bearbeiten oder verschieben können, wird weiter unten beschrieben.
| |
| − | ===== Termine verschieben oder Uhrzeiten verändern =====
| |
| − | Um einen Termin zu verschieben (an einen anderen Tag oder zu einer anderen Uhrzeit), selektieren Sie ihn zuerst mit der Maus. Er wird dann in einer anderen Farbe dargestellt. Sie können nun mit der linken Maustaste auf einen dieser Ränder klicken, die Maustaste festhalten und dann die Maus verschieben:
| |
| | | | |
| − | [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Wochenansicht Verschieben.jpg]]
| + | === Eingaben im Fussbereich === |
| | | | |
| − | {| class="wikitable" style="text-align: left;"
| + | Der Fußteil beinhaltet die Auftragssummen, Rabatte, Zahlungskonditionen usw. Sie können jederzeit mit der Taste '''Weiter''' aus den Positionen oder über einen Klick auf die Registerseite '''Fuss''' umschalten. |
| − | |style="width: 10%;"| '''1'''
| |
| − | |Klicken Sie hier, wenn Sie den Beginn des Termins verändern wollen. Halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben die Maus nach oben oder unten bis zum gewünschten Beginn. Dann lassen Sie die Maustaste los.
| |
| − | |-
| |
| − | |'''2'''
| |
| − | |Klicken Sie hier, wenn Sie den Tag des Termins verändern wollen. Halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben die Maus nach links oder rechts bis zum gewünschten Datum. Dann lassen Sie die Maustaste los.
| |
| − | |-
| |
| − | |'''3'''
| |
| − | |Klicken Sie hier, wenn Sie das Ende des Termins verändern wollen. Halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben die Maus nach oben oder unten bis zum gewünschten Ende. Dann lassen Sie die Maustaste los.
| |
| − | |}
| |
| − | Alternativ können Sie einen selektierten Termin auch mit den Cursor-Tasten (Pfeil Hoch/Tief/Links/Rechts) verschieben.
| |
| − | ==== Termine bearbeiten ====
| |
| − | Wenn Sie einen Termin bearbeiten wollen, doppelklicken Sie auf den Termin. Es öffnet sich das Bearbeitungsfenster des Termins, in das Sie die Einzelheiten eingeben/ändern können:
| |
| | | | |
| − | [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Termine TermineÄndern.jpg|600px]] | + | '''[[REFLEX Auftragsfuss|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''. |
| | | | |
| − | ===== Terminarten =====
| |
| − | Es gibt folgende Terminarten:
| |
| − | Die Terminarten 0-9 sind allgemeine Termine, die nicht auf einen Auftrag bezogen sind. <br>
| |
| − | 0 - Allgemein <br>
| |
| − | 1 - Belegt<br>
| |
| − | 2 - Besprechung <br>
| |
| − | 3 - Intern<br>
| |
| − | 4 - Frei <br>
| |
| − | 5 - Fortbildung<br>
| |
| − | 6 - Urlaub <br>
| |
| − | 7 - Krank<br>
| |
| − | 8 - Privat<br>
| |
| − | 9 - Reise<br>
| |
| − | Die Terminarten 10-22 beziehen sich normalerweise auf einen bestimmten Auftrag.<br>
| |
| − | 10 - Sonstiges<br>
| |
| − | 11 - Packen<br>
| |
| − | 12 - Laden<br>
| |
| − | 13 - Abfahrt<br>
| |
| − | 14 - Aufbau<br>
| |
| − | 15 - Probe<br>
| |
| − | 16 - Veranstaltung/TB<br>
| |
| − | 17 - Abbau<br>
| |
| − | 18 - Rückfahrt<br>
| |
| − | 19 - Ausladen<br>
| |
| − | 20 - Auspacken<br>
| |
| − | 21 - Prüfen/Reinigen<br>
| |
| − | 22 - Einräumen<br>
| |
| − | ==== Die Monatsansicht ====
| |
| − | [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Monatsansicht.jpg|800px]]
| |
| | | | |
| − | Die Monatsansicht besteht aus den folgenden wesentlichen Bereichen:<br>
| + | === Der Dispo-Bereich === |
| − | '''Bereich 1'''<br>
| |
| − | In der Leiste oben gibt es Schaltflächen und Eingabefelder:
| |
| − | ;[Neu]
| |
| − | :Neuen Termin anlegen.
| |
| − | :Bevor Sie einen neuen Termin anlegen, können Sie die Zellen im Anzeigebereich (4) am gewünschten Datum und im gewünschten Datumsbereich mit der Maus markieren. Beim Klicken auf [Neu] wird der neue Termin dann für den ausgewählten Bereich vorgeschlagen.
| |
| − | ;[Neu Suchen]
| |
| − | :Neuen Termin anlegen, dabei eine freie Ressource aussuchen.
| |
| − | :Es wird ein Kalender angezeigt, in dem die Belegung der vorhandenen Ressourcen (Personen, Fahrzeuge usw.) angezeigt wird. Sie können die gewünschte Ressource markieren und in den neuen Termin übernehmen.
| |
| − | ;[Kopieren]
| |
| − | :Termin kopieren
| |
| − | :Den ausgewählten Termin kopieren.
| |
| − | ;[…aus Pos.]
| |
| − | :Termine aus Auftragspositionen übernehmen (Option!)
| |
| − | :Sie können Auftragspositionen mit Arbeitszeitartikeln in die Termine übernehmen. Dazu müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
| |
| − | :*Die Option zum Zulassen von Arbeitszeitartikeln mit Datumsangaben muss aktiviert werden. (Datei ⇒ Admin-Optionen ⇒ Einstellungen und Programmparameter ⇒ Auftrag ⇒ Diverses ⇒ Zeitraum für Arbeitszeitartikel… ⇒ Zulassen)
| |
| − | :*Sie legen in den Auftragspositionen Arbeitszeitpositionen an. Wenn Sie die o. a. Option eingeschaltet haben, erscheinen die Zeitraumfelder automatisch in der Eingabemaske der Positionen unter dem Feld „Std./Tage:“. Wenn Sie im Bearbeiten-Menü allerdings die Option „Anzeigen ⇒ Fremd-/Reservemenge oben anzeigen“ gewählt haben, ist diese „stärker“ und Sie müssen den Zeitraum in den Positionsdetails eingeben.
| |
| − | :*Sie geben Datum und Uhrzeit für die Position ein.
| |
| − | :Die Termine werden entsprechend den Positionen als Termin angelegt. Dabei wird zwar der Termin eingetragen, aber noch keine Ressource. Diese können Sie im Termin-Planer noch festlegen. Die Bezeichnung der Auftragsposition wird dabei als Text für den Termin verwendet.
| |
| − | :Wenn Sie diese Funktion mehrmals aufrufen, erscheint diese Bestätigungsaufforderung.
| |
| − | [[Datei:REFLEX_Auftragsverwaltung_Termine_Termintabelle_Warnung.jpg|300px]]
| |
| − | ;[Term.Ass.]
| |
| − | :Termin-Assistent
| |
| − | :Mit dem Termin-Assistenten können Sie auf eine einfache Weise Standard-Termine für Aufbau, Probe usw. eintragen.
| |
| − | ;[Löschen]
| |
| − | :Termin löschen
| |
| − | :Hiermit können Sie den ausgewählten Termin löschen.
| |
| − | ;[Aktual.]
| |
| − | :Anzeige aktualisieren
| |
| − | :Diese Schaltfläche aktualisiert die Anzeige, falls z. B. von einem anderen Benutzer neue Termine eingetragen wurden.
| |
| − | [[Datei:REFLEX_Auftragsverwaltung_Termine_Termintabelle_Schaltfläche1.jpg]]
| |
| − | :Anzeige drucken
| |
| − | ;Druckt die aktuelle Anzeige auf dem Standard-Drucker aus.
| |
| − | [[Datei:REFLEX_Auftragsverwaltung_Termine_Termintabelle_Schaltfläche4.jpg]]
| |
| − | :TerminManager öffnen
| |
| − | :Öffnet den TerminManager
| |
| − | '''Bereich 2''''<br>
| |
| − | Hier haben Sie die Möglichkeit, die Anzeige nach Ressourcen-Arten zu filtern, also z. B. nur Personen, Fahrzeuge usw.<br>
| |
| − | '''Bereich 3'''<br>
| |
| − | In der Horizontalen werden hier die Wochentage angezeigt, vertikal die Kalenderwochen.<br>
| |
| − | '''Bereich 4'''<br>
| |
| − | Hier werden die Termine angezeigt. Jeder Termin steht natürlich in seiner Wochentagsspalte und in der entsprechenden Kalenderwoche. Wenn es mehrere Termine am gleichen Wochentag und in der gleichen Kalenderwoche gibt, werden diese schmäler angezeigt, damit jeder Termin in der Spalte Platz hat.
| |
| − | Ein Termin besteht aus:<br>
| |
| − | [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Termine Termintabelle Monatsansicht AUfbau.jpg]]<br>
| |
| − | 1 - Person/Ressource für den der Termin angelegt ist<br>
| |
| − | 2 - Hier wird die Uhrzeit des Termins angezeigt<br>
| |
| − | 3 - Hier wird die Terminart angezeigt<br>
| |
| − | 4 - Hier wird der Text des Termins angezeigt<br>
| |
| − | 5 - Hier steht der Ort (VA-Ort) des Termins, wenn einer angegeben wurde<br>
| |
| − | Sie können einen Termin durch einen einfachen Klick mit der Maus selektieren. Der selektierte Termin wird in einer anderen Farbe angezeigt.
| |
| − | Wie Sie einen Termin bearbeiten oder verschieben können, wird weiter unten beschrieben.
| |
| − | ===== Termine verschieben ===== | |
| − | Um einen Termin zu verschieben (an einen anderen Tag), selektieren Sie ihn zuerst mit der Maus. Er wird dann in einer anderen Farbe dargestellt. Wenn Sie nun mit dem Mauszeiger über den markierten Termin fahren, verändert sich der Mauszeiger am oberen Rand des Termins in ein Kreuz. Nun können sie mit der linken Maustaste auf das Kreuz klicken, die Maustaste festhalten und dann die Maus zu dem gewünschten Terminfeld verschieben und dort loslassen. Der Termin wurde nun an diese Stelle verschoben:
| |
| − | ==== Termin-Assistent ====
| |
| − | Über den Button [Term.Ass.]kann man den Termin-Assistenten öffnen. In diesem Fenster kann man mehrere Termine auf einfache Weise eingeben:
| |
| | | | |
| − | [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Termine Terminassistent.jpg|600px]]
| + | Die Auftragsdispo prüft, ob Sie genügend Artikel zur Verfügung haben. |
| | | | |
| − | Wenn Sie einen Termin auswählen wollen, so...
| + | * In der Vermietung wird dabei der angegebene Dispo-Zeitraum verwendet. Die Dispo prüft, wie viele Artikel in dem angegebenen Zeitraum von anderen Aufträgen belegt sind. |
| − | * klicken Sie in die entsprechende Zeile. | + | * Im Verkauf wird der aktuell vorhandene Lagerbestand mit den vorhandenen Angeboten/Aufträgen geprüft. |
| − | * doppelklicken Sie in die Spalte „Verwenden“ oder drücken hier die Leertaste, um das Kennzeichen „Verwenden“ zu setzen/zu entfernen.
| |
| − | * Geben Sie ein Datum in die Spalten „Dat.Von“ und „Dat.Bis“ sowie die entsprechenden Uhrzeiten ein.
| |
| − | Drücken Sie die TAB-Taste, um von einer Spalte zur nächsten zu kommen.<br>
| |
| − | Die Spalte „Ressource“ muss nicht ausgefüllt werden, das kann man später nachholen.<br>
| |
| − | Mit der Option „Textvorgabe für alle Termine:“ können Sie festlegen, dass der Termin-Text für neu eingegebene Termine mit dem Optionstext gefüllt wird.<br>
| |
| − | Durch Klicken auf [OK] werden die Termine erzeugt. Es werden nur die Termine erzeugt, bei denen das Häkchen "Verwenden" gesetzt ist und bei denen ein Datum eingetragen ist!
| |
| | | | |
| − | === Auftragstermine automatisch eintragen ===
| + | '''[[REFLEX Auftragsdispo|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''. |
| − | Es gibt einen Programm-Parameter, mit dem man bestimmen kann, dass in einem neuen Auftrag automatisch Termine eingetragen werden, z.B. für Beladen, Aufbau, Abbau usw. Hier kann man auch einstellen, dass die automatischen Auftragstermine nur in Verbindung mit einer bestimmten Versandart des Auftrags eingefügt werden sollen.
| |
| − | Diese Option wird über die Programmparameter aktiviert:
| |
| | | | |
| − | [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Termine Parameter.jpg]]
| |
| | | | |
| − | '''Hinweis'''<br>
| + | === Auftrags-Termine === |
| − | Die Spalte „Aktion/Text“ muss eine Bezeichnung für den Termin enthalten, da Termine ohne eine Bezeichnung ignoriert werden.<br>
| |
| − | In der Parameter-Tabelle sieht das dann so aus…
| |
| | | | |
| − | [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Termine Parametertabelle.jpg]] | + | In den Auftrags-Terminen können Sie Termine für den Auftrag festlegen, also z.B. "Aufbau am...", "Probe am..." usw. Einem Termin können Sie eine Person oder eine Ressource (LKW, Transporter usw.) zuordnen. |
| | + | '''[[REFLEX Auftrags-Termine|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''. |
| | | | |
| − | In der Auftragserfassung ⇒ Termine ⇒ Termin-Tabelle werden die Felder wie folgt belegt:
| |
| | | | |
| − | {| class="wikitable" style="text-align: left;"
| + | === Lieferanschrift, Rückholanschrift === |
| − | |Text 1
| |
| − | |Ist die Bezeichnung für den Termin und wird in der Termin-Tabelle in der Spalte „Text“ angezeigt.
| |
| − | |-
| |
| − | |Text 2
| |
| − | |Ist die optional angegebene Jobart und wird in der Termin-Tabelle in der Spalte „Jobart“ angezeigt.
| |
| − | |-
| |
| − | |Text 3
| |
| − | |Wird nur bei der bestimmten Versandart(im Auftrag) wird ein Termin eingefügt. Ist dieses Feld leer, wird bei allen Versandarten ein Termin eingefügt.
| |
| − | |-
| |
| − | |Zahl 1
| |
| − | |Gibt an welches Datum (relativ zum Auftragsdatum) der Termin bekommen soll.
| |
| − | |}
| |
| − | Beispiel für AuftrTermin Variante 4:
| |
| | | | |
| − | [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Termine Parameter Variante4.jpg|800px]]<br>
| + | Sie können zu jedem Auftrag '''eine''' Lieferanschrift und '''eine''' Rückholanschrift (ab REFLEX 11) angeben. Klicken Sie dazu im Auftragskopf auf '''Lief.anschrift'''. |
| − | Wenn ein Auftrag angelegt wird und man vom Auftragskopf in eine andere Seite wechselt, werden die Termine anhand der Vorgaben eingetragen. Ein Hinweis macht Sie darauf aufmerksam:
| |
| | | | |
| − | [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Termine Parameter Hinweis.jpg]] | + | [[Datei:REFLEX_Auftragsverwaltung_Btn_LiefAnschrift.png]] |
| | | | |
| − | Die Termine werden ohne Personen/Ressourcen mit Standard-Uhrzeiten (09:00-18:00) eingetragen. Wenn die Sache konkret wird, können Sie die jeweiligen Termine im Terminfenster der Auftragsbearbeitung oder im RELEX-TerminManager bearbeiten.<br><br>
| + | Es öffnet sich dann das Fenster, in dem Sie die Anschrift(en) festlegen können. |
| − | '''Hinweis'''<br>
| |
| − | Der Auswahlbaum in den Auftragsterminen beinhaltet nicht die Ressourcenauswahl wie im TerminManager. Das ist gewollt so, weil zur Personalplanung, Dispo usw. der TerminManager gedacht ist. Die Auftragstermine sind eigentlich nur zur übersichtlichen Darstellung der Termine eines Auftrags gedacht.
| |
| − | === Auftragstermine aus Arbeitszeitartikeln erzeugen ===
| |
| − | Man kann auch aus den Arbeitszeitartikeln automatisch Termine erzeugen. Dazu müssen aber die folgenden Programm-Parameter noch wie folgt eingestellt werden:
| |
| − | ==== Bei Verlassen der Auftragsposition autom. Termine aus AZ-Artikeln erzeugen ====
| |
| − | In den Programmparametern ⇒ Kalender, Termine, TerminManager kann man einstellen, dass beim Verlassen der Auftragsposition automatisch Termine aus AZ-Artikeln erzeugt werden.
| |
| − | Dieser Parameter muss auf „Ja“ gestellt werden. Dann wird für jede Auftragsposition mit AZ-Artikel mit Datumsangabe ein Termin eingetragen. Dabei werden auch die Auftragsmengen aus den Positionen beachtet, d.h. es wird eine der Menge entsprechende Anzahl von Terminen erzeugt. Steht also beispielsweise die Menge 2 in einer Position, werden zwei entsprechende Termine erzeugt.
| |
| | | | |
| − | [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Termine automTermine.jpg|800px]] | + | '''[[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung Lieferanschrift|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''. |
| | | | |
| − | Wenn man die Funktion „Auftragstermine“ ein zweites Mal aufruft, prüft das Programm, ob schon mal Auftragstermine erzeugt wurden und fragt, ob die Termine noch mal eingetragen werden sollen bzw. nur die neu hinzugekommenen Auftragspositionen berücksichtigt werden sollen.
| |
| − | ==== Standard-Zeiten für neue Termine aus Arbeitszeitartikeln ====
| |
| − | In den Programmparametern kann man die Standardzeiten für Arbeitszeitartikel angeben:
| |
| | | | |
| − | [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Termine StandardZeiten.jpg|800px]]
| + | == Auftrag drucken, mailen, exportieren == |
| | | | |
| − | Beim Anlegen einer Auftragsposition werden diese Uhrzeiten verwendet. Als Datum-Von und –Bis wird zuerst das Dispo-Datum-Von eingesetzt! Dies kann aber geändert werden.
| + | Wenn Sie den Auftrag/das Angebot drucken, mailen oder exportieren wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche '''Drucken''' oder drücken die Taste '''F12'''. Das Druckfenster der Auftragsbearbeitung wird angezeigt. |
| − | ==== Sortierung der Auftragstermine in der Termintabelle ====
| |
| − | Wenn man die o.a. Option „Standard-Zeiten für neue Termine“ gewählt hat, werden die Termine in der Termintabelle nach Auftragspositionen sortiert, nicht nach Datum/Uhrzeit.
| |
| − | ==== Auftragstermine aus Arbeitszeitartikeln erzeugen beim Statuswechsel ====
| |
| − | Wenn man in den Programmparametern die Option
| |
| | | | |
| − | [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Termine Programmparameter.jpg|800px]] | + | '''[[REFLEX Auftrag drucken, mailen, exportieren|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''. |
| | | | |
| − | einschaltet („Ja“), dann gibt es im Fenster zum Ändern des Auftragsstatus ein zusätzliches Optionsfeld „Termine aus Arbeitszeitartikeln des Auftrags erzeugen“:
| |
| | | | |
| − | [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Termine Auftragsstatus.jpg|400px]]
| + | == Zusatztexte == |
| | | | |
| − | Wenn man dieses Optionsfeld aktiviert, werden die Termine entsprechend erstellt, wie man das auch im Register [Termine] anwählen kann.
| + | Manchmal ist es notwendig, mehr Texte an einen Auftrag (oder ein Angebot...) anzuhängen, die hauptsächlich für den Ausdruck auf der Ladeliste bzw. dem Lieferschein benötigt werden. Daher können an einen Auftrag beliebig viele Texte im RTF-Format angehängt werden. Öffnen Sie dazu den gewünschten Auftrag und klicken im Auftragskopf oder –fuß auf '''Zusatztexte'''. |
| | | | |
| − | == Funktion der Memos ==
| + | '''[[REFLEX Auftrags-Zusatztexte|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''. |
| − | ==== Eingeben und Bearbeiten von Memos ====
| |
| − | Sie können an einen Auftrag beliebig viele Texte für interne Zwecke anhängen. Ein Memo ist ein formatierter Text, der Text und Links auf Dateien in Intranet oder Internet beinhalten kann.
| |
| − | * Beachten Sie auch die Hinweise zur Dokumenten-Verknüpfung!
| |
| − | Öffnen Sie das Memo-Fenster mit einem Klick auf die Registerseite:
| |
| | | | |
| − | [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Memos.jpg]]
| |
| | | | |
| − | {| class="wikitable" style="text-align: left;"
| + | == Anzahlungen == |
| − | |style="width: 10%;"|'''1'''
| |
| − | |Mit diesen Schaltflächen können Sie ein neues Memo eingeben, ein bestehendes bearbeiten oder löschen.
| |
| − | |-
| |
| − | |'''2'''
| |
| − | |Hier werden alle Memos zu diesem Auftrag angezeigt.
| |
| − | Wenn Sie die Option [_] Nur private Memos aktivieren (Häkchen), dann werden nur die Memos angezeigt, die Sie selbst angelegt haben.
| |
| − | |-
| |
| − | |'''3'''
| |
| − | |In diesem Feld wird das ausgewählte Memo angezeigt. Zum Bearbeiten des Memos klicken Sie auf die Schaltfläche [Bearbeiten]. <br>Wenn in dem Memo Links zu Dateien oder Internet-Seiten enthalten sind, können Sie diese öffnen, indem Sie auf den Link doppelklicken.
| |
| − | |}
| |
| − | ==== Eingabe eines Memos ==== | |
| − | Mit der Schaltfläche [Neu] können Sie ein Memo neu anlegen. Mit einem Doppelklick auf den Memo-Namen oder der Schaltfläche [Bearbeiten] können Sie ein Memo bearbeiten. <br>
| |
| − | Das Eingabefenster:
| |
| | | | |
| − | [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Memos Eingabe.jpg]]
| + | Sie können für einen Auftrag beliebig viele Anzahlungsrechnungen erfassen. Bei Erstellen einer Rechnung für einen Auftrag werden diese Anzahlungsrechungen optional berücksichtigt, d.h. das Programm erzeugt automatisch zusätzliche Positionen in der Rechnung, in der die bereits angezahlten Beträge abgezogen werden! |
| | | | |
| − | Sie können den Text eingeben und formatieren.<br>
| + | '''[[REFLEX Anzahlungen|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''. |
| − | Mit der Schaltfläche [Link] können Sie eine Verbindung zu einer Datei im Internet einfügen.
| |
| − | * Wie im Internet üblich, sollten Dateinamen keine Leertasten beinhalten, weil sonst der Link nicht vollständig erkannt wird! In diesem Fall sollten Sie den Link über den Web-Browser einfügen (s. u.) oder die Dokumenten-Verknüpfungen verwenden!
| |
| − | Beachten Sie auch die Hinweise zur Dokumenten-Verknüpfung!
| |
| − | ==== Link (Verknüpfung) aus dem Internet einfügen ====
| |
| − | Wenn Sie einen Link aus dem Internet einfügen wollen, so öffnen Sie Ihren Internet-Explorer und gehen auf die Seite, die Sie verbinden wollen. Die Adresse wird dann in der Eingabezeile des Explorers angezeigt. Klicken Sie nun mit der Maus auf das Web-Symbol links neben der Adresse, halten die Maustaste gedrückt und ziehen das Symbol einfach an die Stelle im REFLEX-Dokumentenfenster, an der der Link eingefügt werden soll.
| |
| | | | |
| − | Beispiel:
| |
| | | | |
| − | [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Memos Internetverknüpfung.jpg|800px]]
| + | == Fremdleistungen == |
| | | | |
| − | Wenn Sie eine Datei verknüpfen wollen, die im Internet als Download angeboten wird, so öffnen Sie die WEB-Seite mit dem Link, klicken mit der rechten Maustaste auf den Link und wählen aus dem Menü „Verknüpfung kopieren“ an. Dann gehen Sie zum REFLEX-Dokumentenfenster an die Stelle, an die Sie den Link einfügen wollen, klicken dort die rechte Maustaste und wählen aus dem Menü „Einfügen/Paste“ an. Der Link wird eingefügt.
| + | In jedem Auftrag können Fremdleistungen gespeichert werden. Dabei handelt es sich um eine Tabelle, die die Fremdleistungen eines bestimmten Auftrags beinhaltet. Im Gegensatz zum Bestellwesen, wo Bestellungen an Lieferanten geschickt werden, ist das sog. "Fremdleistungsblatt" eine einfache und schnelle Methode der Erfassung. Sie hat jedoch auch Nachteile. |
| − | * Ein Link, der so eingefügt wird, darf auch Leertasten enthalten!
| |
| | | | |
| − | == Dokumente ==
| + | '''[[REFLEX Fremdleistungsblatt|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''. |
| − | === Dokumentenverwaltung ===
| |
| − | Sie können an einen Auftrag beliebig viele Dokumente für interne Zwecke anhängen. Ein Dokument ist eine Datei mit einer bestimmten Datei-Endung, z. B. DOC, XLS, PDF usw. Sie können eine beliebige Datei-Art als Dokument an einen Auftrag anhängen. Öffnen können Sie das Dokument jedoch nur, wenn auf Ihrem PC ein Programm installiert ist, das diese Datei-Art kennt!<br>
| |
| − | Das Dokument selbst wird nicht in der REFLEX-Datenbank gespeichert, sondern nur der Pfad/Dateiname! Bei internen Dokumenten wird der Pfad und der Dateiname getrennt gespeichert, bei Internet-Dokumenten nur der komplette Dokumentenname (URL).<br>
| |
| − | Das Dokument kann dabei eine Datei im Intranet oder Internet sein.
| |
| − | * Für die Verknüpfung von internen Dateien und Internet-Dateien gibt es zwei verschiedene Schaltflächen!
| |
| − | * Beachten Sie auch die Hinweise zu den Memos.
| |
| − | Öffnen Sie das Dokumenten-Fenster mit einem Klick auf die Registerseite „Dokumente“:
| |
| | | | |
| − | [[Datei:REFLEX Auftragsverwaltung Dokumenteverwaltung.jpg]]
| |
| − | {| class="wikitable" style="text-align: left;"
| |
| − | |style="width: 10%;"|'''1'''
| |
| − | |Mit diesen Schaltflächen können Sie eine neue Dokumentenverknüpfung festlegen, eingeben, eine bestehende bearbeiten oder löschen.
| |
| − | ;Neues Dok.
| |
| − | :Wenn Sie ein neues Dokument für den Auftrag erstellen wollen, klicken Sie auf diese Schaltfläche.
| |
| − | ;Neue Verkn.
| |
| − | :Wenn Sie eine Datei auf Ihrem PC oder einem internen Server verknüpfen wollen, so klicken Sie auf [Neu]. Der Standard-Öffnen-Dialog von Windows ermöglicht Ihnen danach, ein Dokument auszuwählen.
| |
| − | ;Neu www
| |
| − | :Wenn Sie eine Datei aus dem Internet oder eine Internet-Seite verknüpfen wollen, so klicken Sie auf [neu www...]. In diesem Fall öffnet sich ein programminterner Internet-Browser, mit dem Sie eine beliebige Seite auswählen können. Mit [OK] übernehmen Sie die Verknüpfung des Internet-Dokuments.
| |
| − | ;Öffnen
| |
| − | :Hiermit können Sie das markierte Dokument öffnen.
| |
| − | ;Bearbeiten
| |
| − | :Mit dieser Schaltfläche können Sie den Betreff und die Bemerkung zu der Verknüpfung bearbeiten.
| |
| − | ;Löschen
| |
| − | :Hiermit löschen Sie die markierte Verknüpfung.
| |
| − | ;DokuMan
| |
| − | :Diese Schaltfläche öffnet den Dokumenten-Manager.
| |
| − | |-
| |
| − | |'''2'''
| |
| − | |Hier werden alle verknüpften Dokumente zu diesem Auftrag angezeigt.
| |
| − | |}
| |
| | | | |
| | + | == Auftragsbestellungen == |
| | | | |
| − | Die Verwaltung von Dokumenten oder Bildern ist ein wichtiger Bestandteil von REFLEX:
| + | Mit den Auftragsbestellungen kann man direkt aus einem Auftrag Bestellungen an Lieferanten erzeugen. |
| | | | |
| − | * Sie können mehrere Dateien mit Artikeln verknüpfen
| + | '''[[REFLEX Auftragsbestellungen|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''. |
| − | * Das Programm kann auf Knopfdruck die Verknüpfungen zu den Artikeln erstellen, wenn die Dateinamen mit der Artikelnummer beginnen.
| |
| − | * Man kann die Dokumente/Bilder eines Artikels in diesen Fenstern aufrufen:
| |
| − | # Artikelstammstammdaten
| |
| − | # Suchen Artikel
| |
| − | # Auftragspositionen
| |
| − | # Lagerausgabe
| |
| − | # Lagerrücknahme
| |
| − | * Dokumente/Bilder können einfach per E-Mail verschickt werden.
| |
| − | * Man kann eine Liste der hinterlegten Dokumente drucken
| |
| | | | |
| − | Wenn man die Zuordnung von Dokumenten oder Bildern zu Artikeln vereinfachen will, so sollte man die Dateien, die mit Artikeln verknüpft werden sollen, mit dem Dateinamen der Artikelnummer versehen.
| |
| | | | |
| − | ==== Dokumentenverknüpfung einzeln erstellen ==== | + | == Memos == |
| | | | |
| − | Wenn Sie ein einzelnes Dokument mit einem Artikel verknüpfen wollen, so öffnen Sie die Artikelstammdaten und suchen den gewünschten Artikel aus. Danach klicken Sie auf die Registerseite...
| + | Sie können an einen Auftrag beliebig viele Texte für interne Zwecke anhängen. Ein Memo ist ein formatierter Text, der Text und Links auf Dateien im Internet beinhalten kann. |
| | | | |
| | + | '''[[REFLEX Auftragsverwaltung Memos|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''. |
| | | | |
| − | [[Datei:REFLEX_Stammdaten_Dokumentenverknüpfung.png|800px]]
| |
| | | | |
| | + | == Dokumente == |
| | | | |
| − | Dort sehen Sie alle Dokumente, die mit diesem Artikel verknüpft sind.
| + | Sie können an einen Auftrag beliebig viele Dokumente für interne Zwecke anhängen. Ein Dokument ist eine Datei mit einer bestimmten Datei-Endung, z. B. DOC, XLS, PDF usw. Sie können eine beliebige Datei-Art als Dokument an einen Auftrag anhängen. Öffnen können Sie das Dokument jedoch nur, wenn auf Ihrem PC ein Programm installiert ist, das diese Datei-Art kennt! |
| | | | |
| | + | Das Dokument selbst wird nicht in der REFLEX-Datenbank gespeichert, sondern nur der Pfad/Dateiname! Bei internen Dokumenten wird der Pfad und der Dateiname getrennt gespeichert, bei Internet-Dokumenten nur der komplette Dokumentenname (URL). |
| | | | |
| − | Mit der Schaltfläche [Neu] können Sie eine Datei zur Verknüpfung auswählen, mit [Löschen] wird die Verknüpfung (nicht die Datei selbst!) wieder gelöscht.
| + | '''[[REFLEX Auftragsdokumente|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''. |
| | | | |
| | | | |
| − | Mit [Öffnen] können Sie die markierte Datei öffnen, d. h. das Dokument wird mit dem in Windows hinterlegten Programm geöffnet, um es z. B. zu bearbeiten.
| + | == Auftragsliste == |
| | | | |
| − | Mit [Anzeigen] können Sie alle verknüpften Dokumente des Artikels anzeigen lassen.
| + | Die '''[[REFLEX Auftragsliste]]''' gibt Ihnen die Möglichkeit, Listen bezogen auf Aufträge auszugeben. Einzelheiten dazu gib es '''[[REFLEX Auftragsliste|hier]]'''. |
| | | | |
| | | | |
| | + | == Kalkulation == |
| | | | |
| − | Das Verknüpfen von Dokumenten zu Artikel wurde erweitert und zwar folgendermaßen:
| + | In der Auftragskalkulation werden die Summen der Erlöse und Kosten gegenübergestellt. |
| − | * In einem Dialogfenster kann man eine Datei (z.B. auf dem Desktop) auswählen.
| |
| − | * Diese wird kopiert oder verschoben in ein festgelegtes Verzeichnis (Programm Parameter).
| |
| − | * Es wird automatisch eine Verknüpfung in die Datenbank eingetragen.
| |
| − | * Über die Schaltfläche kann man sich eine Vorschau bestehender Verknüpfungen ansehen.
| |
| − | * Über die Schaltfläche kann man eine Verknüpfung entfernen ohne die dazugehörige Datei zu löschen.
| |
| − | * Über die Schaltfläche kann man eine Verknüpfung entfernen und die dazugehörige Datei löschen.
| |
| | | | |
| | + | '''[[REFLEX Auftragskalkulation|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''. |
| | | | |
| − | [[Datei:REFLEX_Stammdaten_DokumentenverknüpfungBeispiel.png|800px]]
| |
| | | | |
| − | ==== Das Anzeigefenster ==== | + | == Auftragsstatistik, Auftragsauswertung == |
| | | | |
| − | In diesem Fenster werden alle Dokumente, die mit dem Artikel verknüpft sind, angezeigt.
| + | Wenn man '''zusätzliche Auswertungen''' über einen Auftrags haben möchte, kann man sich spezielle Auswertungen (Reports) erstellen (lassen). Diese werden über die Schaltfläche '''Statistik''' im Auftragskopf, -Fuß und in den Auftragspositionen auf gerufen. |
| | | | |
| − | '''Beispiel:''' | + | '''[[REFLEX Auftragsstatistik|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''. |
| | | | |
| | | | |
| − | [[Datei:REFLEX_Stammdaten_Anzeigefenster.png|800px]]<br>
| + | Ab Version 14.170303 gibt es ein Zusatzmodul, das die Erlöse und Kosten aus Bestellungen, Eingangsrechnungen und der Zeiterfassung mithilfe eines FastReport©-Reports auswertet. |
| − | Die Bilder wurden uns freundlicherweise von Satis&Fy zur Verfügung gestellt
| |
| | | | |
| | + | '''[[REFLEX Auftragsauswertung|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''. |
| | | | |
| | | | |
| − | Links werden die Dateinamen aufgelistet. Hier kann man eine der Verknüpfungen auswählen, das Dokument dazu wird dann angezeigt.
| + | == Optionen == |
| | | | |
| − | '''Hinweis:'''<br>
| + | In den Optionen können Sie die Auftragsbearbeitung an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können die Auftragsverwaltung an Ihre persönlichen Vorstellungen anpassen. Diese Angaben werden in Ihrem Benutzerprofil gespeichert. |
| − | Dokumente, die direkt angezeigt werden können sind z. B. JPG, GIF, TIF, BMP. Dokumente, die nicht direkt angezeigt werden können sind z.B. PDF, DOC, AVI. Bei diesen Dateiarten wird das entsprechende Programm zum Öffnen verwendet!
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| − | Mit der Schaltfläche [Drucken] kann das angezeigte Dokument gedruckt werden. Es wird immer der angezeigte Bildausschnitt gedruckt!
| + | '''[[REFLEX Auftragsoptionen|Einzelheiten dazu werden hier beschrieben]]'''. |
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| − | Mit der Schaltfläche [E-Mail] kann man das angezeigte Dokument direkt als E-Mail verschicken. (Beschreibung dieser Funktion folgt!)
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| − | ==== Artikel-Dokumenten-/Bilder-Liste erstellen ==== | + | == Links == |
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| | + | * [[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung|Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung]] |
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| − | Wenn Sie viele Dokumente/Bilder mit Artikeln verknüpfen wollen, so werden Sie dabei vom Programm mit einer automatischen Verknüpfungsfunktion unterstützt.
| + | * [[REFLEX_Bedienungsanleitung_Auftragsverwaltung_Suchen|Auftrag suchen]] |
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| | + | * [[REFLEX Neuen Auftrag anlegen|Neuen Auftrag anlegen]] |
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| − | ==== Vorgehensweise ====
| + | * [[REFLEX Auftrag kopieren|Auftrag kopieren]] |
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| | + | * [[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung Kopf|Auftrags-Kopf]] |
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| − | * Legen Sie einen Ordner für die Dokumente/Bilder an und kopieren Sie alle Dateien in diesen Ordner (normalerweise wohl auf einem Server). | + | * [[REFLEX Auftragspositionen|Auftragspositionen]] |
| − | * Stellen Sie sicher, dass in Ihrer REFLEX.INI unter [Pfad] der Eintrag Bild=[Ihr Ordner] steht.
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| − | * Benennen Sie die Dateinamen mit den Artikelnummern, die Sie verwenden, z. B. „ABC4711.JPG“ für Artikel „ABC4711“, „ABC4712.JPG“ für Artikel „ABC4712“ usw. Sie können für einen Artikel auch mehrere Dokumente verwenden, z. B. „ABC4712Front.JPG“, „ABC4712 Seite.JPG“ usw.
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| − | * Öffnen Sie die Artikelstammdaten und das Menü „Bearbeiten“:
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| | + | * [[REFLEX Auftragsfuss|Auftragsfuss]] |
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| − | [[Datei:REFLEX_Stammdaten_SpezielleFunktionen.png|800px]] | + | * [[REFLEX Auftrag drucken, mailen, exportieren|Auftrag drucken, mailen, exportieren]] |
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| | + | * [[REFLEX Bedienungsanleitung Auftragsverwaltung Lieferanschrift|Lieferanschrift]] |
| | | | |
| | + | * [[REFLEX Auftragskalender|Auftragskalender]] |
| | | | |
| − | '''Hinweis:'''<br>
| + | * [[REFLEX Auftragskalkulation|Auftragskalkulation]] |
| − | Der Menüpunkt „Spezielle Funktionen“ erscheint nur, wenn Sie das Zugriffsrecht
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| − | auf das Optionen-Menü haben!
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| | | | |
| − | * Sie sehen nun ein Fenster, in dem die vorhanden Dateien im Bilder-Ordner aufgelistet sind. Mit der Schaltfläche [Liste erstellen] erstellt das Programm automatisch alle zuordenbare Verknüpfungen! | + | * [[REFLEX Auftragsliste|Auftragsliste]] |
| | | | |
| − | == Auftragsliste ==
| + | * [[REFLEX Auftragsarchiv|Auftragsarchiv]] |
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| − | Die '''[[REFLEX Auftragsliste]]''' gibt Ihnen die Möglichkeit, Listen bezogen auf Aufträge auszugeben. Einzelheiten dazu gib es '''[[REFLEX Auftragsliste|hier]]'''.
| + | * [[REFLEX Anzahlungen]] |
| | | | |
| | + | * [[REFLEX Fremdleistungsblatt|Fremdleistungsblatt]] |
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| − | == Kalkulation ==
| + | * [[REFLEX Auftragsbestellungen|Auftragsbestellungen]] |
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| − | In der Auftragskalkulation werden die Summen der Erlöse und Kosten gegenübergestellt.
| + | * [[REFLEX Auftrags-Zusatztexte|Auftrags-Zusatztexte]] |
| | | | |
| − | == Optionen ==
| + | * [[REFLEX Auftragsdispo|Auftragsdispo]] |
| − | | |
| − | In den Optionen können Sie die Auftragsbearbeitung an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können die Auftragsverwaltung an Ihre persönlichen Vorstellungen anpassen. Diese Angaben werden in Ihrem Benutzerprofil gespeichert.
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| | + | * [[REFLEX Auftrags-Termine|Auftrags-Termine]] |
| | | | |
| − | == Links ==
| + | * [[REFLEX Auftragsverwaltung Memos|Auftrags-Memos]] |
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| − | * [[REFLEX Online Bedienungsanleitung]] | + | * [[REFLEX Auftragsdokumente|Auftragsdokumente]] |
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| − | * [[REFLEX Auftragskalender]] | + | * [[REFLEX Auftragsstatistik|Auftragsstatistik]] |
In der Auftragsverwaltung werden Anfragen, Angebote und Aufträge angelegt und bearbeitet.
Die Auftragsverwaltung wird zur Erstellung von Anfragen, Angeboten, Aufträgen usw. benutzt. Diese Vorgänge werden in der Datenbank gespeichert. Ein Kennzeichen entscheidet darüber, um welche Form eines Auftrags es sich handelt. Dieses Kennzeichen wird "Status" genannt.
Der Einfachheit halber verwenden wir immer den Begriff "Auftrag", meinen damit aber einen Auftrag mit dem Status “Angebot”, “Anfrage”, “Auftrag” usw. Wenn sich eine Programmfunktion nur auf eine bestimmte Art von Aufträgen bezieht, wird dort der zugehörige Begriff verwendet. Beispielsweise wirkt sich das Auflisten von abgelaufenen Angeboten nur auf Aufträge mit dem Status "Angebot" aus. Daher reden wir an dieser Stelle auch von Angeboten.
Der Status wird beim Anlegen eines neuen Auftrags vergeben und sagt aus, ob Sie eine Anfrage, ein Angebot oder einen Auftrag anlegen/speichern wollen. Außerdem sagt der Status aus, ob der Auftrag schon abgeschlossen oder storniert wurde. Den Status Anfrage, Angebot und Auftrag eines Auftrags können Sie jederzeit auch nachträglich noch ändern!
Bei Mietaufträgen hat der Status auch noch Auswirkungen auf die Reservierung der Artikel, die in dem Auftrag vorhanden sind:
Je nach Auswahl ändert sich die Farbe der Balken in der Dispo-Grafik. Weitere Auswirkungen hat dieses Kennzeichen nicht.
Ein Auftrag kann fixiert werden, so dass man keine Änderungen mehr vornehmen kann.
Das Fixieren wird im Lagerprogramm vorgenommen.
Die Auftragsnummer ist der direkteste Weg zu einem Auftrag, weil diese Nummer eindeutig auf einen bestimmten Vorgang zeigt. Zum Finden eines Auftrags können Sie aber neben der Nummer auch den Kundennamen, die Bezeichnung und andere Einträge benutzen. Dies wird unter “Auftrag suchen” beschrieben.
Im Auftragsarchiv kann man alte Aufträge (z.B. abgelaufene Angebote, abgeschlossene Aufträge usw.) ablegen, die dann im aktuellen Bereich der Auftragsverwaltung nicht mehr erscheinen. Aus dem Archiv kann man einen Auftrag jederzeit wieder in den aktuellen Auftragsbereich zurück verschieben oder eine Kopie eines archivierten Auftrags im aktuellen Bereich anlegen.
Innerhalb der Auftragsbearbeitung gibt es sehr viele Datenfelder. Daher ist die Eingabemaske in verschiedene Bereiche unterteilt, die wir "Seiten" nennen. Zu den einzelnen Seiten können Sie umschalten, indem Sie mit den Tasten [F7]/[F8] navigieren oder direkt auf die Registerreiter Übersicht, Kopfteil, Positionen, Fussteil, Termine, Memos oder Dokumente klicken.
Wenn die Dokumentenart (z. B. Word Dokument) ihren PC bekannt ist, können Sie das jeweilige Dokument direkt aus dem Programm heraus öffnen. Dokumente...
Wenn Sie das Auftragsfenster öffnen (entweder über das Menü "Auftrag" oder durch Klicken auf das Symbol in der Symbol_Leiste), erscheint folgende Übersicht:
Mit dieser Schaltfläche (in der Tastenleiste der Übersicht oben) können Sie zum dem Auftrag zurückspringen, den Sie zuletzt bearbeitet und gespeichert haben.
Wenn Sie einen neuen Auftrag (oder ein neues Angebot) anlegen wollen, klicken Sie in der Auftragsübersicht oder dem Auftragskopf auf Neu.
Sie können jeden Auftrag mit allen Einzelheiten kopieren. Die Kopie kann einen anderen Status haben als das Original, Sie können also z. B. aus einem Auftrag ein neues Angebot erstellen.
Wenn Sie einen Auftrag kopieren wollen, so wählen Sie zuerst das Original aus. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche „Kopieren ⇒ Auftrag kopieren“.
ist. Um den Status zu ändern, öffnen Sie den Auftrag. Im Auftragskopf klicken Sie auf Status ändern.
Sie können einen Auftrag löschen, wenn es der Auftragsstatus zulässt! Sobald ein Auftrag vom Lager bearbeitet wurde (also ein Lieferschein erfasst wurde), kann der Auftrag nicht mehr gelöscht werden!
In den Auftragspositionen werden die Artikel erfasst, die vermietet oder verkauft werden sollen, außerdem die Dienstleistungen und Arbeitszeiten.
Der Fußteil beinhaltet die Auftragssummen, Rabatte, Zahlungskonditionen usw. Sie können jederzeit mit der Taste Weiter aus den Positionen oder über einen Klick auf die Registerseite Fuss umschalten.
In den Auftrags-Terminen können Sie Termine für den Auftrag festlegen, also z.B. "Aufbau am...", "Probe am..." usw. Einem Termin können Sie eine Person oder eine Ressource (LKW, Transporter usw.) zuordnen.
Einzelheiten dazu werden hier beschrieben.
Wenn Sie den Auftrag/das Angebot drucken, mailen oder exportieren wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken oder drücken die Taste F12. Das Druckfenster der Auftragsbearbeitung wird angezeigt.
Manchmal ist es notwendig, mehr Texte an einen Auftrag (oder ein Angebot...) anzuhängen, die hauptsächlich für den Ausdruck auf der Ladeliste bzw. dem Lieferschein benötigt werden. Daher können an einen Auftrag beliebig viele Texte im RTF-Format angehängt werden. Öffnen Sie dazu den gewünschten Auftrag und klicken im Auftragskopf oder –fuß auf Zusatztexte.
Sie können für einen Auftrag beliebig viele Anzahlungsrechnungen erfassen. Bei Erstellen einer Rechnung für einen Auftrag werden diese Anzahlungsrechungen optional berücksichtigt, d.h. das Programm erzeugt automatisch zusätzliche Positionen in der Rechnung, in der die bereits angezahlten Beträge abgezogen werden!
In jedem Auftrag können Fremdleistungen gespeichert werden. Dabei handelt es sich um eine Tabelle, die die Fremdleistungen eines bestimmten Auftrags beinhaltet. Im Gegensatz zum Bestellwesen, wo Bestellungen an Lieferanten geschickt werden, ist das sog. "Fremdleistungsblatt" eine einfache und schnelle Methode der Erfassung. Sie hat jedoch auch Nachteile.
Mit den Auftragsbestellungen kann man direkt aus einem Auftrag Bestellungen an Lieferanten erzeugen.
Sie können an einen Auftrag beliebig viele Texte für interne Zwecke anhängen. Ein Memo ist ein formatierter Text, der Text und Links auf Dateien im Internet beinhalten kann.
Sie können an einen Auftrag beliebig viele Dokumente für interne Zwecke anhängen. Ein Dokument ist eine Datei mit einer bestimmten Datei-Endung, z. B. DOC, XLS, PDF usw. Sie können eine beliebige Datei-Art als Dokument an einen Auftrag anhängen. Öffnen können Sie das Dokument jedoch nur, wenn auf Ihrem PC ein Programm installiert ist, das diese Datei-Art kennt!
Das Dokument selbst wird nicht in der REFLEX-Datenbank gespeichert, sondern nur der Pfad/Dateiname! Bei internen Dokumenten wird der Pfad und der Dateiname getrennt gespeichert, bei Internet-Dokumenten nur der komplette Dokumentenname (URL).
In der Auftragskalkulation werden die Summen der Erlöse und Kosten gegenübergestellt.
In den Optionen können Sie die Auftragsbearbeitung an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können die Auftragsverwaltung an Ihre persönlichen Vorstellungen anpassen. Diese Angaben werden in Ihrem Benutzerprofil gespeichert.
